KLUBISIHTEERI lyhyt versio Materiaali on Power Point-muodossa osoiteessa: WWW.lions.fi Jäsenkeskus Tietoluola Koulutusmateriaalit PowerPoint -esitykset 1
Sihteerin tehtävät Valmistelut ennen toimintakautta Tarkasta, että - uusi hallitus on rekisteröity - kesäkuun raportit on tehty - alkavan kauden virkailijat on ilmoitettu 2
Nimenkirjoittajien muutos yhdistysrekisteriin suoraan Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin www.prh.fi tai lomakkeella 3 kappaleena kuitti maksusta (10 ) mukaan tehdään kesäkuussa 3
Jäsen- ja virkailijailmoitukset Liiton rekisteriin www.lions.fi/rekisteri/ Klubin ja jäsenten tiedot päivitetään ainoastaan suoraan liiton rekisteriin 1.7.2010 alkaen, jolloin käytöstä poistuu tietojen päivitys päämajan jäsenrekisteriin. Päivitys aina tietojen muuttuessa, mutta ne on päivitettävä ennen 31. toukokuuta, koska Rekisteristä otetaan tiedot vuosikirjaan ja Lion-lehden jakelulistaan Käyttäjätunnus ja salasana toimitetaan liiton toimistosta klubin presidentille ja sihteerille, jos heidän sähköpostiosoitteensa on ilmoitettu liitolle 4
LC Vantaa/Pähkinärinne Läsnäololuettelo 2010-2011 L = läsnä, P = poissa, K= korvaus Jäsen 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 100% Arno de la Chapelle Juhani Elo Viljo Kamunen Henri Kasurinen Heikki Kupila Pertti Laanti Juhani Lahtinen Olavi Limmonen Tomi Lindgrén Pertti Löfgrén Ilpo Marjala Risto Maunula Jari Mäkinen Tapani Mäkipää Esko Nikkilä Eero Orpana Antti Peltonen Jarmo Pitkäranta Pauli Repo Veijo Riistama Antti Saarenmaa Juha-Pekka Salo Seppo Silvennoinen Markku Talvio Hannu Toppari Aarne Österberg Ainaisjäsen nnnn mmmm Etuoikeutetut Nnnn nnnn 5
Kuukausittain suoritettavat tehtävät Säännöt poissaolon korvaamiseksi Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa 13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista: 1. Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous 2. Oman klubin hallituksen kokous 3. Oman klubin toimikunnan kokous 4. Oman klubin jokin muu kokous 5. Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti 6. Alueen tai lohkon kokous 7. Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä tahansa lionien virallinen kokous 8. Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa, liittotoimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika) 9. Katso vuosikirja s. A 50 kaudella 08-09. 6
Läsnäoloprosentin laskeminen Läsnäoloprosenttiin lasketaan mukaan vain toimivat eli aktiivijäsenet. (Ei ulko-, kunnia-, etuoikeutettu-, eikä ainaisjäsen.) Läsnäoloprosentin laskentakaava L + K X 100 = läsnäolo-% T L = kokouksessa läsnäolevat lionit K = poissaolonsa korvanneet lionit T = klubin toimivien lionien kokonaismäärä Läsnäoloprosentti pyöristetään lähimpään kokonaislukuun 7
Jäsen- ja virkailijailmoitukset Kuukausittain tehtävät jäsenilmoitukset Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa Kansainvälinen ja liiton jäsenmaksu perustuvat liitolle tehtäviin jäsenilmoituksiin Tiliote rahastonhoitajalle. Viive muutoksissa 2 kk Ilmoituksen on oltava liitossa kuukauden viimeisenä päivänä 8
Kuukausittain suoritettavat tehtävät Elo-lokakuu Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta Muut vuosikokousvalmistelut 9
Kuukausittain suoritettavat tehtävät Tammikuu 15.1. mennessä hoidettavat asiat: Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet, Piirikuvernöörille Ilmoitus mahdollisesta varapiirikuvernööriehdokkaasta seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatustodistus ja ehdokkaan suostumus Klubin aloitteet piirikokoukselle Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista piirihallituksen jäsenistä 10
Kuukausittain suoritettavat tehtävät Helmikuu Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu, ehdollepanotoimikunta 11
Kuukausittain suoritettavat tehtävät Maaliskuu Osallistu lohkosi 3. PNAT- kokoukseen Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksiin 12
Kuukausittain suoritettavat tehtävät Maalis-huhtikuu Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa ennen kokousta Valtakirjat piirikokoukseen ja Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen Ilmoittautumiset vuosikokousten järjestäjille Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen liiton jäsenrekisteriin Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen 13
Kuukausittain suoritettavat tehtävät Toukokuu Muutostiedot yhdistysrekisteriin 14
Kuukausittain suoritettavat tehtävät Kesäkuu Sihteerin arkisto ajan tasalle Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty 15
SIHTEERI klubin tärkein virkailija? Olet presidentin oikea käsi Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin Sinun jälkesi näkyy! 16
Sihteerin tehtävät Klubin sisäiset tehtävät Kokouskutsujen teko ja lähettäminen Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa Klubin jäsenluettelon ylläpito Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, vaihtelevat klubeittain 17
Sihteerin tehtävät Ulkoiset Ilmoitusten teko Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Klubin kirjeenvaihdon hoito Osallistuminen kauden PNAT kokouksiin 18
Ennen kokousta Sihteerin tehtävät Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa Nimilista läsnäolon toteamiseksi Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet 19
Ennen kokousta Sihteerin tehtävät Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen - Lions vuosikirja - klubin voimassaolevat säännöt - toimintakauden kokoonpanot ja pöytäkirjat - piirikuvernöörin tiedotteet, ym 20
Sihteerin tehtävät Kokouksen aikana Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (todistus vierailijoiden läsnäolosta tarvittaessa) Pidä pöytäkirjaa Kirjaa tiedot toimintailmoitusta varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit yms. Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä Huolehti että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan 21
Sihteerin tehtävät Pöytäkirjan pito Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen). Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa. Pöytäkirja on klubin ainoa "historiakirja 22