Ohjeita raportointiin 1 Valtionhallinnon raportointipalvelu Netra Käyttäjän opas Versio 2.0.3 / 29.12.2011
Sisällys SISÄLLYS JOHDANTO...5 Raporttityypit...5 Navigointi... 6 Ohjelmistovaatimukset... 6 1 Html-raportit...7 Selaaminen ja tulostaminen...7 Työkalurivin toiminnot... 9 2 pdf-raportit... 10 Selaaminen ja tulostaminen... 10 Työkalurivin toiminnot...12 3 VAPAASTI MUOKATTAVAT RAPORTIT... 13 Tietojen rajaaminen...14 3.1 Rajaaminen ulottuvuusrivin avulla...14 3.2 Rajaaminen hakemistopuun avulla... 15 3.3 Valittujen rajausten poistaminen...16 3.4 Lukuarvojen vaihtaminen... 17 Rajaustekijöiden lisääminen...20 3.5 Rajaustekijän lisääminen riveille...20 3.6 Rajaustekijän lisääminen sarakkeille...20 Tietojen syventäminen saman rajaustekijän sisällä...21 3.7 Porautuminen... 21 3.8 Tason laajentaminen... 21 3.9 Tason poistaminen... 22 3.10 Tasojen järjestyksen vaihtaminen...23 Tietojen syventäminen useilla rajaustekijöillä... 24 3.11 Syventäminen työkalurivin avulla... 24 3.12 Syventäminen hiiren oikealla painikkeella... 24 3.13 Syventäminen hiirellä raahaamalla... 24 Tietojen korvaaminen... 25 3.14 Korvaaminen työkalurivin avulla...25 3.15 Korvaaminen hiiren oikealla painikkeella... 26 3.16 Korvaaminen hiirellä raahaamalla... 26 Esitystavan muokkaaminen...26 3.17 Rivien ja sarakkeiden paikan vaihto... 26 3.18 Rivien ja sarakkeiden piilottaminen... 26 3.19 Tietojen järjestäminen... 28 3.20 Tietojen lajittelu... 29 3.21 80/20 suodatus... 29 3.22 Nolla-arvojen piilotus...30
Sisällys Ulkoasun muokkaaminen...30 3.23 Taulukkomuotoinen esitystapa...30 3.24 Graafiset esitystavat... 31 3.25 Raportin otsikon muokkaaminen...32 3.26 Näyttövalinnat...33 3.28 Tietojen korostus... 36 Laskelmat ja mukautetut osajoukot...37 3.29 Laskelman lisääminen...37 3.30 Mukautetun osajoukon lisääminen... 38 Tallentaminen...41 3.31 Raportin tallentaminen Pdf-muodossa...41 3.32 Raportin tallentaminen CSV-muodossa... 42 3.33 Raportin tallentaminen XLS-muodossa (Microsoft Excel)... 43 3.34 Kirjanmerkin tallentaminen... 43 Muut toiminnot...44 3.35 Raportin yhteenveto...44 3.36 Hae tiedot myöhemmin -toiminto... 45 3.37 Haku... 45 3.38 Sovelluksen ohje...46 3.39 Alkuperäisten asetusten palauttaminen...46 Hakemisto... 47
Johdanto JOHDANTO Netrasta pääset tutkimaan ajantasaisia valtion taloustietoja, jotka saadaan Valtiokonttorin ylläpitämästä valtion keskuskirjanpitojärjestelmästä, valtion budjettitalouden henkilöstön rakennetietoja, jotka ovat peräisin valtion henkilöstörekistereistä sekä valtion tuloksellisuustietoja. Tämän oppaan tarkoituksena on auttaa sinut alkuun Netra-palvelun raporttien käytössä. Tämän oppaan sisältö on tarkoitettu Internet Explorer - selaimen käyttäjille. Oppaan kuvat on laadittu Microsoft Internet Explorer 6 selaimen mukaisesti. Raportointiohjelmisto tukee Internet Explorer 5.5 SP2 Windows Compatible ja 6.0 SP1 Windows Active -selaimia sekä Netscape 7.1 Windows Active -selainta. Mikäli käytössäsi on Netscape tai jokin muu selainohjelma, käytä Netscape-selaimelle tarkoitettua ohjetta. Tässä oppaassa on keskitytty tietojen esittämisen tekniseen puoleen, ei niinkään asiasisältöihin, jotka nekin vaativat oman perehtymisensä. Asiasisältöä on joka tapauksessa helpompi oppia ymmärtämään, kun hallitsee pääpiirteet ohjelman teknisestä käytöstä. Vihjelaatikoista löydät käytännöllisiä lisäohjeita eri aiheiden kohdalta Raporttityypit Netrassa on kolmella eri tavalla toteutettuja raportteja: html-raportteja, pdf-raportteja ja vapaasti muokattavia raportteja. Toteutustavat on valittu oletetun käyttötarkoituksen mukaisesti. Html- ja pdf-raportit ovat helppokäyttöisiä ja niissä tietoja voi rajata vain muutaman eri tekijän suhteen. Vapaasti muokattavat raportit on tarkoitettu ammattimaisempaan käyttöön ja niissä on näkyvissä kaikki käytettävissä olevat rajaustekijät. Raporttityypin nimestä ja ikonista voi päätellä, missä muodossa raportti avautuu oletusarvoisesti. Tyypistä riippuen raportteja voi muuntaa myös muihin tiedostomuotoihin. Esimerkiksi html-raportin voi helposti muuntaa pdf- tai excel-muotoon. Eri raporttityypit erotat seuraavista ikoneista: html-raportit pdf-raportit vapaasti muokattavat raportit 5
Johdanto Navigointi Pääset käyttämään Netran raportteja osoitteesta http://www.netra.fi/. Raportit on ryhmitelty sivustolla aiheen mukaisesti omille välilehdilleen tuloksellisuus-, talous-, henkilöstö- ja hallinnonalaraportteihin. Tuloksellisuusraportit Talousraportit Henkilöstöraportit Hallinnonalaraportit Kuva 1. Netran aiheenmukaisia raportteja sisältävät välilehdet Ohjelmistovaatimukset Netraa käytetään Internetselaimen välityksellä. Käyttö ei edellytä Acrobat Reader -ohjelman lisäksi mitään erityisiä ohjelmistoasennuksia tietokoneellesi. Acrobat Reader on ilmaisohjelma, jonka voit ladata käyttöösi osoitteesta http://www.adobe.com/. Netran raportointiohjelmisto käyttää joissakin toiminnoissa Jawa scriptejä, joten varmista että selaimesi sallii niiden käytön. Joidenkin ohjeessa esiteltyjen toimintojen käyttö edellyttää myös taulukkolaskentaohjelmaa, esimerkiksi Microsoft Exceliä. Jos käytät Netraa työpaikallasi, eikä työasemassasi ole jotakin mainituista ohjelmista, ota yhteyttä työpaikkasi tietohallintoon. Huom! Vapaasti muokattavat raportit saattavat suurien tietomäärien moniulotteisessa käsittelyssä toimia hitaasti. Tilannetta voi joissain tapauksissa helpottaa Internetselaimen välimuistin tyhjentäminen. 6
html-raportit 1 Html-raportit Tunnistat html-raportit tästä ikonista: Html-raportit ovat valmiiksi määriteltyjä valintaraportteja, joiden käyttö ei edellytä Internet-selaimen lisäksi muita ohjelmia. Tulostettaessa raporttia suositellaan kuitenkin raportin muuntamista pdf-muotoon. Selaaminen ja tulostaminen Raportin nimeä klikattuasi avautuu uudessa selainikkunassa sivu, jolla pääset valitsemaan raportille tulevat tiedot. Valinnat ja niiden määrä saattavat eri raporteilla hieman poiketa toisistaan. 1. Valitse haluamasi rajaukset raportille tuleville tiedoille. (Oranssilla katkoviivalla merkityt kentät ovat pakollisia, muut valinnat ovat vapaaehtoisia) 2. Paina lopuksi Valmis. 1. 2. Kuva 2. Rajausten tekeminen html-raporttiin 7
html-raportit 3. Voit selata avautuvaa raporttia ikkunan alareunan painikkeilla ( Alkuun, Sivu ylös, Sivu alas ja Sivu loppuun ) 4. Tulostaaksesi raportin paina raportin oikeassa yläreunassa olevan työkalurivin pdf-painiketta. 4. 3. Kuva 3. Html-raportin selaaminen 5. Raportti avautuu pdf-muodossa. Voit tulostaa raportin Acrobat Reader -ohjelman tulosta -painikkeella. 5. Kuva 4. Html-raportin tulostaminen 8
html-raportit Työkalurivin toiminnot Työkalurivin Suorita -painikkeen avulla pääset takaisin kehotesivulle, jossa voit muuttaa raportin rajauksia. Kolmen oikeanpuoleisimman painikkeen avulla voit muuttaa raportin esitystapaa html-, pdf- tai excelmuotoon. Excel-painikkeen viereisestä nuolesta voit valita esitystavaksi eri excel-versioita tai csv:n (comma separated values). Html Pdf Excel Kuva 5. Html-raportin esitystavan vaihtaminen Huom! Mikäli Exceliin vienti ei käynnisty, tarkista että selaimessasi ei ole pop-up ikkunoiden esto päällä. 9
pdf-raportit 2 pdf-raportit Pdf-raportit tunnistat tästä ikonista: Pdf-raportit ovat valmiiksi määriteltyjä valintaraportteja, kuten tase tai tuotto- ja kululaskelma. Pääset itse vaikuttamaan raportin valintoihin keskeisten tekijöiden, kuten ajan ja organisaation osalta. Valintaraporttien käyttö on varsin yksinkertaista verrattuna vapaasti muokattavien raporttien käyttöön. Valintaraporttien käyttö edellyttää, että tietokoneellesi on asennettu Adobe Acrobat Reader ohjelma, sillä raportit muodostetaan Pdf-tiedostoiksi. Ohjelma on ilmaiseksi ladattavissa Adoben kotisivuilta http://www.adobe.com/. Selaaminen ja tulostaminen Raportin nimeä klikattuasi avautuu uudessa selainikkunassa sivu, jolla pääset valitsemaan raportille tulevat tiedot. Valinnat ja niiden määrä saattavat eri raporteilla hieman poiketa toisistaan. 1. Valitse haluamasi rajaukset raportille tuleville tiedoille. (Valikoiden päivittyminen valinnan tekemisen jälkeen saattaa kestää hetken) 2. Paina lopuksi OK. 1. 2. Kuva 6. Pdf-raportin rajaaminen Huom! Raporttia ei kannata muodostaa ilman aikarajausta, koska tällöin tiedot summautuvat epätarkoituksenmukaisesti. Saadaksesi raportille järkeviä tietoja, sinun tulee rajata tiedot johonkin ajanjaksoon Raportti avautuu Internet-selaimen Acrobat Reader apuohjelman avulla, jolloin saat selaimeesi näkyviin tavallisten selaimen työkalurivien lisäksi myös AcrobatReaderin työkalurivin, jonka avulla saat mm. tulostettua tai tallennettua raportin. Raportin tulostaminen suoritetaan AcrobatReaderin työkalurivin avulla, ei selaimen valikoita käyttäen. 10
pdf-raportit TALLENNA TULOSTA Kuva 7. Pdf-raportin tulostaminen Huom! AcrobatReaderin oman työkalurivin painikkeen avulla tallennetun Pdf-tiedoston tiedot eivät jatkossa päivity. Jos haluat saada raportille ajantasaiset ja tekemiesi rajausten mukaiset tiedot, voit tallentaa sen kirjanmerkiksi/suosikiksi selaimen toimintojen avulla (Suosikit/ Favorites - Lisää suosikkeihin/add to Favorites). Mikäli käytät Netraa työpaikallasi, eikä Sinulla ole käytössäsi Acrobat Reader ohjelmaa, ota yhteyttä työpaikkasi tietohallinnosta vastaavaan tahoon. Raportin lisätiedot Klikkaamalla raportin rivi- tai sarakeotsikoita saat lisätietoja kyseisestä raportin kohdasta. klikkaa hiirellä riviotsikkoa Kuva 8. Raportille sijoitetut lisätiedot Huom! Lisätietoikkunan tiedot perustuvat ohjelmiston automatiikkaan, joten ne voivat olla puutteellisia. Kannattaa myös huomioida laajaa raporttia selatessa, että lisätietoikkunan käyttäminen palauttaa sinut raportin ensimmäiselle sivulle. 11
pdf-raportit Työkalurivin toiminnot Raportin alareunasta löydät työkalurivin, josta voit mm. palata muuttamaan raportille valitsemiasi tietoja sekä saat näkyviin sovelluksen ohjeen. Kuva 9. Pdf-raportin työkalurivi Käytettävissä olevat työkalurivin toiminnot näkyvät värikkäinä painikkeina ja käytöstä poissa olevat harmaina varjokuvina. Käytössä olevat painikkeet saattavat vaihdella raporttikohtaisesti. Äärimmäisenä vasemmalla olevalla painikkeella pääset vaihtamaan raportille valitsemiasi tietoja tai tarkastamaan tekemäsi valinnat. Tämä painike on aina käytössä. Valintoja pääsee vaihtamaan myös selaimen Edellinen (Back) painikkeella. Kysymysmerkki-painike avaa sovelluksen ohjeen. Tämä painike on aina käytössä. 12
3 VAPAASTI MUOKATTAVAT RAPORTIT Vapaasti muokattavat raportit tunnistat tästä ikonista: Voit tarkastella vapaasti muokattavan raportin tietoja tarkemmin syventämällä tai rajaamalla raportin tietoja. Selausnäkymässä voit hakemistopuun (1.) ja ulottuvuusrivin (2.) avulla valita, mitä tietoja raportilla näytetään. Työkalurivin (3.) avulla voit määritellä, miten tiedot esitetään. 2 1 Valitse tiedot raportille Valitse tietojen esitystapa 3 Kuva 10. Raportointinäkymän osiot: 1. hakemistopuu 2. ulottuvuusrivi 3. työkalurivi Hakemistopuu ja ulottuvuusrivi sisältävät käytännössä samat tiedot rajaustekijöistä ja molemmista on nähtävistä niiden hierarkkinen rakenne. Työkalurivin avulla voit monipuolisesti määritellä mm. raportin tietojen esitystavan sekä muuttaa raportin esitysteknisiä asetuksia. Hakemistopuun plus-merkkien klikkaaminen avaa aina seuraavan hierarkiatason. Kun jotakin hierarkiaa on näin avattu, korvautuu plus-merkki miinusmerkillä, jota klikkaamalla hierarkia taas sulkeutuu. Samoin kuin ulottuvuusriviltäkin, voidaan myös hakemistopuusta hiirellä raahaten korvata raportilla näytettävät rivi- tai saraketiedot tai lukuarvot uusilla. Samoin voidaan raahaamalla syventää tietoja toisilla rajaustekijöillä. Ympyröityä painiketta (kuva 11.) klikkaamalla saat hakemistopuun poistettua näkyvistä sekä takaisin näkyviin. Toiminnolla saat tarvittaessa huomattavasti lisää tilaa raportin tiedoille. Kuva 11. Hakemistopuun piilottaminen Raportit avautuvat siten, että vain osa rajaustekijöistä on näkyvillä. Suosittelemme, että raportin avattuasi ensimmäiseksi klikkaat kuvaan 12. merkittyä painiketta, jolla saat näkyviin kaikki käytettävissä olevat rajaustekijät. Näin mahdollisesti jo tehdyt rajaukset erottuvat tummennetuin kirjasimin ja väärien tulkintojen vaara vähenee. 13
Kuva 12. Rajaustekijä-valikon laajentaminen Näytön alareunan työkalurivin avulla voit vaikuttaa raportilla näytettäviin tietoihin ja niiden ulkoasuun. Samantyyppiset toiminnot on ryhmitelty omien painikkeidensa alle. Painikkeen vieressä näkyvästä pienestä kolmiosta saat avautumaan uusia painikevaihtoehtoja. Työkalurivin seitsemän ensimmäisen painikkeen avulla voit lisätä tai korvata raportin tietoja hakemistopuun tiedoilla. Näitä toimintoja voit suorittaa myös hiiren oikealla näppäimellä hakemistopuusta tai raahaamalla tietoja hiirellä hakemistopuusta raportille. Huom! Mikäli työkalurivin seitsemän ensimmäistä painiketta eivät ole näkyvissä, vie hiiren osoitin hakemistopuun alla olevaan tyhjään tilaan ja paina hiiren oikeaa painiketta. Valitse avautuvasta valikosta hiiren vasemmalla painikkeella Näytä työkalurivi. Tietojen rajaaminen 3.1 Rajaaminen ulottuvuusrivin avulla Ruudun yläreunassa siniharmaalla pohjalla on nähtävillä tietojen tarkastelussa rajaustekijöinä käytettävät ulottuvuudet, joita kutsutaan myös dimensioiksi tai suodattimiksi. Kuvassa on näkyvissä Budjettitalouden talousarvio- ja liikekirjanpito raportilla käytettävissä olevia rajaustekijöitä. 14
Rajaustekijät Kuva 13. Rajaustekijöitä Budjettitalouden talousarvio- ja liikekirjanpito -raportilta Klikkaamalla kutakin rajaustekijää pääset tutkimaan sen hierarkkista rakennetta ja halutessasi rajaamaan raportin tietoja. Hiiren osoittimen vienti jonkin hierarkiatason nimen päälle avaa aina kyseisen tason alapuolisen tason. Tällä tavoin saat rajaustekijöiden rakenteesta nopeasti kokonaiskuvan. Klikkaamalla hiirellä valitsemaasi rajaustekijää saat rajauksen voimaan. Kuva 14. Raportin rajaaminen ulottuvuusrivin rajaustekijöitä käyttäen 3.2 Rajaaminen hakemistopuun avulla Voit rajata raportilla olevia tietoja myös hakemistopuusta hiiren oikean painikkeen valikkoa hyödyntäen. Vie hiiren osoitin haluamasi tiedon päälle hakemistopuussa, paina hiiren oikeaa painiketta ja valitse avautuvasta valikosta Suodatin. Tiedot rajautuvat valitsemallasi rajaustekijällä. Valintasi näkyy myös ulottuvuusrivillä vahvennettuna. Oheisessa kuvassa rajataan hakemistopuun avulla hiiren oikealla painikkeella raporttia talousarviokirjanpidon menolajilla 01 Palkkaukset. 15
Kuva 15. Raportin rajaaminen hakemistopuun avulla 3.3 Valittujen rajausten poistaminen Kaikkien valittujen rajausten poistaminen Voit poistaa kätevästi kaikki raportille tekemäsi rajaukset työkalurivin Palauta -painikkeella tai selaimen Päivitä (Refresh) -painikkeella. Kuvaan 16. on keskelle merkitty käytössä oleva rajaustekijä (suodatin), joka rajaa raportilla näytettävät tiedot siten, että näkyvissä on ainoastaan talousarviokirjanpidon luku 11.08 Valmisteverot. Klikkaamalla kuvaan oikealle merkittyä palauta -painiketta voit poistaa kaikki suodattimet käytöstä. rajausten poistaminen työkalurivin palauta -painikkeen avulla rajausten poistaminen selaimen päivitä (refresh) -painikkeen avulla käytössä oleva rajaustekijä Kuva 16. Valittujen rajausten poistaminen 16
Kuva 17. Rajausten poistaminen työkalurivin palauta -painikkeella Toinen tapa rajausten poistamiseen on painaa selaimen Päivitä (Refresh) painiketta. Tällöin raportti palautuu oletusnäkymäänsä, jolloin samalla poistuvat myös tehdyt syventämiset, piilotukset ja muut vastaavat valinnat. Huom! Jos olet lisännyt esimerkiksi omia laskennallisia sarakkeita tai rivejä, myös nämä valinnat katoavat tätä tapaa käytettäessä. Voit tallentaa haluamasi näkymän oletusnäkymäksi kirjanmerkkitoiminnon avulla, jolloin sekä selaimen Päivitä/Refresh -toiminto että työkalurivin Palauta -valinta palauttavat tallentamasi oletusnäkymän. Katso ohjeet kirjanmerkin luomisesta luvusta: Kirjanmerkin tallentaminen. Yksittäisten rajausten poistaminen Voit poistaa rajauksia raportilta kätevästi yksittäin valitsemalla ulottuvuusriviltä rajatun tiedon (näkyy vahvennettuna) ja valitsemalla avautuvasta valikosta hierarkian ylimmän tason rajaukseksi. Saman toiminnon voit suorittaa myös hakemistopuusta valitsemalla hiiren oikealla painikkeella rajatun tiedon ylimmän hierarkiatason ja valitsemalla avautuvasta valikosta Suodatin. Kolmas tapa poistaa yksittäinen rajaus on vetää hiirellä hakemistopuusta tai ulottuvuusriviltä rajatun tiedon ylin hierarkkinen taso rajatun tiedon päälle raportilla, jolloin rajaus korvautuu tällä tiedolla (katso tarkemmat ohjeet luvusta 3.16 Korvaaminen hiirellä raahaamalla ). 3.4 Lukuarvojen vaihtaminen Raportin vasemmassa yläkulmassa näytetään raportilla käytössä oleva lukuarvo. Voit vaihtaa lukuarvon toiseksi joko työkalurivin avulla, hiiren oikean painikkeen valikon avulla tai raahaamalla uudet tiedot hiirellä hakemistopuusta tai ulottuvuusriviltä. Lukuarvon vaihtaminen työkalurivin avulla Valitse haluamasi tieto hiirellä raportin hakemistopuusta ja paina sen jälkeen työkalurivin Korvaa lukuarvot -painiketta. Raportin lukuarvo korvautuu valitsemallasi lukuarvolla. 17
Korvaa LUKUARVOT Kuva 18. Lukuarvon vaihtaminen työkalurivin avulla Lukuarvon vaihtaminen hiiren oikealla painikkeella Vie hiiren osoitin haluamasi lukuarvon päälle hakemistopuussa, paina hiiren oikeaa painiketta ja valitse avautuvasta valikosta Suodatin. Raportin lukuarvo korvautuu valitsemallasi lukuarvolla. Lukuarvon vaihtaminen hiirellä raahaamalla 1 Siirrä hiiren osoitin halutun lukuarvon päälle ulottuvuusrivillä tai hakemistopuussa 2 Paina hiiren vasen painike alas ja raahaa tieto haluamaasi kohtaan raportin riveillä tai sarakkeilla (taustaväri vaihtuu siniharmaaksi) 3 Vapauta hiiren vasen painike 4 Raportin tiedot korvautuvat valitsemillasi tiedoilla Kuva 19. Lukuarvon vaihtaminen hiirellä raahaamalla Valinta vaikuttaa näytettäviin arvoihin. Eri raporteilla on usein syytä käyttää eri lukuarvoja. Klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella nuolen osoittamaa lukuarvon näyttävää solua, avautuu valikko, josta pääset valitsemaan, miten tiedot esitetään. Prosenttiosuuden käyttäminen saattaa joillakin raporteilla olla hyvin käytännöllinen tapa tietojen esittämiseen. Kuva 20. Lukuarvojen esitystavan vaihtaminen 18
Useamman lukuarvon tarkastelu samalla raportilla Voit tarkastella samalla raportilla tietoja kätevästi useamman lukuarvon suhteen viemällä lukuarvot kokonaisuudessaan riveille tai sarakkeille ja piilottamalla ylimääräiset rivit/sarakkeet. Esimerkki: 1 Raahaa hiiren oikealla painikkeella hakemistopuusta lukuarvot -rajaustekijä sarakkeille, sarakeotsikoiden alapuolelle. Vapauta hiiren oikea painike sarakkeilla kohdassa, jossa sarakeotsikoiden alle ilmestyy kapea siniharmaa palkki. (Jos haluat korvata sarakkeiden tiedot lukuarvoilla, vapauta hiiren painike otsikoiden päällä, jolloin otsikoista muodostuu leveä siniharmaa palkki), (Kuva 21.) 2 Valitse hiirellä jokin sarake ja klikkaa työkalurivin Piilota/Näytä -painiketta (Kuva 22.) 3 Määrittele piilotettavat sarakkeet ja valitse Ok (Kuva 23.) Kuva 21. Lukuarvojen raahaaminen sarakkeille 1. Valitse SARAKE 2. KLIKKAA PIILOTA/ NÄYTÄ -PAINIKETTA 19
Kuva 22. Piilota/Näytä -toiminnon avaaminen. Kuva 23. Sarakkeiden piilottaminen Rajaustekijöiden lisääminen 3.5 Rajaustekijän lisääminen riveille Työkalurivin Lisää rivien eteen -toiminnolla voit lisätä riveille hakemistopuusta rajaustekijöitä. Valitsemasi rajaustekijä lisätään riveille ensimmäiseksi tasoksi. Olemassa olevat rajaustekijät jäävät valittuja rajaustekijöitä syventäviksi tasoiksi. Valitse hakemistopuusta haluamasi rajaustekijä ja klikkaa painiketta. 3.6 Rajaustekijän lisääminen sarakkeille Lisää sarakkeiden eteen -toiminnolla voit lisätä sarakkeille hakemistopuusta rajaustekijöitä. Valitsemasi rajaustekijä lisätään sarakkeille ylimmäksi tasoksi. Olemassa olevat rajaustekijät jäävät valittuja rajaustekijöitä syventäviksi tasoiksi. Valitse hakemistopuusta haluamasi rajaustekijä ja klikkaa painiketta. 20
Tietojen syventäminen saman rajaustekijän sisällä 3.7 Porautuminen Helpoin tapa syventää raportin tietoja on porautuminen (drilling) raportin rivi- tai sarakeotsikoilla. Klikkaamalla rivi- tai sarakeotsikkoa raportti rajautuu automaattisesti valitun otsikon mukaisesti. Valinnan mukaisesti riveille tai sarakkeille tulee näkyviin seuraava alempi taso, jonka mukaan raportin summat jaotellaan. Voit aina halutessasi siirtyä takaisin edelliseen näkymään selaimen Takaisin (Back) painikkeella. Klikkaa riviotsikkoa Kuva 24. Porautuminen raportin tietoihin riviotsikon avulla 3.8 Tason laajentaminen Klikkaamalla hiiren vasemmalla tai oikealla painikkeella valitsemasi tason yläpuolella (tai sarakkeilla olevien tasojen vasemmalla puolella), saat näkyviin oheiset valikot. Valikot sisältävät samat toiminnot, vasemmalla näppäimellä saat näkyviin toiminnot graafisina symboleina, oikealla taas tekstiselitteinä. 21
Plusmerkillä merkityllä painikkeella (Laajenna) voit syventää tietoja saman rajaustekijän sisällä. Hiiren vasen PAINIKE Hiiren oikea PAINIKE Kuva 25. Tason laajentaminen 3.9 Tason poistaminen Klikkaamalla hiiren vasemmalla tai oikealla painikkeella valitsemasi tason yläpuolella (tai sarakkeilla olevien tasojen vasemmalla puolella), saat näkyviin oheiset valikot. Valikot sisältävät samat toiminnot, vasemmalla näppäimellä saat näkyviin toiminnot graafisina symboleina, oikealla taas tekstiselitteinä. Rastia (Poista) klikkaamalla voit poistaa tason. Hiiren vasen PAINIKE Hiiren oikea PAINIKE Kuva 26. Tason poistaminen 22
3.10 Tasojen järjestyksen vaihtaminen Klikkaamalla hiiren vasemmalla tai oikealla painikkeella valitsemasi tason yläpuolella (tai sarakkeilla olevien tasojen vasemmalla puolella), saat näkyviin oheiset valikot. Valikot sisältävät samat toiminnot, vasemmalla näppäimellä saat näkyviin toiminnot graafisina symboleina, oikealla taas tekstiselitteinä. Voit vaihtaa rajaustekijöiden keskinäistä järjestystä kuvassa ympäröitynä näkyviä valintoja (Vaihda vasemmalle/vaihda oikealle) klikkaamalla. Vasemmanpuoleinen painike siirtää rajaustekijää vasemmalle ja oikeanpuoleinen painike oikealle. Mikäli vaihtoehto ei ole käytettävissä, painike näkyy harmaana. Hiiren vasen PAINIKE Hiiren oikea PAINIKE Kuva 27. Tason järjestyksen vaihtaminen Taso alas/taso ylös toiminnolla voit liikkua riveille tai sarakkeille valitun rajaustekijän hierarkiassa alaspäin tai ylöspäin. Huom! Taso alas toiminnon käytössä kannattaa olla varovainen, sillä toisinaan toiminnon käyttäminen voi tuoda raportille jopa tuhansia rivejä, jolloin raportin latautuminen saattaa hidastua huomattavasti. Hiiren vasen PAINIKE Hiiren oikea PAINIKE Kuva 28. Liikkuminen raportin rajausten tasohierarkiassa 23
Tietojen syventäminen useilla rajaustekijöillä Halutessasi voit syventää raportin tietoja useamman rajaustekijän suhteen työkalurivin avulla, hiiren oikean painikkeen valikon avulla tai raahaamalla halutun rajaustekijän joko ulottuvuusriviltä tai hakemistopuusta. 3.11 Syventäminen työkalurivin avulla Valitse haluamasi tieto hiirellä raportin hakemistopuusta ja paina sen jälkeen työkalurivin Lisää rivien jälkeen tai Lisää sarakkeiden jälkeen -painiketta. Raportin tiedot syventyvät valitsemillasi tiedoilla valintasi mukaan joko riveillä tai sarakkeilla. LISÄÄ RIVIEN JÄLKEEN LISÄÄ SARAKKEIDEN JÄLKEEN Kuva 29. Tietojen syventäminen työkalurivin avulla 3.12 Syventäminen hiiren oikealla painikkeella Vie hiiren osoitin haluamasi tiedon päälle hakemistopuussa, paina hiiren oikeaa painiketta ja valitse avautuvasta valikosta Syvennä rivit tai Syvennä sarakkeet. Raportin tiedot syventyvät valitsemillasi tiedoilla valintasi mukaan joko riveillä tai sarakkeilla. 3.13 Syventäminen hiirellä raahaamalla Netran vapaasti muokattavissa raporteissa voit hyödyntää myös vedä ja pudota -toimintoa (drag and drop). 1 Siirrä hiiren osoitin halutun tiedon päälle ulottuvuusrivillä tai hakemistopuussa 2 Paina hiiren vasen painike alas ja raahaa tieto syvennettävien rivien oikealle puolelle tai syvennettävien sarakkeiden alapuolelle (ilmestyy kapea siniharmaa palkki ja plus-merkki hiiren osoittimeen) 3 Vapauta hiiren vasen painike 4 Raportin tiedot syventyvät valitsemillasi tiedoilla 24
Kuva 30. Raportin tietojen syventäminen hiirellä raahaamalla Voit myös syventää uutta ulottuvuutta jo raportille valituilla ulottuvuuksilla raahaamalla uuden tiedon ulottuvuusriviltä tai hakemistopuusta syvennettävien rivien vasemmalle puolelle tai syvennettävien sarakkeiden yläpuolelle (ilmestyy kapea siniharmaa palkki ja plusmerkki hiiren osoittimeen) Tietojen korvaaminen Voit korvata raportin riveille tai sarakkeille valittuja tietoja uusilla tiedoilla joko työkalurivin avulla, hiiren oikean painikkeen valikon avulla tai raahaamalla uudet tiedot hiirellä hakemistopuusta tai ulottuvuusriviltä. 3.14 Korvaaminen työkalurivin avulla Valitse haluamasi tieto hiirellä raportin hakemistopuusta ja paina sen jälkeen työkalurivin Korvaa rivit tai Korvaa sarakkeet -painiketta. Raportin tiedot korvautuvat valitsemillasi tiedoilla valintasi mukaan joko riveillä tai sarakkeilla. KORVAA RIVIT KORVAA SARAKKEET Kuva 31. Tietojen korvaaminen työkalurivin avulla 25
3.15 Korvaaminen hiiren oikealla painikkeella Vie hiiren osoitin haluamasi tiedon päälle hakemistopuussa, paina hiiren oikeaa painiketta ja valitse avautuvasta valikosta Korvaa rivit tai Korvaa sarakkeet. Raportin tiedot korvautuvat valitsemillasi tiedoilla valintasi mukaan joko riveillä tai sarakkeilla. 3.16 Korvaaminen hiirellä raahaamalla Netran vapaasti muokattavissa raporteissa voit hyödyntää myös vedä ja pudota -toimintoa (drag and drop). Riveillä tai sarakkeilla olevat tiedot voidaan korvata toisilla tiedoilla raahaamalla hiirellä tietoja ulottuvuusriviltä tai hakemistopuusta. Tietojen raahaaminen hiirellä 1 Siirrä hiiren osoitin halutun tiedon päälle ulottuvuusrivillä tai hakemistopuussa 2 Paina hiiren vasen painike alas ja raahaa tieto syvennettävien rivien tai sarakkeiden päälle (taustaväri vaihtuu siniharmaaksi) 3 Vapauta hiiren vasen painike 4 Raportin tiedot korvautuvat valitsemillasi tiedoilla Esitystavan muokkaaminen 3.17 Rivien ja sarakkeiden paikan vaihto Oheisesta painikkeesta voit vaihtaa riveillä ja sarakkeilla esitettävien tietojen paikkaa keskenään. Varsinkin, jos sarakemäärä kasvaa suureksi, tulee raportin tarkastelu hankalaksi. Tällöin on usein kätevää vaihtaa rivien ja sarakkeiden paikkaa keskenään. 3.18 Rivien ja sarakkeiden piilottaminen Huom! Rivien ja sarakkeiden piilotus -toimintoa kannattaa käyttää vain, jos tietojen rajaaminen halutulla tavalla ei muuten onnistu. 26
Rivien ja sarakkeiden piilotus -toiminnolla voit itse valita mitä rivejä ja sarakkeita raportilla näytetään. Huomaa kuitenkin, että sinun on ensin valittava raportilta jokin rivi tai sarake, ennen kuin kuvassa näkyvä valintaikkuna aukeaa. Jos haluat valita useampia rivejä tai sarakkeita, pidä ctrl-näppäintä pohjassa valintoja tehdessäsi. Mikäli et ole valinnut yhtään riviä, tulee näkyviin virheilmoitus, jossa kehotetaan tekemään valinta. (Valinnan ei tarvitse olla lopullisesti laskelmaan haluamasi rivi tai sarake, vaan voit vaihtaa sen myöhemmin.) Kuva 31. Rivien ja sarakkeiden piilottaminen 1/2 Kun haluat piilottaa tietoja, valitse haluamasi luokat Näkyvät kategoriat valintalistasta ja klikkaa sen jälkeen kuvaan merkittyä nuolipainiketta, jolloin tiedot piilotetaan. Vastaavasti voit Kuva 32. Rivien ja sarakkeiden piilottaminen 2/2 palauttaa piilotettuja luokkia vasemmalle osoittavalla nuolipainikkeella. Kun olet valmis, valitse OK. Raportilla automaattisesti näkyvä yhteissumma sisältää myös piilotetut arvot. Jos haluat summan vain näytettävien rivien tai sarakkeiden osalta, sinun täytyy lisätä oma laskennallinen rivi tätä varten. Tällöin on usein käytännöllistä myös piilottaa automaattisesti näkyvä summa poistamalla rasti alhaalla vasemmalla ympäröidystä Näytä yhteenvedot ruudusta Rivien ja sarakkeiden piilottaminen hiiren oikealla painikkeella Rivien ja sarakkeiden piilottaminen onnistuu myös hiiren oikealla painikkeella avautuvan valikon avulla. Saat valikon näkyviin valitsemalla hiirellä rivin tai sarakkeen raportilta ja klikkaamalla valinnan päällä hiiren oikeaa painiketta. Valitse valikosta Piilota/Näytä, niin saat esiin kuvan 32. valintaikkunan. Valinnalla Piilota voit piilottaa valintasi suoraan ilman valintaikkunaa. Vihje: voit tarkastella samalla raportilla tietoja kätevästi useamman lukuarvon suhteen viemällä lukuarvot kokonaisuudessaan riveille tai sarakkeille ja piilottamalla ylimääräiset rivit/sarakkeet. 27
3.19 Tietojen järjestäminen Raportin rivit tai sarakkeet voidaan järjestää suuruusjärjestykseen järjestysnumerointi -toiminnon avulla. Ennen tietojen järjestämistä on raportilta valittava rivi tai sarake, jonka mukaan vastaavat sarakkeet tai rivit halutaan järjestää. Kuvan 33. esimerkissä on ensin valittu rivi 11. Verot ja veron luonteiset tulot ja painettu sen jälkeen järjestysnumerointi -painiketta. Kuva 33. Tietojen järjestämisen määrittäminen Järjestä sarakkeet seuraavan rivin mukaan -valinnalla voit valita minkä tahansa raportin riveistä järjestysperusteeksi. Jos olet valinnut järjestysperusteeksi sarakkeen, voit tässä kohdassa vastaavasti valita haluamasi sarakkeen. Näytä järjestysluvut -valinnalla voit määritellä kuinka monta riviä tai saraketta näytetään järjestyksessä alusta tai lopusta. Aloita järjestysluvusta -valinta määrittelee aloitetaanko suurimmasta vai pienimmästä arvosta. Lajittelujärjestys voidaan määritellä joko nousevaksi tai laskevaksi. Järjestysnumeroinnin nimi voidaan määritellä viimeisessä kentässä. 28
Kuva 34. Esimerkki järjestysnumeroinnin käytöstä 3.20 Tietojen lajittelu Valitsemalla hiiren vasemmalla näppäimellä raportin rivin tai sarakkeen (taustaväri vaihtuu siniseksi), pääset lajittelemaan tietoja. Näkyviin ilmestyy pieni painike, jota klikkaamalla voit määritellä, miten tiedot lajitellaan. Voit tehdä lajittelun laskevasti (suurin arvo ylimpänä) tai nousevasti (pienin arvo ylimpänä). Tekemäsi lajittelun voit poistaa käytöstä valinnalla Ei lajittelua. Vastaavasti voit lajitella tiedot myös riviotsikoiden mukaan, jolloin laskeva lajittelu tuo suurimman Kuva 35. Tietojen lajittelu arvon vasemmalle. Rivin tai sarakkeen kohdalle, jonka mukaan tiedot on lajiteltu, jää näkyviin kolmionmuotoinen painike. Käytettäessä laskevaa lajittelua kolmion kärki osoittaa alaspäin ja nousevaa lajittelua käytettäessä ylöspäin. 3.21 80/20 suodatus Klikkaamalla oheista painiketta voit käyttää 80/20-suodatusta. Tällöin rivit, jotka muodostavat 80 % vasemmanpuoleisimman sarakkeen summasta näytetään eriteltynä ja loput 20 % yhdistetään ryhmäksi Muu. 29
Vihje: tällä toiminnolla saat helposti ja kätevästi korostettua summan kannalta merkittävimmät osiot 3.22 Nolla-arvojen piilotus Klikkaamalla oheista painiketta voit piilottaa nolla-arvot raportilta. Toiminto on erittäin käytännöllinen paljon nolla-arvoja sisältävillä monirivisillä raporteilla. Painikkeen vierestä avautuvasta valikosta voit määritellä piilotuksen joko vain riveille tai vain sarakkeille, valinta Nolla-arvojen piilotus piilottaa nolla-arvot sekä riveiltä että sarakkeilta. Vaikka nolla-arvoja piilotettaessa raportilla näkyisikin vain vähän tietoja, raportti saattaa silti olla todellisuudessa hyvin suuri. Tällöin on vaarana, että raportti latautuu hitaasti. Joskus samat tiedot voi saada vaihtoehtoisilla tavoilla, esimerkiksi rajauksia käyttäen. Huom! Raporteilla näkyvät nollina nolla-lukujen (0) lisäksi myös lukuarvot, joissa debet=kredit. Ulkoasun muokkaaminen 3.23 Taulukkomuotoinen esitystapa Useimmiten raportit avautuvat valmiiksi taulukkomuodossa. Klikkaamalla ympyröityä painiketta saat valittua taulukko-muotoisen esitystavan. Klikkaamalla kuvakkeen vieressä olevaa kolmiota pääset valitsemaan sisennetyn taulukkomuodon. Valinnalla Sisennetty taulukkokuva saat muutettua taulukon esitystapaa seuraavasti: 30
Kuva 36. Sisennetty taulukkomuoto Sisennettyä taulukkokuvaa käytettäessä riviotsikot eivät vie niin suurta tilaa näytöllä kuin tavallisessa taulukkonäkymässä. Tämän vuoksi esitystapa on hyvin käytännöllinen varsinkin, kun on tehty useampia syventämisiä. 3.24 Graafiset esitystavat Kaikki vapaasti muokattavat raportit voidaan taulukkomuodon lisäksi tuottaa myös graafisina esityksinä. Kaikissa graafisissa esitysmuodoissa on käytettävissä samat toiminnalliset ominaisuudet kuin taulukkomuotoisissakin. Toisin sanoen voit esimerkiksi porautua haluamaasi tietoon, vaihtaa näytettävät tiedot tai rajata niitä haluamallasi tavalla. Käytettävissäsi ovat seuraavat graafiset kaaviomuodot: Yksinkertainen pylväskaavio Piirakka Ryhmitelty pylväskaavio Summapylväskaavio Moniviivakuvio 3-D pylväskaavio (kolmiulotteinen) 31
Saat graafiset esitysmuodot käyttöösi klikkaamalla oheista työkalurivin painikeryhmää ja valitsemalla haluamasi kaaviomuodon. Kuva 37. Graafisen esitystavan valitseminen Klikkaamalla kuvan 38. osoittamaa kolmiota voit halutessasi skaalata kaavion akselin siten, että pylväät lyhenevät ja erot näkyvät selvemmin. Toiminto ei kuitenkaan ole käytössä kaikissa kaaviomuodoissa (Piirakka) tai jos joukossa on suhteellisesti hyvin pieniä arvoja. Kaaviomuotoisia esitystapoja käytettäessä on muistettava, että kaikki esitystavat eivät sovi kaikille raporteille yhdelle raportille voi piirakkakaavio olla paras vaihtoehto, kun taas toiselle paras onkin pylväs- tai viivakaavio. Tarkoituksenmukaisimman esitysmuodon löydät usein vasta kokeilemalla. Kuva 38. Kaavion skaalaaminen 3.25 Raportin otsikon muokkaaminen Raportin otsikointia voidaan tarvittaessa muokata html-kielen ominaisuuksia hyödyntäen. Lisäksi raportin nimikenttään voidaan lisätä muuttujina päivämäärän, kellonajan, alkuperäisen kuutiotiedoston nimen, kuutiotiedoston kellonajan, kuution kuvauksen, raportin oletuslukuarvon sekä nykyisen jakson (viimeisin kuukausi). Oheisen kuvan valikon vasempaan lohkoon voit kirjoittaa haluamasi otsikkotekstin, sekä muotoilla sen haluamallasi tavalla html-kielen ominaisuuksia hyödyntäen. Oikeasta lohkosta voit valita haluamasi muuttujat ja lisätä ne otsikkokenttään lisää valinnalla. 32
Pdf-otsikko: Näytä ulottuvuusrivin tiedot valinnalla saat ulottuvuusrivin tiedot näkyviin tulostaessasi raporttia Pdf-muodossa. Kuva 39. Raportin otsikon muokkaaminen Raportin otsikon muokkaamista voit hyödyntää tallentaessasi raporttia kirjanmerkiksi selaimellesi. (ks. luku 3.34 Kirjanmerkin tallentaminen ) 3.26 Näyttövalinnat Kuvan osoittamasta työkalurivin painikkeesta avautuu valintaikkuna, jonka avulla voit määritellä erilaisia raportin näyttöasetuksia. Kuva 40. Taulukoiden ja kaavioiden näyttöasetukset 33
Näytön lukuarvot -valikosta pääset valitsemaan, miten lukuarvot esitetään. Prosenttiosuuden käyttäminen saattaa joillakin raporteilla olla hyvin käytännöllinen tapa tietojen esittämiseen. (Saman valinnan pääset tekemään myös hiiren oikealla painikkeella viemällä hiiren osoittimen raportin ylimmän rivin vasemmanpuoleisimpaan kenttään). Kuva 41. Näytön lukuarvot -valikko Rivien määrä -valikosta pääset valitsemaan, montako riviä raportilla kerrallaan näytetään. Toisinaan raportissa saattaa olla satoja tai jopa tuhansia rivejä. Tällöin vaihtoehdon Kaikki käyttäminen hidastaa sivun latautumista huomattavasti. Mikäli kaikki rivit tai sarakkeet eivät mahdu yhdellä kertaa näytölle, ilmestyy raportin vasempaan alareunaan kuvassa ympyröidyt painikkeet. Näillä voit siirtyä raportin seuraavalle tai viimeiselle sivulle. Summarivin alapuolella näkyy myös ilmoitus sivulla näytettävistä riveistä sekä raportin rivien kokonaismäärä. Kuva 42. Rivien määrän valinta Sarakkeiden määrä -valikosta pääset valitsemaan, montako saraketta raportilla kerrallaan näytetään. Vastaavalla tavalla kuin rivimäärän voit valita sivulla näytettävien sarakkeiden määrän. Muista myös sarakkeiden kohdalla, että vaihtoehdon Kaikki käyttö hidastaa sivun latautumista huomattavasti, jos raportin sarakemäärä on hyvin suuri. Raportin oikean yläreunan painikkeilla voit siirtyä raportin seuraavalle tai viimeiselle sivulle. Kuva 43. Sarakkeiden määrän valinta Piilota kuutiossa määritetyt laskennalliset kategoriat -valinnalla voit piilottaa itse raportille lisäämäsi laskelmat. Laskelmien laatiminen on selostettu jäljempänä. 34
3.27 Näytön jakaminen Klikkaamalla painikkeen valikosta Jaettu näkymä saat jaettua näytön siten, että näkyvissä on yhtä aikaa taulukko ja kaavio. Oletuksena näyttö jaetaan kahteen yhtä suureen osaan siten, että kaaviolle varataan puolet näytöstä ja taulukolle puolet. Kuva 44. Jaettu näkymä Viemällä hiiren osoittimen näytön jakavalle viivalle voit muuttaa osien kokoa. Kun olet saanut osoittimen oikealle kohdalle, se muuttuu kaksipäiseksi nuoleksi, ja voit painamalla hiiren vasemman painikkeen alas muuttaa osien kokoa. Usein onkin tarpeen muuttaa jakoa sellaiseksi, että jompikumpi osio tai molemmat osiot näkyvät kokonaan. Kuva 45. Jaetun näkymän osien koon muuttaminen 35
3.28 Tietojen korostus Klikkaamalla oheista painiketta voit korostaa haluamasi arvot raportilta. Painiketta klikattuasi avautuu raportin alareunaan ikkuna, jonka avulla pääset määrittämään ja käyttämään sääntöjä, joiden mukaan tietoja korostetaan. Jotta korostaminen onnistuisi, tulee määrittelyt suorittaa seuraavassa järjestyksessä: 1 Valinnalla Lisää pääset määrittelemään uuden poikkeussäännön. Voit myös muokata ja poistaa olemassa olevia sääntöjä. 1 Kahden ensimmäisen sarakkeen Mistä ja Mihin valinnoilla voit määritellä arvovälin, johon korostukset kohdistuvat. Kahdessa viimeisessä sarakkeessa voit määritellä tekstien ja solujen korostusvärit. 2 Valitse mille riveillä ja/tai sarakkeilla haluat kohdistaa määrittelemäsi korostusehdot. (Vasemmasta yläkulmasta voit valita alueeksi koko raportin, rivi- ja sarakeotsikoiden vierestä yhden tai useampia rivejä ja/tai sarakkeita. Useampia rivejä valitessasi pidä ctrl-näppäintä alhaalla.) 2 3 Valitse ehto, jota haluat käyttää ja klikkaa Käytä -painiketta. Voit valita listasta myös aiemmin määrittelemiäsi poikkeusehtoja. Tämän jälkeen voit halutessasi sulkea valintaikkunan sen oikeassa yläkulmassa olevaa rastia klikkaamalla, jolloin näytöllä vapautuu tilaa raportin tiedoille. Vihje: Korostuksen voit helpoiten poistaa valitsemalla alueeksi koko raportin, valitsemalla ehdoksi (ei mitään) ja klikkaamalla Käytä 3 36
Laskelmat ja mukautetut osajoukot 3.29 Laskelman lisääminen Voit lisätä raportille itse määrittelemiäsi laskennallisia rivejä tai sarakkeita klikkaamalla oheisessa kuvassa ympyröityä painiketta. Huomaa kuitenkin, että sinun on ensin valittava raportilta jokin rivi tai sarake, ennen kuin kuvassa näkyvä valintaikkuna aukeaa. Jos haluat valita useampia rivejä tai sarakkeita, pidä ctrl-näppäintä pohjassa valintoja tehdessäsi. Mikäli et ole valinnut yhtään riviä, tulee näkyviin virheilmoitus, jossa kehotetaan tekemään valinta. (Valinnan ei tarvitse olla lopullisesti laskelmaan haluamasi rivi tai sarake, vaan voit vaihtaa sen myöhemmin.) Oheisessa kuvassa on avattuna valintaikkuna, josta voit valita käytettävissä olevista laskutoimituksista haluamasi. Kuva 46. Laskelman lisääminen Huom! Erotuksena taulukkolaskentaohjelmiin et voi tehdä laskelmia, jotka kohdistuvat eri tasoilla oleviin yksittäisiin soluihin. Netrassa laskelmat kohdistuvat aina riveihin tai sarakkeisiin. Mikäli sinulla on tarvetta tämäntyyppisiin laskutoimituksiin, tiedot täytyy siirtää CSV- tai XLSmuodossa taulukkolaskentaohjelmaan. (Katso lisätietoja luvuista 3.33 Raportin tallentaminen CSV-muodossa ja 3.32 Raportin tallentaminen XLS-muodossa ) 37
Seuraavassa kuvassa tehdään summariviä, joka yhdistää talousarviokirjanpidon osastot summaksi Talousarviotulot. Voit antaa laskelmalle oman nimen tai antaa ohjelman nimetä laskelma automaattisesti. Talousarviotulot Kuva 47. Summarivin lisääminen Raportilla lisätyt laskennalliset rivit ja/tai sarakkeet näkyvät kursivoituina. Voit käyttää laskelmassasi myös vakiota valitsemalla Numero -kohdan vieressä olevan valintaruudun ja lisäämällä Numero -kenttään haluamasi luvun. 3.30 Mukautetun osajoukon lisääminen Mukautetut osajoukot valinnalla voit määritellä raportin rajauksiksi valituista ulottuvuuksista omia kokonaisuuksia. Voit tällä toiminnolla esimerkiksi rajata raportin tiedot koskemaan organisaatiotasolla useampaa hallinnonalaa yksittäisen organisaatiovalinnan sijaan. 1 Anna osajoukolle nimi ja valitse kategoria, josta haluat muodostaa osajoukon ja valitse Seuraava. 38
2 Valitse hakemistopuusta haluamasi rajaustekijät. Nuolipainikkeiden avulla voit lisätä tai poistaa valintoja luomastasi osajoukosta (tulosjoukko). Valitse lopuksi Valmis. 3 Osajoukkorajaus on valmis: raportti rajautuu valitun osajoukon mukaisesti ja määritellyn osajoukon nimi tulee näkyviin raportin ulottuvuusriville kyseisen kategorian kohdalle. Vihje: voit luoda raportin rajaukseksi osajoukon tarvittaessa myös useammalle rajaustekijälle. Valitse osajoukko-ikkuna uudelleen työkaluriviltä ja valitse uusi kategoria ja sille uusi osajoukko. Osajoukon luominen nimihaulla Voit rakentaa oman osajoukon myös hakuominaisuuksien perusteella. Osajoukko voidaan esimerkiksi muodostaa organisaatioihin kohdistuvan haun perusteella, siten että osajoukon muodostavat organisaatiot, joiden nimessä esiintyy tietty sana tai kirjain. 1 39
2 3 Kuva 48. Osajoukon luominen nimihaulla Osajoukon luominen lukuarvojen avulla Osajoukko voidaan myös koota valittujen lukuarvojen mukaisesti, siten että valitun kategorian sisältämistä lukuarvoista osajoukkoon valitaan vain esimerkiksi tiettyjen rajojen sisällä olevat lukuarvot. Kuva 49. Osajoukon luominen lukuarvojen avulla 40
Tallentaminen 3.31 Raportin tallentaminen Pdf-muodossa Vie Pdf-muodossa -valinnalla voit muuttaa raportin Pdf-muotoon ja määritellä joitakin raportin muotoiluun vaikuttavia asioita. Pdf-muotoa kannattaa yleensä käyttää raporttien tulostamiseen. Valintaa klikattuasi avautuu oheinen valintaikkuna raportin alareunaan: Kuva 50. Raportin tulostaminen Pdf-muodossa Valittavista vaihtoehdoista oleellisin on, muodostetaanko Pdf-tiedosto pysty- vai vaakasuuntaisena. Jos raportilla on paljon sarakkeita, on yleensä hyvä valita vaihtoehto Vaaka. Pdf-tiedosto muodostetaan klikkaamalla Vie painiketta. Huom! Jotta voit käyttää tätä toimintoa, täytyy tietokoneessasi olla asennettuna Adobe Acrobat tai ilmainen Acrobat Reader -ohjelma. Tarvittaessa voit ladata Acrobat Reader ohjelman ilmaiseksi osoitteesta http://www.adobe.com. Jos käytät työpaikallasi Cognoksen web-sovellusta, sinun on syytä ottaa yhteyttä työpaikkasi tietohallinnosta vastaavaan tahoon 41
Pdf-tiedostot tallennetaan ja tulostetaan Acrobat Readerin työkalurivillä olevien Tallenna ja Tulosta -painikkeiden avulla. tallenna tulosta Kuva 51. Raportin tulostaminen ja tallentaminen Acrobat Readerin avulla Huom! Käytä aina Acrobat Readerin työkalurivin Tulosta -painiketta. Selaimen tulostustoiminto ei tulosta PDF-tiedostoa (Tiedosto/File valikosta tai pikatoimintopainikkeella). 3.32 Raportin tallentaminen CSV-muodossa Vie CSV-muodossa -valinnalla voit tallentaa raportin tiedot CSV-muodossa (Comma Separated Values) esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla käsiteltäviksi. Vaikka Netran raportointisovellus sisältääkin paljon laskenta- ja grafiikkatoimintoja, ovat ne kuitenkin varsin rajalliset täysimittaiseen taulukkolaskentaohjelmaan verrattuna. Taulukkolaskentaohjelmalla on myös mahdollista muotoilla otsikoita ja lukuarvoja, mikä ei raportointisovelluksen ominaisuuksilla onnistu. CSV-tiedoston tallentaminen ja avaaminen aiheuttavat usein ongelmia, ja ne tehdään hieman eri tavoin eri selaimissa ja taulukkolaskentaohjelmissa. Myös selaimen asetukset saattavat vaikuttaa siihen, miten tallentaminen onnistuu. Useimmiten valinnan klikkaamisen jälkeen tulee näkyviin valintaikkuna, jossa kysytään, mitä tiedostolle tehdään. Tiedosto kannattaa aina tallentaa tarkoituksenmukaiseen kansioon ja antaa sille tarkoituksenmukainen nimi. Kun olet tallentanut tiedoston, avaa taulukkolaskentaohjelma, jota käyttäen äsken tallennettu tiedosto avataan. Huomata, että CSV-tiedosto on tekstitiedosto. Tiedostoa avatessa joudut luultavasti valitsemaan näytettäviksi tiedostotyypeiksi joko Kaikki tiedostot tai Tekstitiedostot, ennen kuin voit nähdä tallentamasi tiedoston. Normaalisti tiedosto avautuu sarakkeisiin eroteltuna ja käyttöjärjestelmän asetuksissa määritettyä desimaalierotinta käyttäen. 42
Jos tiedosto kuitenkin avautuu ilman sarake-erottelua ja/tai väärin desimaalierottimin, taulukkolaskentaohjelmissa on yleensä toiminto, jolla asia voidaan korjata. Suomenkielisestä MS Excel 2000 ohjelmasta toiminto löytyy Tiedot valikosta nimellä Teksti sarakkeisiin. Jaottelu tapahtuu kuitenkin eri ohjelmissa eri tavoin, ja tarvittaessa kannattaa käyttää apuna taulukkolaskentaohjelman ohjetoimintoa. Jos olet muotoillut tietoja tai lisännyt raporttiin grafiikkaa, älä tallenna muokattua tiedostoa CSV-muodossa. Tällöin kaikki muotoilut ja kuviot häviävät 3.33 Raportin tallentaminen XLS-muodossa (Microsoft Excel) Valinnalla Vie XLS-muodossa voit avata raportin suoraan MIcrosoft Excelissä tai tallentaa raportin Excelin xls-tallennusmuodossa. Excelillä voit muun muassa muotoilla otsikoita ja lukuarvoja, mikä ei raportointisovelluksen ominaisuuksilla onnistu. Vihje: Vie XLS-muodossa -toiminto on myös kätevä tapa tulostaa raportteja. Excel-ohjelmassa voit määritellä haluamasi tulostusasetukset. 3.34 Kirjanmerkin tallentaminen Klikkaamalla oheista painiketta voit valmistella kirjanmerkin/suosikin tallentamisen selaimeesi. Toiminnon avulla voit tallentaa haluamasi raporttinäkymät oman selaimesi suosikiksi. Toiminto on erittäin käytännöllinen varsinkin, jos tarvitset usein samoja tietoja. Huom! Muista painaa painiketta ennen kuin käytät selaimen suosikin -tallennustoimintoa. Jos unohdat painaa painiketta, raportti avautuu kirjanmerkkiä/suosikkia valitessa oletusnäkymässään, ei tarkoitetussa muodossa. Painikkeen painamisen jälkeen suosikki tallennetaan selaimesi toimintoja käyttäen (Internet Explorerissa: Suosikit/Favorites - Lisää suosikkeihin/add to Favorites ). Vihje: Valmistele kirjanmerkki -toiminnon suorittamisen jälkeen voit kopioida suoran linkin raporttiin selaimen osoiteriviltä esimerkiksi sähköpostiviestiin. Näin vastaanottaja voi avata saman raportin tekemilläsi rajauksilla. 43
Muut toiminnot 3.35 Raportin yhteenveto Klikkaamalla työkalurivin Selitä -painiketta saat näkyviin yhteenvedon raportin ominaisuuksista. Raportin alareunaan avautuu oheisenkaltainen ikkuna: Kuva 52. Raportin yhteenveto -ikkuna Raportin yhteenvedon kohdasta Suotimet näet helposti, mitä rajauksia raportilla on tehty. Klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella rivin tai sarakkeen kohdalla saat valinnalla Selitä tietoja kyseisestä rivistä tai sarakkeesta. Saat yhteenvetovalikon näkyviin myös klikkaamalla hiiren vasemmalla tai oikealla painikkeella raportin rivien yläpuolella olevaa kapeaa sinistä vaakapalkkia (tai sarakkeilla olevien tasojen vasemmalla puolella olevaa pientä pystypalkkia). Valikot sisältävät samat toiminnot, vasemmalla näppäimellä saat näkyviin toiminnot graafisina symboleina, oikealla taas tekstiselitteinä. Klikkaamalla selitä -painiketta saat näkyviin yhteenvedon raportin ominaisuuksista. Hiiren vasen PAINIKE Hiiren oikea PAINIKE Kuva 53. Raportin yhteenveto -ikkunan avaaminen hiiren painikkeilla 44
3.36 Hae tiedot myöhemmin -toiminto Hae tiedot myöhemmin -toiminnon käyttäminen saattaa varsinkin monimutkaisilla raporteilla nopeuttaa raportin muokkaamista huomattavasti. Tätä toimintoa käytettäessä muokkaukset tehdään siten, että lukuarvoja ei näytetä lainkaan. Kun olet saanut raportille halutut rivit, sarakkeet ja syvennykset, voit klikata raportilla näkyvää linkkiä Hae tiedot, jolloin raportille haetaan määritetyt tiedot. Vihje: Jos käyttämäsi verkkoyhteys on hidas, kannattaa hyödyntää Hae tiedot myöhemmin -toimintoa 3.37 Haku Klikkaamalla Etsi -painiketta pääset etsimään tietoja raportilta. Painiketta klikattuasi avautuu seuraava valintaikkuna: Kuva 54. Etsi -toiminnon käyttäminen 1/2 Kuvaan merkitystä valikosta pääset valitsemaan, kohdistetaanko etsintä raportilta tällä hetkellä rivi tai saraketietoina näytettäviin tietoihin vai kuutioon eli kaikkiin valittavissa oleviin tietoihin. Viimeksi mainittu vaihtoehto on huomattavasti kattavampi. 45
Klikattuasi Etsi painiketta avautuu uusi valintaikkuna: Kuva 55. Etsi -toiminnon käyttäminen 2/2 Nyt pääset selaamaan hakutuloksia, ja voit kuvan alareunassa näkyviä vaihtoehtoja klikkaamalla valita, miten tuloksia käytetään raportilla. Vaihtoehto Suodatin rajaisi tiedot tässä tapauksessa valmisteveroihin. Hakutoiminto on erittäin käytännöllinen ja helpottaa tietojen löytymistä suuresti. Tätä toimintoa kannattaa opetella hyödyntämään. 3.38 Sovelluksen ohje Klikkaamalla oheista painiketta voit avata sovelluksen ohjeen, josta saat lisätietoja ohjelman teknisestä toiminnasta. Raporttien sisältöohjeita löydät Netran kotisivuilta osoitteesta http://www.netra.fi/ kohdasta Ohjeet sekä Netran raportoinnin kohdasta Ohjeet - Raporttien käyttöohjeet. Kuva 56. Sovelluksen ohje 3.39 Alkuperäisten asetusten palauttaminen Palauta -vaihtoehdon klikkaaminen avaa raportin avausnäkymässään. Saman toiminnon voit tehdä myös selaimen Päivitä/Refresh -painikkeella. Huom! Mikäli avasit raportin käyttäen kirjanmerkkiä, Palauta -valinta avaa raportin kirjanmerkiksi tallennettuun näkymään. (Katso lisätietoja luvusta 3.34 Kirjanmerkin tallentaminen ) 46
hakemisto Hakemisto Symbols 80/20 suodatus 29 A AcrobatReader 10 Alkuperäisten asetusten palauttaminen 46 Asetukset 33, 42 C CSV 42 E Etsi -toiminnon käyttäminen 45 G Graafiset esitystavat 31 Esitystavan valitseminen 32 H Hae tiedot myöhemmin -toiminto 45 Hakemistopuu 13 Haku 45 Hallinnonalaraportit 6 Henkilöstöraportit 6 Html-raportit 5, 7 Esitystavan vaihtaminen 9 Selaaminen 8 Tulostaminen 8 J Jaettu näkymä 35 K Kirjanmerkin tallennus 43 Korvaaminen 25 L Lajittelu 29 Laskelman lisääminen 37 Lisää rivien eteen 20 Lukuarvo 17 Lukuarvojen vaihtaminen 17 M Mukautetut osajoukot 38 N Navigointi 6 Nolla-arvojen piilotus 30 Näyttöasetukset 33 Näytön jakaminen 35 Näytön lukuarvot 34 O Osajoukot 38 Osajoukon luominen lukuarvojen avulla 40 Osajoukon luominen nimihaulla 40 Otsikon muokkaaminen 32 P Palauta 46 Pdf-raportti 5, 10 Rajaaminen 10 Tulostaminen 11 Piilota lasketut kategoriat 34 Porautuminen 21 R Rajaaminen 10, 14 Rajaaminen hakemistopuun avulla 15 Rajausten poistaminen 16 Rajausten tekeminen html-raporttiin 7 Raportin tulostaminen PDF-muodossa 41 Raportin yhteenveto 44 Raporttityypit 5 Rivien ja sarakkeiden paikan vaihto 26 Rivien ja sarakkeiden piilottaminen 26 Rivien määrä 34 S Sarakkeiden määrä 34 Sisennetty taulukkokuva 30 Sovelluksen ohje 46 Sovita kaaviot sivulle 35 Summarivin lisääminen 38 Syventäminen saman rajaustekijän sisällä 21 Syventäminen useilla rajaustekijöillä 24 47