I-piirin viestintäkoulutus Syksy 2014 Oulu / Sotkamo Arjen apua klubeille Ulla Karppinen
Viestintäsuunnitelma Yhteistyö toimittajan kanssa Tiedote www-sivut SOME Ulla Karppinen 2
Viestintäsuunnitelma Kuka, mitä, kenelle, mitä,, miten seurataan Hyväksytään huhtikuun vuosikokouksessa yhdessä toimintasuunnitelman kanssa Ulla Karppinen 23.11.2014 3
Sisäinen tiedotus onnistumisen - Presidentti/sihteeri Presidentti-jäsenviestintä Klubikokoukset ja -illat Internet-sivut Kirjalliset tiedotteet Puhelinyhteys Yleinen vuorovaikutus edellytys 23.11.2014 4
Tiedottaminen kannattaa Noin kolmannes suomalaisessa valtamediassa julkaistuista uutisista pohjaa tarjottuun aineistoon (Laura Juntunen 2011). Noin viidennes Juntusen tutkimista jutuista oli kopioitu suoraan tai lähes sellaisenaan tiedotteista. Ulla Karppinen 5
Miten saan asialleni näkyvyyttä Parhaiten asiasta nousee uutinen silloin, kun jotain tapahtuu. Toiminnan kautta asiasta on helpompaa tehdä uutinen sekä radioon, televisioon että verkkoon/sanomalehteen. Läheisyyden ja relevanssin uutiskriteereiden täyttyminen edellyttää mahdollisimman käytännönläheisiä esimerkkejä vaikeistakin asioista. Esimerkiksi ohjelmakausi 2014+ ei sano tavalliselle ihmiselle mitään ilman esimerkkiä Päiväys Esityksen aihe, esittäjän nimi 6
Mitä haluamme viestittää ulospäin? Nykyaikainen Kansainvälinen Monialainen Palvelualtis Joustava Avoin Ammattitaitoinen Asiantunteva Luotettava Objektiivinen Ulla Karppinen 7
Ulkoinen tiedotus kenelle? Asianosaisille Asukkaille Kuntien viranomaisille Valtionhallinnolle Yrityksille Muille järjestöille Alueelle sidoksia omaaville Alueelle muuttaville Hyvä tietää Ulla Karppinen 23.11.2014 8
Mistä asioista tiedotamme? Uusi asia ja sen vaikutukset Hankkeen tai asian eteneminen vaiheittain Henkilöstöuutiset Tilaisuudet, juhlat, kokoukset, seminaarit, merkkipäivät, huomionosoitukset Vierailut, matkat Julkaisut, raportit, tutkimukset, tulokset Asian kiinnostavuus mediassa ei määräydy klubin vaan kansalaisen näkökulmasta. Jos olet epävarma, kannattaako asiasta tiedottaa, valitse julkisuusmyönteinen linja. Ulla Karppinen 9
Lions Clubs International MD 107 Finland Esimerkkejä keinoista Klubivierailut Lohkon kokoukset Lohkon uutiskirje Piirin uutiskirje Raporttien lähettäminen Klubin verkkosivut Eclubhouse, Verkkoviestin SOME, blogit, webinaarit Lions-lehti I piirin lehti-tervaleijona
Maineesta Mitä teette?, kuningas kysyi kivenhakkaajilta. Hakkaan kiveä, ensimmäinen sanoi. Rakennan katedraalia!, vastasi toinen. Yleisöt rakentavat maineen, ei organisaatio! Maineenhallinta on hyvän tekemistä, hyvän viestimistä ja hyvänä pitämistä, hyviä suhteita Ulla Karppinen 11
Graafinen ohjeistus eli miten me Esitteet, julkaisut Suorat yhteydenotot Internet näymme? Tapahtumat, messut, vierailut, tilaisuudet Neuvonta ja asiakaspalvelu - Jokainen viestintätilanne kertoo meistä jotakin Hyvä ja yhtenäinen visuaalinen ilme on myös tärkeä osa tiedotusta. 23.11.2014 12
Tiedotteen kolme tärkeää ominaisuutta SISÄLTÖ JA UUTISARVO RAKENNE KIELI Ulla Karppinen 13
Otsikosta ensimmäiseen kappaleeseen Epressi.com toteutti syksyllä 2014 toimittajakyselyn. Noin 800 toimittajaa vastasi Toimittajat lukevat tiedotteen otsikon perusteella Toimittajat arvostavat sähköpostiin tulleen tiedotteen mielenkiintoista otsikkoa enemmän kuin lähettäjän tunnettuutta tai asemaa. Panosta siis tiedotteesi ensimmäisiin riveihin, tiivistä olennainen asia ja herätä lukijan mielenkiinto. Kirjoita tärkein sanomasi jo ensimmäiseen kappaleeseen Varaa muut kappaleet syventävään tietoon. Entistä suurempi osa myös toimittajista lukee tiedotteen älypuhelimella, karsi siis pitkiä kappaleita ja käytä väliotsikointia lukemisen keventämiseksi. Ulla Karppinen 14
Tiedotteen laatijan muistilista Kirjoita selkeästi, muista, ettei toimittaja ole juuri sinun alaasi perehtynyt asiantuntija Kerro myös, mihin suurempaan kokonaisuuteen asia liittyy Kirjoita napakasti, vältä turhia lauseita Tärkein ensin: mikä on uutinen, yleisesti kiinnostava asia? Kuka, mitä, milloin, missä, miten, MIKSI? Ulla Karppinen 23.11.2014 15
Miten kirjoitan? vältä pitkiä ja mutkikkaita lauseita käytä mielellään pelkkiä päälauseita käytä mieluummin sivulauseita kuin lauseenvastikkeita. käytä tuttuja, lyhyitä, tavallisia sanoja käytä niukasti ammattitermejä. selitä niiden merkitys älä käytä vierasperäisiä tai sivistyssanoja käytä toiminnallisia verbejä. vältä passiivia. passiivi on tiedotteen rikkaruoho ilmaise itseäsi selkeästi vältä lyhenteitä. Ulla Karppinen 16
Toimituksille Lisätietoja: Titteli, nimi, puh.nro, sähköpostiosoite Otsikko kertoo pääasian muutamalla sanalla ja herättää toimittajan kiinnostuksen Ingressi: Tiedote on yhden A-nelosen mittainen tiivis tietopaketti. Tärkein asia/olennaisimmat faktat esitetään heti ingressissä.ingressi on myös houkutuslintu; siinä on oltava joku koukku, johon toimittaja tarttuu. Nyrkkisäännön mukaan tiedote deletoidaan, jos kolmella ensimmäisellä rivillä ei ole koukkua eli uutista. Leipäteksti: Tiedotteen tehtävänä on kertoa lyhyesti ja ytimekkäästi muutamia perusasioita sekä herättää tiedotusvälineiden kiinnostus. Usein tiedote on samalla kutsu tapahtumaan tai tilaisuuteen, jossa samasta asiasta kerrotaan enemmän. Toimituksiin tulvii tiedotteita. Mitä valmiimpaa tekstiä ja mitä lehtijuttumaisempi tiedote on, sitä paremmin ja muuttumattomampana se menee läpi mediassa. Väliotsikko: Tiedotteen tyyli on toteava Tiedote on kokoelma tosiasioita. Se vastaa kysymyksiin: mitä, missä, milloin, miksi, miten, kuka.. Tiedotteessa tekstin tavanomainen aikajärjestys rikotaan ja pääasia nostetaan kärkeen. Tiedotetta voidaan kuvata näin kärjellään seisovana kolmiona. Tiedotteen sävy ja tyyli ovat toteavia ja asiallisia. Kuvailevat adjektiivit, ylisanat ja juristikieli jätetään pois. Samalla voidaan tarjota sitaatteja asiaan oleellisesti liittyviltä henkilöiltä.. Väliotsikko: Taustat helpottavat toimittajan työtä Leipätekstin loppupuolella kerrotaan taustat. Jos tilaa jää, tiedotteen lopussa voi olla vielä faktaa lääninhallituksesta/ ko. osastosta tai lisää taustoja. Laajemmat selostukset, asiakirjat tai taulukot jätetään liitteisiin tai tiedotustilaisuuden yhteydessä jaettavaan taustamateriaaliin. Ota yhteys tiedotetta laatiessasi viestintäyksikköön hyvissä ajoin. Viestintäyksikkö avustaa koukun nostamisessa, tiedotteen stilisoinnissa sekä mediajakelussa.
Muita tiedotuskeinoja Internet Muodostunut median keskeiseksi uutisvälineeksi: nopeus, laajuus ja päivitettävyys luovat reaaliaikaisen uutisvälityksen Omat verkkosivut Keskustelupalstat, nettiyhteisöt, kansalaisten havainnot -> syntynyt uutta vuorovaikutteisuutta IRQ, MSN, Youtube, Facebook, Twitter, Myspace, WhatsApp, Linkedin Tiedotteet yleensä myös internetsivuille Jokaisella klubilla on oma webmaster Tiedotustilaisuus viestinnän järein ase Ulla Karppinen 18
Internetin käyttö yleistyy Suomessa edelleen Viimeisten kolmen kuukauden aikana internetiä käyttäneiden osuus 16 74-vuotiaista nousi vuonna 2013 kahdella prosenttiyksiköllä 92 prosenttiin. Yleistyminen jatkuu lähinnä vanhemmissa ikäryhmissä, sillä melkein kaikki alle 55-vuotiaat jo käyttävät nettiä. Netin käyttäjien osuus 55 64-vuotiaista nousi vuonna 2013 kolme prosenttiyksikköä 85 prosenttiin ja 65 74-vuotiaista viisi prosenttiyksikköä 65 prosenttiin. Vuonna 2013 väestön tieto- ja viestintätekniikan käyttö -tutkimuksen otoksen yläikäraja nostettiin 89-vuotiaisiin. Tutkimuksen vanhimmasta ikäryhmästä 75 89-vuotiaista 27 prosenttia oli netin käyttäjiä. Koko 16 89-vuotiaasta väestöstä internetiä käytti 85 prosenttia. Päiväys Esityksen aihe, esittäjän nimi 19
www.lions.fi/jäsenille Tarinallistaminen lisää 22.1.2015 Viestintäjohtaja Thorleif Johansson: Yksinkertaiset tarinat ja tunteet kun jyräävät aina tiedon ja järjen Uutinen Haastattelu Kuvaaminen Tekijänoikeudet Kriisiviestintä Piirin viestintäorganisaatio Päiväys Esityksen aihe, esittäjän nimi 20
www.lions.fi/i Vastuu piirinkotisivujen sisällöstä, ylläpidosta ja varmistamisesta sekä materiaalin oikeellisuudesta on aina ko. piirin piirikuvernöörillä. Piirin webmaster opastaa, kouluttaa ja koordinoi klubien internet-toimintaa sekä valvoo Suomen Lions-liitto ry:n internet-toiminnan ohjeen noudattamista piirissään yhteistyössä liiton nettityöryhmän kanssa. Piirikuvernööri voi halutessaan nimittää piirille lionsjäsenistä koostuvan internet-toimikunnan/työryhmän. toimikunnan/työryhmän. Piirin kotisivuston maksimikokosuositus on 400 MB. Piirin sivustoilla noudatetaan nettityöryhmän antamia ohjeita. Piirivirkailijoiden sähköpostilistauksia ylläpitää ko. piirin sihteeri. Päiväys Esityksen aihe, esittäjän nimi 21
www.lions.fi/i 5000 4500 4000 3500 3000 2500 2000 Sivulataukset Sessiot Uusia kävijöitä 1500 1000 500 0 heinä elo syys loka marras joulu tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo syys lokakuu Päiväys Esityksen aihe, esittäjän nimi 22
Muuta muistettavaa Mielipiteen- ja sananvapaus - toimittajalla on oma näkemyksensä asiasta, ja sitä pitää kunnioittaa Jos toimittaja lähestyy omalla juttuideallaan, hänellä on juttuun yksinoikeus - samasta asiasta ei saa heti alkaa informoida muita tiedotusvälineitä Ulla Karppinen 23
Seuranta, oikaisut ja vastineet Seuraa tiedotteiden läpimenoa mediassa Seuraa myös muuta uutisointia ja informoi artikkeleista myös viestintää Asiavirheiltä voi välttyä, kun haastattelun pyytää tarkistettavaksi ennen julkaisua Jos kuitenkin näet tarvetta oikaisuun, vaadi sitä Jos kyse on näkemyseroista, voit kirjoittaa vastineen Jokaista pilkkua ei kannata lähteä viilaamaan Ulla Karppinen 23.11.2014 24
Klubeissa / piirissä tapahtuu - linkkeinä klubien omille sivuille Ahkera päivittäminen Uutisointi Tilaisuuksiin ilmoittautuminen vain piirin sivujen kautta Päiväys Esityksen aihe, esittäjän nimi 25
Kuvaaminen: Varmista aina tekstin kirjoittajalta tai kuvaajalta oikeutesi laittaa teos verkkoon. Kuvaajalla on oikeus saada nimensä näkyviin. Kuvaa ei saa käyttää yhteydessä, jossa se loukkaa kuvaajan arvoa. Kuvaa ei saa käyttää sen alkuperäistä tarkoitusta häpäisevässä yhteydessä. Päiväys Esityksen aihe, esittäjän nimi 26
Kuvan voi julkaista tilaisuudesta, johon jokaisella on vapaa pääsy tai kaikilla samanlainen mahdollisuus päästä esimerkiksi pääsylipulla. Ole tarkkana lasten kanssa! esimerkiksi päiväkodin johtaja ei voi antaa julkaisulupaa julkaisulupa on aina pyydettävä jokaisen lapsen vanhemmalta Päiväys Esityksen aihe, esittäjän nimi 27
HUHUT VÄÄRÄT TIEDOT Täytä itse tietotyhjiö ORGANISAATION OMAT NÄKEMYKSET EPÄEDULLISET NÄKEMYKSET UHKA-MIELIKUVAT VANHAT KAUNAT? OIKEAT TIEDOT MUUT INTRESSIT EPÄEDULLISET JOHTOPÄÄ- TELMÄT ASIATTOMAT LAUSUNNOT TAVOITE-MIELIKUVAT
Lions Clubs International MD 107 Finland
Yhteenveto Ole aloitteellinen ja aktiivinen Tee viestintäsuunnitelma, piiri laatii kauden aikana mallisuunnitelman Tuo viestintäsuunnitelma toimintasuunnitelman kanssa klubin huhtikuun kokoukseen Päivitä kauden alussa www- sivut Lähetä tiedotteesi uutispäällikölle, yhteystiedot esim. kunkin median www-sivuilla I piirin facebook-sivut https://www.facebook.com/groups/lions.i.piiri/ Piirin tiedotussihteeri auttaa tarvittaessa Muista tarinatj Ulla Karppinen 30
Ulla Karppinen 31
Ulla Karppinen 32
Ulla Karppinen 33
Ulla Karppinen 34