1 (26) UNA-HANKE "SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON TIETOJÄRJESTELMÄKOKONAISUUDEN VAATIMUSMÄÄRITTELY Hankesuunnitelma 8.10.2015 1.0 OSAPUOLET SIDOSYKSIKÖT HANKEPÄÄLLIKKÖ PROJEKTIPÄÄLLIKÖT Espoon kaupunki (Espoo) Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (Eksote) Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (EPSHP) Etelä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (ESSHP) Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (ISSHP) Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä (Kainuun sote) Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (KHSHP) Keski-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (KPSHP, Kiuru) Keski-Suomen sairaanhoitopiiri (KSSHP) Kokkolan kaupunki (Kokkola) Kuopion kaupunki (Kuopio) Lahden kaupunki (Lahti) Hyvis-ICT, Istekki, Medbit,, Sosiaalialan osaamiskeskukset, Kuntaliitto, STM, THL Johanna Andersson Sami Konttinen ja Virve Metsiö Lapin sairaanhoitopiiri (LSHP) Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri (LPSHP) Oulun kaupunki (Oulu) Pirkanmaan sairaanhoitopiiri (PSHP) Pohjois-Karjalan sairaanhoidon- ja sosiaalipalvelujen kuntayntymä (PKSSK) Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (PPSHP) Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri (PSSHP) Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä (PHSOTEY) Vaasan sairaanhoitopiiri (VSHP) Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri (VSSHP) Tampereen kaupunki (Tampere) Turun kaupunki (Turku)
2 (26) Versio Päiväys Laatija Hyväksynyt <0.81> <21.8.2015> <Johanna Andersson> <27.8.2015> <Ohjausryhmä> MUUTOSHISTORIA Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus 0.1 7.05.2015 Eeva Keso, Hankesuunnitelman runko Johanna Andersson 0.5 21.5.2015 Sihteeristö Kommenttikierrokselle 21.5 toimitettu versio 0.6 5.6.2015 Eeva Keso, Johanna Suunnitelman muokkaaminen kommenttien ja neuvotteluryhmän linjausten perusteella Andersson 0.7 30.6.2015 Johanna Andersson Mahdollisten osallistujien tarkentaminen, taulukoiden lisäys, suunnitelman stilisointi, sisällön tarkennukset 0.8 29.7.2015 Tuula Ristimäki, Ari Pätsi Kommenttien ja muutosten läpikäynti, stilisointi, budjetin tarkistus 0.81 21.8.2015 Johanna Edustajien nimien lisääminen Andersson 0.82 1.10.2015 Johanna Organisaatiotietojen ja edustajien lisääminen Andersson 1.0 8.10.2015 Johanna Andersson Organisaatiotietojen ja edustajien lisääminen ja 27.8. ohjausryhmässä sovitut muutokset
3 (26) SISÄLLYSLUETTELO 1 HANKKEEN SISÄLTÖ... 4 1.1 Tausta ja lähtökohdat... 4 1.2 Hankkeen tavoitteet ja kohde... 5 1.3 Oletukset ja rajaukset... 7 2 HANKEORGANISAATIO JA RESURSSIT... 8 2.1 Isäntäorganisaatio... 10 2.2 Ohjausryhmä... 10 2.3 Hankepäällikkö, projektipäälliköt ja hanketoimisto... 12 2.4 Vastuuasiantuntijat ja työpajatyöskentely... 14 2.5 Muut asiantuntijat... 14 3 TOTEUTUSSUUNNITELMA... 15 3.1 Ositus... 15 3.1.1 Modulaarinen järjestelmäarkkitehtuuri... 15 3.1.2 Asiakkuuden hallinnan sekä toiminnan- ja tuotannonohjauksen vaatimukset... 17 3.1.3 Käytettävyyden ja mukautettavuuden määritys... 18 3.1.4 Sosiaalipalveluiden vaatimukset... 19 3.1.5 Yliopistosairaaloihin keskitettyjen palveluiden vaatimukset... 20 3.1.6 Terveydenhuollon sekä sosiaali- ja terveydenhuollon yhteispalveluiden vaatimukset... 22 3.2 Hankkeen aikataulu... 22 4 HANKKEEN HALLINTA... 24 4.1 Kokoukset... 24 4.2 Riskienhallinta... 24 4.3 Raportointi ja dokumentointi... 24 4.4 Viestintä... 25 4.5 Muutosten hallinta... 25 5 HANKKEEN PÄÄTTÄMINEN... 26
4 (26) 1 HANKKEEN SISÄLTÖ 1.1 Tausta ja lähtökohdat Asiakas- ja potilastietojärjestelmät muodostavat alueellisen tietojärjestelmäarkkitehtuurin ytimen ja ne ovat sosiaali- ja terveydenhuollon keskeisimpiä operatiivisia järjestelmiä. Nykyisin käytössä oleviin asiakas- ja potilastietojärjestelmiin kohdistuu merkittäviä uudistamistarpeita. Nykyiset asiakas- ja potilastietojärjestelmät eivät esimerkiksi ole riittävän muutosjoustavia pystyäkseen vastaamaan uusien toimintamallien asettamiin tarpeisiin. Useat sote-organisaatiot ovat rakentamassa uusia sairaaloita tai kehittämässä toimintaa, johon tarvitaan apuvälineeksi nykyaikaista teknologiaa. Lisäksi nykyiset asiakas- ja potilastietojärjestelmät edellyttävät teknologista uudistamista. Käyttäjien tyytymättömyyttä aiheuttavat järjestelmien heikko käytettävyys, taipumattomuus sähköisiin reaaliaikaisiin konsultaatioihin sekä integraatioiden kömpelyys. Järjestelmien ongelmiin ja puutteisiin törmätään lähes päivittäin. Yhtenä nykytilanteen ja kehityksen ongelmana on nähty myös ydinjärjestelmätoimittajien vahva asema, sitä kautta uhkaava toimittajalukitus, joka aiheuttaa kehitystyöhön haasteita ja kustannusriskejä. Akustin nimissä käynnistettiin vuoden 2015 alusta asiakas- ja potilastietojärjestelmien uudistamisen yhteistyön neuvotteluprojekti, jossa selvitettiin löydetäänkö aiheen osalta yhteistyön mahdollisuuksia. Neuvottelujen aikana tutustuttiin kolmessa työpajassa niin Apotti- ja Kiilamäärityksiin kuin myös muiden organisaatioiden määrityksiin. Neuvottelujen tuloksena syntyi yhteinen ymmärrys tarpeesta määrittää tuote- ja toimittajariippumaton asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus. Tämä yhteistyöhanke UNA on perustettu määrittelemään yhteistyössä sosiaali- ja terveydenhuollon keskeisimmät toiminnalliset vaatimukset sekä modulaarisen järjestelmäarkkitehtuurin. Yhteistyössä tarkastellaan ja täsmennetään jo olemassa olevia, Kiilahankkeessa tehtyjä vaatimuksia. Lisäksi määrittelyjen pohjana voidaan hyödyntää muita aikaisemmin tehtyjä määrityksiä, kuten Apotti-määrityksiä. Apotti-hanke on tuottanut ja julkaissut asiakas- ja potilastietojärjestelmän vaatimukset, jotka ovat avoimesti kaikkien hyödynnettävissä. Kiila-hanke on määrittänyt sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestelmäkokonaisuuteen liittyen perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon sekä sosiaali- ja terveydenhuollon yhteispalveluiden toiminnalliset vaatimukset. Määrittelyissä on huomioitu myös asiakkuuden hallinta sekä toiminnan- ja tuotannonohjaus. Lisäksi useissa sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa on toteutettu yksittäisiä määrityksiä, joita voidaan hyödyntää jatkossa. Tämä dokumentti on yhteishankkeen hankesuunnitelma. Kustakin osaprojektista ja niiden sisältämistä työkokonaisuuksista laaditaan hankkeen suunnittelu- ja valmisteluvaiheessa yksityiskohtainen toteutussuunnitelma hankepäällikön ja projektipäälliköiden toimesta, ja ne tuodaan hyväksyttäväksi hankkeen ohjausryhmään.
5 (26) 1.2 Hankkeen tavoitteet ja kohde Hankkeen tavoitteena on tuottaa organisaatio-, hallinto- ja toimittajariippumaton vaatimusmäärittely asiakaslähtöisestä ja vaikuttavien hyvinvointipalveluiden tuottamisessa edellytettävästä yhteentoimivasta sote-tietojärjestelmäkokonaisuudesta. Hankkeessa syntyvän vaatimusmäärittelyaineiston avulla voidaan kansalliseen tai alueelliseen yhteistyöhön pohjautuen vaiheittain kilpailuttaa tietojärjestelmäratkaisuja tai ohjata nykyisten kehittämistyötä. Hankkeen alussa mukana olevat organisaatiot sopivat yhteisen vision, johon vaatimusmäärittely perustuu. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien uudistamisen lähtökohta on vahva yhteistyö käytännön toimijoiden ja kehittämisen asiantuntijoiden kanssa. Vaatimusmäärittelyhankkeen onnistumisen edellytyksenä on, että sote-toiminnan tarpeiden asiantuntemus on alusta asti mukana järjestelmien uudistuksessa. Käytännön asiantuntijoita yhteistyöhön tarvitaan, jotta tulevaisuuden ratkaisut tukisivat nykyistä paremmin tulevaisuuden asiakaslähtöisiä toimintaprosesseja sekä loppukäyttäjien tarvitsemia toimintoja. Hankkeen lopputuloksena syntyy laajat ja kattavat sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmän määritykset, joiden avulla voidaan vaiheittain kilpailuttaa tietojärjestelmäratkaisuja sekä ohjata nykyisten järjestelmien kehittämistyötä. Määrittelyn lähtökohtana on sosiaali- ja terveydenhuollon palvelumallien ja prosessien muuttaminen kustannusvaikuttavimmaksi sekä asiakaslähtöisiksi ICT:n tukemana. Uudistuvaa palvelutoimintaa ja sen tukipalveluita tukemaan tarvitaan tietojärjestelmiä ja ratkaisuja, jotka mahdollistavat tehokkaamman ajankäytön ja resurssien kohdistamisen potilas- ja asiakastyöhön. Hanke toteuttaa tähän lähtökohtaan soveltuvan sotetietojärjestelmän laajan vaatimusmäärittelyn. Määrittelyn perustana on toiminnan kehittäminen, jota tuetaan ICT:n avulla, ja siksi määrittelytyön painopiste on toiminnallisissa vaatimusmäärittelyissä, johon perustuen määritetään myös järjestelmäarkkitehtuuri. Hanke käynnistyy 15.6.2015 ja kestää 15.5.2016 saakka. Hankkeen tärkein kriteeri on kuitenkin laatu, mutta aikataulussa on tarkoitus pysyä. Hankkeen kokonaiskustannukset koostuvat hankepäällikön, projektipäälliköiden, vastuuasiantuntijoiden sekä kansallisten suunnittelutehtävien asiantuntijoiden työkustannuksista, matka- ja kokouskustannuksista, aluekohtaisten projektikoordinaattoreiden työkustannuksista sekä sote-organisaation omasta henkilötyöstä. Hankkeen kokonaiskustannusarvio on 2 320 620, josta organisaatioiden oman työn laskennallinen osuus on 920 000, aluekoordinaatio 324 870 ja kansallinen osuus on 1 075 750. Hankkeessa on mukana 24 organisaatiota, joista 17 on sairaanhoitopiirejä ja 7 kuntaa.
6 (26) Kuva 1. Vaatimusmäärittelyyn osallistuvat SHP-alueet ja kaupungit. Yhteistyö koskee seuraavia vaatimusmäärittelyiden osa-alueita Taulukko 1. Vaatimusmäärittelyn osa-alueet Osa-alue Terveydenhuollon ja sote-yhteispalveluiden vaatimukset Sosiaalihuollon vaatimukset Yliopistosairaalatasoisen sairaanhoidon vaatimukset Asiakkuuden hallinnan sekä toiminnan-ja tuotannonohjauksen vaatimukset Käytettävyyden ja mukautettavuuden vaatimukset Modulaarisen tietojärjestelmäarkkitehtuurin vaatimukset ja tietojärjestelmäkokonaisuuden määrittely Tekniset- ja tietoturvavaatimukset Yhteistyön kohde Kiila-hankkeessa laadittujen vaatimusmääritysten täsmentäminen ja tarvittavilta osin yhdenmukaistaminen Vaatimusmäärittelyiden laatiminen huomioiden olemassa oleva referenssiaineisto Vaatimusmäärittelyiden laatiminen huomioiden olemassa oleva referenssiaineisto Kiila-hankkeessa laadittujen vaatimusmääritysten täsmentäminen ja tarvittavilta osin yhdenmukaistaminen Vaatimusmäärittelyiden laatiminen huomioiden olemassa oleva referenssiaineisto Vaatimusmäärittelyiden laatiminen huomioiden olemassa oleva referenssiaineisto Kiila-hankkeessa laadittujen vaatimusmääritysten täsmentäminen ja tarvittavilta osin yhdenmukaistaminen
7 (26) Projektin lopputuotokset kattavat seuraavat määrittelyt: Toiminnalliset vaatimukset Asiakkuuden hallinnan sekä toiminnan- ja tuotannonohjauksen vaatimukset Esimerkkejä tulevaisuuden asiakasprosesseista Käyttötapausesimerkit Lainsäädännölliset vaatimukset ja lainsäädännön tunnistetut kehittämistarpeet Käytettävyysvaatimukset Mukautettavuusvaatimukset Modulaarinen tietojärjestelmäarkkitehtuurin kuvaus Tekniset ja tietoturvavaatimukset (yleisellä tasolla) 1.3 Oletukset ja rajaukset Hanke liittyy mukana olevien sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden jo käynnissä oleviin ja käynnistyviin toiminnan kehitys- ja sairaalahankkeisiin. Tämä hanke kuitenkin rajoittuu sotetietojärjestelmäkokonaisuuden vaatimusmäärittelyn toteutukseen. Järjestelmäkokonaisuuden kilpailutusten suunnittelu ja hankintoihin tarvittavat mm. hallinnolliset asiakirjat ja sopimukset eivät kuulu projektin yhteistyökohteisiin. Niiden laatimiseen tähtäävästä yhteistyöstä tulee sopia erillisesti. Järjestelmien kilpailutus tai määrittelyjen implementointi nykyisiin järjestelmiin ei myöskään kuulu tähän hankkeeseen. Hankkeessa tehdään yhteistyötä mm. seuraavien sidoshankkeiden kanssa, mutta ei tehdä päällekkäistä vaatimusmäärittelytyötä Kansa/Kanta Kansa-koulu (sosiaalihuollon rakenteisen kirjaamisen käyttöönoton valtakunnallinen tukihanke) ODA (omahoito- ja digitaaliset arvopalvelut-hanke) SADe ohjelma ja HyvisSADe KEJO (kenttäjohtaminen ja ensihoitokertomus) Toimeentulotuen siirto Kelalle (perustoimeentulotuki) Kuntasektorin asiakkuuden hallinnan määrittelyyn liittyvä arkkitehtuurityö KAPA-ohjelma VM:n Kuntakokeilu-hanke Lisäksi hankkeesta on rajattu ulos seuraavat osuudet Ensihoidon ja sosiaalihuollon kenttäjohtaminen (kenttätyön dokumentointi huomioidaan) Laboratoriotoiminta (huomioidaan vain toiminnalliset rajapinnat) Kuvantaminen (huomioidaan vain toiminnalliset rajapinnat) Lääkintä-/diagnostiikkalaitteiden ohjausjärjestelmät Seuraavat osa-alueet huomioidaan yleisellä integraatiotasolla Tehostettu hoito ja valvonta Anestesia ja leikkaustoiminta Tutkimus- / laaturekisterit (huomioidaan yhteinen geneerinen toiminnallisuus)
8 (26) 2 HANKEORGANISAATIO JA RESURSSIT Hankeorganisaatio koostuu ohjausryhmästä, hankepäällikön, projektipäälliköiden ja isäntäorganisaation edustajan muodostamasta hanketoimistosta, ICT-määrittelyn ja toiminnallisen määrittelyn projektiryhmistä sekä määrittely- ja kehitystyöhön liittyvien osakokonaisuuksien vastuuasiantuntijoista ja tarvittavista työryhmistä. Lisäksi työhön osallistuu organisaatioiden nimeämiä asiantuntijoita. Hankkeeseen osallistuvat sote-organisaatiot toimivat hankkeen omistajan roolissa. Hankeorganisaatio projekteineen on kuvattu kuvassa 2. Kuva 2. Hankeorganisaatio Hankkeen ohjausryhmä - 1 edustaja/osallistuva organisaatio VAKAVA-projektissa hyväksytyt asiakas- ja potilastietojärjestelmien kehittämislinjaukset Hanketoimis to -isäntäorganisaation edustaja, hankepäällikkö ja projektipäälliköt ICT-määrittelyn projektiryhmä -projektipäällikkö, vastuuasiantuntijat, (aluekoordinaattorit, muut asiantuntijat laajennetussa projektiryhmässä) Toiminnallisen määrittelyn projektiryhmä - projektipäällikkö, vastuuasiantuntijat, (aluekoordinaattorit, muut asiantuntijat laajennetussa projektiryhmässä) Modulaarinen järjestelmäarkkitehtuuri -vastuuasiantuntija, muut asiantuntijat Tekniset vaatimukset ja tietoturva -vastuuasiantuntija, muut asiantuntijat Yliopistotasoinen sairaanhoito -vastuuasiantuntija, muut asiantuntijat Sosiaalipalvelut -vastuuasiantuntija, muut asiantuntijat Asiakkuuden hallinta sekä toiminnan- ja tuotannonohjaus -vastuuasiantuntija, muut asiantuntijat Käytettävyys ja mukautettavuus -vastuuasiantuntija, muut asiantuntijat Terveydenhuolto ja soteyhteispalvelut -vastuuasiantuntija, muut asiantuntijat
9 (26) Taulukko 2. Hankkeeseen osallistuvat organisaatiot Organisaatiot Espoon kaupunki (Espoo) Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (Eksote) Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (EPSHP) Etelä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (ESSHP) Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (ISSHP) Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä (Kainuun sote) Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (KHSHP) Keski-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (KPSHP, Kiuru) Keski-Suomen sairaanhoitopiiri (KSSHP) Kokkolan kaupunki (Kokkola) Kuopion kaupunki (Kuopio) Lahden kaupunki (Lahti) Lapin sairaanhoitopiiri (LSHP) Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri (LPshp) Oulun kaupunki (Oulu) Pirkanmaan sairaanhoitopiiri (PSHP) Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä (PKSSK) Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (PPSHP) Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri (PSSHP) Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä (PHSOTEY) Vaasan sairaanhoitopiiri (VSHP) Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri (VSSHP) Tampereen kaupunki (Tampere) Turun kaupunki (Turku) Istekki Medbit Hyvis-ICT Kuntaliitto (KL) Sosiaali- ja terveysministeriö (STM) Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos (THL) Roolit, Isäntäorganisaatio Hanketyöntekijä/Asiantuntija Asiantuntija Hanketyöntekijä/Asiantuntija Asiantuntija Asiantuntija Asiantuntija
10 (26) 2.1 Isäntäorganisaatio Hankkeen päävastuullinen organisaatio on kunta- tai kuntayhtymä, jonka vastuulla on mahdollisen valtionavustuksen / ulkoisen rahoituksen hakeminen osallistuvien sote-organisaatioiden väliset sopimukset hankkeen kustannusseuranta ja laskutus hanketoimiston perustaminen ja hankepäällikön nimeäminen hanketoimiston työn ohjaus ja valvonta Hankkeelle nimetään isäntäorganisaation puolesta hankkeen vetovastuullinen omistaja, joka vastaa isäntäorganisaation puolesta hanketoimiston työn ohjauksesta ja valvonnasta. 2.2 Ohjausryhmä Hankkeen ohjausryhmään osallistuu 1 päätösvaltainen edustaja ja varajäsen kustakin hankkeeseen osallistuvasta sote-organisaatiosta. Mikäli organisaatioiden määrä on enemmän kuin 25, edustus valitaan sairaanhoitopiirialuekohtaisesti. Ohjausryhmän kokonpanossa tulee huomioida eri sotepalveluiden näkökulmien riittävä edustus. Ohjausryhmän sihteerinä toimii hankepäällikkö, ja ohjausryhmän puheenjohtajana toimii nimetty sosiaali- ja terveydenhuollon organisaation edustaja. Ohjausryhmä päättää puheenjohtajansa valintaperusteista ja vuorottelu-/sijaismenettelystä. Määrittelytyöhön kutsuttavien ja erikseen nimettävien inhouse - yhtiöiden edustajat voivat toimia ohjausryhmässä asiantuntijajäseninä. Ohjausryhmään kutsutaan lisäksi seuraavien ulkoisten organisaatioiden edustajat: Kuntaliitto, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos sekä Sosiaali- ja terveysministeriö. Ohjausryhmän tehtävät ja vastuut: hyväksyy hankesuunnitelman ja sen muutokset käsittelee ja hyväksyy hankkeen välitulokset ja tulokset vastaa hankkeen toimintaedellytysten luomisesta ja on hankepäällikön tukena seuraa ja ohjaa hankkeen etenemistä päättää hankkeen kustannuksissa tai aikatauluissa tapahtuvista muutoksista tekee päätöksen hankkeen päättämisestä sekä hyväksyy loppuraportin
11 (26) Taulukko 3. Ohjausryhmän kokoonpano Organisaatiot Jäsen Varajäsen Roolit Espoo Juha Metso, perusturvajohtaja Pirjo Huttunen, kehityspäällikkö Eksote Tuula Karhula, terveys- ja vanhustenpalvelujen Toni Suihko, tietohallintojohtaja johtaja EPSHP Ari Pätsi, tietohallintojohtaja EPSHP Tuula Ristimäki, erityissuunnittelija Isäntäorganisaation edustaja ESSHP Merja Ikäheimonen, Hanna Huippa/Hanna Partanen, tietohallintopäällikkö tietojärjestelmäsuunnittelija ISSHP Panu Peitsaro, kuntayhtymäjohtaja Pekka Martikainen, hallintojohtaja/tarja Vellonen, pääsuunnittelija Kainuun sote Maire Ahopelto, kuntayhtymän johtaja Veijo Romppainen, tietohallintojohtaja KHSHP Seppo Ranta, johtajaylilääkäri Henry Yoki, tietohallintojohtaja KPSHP Pekka Nikula, ylilääkäri KSSHP Juhani Paavilainen, projektipäällikkö Minna Rehn, tietohallintojohtaja Kokkola Tanja Witick, laatu- ja Paula Varila, arkistosihteeri kehittämispäällikkö Kuopio Markku Tervahauta, palvelualuejohtaja Leila Pekkanen, Ylä-Savon SOTEkuntayhtymän toimitusjohtaja Lahti Ismo Rautiainen, vanhusten palvelujen Marko Monni, tietohallintojohtaja ja kuntoutuksen johtaja LPSHP Reijo Nikupeteri, tietohallintojohtaja LSHP Jari Jokela, sairaanhoitopiirin johtaja Vesa-Matti Tolonen, tietohallintojohtaja Oulu Juhani Heikka, tietohallintopäällikkö PKSSK Jouni Sivonen, tietohallintopäällikkö PSHP Eija Tomás, hallintoylilääkäri Antti Jokela, tietohallintojohtaja PPSHP Tuomo Liejumäki, järjestelmäpäällikkö Juha Korpelainen,hallintoylilääkäri PSSHP Tuomo Pekkarinen, tietohallintojohtaja Martti Kanasanen, hallintoylilääkäri PHSOTEY Maria Virkki, vs. keskussairaalan johtaja Petri Pekkala, tietohallintojohtaja VSHP Rune Björkstrand, IT-päällikkö Petri Ravimo, IT-suunnittelija VSSHP Yrjö Koivusalo, tietohallintojohtaja Pirkko Kortekangas, tietohallintoylilääkäri Tampere Taru Kuosmanen, tilaajapäällikkö Jarkko Oksala, tietohallintojohtaja Turku Riitta Liuksa, hyvinvointitoimialan Katariina Korkeila, johtaja palvelualuejohtaja Istekki Marko Holmavuo, johtaja Urpo Karjalainen, toimitusjohtaja Asiantuntija Medbit Tuire Mikola, kehittämispäällikkö Juha-Pekka Laiho, Asiantuntija kehittämispäällikkö Hyvis-ICT Johanna Andersson, kehitysjohtaja Hankepäällikkö Hyvis-ICT Timo Saari, toimitusjohtaja Timo Koivu, toimitusjohtaja Medi- Asiantuntija IT KL Karri Vainio, erityisasiantuntija Minna Saario, projektipäällikkö Asiantuntija STM Maritta Korhonen, kehittämispäällikkö Annakaisa Iivari, johtaja Asiantuntija THL Juha Mykkänen, kehittämispäällikkö Asiantuntija
12 (26) 2.3 Hankepäällikkö, projektipäälliköt ja hanketoimisto Hanketoimisto on tähän hankkeeseen nimetty tilapäinen hallinnollinen elin, jonka vastuulla on hankehallinto (tarkemmat tehtävät kuvattu alla). Hanketoimiston toiminnan järjestämisvastuu on isäntäorganisaatiolla. Hanketoimistoon kuuluu isäntäorganisaation edustajan, hankepäällikön ja projektipäälliköiden muodostama hankeryhmä ja tarvittava avustava henkilöstö (esim. projektisihteeri). Määrittelytyö jaetaan erillisiin ICT-määrittelyn ja toiminnallisen määrittelyn projekteihin mm. järkevän resurssien käytön ja työn vaiheistamisen mahdollistamiseksi. Projektit vastaavat hankkeen käytännön tehtävistä ja tuotoksista ohjausryhmän ja hankepäällikön ohjauksessa sekä vastaavat tuloksista hankkeen ohjausryhmälle. Projektien vetovastuu on jaettu kahdelle nimettävälle projektipäällikölle. Projektiryhmät koostuvat vastuuasiantuntijoista ja tarvittavista muista asiantuntijoista, kuten aluekoordinaattoreista. Osaprojekteja viedään eteenpäin rinnakkaisesti hankesuunnitelman puitteissa, ja hankepäällikkö yhteistyössä projektipäälliköiden kanssa vastaa osaprojektien keskinäisen yhteistoiminnan koordinoimisesta. Taulukko 4. Hanketoimiston henkilöt, Hanke- ja projektipäälliköt sekä asiantuntijat Nimi Roolit Organisaatio Tuula Ristimäki Hanketoimiston vetäjä, Hanketoimisto EPSHP Johanna Andersson Hankepäällikkö, Hanketoimisto Hyvis-ICT Sami Konttinen ICT-määrittelyn projektipäällikkö, Hanketoimisto Istekki Ari-Pekka Paananen Modulaarisen järjestelmäarkkitehtuurin vastuuasiantuntija PSHP Riku Korhonen Teknisten- ja tietoturvavaatimusten vastuuasiantuntija Hyvis-ICT Virve Metsiö Toiminnallisen määrittelyn projektipäällikkö, Hanketoimisto Hyvis-ICT Rainer Zeitlin, Erkki Kujansuu Yliopistotasoisen sairaanhoidon vastuuasiantuntija PSHP Jaakko Penttinen Sosiaalipalvelujen vastuuasiantuntija Turku Mikko Mäntynen Asiakkuuden hallinnan sekä tuotannon- ja toiminnanohjauksen Istekki vastuuasiantuntija Jani Kariniemi Käytettävyyden ja mukautettavuuden vastuuasiantuntija Hyvis-ICT Leena Koivumäki Terveydenhuollon- ja sote-yhteispalveluiden vastuuasiantuntija EPSHP Hankepäällikön tehtävät ja vastuut: vaatimusmäärittelyn toteutuksen suunnittelu yhdessä projektipäälliköiden kanssa hankesuunnitelman laatiminen ja sen toteutuksen valvonta hankekokonaisuuden hallinta ja hankkeen osaprojektien yhteistoiminnan koordinointi sekä vaatimusmäärittelyn kokonaisuuden koordinointi hankkeen ohjausryhmän ja hankeryhmän kokousten valmistelu vastaa hankkeen hallinnosta ja kustannusseurannasta isäntäorganisaation ohjeistuksen mukaisesti valmistelee ohjausryhmän kokoukset sekä toimii sihteerinä ja esittelijänä valmistelee määrittelytyöhön tarvittavien työryhmien kokoukset yhdessä projektipäälliköiden kanssa
13 (26) Hanketoimiston vastuut (hanketoimiston muodostavat hankepäällikkö, projektipäälliköt ja isäntäorganisaation edustaja): hankkeen käynnistäminen ja hankesuunnitelma hankkeen organisointi ja budjetointi, osaprojektien käynnistäminen sekä projektipäälliköiden ja vastuuasiantuntijoiden rekrytointi hankesuunnitelman ylläpito hankkeen resurssien hallinta talousseuranta ja raportointi rahoitusosuuksien laskutuksen avustavat tehtävät hankekokousten valmistelu ohjausryhmän päätösten valmistelu hankeryhmän kokousten valmistelu hankkeen viestintäsuunnitelman laatiminen hankeen sisäinen viestintä osana osaprojektien välistä koordinointia sekä tiedotus ohjausryhmälle viestintä kumppaneille ja muille viiteryhmille hankkeen tavoitteista ja etenemisestä Projektipäälliköiden tehtävät ja vastuut: projektin toteutussuunnitelman laadinta ja ylläpito sekä projektin budjetin, resurssien ja aikataulun valvominen vastaavat hankkeen läpiviemisestä hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti nimetyn osaprojektin osalta vastaavat työnohjauksesta osaprojekteissa projektin sisäinen viestintä ja raportointi etenemisestä hankepäällikölle ja ohjausryhmälle suunnittelevat, valmistelevat ja toteuttavat osaprojektin työryhmien kokoukset ja työpajat oman vastuualueensa mukaisesti sekä osallistuvat hankepäällikön kanssa työryhmiin ja työpajoihin sekä toimivat kokouksissa sihteerinä ja esittelijänä vastaavat ohjausryhmän päätettäviksi vietävistä asioista ja niiden valmistelusta yhdessä hankepäällikön kanssa vastaavat hankkeen tuotosten sekä hankesuunnitelmassa määriteltyjen dokumenttien kokoamisesta ja laatimisesta Projektiryhmän asiantuntijoiden vastuut: projektiryhmä vastaa osaprojektin tehtävien suorittamisesta projektisuunnitelman mukaisesti projektipäällikön ohjauksessa Vastuuasiantuntijat: toimivat projektiryhmien jäseninä osallistuvat määrittelytyössä tarvittavan materiaalin tuottamiseen ja toimivat tarvittaessa esittelijöinä osaprojektien kokouksissa toimivat työpajojen/pienryhmien suunnittejoina, vetäjinä, toteuttajina sekä vaatimusten kirjaajina vaatimusmäärittelydokumentteihin toteuttavat tarvittavat vaatimusmäärittelyhaastattelut ja muut määrittelynkeruu menetelmät
14 (26) Aluekoordinaattori: toimii yhdyshenkilönä sekä asiantuntijana hankkeen ja sairaanhoitopiirin tai sote-alueen organisaatioiden välillä Hanketoimiston ohjauksessa. vastaa hanketta koskevasta viestinnästä alueen sisällä vastaa asiantuntijoiden kutsumisesta työpajoihin ja työpajojen fasiliteettien järjestelyistä Aluekoordinaattoreiden nimeämisessä on otettava huomioon eri erikoisalojen tasapuolinen edustus. Tehtävästä vastaava voi toimia samaan aikaan myös asiantuntijan roolissa. 2.4 Vastuuasiantuntijat ja työpajatyöskentely Varsinainen työskentely tapahtuu projektiryhmien lisäksi osakokonaisuuksien sisällä järjestettävissä työpajoissa. Vastuuasiantuntijoiden tehtävä on määrittelytyöhön tarvittavan tiedon koostaminen työpajoihin sekä tiedon/vaatimusten arviointi ja jatkokäsittely (kommentointi). Määrittelytyöhön valitaan edustajat mukanaolevien sote-organisaatioiden kehittäjistä ja asiantuntijoista, ja jäseniltä edellytetään laajaa näkemystä oman organisaation palvelutoiminnasta ja sen tarpeista sekä liittymäpinnoista muiden sote-palveluiden ja hyvinvointipalveluiden tuottamiseen. Työpajatyöskentelyn tarkoituksena on tuoda päivittäisessä työssä ilmenneet kehitystarpeet sekä asiakasprosessien ja ammattilaisten vaatimukset osaksi määrittelytyötä. Työpajat toimivat sosiaalija terveydenhuollon asiantuntijafoorumeina, joihin osallistuu hankkeessa mukana olevista organisaatioista 10-20 henkilöä työpajaa kohden. Edustuksen tulee kattaa työkohteesta riippuen eri ammattiryhmien ja eri palveluyksiköiden näkökulmat. Työpajatyöskentelyn lisäksi projektissa käytetään muita tarvittavia menetelmiä loppukäyttäjän ammattilais- ja asiantuntijanäkemyksen selvittämiseen kuten haastatteluja ja verkkokyselyjä. Projektissa pyritään myös kehittämään uusia menetelmiä tähän tarkoitukseen. Määrittelytyöhön osallistuvien asiantuntijoiden tehtävät ja vastuut: tarkastaa ja analysoi työpajojen tuotokset sekä arvioi ja määrittää lisämäärittelyjen tarpeen arvioi ja seuraa vaatimusmäärittelydokumentaation etenemistä ja syntymistä toimii projektiryhmien tukena esitysten tekemisessä ohjausryhmälle 2.5 Muut asiantuntijat Hanketoimisto vastaa projektiin tarvittavien henkilöresurssien, projektipäälliköiden ja projektiryhmissä toimivien vastuuasiantuntijoiden rekrytoinnista. Muita tarvittavia asiantuntijarooleja hankkeessa ovat mm. kokonaisarkkitehti ja vaatimusmäärittelykonsultti. Asiantuntijoiden tarve määritellään tarkemmin toteutussuunnitelmissa. Kokonaisarkkitehdin tehtävät ja vastuut: huolehtii, että kokonaisarkkitehtuuri huomioidaan koko hankkeen aikana osallistuu osaprojektin suunnitteluun arkkitehtuuria koskevan määrittelytyön osalta osallistuu hankeryhmän kokouksiin ja toimii esittelijänä oman roolinsa osalta osallistuu arkkitehtuuria käsittelevien työryhmien kokousten ja työpajojen suunnitteluun Vaatimusmäärittelykonsultin tehtävät: tuottaa vaatimusmäärittelyyn tarvittavaa materiaalia osallistuu sovittaessa toiminnallisten ja toiminnanlogististen työpajojen suunnitteluun osallistuu työpajojen tuotosten arviointiin ja jatkotyöstämiseen
15 (26) 3 TOTEUTUSSUUNNITELMA 3.1 Ositus Hankkeen sisältö on jaettu seitsemään osakokonaisuuteen: Sosiaalihuollon vaatimusmääritys, Yliopistotasoisen sairaanhoidon vaatimusmääritys, Terveydenhuollon ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteispalveluiden vaatimusmääritysten täsmennys, Modulaarisen järjestelmäarkkitehtuurin määritys, Teknisten vaatimusten ja tietoturvamääritysten täsmennys, Asiakkuuden hallinnan sekä toiminnan- ja tuotannonohjauksen vaatimusmääritys sekä Käytettävyyden ja mukautettavuuden määritys. Jokaisessa osakokonaisuudessa tarvitaan useita sote-ammattilaisia mukana olevista organisaatioista osallistumaan määrittelytyöhön. Kuva 3. Hankkeen osakokonaisuudet 3.1.1 Modulaarinen järjestelmäarkkitehtuuri Kuvaus Tulevaisuuden järjestelmäkokonaisuuden pitää tukea eri sote-palveluiden osa-alueiden (sosiaalihuolto, perusterveydenhuolto ja erikoissairaanhoito) välisen yhteistyön tiivistämistä. Sen lisäksi on nähty, että järjestelmäkokonaisuus tulee olla vaiheittain uudistettavissa nk. hallitun monitoimittajamallin mukaisesti.
16 (26) Tulevaisuuden asiakas- ja potilastietojärjestelmien kehittämislinjausten pohjana on sote-tieto hyötykäyttöön strategia sekä VAKAVA-projektissa tehty alueellista kehittämistä ohjaava viitearkkitehtuuri. Sote-tietohyötykäyttöön strategiatyössä on modulaarisuus nähty tulevaisuuden kehittämistyön mahdollistajana: Sote-tietojärjestelmäkokonaisuudet suunnitellaan ja toteutetaan modulaarisesti siten, että tietojärjestelmäpalveluita voidaan kehittää, hankkia ja mukauttaa muuttuvan toiminnan tarpeisiin hyödyntäen markkinoilla olevaa osaamista. Yhteentoimivista osajärjestelmistä koostuva kokonaisuus takaa sen, että kehittämispolku on avoin ja kilpailutus on tehokasta ja pohjautuu käyttäjätarpeisiin. VAKAVA-projektissa on kansallisesti linjattu asiakas- ja potilastietojärjestelmien kehittämisstrategiaksi hallittu monitoimittajamalli. Sillä tavoitellaan toiminnan tarpeiden ketterämpää palvelemista, päällekkäisyyksien välttämistä sekä yhteentoimivan järjestelmäkokonaisuuden vaiheittaista kehittämistä, jossa ohjaus on tilaajien hallinnassa. Modulaarisuudessa on keskeistä määritellä järjestelmäkokonaisuuden osat ja niiden osien suhde toisiinsa, kuten asiakkuuden hallinnan, toiminnan- ja tuotannonohjauksen sekä asiakas- ja potilastietojen hallinnan suhteet toisiinsa tieto- ja toimintatasolla. Tämä ohjaa sitten järkevää tietojärjestelmäkokonaisuuden modulaarisuuden toteuttamista, jossa mukautettavuus, kerroksellinen arkkitehtuuri, päällekkäisten järjestelmätoiminnallisuuksien välttäminen on keskeistä. Tulevaisuuden järjestelmäkokonaisuuden loogisen modulaarisen rakenteen ja standardoitujen integraatiorajapinto-jen avulla mahdollistetaan asiakas- ja potilastietojärjestelmien kehittäminen niin, että tietojärjestelmäkokonaisuus säilyy riittävän selkeänä ja integraatiotarpeet (määrä ja niiden kompleksisuus) hallittavana, mutta kuitenkin niin, että avoimella kilpailuasetelmalla vältetään nykyisen kaltainen toimittajalukitus ja mahdollistetaan uusien ratkaisujen käyttöönotto. Modulaarisen järjestelmäarkkitehtuurin määrittelyssä on huomioitava seuraavat osa-alueet: Toimenpiteet: 1. Viitearkkitehtuurityön (yleiset kehittämislinjaukset) pohjalta modulaarisen tietojärjestelmäarkkitehtuurin perusperiaatteiden määrittely Modulaarisen järjestelmäarkkitehtuurin määrittelyn tulee pohjautua yleisiin kansallisesti sovittuihin kehittämislinjauksiin, näiltä osin VAKAVA viitearkkitehtuurin päivittämisestä on sovittu ja näiltä osin yleisten kehittämislinjausten tarkennukset tulee kytkeä osaksi tätä hanketta. Aikataulullisesti VAKAVA viitearkkitehtuurin tarkennukset ajoittuvat kesään/alkusyksyyn 2015.
17 (26) 2. Toiminnallisiin määrittelyihin perustuva modulaarisuuden määrittely Modulaarisuuden pitää perustua toiminnallisiin määrittelyihin, jossa huomioidaan yhteisten tietojen käsittely ja päällekkäisten toimintojen järjestelmätoiminnallisuuksien välttäminen Modulaarisuuden tulee tukea sote-palveluiden tarpeita niin, että erityisesti sosiaali- ja terveyspalveluiden tietojärjestelmien toiminnallinen yhtenäisyys lisääntyy 3. Järjestelmäkokonaisuuden vaiheittaisessa uudistamisessa on huomioitava integrointi ja migraatio olemassa oleviin ratkaisuihin Tietojärjestelmäkokonaisuuden uudistamisessa tulee ottaa huomioon toteutuskelpoisten teknologioiden ja yhteentoimivuusmäärittelyjen reunaehdot 4. Markkinoiden valmius modulaariseen tietojärjestelmäarkkitehtuuriin Markkinoiden kyvykkyys edellä mainittuihin linjauksiin pohjautuen on syytä huomioida modulaarisuuden toteuttavuuden osalta Hankkeessa kartoitetaan markkinat ja tietojärjestelmätoimittajien näkemykset ja valmiudet toteuttaa halutunlaista modulaarisuutta Lopputulokset: Lopputuloksena syntyy kuvaus modulaarisen järjestelmäkokonaisuuden rakenneosista sekä kuvaus niiden välisistä suhteista. Laadittavat järjestelmäarkkitehtuurin määrittelyt tukevat asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden vaiheittaista uudistamista ja tähän liittyviä hankintoja 3.1.2 Asiakkuuden hallinnan sekä toiminnan- ja tuotannonohjauksen vaatimukset Kuvaus: Asiakkuuden hallinnan sekä toiminnan- ja tuotannonohjauksen määrittelyissä kuvataan toiminnallisia vaatimuksia hoito- ja palveluvastuiden hallintaan ja asiakkuuden hallinnan jatkuvuuden varmistamiseen. Sote-palvelutuotantoyksiköiden välisen asiakaspolkujen johtamiseen ja toteuttamiseen liittyvä toiminnallisuuden ( = asiakkaan palvelukokonaisuuden ohjaus ja palvelutuotannon ja resurssien ajantasainen kohdentaminen) Asiakkaan palvelu- ja hoitoprosessin ohjaaminen ja seuranta ( = palveluketjun tapahtumien ja resurssivarauksien ohjaus ja laukaiseminen) Ammattitason ja erikoisalan toiminnanohjaus, sekä päätöksenteon tuki (=hoitopäätösten tukeminen ja palvelupolun valinnan ohjaus) Toimenpiteet: 1. Laaditaan etenemissuunnitelma ja eri toteutusvaihtoehdot Vaihtoehtojen tulee mahdollistaa siirtymä uuden hyvinvointipalvelukokonaisuuden ja olemassa olevien järjestelmien välillä Tiedon visualisointi ja asiakassegmentointi erittäin tärkeänä osana kokonaishallintaa Kokonaistiedonhallinnan ja prosessinhallinnan elementit osana järjestelmäarkkitehtuurin kuvaamista
18 (26) 2. Käydään läpi olemassa olevia määrittelyjä asiakasprosessien avulla esim. Kiila hankkeessa laadittujen asiakasprosessien yhteinen katselmointi 3. Kuvataan uusia asiakasprosesseja huomioiden määritelytyön laajentuminen sosiaalihuollon ja yliopistosairaalatasoisen erikoissairaanhoidon osalta Lopputulokset: Asiakkuuden hallinnan sekä toiminnan- ja tuotannonohjauksen määrityksessä tuotetaan asiakkuuden hallinnan sekä toiminnan- ja tuotannonohjauksen vaatimukset eri sote-palveluiden tasoille. 3.1.3 Käytettävyyden ja mukautettavuuden määritys Kuvaus: Tavoiteteltavilta tietojärjestelmäratkaisuilta edellytetään hyvää käytettävyyttä ja mukautettavuutta. Käytettävyydellä tarkoitetaan sitä tuloksellisuutta, tehokkuutta ja tyytyväisyyttä, jolla käyttäjät saavat suoritettua käytössään olevien välineiden avulla ne tehtävät, joita halutun tavoitteen saavuttaminen tietyssä ympäristössä edellyttää. Käytettävyyden osa-alueita ovat tehokkuus, opittavuus, muistettavuus, virheettömyys ja tyytyväisyys Tavoitetilan tietojärjestelmäratkaisujen tulee olla lisäksi laajasti mukautettavissa (konfiguroitavissa). Tällä tarkoitetaan tietojärjestelmäratkaisujen kyvykkyyttä mukautua käyttäjien ja käyttäjäorganisaatioiden tarpeisiin ja näiden muutoksiin, eli tuote on joustava. Keskeistä on lisäksi se, että järjestelmät ovat mukautettavissa mahdollisimman laajalti käyttäjäorganisaation hallinnassa, päätettävissä ja tehtävissä ilman toimittajan toimenpiteitä tai merkittävää erityisosaamista. Mukauttamisen tulee siis voida tapahtua pääosin ilman ohjelmiston lähdekoodin muutoksia/lisäyksiä ja mukautettujen ominaisuuksien tulee pysyä muuttumattomina ja toimivina ohjelmistokoodin versiopäivityksestä toiseen. Mukautettavuuden tason on oltava hyvä läpi koko tietojärjestelmäkokonaisuuden Toimenpiteet: 1. Täydennetään Kiila-hankkeessa ja Apotti-hankkeessa laadittuja käytettävyyden vaatimusmäärittelyitä sekä käytettävyyskriteerejä 2. Laaditaan yhteiset järjestelmäkokonaisuuden ja siihen sisältyvien moduulien mukautettavuusvaatimukset huomioiden mm. Tampereen yliopiston ja Aalto-yliopiston Hanki-tutkimusprojektissa tehty työ Lopputulokset: Käytettävyys ja mukautettavuusvaatimukset jotka tukevat asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden vaiheittaista uudistamista ja tähän liittyviä hankintoja
19 (26) 3.1.4 Sosiaalipalveluiden vaatimukset Kuvaus: Sosiaalipalveluiden vaatimusten tuottaminen on yksi keskeisimmistä hankkeen yhteistyökohteista. Tässä tulee erityisesti huomioida vaikuttavien sosiaalipalveluiden ja niitä toteuttavien ammattilaisten toiminnallisten tarpeiden lisäksi sosiaalihuollon kansallisen kirjaamisen ja valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden käyttöönottoa koskevat vaatimukset, joiden osalta edellytetään tiivistä yhteistyötä rakenteisen kirjaamisen toimeenpanoa toteuttavien ja tukevien sidoshankkeiden sekä valtakunnallisten palveluiden kehittämistyötä vastaavien THL:n ja Kelan kanssa. Sosiaalipalveluiden vaatimusten tuottaminen koskee kuvan 4 mukaisia osa-alueita. Kuva 4. Sosiaalihuollon määritysten osa-alueet Talous- ja työvoimapoliittiset palvelut Päätöksenteko ja muutoksenhaku Maahanmuutto Perhepalvelut Mielenterveysja päihdepalvelut Lastensuojelu Yhteistyörajapinta: sosiaalityötä tarjoavat tahot Ikääntyneiden palvelut Vammaispalvelu ja erityishuolto Toimenpiteet: Sosiaalihuollon vaatimusten tuottamiseksi järjestetään teematyöpajoja noin 12 kpl ja terveydenhuollon kanssa yhteisiä asiakasprosesseja käsitteleviä työpajoja noin 7 kpl. Teematyöpajoissa tuotetaan vaatimuksia palveluiden näkökulmasta, kun taas asiakasprosessityöpajoissa näkökulmana on asiakkaan prosessi (sos, pth, esh, YO-taso), tietovirrat, asiakkuuden hallinta sekä toiminnan- ja tuotannonohjaus. Työpajoihin osallistuvat hankehenkilöstön lisäksi YOtason, erikoissairaanhoidon, perusterveyden- ja sosiaalihuollon asiantuntijat. Sote-organisaatiot saavat kotitehtävän ennen työpajoihin osallistumista. Työpajat pohjautuvat olemassa oleviin määrityksiin, joihin liitetään työpajassa tuotettuja lisämäärityksiä. Haastatteluilla ja pienryhmätyöskentelyillä täydennetään määrityksiä. Lopputulokset: Sosiaalihuollon määrityksessä syntyvät: sosiaalihuollon vaatimukset käyttötapaukset (huomioidaan muut kansalaisen hyödyntämät palvelut) tulevaisuuden asiakasprosessit (arvio 7kpl)
20 (26) Kuva 5 Asiakkuuden segmentaatio sosiaalihuollossa 3.1.5 Yliopistosairaaloihin keskitettyjen palveluiden vaatimukset Kuvaus Yliopistollisilla sairaanhoitopiireillä on tiettyjä erityisvastuita: 1. Yliopistosairaalan vastuulla on erikoissairaanhoidon erityisen laatukriittisten palveluiden tuotanto 2. Erikoissairaanhoito, jonka toteutus, johtaminen ja arviointi ovat alueellisesti sekä osin valtakunnallisesti keskitettyä 3. Yliopistosairaala vastaa lääketieteellisesti tutkimuksesta, tutkimustoiminnan kehittämisestä ja biopankista 4. Yliopistosairaala toimii opetussairaalana ja sillä on keskeinen rooli lääketieteen alan koulutuksen järjestämisessä ja koulutusjärjestelmän kehittämisessä Sen lisäksi yliopistosairaanhoitopiireihin on keskitetty sairaanhoitopiirien välisillä sopimuksilla (järjestämissopimus) myös muita palveluita ja osaamista. Nämä toiminnalliset vastuut asettavat omia vaatimuksia verrattuna muihin sosiaali- ja terveydenhuollon toimintoihin. Yliopistosairaalasta haetaan vaatiuksia niihin osa-kokonaisuuksiin ja palveluihin, joita ei erikoissairaanhoidon vaatimusmäärittelyssä ole voitu saada selville. Toimenpiteet YO-tason sairaanhoidon vaatimusten tuottamiseksi järjestetään teematyöpajoja noin 12 kpl ja sosiaalihuollon kanssa yhteisiä asiakasprosesseja käsitteleviä työpajoja noin 7 kpl. Teematyöpajoissa tuotetaan toiveita ja vaatimuksia palveluiden näkökulmasta, kun taas asiakasprosessi-työpajoissa näkökulmana on asiakkaan prosessi (sos, pth, esh, YO-taso), tietovirrat, asiakkuuden hallinta sekä toiminnan- ja tuotannonohjaus. Työpajoihin osallistuvat hankehenkilöstön lisäksi YO-tason, erikoissairaanhoidon, perusterveyden- ja sosiaalihuollon asiantuntijat. Sote-organisaatiot saavat kotitehtävän ennen työpajoihin osallistumista. Työpajat pohjautuvat olemassa oleviin määrityksiin, joihin liitetään työpajassa tuotettuja lisämäärityksiä. Haastatteluilla ja pienryhmätyöskentelyillä täydennetään määrityksiä. YO-tason määrityksissä huomioidaan myös terveydenhuollon asikassegmentaatio. Hankkeen aikana työstetään myös esimerkkikäyttötapauksia, joissa huomioidaan pth, esh, YO ja sos sekä ammattilaisen että kansalaisen näkökulmasta.
21 (26) Lopputulokset: YO-tasoisen sairaanhoidon määrityksessä tuotetaan: YO-tasoisen sairaanhoidon vaatimukset käyttötapaukset (yhteiset sosiaalihuollon määritysten kanssa) tulevaisuuden asiakasprosessit 7kpl (yhteiset sosiaalihuollon määritysten kanssa) Kuva 6. YO-tason sairaanhoidon toiminnallisten vaatimusten kohteet KIRURGIA Vaativa reumaortopedia, Vaativat endoproteesi leikkaukset/korjaukset, Vaativa traumatologia, Selkäydinvammat, Vaativa kaularanka, Kallovammat, Vaativa maha-suoli, Kivessyöpä, Robottikirurgia, Vaativat palovammat ja rekonstruktiot, Monivamma, Vaativa urologia esim. rakon stimulaattorit KORVATAUDIT Sisäkorvaimplantit Vaativat kommunikaatioapuvälinearviot Vaativan foniatrian palvelut SUU-JA LEUKASAIRAUDET Vaativat rekontruktiot (esim. murskavammat, anomaliat, kasvovammat) Vaativa aikuisortodontia Vaikeat suun limakalvosairaudet leukatraumat SILMÄTAUDIT Vaativa silmäkirurgia Silmän syöpä PSYKIATRIA Oikeuspsykiatria Kriminaalipsykiatria Vaativien psykiatristen tilojen hoitotoiminnallisuus Lapset-nuoret-aikuiset (anoreksia, käytöshäiriöt, insestitapaukset, sukupuolen vaihto) Pikkulapsipsykiatria Neuropsykiatria esim. ADHD, Tourette ja Asperger SISÄTAUDIT Vaativa hematologia Vaativa endokrinologia Vaativa gastroenterologia Vaativa kardiologia Maksavauriot Sydämeen kohdistuva toiminnallisuus Vaikeat ja harvinaiset trooppiset sairaudet Vaikeat tulehdukselliset sidekudossairaudet NEUROLOGIAN Neurokirurgia Pään sisäiset syövät Pään sisäiset vuodot/vammat Epilepsiakirurgia MS-tautiin liittyvä erityishoito Hermostimulaattori KEUHKOSAIRAUDET Unen häiriöt Syöpähoidot spes. IHOSAIRAUDET Erittäin vaativien ihosairauksien hoito SYÖPÄTAUDIT Erityisosaamista vaativat säde-ja lääkehoidot KUNTOUTUS Selkäydinvammojen hoito ja kuntoutus GENETIIKKA perinnöllisyyslääketiede TARTUNTATAUDIT Trooppiset tartuntataudit ELINSIIRROT Sydän, maksa, munuainen Elimen irrotus ja pankki ENSIHOITO/PÄIVYSTYS MYRKYTYSTAPAUKSET Myrkytyskeskus Kuva 7. YO-tason sairaanhoidon toiminnallisiin työpajoihin sisältyvät aihekokonaisuudet
22 (26) 3.1.6 Terveydenhuollon sekä sosiaali- ja terveydenhuollon yhteispalveluiden vaatimukset Kuvaus: Terveydenhuollon ja sote-yhteispalveluiden määritysten täsmennyksessä korjataan ja täydennetään jo olemassa olevia Kiila-hankkeessa tuotettuja terveydenhuollon ja soteyhteispalveluiden määrityksiä. Lisäksi huomioidaan mm. Apotti-hankkeessa tuotetut määritykset. Toimenpiteet: Olemassa olevia määrityksiä katselmoidaan yhteisessä katselmointitilaisuudessa ja työpajoissa, jostanka lisäksi järjestetään aluekohtaisesti määrittelyaineiston koordinoitu katselmointi ja kommentointi. Katselmointitilaisuudet ja työpajat valmistellaan hankehenkilöstön toimesta. Tilaisuuksiin voivat osallistua kaikki mukana olevat organisaatiot, myös ne organisaatiot, jotka eivät osallistu työpajoihin. Katselmointi voidaan toteuttaa tarvittaessa myös sähköpostikommentointina. Täsmennetään terveydenhuollon lainsäädännön vaatimuksia ja lakimuutostarpeita puuttuvilta osin katselmointi tai työpajatilaisuuksissa. Erityisesti kiinnitetään huomiota, tuleeko uusia vaatimuksia tai muutostarpeita yliopistotasoisen sairaanhoidon lainsäädännöstä. Tämän osakokonaisuuden suunnittelu ja vaatimusten kerääminen voidaan yhdistää 3.1.4 kappaleessa esitettyihin sosiaalipalveluiden yhteyteen ja työstää yhteisissä työpajoissa. Lopputulokset: Terveydenhuollon ja sote-yhteispalveluiden toiminnalliset vaatimukset Täsmentyneet lainsäädännön vaatimukset ja lakimuutosehdotukset 3.2 Hankkeen aikataulu Hankkeen kokonaisaikataulu on 15.6.2015-15.5.2016. Hanke jakautuu neljään vaiheeseen, suunnittelu- ja valmisteluvaiheeseen, määrittelyvaiheeseen, katselmointi- ja auditointivaiheeseen sekä päätösvaiheeseen. Määritykset valmistuvat 31.3. mennessä. Katselmoinnit ja auditointi voidaan toteuttaa myös tuon ajan jälkeen.
23 (26) Kuva 8. Hankkeen aikataulu 16.12.2015-15.3.2016 Määritysten jaottelu järjestelmäkokonaisuuden moduuleittain 1.9.2015-31.1.2016 Modulaarisen järjestelmäarkkitehtuurin ja ICT-järjestelmäkokonaisuuden määrityksen toteutus 1.2.2016-20.3.2016 Määrittelyjen katselmoinnit ja muutoksien toteutukset 1.9.2015-31.3.2016 Asiakkuuden hallinnan sekä toiminnan- ja tuotannonohjauksen määrityksen toteutus (työpajat, määrittelyn kasaaminen) 1.11.2015-28.2.2016 Käytettävyyden ja mukautettavuuden määrityksen toteutus (työpajat, määrittelyn kasaaminen) 15.6.2015-31.8.2015 Toteutussuunnitelmien laadinta ja valmistelut 2.9.2015-31.3.2016 Terveydenhuollon ja sote-yhteispalveluiden määrittelyn täydennykset 1.9.2015-31.3.2016 YO-tason sairaanhoidon määrityksen toteutus (työpajat, haastattelut, määrittelyn kasaaminen...) 1.9.2015-31.3.2016 Sosiaalihuollon määrityksen toteutus (työpajat, haastattelut, määrittelyn kasaaminen) 15.6.2015-31.8.2015 Suunnittelu- ja valmisteluvaihe 1.9.2015-31.3.2016 Määrittelyvaihe 1.4.2016-30.4.2016 Katselmointi ja auditointi 1.5.2016-15.5.2016 Päätösvaihe 1.7.2015 1.8.2015 1.9.2015 1.10.2015 1.11.2015 1.12.2015 1.1.2016 1.2.2016 1.3.2016 1.4.2016 1.5.2016 1.6.2015 31.8.2015 Organisaatioilta hallinnolliset päätökset osallistumisesta 31.5.2016 12.6.2015 Organisaatioilta sitova ilmoitus halukkuudesta olla mukana 30.9.2015 Sopimukset allekirjoitettu 2.6.2015 Yhteistyön ehdotus valmis 15.9.2015 Kick off, ajankohta avoin Taulukko 8. Hankkeen kustannukset Kokonaiskustannukset 2 320 620 Kansalliset kokonaiskustannukset 1 075 750 Oman työn laskennallinen arvio ( ) 1 244 870 Hankesuunnitelman liitteessä 1 Työmäärä- ja kustannusarvio on hankkeen kustannusarvio erittelyineen.
24 (26) 4 HANKKEEN HALLINTA 4.1 Kokoukset Taulukko 9. Hankken kokoukset Pvm Palaveri Palaverin tarkoitus 27.8.2015 Ohjausryhmä Hankkeen aloituskokous, hankesuunnitelmaan tutustuminen 20.8.2015 Hankeryhmä Aloituskokous, suunnitelmiin tutustuminen ja hankkeen suunnitelman edistäminen 9/2015 Projektiryhmät Projektiryhmien aloituskokoukset, hankesuunnitelmaan tutustuminen, hankehenkilöstön perehdytys 27.9.2015 ja Ohjausryhmä Hankesuunnitelman ja kustannusten hyväksyminen 2.10.2015 N. yhdeksän kokousta Ohjausryhmä Hankesuunnitelman mukaisesti hankkeen tehtävien seuranta, muutosten ja riskien hallinta Kuukausittain Projektiryhmät Hankesuunnitelman mukaisesti hankkeen tehtävien toteutus ja seuranta Viikoittain Hankeryhmä Hankesuunnitelman mukaisesti hankkeen tehtävien toteutus ja seuranta Kokoukset toteutetaan mahdollisuuksien maukaan Lync-yhteydellä ja tarvittaessa läsnäolokokouksina. Kokoukset kalenteroidaan hankkeen alkaessa. 4.2 Riskienhallinta Hankkeen riskit kartoitetaan ja analysoidaan hankkeen alkaessa ja niitä arvioidaan koko hankkeen ajan. Riskeille ja niiden seurauksille arvioidaan toteutumisen todennäköisyys sekä vaikutus hankkeen sisältöön, aikatauluun ja kustannuksiin (Liite 3 Riskienhallinta). Riskeihin varaudutaan suunnittelemalla ennakoivat ja korjaavat toimenpiteet. Riskit ja toimenpiteet arvioidaan jokaisessa projekti- ja ohjausryhmässä. Riskikertoimen ollessa yli 12 hankepäällikkö tekee muutospyynnön ja se käsitellään projekti- ja ohjausryhmässä. 4.3 Raportointi ja dokumentointi Taulukko 10. Hankkeen tuotokset Raportti/Dokumentti Vastuuhenkilö Aikataulu Järjestelmäarkkitehtuurikuvaus 31.1.2016 Tekniset- ja tietoturvavaatimukset 31.1.2016 Toiminnalliset vaatimukset 31.3.2016 Käyttötapaukset 31.3.2016 Tulevaisuuden asiakasprosessit 31.3.2016 Lainsäädännölliset muutostarpeet 31.3.2016 Yhteenvetodokumentti 15.5.2016
25 (26) Taulukko 11. Hankkeen hallinnolliset dokumentit Raportti/Dokumentti Vastuuhenkilö Aikataulu Ohjausryhmän muistiot Ohjausryhmän sihteeri Kahden vkon kuluttua kokouksesta Projektiryhmien muistiot Projektiryhmien sihteerit Kahden vkon kuluttua kokouksesta Statusraportti Hankepäällikkö Kahden viikon välein Loppuraportti Hanke- ja projektipäälliköt Hankkeen päätösvaiheessa 4.4 Viestintä Hankkeen viestinnän lähtökohtana on avoimuus. Tarkoituksena on varmistaa osallistuville ajantasaiset ja yhdenmukaiset tiedot hankkeessa vireillä olevista asioista, suunnitelmista, toteutuksesta, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Hanke on merkittävä, sillä on vaikutus osallistuvien organisaatioiden tulevaisuuden toiminnallisuuteen. Hankkeen viestinnän onnistumisen edellytyksenä on, että kaikki hankkeessa mukana olevat henkilöt sitoutuvat tiedottamiseen jatkuvana toimintana. Mukana olevat organisaatiot nimeävät tiedotteiden vastaanottajan(t) ja sitoutuvat lähettämään tiedotteet eteenpäin omassa organisaatiossaan. Ulkoisen tiedottamisen pääkanavana on hankkeen avoin www-sivusto (tarkennetaan elokuussa 2015) ja sisäisen tiedottamisen Kuntaliiton Eksaitti. Hankkeen sisäisen tiedottamisen sivustolle annetaan oikeudet kaikille hankkeeseen osallistuville. Hanke on pidettävä esillä myös osallistuvien organisaatioiden viestintäkanavilla. Hankkeen viestintää johtaa ja valvoo ohjausryhmä ja siitä vastaa projektiryhmät. Hankkeen ulkoisen viestinnän velvollisuus ja oikeus on isäntäorganisaation edustajalla, ohjausryhmän puheenjohtajalla ja hankepäälliköllä. 4.5 Muutosten hallinta Jos hankkeen aikana halutaan tehdä muutoksia hankkeen suunniteltuihin tai jo hyväksyttyihin tuloksiin tai niiden ominaisuuksiin, noudatetaan seuraavaa muutostenhallintamenettelyä: Kaikki muutospyynnöt esitetään hankepäällikölle kirjallisena Muutospyyntölomakkeella (Liite 5) sähköpostitse Hankepäällikkö arvioi muutoksen vaikutuksen hankkeen aikatauluun, työmääriin ja kustannuksiin ja pyytää tarvittaessa lisätietoa muutoksen pyytäjältä Hankepäällikkö päättää sellaisten yksittäisten muutosten toteuttamisesta joiden työmäärä on enintään 1 htp ja vaikutus hankkeen aikatauluun enintään 5 pv. Hankepäällikkö esittelee kaikki muutospyynnöt, niitä koskevat arviot ja niiden toteuttamista koskevat esitykset ohjausryhmälle, joka päättää hankepäällikön valtuudet ylittävien muutosten toteuttamisesta Hankepäällikkö kirjaa muutospyynnöt ja muutoksia koskevat päätökset hankkeen Muutosten seurantaluetteloon (Liite 6) Hankkeen ohjausryhmä päättää, toteutetaanko ehdotettu muutos hankkeen aikana vai siirretäänkö se ns. kehittämishankkeeksi, joka kirjataan loppuraporttiin