JOHDA KLUBIASI Palveluprojektikomitea Painos 2016-19 226D-FI (1015)
Tämä on vuoden 2015 painos oppaasta Klubisi johtaminen: Palveluprojektikomitea, käsikirja palveluprojektikomitean puheenjohtajille, joiden toimikausi on 2016-2017, 2017-2018 ja 2018-2019. Tämän käsikirjan sisältö perustuu Rotaryn järjestysmuotoon ja muihin hallintodokumentteihin. Nämä lähteet löytyvät Rotaryn säännöistä. Muutokset Rotaryn järjestysmuotoihin ja menettelytapaohjeisiin ohittavat tämän julkaisun ohjeet. Oppaan työstämisen ovat suorittaneet Heidi Caven, Heikki Arkela ja Matias Röyttä(pj). Komitea kiittää Rune Eklundia rakentavasta yhteistyöstä. Palautteet ja kehitysideat: matroy@utu.fi.
SISÄLLYSLUETTELO TEHTÄVÄSI KLUBIN PALVELUPROJEKTIKOMITEAN PUHEENJOHTAJANA... 1 1 KOMITEAN ROOLI JA VASTUUT... 3 Palveluprojektien toteuttaminen... 5 Rotaryn palvelun prioriteetit... 6 Varainhankinta... 7 Riskienhallinta... 8 2 PALVELUPROJEKTIKOMITEAN PUHEENJOHTAJA... 11 Komiteasi... 11 Tavoitteiden asettaminen... 12 Budjetti... 12 3 TIETOLÄHTEET... 13 LIITE 1. Nuoriso-ohjelmien riskienhallinta... 16 PIIRIN KOULUTUSSSEMINAARIN KESKUSTELUNAIHEITA... 18
TEHTÄVÄSI KLUBIN PALVELUPRO- JEKTIKOMITEAN PUHEENJOHTAJANA Klubin palveluprojektikomitean puheenjohtajana autat klubiasi antamaan apua paikkakunnallasi ja koko maailmassa sitä todella tarvitseville. Lisätietoa julkaisusta Klubisi johtaminen: Palveluprojektikomitea. TEHTÄVÄT KAIKKI KOMITEAT Osallistu piirin koulutustilaisuuksiin. Valitse ja kouluta komiteasi jäsenet yhdessä tulevan presidentin kanssa. Muodosta tarvittaessa alakomiteoita (esim. ammatillinen, yhteiskunnallinen, kansainvälinen, uudet sukupolvet, varainhankinta). Kokoontukaa säännöllisesti ja suunnitelkaa toimintaa Aseta komitean tavoitteet, jotka auttavat klubia saavuttamaan vuositavoitteensa ja valvo, että prosessi etenee suunnitellusti. Seuraa komitean budjettia. Tee yhteistyötä klubin muiden komiteoiden ja vastaavan piirikomitean kanssa kaikissa useampaa klubia koskevassa toiminnassa tai aloitteissa. PALVELUPROJEKTIKOMITEASI Suunnittele projekteja, toteuta ja arvioi ne. Kehittele mahdollisuuksien mukaan klubille erityisprojekteja, joiden avulla klubin arvostus paikkakunnalla lisääntyy. Tee yhteistyötä muiden järjestöjen, vapaaehtoisten ja komiteasi jäsenten kanssa, jotta projektiesi vaikutus olisi mahdollisimman suuri. Johda projektien varainhankintaa Ole selvillä klubin projekteihin ja toimintaan liittyvistä vastuukysymyksistä. Tee yhteistyötä julkisuuskuvakomitean kanssa, kun jaat tietoa projekteista. Tee yhteistyötä muiden klubien kanssa projektityössä. Raportoi komitean saavutuksista klubin presidentille, hallitukselle ja klubin jäsenille. Selvitä mitä muuta klubisi odottaa komiteasi tekevän. 1
VERKOSTOIDU! Tee rotarykokemuksestasi todella kansainvälinen näillä verkostumismahdollisuuksilla! Hanki uusia ystäviä: Rotary Fellowships Jaa palvelusaavutuksesi: Rotary Show Case Rakenna rauhaa ja vahvista suhteita: Intercountry komiteat Tapaa mahdollisia partnereita: Projektitapahtumat Edistä palveluprojekteja: Rotareiden Toimintaryhmät Jaa ammattitaitoasi: Ammattikoulutustiimit KÄYTÄ NETTIÄ Keskustele muiden jäsenten kanssa: Discussion Groups netissä Tee yhteistyötä palveluprojekteissa: Rotary Ideas Koe kansainvälistä vieraanvaraisuutta: Rotaryn Ystävyysvaihto OTA YHTEYTTÄ RYHMIIN Iloitse klubien kumppanuuksista: Ystävyysklubit OTA YHTEYTTÄ HENKILÖ- KOHTAISESTI VAIHDA IDEOITA: www.rotary.org/myrotary
JOHDANTO Onnittelut nimityksestäsi komitean puheenjohtajaksi. Tämä opas auttaa sinua asettamaan tavoitteet ja ymmärtämään roolisi, kun autat klubiasi antamaan apua sitä todella tarvitseville paikkakunnallasi. Tästä löytyyvät ne menettelytavat ja toimenpiteet, joita kaikkien klubien tulisi noudattaa, sekä ideoita, joita voit ehkä käyttää. Tehtäväkuvassa sivulla 1 on lueteltu kaikki tehtäväsi. Lisää tietoa saat piirineuvottelussa, jossa voit verkostoitua ja vaihtaa ajatuksia muiiden klubi- ja piirijohtajien kanssa. Käy läpi sivujen 18-19 keskustelunaiheet ennen kokousta. Kysyttävää? Mikäli sinulla on tehtäviäsi koskevaa kysyttävää, ota yhteyttä muihin johtohenkilöihin, joiden kanssa teet yhteistyötä kuten esim. apulaiskuvernööriin tai aiempaan palveluprojektikomitean puheenjohtajaan. Klubin ja piirin tukihenkilö pystyy myös auttamaan. Meiltä saa apua kahdeksalla kielellä osoitteessa Rotary.org sekä myös pääkonttorin ja kansainvälisten toimistojen henkilökunta antaa apua. Lähetä tätä käsikirjaa tai jotain muuta Rotaryn koulutusmateriaalia koskevat kysymykset osoitteeseen learn@rotary.org KOMITEAN ROOLI JA VASTUUT 1 Rotaryklubien vaikutus tuntuu paikkakunnilla ympäri maailmaa. Sinun komiteasi tehtävä on johtaa klubisi projekteja, jotta saat aikaan hyvää siellä, missä sinä työskentelet. Muista, että on olemassa ihmisiä, jotka voivat auttaa sinua suunnittelemaan ja toteuttamaan projektejasi: rotarit perheineen ja ystävineen paikkakunnan järjestöt rotaractklubien jäsenet Rotaryn alumnit interactklubien jäsenet, vaihto-oppilaat ja RYLAan osallistujat Rotaryn kansalaistoimintaryhmien jäsenet INTRODUCTION 3
WHAT ARE YOU WAITING FOR? BE A VIBRANT CLUB Be a Vibrant Club guide includes: A club success story from your region Ideas for your club to try Resources for your club on My Rotary Get your free copy at shop.rotary.org
muiden rotaryklubien jäsenet rotarien toimintaryhmät ja Rotaryn toveruusryhmät Projektityössä on mahdollista verkostoitua ja seurustella klubin jäsenten kanssa. Pidä jäsenet sitoutuneina ottamalla kaikki mukaan palveluprojekteihin. PALVELUPROJEKTIEN TOTEUTTAMINEN Komiteasi tehtävänä on suunnitella ja toteuttaa onnistuneita palveluprojekteja, joissa käytetään klubin varoja ja jäsenten aikaa avun tarpeessa olevien auttamiseksi. Jokaista projektia varten sinun on laadittava aikataulu, määriteltävä kriteerit edistymisen mittaamiseen ja mietittävä, mitäresursseja ja työkaluja sinulla on käytettävissä. Seuraavaksi noudatetaan vakiomenettelytapoja, joilla suunnitellaan ja toteutetaan Rotaryn palveluprojekti. Niitä voit tarvittaessa soveltaa klubin tarpeiden mukaan. 1. Arvioi tilanne Onnistuneet palveluprojektit tulee kohdistaa paikkakunnalla havaittuihin todellisiin ja ajankohtaisiin tarpeisiin. Tee tarveanalyysi, jotta löydät paikkakunnaltasi sellaisia kohteita, joissa klubisi voi auttaa. 2. Valitse projekti Arvioinnin avulla saat palveluprojektin valintakriteerit. Mieti seuraavia asioita: paikkakuntalaisten tuki ja mukanaolo, klubin palveluhistoria, resurssit, projektin pituus ja projektin pitkäkestoiset vaikutukset. 3. Laadi suunnitelma Aseta tavoitteet, laadi toteutussuunnitelma ja budjetti ja ota huomioon mahdolliset vastuukysymykset. 4. Toteuta projekti. Tiedota projektista, kerää tarvittavat varat ja johda projektityötä. Laadi yhdessä klubin julkisuuskuvakomitean kanssa suunnitelma, jolla tiedotetaan projektista ja jolla vaikutetaan klubin julkisuuskuvaan. 5. Arvioi projektisi Selvitä mikä toimi ja mikä ei. Dokumentoi ne asiat ja liitä ne osaksi klubin projektisuunnitteluprosessia. Tarkempaa tietoa palveluprojektin toteuttamisesta saat julkaisusta Communities in Action: A Guide to Effective Projects. COMMITTEE ROLE AND RESPONSIBILITIES 5
ROTARYN PALVELUN PRIORITEETIT Kun suunnittelet projektejasi, valitse paikkakunnalta Rotaryn prioriteetteihin kuuluvia tarpeita: Keskittämisalueet Rauhantutkimus sekä konfliktien ehkäisy ja sovittelu Sairauksien ehkäisy ja hoito Vesi ja sanitaatio Äidin ja lapsen terveys Peruskoulutus sekä luku- ja kirjoitustaito Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen Palveluväylät: klubipalvelu, ammattipalvelu, yhteiskuntapalvelu, kansainvälinen palvelu, nuorisopalvelu. Vahvista projektiasi tekemällä yhteistyötä niiden jäsenten kanssa, jotka tuntevat erityisen hyvin tietyn palvelualueen, toiset rotaryklubit, muut järjestöt ja paikkakunnan, johon palvelu kohdistuu. Partnereita löydät seuraavasti : Ota yhteyttä piirisi rotarysäätiökomitean puheenjohtajaan tai piirin ohjelmakomitean puheenjohtajaan. Verkostoidu muiden rotarien kanssa piirin tapaamisissa ja kansainvälisissä kokouksissa. Käytä hyväksesi sivustoja Rotary Ideas ja Rotary Showcase. Laajenna ulkomaista ystäväpiiriäsi tekemällä ystävyysvierailuja toisiin klubeihin tai Rotaryn ystävyysvaihdon avulla. Ota yhteyttä toisiin rotareihin sosiaalisen median kautta. Tutki Lifecycle of a Project -sivuja osoitteessa Rotary.org ROTARYN TARJOAMAT PALVELUMAHDOLLISUUDET Varmista, että jäsenet ovat perehtyneet näihin palvelumahdollisuuksiin: PolioPlus rotaryn yhteinen ohjelma, jolla tuetaan polion hävittämistä maailmasta Interact paikallisen rotaryklubin sponsoroima palveluklubi 12-18-vuotiaille nuorille Uudet sukupolvet -vaihto korkeintaan 30-vuotiaille aikuisille tarkoitettuja tarkkaan räätälöityjä ammattipalveluun tai humanitaariseen palveluun liittyviä vaihtoja rotarypiirien välillä Rotaract paikallisen rotaryklubin sponsoroima palveluklubi 18-30-vuotiaille nuorille miehille ja naisille Rotarien toimintaryhmät rotareiden, rotareiden puolisoiden ja rotaractien muodostamat kansainväliset ryhmät, jotka yhdessä toteuttavat tiettyyn aiheeseen liittyviä kansainvälisiä palveluprojekteja Rotaryn kansalaistoimintaryhmät paikallisen rotaryklubin tukemat palveluryhmät aikuisille ei-rotareille 6 LEAD YOUR CLUB: SERVICE PROJECTS COMMITTEE
Rotaryn toveruusryhmät rotareiden, rotareiden puolisoiden ja rotaractien muodostamat kansainväliset ryhmät, jotka kokoontuvat virkistyksen tai ammatin merkeissä Rotaryn ystävyysvaihto kansainvälinen rotareille ja heidän perheilleen tarkoitettu ystävyyssuhteiden luomista edistävä vaihto-ohjelma, joka voi johtaa kansainväliseen projektiyhteistyöhön Rotaryn rauhankeskukset kansainvälinen koulutusohjelma, joka tarjoaa maisteritason tutkintoa tai ammatillista jatkokoulutusta aiheena rauhantutkimus ja konfliktien sovittelu; valitut opiskelijat opiskelevat yhdessä useammasta Rotaryn rauhankeskuksista Rotaryn nuorisovaihto kansainvälinen vaihto-ohjelma, joka edistää kansainvälistä yhteisymmärrystä ja rauhaa 15-19-vuotiaiden opiskelijoiden keskuudessa Rotary Youth Leadership Awards (RYLA) paikallinen koulutusohjelma nuorille, jossa keskitytään johtajuuteen, kansalaiskuntoon ja itsensä kehittämiseen Rotaryn apurahat klubien ja piirien haettavissa olevaa rahoitusta humanitaarisiin ja koulutuksellisiin palveluprojekteihin VARAINHANKINTA Sinulla saattaa olla tarve kerätä varoja projekteihin, joita klubi aikoo toteuttaa. Tee yhteistyötä klubin rotarysäätiökomitean kanssa varainhankinnassa. Onnistuneella varainhankintatapahtumalla tai -kampanjalla voidaan tukea projekteja, joilla on todellista vaikutusta ihmisten elämään. Mikäli klubisi päättää ryhtyä varainhankitaan, etene seuraavien vaiheitten mukaan: Määrittele tarve. Aseta tavoitesumma ja mieti millaisella tapahtumalla on realistista saavuttaa asetettu tavoite. Laadi budjetti. Selvitä mitä klubin budjetista on saatavissa ja määrittele kustannukset ja oletettu tuotto. Määrittele varainhankinnan tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavat resurssit. Mieti montako ihmistä tarvitaan suunnittelemaan ja toteuttamaan tapahtuma. Mieti tapahtuman järjestelyt. Valitse tapahtumalle sopiva aika ja paikka. Hoida varoja hyvän liikemiestavan mukaan. Laadi varojen seurantajärjestelmä ennen keräyksen aloittamista ja talleta varat tapahtumaa varten avatulle tilille. Kerro klubille ja lahjoittajille, mihin varat käytetään. Hanki vapaaehtoistyöntekijät. Määrittele vapaaehtoisten roolit ja tehtävät ja pyydä paikkakuntalaisia mukaan. Aseta tapahtumalle järjestelykomitea. Mainosta tapahtumaa. Määrittele kohderyhmät sekä klubissa että paikkakunnalla ja mieti miten heidät tavoitetaan. Ota tarvittaessa tiedotusvälineet mukaan. Toteuta keräystapahtuma. Kehota vapaaehtoisia seuraamaan tapahtuman COMMITTEE ROLE AND RESPONSIBILITIES 7
kulkua ja panemaan merkille missä onnistuttiin ja missä ei, jotta niistä voidaan keskustella arvioinnin yhteydessä. Anna tunnustusta vapaaehtoisille, lahjoittajille ja sponsoreille. Lähetä tapahtuman jälkeen henkilökohtainen kiitoskirje, valokuvia ja mahdollisesti kunniakirja. Tee keräyksen loppuarvio. Laadi muistio kokemuksista, jotta niitä voidaan hyödyntää seuraavissa varainkeruutapahtumissa. Varmista, että varainhankita jatkuu myös tulevaisuudessa. Keskustele tulevan rahastonhoitajan varainkeruukomitean uusien jäsenten kanssa asioista, joita ei hoidettu. Lisää tietoa osoitteesta Rotary.org. Kiertokirjeiden lähettäminen. Rotareita on kielletty käyttämästä Official Directorya tai Rotarymatrikkelia kaupallisena osoiteluettelona tai luovuttamasta niitä kenellekään kaupallisiin tarkoituksiin. Official Directory ja Rotarymatrikkeli ovat tekijänoikeussuojattuja. Mikään järjestö ei saa lähettää rotaryklubeille kiertokirjettä, jolla pyydetään rahaa tai vapaaehtoistukea. Varmista, että tämä toimintaohje on kaikkien klubisi jäsenten tiedossa, jotta tällaista väärinkäyttöä ei tapahtuisi. Rajoitetussa määrin on kuitenkin sallittua lähettää kiertokirjeitä muille klubeille asioissa, jotka eivät liity kaupalliseen toimintaan edellyttäen, että noudatetaan seuraavia ohjeita: Jos rotaryklubi haluaa yhteistyötä toisten klubien kanssa, sen täytyy ensin pyytää siihen lupa piirinsä kuvernööriltä sekä selittää kirjeen tarkoitus. Jos klubi haluaa ottaa yhteyttä vain yhteen klubiin, ei siihen tarvita kuvernöörin lupaa. Ennen kuin pyydetään taloudellista tukea suoraan toiselta klubilta tai yksittäisiltä rotareilta lukuun ottamatta klubin omia jäseniä, klubin pitää pyytää ensin lupa RI:n hallitukselta. RISKIENHALLINTA Palveluprojektikomitean puheenjohtajana sinulla on mahdollisuus minimoida riskejä ja suojella klubin jäseniä, muita ohjelmiin osallistujia ja klubin varoja. Mieti näitä kolmea peruskysymystä, kun suunnittelet aktiviteetteja ja palveluprojekteja: Mikä voi mennä vikaan? Jos jokin menee pieleen, miten minä reagoin tai miten klubi reagoi siihen? Miten korvataan mahdolliset menetykset? Jos on olemassa selvä mahdollisuus, että jotain menee pieleen, voit pienentää riskiä: Peruuttamalla aktiviteetin tai tapahtuman. Muuttamalla aktiviteettia tai tapahtumaa ja siten vähentää riskiä. Laatimalla suunnitelma, jonka avulla puututaan mahdollisiin ongelmiin. Etsimällä joku toinen järjestö, joka voi suostua jakamaan riskin. 8 LEAD YOUR CLUB: SERVICE PROJECTS COMMITTEE
Mene Learning Center -sivuille ja käy läpi kurssi nuorison kanssa toimimisesta. Rotary suosittelee ehdottomasti klubiasi käyttämään kirjallisia allekirjoitettuja sopimuksia. Tällainen dokumentti on tärkeä, kun vastuukysymykset nousevat esiin. Sopimuksella pyritään määrittelemään selvästi kummankin osapuolen rooli ja vastuu ja siinä voi olla riskiä pienentäviä ehtoja. Säilytä lainvoimaiset dokumentit tapahtuman jälkeen sen varalta, että tehdään korvausvaatimus. Klubeja kehotetaan kysymään lakimiehiltä neuvoa vastuuvelvollisuudelta suojautumisesta ja vakuutuksista. Suoja voi tulla klubin (tai jonkin aktiviteetin) rekisteröinnin kautta tai ottamalla vastuuvakuutus. Klubien tulisi miettiä vakuutuksen hankkimista, jollei sellaista jo ole. Jos projektien yhteydessä matkustetaan ulkomaille, klubin pitäisi miettiä matkavakuutuksen hankkimista. Lisätietoja saa Rotaryn käsikirjasta. Nuorison suojeleminen. Varmista, että jokaisessa palveluprojektinsuunnittelussa otetaan huomioon siinä mukana olevien nuorten riittävät suojelutoimet, kuten vapaaehtoisten seulominen, valinta ja koulutus. Tutustu erityiseen nuoria koskevaan suojeluohjeistoon, jota sovelletaan Rotaryn nuorisovaihto-ohjelmassa sekä jokaisessa muussa ohjelmassa, jonka puitteissa alaikäiset joutuvat matkustamaan. Liitteessä 1 kerrotaan Rotaryn nuorison suojelun toimintaohjeista. Rotaryn merkkien käyttö. Vapaaehtoistyössä ja palvelutyöhön osallistumisessa sinun pitää varmistaa, että klubisi nimi tulee esiin näkyvälle paikalle, jotta yleisö pystyy yhdistämään nimen klubin tekemään työhön. Varmista myös, että Rotaryn logoa ja ratasta on käytetty oikein. Voice and Visual Identity Guidelines (graafiset ohjeet ja äänitteitä koskevat ohjeet) löytyvät sivustolta Brand Center, tai Rotaryn käsikirjasta. COMMITTEE ROLE AND RESPONSIBILITIES 9
LEARN EVERYWHERE WITH ROTARY S LEARNING CENTER. Take courses Find resources Connect with an online community Talk with other registrants and course moderators Customize your user profile and track your progress Learn how to tell your Rotary story, set goals in Rotary Club Central, apply for a grant, and much more. Visit the Learning Center on www.rotary.org/myrotary to learn more.
LUKU 2 PALVELULUPROJEKTIKOMI- TEAN PUHEENJOHTAJA Sinä olet klubin palveluprojektikomitean puheenjohtaja. Mitä seuraavaksi tapahtuu? Pidä palaveri edeltäjäsi kanssa, käy läpi klubin säännöt ja strategiasuunnitelma ja mieti, kuka muu voisi olla komitean jäsen. Voit myös alkaa miettimään, miten tulet johtamaan komiteaasi. Sen lisäksi että sinusta tulee komiteasi erikoisalan asiantuntija, sinä johdat myös komiteasi jäseniä. KOMITEASI Monissa klubeissa jäsenet palvelevat kolme vuotta, joten on todennäköistä, että jotkut nykyisistä jäsenistä ovat mukana komiteassa myös sinun kaudellasi. Jos sinun pitää valita uusia jäseniä poisjäävien tilalle, etsi tulevan presidentin kanssa sellaisia, joilla on tuttua: Yhteiskunnallinen kehittäminen tai yhteiskuntapalvelu Kansainvälinen opiskelu tai matkustaminen Yhteiskunnallinen vapaaehtoistyö Puheenjohtajana sinä jaat tehtäviä, joten sinun pitää miettiä, miten voit parhaiten käyttää hyväksesi jäsenten taitoja ja mielenkiinnon kohteita. Voit kouluttaa heitä seuraavasti: Kerro komitean uusille jäsenille klubin strategiasuunnitelmaan liittyvistä toiminnoista ja suunnitelmista. Pane jokainen uusi komiteajäsen työskentelemään kokeneemman jäsenen työparina. Kehota heitä olemaan yhteydessä muiden klubien vastaavien henkilöiden kanssa. Kerro jäsenille piirin toiminnoista ja kokouksista. Jaa tietolähteitä. Tee yhteistyötä muiden komiteoiden kanssa, jotta klubin vaikuttavuus olisi paras mahdollinen. Keskustelua tulisi käydä koko ajan vaikka klubin hallituksen kokouksissa. CLUB SERVICE PROJECTS COMMITTEE CHAIR 11
TAVOTTEIDEN ASETTAMINEN Puheenjohtajana varmistat sen, että komitea asettaa klubin strategiasuunnitelmaa tukevat vuositavoitteet ja myös saavuttaa ne. Sinä asetat tavoitteet tulevan presidentin ja muiden klubin johtohenkilöiden kanssa piirineuvottelussa. Presidentti tai sihteeri voi syöttää tavoitteet Rotary Club Central -sivustolle. MERKITYKSELLISET TAVOITTEET Varmista, että vuositavoitteissa on otettu huomioon komitean mahdollisuudet ja klubin mielipiteet. Tavoitteiden tulisi olla yhteiset, mitattavissa olevat, haasteelliset, savutettavissa olevat ja niillä on oltava aikataulu. Esimerkiksi: Klubimme toteuttaa kaksi kestävää palveluprojektia tai aktiviteettia, johon ottaa osaa ainakin 100 vapaaehtoistyöntekijää ja ne hyödyttävät 300 paikkakuntalaista. TOIMINTASUUNNITELMA Laadi yhdessä komiteasi kanssa toimintasuunnitelma tai sarja pienempiä tavoitteita tai vaiheita, joiden avulla saavutetaan kukin tavoite. Jokaista vaihetta varten: Aseta aikaraja. Päätä kenen vastuulla on sen toteuttaminen. Päätä, miten edistymistä ja onnistumista mitataan. Mieti, mitä resursseja sinulla on ja hanki ne, joita tarvitset. Arvioi edistymistä jatkuvasti ja mukauta tavoitteita tarvittaessa. MOTIVAATIO Eräs puheenjohtajan tehtävistä on pitää yllä jäsenten motivaatiota. Muista, että komitean jäsenet ovat vapaaehtoisia. Yleisiä motivointikeinoja ovat: Saat heidät vakuutettua siitä, että tavoite on hyödyllinen. Saat heidät uskomaan, että tavoite on saavutettavissa ja se onnistuu. Toiminta antaa mahdollisuuden toveruuteen ja verkostoitumiseen. Tehtävissä hyödynnetään jäsenten asiantuntemusta. Varmistat, että jäsenet nauttivat komiteatyöstään. BUDJETTI Ennen 1.7. päätät yhdessä edeltävän komitean ja klubin rahastonhoitajan kanssa, paljonko rahaa komitea tarvitsee ja että nämä varat ovat mukana klubin budjetissa. Varmista, että mukana ovat kaikki suunnitellut varainkeruutempaukset. Valvo komitean varainkäyttöä, maksuja ja raportteja ja ole selvillä komitean budjetin tilanteessa joka hetki. Kun olet jatkuvasti yhteydessä klubin rahastonhoitajaan, pystyt tarvittaessa reagoimaan ajoissa. 12 LEAD YOUR CLUB: SERVICE PROJECTS COMMITTEE
LUKU 3 TIETOLÄHTEET KLUBIN, PIIRIN JA SIHTEERISTÖN TUKI Piirikuvernööri osaa antaa strategisia neuvoja siihen kuinka tehdä klubista tehokkaampi. Apulaiskuvernööri käy klubissa vähintään joka kolmas kuukausi ja vastaa kysymyksiin ja antaa neuvoja. Toiset klubikomiteoiden puheenjohtajat piirissäsi ovat uusien ideoiden antajia ja potentiaalisia partnereita klubin aloitteissa. Entiset klubikomiteoiden puheenjohtajat johtohenkilöt antavat neuvoja, kun suunnittelet vuottasi. Rotarykoordinaattorit tarjoavat tukea ja taitotietoa, jolla autetaan jäsenistöä ja pidetään heidät sitoutuneina. Club and District Support representatives (Klubin ja piirin tukihenkilöt) Rotaryn pääkonttorin tai kansainvälisen toimiston henkilökunnan jäsen, jolta voi kysyä hallintoon liittyvistä asioista ja joka ohjaa muut tiedustelut asianomaisille RI:n työntekijöille. Rotary Support Center tiimi joka vastaa kysymyksiin; tavoittaa osoitteesta contact.center@rotary.org tai ilmaisesta numerosta (USA:ssa ja Kanadassa) 866-9-ROTARY (866-976-8279); Pohjois-Amerikan ulkopuolisten rotarien tulee ottaa yhteyttä omaan kansainväliseen toimistoonsa. MENETTELYTAPOJA KOSKEVAT OHJEET Käsikirja Rotary Internationalin ja sen Säätiön lainsäätämisjärjestyksessä tehty menettely- ja toimintatapoja koskeva käsikirja, jonka RI:n johtokunta ja Rotarysäätiön johtokunta julkaisee joka kolmas vuosi Sääntövaltuuskunnan jälkeen; sisältää RI:n hallintodokumentit. Rotaryn menettelytapaohjeet ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeet RI:n suosittelemat rotaryklubin mallisäännöt Rotaryklubin järjestysmuoto RESOURCES 13
ON LINE LÄHTEET Rotary.org Rotaryn kotisivut antavat klubin johtohenkilöille sitä tietoa ja niitä lähteitä ja työkaluja, joita he tarvitsevat kaikessa klubitoiminnassa; mene My Rotary -sivulle, niin pääset käsiksi klubitason lähdeaineistoon, joka koskee jäsenistön kehittämistä, tiedotusmateriaalin aikaansaamista, klubin toiminnan pyörittämistä, varainhankintaa ym. TOIMINNAN TEHOSTAMINEN Rotary Showcase nettityökalu, johon valmistuneet projektit voi syöttää muiden katseltaviksi Rotary Ideas nettityökalu, josta voit löytää projekteihisi palveluideoita, vapaaehtoisia, materiaalia tai partnereita KOULUTTAUTUMINEN & TIEDONHAKU Learning Center Käy läpi kursseja kehittääksesi taitoja ja saadaksesi lisää tietoa Rotarysta. Official Directory Sisältää seuraavien henkilöiden yhteystiedot: RI:n ja Säätiön toimihenkilöt, komiteat, avustavat ryhmät ja sihteeristö; maailmanlaajuinen luettelo piireistä ja kuvernööreistä; aakkosellinen luettelo klubeista kussakin piirissä yhteystietoineen; julkaistaan vuosittain. Awards Rotaryn palkinto- ja tunnustuksenanto-ohjelmat HALLINNOINTI Shop.rotary.org Rotaryn nettikauppa; saatavilla julkaisuja, DVD-levyjä, lomakkeita ja tarvikkeita Club administration Hoida klubin jäsen- ja virkailijaluetteloita, klubitietoja ym. Brand Center Räätälöi klubiesitteesi ja imuroi rotarylogoja 14 LEAD YOUR CLUB: SERVICE PROJECTS COMMITTEE
VIESTINTÄ JA JULKAISUT Communities in Action: A Guide to Effective Projects opas palveluprojektien suunnitteluun, toteuttamiseen ja arviointiin Rotaryn keskittämisalueet kuuden keskittämisalueen esittely Community Assessment Tools tietolähde, jonka avulla pystytään kehittelemään paikkakunnalle projekteja, joilla on vaikuttavuutta An Introduction to New Generations Service julkaisu, jossa rotaryklubeille kerrotaan interactista, rotaractista, Rotaryn nuorisovaihdosta, RYLAsta, nuorten suojelusta ja alumnitoiminnasta An Introduction to Vocational Service tarjoaa tietoa ammattipalveluun Interact Handbook opas interactklubin perustamiseen ja hallinnointiin Rotaract Handbook opas rotaractklubin perustamiseen ja hallinnointiin Rotary Community Corps Handbook Rotaryn kansalaistoimintaryhmän (RCC) organisoimisen perusteet; sisältää tapausharjoituksia, ideoita mahdollisten johtohenkilöiden löytämiseen sekä ohjelmaideoita Rotary Fellowships Handbook opas Rotaryn toveruusryhmän perustamiseen ja toiminnasta tiedottamiseen Rotary Youth Leadership Awards Handbook opas sellaisen tapahtuman organisointiin, jossa kehitetään johtajuutta nuorten keskuudessa (RYLA) Nuorisovaihdon käsikirja opas nuorisovaihto-ohjelman toteuttamiseen Rotaryklubin järjestysmuoto Rotary Code of Policies and Rotary Foundation Code of Policies RI: johtokunnan ja Rotarysäätiön johtokunnan vahvistamat menettelytapaohjeet, joilla tuetaan RI:n järjestys muotoa ja sääntöjä Rotary Foundation Reference Guide Rotarysäätiön ohjelmat ja palvelut Eläväisen klubin eväät: alueellisesti räätälöity julkaisu, jossa on esimerkkejä keskinkertaisista klubeista, joista on tullut eläväisiä Rotary Leader kaksi kertaa kuussa ilmestyvä nettijulkaisu rotaryklubien ja -piirien johtohenkilöille Rotary-lehdet The Rotarian, Rotaryn virallinen lehti, 30 Rotary alueellista 24 kielellä ilmestyvää lehteä Voice and Visual Identity Guidelines Ohjeet rotarytoiminnan jokaisen tason julkaisujen suunnitteluun ja Rotaryn merkkien oikeanlaiseen käyttöön Strategiasuunnitelun opas Lyhyt opas ja muistilista, jotka auttavat klubeja luomaan oman visionsa ja sitä tukevat pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet Rotary newsletters nimenomaan Rotaryyn liittyviä aiheita sisältävä sähköinen uutiskirje; aiheina esim. jäsenyys, polion hävittäminen, suhdetoiminta ja Rotarysäätiö RESOURCES 15
LIITE 1: NUORISO-OHJELMIEN RISKIENHALLINTA Kun rotaryklubit tekevät työtä nuorten kanssa, he investoivat sekä oman paikkakuntansa että Rotaryn itsensä tulevaisuuteen mutta tämä sijoitus on tuottavaa ainoastaan siinä tapauksessa, että näitä toimintoja hoidetaan vastuullisesti. Meidän nuoriso-ohjelmamme eivät ole oma erillinen saarekkeensa; niitä toteutetaan maailmassa, mikä on joskus vaarallinen. Riskienhallintaa on se, että ymmärretään nuorisotoimintoihin liittyvät mahdolliset riskit kuten loukkaantumiset, sairaudet ja hyväksikäyttö ja ne voidaan siten estää ja niiden vaikutuksia pystytään lieventämään. Klubinne tulisi miettiä seuraavia asioita, kun laaditte nuorisotoimintojenne riskienhallintaohjelmaa: Laatikaa ja toteuttakaa klubin nuorison suojelun toimintaohje, joka ottaa huomioon fyysisen, seksuaalisen ja henkisen hyväksikäytön ja häirinnän. Varmistakaa, että kaikki hyväksikäyttöä tai häirintää koskevat raportit toimitetaan välittömästi piirin johdolle ja/ tai paikallisille poliisiviranomaisille. Kysykää piiritasolta, onko siellä mitään lisäohjeita tai vaatimuksia toimintaohjeisiinne. Laatikaa käyttäytymisohjeet aikuisille ja nuorille osanottajille. Näissä ohjeissa tulisi ottaa huomioon paikallinen lainsäädäntö, paikallisen kulttuurin normit ja kaikki mahdolliset piirin tai klubin noudattamat menettelytavat sekä nuorison suojelun parhaat käytännöt. Käykää läpi klubinne menettelytapaohjeet ja varmistakaa, että ne ovat yhdenmukaiset piirin vastaavien ohjeiden ja RI:n hallituksen ohjeiden kanssa kullekin nuoriso-ohjelmalle. Olkaa säännöllisesti yhteydessä piirin johtohenkilöiden kanssa, jotta voitte koordinoida nopeaa toimintaa vaarallisilta vaikuttavissa tilanteissa. Miettikää seuraavia kysymyksiä, kun sponsoroitte jotain nuoriso-ohjelmaa tai -tapahtumaa: Mitä tapahtuu, jos joku loukkaantuu? Mitä tapahtuu, jos joku osanottaja esittää syytöksen epäasiallisesta tai vaarallisesta käytöksestä? Mitä tapahtuu, jos luonnonkatastrofi iskee ohjelman tai tapahtuman aikana? Minimoikaa mahdolliset riskit seuraavilla tavoilla: Selvittäkää vapaaehtoisten taustat ja kouluttakaa heidät piirinne ohjeiden ja parhaiden käytäntöjen mukaan. Käykää osanottajien kanssa läpi ohjelman aikaisen turvallisen käyttäytymisen ohjeet. Laatikaa pelastussuunnitelma ja harjoitelkaa sitä. Ottakaa sopiva, alueenne kattava vastuuvakuutus. Mikäli klubin toimintoihin liittyy alaikäisten matkustelua oman paikkakuntansa ulkopuolelle, ottakaa yhteyttä piiriinne ja varmistakaa, että kaikkia matkustamiseen liittyviä ohjeita noudatetaan. Jonkun sertifioidun rotarypiirin on hyväksyttävä ja valvottava kaikkea toimintaa, jossa ohjelmaan osallistuvien nuorten matkustelu ja isäntäperheiden organisointi on annettu jollekin rotaryorganisaatiolle, kuten esim. nuorisovaihto-organisaatiolle. Monet sairausvakuutukset eivät aina kata kaikkea, kun matkustetaan tai asutaan poissa kotoa. Tästä syystä kaikkia osallistujia, jotka matkustavat, vaaditaan varmistamaan, että heidän sairaus- ja henkivakuutusturvansa on riittävä. Osallistujien olisi syytä hankkia sellainen matkavakuutus, joka korvaa sairauskulut, vainajan kotiinkuljetuksen, hätäevakuoinnin, onnettomuuden aiheuttaman kuoleman tai ruumiinjäsenen silpoutumisen. Klubeja ja piirejä 16 LEAD YOUR CLUB: SERVICE PROJECTS COMMITTEE
kehotetaan ottamaan yhteyttä paikallisiin vakuutusalan ammattilaisiin ja selvittämään, onko heidän olemassa oleva vakuutuksensa tarpeeksi kattava nuoriso-ohjelmiin. Lisäksi suositellaan, että klubi tai piiri kysyy neuvoa paikallisilta juristeilta ennen kuin se allekirjoittaa mitään sopimusta toisen järjestön kanssa. Tällaiset sopimukset voivat sisältää luopumisehtoja, vastuusitoumuksia tai vastuuvapautuksia, jotka pyrkivät vapauttamaan toisen osapuolen vastuusta ja siirtämään riskin klubille tai piirille. Ota huomioon, että Rotary International ei ole vastuussa mistään henkilöiden sairauksista tai loukkaantumisista, mukaan lukien osanottajat ja järjestäjät, eikä vahingoista millekään omaisuudelle. Rotaryn lausunto työskentelystä nuorten kanssa Rotary Internationalin pyrkimyksenä on kehittää ja ylläpitää turvallista elinympäristöä kaikille Rotaryn aktiviteetteihin osallistuville nuorille. Rotareiden, heidän puolisoidensa, partnereidensa ja muiden vapaaehtoisten tulee parhaan kykynsä mukaan turvata niiden lasten ja nuorten hyvinvointi, joiden kanssa he ovat tekemisissä sekä estää heihin kohdistuva fyysinen, seksuaalinen sekä emotionaalinen hyväksikäyttö. APPENDIX 17
PIIRIN KOULUTSSEMINAARIN KESKUSTELUNAIHEITA Kun mietit näitä kysymyksiä, keskustele klubin eroavien ja tulevien johtohenkilöiden kanssa ajatuksistanne. Mitkä ovat klubin palveluprojektikomitean tehtävät ja mitkä ovat sinun tehtäväsi komitean puheenjohtajana? Mitkä klubin tavoitteista ovat sinun komiteasi vastuulla? Minkälaisilla projekteilla on tuntuvin vaikutus paikkakunnallasi? 18 LEAD YOUR CLUB: SERVICE PROJECTS COMMITTEE
Minkälaisilla varainkeruutempauksilla kerätään rahaa projekteihin? Mitä asioita delegoit komiteasi jäsenille ja miten tuet heitä? Mikä on klubisi nimikkoprojekti? Miten nimikkoprojektisi ilmentää klubin visiota? DISCUSSION QUESTIONS 19
Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän oppaan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.
One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA www.rotary.org 226D-FI (1015)