KOKKOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ KOKOUSKUTSU/ASIALISTA 14/2010 Yhteinen kirkkoneuvosto 2.12.2010 1 (29) AIKA Keskiviikko 8.12.2010 klo 16.30 PAIKKA Taloustoimisto, Kustaa Aadolfinkatu 16 KOKOUSASIAT Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastajien valinta ja pöytäkirjan nähtävillä pitäminen Työjärjestyksen hyväksyminen 159 Ykspihlajan siipirakennuksen muutostyön rakennustoimikunnan lakkauttaminen ja loppuraportti 160 Hautaukseen liittyvien maksujen tarkistaminen 161 Hautojen hoitomaksut vuodelle 2011 162 Jätehuoltosopimukset 15.1.2011 alkaen 163 Lahjakirjan muutoksen alistus 164 Vastaavan emännän viran täyttäminen 165 Koulutussuunnitelmat 2011 166 Eronpyyntö erityisammattimiehen toimesta / Hukari 167 Erityisammattimiehen toimen täyttäminen 168 Kiinteistöhallinnon toimistotyöntekijän määräaikainen ja osa-aikainen työsopimus / Lauri 169 Halkokarin PAT-työryhmän tilaama tutkimus 170 Yhteistyötoimikunnan kokouksen pöytäkirja 27.10. 171 Asuntomessut Kokkolassa vuonna 2011 172 Vuoden 2011 talousarvio 173 Investointi- ja toimintamenojen rajan määrittely 174 Hautainhoitorahaston osakkeiden myynti 175 Lainan ottaminen 176 Kirkonmäen seurakuntatalon korjaustyöt 177 Avustusanomus / Kirkon Ulkomaanapu 178 Yhteisen kirkkovaltuuston päätökset 10.11.2010 179 Yhteinen kirkkoneuvoston puheenjohtaja 2011 2012 180 Korvaus yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajuudesta 181 Yhteisen kirkkovaltuuston henkilövalinnat 182 Seurakuntavaalien tulokset 183 Kirkkohallituksen yleiskirjeet ja johtokuntien pöytäkirjajäljennökset 184 Kiinteän ja irtaimen omaisuuden tarkastusraportit 185 Rahavarojen ja arvopapereiden tarkastusraportti 186 Seurakuntatyön ansiomerkkien anominen 187 Seurakuntatyön kunniamerkki / Mikkola 188 Kunniamerkki / Murtomäki 189 Muut mahdolliset asiat Merk. PETER KANKKONEN puheenjohtaja Vilhelm Kankkonen hallintojohtaja
2 KOKKOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 14/2010 Yhteinen kirkkoneuvosto 2.12.2010 AIKA Keskiviikko 8.12.2010 klo 16.30 20.00 PAIKKA Taloustoimisto, Kustaa Aadolfinkatu 16 LÄSNÄ x Kankkonen Peter puheenjohtaja x Hautamäki Esko varapuheenjohtaja - (Holm Per-Ole) - Björndahl Maj-Britt x (Jansson Peter) x Göös Sakari - (Mäkelä Jukka) x Harju Jari - (Salo Tuula) x Isohanni Irma - (Heino Salme) x Juvonen Martti - (Urpilainen Kari) x Kallinen Markku - (Hankaniemi Irma) x Klemola Annikki - (Pihlajamaa Juha) x Pikkarainen Kaija - (Mehtälä Anja) x Puutio Eeva - (Herlevi Mikko) x Rytioja Antti - (Rajaniemi Tuula) x Stenman Nils-Erik - (Varhama Borghild) x Maijala Aimo ykv:n puheenjohtaja x Snellman Hans ykv:n varapuheenjohtaja 159 170 x Harju Veli-Pekka kirkkoherra, Kaustinen ja Ullava - Jukkola Tuomo kirkkoherra, Lohtaja - Niemelä Heikki kirkkoherra, Kälviä x Sirviö Jouni kirkkoherra, Kokkolan suom. x Kankkonen Vilhelm hallintojohtaja x Björkström Aune-Inkeri viestintäpäällikkö x Holm Kristina henkilöstöpäällikkö 159 170 x Lillfors Ralf hautaustoimen päällikkö 160 162 x Nykänen Martti vs. kappalainen, Kokkolan suom. 171 x Pakkala Simo Ykspihlajan rakennustoimikunnan puheenjohtaja 170 x Winter Hannele kappalainen, Kokkolan suom. 159 171 x Herlevi Susanna pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirja käsittää pykälät 159 190 KOKOUKSEN AVAUS, LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Puheenjohtaja piti alkurukouksen, jonka jälkeen hän avasi kokouksen. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
3 Kokouksessa oli läsnä myös Kokkolan suom. seurakunnan kappalainen Hannele Winter, joka suorittaa kirkon työyhteisökonsulttikoulutusta. Koulutukseen sisältyy opinnäytetyö, jonka aiheena on seurakuntatyön johtaminen taloudellisen supistumisen tilanteessa. PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA JA PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Eeva Puutio ja Nils-Erik Stenman. Tarkastus on maanantaina 13.12.2010 klo 14.00 taloustoimistossa. Tarkastettu pöytäkirja on nähtävillä taloustoimistossa 14.12. 28.12.2010. TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslistan mukaiset asiat sekä lisäasiana 1. Puukauppatarjoukset 159 / 10 YKSPIHLAJAN SIIPIRAKENNUKSEN MUUTOSTYÖN RAKENNUSTOIMIKUNNAN LAKKAUTTAMINEN JA LOPPURAPORTTI Ykspihlajan siipirakennuksen muutostyön rakennustoimikunta (Simo Pakkala, Antti Rytioja, Irma Isohanni, Tiina Autio, Nils-Erik Stenman, Sauli Keskitalo ja Anna-Maria Isohanni) on pitänyt viimeisen kokouksensa 24.11.2010. Rakennustöiden loppu- ja vastaanottotarkastus on pidetty kahdessa osassa 24.3.2010 ja 28.6.2010 ja rakennuskohde on hyväksytysti vastaanotettu. Rakennustarkastajan loppukatselmus on pidetty 20.7.2010, missä kohde hyväksyttiin käyttöön kokonaisuudessaan. Rakennustöillä on 24 kk:n takuuaika. Takuutarkastus ja siihen mahdollisesti liittyvät korjauttamiset on tarkoitus hoitaa virkatyönä. Lopulliset rakennuskustannukset sisältäen urakat ja suunnittelukustannukset sekä rakennuttajan hankinnat ovat 1.102.638,72 euroa, sis. alv. Rakennustyö oli haastava ja muutostöiden osuus nousi 12,2 %:iin. Rakennustoimikunnan puheenjohtaja Simo Pakkala esittelee loppuraportin kokouksessa. 1. Merkitään kiitoksella tiedoksi, että Ykspihlajan siipirakennuksen muutostyön rakennustoimikunta on hoitanut yhteisen kirkkoneuvoston toimeksiannon. 2. Päätetään lakkauttaa toimikunta.
4 Rakennustoimikunnan puheenjohtaja Simo Pakkala esitteli loppuraportin, liite A/ 159 ja vastasi kysymyksiin. Keskustelun jälkeen päätösehdotuksen kohdat 1 ja 2 hyväksyttiin yksimielisesti. 160 / 10 HAUTAUKSEEN LIITTYVIEN MAKSUJEN TARKISTAMINEN Hautausmaajohtokunta on tehnyt esityksen uusista hautaukseen liittyvistä maksuista. Hautapaikkamaksut on yhteisen kirkkovaltuuston vahvistettava, liite A/ 160. Rintamatunnuksen omaaville henkilöille ja heidän puolisoilleen hautapaikka on ilmainen. Jaettaessa vuotuiset hautaustoimen välittömät nettomenot (ilman poistoja ja sisäisiä kuluja) hautausten lukumäärällä, tulee yhden hautauksen hinnaksi n. 2.300 euroa. Hautaustoimen palveluhinnoissa tulee ottaa huomioon seurakunnille palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset. Edellisen kerran maksuja on tarkistettu 1.1.2010. vahvistaa uudet hautapaikkamaksut 1.1.2011 alkaen. Hautaustoimen päällikkö Ralf Lillfors esitteli hautapaikkamaksuja ja muita hautaukseen liittyviä maksuja. Seurakuntayhtymässä hautausmaksut ovat huomattavasti maan keskiarvojen alapuolella; hautasija maksaa keskimäärin 154 euroa ja työkustannukset 458 euroa. Maksuista käydyn keskustelun aikana Markku Kallinen ehdotti, että arkkuhautapaikka olisi kotipaikkakuntalaisille 60 euroa kaikilla yhtymän hautausmailla. Hän totesi, ettei hinnankorotus ole taloudellisesti merkittävä asia, tunnetasolla kuitenkin suuri. Annikki Klemola kannatti ehdotusta. Nils-Erik Stenman kannatti hautausmaajohtokunnan ehdotusta hautapaikkamaksuista. Hän totesi, että johtokunta on asiantuntijana miettinyt maksuja.
5 Puheenjohtaja totesi, että koska on tehty kannatettu vastaehdotus, on hautapaikkamaksuista äänestettävä. Äänestyksessä hautausmaajohtokunnan ehdotusta kannatti 7 jäsentä ja Markku Kallisen ehdotusta 6 jäsentä. Puheenjohtaja totesi, että yhteinen kirkkoneuvosto on hyväksynyt hautausmaajohtokunnan ehdotuksen hautapaikkamaksuista esitettäväksi yhteisen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Yhteinen kirkkoneuvosto vahvisti muut hautaukseen liittyvät maksut 1.1.2011 alkaen. 161 / 10 HAUTOJEN HOITOMAKSUT VUODELLE 2011 Hautausmaajohtokunta on valmistellut hautainhoitohinnaston vuodelle 2011, liite A/ 161. Hoitomaksuja esitetään korotettavaksi 10 18 %. Haudan hoidosta perittävät maksut saavat olla enintään palvelun tuottamisesta aiheutuvien kustannusten suuruiset. Hoitokustannuksista pääosa eli 70 75 % on työntekijöiden palkkakustannuksia niihin liittyvine sosiaalikustannuksineen. Hautainhoitorahaston hoidossa olevien hautojen määrä: 2010 2009 perushoito 1 kesä 713 711 perushoito 5 kesää 341 336 määräaikaishoito 10 vuotta 39 38 määräaikaishoito 15 vuotta 18 18 määräaikaishoito 20 vuotta 117 118 määräaikaishoito 25 vuotta 50 50 määräaikaishoito 50 vuotta 383 383 Hautainhoitorahaston talouden suurin ongelma on ainaishoitosopimusten suuri määrä. Sopimukset ovat olleet tappiollisia ja uusien hoitosopimusten hinnoittelulla tilannetta ei voida korjata. Vahvistetaan hautausmaajohtokunnan ehdottamat hautojen hoitomaksut 1.1.2011 alkaen. Hautaustoimen päällikkö Ralf Lillfors esitteli hautojen hoitomaksuja.
6 162 / 10 JÄTEHUOLTOSOPIMUKSET 15.1.2011 ALKAEN Keväällä aloitettu seurakuntayhtymän jätehuollon kartoitus on edennyt vaiheeseen, jossa viisi alan toimijaa on jättänyt tarjouksen jätteiden kuljetuksesta ja käsittelystä. Tarjouksiin pyydettiin vielä syyskuussa lisäselvitykset lajittelun varmistamiseksi sekä ilmoitettiin, että tilaaja pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä tarjouksen kokonaan tai osittain. Joissakin yhtymän kiinteistöissä on lajittelu jo ennestään ollut hyvin käynnissä ja tarkoitus on saada se toimimaan kaikissa yhtymän toimipisteissä. Lähtökohtana on, että kallista kaatopaikkajätettä ei syntyisi juuri lainkaan. Osa yrittäjistä jätti tarjouksen koskien kaikkia toimipisteitä, osa tarjosi vain yhtä tai kahta paikkakuntaa. Kaikkien yrittäjien kanssa kävimme hankintaneuvottelut, joihin yhtymän puolelta osallistuivat Ralf Lillfors, Heli Läspä ja Eero Hanni. Neuvotteluissa kartoitettiin mm. toimijoiden kykyä ja halua kehittää palvelua kestävän kehityksen ja ympäristöystävällisen toiminnan näkökulmasta. Valintaesityksen perusteissa tärkeimpänä pidettiin hinnan ohella raportointia, toimintavarmuutta ja palvelun saatavuutta lyhyelläkin varoitusajalla. Myös toimijoiden sijainti vaikutti esitykseen siten, ettei ole tarkoituksenmukaista kuljettaa jätteitä paikkakunnan ulkopuolelle, mikäli se on muuten järjestettävissä. Yhtymän alueella on 37 kohdetta, joista kerätään erilaisia jätelajeja. Liitteeseen on otettu hintaesimerkki seurakuntakeskuksista ja hautausmaista, jotka jätemääriltään muodostavat n. 74 % kaikesta syntyvästä jätteestä ja ovat siten painoarvoltaan merkittävin kustannustekijä, liite A/ 162 tarjousvertailu Toimistopäällikkö: 1. Jätehuoltosopimukset laaditaan seuraavasti: Kanta-Kokkolan alue: Kaustinen: Kälviä, Ullava: Lohtaja: Jätehuolto O Häggblom Oy Ab Kaustisen Monitoimi Ay Lassila & Tikanoja Oyj Jätehuolto Niemelä Oy 2. Sopimukset tehdään kahdeksi vuodeksi jatkuen vuoden kerrallaan, jollei irtisanomista tehdä kuukautta ennen kauden päättymistä. 3. Sopimukset laatii ja allekirjoittaa toimistopäällikkö. Päätösehdotuksen kohdat 1 3 hyväksyttiin yksimielisesti.
7 163 / 10 LAHJAKIRJAN MUUTOKSEN ALISTUS Seurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto päätti kokouksessaan 10.11.2010 28 hyväksyä Kokkolan kaupungin ja seurakuntayhtymän välisen lahjakirjan muutoksen koskien Katariinan kalmiston puistoaluetta. Lahjakirjaan tehdään muutos, jolla vuonna 1999 luovutettu alue rajataan koskemaan vain muurilla ympäröityä kalmistoa ja sen rakennuksia. Lisäksi lahjakirjaan lisätään maininta rasitteesta, jolla seurakuntayhtymä saa kaavan mukaisen kulkuoikeuden Katariinan kalmiston alueelle. Kirkkolaki määrää omaisuuden luovutuksen alistamismenettelystä, jonka mukaan päätös on alistettava kirkkohallituksen hyväksyttäväksi. Yhteinen kirkkoneuvosto voi tehdä asiassa tarvittavan toimeenpanopäätöksen. Lahjakirjan muutos allekirjoitetaan 8.12.2010 kirkkovaltuuston päätöksen mukaisesti, liite A/ 163 lahjakirjan muutosasiakirja Toimistopäällikkö: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymä lahjakirjan muutos alistetaan tuomiokapitulin kautta kirkkohallituksen hyväksyttäväksi. 164 / 10 VASTAAVAN EMÄNNÄN VIRAN TÄYTTÄMINEN Vastaan emännän viran hakuaika päättyi 30.11. Määräaikaan mennessä saatiin 11 hakemusta, liite A/ 164. Vastaava emäntä toimii seurakuntakotien ja leirikeskusten keittiö- ja siivoushenkilökunnan esimiehenä, vastaa ruoka- ja siivoustarvikkeiden yhteishankinnoista, laatii alaansa koskevat budjettiesitykset ja osallistuu emännän töihin. Työpaikkana on ensisijaisesti Kokkolan seurakuntakeskus. Työhön kuuluu ilta- ja viikonlopputyötä. Kelpoisuusehtona virkaan on alan alempi korkeakoulututkinto (esim. restonomi) ja kokemus suurtalouden keittiö- ja siivoustyön johtamisesta. Ruotsin kielen taito katsotaan eduksi.
8 Hallintojohtajan, henkilöstöpäällikön, vastaavan emännän ja kirkkoherrojen muodostama haastatteluryhmä on haastatellut 7 hakijaa (Kangasniemi, Kinnunen, Kivinen, Mård, Valo, Vitka ja Yrjänä). Haastatteluryhmän ehdotus on liitteenä B/ 164. Yhteinen kirkkoneuvosto 1. valitsee haastatteluryhmän ehdotuksen pohjalta vastaavan emännän 1.5.2011 alkaen tai sopimuksen mukaan ja varalle toisen henkilön, 2. vahvistaa viranhaltijan vaativuusryhmäksi 503, 3. toteaa, että viran täyttämisessä noudatetaan neljän kuukauden koeaikaa ja virkavaali voidaan vahvistaa sen jälkeen, kun valittu on esittänyt hyväksyttävän lääkärintodistuksen terveydentilastaan. Henkilöstöpäällikkö kertoi valintaprosessista ja haastattelutyöryhmän näkemyksistä viran täyttämisestä. Keskustelun jälkeen vastaavan emännän virkaan valittiin yksimielisesti Mari Yrjänä 1.5.2011 alkaen tai sopimuksen mukaan. Ketään ei valittu varalle. Päätösehdotuksen kohdat 2 ja 3 hyväksyttiin yksimielisesti. 165 / 10 KOULUTUSSUUNNITELMAT 2011 Tiedotustyön, palvelevan puhelimen, perheasiain neuvottelukeskuksen, sairaalasielunhoidon, maahanmuuttajatyön ja päihde- ja kriminaalityön koulutussuunnitelmaehdotukset vuodelle 2011 on valmisteltu asianomaisten työalojen toimesta. Samoin ovat kiinteistötoimen, hautaustoimen ja henkilöstöhallinnon työntekijät esittäneet koulutustoivomuksia, liite A/ 165. Suunnitelmissa koulutus on määritelty välttämättömäksi (V) tai hyödylliseksi (H). Välttämättömään koulutukseen osallistuttaessa maksetaan matkat, mahdolliset osallistumismaksut ja ruokailukulut. Lisäksi maksetaan päivärahaa, jos siihen on oikeus. Hyödyllisessä koulutuksessa on määritelty mitkä kustannukset korvataan, vähimmillään kyse voi olla vain osallistumisesta työajalla. Näissä tapauksissa koulutukseen osallistuva maksaa itse kulut. Peter Kankkosen, Vilhelm Kankkosen, Matti Ahon ja Kristina Holmin muodostama työryhmä on käynyt läpi koulutussuunnitelmat ja luokitellut koulutus-/neuvottelupäivät välttämättömiin ja hyödyllisiin sekä niistä maksettaviin korvauksiin.
9 Yksittäisten seurakuntien koulutussuunnitelmat on hyväksytty seurakuntaneuvostoissa samalla periaatteella. Hyväksytään koulutussuunnitelmat. 166 / 10 ERONPYYNTÖ ERITYISAMMATTIMIEHEN TOIMESTA / HUKARI Erityisammattimies Heikki Hukari pyytää eroa toimesta 1.4.2011 lähtien siirtyäkseen eläkkeelle. Heikki Hukari on tullut seurakuntayhtymän palvelukseen 31.3.1987, joten palvelusvuosia on kertynyt jo 23. Kiitollisena pitkäaikaisesta palveluksesta myönnetään Heikki Hukarille ero erityisammattimiehen toimesta 1.4.2011 alkaen. 167 / 10 ERITYISAMMATTIMIEHEN TOIMEN TÄYTTÄMINEN Yhteinen kirkkoneuvosto julisti erityisammattimiehen tehtävän haettavaksi 26.8.2010, 104/10. Määräpäivään 4.10.2010 mennessä saatiin 35 hakemusta. Yhteinen kirkkoneuvosto totesi 5.10.2010 pitämässään kokouksessa tointa hakeneet henkilöt ja nimesi toimen täyttämistä varten haastatteluryhmän, 140/10. Saaduissa hakemuksissa on monta sopivaksi katsottavaa ammattimiestä. Haastatteluryhmä on kokoontunut, mutta ei ole kutsunut toistaiseksi ketään haastatteluun. Seurakuntayhtymän taloudellisen tilanteen kiristyessä syksyn mittaan kiinteistöhallinto kävi vielä sisäisesti läpi vaihtoehtoja, miten kiinteistönhoito ja erityisammattimiehen tehtävät voitaisiin järjestää toisin. Talonmiesten kanssa on neuvoteltu heidän työaikansa ja työtehtäviensä uudelleen organisoinnista. Kiinteistönhoitoyhtiöiden käyttöä viikonlopputöissä on selvitetty sekä lisäksi on selvitetty vuokratyövoiman käyttöä. Nykyinen toimenhaltija teki viimeisen työpäivän 25.11.2010 ja tällä hetkellä tointa hoitaa vuokrayrityksen välittämä työntekijä. Vuokrayhtiön kanssa on tehty 3 kk:n sopimus.
10 Tehtyjen vaihtoehtoselvitysten perusteella jäljellä olisi kaksi tapaa täyttää avoinna oleva toimi. Erityisammattimiehenä toimisi vuokrayhtiön välittämä työntekijä tai toimeen palkattaisiin alkuperäisten suunnitelmien mukaisesti vakituinen erityisammattimies paikkaa hakeneiden joukosta. Erityisammattimiehen työtehtävät ovat sen verran vaativia, että yhtymän edun mukaista olisi valita toimeen vakituinen, sitoutunut työntekijä. Lisäksi vuokratyövoimasta joudutaan maksamaan 23 %:n arvonlisävero, jota yhtymä ei voi vähentää. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi väliaikaisen vuokratyövoiman käytön erityisammattimiehen tehtävässä. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että erityisammattimiehen toimeen palkataan alkuperäisten suunnitelmien mukaan hakemuksensa jättäneiden joukosta pätevä henkilö. 168 / 10 KIINTEISTÖHALLINNON TOIMISTOTYÖNTEKIJÄN MÄÄRÄAIKAINEN JA OSA-AIKAINEN TYÖSOPIMUS / LAURI Kiinteän ja irtaimen omaisuuden tarkastajat ovat huomauttaneet arvoesineluetteloiden puuttumisesta. Työn tekemiseen on tarkoitus palkata taloustoimistossa 16.3.2010 31.12.2010 osa-aikaisessa määräaikaisessa työsuhteessa työskennellyt Eija Lauri määräaikaiseksi ja osa-aikaiseksi työntekijäksi kolmeksi kuukaudeksi (3 pv /vk, 60 %, vaativuusryhmä 402). Yhteinen kirkkoneuvosto 1. hyväksyy kolmen kuukauden määräaikaisen työsopimuksen laatimisen merkonomi Eija Laurin kanssa, 2. vahvistaa tehtävän vaativuusryhmäksi 402. Päätösehdotuksen kohdat 1 ja 2 hyväksyttiin yksimielisesti. 169 / 10 HALKOKARIN PAT-TYÖRYHMÄN TILAAMA TUTKIMUS Halkokarin seurakuntakodin korjaussuunnitelmia varten perustettiin keväällä nk. PAT-työryhmä. Yhteinen kirkkoneuvosto nimesi ryhmään päättäjien edustajat ja kokoonkutsujan / puheenjohtajan, 58/10.
11 Työryhmä tilasi Vahanen Oy:ltä kosteus- ja sisäilmateknisen kuntotutkimuksen, joka valmistui 15.10.2010. Tiivistelmä ehdotetuista rakennusteknisistä toimenpiteistä, liite A/ 169. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi tehdyn kuntotutkimuksen. Henkilöstöpäällikkö esitteli kiinteistössä tehtyä kuntotutkimusta. Joitakin toimenpiteitä tehtiin välittömästi, ja niiden jälkeen ei ole estettä seurakuntakodissa työskentelylle. Työntekijät kuitenkin reagoivat siellä ollessaan. Keskustelun jälkeen kuntotutkimus merkittiin tiedoksi. Päätettiin siirtää mahdollisuuksien mukaan toiminta pois Halkokarin seurakuntakodilta ensi vuoden alusta. 170 / 10 YHTEISTYÖTOIMIKUNNAN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA 27.10. Yhteistyötoimikunta on pitänyt kokouksen 27.10., liite A/ 170. Merkitään pöytäkirja tiedoksi ja hyväksytään tehdyt ehdotukset. 171 / 10 ASUNTOMESSUT KOKKOLASSA VUONNA 2011 Yhteinen kirkkoneuvosto 2.11. 153: Suomen asuntomessut järjestetään Kokkolassa vuonna 2011. Viime vuosina ovat seurakunnat osallistuneet aktiivisesti messuihin. Koska messut ovat jo kesällä, myös srky:n tulee päättää missä suhteessa olemme mukana messuilla. Suunnitelmia on aika paljon ja jotta päätöksiä olisi mahdollista tehdä, tulisi taloudelliset raamit selvittää. Koska budjettityö venyy niin myöhään, että syytä olisi lyödä raamit kiinni jo nyt. Martti Nykänen on tehnyt alustavan kustannuslaskelman olemassa olevien suunnitelmien perusteella, liite A/ 153.
12 Päätetään jatkaa asuntomessujen aktiviteettien suunnittelua esitetyn pohjalta ja kustannusarvion ollessa maksimissaan 25.000 euroa. Taina Lamminen esitteli seurakuntayhtymän osuutta asuntomessuilla. Keskeisin osuus on parisuhteen palikat, kirkkohallituksen perheasiat ja kristillinen aviopari- ja parisuhdetyö. Parisuhteen palikoiden perusidea on konkretisoida käytännönläheisesti parisuhteen eri alueita ja tätä kautta tukea ihmisiä ymmärtämään suhdeasioita paremmin ja keskustelemaan niistä. Tähän koulutetaan vapaaehtoisia, jotka haluavat toimia messujen aikana srky:n messupisteessä päivystäjinä. Kokkolan kaupunki on tarjonnut pisteeksi asuntomessualueelle rakennettavan kerrostalon väestönsuojatilaa. Projektista aiheutuneita kuluja on alustavasti kaavailtu budjetoitavaksi yhteiskunnallisen työn kustannuspaikalle. Projektityöntekijäksi palkattaisiin Leena Harjunpää, jolla olisi kokonaisvastuu mm. vapaaehtoisten koulutuksesta ja luennoista. Hallintojohtaja totesi, että kaupunki odottaa yhtymän osallistuvan asuntomessuille. Kaupunki ei peri vuokraa tilasta, mutta mahdolliset rakennelmat tilaan on tehtävä oman työnä. Useissa puheenvuoroissa korostettiin perhetyön tukemisen tärkeyttä. Kritiikkiä herätti toimipisteen sijainti. Jos tila on kellarissa, miten näyttelyvieraat löytävät sinne. Lisäksi kyseltiin onko tiedusteltu työntekijöiden halukkuutta projektityöntekijäksi. Samoin kyseenalaistettiin oheisohjelmana oleva näytelmä. Mietittiin löytääkö messuyleisö kaupunkiin katsomaan sitä. Keskustelun jälkeen päätettiin yksimielisesti palauttaa asia uudelleen valmistelua varten, mm. talousarviota ja toimintasuunnitelmaa on tarkennettava. Asiaa selvittävät Martti Nykänen, Camilla Honkala, Taina Lamminen, Jouni Sirviö ja Esko Hautamäki. Yhteinen kirkkoneuvosto 8.12.2010: Tilat ovat paljon paremmat kuin luultiin viime kokouksessa. Kun selvitysryhmä kävi paikan päällä, todettiin, että sijainti messualueella on paras mahdollinen. Paikka on keskellä ja sisäänkäynti helppo. Varsinaiset tilat joudumme sisustamaan itse. Toimintasuunnitelmaa, projektipäällikön tehtäviä, aikataulua ja talousarviota on tarkennettu. Määrärahaa on näytelmän poistamisen takia varattu 17.500 euroa, liite A/ 171. Päätetään jatkaa asuntomessujen aktiviteettien suunnittelua esitetyn pohjalta ja kustannusarvion ollessa maksimissaan 17.500 euroa.
13 Kokkolan suom. seurakunnan vs. kappalainen Martti Nykänen esitteli projektisuunnitelmaa. Keskustelun jälkeen ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Projektityöntekijän tueksi perustettiin ohjausryhmä: Esko Hautamäki, Vilhelm Kankkonen, Taina Lamminen, Martti Nykänen ja kaupungin edustajana Marjatta Roiko. Pyydetään jokaista yhtymän seurakunnan seurakuntaneuvostoa valitsemaan edustaja. 172 / 10 VUODEN 2011 TALOUSARVIO Seurakuntayhtymän talousarvio on valmisteltu perinteisen, varovaisen linjan mukaisesti, mutta menneitä vuosia tiukemmassa taloudellisessa tilanteessa. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti 5.10.10./ 139 vuoden 2011 talousarvion raameista. Talousarvion suunnitteluohjeeksi vahvistettiin, että käyttötalousmenot, sisältäen myös palkka- ja muut henkilöstömenot, on pakko karsia. Toiminnan nettotulos saisi olla 9 milj. euroa. Tähän tavoitteeseen on päästy, joten on paikallaan kiittää hyvin tehdystä työstä. Yhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien toiminnat on talousarviossa jaoteltu perustehtäviin ja tukitoimiin. Perustehtäviä ovat hengellinen työ (pääluokat 2 ja 3, seurakunnallinen toiminta ja yhteiset seurakunnalliset tehtävät), hautaustoimi (pääluokka 4), sekä kirkonkirjojen pito (sisältyy 1. pääluokkaan). Kaikki muut ovat tukitoimia, joiden kustannukset laskentateknisin menetelmin kohdistetaan perustehtäville. Talousarvion käyttötalousosa jakautuu seuraaviin pääluokkiin 1 5: 1. Yleishallinto (sisältää myös kirkonkirjojen pidon) 2. Seurakunnallinen toiminta 3. Yhteiset seurakunnalliset tehtävät 4. Hautaustoimi 5. Kiinteistötoimi (sis. myös metsätalouden ja sijoitusasunnot) Yleishallinto: Yleishallinnon puolella ei tulevana vuotena ole mitään erikoista. Seurakunnallinen toiminta: Kaikkien seurakuntien osalla toimintaa jatketaan ja kehitetään seurakuntien omien linjausten mukaisesti. Seurakunnat ovat perusteellisesti käyneet kustannuksiaan läpi, koska säästötavoite edellytti sitä. Vuoden 2009 säästön huomioimatta jättäminen on merkittävä asia. Yhteiset seurakunnalliset tehtävät: Jatkuu ennallaan. Sairaalasielunhoito viettää 40-vuotiasjuhlansa. Yhtymän kirkolliset avustukset maksetaan edelleen tästä pääluokasta.
14 Hautaustoimi: Hautaukseen liittyviä maksuja on tarkistettu, mutta muuten ei ole merkittäviä muutoksia. Kiinteistötoimi: Metsätalouden tulojen nousu 235.000 euroa on tilapäistä, mutta hyvä asia. Kiinteistötoimi sisältää myös metsätalouden ja sijoitusasunnot, joiden kuluja ei kohdisteta päätoiminnoille. Suurimpia investointeja ei tehdä ensi vuonna, mutta kuitenkin niihin uppoaa n 1,1 milj. euroa. Alustavassa investointisuunnitelmassa on hahmoteltu tulevien vuosien hankkeita, mm. Marian siunauskappelin peruskorjausta ja laajennusta sisältäen krematorion. Tästä hankkeesta yhteinen kirkkovaltuusto tekee aikanaan rakentamispäätökset. Talousarvion yhteenvetolaskelmina on tuloslaskelma, sekä rahoituslaskelma. Nämä osoittavat, että seurakuntayhtymän taloudelle vuosi 2010 on ollut raskas. Vaikka säästötoimiin on ryhdytty, näyttää 2011 vielä tappiota ja helpotuksia ei ole näköpiirissä. Verotulojen kasvua ei ainakaan vielä talousarviovuonna ole haettu veroprosenttia korottamalla. Veroprosentti on vuodesta 1998 saakka ollut 1,5. Talousarvioehdotus sisältää lisäksi hautainhoitorahastojen talousarviot, sekä liitteitä. Talousarvioehdotukseen ei sisälly uusia virkoja tai työsuhteisia tehtäviä. Liite A/ 172 Talousarvio 2011 1. vahvistaa vuoden 2011 talousarvion perusteluineen ja liitteineen. 2. Oikeutetaan taloustoimisto tekemään talousarvioon tarvittaessa pieniä teknisiä tarkistuksia. 3. Pyydetään seurakuntaneuvostojen lausunnot talousarviosta 23.12. mennessä. Hallintojohtaja esitteli vuoden 2010 talousarvioehdotusta, jonka hän totesi olevan tyydyttävä. Toimintakatteessa on päästy talousarvion raamitavoitteeseen eli 8,9 milj. euroon. Myös vuosikate on plussalla, mikä johtuu metsätulojen suuresta määrästä vuonna 2011. Vähintään kolmea vuotta koskevan toiminta- ja taloussuunnitelman laatimiseen ei ole ollut perspektiiviä eikä aikaa paneutua. Talousarvion ja verotulojen seurantaa on tehostettava ja uusille luottamushenkilöille järjestetään koulutusta, jossa perehdytään budjettiin. Seurakunnat ovat perusteellisesti käyneet kustannuksiaan läpi, koska säästötavoite edellytti sitä. Säästötavoite on keskimäärin ylitetty 3,62 %:lla, joten päätettiin hallintojohtajan ehdotuksesta tasata ylitykset/alitukset vuoden 2012 talousarviossa:
15 Kokkola Karleby Kaustinen ja Ullava Kälviä Lohtaja - 27.820 e + 8.160 e - 4.860 e + 13.070 e + 11.540 e Markku Kallinen esitti huolena, ettei Kälviän kellotapulin kuntokartoitukseen ole varattu määrärahaa ensi vuoden talousarviossa. Keskustelun jälkeen päätösehdotuksen kohdat 1 3 hyväksyttiin yksimielisesti. 173 / 10 INVESTOINTI- JA TOIMINTAMENOJEN RAJAN MÄÄRITTELY Talousarviota ja suunnitelmaan laadittaessa tulee harkita, budjetoidaanko suurehko korjaustyö tai hankinta käyttö- vai investointimenona. Seurakunnissa on usein korjausmenoiksi luokiteltavia, mutta euromäärältään isoja hankkeita. Tällaisia hankkeita ovat mm. kirkon ulkoseinien erilaiset korjaukset, paanukaton tervaus jne. Mikäli seurakunta merkitsee em. kaltaiset korjausmenot vuosikuluiksi, niin vuosikate ja tilikauden tulos eivät ole vertailukelpoisia eri vuosien kesken ja seurakunnalle saattaa tulla KJ 15:1,3 mukainen alijäämän kattamisvelvollisuus jopa yhden ison korjaushankkeen vuoksi. Kirjanpitoasioiden neuvottelukunta otti kantaa asiaan 24.8.2009. Kannanoton mukaan seurakunnalla on oikeus merkitä suuret korjausmenot investointiosaan oman harkinnan mukaan. Harkinnan perusteina ovat korjausmenon merkittävä vaikutus seurakunnan rahavirtaan sekä vuosikatteen ja tilikauden tuloksen vertailukelpoisuus eri vuosien kesken. Harkinnassa otetaan huomioon myös se, palveleeko hanke seurakunnan toimintaa yhtä useampana tilivuotena. Liitteenä A/ 173 on Kirjanpitoasioiden neuvottelukunnan päätös 24.8.2009. Uudisrakennuksen osalta kyse on aina investoinnista ja kaluste- sekä laitehankintojen osalta raja pysyisi 10.000 eurossa. Korvausinvestointien ja perusparannusmenojen osalta on rajan nostoa harkittava. Kokkolan seurakuntayhtymän vuosittaiset menot ovat noin 11 milj. euroa, jolloin rajan nosto 30.000 euroon merkitsisi 0,3 % kokonaismenoista. Samalla rajamäärän nosto tietäisi, että pienemmät korjaustyöt siirtyisivät toimintamenoiksi. Aktivointirajaa on viimeksi tarkistettu 1.1.2007 alkaen. hyväksyy euromääräisen rajan noston (= aktivointirajan), jonka ylittävät hankinnat kirjataan investointimenoiksi ja aktivoidaan taseeseen. Kaluste- sekä laitehankintojen osalta raja pysyy 10.000 eurossa, mutta korvausinvestointien ja perusparannusmenojen osalta uusi raja on 30.000 euroa.
16 174 / 10 HAUTAINHOITORAHASTON OSAKKEIDEN MYYNTI Hautaustoimen laskelman perusteella yhtymä on laskuttanut hautainhoitorahastoa 98.106,58 euroa tämän kesän hoitotyöstä. Hautainhoitorahastolla ei ole käteistä rahaa maksaa koko summaa vaan siirtosaamisiin on jäänyt 83.106,58 euroa. Hautainhoitorahastolla on Nordean osakkeita 46.176 kappaletta, arvoltaan n. 350.000 euroa. Sijoitusryhmä on jo keväällä todennut, että on epäviisasta pitää koko rahaston osakeomaisuus Nordean osakkeissa. Nyt on osakkeen hinta hyvä ja koska tarvetta käteiselle rahalle on, kannattaisi osa osakkeista myydä nyt. Päätetään valtuuttaa hallintojohtaja yhdessä hallintosihteerin kanssa myymään rahaston Nordean osakkeita 20.000 kpl ja saadusta myynnistä maksetaan ensin yhtymän saatava. Neuvosto valtuuttaa hallintojohtaja yhdessä neuvoston varapuheenjohtajan kanssa sijoittamaan jäännössumman arvopapereihin. Tämän pykälän osalta pöytäkirja tarkastetaan välittömästi kokouksessa. 175 / 10 LAINAN OTTAMINEN Neuvoston 2.11.10 tekemän päätöksen mukaisesti rahalaitoksilta on pyydetty lainatarjouksia. Tarjousten sisäänjättöaika päättyy 7.12, joten valmisteluehdotus tulee vasta kokoukseen, lainatarjouspyyntö liitteenä A/ 175. Laina on tarkoitus käyttää luottolimiitin pienentämiseen 2,5 milj. eurosta 0,5 milj. euroon. Investointien rahoitukseen tarvitaan miljoona euroa. Tarjouksia pyydettiin seitsemältä pankilta. Tarjous on kysytty vaihtuvakorkoisesta lainasta sekä vaihtoehtoisesti kiinteäkorkoisesta lainasta. Lainatarjousvertailu esitetään kokouksessa. Annetaan kokouksessa Hallintojohtaja selosti lainatarjousvertailua. Hän teki seuraavan päätösehdotuksen:
17 1. päättää ottaa OKO Oyj:tä shekkitililimiitin takaisinmaksuun ja investointien rahoitukseen pitkäaikaista lainaa 3 miljoonaa euroa, josta puolet vaihtuvakorkoista, puolet kiinteäkorkoista, 2. valtuuttaa yhteisen kirkkoneuvoston nostamaan lainan välittömästi, sekä hallintojohtajan ja hallintosihteerin allekirjoittamaan velkakirjan. 176 / 10 KIRKONMÄEN SEURAKUNTATALON KORJAUSTYÖT Kirkonmäen seurakuntatalolla tapahtui keväällä lumien sulaessa vesivahinko. Takapihalle keräytyneet sulamisvedet pääsivät tekniseen tilaan ja nousivat auditoriossa maanvaraisen laatan korkeudelle, mutta eivät ehtineet lattiapinnalle. Merkittävät taloudelliset vahingot olivat muutaman sentin nousun päässä niin auditoriossa kuin teknisessä tilassa. Munters Oy kävi tekemässä vahinkoraportin. Vahingosta on tehty vahinkoilmoitus, mutta vakuutusyhtiö ei korvaa ulkopuolisia vesiä. Auditorion kuivumista on seurattu omalla mittarilla. Lattia on kuivunut, eikä tilassa tämän hetkisen tietämyksen perusteella ole tarvetta tehdä korjaustöitä. Tekninen tila kärsi merkittävät vahingot. Teknisessä tilassa on lisäksi jatkuvana ongelmana maanvastaisen seinän läpi työntyvä kosteus rakennuksen itäpäädyn suunnasta. Samaa ongelmaa on ilmeisesti ollut aiemminkin, koska vanhassa rakennuksessa on ollut pumppukaivo samoilla kohdilla, mutta se on poistettu muutama vuosi sitten tehdyn peruskorjauksen yhteydessä. Takapihalla on sadevesikaivot ja koulun vastaisella rajalla on ojana matala kaivanto. Maa nousee koulua ja Chydenius pappilaa kohden. Takapiha joutuu lumien sulaessa ja sadekeleillä suurelta alueelta valuvien pintavesien kuormittamaksi. Kiinteistöpäällikkö on ollut yhteydessä kaupunkiin takapihan ongelmasta ja palkannut suunnittelijaksi Insinööritsto Nissilä & Cygnellin. Kaupungin edustajan ja suunnittelijan kanssa on päädytty rajaojan syventämiseen aina koulun rummulle asti. Kustannukset siltä osin jakaantuvat seurakuntayhtymän ja kaupungin kesken. Tekniseen tilaan on päädytty asentamaan pumppukaivo ja uusimaan alapohja tarpeellisilta osilta. Töistä on pyydetty Rakennusliike Saloselta alustava kustannusarvio. Kaikkinensa työt tulevat maksamaan noin 30.000 euroa, mistä kaupungin osuus olisi rajaojan osalta noin 3.000 4.000 euroa. Työt aloitettaisiin mahdollisesti jo tämän vuoden puolella.
18 Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy tehdyt muutossuunnitelmat, myöntää korjaukseen tarvittavat varat ja hyväksyy Rakennusliike Salosen korjaustyön suorittajaksi. 177 / 10 AVUSTUSANOMUS / KIRKON ULKOMAANAPU Kirkon Ulkomaanapu on lähettänyt avustuspyynnön Haitin koleraepidemian lievittämiseksi, liite A/ 177. Kuluvan vuoden talousarviossa Kirkon Ulkomaanavulle on myönnetty 17.000 euroa. Tänä vuonna yhteinen kirkkovaltuusto myönsi 5.000 euron lisäavustuksen Kirkon Ulkomaanavun kautta Haitin katastrofin lievittämiseksi. Päätetään, ettei avustusta myönnetä ja anomusta ei valmistella yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi. 178 / 10 YHTEISEN KIRKKOVALTUUSTON PÄÄTÖKSET 10.11.2010 Yhteinen kirkkovaltuusto kokoontui 10.11. Kokouksessa: - myönnettiin hallintojohtajaksi valitulle Vilhelm Kankkoselle ero yhteisen kirkkovaltuuston jäsenyydestä ja todettiin 1. varajäsenen Kokkolan ruots. seurakunnan Kristus i Centrum -ehdokaslistalta eli Maj-Britt Björndahlin siirtyvän varsinaiseksi valtuutetuksi, - vahvistettiin metsäsuunnitelmat vuosille 2010 2019, - hyväksyttiin määräalojen ja kiinteistön myynti Kaustisen kunnalle, - hyväksyttiin lahjakirjan lisäys, missä Katariinan kalmiston alue (6.066 m 2 ) rajattiin koskemaan vain muurilla ympäröityä kalmistoa ja sen rakennuksia, - vahvistettiin vuoden veroprosentiksi 1,5. Merkitään tiedoksi ja todetaan, että päätökset ovat syntyneet laillisessa järjestyksessä ja ovat täytäntöönpanokelpoisia.
19 179 / 10 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTON PUHEENJOHTAJA 2011 2012 Oulun hiippakunnan tuomiokapituli on määrännyt kirkkoherra Peter Kankkosen yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajaksi vuosiksi 2011 2012. Merkitään tiedoksi. 180 / 10 KORVAUS YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON PUHEENJOHTAJUUDESTA Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajuuden kierrättäminen kaikkien seurakuntien välillä tulee todennäköisesti käyttöön Kokkolan seurakuntayhtymässä. Koska puheenjohtajuuden hoitaminen vie resursseja seurakunnalta, olisi paikallaan jotenkin kompensoida kyseistä seurakuntaa. Asia on ratkaistavissa siten, että puheenjohtajana toimivan kirkkoherran palkkakustannuksista siirretään osa yhteisen kirkkoneuvoston kustannuspaikalta maksettavaksi. Ehdotuksessa on arvioitu, että puheenjohtajuus vie noin puolipäivää viikon viidestä työpäivästä, jolloin sen osuus olisi 10 % (50.000 euron vuosipalkasta noin 6.800 euroa vuodessa). Päätetään, että yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajana toimivan kirkkoherran palkasta siirretään toistaiseksi 10 % yhteisen kirkkoneuvoston palkkakustannukseksi. 181 / 10 YHTEISEN KIRKKOVALTUUSTON HENKILÖVALINNAT Yhteisen kirkkovaltuusto kokous pidetään tammikuussa 2011. Kokouksessa valitaan henkilöt seurakuntayhtymän luottamuselimiin, liite A/ 181 luottamushenkilöt 2007 2010 YHTEISEN KIRKKOVALTUUSTON PUHEENJOHTAJAN VALINTA Kirkkojärjestyksen 8 luvun mukaan yhteisen kirkkovaltuuston tulee valita keskuudestaan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja toimikautensa ensimmäisen ja kolmannen vuoden tammikuussa. Näiden toimikausi kestää, kunnes uusi puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja on valittu.
20 valitsee puheenjohtajan vuosiksi 2011 2012. YHTEISEN KIRKKOVALTUUSTON VARAPUHEENJOHTAJAN VALINTA valitsee varapuheenjohtajan vuosiksi 2011 2012. YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON VARAPUHEENJOHTAJAN VALINTA Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 1 mukaan yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu tuomiokapitulin määräämän puheenjohtajan, ja yhteisen kirkkovaltuuston valitseman varapuheenjohtajan lisäksi 11 jäsentä. Oulun hiippakunnan tuomiokapituli on määrännyt kirkkoherra Peter Kankkosen yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajaksi toimikaudelle 2011 2012. Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenten vaali toimitetaan yhteisessä kirkkovaltuustossa siten, että ensiksi valitaan yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja ja sitten muut jäsenet. valitsee yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan vuosiksi 2011 2012. SUHTEELLISTEN VAALIEN VAALILAUTAKUNNAN ASETTAMINEN Yhteisen kirkkovaltuuston työjärjestyksen 18 :n mukaan valtuusto asettaa keskuudestaan toimikaudekseen suhteellisten vaalien toimittamista varten vaalilautakunnan, johon samalla valitaan kolme varsinaista ja kolme varajäsentä. Vaalilautakunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. asettaa keskuudestaan suhteellisten vaalien vaalilautakunnan vuosiksi 2011 2014. YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON VARSINAISTEN JÄSENTEN VALINTA Kirkkoneuvoston puheenjohtaja on kirkkoherra ja muina jäseninä varapuheenjohtaja sekä yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön mukaan 11 muuta seurakuntavaaleissa vaalikelpoista henkilöä. (KL 10: 2 : 2 mom; KL 11: 11 ). Nykyisessä kirkkoneuvostossa on jäseniä eri seurakunnista: Kokkolan suom. seurakunta 5 Karleby svenska församling 2 Kaustisen ja Ullavan seurakunta 2 Kälviän seurakunta 1 Lohtajan seurakunta 1 Yhteensä 11