1 2007 SAK:n työaikapankkiohjeistus
Joulukuu 2007 Lisätietoja: Palkka- ja työaika-asiantuntija Juha Antila juha.antila@sak.fi puh. 020 774 0169, 050 575 1790 Lakimies Anu-Tuija Lehto anu-tuija.lehto@sak.fi puh. 020 774 0167, 040 778 1080
SAK:n työaikapankkiohjeistus 1 SAK:N TYÖAIKAPANKKIOHJEISTUS Sisällys SAK:n työaikapankkiohjeistus... 3 Järjestelmän piiriin kuuluva henkilöstö... 4 Järjestelmään liittyminen ja siitä irtautuminen... 4 Työaikapankkiin säästettävät erät... 5 Työaikapankin enimmäismäärät... 5 Aikamääräinen kokonaisuus ja työaikapankkiin siirrettävät erät... 6 Vapaiden pitäminen ja vapaiden ajalta maksettavien ansioiden määräytyminen... 6 Vapaiden luonne ja yhteensovittaminen muiden poissaoloperusteiden kanssa... 7 Järjestelmän muuttaminen tai lakkauttaminen... 7 Liitteet Työaikapankki käytännön ohjeita luottamusmiehelle ja työsuojeluvaltuutetulle... 8 Työaikapankkijärjestelmän rakentaminen... 12
2 SAK:n työaikapankkiohjeistus
SAK:n työaikapankkiohjeistus 3 SAK:N TYÖAIKAPANKKIOHJEISTUS Työaikapankilla tarkoitetaan työ- ja vapaa-ajan yhteensovitusjärjestelyä, jolla työaikaa, ansaittuja vapaita tai vapaa-ajaksi muutettuja rahamääräisiä etuuksia voidaan säästää tai lainata sekä yhdistää toisiinsa pitkäjänteisesti. Järjestelmän tarkoituksena on parantaa tuottavuutta ja kilpailukykyä sekä työntekijöiden työssä jaksamista ja ottaa huomioon työntekijöiden yksilölliset tarpeet. Tarkoituksena on myös lisätä kokoaikatyötä tekevien vakituisten työntekijöiden määrää. Työaikapankki toimii parhaiten olosuhteissa, joissa työvoiman tarve vaihtelee. Myös tasaisen työvoiman tarpeen toiminnoissa voidaan kehitellä työaikapankkiratkaisuja, mutta jo suunnitteluvaiheessa on pohdittava miten pankkijärjestelmä voi toimia siten, etteivät kenenkään työolosuhteet heikkene järjestelmän takia. Työaikapankki ei ole ratkaisu, jolla voitaisiin poistaa ongelmia, jotka liittyvät liian vähäiseen henkilöstön määrään työpaikalla. Työaikapankkijärjestelmän avulla työaikaa kohdennetaan uudella tavalla, mutta se ei lisää säännöllistä työaikaa. SAK suosittelee työaikapankkijärjestelmien käyttöönottoa työpaikoilla, mikäli niiden avulla voidaan edistää työntekijöiden hyvinvointia. Tässä paperissa on koottuna kahdeksan kohtaa, jotka olisi huomioitava järjestelmää rakennettaessa. Ohjeistus on ensisijaisesti tarkoitettu apuvälineeksi liitoille, jotka voivat halutessaan hyödyntää paperia työ- ja virkaehtosopimusneuvotteluissa. Tämän ohjeistuksen lisäksi SAK julkaisee erillisen tiiviin työaikapankkioppaan, jossa on käytännön ohjeita luottamusmiehille ja työsuojeluvaltuutetuille.
4 SAK:n työaikapankkiohjeistus 1 Järjestelmän piiriin kuuluva henkilöstö Työaikapankkijärjestelmää voidaan soveltaa vakinaisissa työsuhteissa oleviin. Määräaikaisiin työntekijöihin voidaan järjestelmää soveltaa, jos työsuhteen kesto on pidempi kuin järjestelmän tasoittumisjakso. Työaikapankkijärjestelmän tavoitteena on lisätä kokoaikatyötä tekevien vakituisten työntekijöiden lukumäärää työpaikalla. Työaikapankkijärjestelmän käyttö yksittäisen henkilön osalta perustuu vapaaehtoisuuteen. Kaikilla henkilöstöryhmillä tulee olla mahdollisuus osallistua työaikapankkiin. Mitään henkilöstöryhmää ei saa asettaa eriarvoiseen asemaan. Vaikka eri henkilöstöryhmillä on usein erilaiset työaikajärjestelyt, tulee työaikapankkia perusperiaatteiltaan soveltaa samalla tavalla. Työaikapankkia käyttöönotettaessa on työpaikalle luotava yhteistoiminnassa henkilöstösuunnitelma tai vastaava, josta käy ilmi vakinaisen henkilöstön ja sijaisten tarve. Siinä on selvitettävä, mikä on työaikapankkijärjestelmän vaikutus koko-, osa- ja määräaikaisten osuuteen työpaikalla. Samalla on selvitettävä myös vuokratyöntekijöiden ja muun ulkopuolisen työvoiman käyttö työpaikalla. Tämä suunnitelma on käsiteltävä ja sen toimivuutta on arvioitava vuosittain yhteistoiminnassa. Työaikapankkijärjestelmään liittymisen ja siitä eroamisen tulee perustua yksittäisen henkilön osalta vapaaehtoisuuteen. 2 Järjestelmään liittyminen ja siitä irtautuminen Luottamusmies neuvottelee työaikapankkisopimuksen yksityiskohdat työpaikalla työehtosopimuksen normien tai liiton erillisohjeiden mukaisesti. Työaikapankkisopimus laaditaan kirjallisesti. Jos työaikapankkijärjestelmän käyttöönotosta ei ole liiton sopimusta tai ohjeistusta, SAK ei suosittele työaikapankkijärjestelmän käyttöönottoa työpaikalla. Työntekijä liittyy ja eroaa työaikapankkijärjestelmästä kirjallisesti. Liittyminen tapahtuu siitä päivästä kun sopimus on allekirjoitettu. Järjestelmästä eroamisen tulee olla mahdollista enintään 3 kuukauden ilmoitusaikaa noudattaen. Järjestelmään liittymättä jättäminen tai siitä eroaminen ei vaadi perusteluja. Työnantaja ei voi edellyttää järjestelmään liittymistä työsopimusta solmittaessa eikä koeaikana. Työnantajan irtisanoessa tai purkaessa työntekijän työsuhteen, työntekijällä on oikeus saada työaikapankkisaatavansa rahana. Mikäli työntekijä irtisanoutuu työsuhteesta tai eroaa järjestelmästä, työntekijällä on oikeus saada työaikapankkisaatavansa vapaana jäljellä olevana irtisanomis- tai ilmoitusaikana, ellei tämä ole mahdollista, rahana.
SAK:n työaikapankkiohjeistus 5 3 Työaikapankkiin säästettävät erät Lainsäädännön ja työehtosopimusten mukaan pankkiin käytettäviä osatekijöitä ovat mm. lisä- ja ylityöt vuosiloman säästövapaa vuosiloma työajat lyhennysvapaat lomarahan vaihto vapaaksi (vaikutus vuosiansioihin) liukuvaan työaikaan liittyvät tasauserät (esim. saldorajojen täyttyessä) vapaa-ajaksi muutetut työaikakorvaukset Joissakin säästettävissä erissä voi olla työehtosopimuksissa aikarajoitteita, kuten esimerkiksi pekkaspäivien pitämisessä. Myös lainsäädännössä on rajoituksia esimerkiksi vuosiloman pitämisen osalta. Työntekijällä pitää olla oikeus päättää, mitä eriä pankkiin siirretään. Työntekijä päättää mitä työaikakorvauksia ja kuinka paljon hän siirtää pankkiin. Työpaikalla ei voi tehdä etukäteen päätöstä osatekijöiden siirtämisestä pankkiin, vaan jokaisen työaikapankkiin siirrettävän erän osalta tulee päätös tehdä siirtohetkellä. 4 Työaikapankin enimmäismäärät Yritys- ja työpaikkatasolla on syytä arvioida lainsäädännön ja työehtosopimusten rajoissa, mitkä ovat työaikapankin tuntirajat ja otetaanko käyttöön miinussaldo. Työaikapankkijärjestelmä on usein syytä aloittaa pienemmillä enimmäismäärillä ja kasvattaa niitä järjestelmän toimivuudesta saatujen kokemusten myötä. Enimmäismääristä sovittaessa on määriteltävä aikaraja, jolloin työaikapankkiin kerrytetyt tunnit on käytettävä. Liitot voivat täsmentää aikarajoja. Miinussaldon osalta on syytä sopia menettelytavat, miten saldo korvataan. Työaikapankkien enimmäismääriä suunniteltaessa on syytä ottaa huomioon, että palkkaturvalain mukaan työntekijän saatavat työaikapankista on turvattu työnantajan maksukyvyttömyystilanteessa kuuden kuukauden palkkaa vastaavalta määrältä.
6 SAK:n työaikapankkiohjeistus 5 Aikamääräinen kokonaisuus ja työaikapankkiin siirrettävät erät Työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa, ylitöiden siirtäminen työaikapankkiin ei poista tätä velvoitetta. Työnantajan on pidettävä työntekijäkohtaista työaikapankkitiliä saatavista ja niiden kertymisestä taikka että tilitapahtumat ja niiden ajankohdat ovat todettavissa työaika- ja palkkakirjanpidosta. (Palkkaturvalaki 9 a ). Työaikakirjanpidon on oltava työntekijän nähtävissä. Työaikapankkiin siirrettäessä työaika muunnetaan yhdenmukaisiksi tunneiksi. Pankkiin ei kirjata eri työaikalajeja esim. Pekkasvapaita, vuosilomavapaita tai ylitöitä. Ne muutetaan vastaaviksi tunneiksi, jolloin ne menettävät alkuperäisen lähteensä. Esimerkiksi ylityötä siirrettäessä työaikapankkiin vaihtoehtoja on kolme: 1) korotusosa maksetaan palkan yhteydessä ja perustunnit pannaan pankkiin. 2) perustunti maksetaan ja korotusosa pannaan pankkiin. 3) sekä korotusosa- että perustunnit pannaan pankkiin (esim. 2tuntia 50 % päivittäistä ylityötä on 3tuntia pankkiin). Mikäli sovitaan jonkin työajan sisääntekemisestä tai on sovittu vuorokautisen työajan ylittämismahdollisuudesta, siirtyvät nämä tunnit työaikapankkiin yksinkertaisina tunteina. Työaikapankkijärjestelmä on kustannusneutraali, sen avulla ei voi kiertää oikeutta ylityökorvauksiin. Silloin kun työntekijä omasta aloitteestaan pyytää, että saa tehdä työtunteja sisään käyttääkseen tehdyt tunnit myöhemmin tiettyä tarkoitusta varten, siirtyvät nämä tunnit pankkiin tunti tunnista. (Esim. päästäkseen lähtemään omille asioilleen tiettynä ajankohtana). 6 Vapaiden pitäminen ja vapaiden ajalta maksettavien ansioiden määräytyminen Lähtökohtana työaikapankkijärjestelmissä on työn ja vapaa-ajan mahdollisimman hyvä yhteensovitus työyhteisön toiminnallisten ja työntekijän yksilöllisten tarpeiden kanssa, ottaen huomioon työtilanne ja henkilöstöresurssit. Työaikapankkijärjestelmään siirryttäessä pitää sopia vapaiden pitämisestä ja vapaan pitämisen ennakkoilmoitustavasta ja ajasta. Ennakkoilmoitusaikaa mietittäessä on otettava huomioon käytössä oleva työaikajärjestelmä, työajan tasoittumisjakson pituus ja se, mitä vahvistetun työvuoroluettelon ilmoittamisesta sanotaan työaikalaissa, liittokohtaisissa työehtosopimuksissa tai mitä työpaikkakohtaisesti on sovittu. Työaikapankkiin perustuvia vapaita pidettäessä palkka määräytyy vapaan pitämisajankohtana voimassa olevan palkan mukaisesti.
SAK:n työaikapankkiohjeistus 7 7 Vapaiden luonne ja yhteensovittaminen muiden poissaoloperusteiden kanssa Työaikapankkivapaat ovat työssäolon veroista aikaa. Jos työntekijä sairastuu vapaan aikana, tulee hänen saada välittömästi siirtyä sairaslomalle ilman karenssia ja loppuosa vapaasta siirtyy myöhemmin pidettäväksi. 8 Järjestelmän muuttaminen tai lakkauttaminen Työaikapankkijärjestelmä perustuu kirjalliseen sopimukseen. Sopimus tehdään paikallista sopimista koskevien määräysten mukaisesti. Sopimustekstissä on mainittava, miten järjestelmää muutetaan tai se lakkautetaan. Lisää tietoa työaikapankeista: www.sak.fi/tyoaika Tietoa etätyöhön liittyvistä asioista: www.sak.fi/etatyo
8 SAK:n työaikapankkiohjeistus TYÖAIKAPANKKI käytännön ohjeita luottamusmiehelle ja työsuojeluvaltuutetulle Työaikapankilla tarkoitetaan työ- ja vapaa-ajan yhteensovitusjärjestelyä, jolla työntekijälle järjestetään oikeus säästää ja pitää vapaata. Järjestelmän tarkoituksena on parantaa tuottavuutta ja kilpailukykyä sekä työntekijöiden työssä jaksamista ja ottaa huomioon työntekijöiden yksilölliset tarpeet. Tarkoituksena on myös lisätä kokoaikatyötä tekevien vakituisten työntekijöiden määrää. Muita tällaisia kollektiivisia työ- ja vapaa-ajan yhteensovitusjärjestelyjä ovat liukuva työaika (työaikalain (605/1996) 13 ) sekä vuosilomalain säästämismahdollisuus (vuosilomalain (162/2005) 25 ). Keskusjärjestöt ovat lisäksi sopineet etätyöstä. Nämä kaikki järjestelyt voivat olla yrityksessä käytössä samanaikaisesti. Käytännön ohjeita Ensin on selvitettävä, mitä oma ammattiliitto suosittelee työaikapankin käyttöönotosta ja mitä työ- ja virkaehtosopimuksessa on siitä sovittu. Työja virkaehtosopimuksesta ja sen työaikapankkia koskevista määräyksistä voidaan poiketa vain, jos sopimuksessa on niin sovittu. Työaikapankkia koskevan sopimuksen tulisi olla sellainen, että sitä voidaan soveltaa kaikkiin työpaikan työntekijöihin. Työaikapankista tulee sopia kirjallisesti työ- ja virkaehtosopimuksen paikallista sopimista koskevien määräysten mukaisesti. Jos työpaikalla noudatetaan useampaa eri työehtosopimusta, on sovittava siitä, minkä sopimuksen paikallista sopimista koskevien määräysten mukaisesti järjestelmä laaditaan. Työaikapankista sopimisen yhteydessä henkilöstösuunnitelmassa tai vastaavassa on syytä selvittää, miten työaikapankki vaikuttaa työvoiman käyttöön (koko-, osa- ja määräaikaiset, vuokratyövoima sekä muu ulkopuolinen työvoima). Jos työpaikalla on käytössä myös liukuva työaika ja/tai käytetään oikeutta vuosiloman säästämiseen, on syytä sopia, miten nämä järjestelmät sovitetaan yhteen. Liukuvaan työaikaan ja säästövapaaseen on tästä ohjeesta riippumatta sovellettava niitä koskevaa lainsäädäntöä.
SAK:n työaikapankkiohjeistus 9 Työaikapankkia koskevassa sopimuksessa on sovittava ainakin: Pankkiin liittyminen ja siitä eroaminen Pankkiin liittymisestä ja eroamisesta voidaan sopia esimerkiksi, että pankkiin on liityttävä ja siitä on erottava kirjallisesti. Työaikapankkiin säästäminen eli mitä etuja pankkiin voidaan siirtää sekä siirtomenettely Työaikapankkiin säästäminen on aina vapaaehtoista. Siirrettäviä eriä voivat olla mm. lisä- ja ylityön perus- ja/tai korotusosa, osa vuosilomasta, työajan lyhennysvapaa, lomaraha, liukuvaan työaikaan liittyvät tasauserät (esim. siltä osin kuin yli +10 tuntia tai alle -10 tuntia) ja vapaa-ajaksi muutetut työaikakorvaukset. Voidaan myös sopia, että työntekijä voi etukäteen tehdä sisään yksittäisiä tunteja tai kokonaisia päiviä, jotka sitten siirretään työaikapankkiin. Etuja siirretään pankkiin vähintään samassa suhteessa kuin siitä lain tai työ- ja virkaehtosopimuksen mukaan maksettaisiin rahallinen korvaus. Edut siis siirretään pankkiin mahdollisine korotuksineen. Siirrettävä edut menettävät tällöin alkuperäisen luonteensa. Esimerkiksi ylityötä voidaan siirtää työaikapankkiin seuraavasti: 1) työntekijälle maksetaan korotusosa, perusosa siirretään pankkiin, 2) työntekijälle maksetaan perusosa, korotusosa siirretään pankkiin tai 3) sekä perusosa että korotusosa siirretään pankkiin (esim. 2 tuntia 50 %:lla korotettuna on 3 tuntia pankkiin). Etujen pankkiin siirtämisestä voidaan sopia esimerkiksi, että työntekijän on sovittava erän siirtämisestä pankkiin etukäteen esimiehensä kanssa samassa yhteydessä, kun sovitaan ylitöiden tekemisestä, vuosiloman pitämisestä, sisään tekemisestä jne. Työaikapankin kertymä eli kuinka paljon pankkiin voi säästää Mahdollisesta enimmäismäärästä on sovittava. Lisäksi voidaan sopia siitä, että työntekijällä voi olla myös miinustunteja. Usein on syytä aloittaa pienemmillä enimmäismäärillä ja kasvattaa niitä järjestelmän toimivuudesta saatujen kokemusten myötä. Enimmäismäärästä sovittaessa on syytä muistaa, että työntekijän saatavat työaikapankista on turvattu työnantajan maksukyvyttömyystilanteessa vain kuuden kuukauden palkkaa vastaavalta määrältä (palkkaturvalain (866/1998) 9 a (1257/2006)).
10 SAK:n työaikapankkiohjeistus Työaikapankin saldon käyttäminen eli miten ja milloin säästetyt tunnit käytetään On syytä sopia, että pankkivapaa on työhön verrattavaa aikaa (kerryttää vuosilomaa jne.), ellei asiasta ole jo sovittu työ- ja virkaehtosopimuksessa. Käyttämisestä voidaan sopia esimerkiksi, että työntekijä voi päättää pitämisestä ja jakson pituudesta ilmoittamalla asiasta työnantajalle esimerkiksi viikkoa ennen vapaan aloittamista tai työvuorolistan laatimista. Voidaan myös sopia, että ilmoittamisaika on yhteydessä jakson pituuteen siten, että mitä pidemmän vapaan työntekijä haluaa, sitä aikaisemmin vapaasta on ilmoitettava työnantajalle. Tällöin on syytä sopiva tarkoista ajoista ja siitä, kenelle asiasta on ilmoitettava. Työnantajan oikeudesta kieltäytyä antamasta vapaata voidaan sopia esimerkiksi, että vapaan pitämisen voi kieltää vain, jos vapaasta aiheutuu työpaikan tuotanto- tai palvelutoiminnalle vakavaa haittaa, jota ei voida välttää kohtuullisilla työn järjestelyillä (vrt. osittaista hoitovapaata koskeva TSL 4:4,3). Työntekijän oikeudesta siirtää sovittu vapaa voidaan sopia esimerkiksi, että työntekijällä on aina oikeus siirtää jo sovittu vapaa mutta että työnantajalla on oikeus kieltäytyä hyväksymästä siirtoa samoista syistä kuin hänellä on oikeus kieltää vapaan pitäminen. Työntekijän oikeudesta keskeyttää vapaa voidaan sopia esimerkiksi, että jos työntekijä sairastuu ennen vapaan alkamista tai sen aikana, vapaa siirtyy pidettäväksi erikseen sovittavana ajankohtana. Siltä varalta, että useampi työntekijä haluaa pitää vapaansa samanaikaisesti eikä kaikille voida sitä antaa, on syytä sopia periaatteista, joilla vapaa annetaan (etusijajärjestys). Tällöin voidaan sopia esimerkiksi, että otetaan huomioon vapaan käyttötarkoitus (esim. opiskelu, joka voi tapahtua vain tiettynä ajankohtana). Vapaan vanhentumisajasta voidaan sopia, että vapaa on pidettävä tietyn ajan kuluessa kunkin erän pankkiin siirtämisestä. Lisäksi voidaan sopia, että jollei vapaata pidetä tämän ajan kuluessa, se maksetaan työntekijälle rahana. Työsuhteen päättyessä työntekijällä on oikeus saada saatavansa. Voidaan sopia, että saatavat on joko maksettava rahana tai että ne pidetään vapaana siten kuin siitä kussakin tapauksessa erikseen sovitaan tai että työntekijällä on aina oikeus niin halutessaan pitää saatavansa vapaana irtisanomisaikana.
SAK:n työaikapankkiohjeistus 11 Vapaiden ajalta maksettavan palkan määräytyminen Palkasta voidaan sopia esimerkiksi, että vapaan ajalta maksetaan se palkka, jonka työntekijä saisi, jos hän olisi töissä. Voi olla syytä sopia palkan määräytymisestä tätä tarkemmin esimerkiksi kytkemällä se työehtosopimuksen määräyksiin (esim. KTA). Työhönpaluu vapaan jälkeen ja syrjintäkielto Tästä on syytä sopia esimerkiksi, että työntekijällä on oikeus palata aikaisempaan työhönsä samalla tavoin kuin perhevapaalta palaavalla työntekijällä ja ettei työntekijän työsuhdetta saa päättää eikä häntä muutoinkaan syrjiä sen takia, että hän on käyttänyt oikeuttaan vapaaseen. Työnantajan työaikapankkia koskeva kirjanpito Kirjanpidosta voidaan sopia esimerkiksi, että työnantaja pitää työntekijäkohtaista kirjanpitoa saatavista ja niiden kertymisestä tai että saatavat ja niiden kertymisen ajankohdat kirjataan työaika- ja palkkakirjanpitoon. Voidaan myös sopia, että jokaiseen palkkalaskelmaan merkitään työntekijän työaikatilin tilanne (plus-/miinussaldo). Saatavien palkkaturvasta maksaminen edellyttää selkeää kirjanpitoa (palkkaturvalain 9 a ) Luottamusmiehen ja työsuojeluvaltuutetun tiedonsaantioikeus Luottamusmiehen ja työsuojeluvaltuutetun tiedonsaantioikeudesta voidaan sopia esimerkiksi, että heillä on pyynnöstä oikeus tutustua työaikapankkia koskevaan kirjanpitoon (myös työntekijäkohtainen kirjanpito) ja että työnantajan on annettava luottamusmiehelle yksilöity selvitys siinä tapauksessa, ettei vapaata voida antaa työntekijän esittämänä ajankohtana.
12 SAK:n työaikapankkiohjeistus Työaikapankkijärjestelmän rakentaminen SAK tekee suosituksen liitoille, jossa on yleisohjeistus. Liitto tekee omat yksityiskohtaiset ohjeet, sitä edeltää neuvottelu työnantajaliiton kanssa. Yritetään saada sopimus, joka liitetään osaksi työehtosopimusta (esim. sopimus työaikapankeista). Jos ei saada neuvoteltua sopimusta osaksi työehtosopimusta, liitto voi tehdä harkintansa mukaan oman ohjeistuksensa, joka toimitetaan ammattiosastoille ja työpaikoille. Paikallinen sopiminen. Luottamusmies neuvottelee sopimuksen työpaikalla yksityiskohtaisesti liiton ohjeiden pohjalta. Sopimus toimitetaan ammattiosaston vahvistettavaksi ennen käyttöön ottoa. Tämän jälkeen sopimus on virallinen. Vahvistettu sopimus lähetetään liittoon tiedoksi.
Suomen Ammattiliittojen Keskusjärjestö SAK Hakaniemenranta 1, PL 157 FI-00531 Helsinki puh. +358 20 774 000 fax +358 20 774 0225 www.sak.fi