ESITYSLISTA 9/2013 1 (12) YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Torstai 21. marraskuuta 2013 klo 17.00 Paikka Kuusankosken seurakuntakeskus, Sali,, 45700 Kuusankoski Läsnä Gärdström Keijo yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Rasimus Risto yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja Halme Terttu varsinainen jäsen Heijala Marke varsinainen jäsen Janhunen Ritva varsinainen jäsen Koivusaari Reino varsinainen jäsen Mänttäri Leena varsinainen jäsen Nykänen Marjatta varsinainen jäsen Parvinen Vesa varsinainen jäsen Smeds Sakari varsinainen jäsen Soininen Kari varsinainen jäsen Suutari Tero varsinainen jäsen Rikala Tuula yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Viljakainen Hannele yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Heinonen Heikki Anjalankosken seurakunnan kirkkoherra Sipponen Päivi Elimäen seurakunnan kirkkoherra Ylikangas Kimmo Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra Marttila Marko Valkealan seurakunnan kirkkoherra Hernesaho Virpi talouspäällikkö Hiltunen Ulla-Maija vs. viestintäpäällikkö Kurki Antti hautaustoimen päällikkö Lahti Jyrki tietohallintopäällikkö Lonka Riitta hallintojohtaja Reijo Jukka kiinteistöpäällikkö Tero Kajander kehitysvammaistyön pastori Mia Kähärä vs. johtava sairaalapastori Sirkka Laine-Haimi perheasiainneuvottelukeskuksen johtaja Saikkonen Asta hallintosihteeri, sihteeri Poissa Käsiteltävät asiat 135 Kokouksen avaus 136 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 137 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 138 Työjärjestyksen hyväksyminen 139 Eron myöntäminen Teija Patjakselle yhteisen kirkkovaltuuston varajäsenyydestä 140 Yhteenveto taloustyöryhmän työskentelystä 2013
ESITYSLISTA 9/2013 2 (12) 141 Seurakuntayhtymän edustajien nimeäminen Kirkkopäivien 2015 johtoryhmään 142 Vuoden 2014 talousarvio ja toiminta- ja taloussuunnitelma vuosille 2014 2016 143 Harkinnanvaraisen palkanosan maksuunpano 144 Kameravalvontajärjestelmän rekisteriseloste 145 Sivutoimiluvan myöntäminen, Jari Kokkonen 146 Ilmoitusasiat 147 Muut mahdolliset asiat 148 Muutoksenhaku ja kokouksen päätös 135 Kokouksen avaus 136 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Puheenjohtajan päätösesitys: Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 137 Pöytäkirjantarkastajien valinta Ohjesäännön 7 mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Sovitun käytännön mukaan aakkosjärjestyksessä seuraavat tarkastajat olisivat Ritva Janhunen ja Reino Koivusaari. Puheenjohtajan päätösesitys: Pöytäkirjantarkastajiksi valitaan Ritva Janhunen ja Reino Koivusaari. Tarkastusajankohdaksi esitetään tiistaita 26.11.2013 klo 9.00 15.00, Kuusankosken seurakuntakeskus, III krs, hallintosihteerin työhuone. 138 Työjärjestyksen hyväksyminen Ohjesäännön 5 mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen.
ESITYSLISTA 9/2013 3 (12) Kunkin asian esittelee viranhaltija, jonka tehtäväksi esittely on annettu seurakuntayhtymän asianomaisessa johtosäännössä tai erillisellä määräyksellä. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen. Esittelijän ja esittelijän sijaisen puuttuessa kokouksesta esittelijänä toimii yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. 139 Eron myöntäminen Teija Patjakselle yhteisen kirkkovaltuuston varajäsenyydestä Yhteisen kirkkovaltuuston varajäsen Teija Patjas Anjalankosken seurakunnan listoilta pyytää eroa yhteisen kirkkovaltuuston varajäsenyydestä 23.10.2013 päivätyllä kirjeellä, syynä muutto Kouvolaan. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se toteaa Teija Patjaksen menettäneen vaalikelpoisuutensa ja, että yhteinen kirkkovaltuusto myöntää Teija Patjakselle eron Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston varajäsenyydestä ja samalla toteaa, että hänen tilalleen yhteiseen kirkkovaltuustoon Anjalankosken seurakunnan varaedustajaksi tulee seuraavana listalla oleva. 140 Yhteenveto taloustyöryhmän työskentelystä 2013 Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan 24.1.2013 nimetä työryhmän, (kirkkoneuvoston jäsen Sakari Smeds, hallintojohtaja ja talouspäällikkö), joka valmistelee organisaatiorakenteessa (hyväksytty YKV 7.6.2012) olevan taloustyöryhmän tehtävät. Taloustyöryhmän tavoitteiksi ja tehtäviksi työryhmä linjasi mm. seuraavat asiat; budjettiprosessin linjoista keskustelu, näkemysten antaminen rahoitussuunnitteluun, pitkän aikavälin talouden suuntaviivojen kehitysehdotusten tekeminen, isojen rakenteellisten muutosesitysten ideointi ja prosessien nopeuttaminen, ym. kehittämistehtävät. Taloustyöryhmä ei tee päätöksiä vaan toimii talouspäällikön työn tukena. Taloustyöryhmään kuuluu edellä mainitun työryhmän lisäksi Valkealan kirkkoherra Marko Marttila sekä tarvittaessa YKN:n päätöksen mukaisesti kutsutaan muistion laatijaksi hallintopalveluiden toimistosihteeri Kirsi Valapuro. YKN hyväksyi kokouksessaan 21.2.2013 taloustyöryhmän tavoitteet ja tehtävät. Taloustyöryhmä raportoi toiminnastaan yhteiselle kirkkoneuvostolle tarvittaessa ja vähintään kerran vuodessa. Työryhmän toimikausi on kaksi vuotta päättyen 30.4.2015. Taloustyöryhmän tärkeimmät kokouspohdinnat ajalla 15.3.2013 18.10.2013: 15.3.2013; Työryhmän puheenjohtajaksi valittiin talouspäällikkö Virpi Hernesaho.
ESITYSLISTA 9/2013 4 (12) - budjetointiprosessissa selvitettiin, että verotuloarviossa on oltava hyvin varovainen ja pitäydytään sovituissa jakoperusteissa - koulutuskulujen sitominen palkkoihin ei raameissa, korkeintaan vain suositus. - Lainanotosta työryhmä totesi, että talouspäälliköllä tulisi olla luottolimiitin käyttöoikeus sekä valtuuston antamana oikeutuksena korkeintaan 500.000 :n lainanottovaltuudet, enintään 10 v:n laina-ajalle, yleisellä korkotasolla ja yhtymän maksuvalmiuden ollessa hyvä. - Työryhmä totesi, että leirikeskusten markkinointisuunnitelma ei ole edennyt, vaikka asiasta on keskusteltu jo vuosina 2010 ja 2011. - Hallintojohtaja selvitti krematoriohanketta. 12.4.2013; Kokouksessa oli kutsuttuna asiantuntijana Kirkkohallituksen taloussuunnittelupäällikkö Pasi Perander. - Tilinpäätöksen toimintamäärärahojen, koskien seurakuntia ja yhteistä seurakuntatyötä, määrärahaylisten/alitusten käsittelystä keskustelun tuloksena talouspäällikkö vei asian yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi esityksen talousarvioylitysten ja -alitusten käsittelystä vuoden 2014 talousarvion seurannassa kokouksessaan 22.5.2013, 85 ja lähetti esityksen lausuntokierrokselle syyskuun seurakuntaneuvostojen kokouksiin. YKN 26.9.2013 111: Seurakuntaneuvostojen puoltavat lausunnot merkitään tiedoksi ja talousarvioylitysten ja alitusten käsittely vuoden 2014 talousarvion seurannassa esitetään edelleen talousarviokäsittelyn yhteydessä yhteiselle kirkkovaltuustolle vahvistettavaksi. - Pasi Perander selvitti talouden näkymiä ja seurakuntarakenteen muutoksen taloudellisia vaikutuksia. - Kouvolan seurakuntayhtymän vuosikate ei riittävä tuleviin korvaus- ja uusinvestointeihin tämän hetkisessä tilanteessa. - Selvitetään yhtymän lämmityskustannusten huomattava nousu vuonna 2012. - Kiinteiden kulujen muuttaminen muuttuviksi kuluiksi mm. kehätoimintojen ulkoistamisella. - Vuoden 2014 talousarvion laadinta; o talouden seurannan on oltava todellista. - Keskusteltiin Kirkkopäivät 2015 taloudellisesta vastuunjaosta. 17.5.2013; Tästä kokouksesta alkaen työryhmän kokoussihteerinä, muistion laatijana on toimistosihteeri Kirsi Valapuro. - Taloustyöryhmä päätyi esittämään, ettei seurakuntien saamiin km-korvauksiin tehdä muutoksia vuoden 2014 talousarviossa. Jatkotyöstöä varten on hyvä tarkastella useamman vuoden km-korvauksia. - Talousarviolinjauskeskustelussa todettiin, että taloudellinen tilanne on erittäin haastava, likviditeetin ollessa kuitenkin hyvä. - YKN vahvisti määrärahojen jakoperusteet kokouksessaan 28.4.2011. Vastauksena YKV:n ponteen (15.11.2011) YKN vahvisti jakoperusteet 23.5.2012, seurakunnat 51 %, yhtymä 49 %, huomioiden toiminnallisten sihteereiden siirtyminen seurakuntien palvelukseen. - Hallintojohtaja laittoi viikolla 21 kirjeen kirkkoherroille, seurakuntaneuvostojen puheen- ja varapuheenjohtajille, yhtymän johtaville viranhaltijoille, jossa todetaan verottajan antamien tietojen pohjalta verotulojen aleneminen ja että budjetin laadinnan yhteydessä on
ESITYSLISTA 9/2013 5 (12) kiinnitettävä huomiota niin henkilöstökuluihin kuin muihinkin menoihin, että budjetti pysyisi tasapainossa. - Keskustelussa otettiin esille, kuinka käytännössä kohdata kirkosta eronneita ja saada selville todellisia syitä kirkosta eroamiseen. 16.8.2013; - Keskusteltiin talouspäällikön saamasta palautteesta vastuukatteiden jakamisesta vuodelle 2014. Mikäli halutaan sopeuttamisaikataulua muuttaa, tulee asia käsitellä yhteisessä kirkkoneuvostossa. - Kannonotto lainanottoon todetaan sen jälkeen, kun on tiedossa seurakuntaneuvostojen lausunnot vähennettävistä kiinteistöistä kiinteistöstrategiassa sekä leirikeskustyöryhmän töiden tulokset. - Talouspäälliköllä, Sakari Smedsin esityksestä, tulisi olla valtuus alle 12 kk:n lainanottoon likviditeetin turvaamiseksi. Tästä tulee olla maininta talousarvion esittelytekstissä. - YKN 23.5.2013, 85: Taloustyöryhmälle päätettiin lähettää evästyksenä, että nykymuotoisesta 10.000 euron kannustusrahasta luovutaan ja, että taloustyöryhmä suosittaisi rahan käyttämistä seurakuntien yhteisiin projekteihin kirkkoherrojen esittämällä tavalla. Keskustelun pohjalta taloustyöryhmä päätyi esittämään, että nykyisen kaltaisesta kannustinrahasta luovutaan. Talousarvioon varataan 10.000 :n projektiraha, jonka käytöstä kirkkoherrat yhdessä päättävät. 27.9.2013; - Taloustyöryhmä puoltaa talouspäällikön ehdotusta, että 10.000 :n projektiraha käytetään vuosina 2014 ja 2015 Kirkkopäivien 2015 kuluihin. - Keskusteltiin Kirkon palvelukeskukseen liittymisen aikaistamisesta. Talouspäällikkö kertoi, että suunniteltua aiemmin liittyvät seurakunnat/seurakuntayhtymät saisivat hyvitystä 1 /jäsen/aikaistamisvuosi. Todettiin, että mikäli halutaan aikaistaa liittymistä, tulee asia viedä yhteisen kirkkoneuvoston käsittelyyn, joka tekee päätöksen. - 2014 talousarvion linjauksena taloustyöryhmä esittää henkilöstöpalvelun johtokunnalle, että se ohjeistaisi ehdollisena, ettei sijaisia palkata työntekijöiden lomien johdosta. Työaloilla, joissa sesonki kesäajalla, lomat pidetään sesonkikauden ulkopuolella, hyödyntäen mahdollisuuksien mukaan lomakauden touko- ja syyskuuta. Pääsääntöisesti kesätyöntekijöitä palkattaisiin vain rippikoulu- ja hautausmaatyöhön. - Taloustyöryhmä keskustelussaan toivoi saavansa henkilöstöpalvelun johtokunnalta sellaisen henkilöstösuunnitelman suunnitelmavuosista, jossa näkyy suunnitellut eläköitymiset sisältäen laskelmat, joissa näkyvät mahdolliset palkkakustannusten vähenemiset, työnsä tueksi. 18.10.2013 kokouksessa hallintojohtaja esitti talousarvion suunnitelmavuosien henkilöstömenot, jossa selvisi, että palkkakustannusten vähennys on nähtävissä. - Seurakuntien ja yhtymän työalojen tulee lisätä vapaaehtoisten käyttöä, mm. kouluttamalla erilaisiin tehtäviin hygieniapassin, kiinteistöpassin ja kirkkoväärti -koulutuksen avulla. - Keskustelu ideointi kilpailusta mistä säästöt pieneviin verotuloihin työntekijöille/työmuodoille. 18.10.2013 kokoukseen oli selvitetty, että ilmaisohjelman kautta voidaan kysely toteuttaa anonyymisti. Kysely toteutetaan tammi-helmikuussa 2014.
ESITYSLISTA 9/2013 6 (12) 18.10.2013; - Taloustyöryhmä suosittaa, että seurakuntien tulisi tehdä virkamiestyönä sopeuttamissuunnitelmat, jotka käsitellään seurakuntaneuvostojen kokouksissa keväällä 2014, jotta nähtäisiin tilanne 2017, jolloin siirrytään jäsenmääräpohjaiseen määrärahojen jakoon. - Lokakuun yhteisessä kirkkoneuvostossa käsitellään yleisluonteisesti talousarvio 2014, toiminta- ja taloussuunnitelma 2014 2016. Talousarviokirjat valmistuvat marraskuun kokoukseen, joka on pääkokous asian käsittelyssä. Talousarviosta tulee näkyä valtuuston hyväksymänä oikeutuksena talouspäällikön saama lainanottovaltuus korkeintaan 500.000 :n summalle enintään 10 vuoden laina-ajalle, yleisellä korkotasolla ja yhtymän maksuvalmiuden ollessa hyvä sekä neuvoston antama oikeutus luottolimiitin nostamisesta likviditeetin turvaamiseksi. Taloustyöryhmä keskusteli aiheesta, voiko korvamerkitä jonkin seurakunnan alueella olevan kiinteistön myynnistä tullutta rahaa ko. seurakunnan maksamiin vuokramenoihin myydystä kiinteistöstä, asiasta tulee keskustella julkisesti ja tehdä periaatteellinen päätös. - Kirkon palvelukeskukseen liittymisen aikaistamisesta on ilmoitettava keväällä 2014, asia on vielä tällä hetkellä lisätietojen saamiseksi selvittelyssä. Talouspäällikön päätösesitys: Merkitään tiedoksi. 141 Seurakuntayhtymän edustajien nimeäminen Kirkkopäivien 2015 johtoryhmään Yhteinen kirkkovaltuusto päätti kokouksessaan 11.4.2013, 28, että Kirkkopäivät järjestetään vuonna 2015 Kouvolassa yhdessä Kirkkopalvelujen kanssa. Ennen valtuuston kokousta asiaa oli käsitelty yhteisen kirkkoneuvoston kokouksissa 22.2.2013 ja 27.3.2013. Lisäksi paikallisseurakuntien seurakuntaneuvostot olivat keskustelleet asiasta ja antaneet myönteisen lausunnon. Samalla yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi yhteisen kirkkoneuvoston esityksestä, että Kirkkopäivien järjestämiseen varaudutaan vuosien 2014 ja 2015 talousarvioissa sekä talous- ja toimintasuunnitelmissa. Kirkkopäivien ajankohdaksi on päätetty 22.5. 24.5.2013. Kirkkopäivät on yleiskirkollinen tapahtuma ja suunnattu paikalliselle yleisölle ja valtakunnallisesti kirkon työntekijöille sekä luottamushenkilöille. Kirkkopäivät antavat keskustelumahdollisuuden eri tavoilla ajatteleville ja uskoville ryhmille. Se on tapahtuma, jossa kirkko käy vuoropuhelua kulttuurielämän ja yhteiskunnan kanssa. Lisäksi yhteistyötä tehdään paikallisten tapahtumien ja järjestäjien kanssa. Yhteistyökumppaneina ovat paikallisten tahojen lisäksi hiippakunta ja kirkkohallitus. Tavoitteena on tulla kirkon kannalta lähelle ihmistä ja kulkea rinnalla, seurakunnan kannalta tulla näkyväksi, suuren yleisön kannalta löytää kirkkoon ja kaupungin kannalta kuunnella ihmistä. Taloudellinen satsaus tähän tapahtumaan Kouvolan seurakuntayhtymän osalta on 110.000 euroa sisältäen kirkkopäiväsihteerin palkkauksen, joihin varaudutaan vuosien 2014 ja 2015 talousarvioissa. Kouvolan kaupungin kanssa on myös neuvoteltu yhteistyöstä. Kaupungille tullaan tekemään yhteistyöehdotus.
ESITYSLISTA 9/2013 7 (12) Kirkkopäivien 2015 järjestämisen valmistelu on jo käynnistynyt. Kirkkopalvelujen kanssa on pidetty neuvottelu asioiden edistämiseksi. Kirkkopäiväsihteerin tehtävä on laitettu sisäiseen hakuun. Järjestäminen edellyttää omaa erillistä organisaatiota mm. johtoryhmän perustamista ja eri työryhmien kokoamista. Kirkkopäivien ylin päättävä elin on johtoryhmä. Johtoryhmä on perinteisesti koostunut järjestävien tahojen edustajista ja siinä tulee olla myös edustus Kirkkopalveluista, Kouvolan seurakuntayhtymästä, Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulista ja kirkkohallituksesta. Lisäksi johtoryhmään tulisi saada myös Kouvolan kaupungin edustaja. Kirkkopalveluista johtoryhmään on kuulunut Kirkkopalvelujen johtaja, kehityspäällikkö, viestintäjohtaja ja talouspäällikkö sekä Kirkkohallituksesta kirkkoneuvos. Johtoryhmän tehtäviin kuuluu yhteistyösopimuksen, talousarvion, teemojen, tavoitteiden, päälinjojen, tapahtumapaikkojen ja sisällön hyväksyminen. Seuraavassa vaiheessa valitaan kirkkopäiväsihteeri ja kootaan työryhmät. Kirkkopäivien organisaatiossa on mm. järjestelytyöryhmä ja paikallinen ohjelmatyöryhmä, kirkkoherrojen jumalanpalvelustyöryhmä. Hallintojohtajan päätösesitys: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että Kirkkopäivien 2015 johtoryhmään nimetään Kouvolan seurakuntayhtymän edustajiksi yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja, hallintojohtaja ja viestintäpäällikkö sekä kirkkopäiväsihteeri. 2. Yhteinen kirkkoneuvosto valitsee johtoryhmään kaksi luottamusmiesedustajaa. 3. Yhteinen kirkkoneuvosto pyytää Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulia ja Kouvolan kaupunkia nimeämään edustajan Kirkkopäivien johtoryhmään. 142 Vuoden 2014 talousarvio ja toiminta- ja taloussuunnitelma vuosille 2014 2016 1. Yleistä Jokaista varainhoitovuotta varten on seurakunnalle tai seurakuntayhtymälle viimeistään edellisen vuoden joulukuussa hyväksyttävä talousarvio. Varainhoitovuotena on kalenterivuosi (KJ 15:1). Talousarvion hyväksymisen yhteydessä kirkkovaltuuston on hyväksyttävä myös vähintään kolmea vuotta koskeva toiminta- ja taloussuunnitelma. Talousarviovuosi on toiminta- ja taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Talousarviossa ja toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään seurakunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Talousarvio ja toimintaja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset seurakunnan tehtävien hoitamiseen turvataan (KJ 15:2). Talousarviossa ja toiminta- ja taloussuunnitelmassa tai niiden hyväksymisen yhteydessä on päätettävä toimenpiteistä, joilla edellisen vuoden taseen osoittama alijäämä katetaan ottaen huomioon myös talousarvion laatimisvuonna kertyväksi arvioitu yli- tai alijäämä (KJ 15:3). Talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman hyväksyminen on yhteisen kirkkovaltuuston asia (KJ 15:1). Yhteisen kirkkoneuvoston esityksestä on ennen yhteisen kirkkovaltuuston kokousta pyydettävä lausunnot seurakuntaneuvostoilta ennen kuin yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen (KJ 10:14).
ESITYSLISTA 9/2013 8 (12) Laadittavaa talousarvion tulee olla verrattavissa edellisen vuoden tilinpäätökseen ja kuluvan vuoden talousarvioon (Kouvolan seurakuntayhtymän taloussääntö 2:3,4) Yhteinen kirkkovaltuusto päättää talousarvion hyväksyessään toiminnan ja talouden raportointitavoista ja aikataulusta kirkkovaltuustoon nähden (Kouvolan seurakuntayhtymän taloussääntö 4:23). 2. Talousarvion rakenne ja sitovuus Yhteinen kirkkovaltuusto päättää talousarvion toiminnallisista tavoitteista ja määrärahojen ja tuloarvioiden sitovuustasoista. Sitovuustasona voi olla myös nettomääräraha. Sitovuustason mukaista määrärahaa ei saa ylittää eikä tuloarviota alittaa. (Kouvolan seurakuntayhtymän taloussääntö 2:4,1 ja 2:4,2) Käyttötalousosassa yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy toiminnalliset tavoitteet sekä osoittaa tavoitteiden edellyttämät määrärahat vastuukatetasolla yleishallinnon, yhteisen seurakuntatyön, hautaustoimen ja kiinteistötoimen pääluokkien tehtävien hoitamista varten. Yhteistä kirkkoneuvostoa sitoo pääluokkakohtainen vastuukate, johon sisältyvät ulkoisten menojen ja tulojen lisäksi taksaperusteiset sisäiset erät, joita eri työalat laskuttavat toisiltaan (muun muassa keittiötoimi ja leirikeskukset muilta työaloilta). Yhteistä kirkkoneuvostoa sitoo paikallisseurakuntien seurakuntatyössä hankekohtaisesti 200- alkuisille tehtäväalueille merkityt yhteiset projektit. Seurakuntaneuvostoja sitoo oman seurakunnan vastuukate. 3. Piirteitä vuoden 2014 talousarviosta Vuoden 2014 talousarvio on laadittu 1,60 prosentin kirkollisverolla yhteisen kirkkovaltuuston päätöksellä 11.10.2012. Vuoden 2014 talousarvioehdotuksen ulkoisen tuloslaskelman mukaan toimintakulujen määrä on 18.554.000, joka on 0,9 % tilinpäätöstä 2012 pienempi. Henkilöstökulujen osuus on 12.548.000, 68 % toimintakuluista. Kokonaisverotuloarvio vuodelle 2014 on 18.350.000. Vuosikate 1.425.000 kattaa investointimenot 840.000 ja lainanlyhennykset 183.000 talousarviovuonna, mutta ei enää suunnitelmavuotena 2015. Poistojen keskiarvo vuosille 2014 2016 on 1.371.000 ja investointimenojen 1.394.000. Investoinneille asetettu tavoite on 840.000 vuositasolla. Tilikaudelle arvioitu ylijäämä on 148.000. Ylijäämäisen tilikauden toteutuminen riippuu huomattavasti verotulojen toteutumasta, budjettivastuullisten arvioiden paikkansa pitävyydestä ja alueen taloustilanteesta. Yksittäisten seurakuntien ennen yhtymää nostettujen lainojen viimeiset erät maksetaan vuonna 2014. Verotulojen, kiinteistöjen myyntien ja tulevien investointivaateiden epävarmuuteen varaudutaan likviditeettiä ja rahavaroja kasvattamalla. Kiinteistöstrategian toimenpiteet ja lähiajan talousnäkymät Kymenlaaksossa vaikuttavat suuresti tulevien vuosien määrärahajakoihin. Talouspäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee, hyväksyy ja lähettää edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi:
ESITYSLISTA 9/2013 9 (12) 1 Kouvolan seurakuntayhtymän talousarvioehdotuksen 2014 sekä toiminta- ja taloussuunnitelman 2014 2016 (liite 1), pyytää seurakuntaneuvostojen lausunnot talousarviosta 2 investointiohjelman 3 talousarvion sitovuustasot 4 hautainhoitorahaston talousarvion ja toimintasuunnitelmat Yhteinen kirkkoneuvosto esittää talousarvion toteumaraportointitavaksi ja ajaksi vastuukatetasoa valtuuston kokouksien ilmoitusasioissa. 143 Harkinnanvaraisen palkanosan maksuunpano Harkinnanvaraisen palkanosan arviointijakso 7 kk päättyi 31.8.2013, jonka jälkeen esimiehet kävivät suoritearviointikeskustelut ja tekivät esitykset palkka-asiamiehelle 20.9.2013 mennessä. Tämän jälkeen esitykset laitettiin vielä tarkistuskierrokselle, koska harkinnanvaraiseen palkanosaan käytettävä määräraha 25.564 euroa ylittyi merkittävästi. Tarkistuskierroksen lisäksi palkanosaa koskevasta prosenttiosuudesta neuvoteltiin uudelleen pääsopijajärjestöjen pääluottamusmiesten kanssa. Pääsopimuksen mukaiset täytäntöönpanoneuvottelut käytiin 10.10.2013. Neuvotteluissa hyväksyttiin prosenttiosuuksien pienentäminen siten, että hyvästä suorituksesta maksetaan 1,5 prosenttia ja erinomaisesta 3 prosenttia vaativuusryhmän alarajan mukaisesta peruspalkasta. Henkilöstöpalvelun johtokunta hyväksyi käytettävät prosenttiosuudet kokouksessaan 16.10.2013. Aikaisemman päätöksen mukaan prosenttiosuudet olivat hyvästä 2 prosenttia ja erinomaisesta 4 prosenttia. Edellytyksenä prosenttiosuuksien pienentämiseen oli, että seurakuntien ja yhtymän toimintayksiköiden kokonaisuuksia tarkastellaan niin, että arvioinnit ovat yhteismitallisia etenkin suurten työalojen osalta. Harkinnanvaraisen palkanosan määrät vaativuusryhmittäin ovat prosenttitarkistuksen jälkeen (1,5 % ja 3 %) alla olevan taulukon mukaiset: Vaativuusryhmä Vaativuusryhmän Harkinnanvarainen palkanosa /kk alarajan mukainen peruspalkka 1.4.2013 Hyvä (1,5 %) Erinomainen (3 %) 201 1.474,78 22 44 202 1 529,70 23 46 301 1 647,62 25 49 302 1 705,48 26 51 303 1 770,64 27 53 401 1 829,77 27 55 402 1 900,06 29 57 403 2 018,33 30 61 501 2 136,59 32 64 502 2 253,75 34 68 503 2 372,02 36 71 601 2 596,26 39 78 602 3 074,32 46 92 603 3 540,18 53 106 701 4 130,38 62 124
ESITYSLISTA 9/2013 10 (12) Seurakuntayhtymän erityisenä haasteena on yhtenäisen näkemyksen muodostaminen ja sen välittäminen eri tahoille toteutettavaksi. Tämä vaatii hyvää esimiestyötä, johdonmukaisuutta, tasapuolisuutta ja rohkeutta. Lisäksi myös henkilöstön aktiivisuus, osallistaminen ja tuki ovat erityisen tärkeitä. Tehtävän vaativuustason arvioiminen ja henkilön suoritusten arvioiminen sekoitetaan herkästi. Henkilöstöpalvelun johtokunta käsitteli harkinnanvaraisen palkanosan esityksiä kahdessa kokouksessa lokakuussa. Harkinnanvaraisen palkanosan esitykset yhteensä 25.750 euroa hyväksyttiin henkilöstöpalvelun johtokunnan kokouksessa 24.10.2013. Harkinnanvaraisen palkanosan piiriin sisältyviä suoritearviointeja palautettiin yhteensä 219 kappaletta, joista seurakuntien suoritearviointeja oli 113 ja yhtymän työalojen 106. Normaalin tason suorituksia koko seurakuntayhtymässä oli 62 %, hyviä 36 % ja erinomaisia 2 %. Henkilöiden palkkauksen perustetta varten tehdyt arvioinnit ovat salassa pidettäviä Julkisuuslain 6. luvun 24 :n kohdan 29 perusteella. Arvioinneista on tehty liitteenä 2 oleva yhteenveto seurakunnittain ja yhtymän pääluokittain yhteiselle kirkkoneuvostolle. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi. 44 Kameravalvontajärjestelmän rekisteriseloste Rekisteriseloste on Suomessa vuonna 1999 voimaan tulleen henkilötietolain henkilörekisterinpitäjältä edellyttämä dokumentti, henkilötietolaki (523/1999) 10 Rekisterinpitäjän on laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste, josta ilmenee: 1. rekisterinpitäjän ja tarvittaessa tämän edustajan nimi ja yhteystiedot; 2. henkilötietojen käsittelyn tarkoitus; 3. kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä; 4. mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle; sekä 5. kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista. Rekisterinpitäjän on pidettävä rekisteriseloste jokaisen saatavilla. Tästä velvollisuudesta voidaan poiketa, jos se on välttämätöntä valtion turvallisuuden, puolustuksen tai yleisen järjestyksen ja turvallisuuden vuoksi, rikosten ehkäisemiseksi tai selvittämiseksi taikka verotukseen tai julkiseen talouteen liittyvän valvontatehtävän vuoksi. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan: Tallentavaa kameravalvontaa harjoittavan tulee huomioida toiminnassaan henkilötietolain asettamat vaatimukset. Talletetut kuvat ja ääni ovat henkilötietolaissa tarkoitettuja henkilötietoja, jos luonnollinen henkilö on niistä tunnistettavissa. Tallentavaa kameravalvontaa harjoittava käsittelee henkilötietoja kamerajärjestelmän avulla ja on henkilötietolaissa tarkoitettu rekisterinpitäjä. Tallenteiden säilytysajalla ei ole vaikutusta siihen, tuleeko henkilötietolaki sovellettavaksi. Tallentavaa kameravalvontaa harjoittava on henkilötietolaissa tarkoitettu rekisterinpitäjä, vaikka tallenteet säilytettäisiin vain tunnin ajan ennen tallenteen päälle nauhoitusta.
ESITYSLISTA 9/2013 11 (12) Kouvolan seurakuntayhtymän tallentavan kameravalvontajärjestelmän tarkoituksena on suojata omaisuutta, ennaltaehkäistä rikoksia ja auttaa jo tapahtuneiden rikosten selvittämistä. Sen lisäksi valvonnan tarkoituksena on varmistaa ja lisätä seurakuntayhtymän henkilökunnan turvallisuutta sekä yleistä henkilöturvallisuutta. Kouvolan seurakuntayhtymän kameravalvonnan rekisteriseloste on liitteenä 3. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy liitteenä 3 olevan Kouvolan seurakuntayhtymän kameravalvonnan rekisteriselosteen. 145 Sivutoimiluvan myöntäminen, Jari Kokkonen Kirkkolain (6:30) mukaan sivutoimella tarkoitetaan virkasuhdetta, palkattua työtä ja pysyväisluonteista tehtävää, josta viranhaltijalla on oikeus kieltäytyä, sekä ammatin, elinkeinon ja liikkeen harjoittamista. Viranhaltija ei saa ottaa vastaan eikä pitää sellaista sivutointa, joka edellyttää työajan käyttämistä sivutoimeen kuuluvien tehtävien hoitamiseen, ellei työnantaja hakemuksesta myönnä siihen lupaa. Sivutoimena ei saa harjoittaa sellaista toimintaa, joka kilpailevana toimintana ilmeisesti vahingoittaa työnantajaa. Viranhaltija ei saa virkasuhteen kestäessä ryhtyä myöskään kilpailevan toiminnan valmistelemiseksi sellaisiin toimenpiteisiin, joita ei voida pitää hyväksyttävinä. Sivutoimiluvan hakeminen koskee kaikkia viranhaltijoita, myös päätoimisia viranhaltijoita, joilla ei ole kiinteää työaikaa. Luvasta päättää työnantaja. Sivutoimilupa voidaan antaa toistaiseksi voimassa olevaksi, määräajaksi ja rajoitettuna edellyttäen, että esimies vähintään kerran vuodessa kehityskeskustelujen yhteydessä tarkistaa tilanteen. Tuomiokapituli päättää sivutoimiluvan myöntämisestä seurakunnan papin viran ja lehtorin viran haltijalle. Harkittaessa sivutoimiluvan myöntämistä on otettava huomioon, että viranhaltija ei saa sivutoimen vuoksi tulla esteelliseksi tehtävässään. Rakennusmestari Jari Kokkonen kiinteistöpalveluista anoo sivutoimilupaa määräaikaisesti ajalle 1.12.2013 31.12.2015 toiminimen kautta tehtäviin rakennussuunnittelutöihin. Työt tehdään iltaisin ja vapaapäivinä, eikä niillä ole vaikutusta virkatehtävien hoitoon. Kiinteistöpäällikkö Jukka Reijo puoltaa rakennusmestari Jari Kokkosen sivutoimilupahakemusta, koska sivutoimen harjoittaminen ei edellytä työajan käyttämistä sivutoimeen. Kysymys ei ole myöskään kilpailevasta toiminnasta, mikä vahingoittaisi työnantajaa. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto myöntää anotun sivutoimiluvan rakennusmestari Jari Kokkoselle ajaksi 1.12.2013 31.12.2015.
ESITYSLISTA 9/2013 12 (12) 146 Ilmoitusasiat 147 Muut mahdolliset asiat Kiinteistöpäällikkö esittelee kiinteistöpalvelujen tämän hetkisen toteutuman vuodelta 2013. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Merkitään tiedoksi. 148 Muutoksenhaku ja kokouksen päätös Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen (liite 4), joka liitetään pöytäkirjaan ja päättää kokouksen.