PKKY Yhteiset palvelut Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelma vuodelle 2015/raportointi ja selonteko vuodelta 2015 Oppilaitos / toimialue, laatijat ja päivämäärä Hyväksymismerkinnät; toimielin tai muu vastuutaho Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan painopiste- /kehittämisalue 1. Säännösten ja päätösten noudattaminen, 2. tavoitteiden toteutuminen ja varojen käytön valvonta, Pohjois-Karjalan ammattiopisto Kitee Laatijat: rehtori Jaana Homanen, koulutuspäällikkö, rehtorin varahenkilö, turvallisuuspäällikkö Pekka Kipinoinen, koulutuspäällikkö Tuula Harinen, hallintosihteeri Vuokko Lemiläinen, controller Tuija Hiltunen Päivämäärä: 19.11.2014 Päiväys: Päiväys: AmoKjk 11.12.2014 15.4.2015, 2.12.2015, 9.12.2015 Toimenpiteet, aikataulu ja vastuuhenkilö Painopistealueena on uusien tutkinnon perusteiden 1.8.2015 määräysten huomioiminen opetuksen toteuttamisen suunnittelussa. Tehostamme varhaisen puuttumisen toimintamallia opiskelijoiden poissaoloihin ennaltaehkäistäksemme opiskelijoiden opintojen keskeyttämistä ja oppilaitoksesta eroamisia. Esimiesten tehtävänä on varmistaa, että jokainen työntekijä on tietoinen omista toimintavaltuuksistaan, tehtävistään, vastuistaan ja tavoitteistaan. Oheismateriaali, AmoKjk 10.12.2015 Seuranta ja raportointi; toimenpiteen toteutuminen ja mahdolliset vaikutukset toimintaan ja raportointitaho ja ajankohta. Toteutussuunnitelmatyöskentely on käynnistetty PKKY:n aikataulun mukaisesti keväällä 2015 ja työtä on tehty koulutuspäälliköiden ohjauksessa. Kesäkuussa 2015 on pyydetty täydennyksiä toteutussuunnitelmiin kirjallisesti. Syksyn yhteissuunnittelupäivässä työstettiin yhdessä ohjatusti yhteisten tutkinnon osien alalla toteutettavia osa-alueiden toteutuksia. Syksyllä 2015 aloittaneiden opiskelijoiden osalta opetuksen toteuttamisen suunnitelmat ovat kehittyneet tavoiteltuun suuntaan ja kehittämistä jatketaan edelleen. Varhaisen puuttumisen toimintamallia on tehostettu AmoK:n toimintamalliin sopivaksi ja uusi toimintamalli on otettu käyttöön 1.3.2015. Opiskelijan poissaoloihin puuttumiskynnyksen madaltaminen. Ryhmänohjaaja (ro) keskustelee opiskelijan ja huoltajan kanssa, kun on luvattomia poissaoloja ja/tai ilmenee osallistumattomuutta opiskeluun (opiskelija oleilee osallistumatta opetukseen). Ro kertoo opiskelijalle, että jos em. toimintatapa jatkuu, asia viedään eteenpäin monialaiseen
Vastuuhenkilö: rehtori, controller, hallintosihteeri ja koulutuspäälliköt 3. riskienhallinnan järjestäminen, Henkilöstön tulee saattaa oman esimiehensä tietoisuuteen toimintaan liittyviä riskejä ja kehittämismahdollisuuksia. asiantuntijaryhmään. Ro seuraa tilannetta ja jos toimintatapa jatkuu, ro pyytää opinto-ohjaajan tai kuraattorin ns. pikapalaveriin, jossa opiskelijan kanssa täytetään lupalomake, jossa opiskelija antaa luvan käsitellä hänen asiaansa monialaisessa asiantuntijaryhmässä. Monialaisessa opiskeluhuollon asiantuntijaryhmässä on mukana pääsääntöisesti ne oppilaitoksen tai yhteistyötahojen työntekijät, joille opiskelija on antanut luvan käsitellä hänen asioitaan sekä opiskelija ja hänen huoltajansa; esim. opinto-ohjaaja, kuraattori, terveydenhoitaja, sosiaalityöntekijä, päihdetyöntekijä, mielenterveystoimiston, seurakunnan, Kelan ja Tetoimiston työntekijä. Asiantuntijaryhmä perustetaan tukemaan opiskelijan opiskelua ja mahdollisesti muuta elämänhallintaa. Tapauskohtaisesti nimetyssä asiantuntijaryhmässä sovitut toimenpiteet kirjataan opiskelijahuollon kertomuksiin. Kirjaamisesta Wilmaan vastaa tapauskohtaisesti sovittu vastuuhenkilö, joka on aina joku oppilaitoksessa arkaluonteisia tietoja käsittelevä henkilö. Ryhmässä sovitaan, miten ja kuka/ketkä seuraavat tilannetta. Jos opiskelija ei sitoudu toimenpiteisiin, edetään kurinpitomenettelyjen kautta (kirjallinen varoitus, määräaikainen erottaminen oppilaitoksesta). Kuraattoripalvelujen heikko saatavuus vuoden 2015 aikana on vaikeuttanut opiskelijan tukitoimien saamista. Kuraattorin ennaltaehkäisevälle työlle olisi tarvetta. Viikoittaisten opettajien kokousten kautta on pystytty lisäämään tietoisuutta ja keskustelua virkatehtävistä. Esimiehet ovat tehneet säännöllisesti sisäistä tarkkailua esim. Wilma-asiakirjoista ja Essmerkinnöistä ja ohjeistaneet tarpeen mukaan opetushenkilöstöä. Riskikartoituskysely on toteutettu tammikuussa 2015. Riskikartoituskyselyssä ei ilmennyt merkittäviä riskejä.
4. omaisuuden hoidon valvonta, Vastuuhenkilö: rehtori, controller, hallintosihteeri, koulutuspäälliköt Koneiden ja laitteiden kunnossapitoa toteutetaan suunnitelmallisesti ja kunnossapitosuunnitelmaa ylläpidetään sähköisellä työpöydällä. Turvallisuuspäällikkö/sähkötyöturvallisuustöiden johtaja tarkistaa kunnossapitosuunnitelman vähintään kaksi kertaa lukuvuoden aikana. 5. sopimustoiminta, Toimenpide: Tarkistetaan oppilaitoksen itse tekemien sopimusten sisältö lukuvuosittain. 6. opetuksen järjestäminen; mm. lukuvuosisuunnitteluprosessi, toteutussuunnitelmien sisältö ja toteutuminen, hallintosihteeri Tutkinnon perusteiden etenemissuunnitelmissa huomioidaan muuttuva rahoituslainsäädäntö Oppilaitoksen v.2015 kehittämiskohteiden asettamisessa on huomioitu toiminnallisten opetusmenetelmien ja valmentavan pedagogiikan näkyväksi tekeminen osana tutkinnon perusteiden uudistamista ja toteutussuunnitelmauudistusta. Kunnossapitosuunnitelma on sähköisellä työpöydällä. Toiminnan ja henkilöstörakenteen muutoksesta johtuen on tarve muuttaa koneiden ja laitteiden kunnossapitosuunnitelma tutkintokohtaiseksi vuonna 2016. Oppilaitoksen itse tekemiä sopimuksia on yksi. Sopimus on tehty Ylä-Savon ammattiopiston kanssa Pieneläinten hoito ja hyvinvoinnista huolehtiminen -opintojen lähiopetuksen osalta (yksi viikko/lukuvuosi). Sopimuksen sisältö tarkastetaan vuosittain. Tutkinnon perusteiden etenemissuunnitelmat on laadittu huomioiden pienenevät opiskelijamäärät sekä mahdolliset rahoituslainsäädännön muutokset. Opetushenkilöstölle on järjestetty osana peda.fitutkintoa koulutusta opetusmenetelmistä ja valmentavasta pedagogiikasta. 7. henkilöstöasiat; mm. palkkaus, rekrytointi, virka- ja työehtosopimusten noudattaminen, työnjako, toimivalta ja vastuut, turvallisuusasiat, työhyvinvointi, sivutoimet, Peda.fi- koulutuksen avulla valmennuksellisen osaamisen kehittäminen. hallintosihteeri, turvallisuuspäällikkö Peda.fi-koulutukseen osallistumiseen on aktivoitu henkilöstöä. Henkilöstö on osallistunut tehdyn suunnitelman mukaan koulutuksiin. Seurantataulukko on sähköisellä työpöydällä ammattiopisto Kiteen työtilassa ja koulutukset on kirjattu Ess:iin. 8. tiedonkulku ja viestintä, Tiedonkulun kehittämiseksi olemme aloittaneet
Tiedonkulun ja viestinnän kehittämiseksi jatkamme dialogia-hankkeen aikana kokeiltujen toimintamallien hyödyntämistä tiimien toiminnan ja oppilaitoksen yhteisöllisyyden kehittämisessä. Muutamme kokouskäytännöt vuorovaikutteisiksi ja osallistaviksi vähentämällä isojen henkilöstökokousten määrää ja lisäämällä pienryhmien osallistavia tapaamisia. 9. hankinnat, Vuonna 2015 arvioidaan tulevaisuuden investointien tarve Savikon toimipisteeseen. 10. tietohallinto, tietoturva ja tietosuoja, hallintosihteeri, controller Arkaluontoisten asioiden käsittelyä tekevät henkilöt nimetään rehtorin erillisen ratkaisuvallansiirtopäätöksen mukaisesti lukuvuodeksi kerrallaan. Vastuuhenkilö: rehtori, hallintosihteeri tammikuussa 2015 viikkopalaverikäytännön. Opetushenkilöstö kokoontuu maanantaisin yhteiseen 30 minuutin palaveriin, jossa käsitellään ajankohtaiset asiat. Viikkopalaverin lisäksi on tutkintokohtaiset viikkopalaverit. Johtokunta on lokakuussa 2015 talousarvion hyväksynnän yhteydessä esittänyt PKKY:n hallitukselle asuntolan rakentamista Savikon päärakennuksen yhteyteen vuonna 2016. Asuntolan suunnittelu on käynnistynyt. Hallituksen päätöksen mukaisesti Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymässä arkaluonteisia tietoja käsittelevät opinto-ohjaajat, erityisopettajat, kuraattorit, turvallisuuspäälliköt, koulutusjohtajat, rehtorit, terveydenhoitajat, asuntolaohjaajat, ammatilliset ohjaajat/koulunkäyntiavustajat sekä opiskeluasioiden toimikunnalle asioita valmistelevat henkilöt. Lisäksi erityisopetuksen laadun varmistamiseksi Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymässä opetushenkilöstöllä ja opiskelijahuollon jäsenillä on oikeus lukea ja päivittää opiskelijalle laadittua henkilökohtaista opetuksen järjestämistä koskevaa suunnitelmaa. Rehtori nimeää arkaluontoisten asioiden käsittelyä tekevät henkilöt lukuvuosittain ja toimittaa tiedon opiskeluhuollon koordinaattorille, erillistä ratkaisuvallansiirtopäätöstä ei tarvita. 11. väärinkäytösten ennaltaehkäisy ja tunnistaminen. Korostetaan sisäisen seurantavastuun periaatetta sisäisen tarkastajan syksyllä 2014 pitämään koulutukseen perustuen. Sisäinen seurantavastuu kuuluu kaikille Henkilöstö ei ole raportoinut väärinkäytösepäilystä tai toimintatapojen laiminlyönneistä. Esimiehet tekevät säännöllisesti jatkuvaa sisäistä seurantaa virkavastuulla.
PKKY:n työntekijöille, mikä tarkoittaa sitä, että jokaisen PKKY:n työntekijän tulee raportoida kuntayhtymässä havaitsemistaan ohjeiden ja toimintatapojen laiminlyönneistä sekä väärinkäytösepäilyistä esimiehelleen tai muulle asiasta vastuussa olevalle taholle. hallintosihteeri, controller Arviointi ja kehittäminen; arvio sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta ja kehittämistarpeista tulevaisuudessa.