Turun seudun TAPAHTUMAKALENTERI

Turun seudun TAPAHTUMAKALENTERI Turun seudun Tapahtumakalenteri on otettu käyttöön 1.7.2015. Vanhan Turkukalenterin tilaisuudet (ilman kuvia) on siirretty mukaan uuteen kalenteriin. Tapahtumakalenteri toimii samalla tavoin kaikilla päätelaitteilla: pöytätietokoneilla, kannettavilla tietokoneilla, tabletti-tietokoneilla ja älypuhelimilla. Kalenteri on tarkoitettu kaupungin kaikkien toimijoiden tilaisuuksille, ei vain kaupunkiorganisaation tilaisuuksille. Tapahtumakalenteri on maksuton julkinen palvelu kansalaisille ja yhteisöille. Kalenterin kehittäminen jatkuu, mutta kaikki lisätyt tilaisuudet pysyvät kalenterissa muutoksissakin. Seuraavaksi kalenteriin rakennettavia ominaisuuksia ovat: toistuvan tilaisuuden syöttäminen kerralla, tilaisuuden kloonaaminen, käyttäjän tunnistautuminen sekä syötetyn tilaisuuden tietojen muuttaminen. Myös kalenterin kielellisyyttä vielä korjaillaan. Tapahtumakalenteri tulee toimimaan neljällä kielellä: suomeksi, ruotsiksi, englanniksi ja venäjäksi (lisätään myöhemmin). Kielivaihtoehdot ovat toimijoille tarjottuja mahdollisuuksia; kukin toimija ilmoittaa tilaisuutensa vain itse haluamillaan ja tarpeelliseksi katsomillaan kielillä. TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE Tapahtumakalenteri on osoitteessa: http://kalenteri.turku.fi Kalenteriin tulee linkki myös Turun kaupungin etusivulta: www.turku.fi. Uutta on Tapahtumakalenterin jako tapahtumiin (Event) ja harrasteisiin (Hobby). Lisäksi kalenterin käyttäjälle tarjottavia suodatusperusteita ovat tilaisuuden tyyppi (alatyyppi), tilaisuuden kohderyhmä (lapsiperheet, vammaiset, seniorit, yrittäjät, maahanmuuttajat, matkailijat ja nuoret) ja tilaisuuden alue (kaupunginosa). Tapahtumien (Event) alatyyppejä ovat esimerkiksi festivaalit, kirjallisuus, messut, musiikki, osallisuus, retket ja urheilu. Harrasteiden (Hobby) alatyyppejä ovat esimerkiksi klubit, käsityö, leirit, liikunta, luennot, musiikki ja tanssi. Muista, että kalenteria luetaan erilaisilla mobiililaitteilla ja erilaisilla verkkoyhteyksillä. Pidä siis teksti tiiviinä! Tunnistautumisen puuttuessa kukin lisätty tilaisuus tulee näkyviin vasta, kun kalenterin pääkäyttäjä sen erikseen julkaisee kaupungin virka-aikana. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 30.6.2015 / JT Sivu 1. / 8

Aloitus Tapahtumakalenteriin pääsee lisäämään uusia tilaisuuksia Tapahtumakalenterin etusivun linkistä Lisää tapahtumasi tai osoitteessa http://kalenteri.turku.fi/event/add Uuden tilaisuuden tietokenttiä voi tutkia ja selailla tarvitsematta lisätä uutta tilaisuutta. Kannattaa tutustua kenttiin ennen ensimmäisen tilaisuuden lisäämistä. Tilaisuutta lisätessäsi varaa jo heti käsille kaikki tilaisuuden tiedot, sillä tallennettua tietoa ei pääse itse muuttamaan eikä myöskään esikatselemaan. (Nämä toiminnot tulevat mukaan vasta myöhemmin, ja silloinkin vain tunnistautuneille toimijoille.) Tilaisuuden tiedot syötetään kuudelle välilehdelle: sisältö, sijainti, tapahtumanjärjestäjä, tapahtuman tarkemmat tiedot, kuva sekä www ja sosiaalinen media. Tallenna-painike sulkee tilaisuuden lisäyksen välittömästi ja vie tilaisuuden julkaisujonoon eikä tilaisuutta pääse enää sen jälkeen muuttamaan. Paina Tallenna-painiketta vasta, kun olet syöttänyt tilaisuutesi täysin valmiiksi kaikille kuudelle (6) välilehdelle ja tarkastanut kaikki syöttämäsi tiedot. Sisältö* Ensimmäiseksi näkyville tulee Sisältö*-välilehti. Kaikki kentät kannattaa täyttää, mutta pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä (*). Kieli Oletuskieli on suomi. Vetovalikosta kieleksi voi valita suomen, ruotsin, englannin tai venäjän. Toistaiseksi jokaista eri kieliversiota kohden pitää syöttää tilaisuus erikseen (kuin ne kukin olisivat eri tilaisuus). Venäjänkielinen tilaisuusversio vaatii, että sekä syöttäjän että lukijan koneella on kyriilinen kirjaimisto. Kielineutraali ei ole mikään kielivalinta. Se on vain testausta varten. Tapahtuman nimi* Käytä tilaisuudelle selkeää nimeä, joka kertoo selailijalle, mistä on kyse. Testaa nimi myös hakukoneella. On hyväksi, että tilaisuus on samalla nimellä kaikkialla netissä. Vältä laatusanoja, ylisanoja ja turhaa mainostusta. Jos tilaisuuteen ilmoittaudutaan ja samoja tilaisuuksia (esim. leirejä) on useita, käytä tilaisuuden nimessä myös tunnistetta (esim. leirin numeroa). Jos samanlaisia toimijoita on useita, käytä tilaisuuden nimessä myös järjestäjän (esim. teatteri) nimeä. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 30.6.2015 / JT Sivu 2. / 8

Esimerkkejä: Ei leiri, vaan Punaisen Ristin Reddie Kids -kesäleiri nro 4. Ei iloinen leski, vaan Linnateatteri: Iloinen leski operetti. Ei talvijoogaa, vaan Talvijoogaa naisille Kupittaan puiston nurmella. Jos tilaisuuden nimi alkaa sanalla TESTI, niin ilmoitusta ei julkaista, vaan se poistetaan ylläpidon yhteydessä. Ajankohta* Tilaisuudella pitää olla ainakin alkamisajankohta (päiväys/date ja kellonaika/time). Jos tilaisuudella on myös päättymisajankohta, pitää Alkamisajankohta - ruudun olla valittuna. Klikkaa Date-kenttää, ja valitse kalenterinäkymästä 1) vuosi, 2) kuukausi ja 3) päivä, tässä järjestyksessä. Päiväyksen jälkeen kirjoitetaan Kellonaika/Time-kenttään kellonaika muodossa hh:mm, esimerkiksi 09:45. Jos tilaisuudelle on on tarpeen ilmoittaa päättymisaika, valitaan alemmista Date- Time-kentistä vastaavalla tavalla päättymisajankohta. Päättymisaika kannattaa ilmoittaa, jos se on tiedossa. Tapahtuman tyyppi* Jokainen tilaisuus on joko Tapahtuma (Event) tai Harraste (Hobby). Valitse siis joko Event tai Hobby. Tulkinta: Pääsääntöisesti Tapahtuma on sellainen, johon mennään katsomaan muiden tekemistä. Harrasteessa taas mennään tekemään itse, tai edes yrittämään. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 30.6.2015 / JT Sivu 3. / 8

Event- tai Hobby-valinta avaa alatyyppien luettelon. Voit valita tilaisuudellesi tarpeellisen määrän alatyyppejä, mutta pysy toki kohtuudessa! Tilaisuuden tyyppi- ja alatyyppi-tiedon perusteella käyttäjä voi Tapahtumakalenterin etusivulla suodattaa esiin vain tietyn tyyppiset tapahtumat tai harrasteet. Ingressi Ingressi-kentän sisältöä käytetään vain Tapahtumakalenterin etusivun kuvakarusellin nostoissa. Kirjoita ingressikenttään tilaisuuden selkeä tiivistelmä enintään 140 merkillä. Ingressi ei näy tilaisuuden näytöllä, joten ingressi ei korvaa mitään osaa Description-kentän sisällöstä. Description Tämä kenttä on tilaisuuden varsinainen tietokooste. Tässä kentässä kerrotaan tiiviissä, loogisessa, selkeässä ja harkitussa muodossa tilaisuudesta kaikki se tarpeellinen, mitä muihin tietokenttiin ei saatu sisällytettyä. Muista, että kalenteria luetaan erilaisilla mobiililaitteilla ja erilaisilla verkkoyhteyksillä. Pidä siis teksti tiiviinä! Kohderyhmä Kohderyhmä valitaan vain, jos tilaisuus on suunnattu erityisesti jollekin kohderyhmälle. Jos tilaisuus on tarkoitettu ja/tai kohdistettu kaikille, älä valitse mitään kohderyhmää! Kohderyhmätiedon perusteella käyttäjä voi Tapahtumakalenterin etusivulla suodattaa esiin vain tietylle kohderyhmälle (esim. yrittäjille) tarkoitetut tilaisuudet. Kohderyhmävaihtoehtoja ovat: lapsiperheet, vammaiset, seniorit, yrittäjät, maahanmuuttajat, matkailijat ja nuoret. Sijainti Valitse Sijainti-välilehti. Alue Jos tilaisuus koskee tiettyä kaupunginosaa, valitse tämä kaupunginosa. Kaupunginosia voi valita useita käyttämällä Lisää uusi painiketta. Alue-tiedon perusteella käyttäjä voi Tapahtumakalenterin etusivulla suodattaa esiin vain tietyn alueen asukkaille tarkoitetut tapahtumat ja harrasteet. Tapahtuman osoite Kirjoita tähän tilaisuuden paikan osoite karttaohjelmien ja navigaattoreiden ymmärtämässä muodossa (esim. Yliopistonkatu 27, Turku) ilman lisäselityksiä. Kartta (Find using event address field) Tältä osin tätä ohjetta täydennetään myöhemmin. Osoitteen tarkennus Tapahtuman osoite kenttään ei kirjoiteta lisäselityksiä, vaan ne tulevat tähän. Jos tilaisuuden paikkana on vaikkapa tunnettu rakennus, sali, kenttä, puisto, ran- Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 30.6.2015 / JT Sivu 4. / 8

ta, museo, virasto, toimisto tai vastaava, tulee sen nimi ja selitykset mainita tässä. (Osoitteen tarkennus voi olla enintään 400 merkkiä pitkä.) Esimerkki: Käynti porttikäytävästä sisäpihalle ja oikealle B-portaan ovesta 2. kerrokseen. Jos ovi on jo lukossa, soita numeroon 555-123 4567. Lähin parkkipaikka viereisen pallokentän laidalla. Esimerkki: Martin kirkko. Inva-kulku ja parkki kirkon eteläpuolella. Tapahtumanjärjestäjä* Valitse Tapahtumajärjestäjä*-välilehti. Kaikki kentät kannattaa täyttää, mutta pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä (*). Vastuuhenkilö* Tilaisuuden vastuuhenkilön nimi. Tieto on pakollinen, mutta se näkyy vain Tapahtumakalenterin ylläpitäjälle. Tapahtumajärjestäjä* Tilaisuuden järjestäjä, joka voi olla vaikkapa yhdistys, seurakunta, kerho, orkesteri, säätiö, koulu, opintopiiri, joukkue taikka yksityinen henkilö. Tieto on pakollinen ja julkinen. Puhelinnumero* Tilaisuuden vastuuhenkilön puhelinnumero kansainvälisessä muodossa (+3580 ). Tieto on pakollinen, mutta se näkyy vain Tapahtumakalenterin ylläpitäjälle. Sähköposti* Tilaisuuden vastuuhenkilön sähköpostiosoite. Tieto on pakollinen, mutta se näkyy vain Tapahtumakalenterin ylläpitäjälle. Näitä sähköpostiosoitteita voi ilmoittaa useita käyttämällä Lisää uusi painiketta. Tapahtumajärjestäjän puhelinnumero Tilaisuuden järjestäjän julkinen puhelinnumero Tapahtumakalenteriin yleisön yhteydenottoja varten. Tapahtumajärjestäjän sähköposti Tilaisuuden järjestäjän julkinen sähköpostiosoite Tapahtumakalenteriin yleisön yhteydenottoja varten. Tämä osoite tulee näkyviin tapahtuman yhteyteen. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 30.6.2015 / JT Sivu 5. / 8

Tapahtuman tarkemmat tiedot Valitse Tapahtuman tarkemmat tiedot välilehti. Ilmaistapahtuma Jos kyseessä on ilmainen (pääsymaksuton) tilaisuus, valitse ruutu Ilmaistapahtuma. Ilmaistapahtumat listautuvat myös Tapahtumakalenterin etusivulle omaksi luettelokseen Ilmaista. Tilaisuus ei ole ilmaistapahtuma, jos sisäänpääsy on ilmainen, mutta kaikkien edellytetään tai oletetaan silti lunastavan vaikkapa tilaisuuden ohjelmalehtisen. Ilmaistapahtumassa voi silti olla jotakin erillistä maksullista, vaikkapa kanttiini. Tapahtuman osallistujamäärä Tilaisuuden maksimiosallistujamäärä, jos sellainen on määritelty tahi käytännössä määrittyy. (Vrt. kuluttajansuojasäännökset ja palvelun rajallinen saatavuus.) Hinta Tässä ilmoitetaan tilaisuuden erilaiset osallistumismaksut (maksuluokittain) ja osallistujan muut suoranaiset kustannukset. (Hinta-kenttään mahtuu enintään 512 merkin mittainen teksti.) Älä käytä euro-rahayksikön merkkiä, vaan lyhennettä eur tai lyhennettä EUR. Osta liput-linkki Jos tilaisuuden pääsylippuja tai tilaisuuden muita palveluja on ostettavissa tai varattavissa nettipalvelun kautta, ilmoitetaan tässä nettipalvelun internet-osoite. Linkki alkaa aina kirjaimilla http:// tai https://. Viimeinen ilmoittautumispäivä / Date Tilaisuuden viimeinen ilmoittautumispäivä tai tilaisuuden pääsylippujen viimeinen osto- tai varauspäivä. Viimeisen ilmoittautumispäivän aikana tilaisuuteen saa vielä ilmoittautua (ellei maksimiosallistujamäärä ole tullut tätä ennen täyteen). Klikkaa Date-kenttää, ja valitse kalenterinäkymästä 1) vuosi, 2) kuukausi ja 3) päivä, tässä järjestyksessä. Event sign up Jos tilaisuuteen pitää ilmoittautua internetin välityksellä ennakkoon muutoin kuin ostamalla tilaisuuden pääsylippuja, ilmoitetaan tässä kohtaa tilaisuuden ilmoittautumisten internet-osoite (www-sivu). Otsikko: teksti, jota tilaisuuden sivulla klikataan, jotta päästään ilmoittautumisten www-sivulle. (Esim. Ilmoittaudu syysriehaan 1.9.2015 tästä. ) URL: WWW-linkki ilmoittautumisosoitteeseen. Linkki alkaa aina kirjaimilla http:// tai https://. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 30.6.2015 / JT Sivu 6. / 8

Kuva Valitse Kuva-välilehti. Tapahtumakalenterin jokaiseen ilmoitukseen toivotaan yhtä hyvää kuvaa. Kuva tuo tilaisuudelle paremman näkyvyyden ja erottuvuuden sekä kertoo yhdellä vilkaisulla tilaisuudesta selailijalle. Luonnollisesti sinulla pitää olla oikeus julkaista tuo kuva ja suostumus kuvassa esiintyviltä tunnistettavilta henkilöiltä. Kuvan optimikoko on: leveys 1600 pikseliä, korkeus 757 pikseliä. Kuvatiedoston maksimikoko on 128 MB. Kuvan sallitut tiedostomuodot (kuvaformaatit) ovat: png, gif, jpg ja jpeg. Kuva tulee tilaisuuden ilmoituksen otsikkokuvaksi. Mahdollisen noston yhteydessä kuva tulee myös Tapahtumakalenterin etusivulle, kalenterin kuvakaruselliin ja/tai kaupungin nettisivujen tapahtumaosioon. Hyvien tapojen mukaan pitää julkaistavan kuvan yhteydessä ilmoittaa myös kuvaajan nimi (vast.). Toistaiseksi tälle tiedolle ei kuitenkaan ole järjestelmässä tilaa eikä kenttää. Lisännette tiedon Description-tietokentän loppuun (esimerkiksi Kuva: Harri Haukka. ). Oikeudet Valitse kohta I have the rights to submit this image (tai sama suomeksi tai mahdollisesti joskus jollakin muulla kielellä). Event image Valitse painike Selaa. Etsi haluamasi kuva oman koneesi hakemistosta ja valitse se. Valitse painike SIIRRÄ. Jos tämän jälkeen saat virheilmoituksen, odota pari sekuntia ja kokeile uudelleen. Www ja sosiaalinen media Valitse Www ja sosiaalinen media välilehti. Tilaisuuksien markkinoinnin kannalta sosiaalisen median merkitys on huomattavasti kasvanut. Sosiaalisen median käyttö kannattaa. Ja on halpaa. Otsikko ja URL Otsikko: teksti, jota tilaisuuden sivulla klikataan, jotta päästään lisätietoihin, vaikkapa tilaisuuden järjestäjän sivuille.. (Esim. Lue lisää Turun kaupungin utopistisilta sivuilta. ) Otsikko-teksti voi olla enintään 128 merkin mittainen, joka olisi jo aivan liian pitkä. URL: Käytä vain sellaisia osoitteita, jotka eivät vaadi kirjautumista kohdesivun lukemiseksi. Linkit alkavat aina kirjaimilla http:// tai https://. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 30.6.2015 / JT Sivu 7. / 8

Tallennus Muuta Versio 30.6.2015 Tapahtuman verkkosivusto Tilaisuuden taikka sen järjestäjän internet-sivu (www-sivu). Jos mahdollista, osoite pitää kohdistaa suoraan sivustolla oleviin tilaisuuden tietoihin. Esimerkiksi: http://www.turku.fi Tapahtuman FB-sivu (Facebook-sivu) Tilaisuuden taikka sen järjestäjän Facebook-sivu tai profiili. Tilaisuutta varten kannattaa luoda vähintäänkin oma facebook-tapahtuma tilaisuuden järjestäjän Facebook-profiilin yhteyteen. Esimerkiksi: https://fi-fi.facebook.com/turunkaupunki Tapahtuman Twitter-sivu Tilaisuuden taikka sen järjestäjän Twitter profiili. Esimerkiksi: https://twitter.com/turkukaupunki Voit liikkua välilehtien välillä klikkaamalla eri välilehtiä, joita on 6 kappaletta. Tallenna-painike sulkee tilaisuuden lisäyksen välittömästi ja vie tilaisuuden julkaisujonoon eikä tilaisuutta pääse enää sen jälkeen muuttamaan. Paina Tallenna-painiketta vasta, kun olet syöttänyt tilaisuutesi täysin valmiiksi kaikille kuudelle (6) välilehdelle ja tarkastanut kaikki syöttämäsi tiedot. Kun olet valmis ja haluat julkaista tilaisuuden tiedot, paina Tallenna-painiketta. Lisäyssivuilla on paljon englanninkielisiä tekstejä. Ne muuttuvat aikanaan, viimeistään syksyn aikana. Tilaisuuden ilmoituksen kielen määrää silti Sisältövälilehden Kieli-valinta (englanti, suomi, ruotsi, venäjä). Asiasanoille (hakusanoille) ei vielä ole erillistä kenttää. Tarvittaessa (esim. hakukoneita varten) kirjoita ne Sisältö-välilehden Description-kentän loppuun. Tiedustelut ja lisäohjeet Kesäkuun alussa järjestettiin Tapahtumakalenterin kaksi perehdytysiltaa. Tarvittaessa kolmas ilta voidaan järjestää elokuun loppupuolella. Luvassa pahaa kahvia ja hyvää pullaa. Palautetta uudesta Tapahtumakalenterista voi antaa osoitteessa: www.turku.fi/paikalla. Kerromme kalenterin kehityksestä lisää syksyn 2015 aikana. Tapahtumakalenterin käytön tuki kesäkauden 2015 aikana: Sähköpostitse osoitteella: tapahtumat@turku.fi, Ohjetta päivitetään sitä mukaa kun uusia ominaisuuksia otetaan käyttöön. OHJEEN LOPPU Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 30.6.2015 / JT Sivu 8. / 8