JÄRVENPÄÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2014 Kirkkoneuvosto AIKA: Tiistai 21.1.2014 klo 18.30 PAIKKA: Kirkonkulman sali, 2. krs., Kirkkotie 6 Liite Asia 1 KOKOUKSEN AVAUS 2 2 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 2 3 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA 2 4 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN 2 5 liite YHTEISKUNNALLISEN TYÖN SELVITYSRYHMÄN LOPPURAPORTTI 3 6 KIRPPUTORI SELVITYSTYÖRYHMÄN LOPPURAPORTTI 4 7 liite KASVATUKSEN OPERATIIVISEN JOHTAMISEN ORGANISAATIO 6 8 VAALILAUTAKUNNAN ASETTAMINEN JA MUUT VAALEJA KOSKEVAT KIRKKOVALTUUSTON PÄÄTÖKSET 10 9 liite TALOUSTOIMISTON TOIMISTOSIHTEERIN VIRANTÄYTTÖ 12 10 liite HANKINTARAJAT JA HYVÄKSYJÄT 2014 14 11 liite KÄYTTÖSUUNNITELMAN HYVÄKSYMINEN 2014 15 12 liite SAATAVIEN MERKINTÄ LUOTTOTAPPIOIHIN 16 13 liite AS OY OIKOTIE 6 HUONEISTON 17 KAUPASTA REKLAMAATIO JA HYVITYSPYYNTÖ 17 14 liite PERUUTTAMATTOMIEN RETKIEN MAKSU 20 15 liite LÄHETYSSIHTEERI MINNA KOTAJÄRVEN MÄÄRÄAIKAISEN TEHTÄVÄNKUVAN JA PERUSPALKAN TARKISTAMINEN 21 16 liite HALLINTOSIHTEERI HANNA WARRON SIVUTOIMILUPA-ANOMUS 22 17 JÄRVENPÄÄN SEURAKUNNAN STRATEGIATYÖSKENTELYN ALOITTAMINEN 24 18 KIRKKOVALTUUSTOALOITE LEIRINIEMEN KAPPELISTA 26 19 liite TIEDOKSI 28 20 LAPSIASIAHENKILÖ 29 21 ASUNTO-OSAKEHUONEISTON MYYNTI/KANSAKOULUNKATU 30 22 KIRKKOVALTUUSTON PÄÄTÖSTEN 10.12.2013 TARKISTAMINEN JA TOIMEENPANO 31 23 OIKAISUVAATIMUSOHJEET 32 24 KOKOUKSEN PÄÄTÖS 33 Vesa Koivisto kirkkoherra, kirkkoneuvoston pj.
KIRKKONEUVOSTO 1/ 2014 AIKA: Tiistai 21.1.2014 klo 18.30 PAIKKA: Kirkonkulman Sali, 2. krs, Kirkkotie 6 Jäsenet Muut osallistujat Vesa Koivisto, kirkkoherra, pj. Heli Alaja Henry Berg Arne Graeffe Esko Lappalainen Pekka Luuk Brita Peltokoski Terttu Sihvola-Rauttu Liisa Tuovinen, varapuheenjohtaja Jukka Virkki Jarkko Åström (POISSA), sijalla Pekka Heikkilä Jouko Porkka, kirkkovaltuuston pj Matti Auranen, kirkkovaltuuston vpj. Juhani Aarto, hallintokappalainen 5 Kari J. Hietala, talousjohtaja, esittelijä Hanna Warro, hallintosihteeri, siht. Allekirjoitukset Vesa Koivisto Hanna Warro Kari J. Hietala puheenjohtaja sihteeri sihteeri 16 Pöytäkirjan Järvenpäässä / 2014 Järvenpäässä / 2014 tarkastus Arne Graeffe Esko Lappalainen Pöytäkirjan nähtävänä Pöytäkirja pidetään julkisesti nähtävänä 28.1.2014 28.2.2014 pitäminen viraston aukioloaikoina (ma ke klo 8 15.45, to klo 8 18 ja pe klo 8 13) kirkkoherranvirastossa, Kirkkotie 1 3. Todistaa Hanna Warro hallintosihteeri
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 2 Kirkkoneuvosto 21.1.2014 1 4 1 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 18.31. Alkuhartauden piti Jukka Virkki (seuraavalla kerralla Jarkko Åström). Laulettiin virsi 484 1, 4. 2 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. (KL 7:4). Esityslista on toimitettu 17.1.2014. Pj:n esitys: Kn 2 Päätös: Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. 3 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA Pj:n esitys: Kn 3 Päätös: Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valitaan vuorojärjestelmän mukaisesti Arne Graeffe ja Esko Lappalainen Esitys hyväksyttiin yksimielisesti 4 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Pj:n esitys: Kn 4 Päätös: Esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. Kohtaan TIEDOKSI lisättiin seuraavat asiat: Keski-Uudenmaan kuntien yhdistymisselvitysalueen seurakuntarakenteiden selvitystyön tilanne sekä Tuusulan ja Nurmijärven rovastikuntien sekä Sipoon Seurakuntayhtymän jäsentiedot 2013 Esityslista hyväksytty kokouksen työjärjestykseksi yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 3 Kirkkoneuvosto 17.9.2013 222 Kirkkoneuvosto 5.11.2013 266 Kirkkoneuvosto 21.1.2014 5 5 YHTEISKUNTATYÖN TULEVAISUUS TYÖRYHMÄN LOPPURAPORTTI Kirkkoneuvosto valitsi kokouksessaan 17.9.2013 222 yhteiskuntatyön työmuodon tulevaisuustyöryhmän antamaan lausunnon vuoden 2013 loppuun mennessä yhteiskuntatyön työmuodon tulevaisuudesta ja sen aiheuttamista toimenpiteistä. Työryhmän loppuraportti toimenpide-ehdotuksineen on (LIITE 5 A ). (LIITE 5 B) on myös johtavan diakoniaviranhaltija Marja Kososen näkemyksiä loppuraporttia ja toimenpide-ehdotuksia koskien. Työryhmä esittää toimenpide-ehdotuksina seuraavaa: 1. Avataan yhteiskuntayön sihteerin virka ja muutetaan se yhteiskuntatyön diakonin viraksi. Viran tehtäväkenttänä olisi maahanmuuttajatyö, kirpputorityö uudelleen organisoituna ja ympäristökysymykset. Tähän liittyy seurakunnan vapaaehtoistyön uudelleen organisointi. Tällä hetkellä vapaaehtoistyötä ja sen koordinointia tekee vapaaehtoistyötä vastaava diakoni, kirpputorin vapaaehtoisen avustustyön ohjaaja ja vapaaehtoistoiminnan koordinaattori (60 %) Kirpputorin vapaaehtoisten vastuuta kirpputorista voisi lisätä, sillä kirpputorin vapaaehtoisilla on laajaa osaamista. 2. Perustetaan yhteiskuntatyön työryhmä. Ryhmässä olisi jäsenenä yhteiskuntatyöstä kiinnostuneita henkilöitä. Ryhmä olisi yhteiskuntatyötä tekevien tukena mutta samalla myös olisi valmis tekemään käytännössä asioita. 3. Lähetyssihteerin työn kuvan laajentaminen kansainvälisen vastuun kysymyksiin 4. Kehitetään vapaaehtoisten roolia yhteiskuntatyössä 5. Yhteiskuntatyön teologin vastuulla olisi työelämäkysymyksiin ja työttömien kanssa tehtävään yhteistyöhön liittyvät asiat sekä ajankohtaiseen yhteiskunnalliseen keskustelun esillä pitäminen. Pj:n esitys: Kirkkoneuvosto keskustelee loppuraportista ja sen toimenpide-ehdotuksista ja päättää jatkotoimenpiteistä.
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 4 Kn 5 Päätös: 1.) Perustetaan yhteiskunnallisen työn papin johdolla yhteiskuntatyön työryhmä selvitystyöryhmän esittämällä tavalla 2.) muutoin 5 palautetaan valmisteluun
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 5 Kirkkoneuvosto 9.10.2012 264 Kirkkoneuvosto 5.2.2013 48 Kirkkoneuvosto 19.11.2013 277 Kirkkoneuvosto 21.1.2014 6 6 KIRPPUTORI SELVITYSTYÖRYHMÄN LOPPURAPORTTI Diakoniajohtokunta on 27.8.2012 29 esittänyt kirkkoneuvostolle seuraavaa: Keskusteltiin kirpputorin tilatarpeista ja henkilöresursseista. Johtokunta päätti esittää kirkkoneuvostolle, että se selvittää kirpputorin tila- ja henkilöstöresurssien nykyiset tarpeet ja päättää siltä pohjalta mahdollisesti tarvittavista muutoksista, siten että mahdolliset muutokset voidaan huomioida 2014 toimintasuunnitelmaa ja budjettia laadittaessa. Esitys voidaan tulkita johtokunnan aloitteeksi. Aloitteessa esitetyn asian suhteen johtokunta ja työalan työntekijät ovat paremmin perillä tilanteesta ja tarpeista kuin kirkkoneuvosto. Toisaalta kirkkoneuvoston asiana on johtaa koko seurakunnan toimintaa ja taloutta ja tästä näkökulmasta laadittavan selvityksen tulisi olla kattavampi. Selvityksen on otettava nykytilanteen kartoitus, taloudelliset mahdollisuudet ja mahdollisuudet uudelleen organisoida asioita. Kirpputorin työntekijän jäädessä vuorotteluvapaalle häneltä on pyydettävä lausuntoa pikaisesti asiassa. Toki hän on tuonut esiin tarpeita esimiehille aiemminkin. Pj:n esitys: Kirkkoneuvosto nimeää selvitystyöryhmän tekemään selvitystä kirpputorin nykytilanteesta, tarpeista ja uudelleen organisointimahdollisuuksista. Selvitysryhmään nimetään talousjohtaja, Marja Noso, Minna Lairi ja kirkkoneuvoston edustaja ja diakonia johtokunta pyydetään nimeämään edustajansa. Kirkkoneuvosto nimeää selvitystyöryhmän koollekutsujan ja valitsee jäsenen työryhmään. Kn 264 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti seuraavalla lisäyksellä: Selvitystyöryhmä täydentää itseään kirpputorin vapaaehtoisten edustajilla. ----- Kirkkoneuvoston edustajaksi selvitystyöryhmään valittiin yksimielisesti Viljo Smed ja koollekutsujaksi nimettiin Marja Noso. Diakoni Marja Noso on osoittanut 30.1.2013 kirpputorin selvitystyöryhmän puolesta kirkkoneuvostolle seuraavan sähköpostiviestin: Koska kirpputorin nykytilanne on muuttunut merkittävästi siitä kun tehtävä on annettu, työryhmä anoo lisäaikaa selvityksen tekoon vuoden 2013 loppuun asti. Samalla työryhmä pyytää, että neuvosto nimeäisi työryhmän jäseneksi johtavan diakonian viranhalti-
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 6 jan Marja Kososen. Hänellä lähiesimiehenä on sellaista asiantuntijuutta mikä työskentelyn kannalta on välttämätöntä. Pj:n esitys: Kirkkoneuvosto myöntää lisäaikaa selvityksen tekoon vuoden 2013 loppuun asti ja nimeää Marja Kososen kirpputorin selvitystyöryhmään. Kn 48 Päätös: Kirkkoneuvosto myöntää lisäaikaa selvityksen tekoon vuoden 2013 loppuun asti ja nimeää Marja Kososen kirpputorin selvitystyöryhmään. Lisäys: Kirpputorin selvitystyöryhmän tulee tehdä syyskuun loppuun 2013 mennessä esitys kirpputorin toiminta- ja taloussuunnitelmaksi vuodelle 2014. ------ Kirpputorin selvitystyöryhmän raportti on liitteenä nro 277. Kokoukseen on kutsuttu selvitystyöryhmän puheenjohtaja Marja Noso ja sihteeri Minna Kotajärvi kertomaan selvitystyöryhmän raportista. Pj:n esitys: Kirkkoneuvosto merkitsee tiedokseen kirpputorin selvitystyöryhmän raportin ja päättää jatkotoimenpiteistä. Kn 277 Päätös: Kuultiin Minna Kotajärven ja Marja Noson esitys kirpputorin selvitystyöryhmän loppuraportista. Kirkkoneuvosto kiittää valmistelijoita erittäin selkeästä ja monipuolisesta loppuraportista. Raportti osoittaa kirpputorin tärkeyden ja monitahoisen vaikuttavuuden seurakunnalle. Kirkkoneuvosto jätti asian pöydälle odottamaan yhteiskuntatyön tulevaisuustyöryhmän loppuraporttia, jonka jälkeen kirkkoneuvosto ottaa asian uudelleen käsiteltäväkseen. -------------- Pj:n esitys: Kirkkoneuvosto päättää selvitystyöryhmän loppuraportin pohjalta jatkotoimenpiteistä. Kn 6 Päätös: 6 palautettiin valmisteluun
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 7 Kirkkoneuvosto 4.6.2013 177 Kirkkoneuvosto 21.1.2014 7 7 KASVATUKSEN OPERATIIVSEN JOHTAMISEN ORGANISAATIO Kirkkoneuvosto 4.6.2013 177 merkitsi tiedoksi Satu Lintusen irtisanoutumisilmoituksen johtavan lapsityönohjaajan virasta. Kirkkoneuvosto päätti perustaa työryhmän valmistelemaan johtavan lapsityönohjaajan viran täyttöä ja mahdollisia muutostarpeita sekä tarkastelemaan samalla kasvatuksen uuden organisaation johtamismallia. Työryhmään nimettiin kirkkoherra, nuorisopastori James Cox, lapsi- ja perhetyön pappi Anu Sorjonen, Jouko Porkka ja Terttu Sihvola-Rauttu. Kasvatusjohtokunta nimesi edustajakseen Maj Packalénin. Työryhmä kutsui lisäksi jäsenekseen vt. johtava lapsityönohjaaja Iia Palmgrenin. Kirkkoneuvoston nimeämä työryhmä kokoontui syksyn 2013 ja tammikuun 2014 aikana yhteensä 7 kertaa. Ensimmäisessä kokouksessa olivat läsnä lisäksi kasvatustiimille vuoden 2013 aikana ryhmänohjausta pitäneet konsultit Kai Peltonen ja Hannu Suni. Työryhmä selvitti nykyisen operatiivisen johtamismallin toimivuutta sekä vaihtoehtoisia malleja. Henkilöstöä kuultiin kahdessa tilaisuudessa. 11.12.2013 oli kasvatustiimin kuuleminen ja 8.1.2014 lastenohjaajien kuuleminen. Lisäksi on käyty läpi vuonna 2011 pidetyn henkilöstökyselyn tuloksia. Työryhmän työskentelyssä oli esillä kaksi organisoitumismallia: kasvatusjohtajamalli, jossa koko kasvatuksen toimialaa johtaisi yksi johtava viranhaltija sekä pääpiirteissään nykyisen muotoinen malli. Työryhmä päätyi toteamaan, että kasvatusjohtajan viran perustamiseen ei ole edellytyksiä, koska malli lisäisi kokonaiskustannuksia ja monimutkaistaisi hallintoa. Lisäksi kasvatustyön nykyinen johtamismalli on yksinkertaisempi ja kohdennetumpi verrattuna kasvatusjohtaja- malliin sekä kasvatusjohtaja-mallissa johtavan lapsityönohjaajan tehtäväkokonaisuudesta tulisi kohtuuton. Edellä mainituista syistä johtuen työryhmä esittää, että kasvatustyö organisoidaan jatkossakin nykyisen mallin mukaisesti huomioon ottaen tämän lausunnon mukaiset yksityiskohtaiset tarkennukset. Johtamisen tulee tapahtua jaetun johtajuuden ja valtuuttamisen periaatteiden mukaisesti. Jaetun johtajuuden -mallissa työstä vastuun kantaminen kuuluu kaikille työyhteisössä ja jokaista työntekijää vastuutetaan oman työnsä johtamisesta. Työntekijöitä on myös tuettava kantamaan vastuuta kokonaisuudesta. (LIITE 7) Työryhmä esittää seuraavanlaista mallia kasvatuksen operatiiviselle johtamiselle ja organisoitumiselle:
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 8 a) Organisoitumisen perusajatus b) Kokouskäytännöt Työalakeskeinen ajattelu minimoidaan ja työn suunnittelun lähtökohdaksi asetetaan seurakuntalainen. Tämä merkitsee työmuotojen yhteistyön sijasta sitä että työ on yhteistä. Työn organisoimisessa lähtökohtana ovat strategia ja sen painopisteet. Tavoitteena on keskittää kasvatuksen hallinnolliset tehtävät johtaville viranhaltijoille. Ehdotetun mallin mukaisesti kokonaiskustannukset eivät kasva. Lapsi- ja nuorisotyön muodostama kasvatuksen työala jäsentyy kokonaisuudeksi elämäkaari-ajattelun ja perhekeskeisyyden kautta. Tästä syystä myös kasvatuksen työnjakoa tarkastellaan kokonaisuutena. Muutos edellyttää kaikkien viranhaltijoiden tehtäväkuvausten päivittämistä vastamaan uutta organisaatiomallia. Päivittäminen tapahtuu esimies-alainen keskusteluissa. Kasvatuksen työtä suunnitellaan ja johdetaan seuraavissa kokouksissa: c) Johtaminen 1) Kasvatustyön kokous (kasvatustiimi sekä lastenohjaajat), 2 kertaa vuodessa 2) Kasvatuksen suunnittelupäivä, 2 kertaa vuodessa 3) Kasvatustiimin kokous (Lapsityönohjaajat, nuorisotyönohjaajat, teologit) kerran kuudessa viikossa 4) Nuorisotiimi, kaksi kertaa kuukaudessa 5) Lastenohjaajakokous, 6 kertaa vuodessa 6) LNAK-foorumi, 4 kertaa vuodessa 7) Perhetyön koordinointiryhmä, 2 kertaa vuodessa kasvatustiimin yhteydessä Sihteerinä kaikissa em. kokouksissa toimii mahdollisuuksien mukaan kasvatuksen sihteeri. Muistiot kaikista kokouksista toimitetaan kaikkien kasvatuksen ja seurakunnan muiden työntekijöiden tietoon yhdessä sovittavalla tavalla. Kokoukset suunnitellaan niin, että ne ovat mielekkäitä kaikille niihin osallistuville ammattiryhmille ja ajankäyttö on tehokasta. Näin toteuttavaan työhön jää entistä enemmän aikaa. Kasvatuksen sisäistä tiedotusta tehostetaan ja kaikki työntekijät vastuutetaan seuraamaan sisäistä intraa. Kasvatustyötä johdetaan kahden johtavan viranhaltijan tiiviinä yhteistyönä. He luovat esimiestyölle, työnjaolle ja käytännön toiminnalle mahdollisimman yhdenmukaiset toimintatavat sekä suunnittelevat ja johtavat yhteiset kokoukset sopimansa työnjaon mukaisesti.
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 9 Toinen johtava viranhaltija toimii nuorisotyöntekijöiden, perhetyöntekijän sekä kasvatuksen sihteerin ja toinen lapsityönohjaajan ja lastenohjaajien lähiesimiehenä. Kasvatuksen johtavien viranhaltijoiden ja kaikkien kasvatustiimin teologien esimies on kirkkoherra. d) Mallin ottaminen käyttöön Uusi organisaatiomalli otetaan käyttöön kevättoimintakauden 2014 päättyessä (1.6.2014). Kevätkaudella tehdään tarpeelliset valmistelut ja toteutetaan yhteinen suunnittelupäivä ja kasvatuksen yhteinen kokous. Lisäksi työryhmä tekee seuraavat ehdotukset: 1. Johtavan nuorisotyönohjaajan virka lakkautetaan 2. Yksi lapsityönohjaajan virka lakkautetaan 3. Johtavan lapsityönohjaajan virka täytetään ja vakinaistetaan. 4. Otetaan käyttöön työalajohtaja -nimike: nuorisotyöntekijöiden, perhetyöntekijän ja kasvatuksen toimistosihteerin esimiehenä toimii kasvatuksen työalajohtaja (nuoriso- ja rippikoulutyö); lastenohjaajien esimiehenä toimii kasvatuksen työalajohtaja (varhaiskasvatus). Yhteistyössä he johtavat koko seurakunnan kasvatustyötä 5. Kasvatuksen työalajohtajan virkojen edellytyksenä on johtamiskokemus sekä johtamiskoulutus tai sitoutuminen johtamiskoulutukseen osallistumiseen 6. Lastenohjaajien työajanseuranta toteutetaan sähköisesti siihen soveltuvan työajanseurantaohjelman käyttöönoton jälkeen 7. Perhetyöntekijästä tulee kasvatustiimin jäsen 8. Lapsityönohjaajan nimike muutetaan varhaiskasvatuksen ohjaajaksi 9. Kasvatuksen sihteerin koko työaika tulee kasvatustyön käyttöön. Esitetään, että samalla selvitetään diakoniatyön sihteeritehtävien toteutustapa 10. Kasvatuksen talousarvion kustannuspaikkoja yhdistetään niin, että kustannuspaikoista 230 Perhetyö, 231 Pyhäkoulutyö, 232 Päiväkerhotyö, 233 Koululaisten aamu- ja iltapäiväkerhotyö ja 241 Perhekerhotyö, muodostetaan yksi kustannuspaikka Pj:n esitys: 1) Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että johtavan nuorisotyöohjaajan virka lakkautetaan 2) Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että yksi lapsityöohjaajan virka lakkautetaan 3) Johtavan lapsityönohjaajan virka täytetään ja vakinaistetaan 4) Otetaan käyttöön työalajohtaja -nimike: nuorisotyöntekijöiden, perhetyöntekijän ja kasvatuksen toimistosihteerin esimiehenä toimii kasvatuksen työalajohtaja (nuoriso- ja rippikoulutyö); lastenohjaajien esimiehenä toimii kasvatuksen työ-
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 10 alajohtaja (varhaiskasvatus). Yhteistyössä he johtavat koko seurakunnan kasvatustyötä 5) Kasvatuksen työalajohtajan virkojen edellytyksenä on johtamiskokemus sekä johtamiskoulutus tai sitoutuminen johtamiskoulutuksen osallistumiseen 6) Lastenohjaajien työajanseuranta toteutetaan sähköisesti siihen soveltuvan työajanseurantaohjelman käyttöönoton jälkeen 7) Perhetyöntekijästä tulee kasvatustiimin jäsen 8) Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että lapsityönohjaajan nimike muutetaan varhaiskasvatuksen ohjaajaksi. 9) Selvitetään mahdollisuudet, että kasvatuksen sihteerin koko työaika tulee kasvatuksen käyttöön ja samalla selvitetään diakoniatyön sihteeritehtävien toteutustapa 10) Kasvatuksen talousarvion tehtäväalueet yhdistetään niin, että 230 Perhetyö, 231 Pyhäkoulutyö, 232 Päiväkerhotyö, 233 Koululaisten aamu- ja iltapäiväkerhotyö ja 241 Perhekerhotyö muodostetaan yhdeksi tehtäväalueeksi Kn 7 Päätös: Esitys (kohdat 1 10) hyväksyttiin yksimielisesti
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 11 Kirkkoneuvosto 21.1.2014 8 8 VAALILAUTAKUNNAN ASETTAMINEN JA MUUT VAALEJA KOSKEVAT KIRKKOVALTUUSTON PÄÄTÖKSET Seurakuntavaalit järjestetään joka neljäs vuosi ja toteutetaan syksyllä 2014. Vaaleissa valitaan seurakuntien kirkkovaltuustot. Kirkkovaltuusto on seurakunnan tai seurakuntayhtymän ylin päättävä elin. Vaaliehdokkaiden ehdokasasettelu päättyy 15.9.2014 ja viiden päivän ennakkoäänestysaika on 27. 31.10.2014. Varsinainen vaalipäivä on 9.11.2014. Voimassa olevan lain mukaan vaalit ovat kaksipäiväiset, mutta kirkolliskokous hyväksyi esityksen yksipäiväisistä seurakuntavaaleista. Koska säännösmuutos koskee kirkkolakia, asia vaatii vielä eduskunnan hyväksynnän. Jos asia etenee eduskunnassa toivotusti, yksipäiväinen vaali on voimassa vuoden 2014 seurakuntavaaleissa. Toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytty seuraavat tavoitteet seurakuntavaaleille: Hyödyntää vaalit tilaisuutena antaa ihmisille mahdollisuus vaikuttaa oman seurakunnan asioihin. Samalla nostetaan esiin seurakunnan sanomaa ja toimintaa sekä rakennetaan avointa vuoropuhelua ihmisten kanssa korostaen kuitenkin vaalien virallista luonnetta Säilyttää äänestysprosentti vähintään ennallaan (20,4 %) Suunnata riittävät voimavarat ennakkoäänestykseen ja markkinoinnissa huomioida myös nuoret ensimmäistä kertaa äänestävät ikäluokat Seurakuntavaalien suhteen on toiminta- ja taloussuunnitelmassa varauduttu järjestämään ennakkoäänestys riittävän laajana (suurimmat marketit), huomioimaan ensimmäistä kertaa äänestävät, yhteistiedottaminen naapuriseurakuntien kanssa, vaalikirjeen lähettäminen jokaiselle äänioikeutetulle, ehdokkaiden valokuvaaminen ja vaalikahvien tarjoaminen varsinaisena vaalipäivänä. Seurakuntien käytössä on myös kirkkohallituksen kustantama vaalikone. Pääosan vaaleihin liittyvistä päätöksistä ja asioista hoitaa vaalilautakunta. Osan päätöksistä tekevät myös kirkkovaltuusto ja kirkkoneuvosto. Kirkkovaltuuston päätettäviä asioita on mm. vaalilautakunnan valinta ja kirkkoneuvostolle kuuluu mm. vaaliluettelon laatiminen. Vaalit toimittaa vaalilautakunta, jonka kirkkovaltuusto valitsee viimeistään toukokuussa sinä vuonna, jona seurakuntavaalit toimitetaan. Vaalilautakuntaan kuuluu kirkkoherra ja vähintään neljä muuta jäsentä sekä yhtä monta varajäsentä. Kirkkovaltuusto nimeää vaalilautakunnan puheenjohtajaksi jonkun jäsenistä. Vaalilautakunta valitsee ensimmäisessä kokouksessa itselleen varapuheenjohtajan.
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 12 Kirkkovaltuusto voi päättää, että seurakunta jaetaan äänestysalueisiin. Tällöin vaalilautakuntaan on valittava niin monta jäsentä, että vaalilautakunta voi jakautua kirkkolain 8 luvun 6 :n 2 momentin mukaisesti päätösvaltaisiin jaostoihin. Seurakunnan kirkko on varsinainen äänestyspaikka. Kirkkovaltuusto määrää, mihin muualle kuin kirkkoon seurakunnan alueella järjestetään äänestyspaikat. Vaalilautakunta määrää vaalihuoneistot ja minä kellonaikana äänestys kussakin paikassa tapahtuu. Hyväksyessään syksyn 2013 kokouksessaan vaalilainsäädännön muutokset kirkolliskokouksen lakivaliokunta muutti tulkintaansa vaalilautakunnan jäsenyyden edellytyksistä. Lakivaliokunnan mielestä seurakuntavaaleissa ehdolla oleva tai hänen lähisukulaisensa ei voi olla vaalilautakunnan jäsen: Korkeimman hallinto-oikeuden antaman keskusvaalilautakunnan jäsenen esteellisyyttä koskevan ratkaisun (2013:112) mukaan yleisissä vaaleissa keskusvaalilautakunnan jäsenenä ei voi olla ehdokas eikä tämän hallintolain 28 :n 2 momentissa määritelty läheinen. Keskusvaalilautakunta vahvistaa yleisten vaalien tuloksen. Kirkollisissa vaaleissa vaalilautakunnat vahvistavat vaalin tuloksen. Lakivaliokunnan näkemyksen mukaan on perusteltua, että kirkollisissa vaaleissa esteellisyyskysymyksiin suhtaudutaan samalla tavalla kuin yleisissä vaaleissa, minkä vuoksi kirkollisissa vaaleissa vaalilautakunnan jäsenen esteellisyyttä on arvioitava samoin kuin yleisten vaalien keskusvaalitoimikunnan jäsenten esteellisyyttä. Linjauksen mukaisesti kirkollisen vaalin vaalilautakunnan jäsenenä ei voi olla vaaleissa ehdokkaana oleva henkilö eikä henkilö, joka on ehdokkaaseen hallintolain 28 :n 2 momentin määrittelemässä suhteessa. Lakivaliokunta toteaa, että asia ei edellytä muutoksia kirkkohallituksen esitykseen, mutta se on tärkeä tiedostaa vaaleja järjestettäessä. Pj:n esitys: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se päättää: 1. asettaa vaalilautakunnan ja valita siihen kirkkoherran lisäksi kahdeksan jäsentä ja kahdeksan varajäsentä sekä nimetä valituista jäsenistä puheenjohtajan. 2. että seurakuntaa ei jaeta äänestysalueisiin, seurakuntavaalien äänestyspaikkana on kirkko ja vaalilautakunnan niin harkitessa jokin muu kirkonmäen rakennus. Kn 8 Päätös: Esitys (kohdat 1-2) hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 13 Kirkkoneuvosto 21.1.2014 9 9 TALOUSTOIMISTON TOIMISTOSIHTEERIN VIRANTÄYTTÖ Kirkkoneuvosto on käsitellyt 15.11.2013 282 ja 26.11.2013 291 taloustoimiston määräaikaisten toimistosihteerinen tilannetta ja vakinaistamista. Kirkkoneuvosto päätti vakinaistaa toisen toimistosihteerin viran 1.1.2014 alkaen. Viran tehtäviin kuuluu hautaustoimen ja hautainhoitorahaston asiakaspalvelu ja toimistotehtävät sekä kiinteistötoimen sihteeripalvelua ja toimistotarvikehankintoihin, tilavarauksiin ja - vuokraukseen ja arkistointiin liittyviä tehtäviä. Kelpoisuusehtona on konfirmoitu ev.lut. kirkon jäsenyys, soveltuva opistoasteen tutkinto, ammattikorkeakoulututkinto tai alan tuntemus ja käytännön kokemus haettavan viran tehtävistä. Tehtävä sijoittuu vaativuusryhmään 501 ja peruspalkka on 2161,10 /kk. Hakuilmoitus on julkaistu seurakunnan ilmoitustaululla 3.12.2013-20.12.2013. Määräaikaan 20.12.2013 klo 12.00 mennessä tuli yksi hakemus. Hakemus ja hakijan Anja Tyynelän CV ovat (LIITE 9). Hakija täyttää viran kelpoisuusvaatimukset. Hakija on hoitanut haettavana olleen viran tehtäviä noin 3,5 vuotta viransijaisena. Hakija on hoitanut viran tehtävät hyvin ja hän persoonansa puolesta soveltuu hyvin vaativaan asiakaspalvelutyöhön, jossa kohdataan surevia omaisia. Palaute on ollut hyvää. Myös tehtävän kehittäminen hautaustoimen ja kiinteistötoimen toimistotehtävien osalta on edistynyt hyvin Tyynelän viransijaisuuden aikana. Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto päättää: 1) täyttää taloustoimiston toimistosihteerin viran vakituisesti 1.3.2014 alkaen edellä selostetun hakumenettelyn mukaisesti 2) valita taloustoimiston toimistosihteerin virkaan toistaiseksi eli vakituisesti yomerkonomi Anja Tyynelän 1.3.2014 alkaen 3) että, virkaan ei sovelleta koeaikaa, koska henkilö on hoitanut viran tehtäviä viimeiset yli 3,5 vuotta 4) että, virkapaikka on Järvenpään seurakuntatalo Kirkkotie 1 5) että, viran pääasialliset tehtävät ovat hautaustoimen ja hautainhoitorahaston asiakaspalvelu- ja toimistotehtävät, kiinteistötoimen sihteeritehtäviä, seurakunnan toimistotarvikehankintoja, tilavarauksia ja tilavuokrauksia sekä talous-, hautaustoimen ja kiinteistötoimen arkistointitehtäviä 6) että, virka kuuluu vaativuusryhmään 501 ja peruspalkka on 2161,10 /kk. Palkanmaksukausi on kuukausi ja palkka maksetaan kuukauden 5. päivä
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 14 7) että, virka on kokoaikainen ja vuosiloman määräytyy KirVESTES:n säännösten mukaan Kn 9 Päätös: Esitys (kohdat 1-7) hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 15 Kirkkoneuvosto 21.1.2014 10 10 HANKINTARAJAT JA HYVÄKSYJÄT 2014 Taloussäännön 13 mukaan kirkkoneuvoston tulee määritellä ketkä hyväksyvät kunkin tehtäväalueen meno- ja tulotositteet. Kaikkiin ostolaskuihin tai niiden liitteisiin merkitään tiedot tavaran tai palvelun vastaanottajasta, asiatarkastuksesta ja hyväksymisestä. Vastaanottajan tulee varmistaa, että tositteen tarkoittama tavara tai palvelu on saatu, lasku on asiallisesti ja numerollisesti oikein, maksu perustuu asianmukaiseen päätökseen (tarjoukseen ja sen hyväksymiseen) ja se on annettujen määräysten mukainen. Hyväksyjä vastaa, että maksamiseen tarvittava määräraha on käytettävissä ja, että hankinta on kaikin puolin säännösten ja määräysten mukainen. Vastaanottajan ja hyväksyjän tulee olla eri henkilöitä. Vain tehtäväalueilla, joissa on yksi henkilö, riittää pelkkä hyväksyjän merkintä. Jos lasku koskee henkilökohtaisesti hyväksyjää, tulee hänen hyväksyttää lasku tai tulotosite esimiehellään. Kirkkovaltuuston 29.5.2012 hyväksymän ja tuomiokapitulin 16.8.2012 vahvistaman kirkkoneuvoston ohjesäännön 3 luvun 14 :n kirkkoneuvoston alainen viranhaltija, joka viran johtosäännössä tai toimielimen erillisellä päätöksellä on nimetty johtavaksi viranhaltijaksi päättää hankinnoista ja palvelujen ostosta sekä allekirjoittaa sopimukset kirkkoneuvoston vahvistaman tehtävä/toimialueen osalta hyväksytyn talousarvion puitteissa, jos hankinnan tai palvelun arvo on enintään kirkkoneuvoston vahvistama määrä. Samasanaisena säännös on kirkkoneuvoston ohjesäännössä koskien kirkkoherraa (12 :n kohta 2) ja talousjohtajaa (13 :n kohta 1). Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto päättää, että vuonna 2014 laskujen hyväksyjät tehtäväalueittain ja hankintarajat ovat (LIITE 10) mukaiset. Kn 10 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 16 Kirkkoneuvosto 19.11.2013 279 Kirkkoneuvosto 26.11.2013 292 Kirkkovaltuusto 10.12.2013 66 Kirkkoneuvosto 21.1.2014 11 11 KÄYTTÖSUUNNITELMAN HYVÄKSYMINEN 2014 Kirkkovaltuusto hyväksyi 10.12.2013 66 vuoden 2014 talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman vuodeksi 2014-2016. sekä hautainhoitorahaston talousarvion 2014 kirkkoneuvoston hyväksytyin muutoksin. Asiakirja on kuitenkin yleispiirteinen ja tarvitaan käyttösuunnitelma, josta näkyy kaikille tileille suunnitellut määrärahat vaikka työmuodoilla on mahdollisuus sisäisesti käyttää määrärahoja eri tileille kirjattaviin menoihin, kuin mihin tilille määräraha on kirjattu. Työmuoto ei saa kuitenkaan ylittää tehtäväalueen ulkoista toimintakatetta eli nettosummaa. Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto hyväksyy käyttösuunnitelman (LIITE 11) mukaisena. Kn 11 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 17 Kirkkoneuvosto 21.1.2014 12 12 SAATAVIEN MERKINTÄ LUOTTOTAPPIOIHIN Seurakunnan tileillä on vuosilta 2012 2013 saatavia, joita ei ole saatu perittyä, Aiemmin kirkkoneuvosto on päättänyt saatavien perinnästä: - laskuja karhutaan kaksi kertaan, jonka jälkeen saatavat laitetaan perintäyhtiölle perittäviksi. - jos kerhomaksut yms. ovat maksamatta enemmän kuin 3 kuukauden ajalta, tulee ottaa yhteys asiakkaaseen ja selvitellä maksamattomuuden syitä ja niiden pohjalta tehdä päätökset toimintaan osallistumisesta jatkossa - mahdollisuudesta saada maksuvapautus tulee tiedottaa mahdollisimman hyvin. Tj:n esitys: Kirkkoneuvosto päättää poistaa tileistä luottotappioina (LIITE 12) esitetyt saatavat. Kn 12 Päätös: Esitys hyväksyttiin yksimielisesti.
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 18 Kirkkoneuvosto 15.5.2012 162 Kirkkoneuvosto 21.1.2014 13 13 AS OY OIKOTIE 6 HUONEISTON 17 KAUPASTA REKLAMATIO JA HYVITYSPYYNTÖ Järvenpään seurakunta (LIITE 13) sai huoneistosta Markku ja Saara Hiltusen 20.1.2013 allekirjoittaman tarjouksen LIITE nro 13 A). Tarjous hyväksyttiin neuvotteluiden jälkeen. Kirkkoneuvosto teki päätökset myydä huoneisto. Seurakunta oli valmis teettämään huoneiston kosteusmittauksen ostotarjouksen tehneiden kanssa yhteisesti sovittavan kosteuskartoittajan kanssa. Ostajat eivät kuitenkaan halunneet teetettävän kosteusmittausta vedoten siihen, että huoneisto oli ollut jo pitemmän aikaa käyttämättömänä (noin puoli vuotta) ja mahdolliset kosteusvauriot olisivat jo kuivuneet. Täten kosteuskartoitusta ei tehty, mikä on kirjattu myös kauppakirjaan. Osakekaupat tehtiin 20.3.2013 kauppahinnan ollessa 180.081. (Kauppakirja LIITE nro 13 B). Aloittaessaan huoneiston kunnostuksen ostajat havaitsivat kylpyhuoneessa homevaurion ja sen keittiön puoleisen seinän takana olevien keittiökaappien alla kosteusvaurion ja hometta. (Taloratsia Oy:n raportti 25.3.2013, LIITE nro 13 C). Ostajat reklamoivat välittömästi myyjää, aluksi suullisesti ja sitten kirjallisesti 5.4.2013 (LIITE nro 13 D) varaten itselleen mahdollisuuden yksilöidä korvausvaatimukset myöhemmin. Ostajat esittivät epäilyksen, että huoneistossa 2000-luvun alussa tehdyn kylpyhuoneremontin yhteydessä on tehty virheitä. Suullisen reklamaation saatuaan seurakunta lähti välittömästi selvittämään kylpyhuoneeseen aikoinaan tehtyä korjausta. Vuokralaisen muistaman mukaan he olivat ilmoittaneet joko 2001 tai 2002 seurakunnan talousjohtajalle mahdollisesta kosteusvauriosta kylpyhuoneessa. Todennäköisesti vuokralaisen ilmoitus ja on tapahtunut ennen 1.6.2001, koska seurakuntaan oli 2001 alusta perustettu kiinteistöpäällikön virka ja virassa aloitti 1.6.2001 kiinteistöpäällikkö Esko Eisanen. Vuokralaisen selvitys (LIITE nro 13 E). Silloinen kylpyhuoneen saneeraus tehtiin ja saneeraus valvottiin sekä hyväksyttiin asunto-osakeyhtiön isännöitsijän toimesta. Vaikka kyseisenlaiset kosteusvauriot kuuluvat asunto-osakeyhtiön korjattaviksi ja kustannettavaksi ja vaikka työstä oli jo yli 10 vuotta, alettiin selvittää, mikä yritys oli korjauksen tehnyt ja kuka korjauskustannukset oli maksanut. (Jukka Virkin selvitys 5.4.2013 LIITE nro 13 F). Vastuukysymyksistä ja jatkotoimenpiteistä pidettiin neuvottelut 5.4.2013. Läsnä olivat asunto-osakeyhtiön nykyinen isännöitsijä Mirja Lahti, Isännöinti Jouko Lahti Oy:stä, ostaja Markku Hiltunen, asunto-osakeyhtiön hallituksen puheenjohtaja sekä Jukka Virkki, myyjän eli seurakunnan valtuuttamana (kirkkoneuvoston jäsen). Tämän neuvottelun tuloksena todettiin, että kylpyhuoneen korjaus oli tehty puutteellisesti (Talo-
Kirkkoneuvosto 1/2014 21.1.2014 19 ratsia Oy:n raportti LIITE nro 13 C), mutta kuitenkin hyväksytty ja vastaanotettu silloisen isännöitsijän eli myös asuntoyhtiön toimesta, joten korjaus- ja kustannusvelvollisuus on asuntoyhtiöllä. Ostajat ottivat uudestaan yhteyttä 25.11.2013 Järvenpään seurakuntaan asunnon virheiden ja korvausvaatimusten yksilöimiseksi. Neuvottelu pidettiin 2.12.2013 Järvenpään seurakunnan tiloissa. Läsnä olivat ostajat, Markku ja Saara Hiltunen, myyjän edustajina seurakunnan talousjohtaja Kari J. Hietala ja kirkkoneuvoston jäsen Jukka Virkki sekä asunto-osakeyhtiön isännöitsijä Mirja Lahti. Tässä neuvottelussa kävi ilmi, että huoneiston kylpyhuone oli saneerattu asunto-osakeyhtiön toimesta ja kustannuksella. Kaupan teon jälkeen ja muiden korjausten yhteydessä oli löytynyt kylpyhuoneen vaurioiden lisäksi muitakin vaurioita (Ostajien selvitys Oikotie 6 A 17 Asunnon virheet ja korvausvaatimus LIITE nro 13 G). Myyjällä ei ole ollut mahdollisuutta selvittää, mistä vauriot ja ongelmat ovat johtuneet ja olisivatko ne mahdollisesti kuuluneet asunto-osakeyhtiön vastuun piiriin. On kuitenkin oletettavaa, että kylpyhuoneen kosteusvaurio oli levinnyt laajemmalle kuin aluksi oli luultu vrt. keittiön homeinen seinä, kylpyhuoneen kynnyksen lahoaminen jne. Neuvottelussa kävi myös ilmi, että asunto-osakeyhtiön vesikatto oli vuotanut ja siitä oli aiheuttanut myös huoneistolle 17 (ylin kerros) kosteusvaurioita. Yhteenvetona todetaan, ettei myyjä eli Järvenpään seurakunta kyseenalaista ostajien ja heidän edustajiensa havaitsemia virheitä ja puutteita. Hankaluutena on kuitenkin jälkeenpäin todentaa, mikä on myyjän vastuu. Järvenpään seurakunnalla ja sen edustajalla on ollut oikeus myös uskoa siihen, että isännöintitodistukseen on merkitty ne asunto-osakeyhtiön tekemät korjaukset, jotka siihen kuuluu merkitä. Järvenpään seurakunnalla ei ole myöskään ollut ennen myyntiä tietoa niistä vaurioista ja puutteista, jotka löytyivät korjausten yhteydessä. Seurakunnan vuokralainen oli asunut pitkään huoneistossa, eikä ollut valittanut kosteusvaurioista tai sisäilmaongelmista 2000-luvun alun kylpyhuonekorjausten jälkeen. Vuokralainen oli myös aiemmin halukas ostamaan huoneiston mutta silloin seurakunta ei päättänyt myydä sitä. Home- ja kosteusvaurioista todetaan yleisesti seuraavaa: Useimmiten home- ja kosteusvauriot aiheutuvat rakenteissa olevista vioista tai putkivuodoista, jotka kuuluvat yhtiön kunnossapitovastuulle. Home- ja kosteusvaurioiden korjaaminen vaatii yleensä nopeita toimenpiteitä, jolloin ensisijaisena tavoitteena on vaurioiden korjaaminen ja vasta sen jälkeen selvittää, kuka vastaa korjauskustannuksista. Yhtiön velvollisuus on selvittää vaurioiden syy heti, kun osakas ilmoittaa epäilystään. Yhtiön edustajan tehtävänä on varmentaa, onko ilmoitus aiheellinen ja aiheuttaako se toimenpiteitä. Myyjän tiedossa ei ole, miten asunto-osakeyhtiö on selvittänyt havaittujen vaurioiden korjausten korvausvelvollisuuden. Järvenpään seurakunta katsoo, että yli 10 vuotta sitten tehdyt kylpyhuonekorjaukset ja niissä olleet puutteet ovat asunto-osakeyhtiön vastuulla. Muista kuin kylpyhuoneen vaurioista ei voida huoneiston saneerauksen jälkeen selvittää, mistä ongelmat ovat johtuneet ja kenen korvattaviksi ne kuuluvat. Kuluttajariitalautakunnan päätös, diaa-