KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 1 Kokousaika Tiistai 20.9.2016 kello 18.00 20.58 Kokouspaikka Kiinteistötoimisto, Verhonkatu 25-27, Hämeenlinna Läsnä Antti Hieta puheenjohtaja Kalervo Aaltonen Antti Ahonen (poistui klo 20.55 / 51) Irja Appelroth Mika Einiö Teppo Heiskanen (poistui klo 20.00 / 48) Olli Ilomäki Liisa Ilonen-Teivonen Erkki Jaalama Jorma Lundström Marja-Leena Nykänen varapuheenjohtaja Reetta-Maria Tolonen-Salo Aku Talikka vara Erkki Alanen ykv pj Leena Pietilä ykv vpj Heikki Kilpeläinen ykn (poistui klo 19.45 / 48) Timo Kalaja kirkkoherra (poistui klo 20.20 / 48) Johanna Holmström konsultti (poistui klo 19.00 / 48) Kai Kauppinen talousjohtaja Eija Rantala kiinteistöpäällikkö Kari Laiho ylipuutarhuri Tuija Niemi-Nikkola kiinteistösihteeri Käsitellyt asiat 42 54 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Antti Hieta Sihteeri Tuija Niemi-Nikkola n tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna 30.9.2016 Allekirjoitukset Marja-Leena Nykänen Kalervo Aaltonen yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto 3.10.-17.10.2016 Todistaa Talousjohtaja Kai Kauppinen Otteen oikeaksi todistaa:
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 2 42 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 43 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty ille sekä sähköpostina että kirjepostina 15.9.2016. Johtokunnan kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 44 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslistan mukainen järjestys muutoksella, että 48 Kiinteistöstrategia käsiteltiin ensimmäiseksi. 45 ntarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta ntarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Marja-Leena Nykänen ja Kalervo Aaltonen.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 3 46 Ilmoitusasiat Kiinteistö- ja hautaustoimen johtoryhmän muistio 3 / 2016 Hätilän kirkon sisäilma- ja kosteustekninen kuntotutkimus, HAMK kosteusvaurion kuntotutkija- koulutuksen projektin loppuraportti, tekijä Anna Raitalehto Kirkkohallituksen virastokollegion päätös 18.8.2016 Hämeenlinnan kirkon muutossuunnitelmasta Puistojen yö tapahtuma 26.8.2016, Hämeenlinna-Vanajan seurakunta on julkaissut uuden Kirkkomaan kulttuuripolut kokonaisuuden Ahvenisto.kirkkomaa.fi Talousjohtajan päätösesitys: Johtokunta merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 4 47 Talousarvion toteutuminen 1.1. 31.8.2016 Esityslistan liitteenä 1 on hautaustoimen ja liitteenä 2 kiinteistötoimen talousseuranta ajalta 1.1. 31.8.2016. Pylväät viestittävät kuluneen vuoden toteutuneita kuluja elokuun loppuun saakka ja katkoviiva näyttää kuluvan vuoden talousarviota, joka on jaettu tasan kaikille kuukausille. Talousjohtajan päätösesitys: Talousarvioseuranta merkitään tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 5 48 Kiinteistöstrategia Kiinteistöstrategiatyöryhmä on saanut kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan sille asettaman tehtävän valmiiksi. Työryhmän tuottama strategiamateriaali esitellään kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle kokouksessa 20.9.2016. Tämän kokouksen jälkeen materiaali lähetetään lausunnoille seurakuntaneuvostoihin ja edelleen seurakuntayhtymän hallintoelimet käsittelevät strategiamateriaalin ja siitä saadut palautteet vuoden 2016 loppuun mennessä. Valmistunut kiinteistöstrategiamateriaali esitellään yhtymän koko henkilökunnalle sekä seurakuntaneuvostojen, yhteisen kirkkovaltuuston, yhteisen kirkkoneuvoston ja kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan ille 22.9.2016 klo 18.00 alkaen Hämeenlinnan kirkossa. Esittelyn jälkeen alkaa yhteisen kirkkovaltuuston kokous. Materiaalin esittelee strategiatyössä konsulttina toiminut Johanna Holmström / Newsec Asset Management Oy. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta tutustuu kiinteistöstrategiamateriaaliin ja lähettää materiaalin yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Johtokunta tutustui kiinteistöstrategiatyöryhmän materiaaliin. Asiasta käydyn keskustelun pohjalta materiaaliin tehtiin täydennyksiä. Lisäksi johtokunta hyväksyi, että materiaalista korjataan muotovirheet sekä täsmennetään asiasisältöä selkeämpään muotoon. Täydennetty materiaali lähetetään yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 6 49 Eero Haverisen anomus viemäriputken sijoittamisesta seurakuntayhtymän maalle Eero Haverisen asuinkiinteistö sijaitsee Rengon kirkon lähellä osoitteessa Sajatie 11. Haverisen on tarkoitus liittää kiinteistönsä kunnalliseen viemäriverkostoon. HS-Vesi on liitoskohtalausunnossaan osoittanut viemäriverkoston liittämiskohdan Härkätien museon luona, Sajatien varressa, joka sijaitsee Hämeenlinnan seurakuntayhtymän maalla. Viemäriverkostosuunnitelmassa viemäri on suunniteltu kaivettavaksi Sajatielle / tien reunaan, josta se ohjautuu talouskeskuksen pihapiiriin. Viemäriputken kokonaispituus on noin 136 m, josta seurakuntayhtymän maalle tulisi noin 62 m. Eero Haverinen anoo 18.7.2016 päivätyllä kirjeellään (liite 3) kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalta lupaa sijoittaa viemäriputki seurakuntayhtymän maalle suunnitelman mukaisesti. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta myöntää luvan sijoittaa viemäriputki seurakuntayhtymän maalle suunnitelman mukaisesti edellyttäen, että työmaa-alue palautetaan vastaavaan kuntoon kuin se työn alkaessa on ollut. Johtokunta myöntää kiinteistölle 109-575-0006-0255-6 luvan tonttiviemärin sijoittamiseen. Kaivutöissä tulee noudattaa HS-Veden kaivuohjetta kiinteistöjen tonttijohdoista. Kiinteistön 109-575-0006-0255-6 omistaja vastaa putkesta liittämiskohdan ja talon välisellä osuudella. Tarvittava kiinteistörasite viemäriputken osalta tulee selvittää samassa yhteydessä.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 7 50 Vanajan hautausmaan puuston uusiminen Vanajan hautausmaan Uusimaa-alueen koivuissa on vaurioita ja erityisesti Uusimaan pääkäytävän koivuissa on pahoja vaurioita. Koivuissa on lisäksi lahottajakääpiä, mm. pakurikääpää. Puidenhoito Teppo Suoranta ky tutki puut syyskuun alussa. Jotkut puut voivat kestää vielä, mutta varminta olisi poistaa ainakin Uusimaan pääkäytävän koivut syksyn 2016 aikana. Kaadettavia puita on vähintään 15 kpl ja tarkempi kaadettavien puiden määrä Vanajan hautausmaalla saadaan, kun puututkimusraportti valmistuu. Puiden poistosta tehdään toimenpideilmoitus Hämeenlinnan kaupungille. Uudet puut istutetaan näiden tilalle keväällä 2017. Kuvat poistettavista koivuista näytetään kokouksessa. Ylipuutarhurin päätösesitys: Johtokunta käsittelee ja hyväksyy ehdotuksen Vanajan hautausmaan Uusimaan puiden poistosta ja uusien puiden istuttamisesta keväällä 2017. Johtokunta käsitteli ja hyväksyi ehdotuksen Vanajan hautausmaan Uusimaan puiden poistosta ja uusien puiden istuttamisesta keväällä 2017. Käydyn keskustelun yhteydessä johtokunta totesi, että puiden poistosta aiheutuu merkittävä visuaalinen haitta pääkäytävälle sekä kustannuksia, joita ei ole voitu budjetoida vuodelle 2016. Päätöksessään johtokunta kuitenkin korosti, että selkeästi vaaraa aiheuttavat puut kaadetaan välittömästi.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 8 51 Muut asiat Kiinteistöpäällikkö Eija Rantala kertoi 1. Sankarihautojen kunnostuksen valmistelun tilanteesta - Ahveniston luonnonkivialue on korjattu, muistokiviä on pesty ja asennettu uudelleen. Kaiteet ja iso risti on pesty ja maalattu sekä kasvillisuutta siistitty. - Vanajan sankarihautausmaan töiden urakka on valmistunut - Hauhon sankarihautausmaan kunnostusurakka on viivästynyt suunnitelmamuutoksista johtuen, on nyt valmistumassa - Lammin sankarihautausmaan muistomerkin takana sijaitseva istutusallas on uusittu ja kasvillisuutta siistitty, pesuja tehdään kun kukkaistutukset on poistettu - Kalvolan ja Tuuloksen kivien pesu on kesken - Rengossa muistomerkki joudutaan purkamaan ja rakentamaan uudelleen, koska perustukset on uusittava. Työ on tilattu urakoitsijalta, työstö aiheutuvat noin 15 000 euron lisäkustannukset 2. Ojoisten kaavamuutoksen eteneminen Kaavahanke on edennyt 12.8.2016 käydyn neuvottelun perusteella. Neuvottelussa keskusteltiin kaavahankkeen kulusta, tavoitteista ja alustavasta aikataulusta kaupungin maankäytön suunnittelun kanssa. Tontin kaavasta vastaava arkkitehti Hanna Oijala laatii osallistumis- ja arviointisuunnitelman (OAS). Kaavahankkeen esittelystä pidetään asukasilta 3.10. Poltinahon seurakuntatalolla. Asko Kaipainen / Ajan arkkitehdit tekee tilaisuuteen luonnosmaiset kuvat mahdollisen kaavamuutoksen vaikutuksista. Työ jatkuu luonnosvaihe >> ehdotusvaihe >> hyväksymisvaihe. Kaavan ehdotusvaihe ajoittunee ensi keväälle. 3. Rauli-myrskyn vahingot hautausmailla Rauli-myrsky ei aiheuttanut hautausmailla suuria vahinkoja. Ahveniston hautausmaalla kaatui kolme puuta ja Vanajan hautausmaalla yksi puu. Metsänhoitoyhdistykseltä saadun tiedon mukaan seurakuntayhtymän metsät säästyivät myrskytuhoilta.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 9 52 Seuraava kokous Johtokunnan seuraavat kokoukset: - tiistaina 25.10.2016 klo 18 kiinteistötoimisto (talousarvio 2017) - tiistaina 29.11.2016 klo 18 53 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus an liitettiin Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todettiin pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 54 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.