MUISTIO 12.11.2015 MTI:n KOULUTUSTIIMIN KOKOUS 5/2015 Aika: Keskiviikkona 28.10.2015 klo 13.00 Paikka: MTI328 Läsnä: Mikko Vehkaperä, MTI, pj & siht Päivi Kontiokoski, LAMO Teija Tekoniemi-Selkälä, Lapin AMK Ulla Kangasniemi, Lapin AMK (kohdat 1 3) Tuija Syväjärvi, Lapin AMK Camilla Vainio, Lapin AMK Satu Pekkala, LaY (kohdat 1 4) Asta Alatossava, LaY Leena Inkeröinen, MTI Johan-Eerik Kukko, MTI (kohta 8) 1. Kokouksen avaus Tarja oli estynyt osallistumaan kokoukseen, joten Mikko toimi puheenjohtajana. Kokoukseen oli kutsuttu lisäjäseniä esillä olevien asioiden mukaisesti. Käytiin lyhyt esittäytymiskierros. Mikko kertoi, että tämän kokouksen teemana on sidosryhmäyhteistyö. Monet esityslistan asioista ovat olleet keskusteluissa jo pitkään eivätkä ole vieläkään valmiina. Tarkoitus on käydä keskustelua tämän hetkisestä tilanteesta ja seuraavista askelista kohti tavoitetilaa. 2. Työelämäyhteistyön toimintamalli & CRM Tuija kertoi CRM:n käytöstä ammattikorkeakoulussa. Voidaan todeta, että asiakkuuksienhallintajärjestelmä on amk:ssa matkailukoulutuksessa jo täysin käytössä. Järjestelmää on rakennettu opetus edellä. Työelämä- ja sidosryhmäyhteistyöt on viety järjestelmään kaikkien kurssien osalta. Myös ne kurssit, joissa ei vielä ole työelämäyhteistyötä, on kirjattu järjestelmään, samoin ideat niiden jatkokehittämisestä työelämäläheisemmäksi. Järjestelmään tallennetaan kaikki sidosryhmäkontaktit ja toiminnot ulospäin, esim. yhteydenotot, opiskelijoiden harjoittelut, toimeksiannot, yhteiset palaverit jne. Lisäksi järjestelmään tallennetaan opettajien itsearvioinnit yhteistyön onnistumisesta. Järjestelmän pääkäyttäjänä on Tuija ja vastuuhenkilöt sidosryhmäyhteistyössä ovat Ulla Kangasniemi, Minna Sipponen, Matti Liimatta ja Päivi Hanni-Vaara. Kontaktit yhteistyötahoihin menevät pääsääntöisesti em. vastaavien kautta, mutta myös henkilökohtaisia kontakteja voidaan ottaa. Opettajat tallentavat
itse kaikki kontaktinsa heti järjestelmään. Järjestelmä on käytössä lähes täysimääräisesti myös palvelutoiminnassa. Lapin amk:ssa on yhteisesti mietitty jonkin toisen asiakkuuksienhallintajärjestelmän käyttöä, mutta MTI:ssa on pysytty nykyisessä. Lapin yliopiston puolella ollaan kiinnostuneita ottamaan järjestelmä myös käyttöön. Aiemmin oli oltu hieman odottavalla kannalla, mutta nyt järjestelmän hyödyt koetaan selkeiksi ja aika olisi otollinen sen käyttöönotolle. Järjestelmän myötä tehdyt ja suunnitellut yhteistyöt selkiytyisivät ja vältyttäisiin päällekkäisyyksiltä esim. yhteistyötahojen kontaktoinnissa. Lisäksi järjestelmä toisi yhteistöiden hiljaista tietoa kaikkien näkyville ja hyödynnettäväksi. Järjestelmän mukautukset voitaisiin saada amk:sta käyttöön. Tuija voi opastaa yliopiston opettajia järjestelmän käyttöön, mutta todennäköisesti tarvitaan yliopiston puolelle myös oma vastuukäyttäjä. Sidosryhmävastuuhenkilöitä ei yliopistossa ollut kuitenkaan koettu tarvittavan, koska oppaineen henkilökunta on sen verran pieni. Kehen tahansa voi ottaa yhteyttä ja oppiaineen sisällä pyynnöt voidaan ohjata eteenpäin oikealla henkilölle. Vastaavasti ulospäin voidaan hyödyntää kunkin olemassaolevia henkilökohtaisia verkostoja. Lapin yliopistossa asiakkuuksienhallintajärjestelmä on jo osittain käytössä Koulutus- ja kehittämispalveluissa, mutta kokemuksia järjestelmän käytöstä ei ollut sieltä vielä kuultu. Matkailuopistossa ei järjestelmän käyttöönottoa ollut vielä pohdittu; tällä hetkellä on tarpeeksi miettimistä jo opiskelijatietojärjestelmässä, jos se tulee sitä vaihtaa tutkinnonuudistuksen myötä. Työelämäkontaktit hoituvat pääasiassa TOP-vastaavien kautta. Suhteet ovat aika vakiintuneita eikä päällekkäisiä yhteydenottoja ole havaittu tai ainakaan koettu ongelmaksi. Yleensä opiskelijaryhmät liikkuvat yhtenä ryhmänä tuttuihin paikkoihin ja toiminta on sujuvaa. Varsinaisesti sidosryhmäyhteistyötä ei kuitenkaan oppilaitoksen puolelta ole niin tarkoin kuin CRM:ssa tehdään koordinoitu. Paljon onkin hiljaista tietoa vain opettajien omassa hallinnassa. Yhteydet sidosryhmiin ja yrityksiin ovat monesti henkilökohtaisia. Järjestelmä olisi suurena apuna uusille opettajille verkostoja luodessa. Tutkinnonuudistus ja varsinkin aikuis- ja nuorisokoulutuksen yhdistyminen tarkoittavat yhä yksilöllisempiä opiskelupolkuja, jolloin esim. työssäoppimisjaksot konkretisoituvat opiskelijoilla omaan tahtiin. Tällöin CRM:stä voisi olla suuresti apua. Järjestelmän käyttöönottoa tulee lähiaikoina miettiä. Työelämäyhteistyön toimintamallia ja pelisääntöjä on amk:ssa rakennettu CRM:n käytön myötä (liitteenä). On määritelty kriteerit avainkumppanuuksille ja niiden pohjalta valittu avainkumppanit, joiden kanssa tehdään hyvin tiivistä yhteistyötä. Avainkumppaneiden lisäksi on taktisen ja operatiivisen tason yhteistyötä. Nämä tasot tullaan merkitsemään myös CRM:ään. Sisäisesti on laadittu myös toimintamalli, miten yhteydenotot käsitellään ja niihin vastataan. Niitä on käsitelty myös matkailututkimuksen oppiaineessa ja hyväksytty periaatteellisella tasolla käyttöön. Nyt olisi tärkeää viestiä mallista myös ulospäin, jotta ns. yhden luukun periaate on selvää myös nykyisille ja tuleville yhteistyötahoille. Tätä tiedottamista onkin jo osittain tehty. 3. Työharjoittelujen synergia, kumppanuudet Satu kertoi matkailututkimuksen asiantuntijaharjoittelun ensikokemuksia; opintojakso on ollut opetussuunnitelmassa nyt reilun vuoden. Haasteita oli ilmennyt mm. sopivien harjoittelupaikkojen löytämisessä. Työnantajat eivät oikein hahmota, millaisia töitä yliopistoharjoittelija voisi harjoittelussaan tehdä. Harjoittelun tavoitteena on harjoitella ihan oi-
keita töitä eli esim. analysointi- ja kehittämistehtäviä, mutta uudelle harjoittelijalle tällaisia on työpaikoissa monesti vaikea antaa. Toisaalta monissa muissa oppiaineissa tämä toimii ihan hyvin. Onkin ennen kaikkea kyse tietoisuuden levittämisestä asiantuntijaharjoittelun tavoitteista ja mahdollisuuksista. Oppilaitoksen tulisi olla enemmän työnantajatahoihin yhteydessä ja keskusteltava mahdollisista tehtävistä. Opiskelijaa ei saisi jättää harjoittelussa yksin, vaikka päävastuu paikan etsimisestä onkin opiskelijalla. Koska harjoittelu on pakollinen, täytyy myös oppilaitoksen tukea opintopolun rakentumista mielekkäällä ja tavoitteellisella tavalla. Ajan myötä asiantuntijaharjoittelukin tulee varmasti työnantajille tutummaksi asiaksi, mutta näin alkuvaiheessa tarvitaan oppilaitokselta selvää panostusta. Ammattikorkeakoulussa harjoitteluihin on olemassa vakiintuneet käytännöt ja elinkeino tietää hyvin amk-harjoittelijoiden mahdollisuudet ja tavoitteet. Alussa ei toki näin ollut, vaan tiedotusta jouduttiin tekemään paljonkin. Aiemmin oli yliopiston ja ammattikorkeakoulun käytäntöjä ja dokumentteja käyty yhdessä läpi ja mm. jaettu harjoittelupaikkalistoja. Nyt voisi kuitenkin olla aika uudelle benchmarkaukselle, jossa voitaisiin keskittyä erityisesti harjoittelun promoamiseen ja harjoittelukumppanuuksien luomiseen ja alumnien hyödyntämiseen sekä sen pohtimiseen, kuinka harjoittelu saadaan parhaiten hyödyttämään sekä opiskelijaa että harjoittelupaikan tarjoajaa. Becnhmarkauksessa voitaisiin samalla varmistaa yliopiston harjoitteludokumenttien riittävyys ja laadukkuus. Erikseen on vielä mietittävä, miten viesti harjoittelun tavoitteista ja sopivista harjoittelijan tehtävistä saadaan vietyä perille kansainvälisissä harjoitteluissa. Tätä pohditaan myös LeTo-projektissa. Projekti on muutenkin nostanut harjoitteluasiat jälleen vahvasti keskusteluun, joten niitä on nyt hyvä kehittää eteenpäin. 4. Alumnitoiminta Keskusteltiin MTI:n alumnitoiminnan nykytilanteesta ja kehittämisideoista. Peruskonsepti, jossa kutsutaan alumneja mukaan MTI:n tapahtumiin ja osallistumaan opetukseen ja harjoitteluihin, on jo olemassa, mutta toiminta kaipaisi hieman terävöittämistä. Erityisesti pohdittiin alumnitoiminnan houkuttelevuutta ja viestintää. Olisi hyvä selvittää alumneilta itseltään, mitä he oikeasti alumnitoiminnalta haluavat ja mikä saa heidät lähtemään alumnitoimintaan mukaan, ja keskittää MTI:n toimenpiteitä niihin asioihin liittyen. Hyviä kokemuksia on esim. alan gurujen luennoista: niiden hyöty itselle nähdään ja tapahtumiin lähdetään mukaan. Yleisölle avoimen tilaisuuden jälkeen voi sitten olla alumneille pienempi oma tapahtuma, jossa yhteistyötä voidaan viritellä enemmänkin. Yleisesti alumnitoiminnan tulisi tuoda uusia ammatillisia virikkeitä osallistujille. Alumnitoiminnan viestintään toivottiin ammattilaisten apua. Alumneille lähtevien viestien olisi hyvä olla toteutettu modernilla tekniikalla ja olla sisällöltään viimeisteltyjä, näin luodaan kuvaa laadukkaasta toimijasta. Pohdittiin myös sitä, että vaikka on tarkoitus koordinoida MTI:n yhteistä alumnitoimintaa, voidaan viestit silti lähettää kotioppilaitoskohtaisesti, koska monet alumnit identifioituvat nimenomaan omaan oppilaitokseensa. Oppilaitoksilla voi myös olla yhteistä täydentävää omaa toimintaa tai viestintää omille alumneilleen. Eriyttäminen voi olla tarpeen myös kansainvälisille alumneille. Todettiin, että alumnitoiminnalle tarvittaisiin selkeät päämäärät, strateginen suunnitelma ja yksityiskohtainen toteutussuunnitelma (vuosikello) budjetteineen: miksi, mitä, miten ja kuka hoitaa. Tarvitaan toki myös resursseja. Liian kitsastelun ei katsottu kuuluvan vieraanvaraiseen
alumnitoimintaan, tapahtumista ei saisi tulla köyhäilyn tunnetta, vaikka ne olisikin toteutettu säästeliäästi. Jos tarvittavia resursseja ei ole, pitää miettiä, onko järkevämpää unohtaa koko alumnitoiminta vaikka määräajaksi. Päätettiin laatia em. suunnitelmat vuoden 2015 loppuun mennessä. Alumnityöryhmään kutsutaan mukaan myös LAMO:n edustaja, Päivi kysyy edustajan. Suunnitelman mukana olisi hahmoteltava myös tarvittavia resursseja. Johto päättää, mistä rahat voidaan ottaa; voidaan antaa myös ehdotuksia. Suunnitelmaa laatiessa voidaan pohtia myös jo mahdollisia yhteistyötahoja, esim. Arctic Europe -hankkeen kautta voitaisiin mahdollisesti saada hyviä paketteja alumneille. 5. Läpäisyasteen nostaminen & koonti opiskelijoiden edistymisestä oppilaitoksittain Ammattikorkeakoulussa opiskelijoiden etenemistä voidaan seurata reaaliaikaisesti intran laskurin avulla. Laskurista näkee, kuinka paljon opiskelijoita on, paljonko opintopisteitä opiskelijoille on kertynyt ja onko joku eronnut. Eronneet otetaan erityistarkasteluun: ohjauksella voidaan heittä saada vielä takaisin suorittamaan opintoja. Opintoja seurataan tarkemmin puolivuosittain. Jos näyttää, että opiskelija on jäämässä jälkeen tavoitevauhdissa, kutsutaan hänet opinto-ohjaajan ohjaukseen. Tuutoropettajat laativat tarkemmat listat liikennevaloineen. Myös LAMO:lla on vastaava järjestelmä käytössä. Muutenkin opiskelijat ovat hyvin ryhmänohjaajien hyppysissä, koska opiskelu on kuitenkin hyvin koulumaista. Opintojen takkuaminen huomataan heti ja ongelmiin voidaan puuttua ryhmänohjaajan ja opinto-ohjaajan avustuksella. Uusi tutkintojärjestelmä tuo kuitenkin haasteita ohjaukselle, kun opiskelijat etenevät yhä enemmän omaan tahtiinsa. Käytännössä hopskeskustelu tulee jatkossa käydä jokaisen tutkinnonosan valmistuttua / seuraavan alkaessa. Yliopistolla ei ole reaaliaikaista seurantaa. Seurantajärjestelmän hankkimisesta on ollut yliopistossa puhetta, mutta nykyisellään sellaista ei ole vielä käytössä. Matkailututkimuksen oppiaineessa on tehty opiskelijoiden opintojen edistymisestä puolivuosittain excel-listoja tutkintorakenteen ja opiskelijoiden opintorekisteriotteiden pohjalta. Listojen laatiminen täytyy tehdä käsin ja on työlästä. Opettajatuutorit ovat myös käyttäneet listoja vaihtelevasti hyväkseen. Seurantaan ja opinnoissaan hidastuneiden ohjaukseen pitäisi miettiä yhdessä keinoja esim. oppiainepalaverissa. Oppilaitoksissa läpäisyprosentit ovat aika hyvällä tasolla, joskin yliopistossa voisi 55 op vuodessa suorittaneiden osuus olla vielä parempi. Yliopistossa ollaan miettimässä laajemminkin kampanjoita 55 op:n suorittamiseksi, oppiaineessa voitaisiin miettiä myös omia porkkanoita. Yksittäiselle opiskelijalle 55 op ei ole niin merkityksellinen asia kuin oppiaineelle, johon niistä saatava rahoitus vaikuttaa suoraan. Kampanjoilla pyritään levittämään tietoisuutta 55 op:n suorittamisen win-wintilanteesta. Ammattikorkeakoulun puolella eronneiden määrä on ollut välillä aika suuri. Sitä pyritään pienentämään tehostetulla ohjauksella. Korkeakouluissa voitaisiin yhdessä miettiä kesälukukauden hyödyntämistä, mikä auttaisi myös 55 op:n saavuttamisessa.
6. Taustaselvitys opiskelijoiden siirtymisestä MTI:n oppilaitoksesta toiseen Aikaisemmin (keväällä 2014) koulutustiimissä oli sovittu, että laaditaan hakijoiden ja uusien opiskelijoiden taustoista selvitys. Selvitettäisiin mm. sitä, kuinka monella hakijoista ja uusista opiskelijoista on jo aiempi saman alan koulutus ja monellako se on MTI:n oppilaitoksesta (ja MTI:n olemassaolon ajalta). Valtakunnallinen todennetun osaamisen rekisteri, josta tiedot saisi nopeasti, ei ole vielä valmiina, joten selvitystä ei ole vielä tehty. Käytännössä ainut keino olisi laatia suuntaa-antavat tilastot tuutoropettajien tietojen pohjalta. Sillä tavoin ei kuitenkaan saataisi tietoa hakijoista. Toisaalta samassa yhteydessä voisi olla mielenkiintoista haastatella myös opintojaan päättäviä, moniko heistä aikoo hakea toiseen MTI:n oppilaitokseen opintojaan jatkamaan tai miksi ei aio. Samoin voitaisiin kysellä opinnot toisessa oppilaitoksessa aloittaneilta, miten opinnot ovat lähteneet käyntiin, miten aiempi osaaminen on tunnustettu jne. Pohdittiin, olisiko tällaisen suuremman tutkimuksen tekeminen sopiva esim. pro gradu -tutkielman aiheeksi. Sovittiin, että kerätään saatavilla olevat pohjatiedot tuutoropettajilta ja mietitään jatkotyöstö sen jälkeen, esim. kyselyjä voidaan toteuttaa opiskelijoiden projektitoimeksiantoina. Mikko ja Leena laativat kyselyn tuutoreille. 7. Uraseurantaselvitykset Koulutustiimissä oli sovittu aikaisemmin (syksyllä 2014) myös opiskelijoiden uraseurantaselvityksen tekemisestä. Valmistuneiden palautteissa oli tullut esiin, että erityisesti ammattikorkeakoulun tutkintoa ei työelämässä tunneta tai arvosteta riittävästi ja että valmistuneet pääsevät harvoin heti tutkintoaan vastaavaan työhön. Palautteiden käsittelyn yhteydessä pohdittiin, päätyvätkö valmistuneet kuitenkin työurallaan muutaman vuoden sisällä koulutustaan vastaavaan työhön. Suoraan esimiestehtäviin siirtymisen sijasta ensin työskenneltäisiin perustehtävissä, mutta varsin pian ja koulutuksen suomin edellytyksin siirryttäisiin vaativampiin tehtäviin. Nyt keskusteltiin, onko koulutus ylipäätään oikeanlaista, jos sen jälkeen joutuu kuitenkin aloittamaan ruohonjuuritasolta. Vai onko työelämässä jokin pielessä, kun ei luoteta koulutuksessa opittuihin asioihin. Kumpaa pitäisi muuttaa vai molempia? Alalla on vahvana käsitys, että käytännön perustaidot tulee osata ensin ennen kuin voi työskennellä vaativammissa tehtävissä. Näiden opettelua on jo lisätty koulutuksiin (esim. harjoittelut, käytännön jaksot matkailuopistolla). Eikö se riitä vai olisiko tehtävä vielä jotain muuta? Auttaisiko pelkkä parempi informointi koulutuksessa opituista asioista? Todettiin, että aihe vaatisi laajemman tutkimuksen, mahdollisesti gradun tai ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opinnäytetyön. Tutkimus voitaisiin laatia myös näiden kahden yhteisenä opinnäytteenä. Graduntekijä voisi olla myös muusta oppiaineesta kuin matkailusta, esim. kasvatustieteistä. Valmiina kyseistä aineistoa ei ole olemassa esim. rekrytointipalveluissa, joten tutkimus pitäisi tehdä itse. Samalla voitaisiin tutkia myös yliopistosta valmistuneiden urapolkuja. Mikko ja Leena ottavat asian puheeksi opinnäytetöiden ohjaajien kanssa. 8. Viestinnän terveiset Johan-Eerik Kukko oli kertomassa viestinnän ajankohtaisista asioista. Suurimpana asiana viestinnässä on tällä hetkellä nettisivu-uudistus, joka on tarkoitus saattaa loppuun kevään 2016 aikana. Koko ulkoasu, design (siirrytään mobiililaitteissa toimivaan flat designiin) ja kirjoitustyyli (kirjoitetaan käyttäjäystävällisemmäksi) muuttuvat. Vastuualueet vastaavat
omien sivuosioidensa päivittämisestä uuteen malliin. Johan-Eerik ohjeistaa ja konsultoi. MTI:n Road Show hun oli valittu opiskelijat ja toiminta oli käynnistymässä. Opiskelijaesittelijät ovat kaikista kolmesta oppilaitoksesta. MIT:lla on oma ständi mm. Studia-messuilla. Lisäksi Road Show -porukka kiertää oppilaitoksissa. Esitteet olivat myös uudistettavana. Yleisesitteestä laaditaan tiiviimpi 4- sivuinen versio, ja siitä tehdään myös englanninkielinen versio. Myös koulutusesite ja oppilaitoskohtaiset esitteet tulisi uusia. MTI:n esittelydiat olivat valmistuneet ja ne on käännetty myös englanniksi. Diasarjoja on kolme: yleinen, koulutuspainotteinen ja tutkimuspainotteinen. Diasarjat ladataan MTI:n muistitikuille, joita voi ottaa matkoille mukaan. Somessa Facebook-tili on suhteellisen aktiivinen. MTI:lle oli avattu myös Twitter-tili, jonka ylläpidosta vastaavat samat henkilöt kuin Facebooktilinkin. Käyttäjäoikeuksia voidaan jakaa uusillekin halukkaille opettajille. MTI-blogia ei yrityksistä huolimatta ollut saatu kasattua kokoon, mahdollisesti perustetaan opiskelijablogi, johon esim. Road Show -jäsenet voisivat kirjoittaa juttuja. Viestintäsuunnitelman laatiminen oli vielä kesken. Tarkoituksena on laatia sekä strateginen suunnitelma että tarkempi toimenpidesuunnitelma/vuosikello. Vuosikello voidaan lisätä moduulina myös uusille nettisivuille. 9. Tilannekatsaukset Opiskelijoilla ei ollut ollut tänä syksynä yhteisiä tapaamisia. Edellisenä lukuvuonna hyvin alkanut yhteistyö oli hieman hiipunut, osittain oli ehkä vaikuttanut myös LAMO:n kuraattorin aikaresurssin väheneminen. Muutkin olivat olleet hyvin kiireisiä. Opiskelijajärjestöt voisivat kuitenkin jälleen aktivoitua. Keväälle oli jo ajateltu yhteistä, jo perinteeksi muodostunutta tapahtumaa. Yhteinen tapahtuma voisi jatkossa olla myös syksyisin. Järjestöjen uudet hallitukset kutsutaan alkuvuodesta esiintymään Campus Cafélle. Yritysten kummiluokat pysyvät MTI:lla myös muuton jälkeen, lisäksi olisi tulossa uusia kummiluokkia SantaParkille ja Café & Bar 21:lle. 10. Muut asiat Leena katsoo kevään kokousaikataulut Tarjan kanssa ja ilmoittaa kaikille. Käydään aikataulu vielä läpi joulukuun kokouksessa. Muistion laati Mikko Vehkaperä