Keskeisiä kehittämiskohteita eri roolien näkökulmasta, mikä toimii, mikä ei? Mira Pihlaja, Vaasan AMK

Sähköisen asioinnin seminaari - VirtuaaliAMK:n evirkailijoiden tapaaminen 21.11.2006 Heliassa Keskeisiä kehittämiskohteita eri roolien näkökulmasta, mikä toimii, mikä ei? Mira Pihlaja, Vaasan AMK

Sähköisen asioinnin seminaari - VirtuaaliAMK:n evirkailijoiden tapaaminen 21.11.2006 Heliassa 1. Tarjonnan ylläpito 2. Puolto & Hyväksyminen 3. Jälki-ilmoittautujien lisääminen (järjestävä amk, evirkailija) 4. Suoritukset 5. Laskutus 6. Yhteistyö VirtuaaliAMK yhteyshenkilön kanssa 7. Ryhmävaihdot, case VAMK Stadia (&Helia) 8.Kehittämisehdotukset

1. Tarjonnan ylläpito + uuden kurssin luominen + toteutuksen kopiointi - miinusta se, että ei voi muuttaa perustietoja + julkaisu +/- jälkihakuaika, on olemassa > toimii heikosti, sillä kaikki oheistoiminnot (kuten puolto) pyörivät vanhoilla päivämäärillä > sekavaa -arkistointi (vanhat) Hakuajan yhteiset pelisäännöt: Sopimalla voimme parantaa sitä, että hakuajat ja jälkihaut toteutetaan sovitusti, niin, että ne eivät mene kurssin aloitusajan kanssa päällekkäin.

2. Puolto & Hyväksyminen (1) + puoltaminen ja hyväksyminen nopeaa +ilmoitus tulee oikeaan aikaan - huonot listat hakijoista vaikeuttavat, jos hakijoita enemmän ja hoidetaan keskitetysti (listat ylläpidettävä käsin ) -portaalin ja easioinnin autentikointiongelmat (toimitavarmuus puuttuu > häiritsee kiireisinä aikoina) -jälkihakujen osalta päivämäärät (mainittiin jo edellä)

2. Puolto & Hyväksyminen (2) - nykyisellä toimintatavalla opiskelijan kurssille pääseminen riippuu usein muusta kuin siitä, milloin hän on itse hakemuksensa jättänyt (joko puoltaja tai hyväksyjä ei noudata aikataulua tai siinä on muita epävarmuustekijöitä), liittyy hakuajan venyttämiseen käsittelyajan ja alkamisajan yli tässä kohtaa olisi toimintatavoissa parantamisen varaa (ja portaalin easiointi pitäisi saada toimintavarmaksi)

3. Jälki-ilmoittautujien lisääminen (järjestävä amk, evirkailija) + jälki-ilmoittautujien lisääminen toimii, jos opiskelija on portaalissa - järjestävän amk:n evirkailija lisää hakijan > ongelmia ja monta sähköpostia tai puhelua, mikäli opiskelija ei ole portaalissa valmiiksi

4. Suoritukset -toimintatavat vaihtelevat >välillä menee väärään paikkaan jne? Mitä tehdään hylättyjen kanssa?? Mitä voitaisiin tehdä, jotta tämä työllistäisi vähemmän, kunnes saadaan uusi versio, jonne kirjaaminen onnistuu?

5. Laskutus + sovitut laskutusajat (elokuu ja marraskuu) + portaalin puolella oleva yhteystietolista - huonot ja puutteelliset raportit ilmoittautuneista vaikeuttavat laskutusta ja listat pitää tehdä käsin -portaaliin ei voi merkitä onko jo toimitettu ote ja laskutettu > tämäkin tieto ylläpidettävä em. erillisillä listoilla

6. Yhteistyö VirtuaaliAMK yhteyshenkilön kanssa Kuinka hyvin teillä toimii? - Onko työnjako selvä? - Toimintatavat vaihtelevat suuresti eri amkeissa, jolloin on vaikea välillä tietää keneen kannattaisi ottaa yhteyttä, siksi ehdotin yhteystietojen ja roolien keräämistä yhdelle listalle (excel), jotta olisi helpompi toimia erityisesti poikkeustilanteissa (kuten jälkihakijat). Outi on työstänyt tätä

7. Ryhmävaihdot, case VAMK Stadia (&Helia) Liikkuvuusrahaa muuttuu tuotantorahaksi AMK A AMK B OPM 10.000 10.000 10.000 AMK A:n laskutettu A:lta siirtyy AMK liikkuvuusraha B:n opintojen tuottamiseen 10.000 10.000 10.000 siirtyy AM K laskutettu B:ltä AM K B:n A:n opintojen liikkuvuusraha tuottamiseen jos liikkuvuus ei ole tasapainossa, voittavat ne AMK:t jotka pystyvät tarjoam aan eniten opintoja m uiden am m attikorkeakoulujen opiskelijoille ja voivat näin edelleen kehittää omaa verkko-opetustaan muita enemmän. 10 Koko esitys verkossa: http://www.virtuaaliamk.fi/fi/index/palvelut/ammattikorkeakoulut/yhteysh enkilopaivat/30.10.2006tampere.html

8.Kehittämisehdotukset hyviä toimintamalleja jakoon muille Hakuaikojen yhteiset pelisäännöt yksi yhteystietolista, jossa eri roolit + tieto voiko toimittaa otteet sähköisesti evirkailijan ja yhteyshenkilön välinen yhteistyö puolto/hyväksyminen (aika)? laskut joko sähköisenä liitteineen tai perinteisesti ei sekamuotoja ryhmävaihtojen pilotit vuonna 2007? yhteinen toimintamalli arviointien jakelusta? Kommentit näistä ja uudet ehdotukset iltapäivän ryhmätöissä.