Tehosta toimintaasi oikealla tiedonhallinnalla 5.4.2016 Helsinki, TIVIAn tapahtuma Jussi Salmi
Minkälaista tietoa organisaatioissa on? Prosessit R&D Talous Tuote Myynti Laatu XYZ Rakenteellinen tieto Ei-rakenteellinen tieto ERP Projektit XYZ Hallittu Laskelma Tarjous Sopimus Ei-hallittu Talous CRM Tuotteet Esitys Posti XYZ
Tutkimustietoa tiedosta ja dokumenteista 60 % are out-dated 3 50 % are copies 3 70 % of documents are re-created 1 Employees use up to 20 % of their time for searching documents 2 In 50 % of the cases they won't find them Data will grow 44X in 10 years 4 Each document is copied on average 19 times to different systems 1 "On average it takes 18 minutes to search for a document" - Gartner Research "On average, professionals spend 50 % of their time looking for information" - Gartner Research 1) International Data Corporation (IDC) & Document Management Alliance (DMA) 2) Kevin Craine: Design a Document Strategy 3) Jyväskylä University 4) IDC 2010 Digital Universe Study
Miksi tiedonhallintaa on syytä tehdä? Oikeaan ja ajantasaiseen tietoon pitää päästä helposti ja nopeasti käsiksi Tuottavuus kasvaa, tehokkaampaa toimintaa Laatua ja kilpailukykyä Päätökset perustuvat tietoon Oikean tiedon pohjalta tehdään oikeita päätöksiä Huippuosaajat arvostavat laadukkaita järjestelmiä BYOD + BYOA Kilpailuetu rekrytoinnissa ja työntekijöiden vaihtuvuudessa
Esimerkki tiedonhallinnan haasteista Project Agreement Finance E-mail ERP Project Project Portfolio Management Management System System CRM Contract Lifecycle Management System Archive DMS File Server
Tiedonhallinnan haasteita Siiloutuminen Tiedot hajallaan eri järjestelmissä Vanhoista järjestelmistä / tavoista hankala päästä eroon Käyttäjät eivät tiedä mistä hakea ja mihin tuottaa tietoa, tai mihin tietoon luottaa Puutteelliset prosessit Hankalat käyttöliittymät Rakenteellinen ja ei-rakenteellinen tieto erillään Tiedostopalvelimien kansiorakenteet Alustariippuvuus Kansainvälinen business Eri aikavyöhykkeet Eri mantereet Erilaiset johtamis- ja työntekokulttuurit Enterprise Search ei pelastanutkaan maailmaa
Tiedonhallinnan tavoitetila (1/2) Kaikella tiedolla pitäisi olla yksi "master-paikka" Tietoon pitää olla helppo viitata ei kopioita Avoimuuden kulttuuri Suojataan vain se osa tiedosta mikä on pakollista "Google" yritystietoon Ei liian tarkkaa mallinnusta asioille Rakenteellisen ja ei-rakenteellisen tiedon yhteys Metatiedot Tiedon versioituminen
Tiedonhallinnan tavoitetila (2/2) Tiedon elinkaari Kaikkea ei kannata säilyttää Paikasta ja laitteesta riippumaton pääsy tietoon Sidosryhmien pääsy tietoon Tietomallien ja rakenteiden ketterä mukauttaminen alati muuttuviin tarpeisiin Käyttäjät haluavat käyttää järjestelmiä Riittävän selkeät ja käytettävät käyttöliittymät Järjestelmien riittävä tehokkuus Tietoturva joka ei häiritse tekemistä liikaa
M-Filesin näkemys tiedonhallinnasta Prosessit R&D Talous Tuote Myynti Laatu XYZ Rakenteellinen tieto Ei-rakenteellinen tieto ERP Projektit XYZ M-Files Hallittu Laskelma Tarjous Sopimus Ei-hallittu Talous CRM Tuotteet Esitys Posti XYZ
Esimerkki: M-Files myyntiorganisaatiolle Metatiedot Versiohistoria Kattavat haut, sisältöhaku Metatieto-ohjatut suojausasetukset M-Files Tarjous Esitys Posti Loppukäyttäjätyytyväisyys Tietomallin helppo mukautus Älykerros - Intelligent Metadata Layer Rakenteellinen / ei-rakenteellinen tieto Tilaukset Projektit Asiakkaat... Tuotteet SharePoint OpenText File Share ERP Projektit CRM Tuotteet Laskelma Sopimus XYZ Rakenteellinen tieto Ei-rakenteellinen tieto
m-files.com +1 972.516.4210 +358.3.3138.7500 sales@m-files.com