Opiskeluhuollon asiantuntijaryhmän asettaminen ja toiminta. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän hallitus

Transkriptio

1 Opiskeluhuollon asiantuntijaryhmän asettaminen ja toiminta Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän hallitus

2 Sisällys Ryhmän asettaminen ja sen toimintatavat... 3 Opiskeluhuollon rekisterit ja kertomukset sekä tiedonsiirto... 4 Yksilökohtaisen opiskeluhuollon kertomukset... 5 Opiskeluhuoltorekisteri ja opiskeluhuollon kertomukset (ohr-muistiot)... 5 Salassapito ja tiedonsiirto... 6

3 Ryhmän asettaminen ja sen toimintatavat Yksittäistä opiskelijaa koskevat ja moniammatillista asiantuntijuutta edellyttävät opiskeluhuollolliset asiat käsitellään aina tarvittaessa tapauskohtaisesti koottavassa asiantuntijaryhmässä. Aloitteen yksittäisen opiskelijan asian käsittelystä voit tehdä oppilaitos-/yksikkökohtainen opiskelun tuen ryhmä, ryhmäohjaaja, opiskelija, opiskelijan huoltaja tai muu moniammatillisen yhteistyön toimija. Opiskeluhuoltohenkilöstö arvioi opiskelijan tuen tarpeen ja vastaa asiantuntijaryhmän koollekutsumisesta. Asiantuntijaryhmä kootaan yksittäisen opiskelijan tai opiskelijaryhmän opiskeluhuollon tuen tarpeen selvittämiseksi ja palvelujen järjestämiseksi. Asiantuntijaryhmän monialaisuus ja tapauskohtainen kokoonpano perustuvat aina yksilölliseen harkintaan, käsiteltävään asiaan ja siinä vaadittavaan osaamiseen. On muistettava, että yksittäisen opiskelijan asian käsittely opiskeluhuollon asiantuntijaryhmässä edellyttää opiskelijan antamaa yksilöityä lupaa käsitellä hänen asioitaan kyseisessä asiantuntijaryhmässä. Opiskeluhuollon asiantuntijaryhmässä on mukana pääsääntöisesti ne oppilaitoksen tai yhteistyötahojen työntekijät, joille opiskelija on antanut luvan käsitellä hänen asioitaan sekä opiskelija ja hänen huoltajansa. Ryhmän kokoonpanoa voidaan prosessin edetessä täydentää ja ryhmä voi myös kuulla tarvittaessa ulkopuolisia asiantuntijoita. Ulkopuolisten asiantuntijoiden kertaluonteinen kuuleminen ei edellytä erillistä kirjallista suostumusta. Alla vielä muistilista asiantuntijaryhmän asettamisesta: Suostumus opiskeluhuoltoasian käsittelyksi opiskeluhuollon asiantuntijaryhmässä: - Aloitteen opiskelijan opiskeluhuoltoasian käsittelystä voi tehdä esimerkiksi opiskelija itse, ryhmänohjaaja, huoltaja, opettaja tai opiskelun tuen ryhmä (OTR). - Opiskeluhuolto on opiskelijan oikeus ja opiskeluhuollon asiantuntijaryhmän työskentely ei edellytä huoltajan suostumusta opiskelijan lupa riittää. Huoltajalla ei ole oikeutta kieltää alaikäistä käyttämästä opiskeluhuollon palveluja (18.3 ). - Jos alaikäisellä tai muutoin vajaavaltaisella ei ikänsä tai kehitystasonsa vuoksi ole edellytyksiä arvioida itsenäisesti opiskeluhuoltoasian merkitystä, huoltaja tai muu laillinen edustaja voi antaa tällöin suostumukseen siihen hänen sijastaan. - Opiskelija voi myös kieltää painavasta syystä huoltajaansa osallistumasta itseään koskevan opiskeluhuoltoasian käsittelyyn tai antaa itseään koskevia salassa pidettäviä opiskeluhuollon tietoja huoltajilleen, jollei se ole selvästi hänen etunsa vastaista. Arvion tästä voi tehdä vain kuraattori tai terveydenhoitaja.

4 - Opiskeluhuoltohenkilöstö arvioi monialaisen opiskeluhuollon tarvetta ja huolehtii luvan kysymisestä opiskelijalta. - Suostumuslupa on aina tapauskohtainen sitä ei voi kysyä opiskelijoilta ns. etukäteen varalta. Kirjallinen suostumuslomake löytyy sähköiseltä työpöydältä. - Suostumuslupa on asia- ja prosessikohtainen. Suostumus koskee tiettyä opiskeluhuoltoasiaa, joka voi supistua/ laajentua opiskeluhuollollisen prosessin yhteydessä. - Kuitenkin silloin, jos opiskeluhuollon asiantuntijaryhmään kutsutaan uusi jäsen, on tästä pyydettävä lupa erikseen opiskelijalta/ huoltajalta. (Alkuperäistä lomaketta voi täydentää tältä osin allekirjoituksella.) - Opiskeluhuollon asiantuntijaryhmän kuullessa kertaluoteisesti ryhmän ulkopuolista asiantuntijaa opiskelijan opiskeluhuoltoasian selvittämisessä ei edellytä kirjallista lupaa. Konsultointi on kirjattava kohtaan sivullisille annetut tiedot. - Opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla (siis luvan saanneilla) on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. - Lupalaput arkistoidaan oppilaitoksissa keskitetysti lukitussa kaapissa (esimerkiksi samassa, jossa HOJKSeja säilytetään). Lupia saavat käsitellä vain opiskeluhuoltohenkilöstö sekä arkistoinnista vastaavat henkilöt. - Monialaisen opiskeluhuollon tarpeen tultua myöhemmin ajankohtaiseksi lupaprosessi käynnistetään opiskelijan kanssa uudelleen. Opiskeluhuollon rekisterit ja kertomukset sekä tiedonsiirto Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä vastaa opiskeluhuoltorekisteristä ja siihen sisältyvistä opiskeluhuollon kertomuksista. Tämän ohella yksilöllisen opiskeluhuollon toteutuksessa käytetään myös kuntien sosiaali- ja terveystoimen rekistereitä ja asiakirjoja. Yksilöllisen opiskeluhuollon rekisterit ovat tietosuojattuja, ja tietojen kirjaamisesta ja lukemisesta jää loki-merkintä. Opiskelijalla ja alaikäisen opiskelijan huoltajalla on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on rekistereihin ja kertomuksiin merkitty ja kenelle tietoja on luovutettu. Yksilöllisen opiskeluhuollon järjestämiseen liittyvistä henkilörekistereistä ja opiskeluhuollon kertomuksista säädetään oppilas- ja opiskelijahuoltolain 21. pykälässä.

5 Yksilökohtaisen opiskeluhuollon kertomukset Koulu- ja opiskeluterveydenhuollon henkilöstö sekä muut opiskeluhuoltoa toteuttavat terveydenhuollon ammattihenkilöt kirjaavat opiskelijan yksilötapaamiset potilaskertomukseen ja muihin tarpeellisiin terveydenhuollon potilasasiakirjoihin. Opiskeluhuollon kuraattorit kirjaavat yksilötapaamisissa kertyvät asiakastiedot kuraattorin asiakaskertomukseen Monialaisen opiskeluhuollon asiantuntijaryhmän työskentely sekä yksittäisen opiskelijan opiskeluhuollon tarve ja tukitoimet kirjataan opiskeluhuollon kertomuksiin. Koulutuksen järjestäjä vastaa opiskeluhuollon kertomuksista koostuvasta rekisteristä. Opiskeluhuoltorekisteri ja opiskeluhuollon kertomukset (ohr-muistiot) Koulutuksen järjestäjä ylläpitää ja vastaa opiskeluhuoltorekisteristä. Rekisteriin tallennetaan oppilaitoksen toteuttamassa monialaisessa yksilökohtaisessa opiskeluhuollossa laadittavat opiskeluhuoltokertomukset sekä muut siihen liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat. Rekisterille on nimettävä vastuuhenkilö, joka vastaa rekisterin käyttöoikeuksista (ks. rekisteriseloste). Tapauskohtaisesti nimetyn opiskeluhuollon monialaisen asiantuntijaryhmän tukitoimenpiteet kirjataan opiskelijahuollon kertomuksiin. Ryhmän jäsenten toteuttaessa jo suunniteltuja ja sovittuja yksilöllisiä opiskeluhuollon tukitoimia, asiantuntijaryhmän vastuuhenkilön on kirjattava ryhmän toimintatavoitteiden kannalta välttämättömät opiskelijaa koskevat tiedot opiskeluhuoltokertomukseen. PKKY:ssä nämä kirjaukset tehdään Wilmaan tuki-välilehdelle kohtaan Muistiot. Kirjaamisesta Wilmaan vastaa tapauskohtaisesti sovittu vastuuhenkilö, joka on aina joku oppilaitoksessa arkaluonteisia tietoja käsittelevä henkilö. Vastuuhenkilö antaa myös tapauskohtaiset lukuoikeudet opiskeluhuoltokertomusten kirjauksille. Vastuuhenkilö päättää myös vastaamansa rekisteriin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tilanteissa, joissa niitä pyytävillä on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin tai opiskelijan antama suostumus. Opiskeluhuoltokertomus laaditaan jatkuvaan muotoon aikajärjestyksessä eteneväksi ja siihen kirjataan seuraavat opiskelijaa koskevat tiedot

6 nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen tai muutoin vajaavaltaisen opiskelijan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot Asian aihe ja vireille panija ja hänen virka-asemansa Opiskelijan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet Tiedot asian käsittelystä opiskeluhuoltoryhmän kokouksessa, kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa, kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot Toteutetut toimenpiteet Kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa. Mikäli sivulliselle annetaan opiskeluhuoltokertomukseen sisältyviä tietoja, asiakirjaan on lisäksi merkittävä, mitä tietoja, kenelle sivulliselle ja millä perusteella tietoja on luovutettu. Salassapito ja tiedonsiirto Opiskeluhuoltorekisteriin tallennetut tiedot, jotka koskevat opiskelijaa tai muuta yksityistä henkilöä, ovat salassa pidettäviä siten kuin viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :ssä säädetään. Opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla (siis luvan saanneilla) on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. Monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenillä on lisäksi oikeus pyytää neuvoa opiskelijan asiassa tarpeelliseksi katsomiltaan asiantuntijoilta ja ilmaista heille siinä tarkoituksessa salassa pidettäviä tietoja siten kuin viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 26 :n 3 momentissa säädetään. ( /1409) Asiantuntijaryhmän vastuuhenkilö päättää myös vastaamaansa rekisteriin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tilanteissa, joissa niitä pyytävällä on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin. Jos sivulliselle annetaan opiskeluhuoltokertomukseen sisältyviä tietoja, asiakirjaan on lisäksi merkittävä, mitä tietoja, kenelle sivulliselle ja millä perusteella tietoja on luovutettu. Oppilaitoksen henkilöstö, opiskeluhuoltopalveluja toteuttavat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt taikka niiden toimeksiannosta tai muutoin niiden lukuun opiskeluhuollon toimenpiteisiin osallistuvat ammattihenkilöt, opetusharjoittelua suorittavat ja muut opetuksen tai yksilökohtaisen opiskeluhuollon toteutukseen osallistuvat henkilöt taikka opetuksen ja koulutuksen järjestämisestä vastaavien toimielinten

7 jäsenet eivät saa antaa sivullisille yksilökohtaisen opiskeluhuollon asiakirjoihin sisältyviä tai muuten tietoonsa saamia yksittäistä opiskelijaa koskevia salassa pidettäviä tietoja, jos siihen ei ole: 1) asianomaisen henkilön tai, ellei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen laillisen edustajansa kirjallista, yksilöityä suostumusta; taikka 2) tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lain säännöstä. Sivullisella tarkoitetaan henkilöä, joka ei osallistu asianomaisen opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon tarpeen selvittämiseen tai sen toteutukseen taikka niihin liittyviin tehtäviin. Koulutuksen järjestäjä ei saa käyttää tässä pykälässä tarkoitettuun rekisteriin sisältyviä tietoja muuhun tarkoitukseen kuin kyseisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen, ellei laissa muuta säädetä. Jos opiskelija siirtyy toisen koulutuksen järjestäjän koulutukseen, aikaisemman koulutuksen järjestäjän on pyydettävä opiskelijan taikka, jollei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajansa kirjallinen suostumus siihen, että uudelle koulutuksen järjestäjälle voidaan siirtää opiskeluhuollon asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävät tiedot, jotka ovat tarpeellisia opiskeluhuollon jatkuvuuden kannalta. Opiskeluhuollon rekistereihin sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa tietoon oikeutetulle teknisen käyttöyhteyden avulla. Ennen teknisen käyttöyhteyden avaamista tietoja luovuttavan on varmistuttava siitä, että tietojen suojauksesta huolehditaan asianmukaisesti.