1 Toimistotiimi Aika 07.06.2012 klo 11:00 Paikka Keski-Pohjanmaan maaseutuopisto, artesaaniopisto HUOM! Kokous alkaa lounaalla klo 11.00 Ritjan Keitaassa. Käsiteltävät asiat Asia Otsikko Sivu 1 Kokouksen sihteerin valinta 3 2 Opistojen ja yksiköiden kuulumiset 4 3 Perustietojärjestelmämuutos 11.6.2012 5 4 Ohje uuden liittymän hankintamenettelystä 7 5 Vr:n sarjaliput 8 6 Matkavahinkojen vahinkoilmoitukset 9 7 Opistojen lyhenteet 10 8 Ruokaraha opiskelijoiden kv-jaksoilla 11 9 Luottokorttikuittien käsittelymuutos 12 10 Tehtävien auki kirjoittaminen 13 11 Muut asiat 14 EIJA NYLUND Eija Nylund puheenjohtaja
2 Toimistotiimi Aika 07.06.2012 klo 11:00 Paikka Keski-Pohjanmaan maaseutuopisto, artesaaniopisto Läsnä Nylund Eija puheenjohtaja Brandt Anne Haapala Marianne Hietanen Piia Kallioinen Minna Kantola Kaija Kauppinen Paula Muhonen Eija Niemi Soile Takalo Liisa Kekkonen-Orava Eira vara Pirkola Liisa vara Silvennoinen Sanna vara Asiat 1-11
3 1 Kokouksen sihteerin valinta Toimistotiimin esityslistat ja pöytäkirjat laaditaan Dynasty-ohjel malla si ten, et tä esi tyslistat laaditaan yhteistyössä ja jokaiselle kokoukselle vali taan sihteeri, jonka teh tävänä on pöytäkirjan laadinta Dynastylla. Päätös
4 2 Opistojen ja yksiköiden kuulumiset Kuullaan opistojen ja yksiköiden kuulumiset ja merkitään tiedoksi.
5 3 Perustietojärjestelmämuutos 11.6.2012 Eija Muhonen: 11.6.2012 K-P koulutusyhtymä ottaa käyttöön uuden toimialueen ja sähkö posti järjestelmän. Mitä 11.6 tapahtuu: otetaan uusi toimialue käyttöön, johon kaikki työkoneet (pöy tä- tai kannet tava tietokone) pitää siirtää, it-henkilöstö tekee osan siirrosta viikonlopun ai kana ja 11.6 alkavalla vii kolla suurimman osan, osa jää kesällä tehtä väksi (lähinnä atk-luokat) en nen kuin sinun työkone on siirretty uuteen toimialueeseen voit kirjautua ko neelle kuten aikaisemmin van halla tunnuksella etunimi.sukunimi + salasana saat luettua uuden sähköpostin selaimella osoitteessa: https://mail.kpedu.fi kun työkoneesi on siirretty uuteen toimialueeseen, voit kirjautua ko neelle tun nuksella etunimi.sukunimi@kpedu.fi + salasana (salasana on sama kuin aikaisemmin) saat luettua uuden sähköpostin myös MS Outlook-sähköpostiohjelmalla (mut ta myös selaimella https://mail.kpedu.fi ) vanhan sähköpostin saat luettua selaimella osoitteessa https://edu mail.fi Huom! 11.6 jälkeen sinne ei tule uutta postia ja sieltä ei voi lähettää uutta postia. IT-henkilöstö tekee parhaansa työkoneiden siirtämisessä uuteen toimialueeseen ja tarvittaessa auttaa käyttä jiä uuden järjestelmän käyttöönotossa. Mutta it-henkilöstö ei voi palvella kaikkia yhtä aikaa ja sen takia pyydämme kärsi vällisyyttä kaikilta 11.6 alka valla viikolla työssä olevilta. Jokaisen yksikön/opiston osalta it-henkilöstö ohjeistaa tarvittaessa vielä erikseen töiden etenemisestä yksikössä/opistossa. Viikonlopun aikana siirretään kaikki palvelimet uuteen toimialueeseen, eli kaikki sovellukset (esim. Wilma )toimivat normaalisti 11.6 jälkeen! Tässä vielä vinkkejä ja ohjeita, mitä kukin itse voi tehdä jouduttaakseen uuteen järjestelmään siirtymis tä: Muistakaa siivota ennen tuota 11.6 oma sähköposti turhista viesteistä ja siirtää tärkeät tiedostot kotihakemistoonne (Z-kansio). Jotta voimme testata että tunnuksesi varmasti toimii, pyydämme sinua kirjautumaan uuteen sähköposti järjes telmään osoitteessa: https://mail.kpedu.fi Käyttäjätunnus: etunimi.sukunimi@kpedu.fi
6 Salasana: Oma salasanasi Sähköpostilaatikko on tyhjä, eikä sieltä voi lähettää viestejä vielä tässä vaiheessa. Käyttöönotto 11.6.2012. Jos sinulla on ongelmia kirjautuessasi, lähetä palautetta osoitteesta: www.webropolsurveys.com/s/63500b158a227304.par niin tutkimme ongelman. Vanhasta sähköpostista saa siirrettyä uuteen sähköpostiin tärkeitä sähköposteja erillisen siirtotiedoston kaut ta, jonka tekemisestä ohje löytyy Intrasta: http://intra.kpedu.fi/asiakirjat/asiakirjat/kalenterin%20ja%20yhteystietojen %20siirto_Outlook2007%20ja%202010.pdf Kun uusi järjestelmä otetaan käyttöön ja koneet liitetään uudelle toimialueelle, tulee jokaiselle uusi profiili. Tämä tarkoittaa sitä että nykyiset kalenteri ja yhteystiedot pitää siirtää vanhasta uuteen. Tämän voi tehdä myös itse oheisen ohjeen mukaan. Alla myös ohje kalenterin jakamisesta uudessa järjestelmässä. Kalenterin ja yhteystietojen siirto pst tiedostolla: https://helpdesk.kpedu.fi/index.php?_m=downloads&_a=viewdownload&d ownloaditemid=47 Kalenterin jakaminen outlook: https://helpdesk.kpedu.fi/index.php?_m=downloads&_a=viewdownload&d ownloaditemid=46 Matkapuhelimessa vanha postilaatikko pitää poistaa ja tehdä uusi tilalle. Tämän voi tehdä seuraavilla asetuksilla: Postilaatikon tyyppi Exchange Sähköposti: etunimi.sukunimi@kpedu.fi Käyttäjänimi: etunimi.sukunimi@kpedu.fi Salasana: oma salasana (sama kuin koneelle kirjau tuessa) Palvelin: https://mail.kpedu.fi Toimialue: EDUT Suojattu yhteys: kyllä IT-suunnittelija Eija Muhonen esittelee järjestelmämuutoksesta aiheutuvia toimenpiteitä tarkemmin kokouksessa. Kuullaan Eija Muhosen esitys asiasta ja merkitään tiedoksi ja noudatettavaksi.
7 4 Ohje uuden liittymän hankintamenettelystä Eija Muhonen jakaa ja esittelee laatimansa ohjeen liittymien hankintamenet te lys tä kommentoitavaksi. Toimistotiimi keskustelee ohjeesta ja jatkotoimenpiteistä.
8 5 Vr:n sarjaliput Vr:n sarjalipulla matkustaa edullisesti ja vaivattomasti samalla yhteysvälillä. Lipulla voi matkustaa kumpaan suuntaan tahansa lippuun merkittyjen asemien välillä. Sarjalippuja voi ostaa 10 tai 30 yhdensuuntaiselle matkallejoko kaik kiin ju niin tai vain pi ka- ja taajamajuniin. Liput on voimassa 6 kuu kaut ta ja so pii tä män takia myös harvemmin matkustaville. 10 matkan sarja li pulla tu lostuu 10 erillistä juna lippua, 30 matkan sarjalipulla 30. Lippu ei ole henki lökoh tai nen: siihen kuu lu via eril li siä lippuja voi tarvittaessa käyt tää useam pi hen ki lö siten, että jo kai sella sar ja lippua käyttävällä matkusta jalla on eril linen tu lostettu lippu. Sarjalippua ei voi muuttaa eikä peruuttaa. Pohditaan olisiko meille hyötyä tästä lipputyypistä.
9 6 Matkavahinkojen vahinkoilmoitukset Koulutusyhtymän matkavakuutus (If) sisältää matkustaja- ja matkatavarava kuutuksen sekä matkavastuu- ja matkaoikeusturvavakuutuksen. Huomioitavaa on, että matkustajavakuutuksesta korvataan myös kustannuksia, jotka syntyvät siitä, että matka joudutaan keskeyttämään esim. sairaalahoitoon joutumisen takia tai lähiomaisen vakavan sairastumisen vuoksi. Matkan keskeytyminen korvataan myös silloin, kun keskeytymisen syynä on matkustusajankohtaan koh dis tu va viranomaisen määräys matkakohteen tur vattomuudesta. Matkan keskeytymistä ei korvata, jos se johtuu vakuutetul la ennen matkan varaamista olleesta sairaudesta. Vakuutuksesta korvataan myös matkan peruuntuminen, kun se johtuu esim. vakuutetun tai lähiomai sen vakavasta ta pa tur masta tai äkillisestä vakavasta sairastumisesta, joka pa kot ta vas ti es tää mat kalle läh dön. Vakuutuksesta ei korvata kokouksiin/koulutuksiin os tet tu ja mat kalippuja tilaisuuden peruuntuessa. Huomioitavaa on myös se, että matkalta myöhästyminen korvataan tietyin eh doin, esim. jos vakuutettua meno- tai paluumatkan alkamispaikalle kuljet tava kulku neuvo myöhästyy tai sen kulku estyy ja vakuutettu myöhäs tyy tämän takia matkan alkamispaikalta tai jatkolennolta (etukäteen varatut ulkomaille suuntautuvat lento-, laiva-, juna- tai linja-automatkat). Varmistetaan, että kaikissa yksiköissä on vastuuhenkilö joka hoitaa vahinkoilmoitukset liitteineen vakuutusyhtiöön (tunnukset If:n yrityskansioon oltava).
10 Johtoryhmä 85 27.04.2012 7 Opistojen lyhenteet JRYHM 27.04.2012 85 Keski-Pohjanmaan Opiston nimenmuutoksen johdosta on tarkistettu yhtymän sisäisessä käytössä olevia yksikköjen lyhenteitä. Lyhenteet tarvitaan myös tulevaa perusjärjestelmien uudistamista varten. Uudet lyhenteet olisivat: KPEDU - Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä OPSO - Keski-Pohjanmaan oppisopimustoimisto RO - RegiOnline IT-palvelut YPA - Yhtymäpalvelut KIPA - Kiinteistöpalvelut KAO - Kokkolan ammattiopisto KKO - Kokkolan kauppaopisto KSTO - Kokkolan sosiaali- ja terveysalan opisto KEPO - Keski-Pohjanmaan Opisto MSO - Keski-Pohjanmaan maaseutuopisto MSOk - Keski-Pohjanmaan maaseutuopisto - Kannuksen yksikkö MSOp - Keski-Pohjanmaan maaseutuopisto - Perhon yksikkö MSOr - Keski-Pohjanmaan maaseutuopisto - Kaustisen yksikkö (raviopisto) MSOa - Keski-Pohjanmaan maaseutuopisto - Toholammin yksikkö KPAKK - Keski-Pohjanmaan aikuisopisto vs. johtajan ehdotus Päätös Hyväksytään lyhenteet. Hyväksyttiin lyhenteet. Edellä mainitut lyhenteet on koulutusyhtymässä otettu käyttöön jo useita vuosia sitten ja nyt on tapahtunut muutos vain Kes ki-poh jan maan Opis ton osal ta. Joissakin asiakirjoissa näkee silloin tällöin käytettävän jotakin muuta lyhennettä kuin virallista, joten tästä lienee syytä muistuttaa. Merkitään tiedoksi ja asianmukaisesti käytettäväksi.
11 Johtoryhmä 46 07.03.2012 8 Ruokaraha opiskelijoiden kv-jaksoilla JRYHM 07.03.2012 46 KV-tiimissä on keskusteltu opiskelijoiden kansainvälisen työssäoppimisjakson apurahasta. Apurahan määrää on yhtenäistetty johta jan pää tök sel le (21.10.2011 / 95) Cimon käyttämän luokittelun mukaisesti. Pää tös kos kee kv-työssäoppimisjaksoja, joissa ei ole hankerahoitusta käytettä vissä. Päätök ses sä maini taan, että summa sisältää ruokarahan. Tähän KV-tiimi toivoi muu tosta siten, että apurahan lisäksi opiskelija saisi erillisen ruoka rahan. Työssäoppimisjaksojen ruokarahasta on tehty päätös 8.7.2011 / 74. Sen mukaan työssäoppimisjaksolla oleva opiskelija on oikeutettu saamaan ruo karahaa, jos opiskelijalla ei ole mahdollisuutta ruokailla oppilaitoksessa tai ellei opiskelijalle tarjota lounasta työssäoppimispaikalla. Ruokarahan suuruus on 2,70 / päivä, poikkeuksena luonnonvara-ala, jossa ruokarahan suuruus on 5 / päivä. Työssäoppimis jak son ruo ka ra ha käy tän töä so vel letaan sekä ulkomailla että kotimaassa ta pah tuvas sa työssäoppimisessa. Johtajan ehdotus Päätös Keskustellaan ja linjataan yhteinen ruokarahakäytäntö työssäoppimisjaksoille. Keskusteltiin kv-ruokarahakäytännöstä ja se linjattiin niin, että ruokaraha sisältyy kansainväliseen työssäoppimisjakson apurahaan. Erillisiä ruokarahoja ei mak se ta kv-työs sä op pi mis jak soille. Toimistohenkilöstön taholta on jonkin verran tiedusteltu lähinnä kv-työssäoppimisjaksojen ruokarahasta. Johtoryhmä on käsitellyt asian sekä kotimaaan et tä ulkomaan osalta ja molempien osalta määrät on vahvis tet tu vi ranhalti ja pää tök sel lä. Kv-työssäoppimisjaksojen apurahat on vahvistettu johtajan päätöksellä 21.10.2011 95. Ko. päätös sekä päätöksen liitteenä oleva taulukko apurahan määrästä maittain on esi tys lis tan liitteenä. Kotimaan työssäoppimisjaksojen osalta euromäärät ja periaatteet on selostettu yllä olevassa johtoryhmän pykälässä. Merkitään tiedoksi ja noudatettavaksi.
12 9 Luottokorttikuittien käsittelymuutos Luottokorttikuittien käsittelyprosessiin tulee muutos, koska joitakin alku peräi siä luot to kort ti kuit te ja on ka don nut mat kal la Rondoon. Luottokorttikuitit skannataan opistoissa jär jes tel mään ja vasta sen jäl keen lä he te tään al ku peräi set kui tit Rondoon. Näin varmistetaan se, että kuiteista on jonkinlainen ko pio ja vältytään siltä, että puuttuvien kuittien osalta summaa ei tarvitse vähentää hen ki lön palkasta. Luottokorttikuitit tulee skannata Rondoon 1.8.2012 alkaen. Käydään läpi uusi luottokorttikuittien käsittelyprosessi.
13 10 Tehtävien auki kirjoittaminen Tiedonohjausprojektissa auki kirjoitetaan koulutusyhtymän tehtävät. Kesäkuun 2011 kokouksessa toimistotiimi auki kirjoitti muutaman teh tä vän ja työtä jatketaan nyt. Auki kirjoitettavat ja läpi käytävät tehtävät päätetään ko kouk ses sa. Auki kirjoitetaan ja läpi käydään muutama tehtävä/prosessi.
14 11 Muut asiat Kuntarekry- ja Elbit-järjestelmät Kuntarekry-järjestelmä on koulutusyhtymässä käytetty yhtenä avoimien työpaikkojen ilmoituskanavana ja kokeiltu myös sähköisen haun toimintoa. Elbit-järjestelmä on koekäytössä 30.6.2012 saakka mm. kehityskeskustelu- ja osaamiskartoituspilotonneissa. Kuntarekryn ja Elbitin yhteensopivuus mahdollistaa henkilöstöprosessien kehittämisen. Johtoryhmä on päättänyt, että molemmat järjestelmät otetaan yhtymässä käyttöön noin vuodeksi laadittavan toimintasuunnitelman mukaisesti. Syyskauden avajaiset Syyskauden avajaiset järjestetään seminaarina 17.8.2012 klo 11.00-16.30 kauppaopistolla.