HELSINGIN YLIOPISTON KIRJASTO / Kehittäminen ja kansallinen yhteistyö Marit Olander KOKOUSMUISTIO 26.2.1998 SUOMEN YLIOPISTOKIRJASTOJEN NEUVOSTON KOKOUS Aika: 29.1.1998 klo 10-14.30 Paikka: Helsingin yliopiston kirjasto, ylikirjastonhoitajan huone Osallistujat: Marja Engman, Arja-Riitta Haarala, Riitta Huuhtanen, Esko Häkli (pj), Annu Jauhiainen (Asiat 1-2), Marit Olander (siht.), Maria Schröder Poissa: Päivi Kytömäki 1. Asialista Asialista hyväksyttiin. 2. Kirjastojärjestelmähanke Annu Jauhiainen esitteli Linnea2:n projektisuunnitelmaa. Hän oli konsultoinut HANSELin juristia Tarja Hailikaria menettelytavoista. Johtopäätöksenä oli, että jos järjestelmät halutaan tutkia kunnolla, on ainoa vaihtoehto EU-menettely. EU-määräykset eivät lisää työtä merkittävästi. Rajoitettu menettely sopisi Linnea2:een. Tarjouskilpailun aikataulu on suunniteltu siten, että hankintailmoitus lähtee huhtikuun puolivälissä, tarjouspyynnöt toukokuun puolivälin jälkeen ja tarjoukset saadaan kesäkuun loppuun mennessä.. Ennen kirjastonjohtajien maaliskuun kokousta on valittava ne järjestelmäntoimittajat, joille ainakin lähetetään tarjouspyyntö. Todettiin, että rajoitetussa menettelyssä edellytetään vähintään 5 toimittajaa. Niinpä alkuvaiheessa on oltava riittävän monta toimittajaa mukana. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota toimittajien yritystaustoihin ja tulevaisuudennäkymiin. Tarjotun järjestelmän kehitysnäkymät ovat tärkeitä. Neuvostoa kiinnostaa erityisesti järjestelmien yleisarkkitehtuuri ja standardit. Koko maan perusarkkitehtuuri on otettava huomioon. Lähtökohtana on yhteinen luettelointitietokanta. Formaattikysymys on oleellinen. Miten paljon vaadimme sopeuttamista? Mitä hyötyä siitä on ja mitä haittoja? Todettiin, että kirjastojärjestelmähanke on tulossa Tampereen kirjastonjohtajien ja atkkeskusten johtajien neuvottelupäiville yhteiseen käsittelyyn. Sen sijaan keskustelu järjestelmien ominaispiirteistä sopii paremmin kirjastojen sisäiseen kokoukseen. Maaliskuun 27. päivän kokouksessa kriteerit esitellään kirjastoille ja Lappeenrannassa 7-8.5. järjestettyjen neuvottelupäivien yhteydessä järjestetään yliopistokirjastoille ohjelman lomaan oma kokoontuminen, missä päätetään valintakriteereistä.
Yleiskriteeriksi sovittiin, että nykyisen ratkaisun toiminnalliset edut on säilytettävä.kriteerilistan rakenteeseen täytyy kiinnittää huomiota: mitkä kriteerit ovat ehdottomia ("must"), mitkä optioita ("should"). Mitkä kriteerit ovat niin yleisiä, että ne pitäisi päättää jo maaliskuun kokouksessa. Toisaalta on pidettävä huolta, ettei vanhoja rutiineja ilman muuta sellaisenaan siirretä uuteen järjestelmään. Opetusministeriötä pidetään kirjastojärjestelmähankkeen suhteen ajantasalla. Lisäksi Yliopistokirjastojen neuvosto päätti informoida Rehtorien neuvostoa laatimalla lyhyen tiedotteen rehtorien tiistaina 3.2. pidettävään kokoukseen (tiedote liitteenä). Tarjouspyyntöjen lähettämisestä päättämistä varten Yliopistokirjastojen neuvoston kokous pidetään 19.5. klo 10. 3. Ilmoitusasioita 3.1. Professori Kees Mouwen Tilburgin yliopistosta Hollannista vierailee 12.- 13.2. Kokoukseen kutsutaan myös atk-keskusten johtajat. 3.2. Arvonlisäverokäytäntöön on tullut muutoksia. Korkein hallinto-oikeus on antanut päätöksensä Helsingin yliopiston valituksesta ennakkoratkaisuna 31.12.1997. Päätöksen perusteella ei arvonlisäveroa tarvitse suorittaa seuraavista palveluista: omista kokoelmista otetut jäljennökset kaukopalvelun välittämät jäljenteet tietopalvelut tietokantojen etäkäyttö koulutus-, konsultointi- ja konservointipalvelut mikrokuvauspalvelut kirjaston käytön opetus Päätös koskee muodollisesti vain kahta vuotta. Ratkaisun oletetaan olevan voimassa pitempään, koska sen perusteet ovat pysyvää lajia. 3.3 Kansallisen elektronisen kirjaston ohjausryhmä on pitänyt kaksi kokousta. Vaikka periaatteessa kansallisen elektronisen kirjaston suunnittelukapasiteetti on mitoitettava niin, että panos riittää, täytyy kuitenkin olla joustavuutta. Helsingin yliopiston kirjasto on vastuussa lisenssisopimuksista. Rehtorien neuvoston pääsihteeri on ilmoittanut, että rehtorit hyväksyivät lisenssiperiaatteet ja esittivät niiden suomentamista. Marit Olanderilla on suomennos työn alla ja hän tiedustelee Ruotsista mahdollisesta ruotsinnoksesta. 3.4 Suomalainen Tiedeakatemia järjestää 23.2 klo 17.15 esitelmä- ja keskustelutilaisuuden aiheesta "Tieteellisten kirjastojen kriisi". 3.5 Puheenjohtajalta on pyydetty kirjoitus Suomen yliopistokirjastojen neuvostosta Signumiin.
3.6. Arja-Riitta Haarala kertoi kustannuslaskentatyöryhmän tilanteesta. Ryhmä on kokouksessaan 21.1. päättänyt kokeilla Oulun yliopiston kirjaston toimintoluokitusta, jotta voidaan testata Oulun luokituksen sopivuutta yleiseksi minimiluokitukseksi. 3.7. Maria Schröderin ilmoitusasia koski opetusministeriölle lähetettävää vetoomusta elektronisen oppimisympäristötyöryhmän perustamiseksi. Riitta Huuhtanen totesi, että kansallisen elektronisen kirjaston suunnitteluryhmä aikanaan rajasi oppimisympäristön kansallisesta elektronisesta kirjastosta pois liian laajana. 4. Yliopistojen tutkimusedellytyksiä koskeva selvitystyö Opetusministeriö on 14.1. asettanut yliopistojen tutkimusta selvittävän työryhmän, jonka tehtävänä on mm. laatia selvitys yliopistojen tutkimusedellytysten kehittymisestä 1990- luvulla ja niiden nykyisestä tilasta. Opetusministeriöstä työryhmän jäsen Juhani Hakkarainen on pyytänyt toimittamaan yliopistokirjastoja koskevia tietoja. Tuulikki Nurminen ja Marit Olander olivat Juhani Hakkaraista ja työryhmän pääsihteeriä Marja Pulkkista tapaamassa 7.1.1998. Tapaamisessa sovittiin, että Tuulikki Nurminen toimittaa lisensiaattityönsä yhteenvedosta valikoidun ja vuoden 1996 tiedoilla täydennetyn tietopaketin komitealle. Nämä tiedot on toimitettu opetusministeriöön (kopio lähetetty neuvoston jäsenille ennen kokousta). Pohdittiin yhteistilaston puutteita. Tieteellisten kirjastojen yhteistilastoista puuttuu osasta kirjastoista laitoskirjastojen kirjahankinta. Laitosten osuus kirjahankintamäärärahoista noussut. Projektirahoitus lisääntyy ja projektin rahoituksella ostettu aineisto ei tule näkyviin hankintamäärärahoissa, vaikka suurin osa projektin kirjallisuudesta päätyy myöhemmin kirjastoon. Tosin talon kirjanpidosta kirjahankinnat saadaan ainakin kolmelta viime vuodelta. Projektit myös kuormittavat melkoisesti kirjastopalveluja. Sovittiin, että kirjastoilta pyydetään arvio ulkopuolisen rahoituksen osuudesta ja 90-luvun ongelmallisista kehityspiirteistä. 5. Ammattikorkeakoulukirjastojen ja yliopistokirjastojen yhteistyöryhmän (Amyli) toimintasuunnitelman hyväksyminen Toimintasuunnitelmaluonnokseen haluttiin selkeämmin esille palvelusopimusten laadintaperiaatteet. Palvelusopimuksia koskevan lisälauseen jälkeen toimintasuunnitelma hyväksyttiin. Ammattikorkeakoulujen puolella ARENEn kirjasto- ja tietopalveluryhmä käsittelee vielä suunnitelman omassa kokouksessaan 2.2. Todettiin, että Amylin työn viemää panostusta yhteistyösihteerin resursseista Helsingin yliopiston kirjasto paikkaa osaksi tarjoamalla sihteeripalveluja yhteistyösihteerin käyttöön. 6. Kokoelmapolitiikka Kokouksen sihteeri oli vieraillut 22.12. Tieteellisen kirjastoseuran kokoelmien kehittämistyöryhmän kokouksessa. Ryhmä oli toivonut, että Yliopistokirjastojen
neuvosto perustaisi laajapohjaisen työryhmän kokoelmapoliittista strategiaa laatimaan. Tuulikki Nurminen esittää, että opetusministeriön pitäisi rahoittaa pääkirjastot suoraan. Vastuun hajauttamisen ongelma on, että vastuun kantaja häviää. Hajautuksessa helposti kulttuuri ja yleissivistys jää häviölle. Kansallinen elektroninen kirjasto tuo kaivattua keskittämistä, varmistettava keskittämisen jatkuminen tässä suhteessa myös projektin loputtua. Tuotiin esiin tarve arvioida myös yliopistokirjastojen toimintaa siinä kuin yliopiston muutakin toimintaa. Tässä suhteessa arvioinnin ulottuminen kirjastoon olisi hyväksi. Kysymys ei ole pelkästään kokoelmapolitiikasta, vaan paljon laajemmasta: millä tavalla voimavarat saadaan suunnatuksi uudelleen? Pelkäävätkö kirjastot joutuvansa liian paljon mukaan opetukseen? Miten kirjastonhoitajan koulutuksessa tulee näkyviin pedagoginen puoli? Tästä pitää käydä keskustelua maaliskuun kokouksessa. Lähtökohdaksi on otettava kirjastonkäyttäjän tarpeet ja se mitä kirjastot itse voivat tehdä. Kokoelmapolitiikka laajenee kirjastopolitiikaksi. Kirjastojen olisi kehitettävä yhteinen strategiamalli: Mitä pitää tehdä tulevaisuudessa selviytymisen parantamiseksi? 7. Kirjastonjohtajien kokoukset 26.-27.3. Tampereella Kirjastonjohtajien ja atk-keskusten johtajien yhteinen kokous on 26.3. Tampereella. Seuraavana päivänä on yliopistokirjastojen johtajien oma kokous. Käsiteltiin kokousten ohjelmaluonnoksia, jotka jaettiin kokouksessa. Päätettiin ehdottaa atk-keskusten johtajien kanssa pidettävään yhteiskokoukseen teemaksi "elektroninen oppimisympäristö" ja omaan kokoukseen kirjastostrategia tarkasteltuna useammalta eri osa-alueelta, kuten organisaatio, tilat, henkilökunta. Käydään läpi selviämisstrategioita.. 8. Suunnittelijan resurssitilanne ja toimintasuunnitelma Todettiin määrärahatilanne ja käsiteltiin tämän vuoden rahoitussuunnitelmaa. Lopullisesti yliopistokirjastojen johtajat päättävät toiminta- ja rahoitussuunnitelmasta maaliskuun kokouksessaan. Keskusteltiin työnarvioinnin sisällyttämisestä toimintasuunnitelmaan ja siitä, miltä pohjalta arviota tehdään. Esitettiin, että voidaan pyrkiä selvittämään kirjastonhoitajan ja kirjastosihteerin perustyön kuvaus. Toisaalta pitäisi selvittää kirjastotyön uudet vaatimukset. Kokoelmastrategia laajennetaan kirjastopolitiikkaan. Laatuhankkeiden edistäminen ja kirjastojen arviointi on syytä käynnistää. Kirjastojen pitää pyrkiä löytämään ne prosessit, jotka ovat yhteisiä. Näin voidaan löytää yhteiset mittarit. Laatuhankkeiden edistäminen ja laatupalkintokriteereiden luominen ovat
tärkeitä arvioinnin edellytyksiä. Seurataan yleisten kirjastojen laatuhankkeita. Toimintasuunnitelmaan lisätään yliopistokirjastojen arviointihankkeen valmistelu. Päätettiin hakea opetusministeriöstä 20 000 mk:n avustusta kirjastonjohtajien koulutukseen toiminnan arvioinnista. 9. Muut mahdolliset asiat Muita asioita ei ollut. 10. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään 25.3. Helsingissä. Erityisesti kirjastojärjestelmähankkeelle varataan kokouspäiväksi 19.5. klo 10.