MENETTELYOHJE MATKUSTAMINEN Hyväksytty strategisessa johtoryhmässä 25.2.2014
2 1. YLEISTÄ Lapin ammattikorkeakoulu noudattaa matkustamisen osalta Palvelulaitosten työnantajayhdistyksen työehtosopimuksen määräyksiä. Matkakustannusten korvausperusteet käy ilmi PTYTES:n liitteestä 2 (http://www.ptyry.fi/jasenille/jasenkirjeet/yleiset/2012/ Tiedostot%20jsenkirje%20912/PTYTES2012-2013-Liite2-2013.pdf ). Työehtosopimuksen mukaisesti matka-aikaa ei lasketa työaikaan. Lapin AMKn henkilökunnalla on vakuutusyhtiö If:n matkavakuutus, joka on voimassa työmatkan aikana kaikkialla maailmassa. Ulkomaan ja kotimaan päiväraha- ja majoituskorvaukset sekä muut matkakustannukset päivitetään epopulus matkanhallinto-ohjelmaan vuosittain Verohallinnon päätösten perusteella. Lapin ammattikorkeakoulun maksamat matkustamiseen liittyvät korvaukset ilmoitetaan verottajalle vuosi-ilmoituksella. Matkatoimistopalvelut tuottaa HRG. 2. MATKUSTAMINEN 2.1 Esimiehen määräykseen perustuva työmatka (matkasuunnitelma) Matkakustannusten korvauksiin oikeuttavia työmatkoja ovat Lapin AMKn nimissä tehtävät matkat, jotka eivät kuulu tavanomaisiin työtehtäviin ja jotka perustuvat työnantajan määräykseen. Kotimaan matkat hyväksyy lähiesimies ja ulkomaan matkat yksikön johtaja. 2.1.1 Matkasuunnitelma Työmatka edellytyksenä Populus-matkanhallintajärjestelmään 1-2 viikkoa ennen matkaa tehty matkasuunnitelma. Matkustaja huolehtii, että matkasuunnitelmassa on kustannuspaikka, johon matkan kulut kohdistetaan. Liitteeksi skannataan myös matka- tai seminaariohjelma, kutsu tai muu dokumentti, joka antaa hyväksyjälle riittävän informaation matkan perusteesta. Matkasuunnitelmaan on merkittävä kaikki tiedossa olevat matkasta aiheutuvat kustannukset. Kaikkien kulujen ennakointi on tärkeää, koska matkan jälkeen tehtävän matkalaskun tulee perustua matkasuunnitelmassa hyväksyttyihin matkakuluihin. Matkasuunnitelmaa tehtäessä on otettava huomioon myös mahdollinen matkalle haettava matkaennakko, joka tehdään samalla kerralla varsinaisen matkasuunnitelman kanssa kts. 3.2 Matkaennakko. Mikäli matkakustannukset maksetaan muulta kuin omalta / esimiehen vastaamalta kustannuspaikalta, matkasuunnitelmaan tarvitaan matkustajan lähiesimiehen puolto. Suunnitelman hyväksyy tulosyksikön johtaja tai hänen valtuuttamansa esimies, jonka kustannuspaikalle matkakustannukset kohdennetaan. Hankkeisiin liittyvien matkasuunnitelmien on aina käytävä lähiesimiehen lisäksi hanketaloussihteerin sekä projektipäällikön tarkastettavana/hyväksyttävänä, ennen yksikön johtajan hyväksyntää.
Matkajärjestelyt tehdään matkasuunnitelman hyväksymisen jälkeen. 3 Koulutukset, joista ei synny Lapin AMKi lle kuluja tehdään koulutusilmoittautuminen esimiehelle WEBtallennuksen kautta. Kaikkien koulutusmatkojen ilmoittaminen on tärkeää, jotta kaikki matkapäivät ja kouluttautumiset saadaan tilastoitua ja niihin käytetty työaika kirjattua. 2.1.2 Matkakustannukset Matkakustannukset muodostuvat niistä ylimääräisistä menoista, joita matkustaminen aiheuttaa työntekijälle. Matka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja niin vähin kustannuksin kuin mahdollista ottaen huomioon matkan ja hoidettavien tehtävien tarkoituksenmukainen suorittaminen. Matkakustannukset korvataan pääsääntöisesti julkisten kulkuneuvojen kustannusten mukaan, vaikka matka olisi tehty jollakin muulla tavalla esim. omalla autolla. Oman auton käyttökustannukset korvataan vain, jos matka omalla autolla tulee kokonaistaloudellisesti edullisemmaksi. Matkan kokonaiskustannuksia arvioitaessa otetaan huomioon paitsi matkustamiskustannukset myös päiväraha-, majoittumis- tai hotellikorvaus, työntekijän matkaajan palkka, ja muut matkakustannusten korvaukset, myös kulkuneuvon käyttämisellä mahdollisesti saavutettu aikasäästö. Oman auton käyttö on perusteltava jo matkasuunnitelmassa. Työnantajan määräykseen perustuvasta työmatkasta maksetaan matkakustannukset PTYTES:n liitteen 2 mukaisesti. Työmatkasta aiheutuvina kuluina korvataan verovapaasti lisäksi viranomaismaksut taksin käyttö matkalle lentokentälle tai lentokentältä, silloin kun se on välttämätöntä tai olosuhteisiin nähden tarkoituksenmukaista (Huom! Hanketyössä taksin käyttö tulee olla perusteltuna matkalaskulla pysäköintimaksu enintään kolmelta (3) vuorokaudelta sekä muut pakolliset edellisiin verrattavat kulut työmatkaa varten haettavat viisumimaksut sekä tarpeelliset lääke- ja rokotusmaksut. HUOM! Aiemmasta käytännöstä poiketen passin hankkimisesta aiheutuneet kulut ovat 1.1.2014 lähtien tulkittu elantokustannuksiksi. Jos työnantaja maksaa työntekijän passin hankkimisesta aiheutuneet kulut, niiden määrä on työntekijän palkkaa. Merkitystä ei ole sillä, kuinka usein työntekijä joutuu tekemään työmatkan ulkomaille. Lisätietoja verottajan sivulta: http://www.vero.fi/fi-fi/syventavat_veroohjeet/ennakkoperinta/ Tyonantajan_kustantama_passi_on_veronala(12092) Mikäli työmatkaan sisältyy sekä ammattiasioita että virkistystä (esim. kehittämispäivät), virkistyksen osuus katsotaan palkaksi, jos virkistyksen osuus on enemmän kuin puolet käytetystä matkan kokonaisajasta. 2.1.3 Työ- ja lomamatkan yhdistäminen Työmatka alkaa ja päättyy kuten matkasuunnitelmassa on hyväksytty ja matka suoritetaan niin lyhyessä ajassa kuin mahdollista. Työmatkaan ei voi yhdistää vuosilomaa tai vapaajaksoa.
Puolison tai perheenjäsenen mukaanotto työmatkalle ei kuulu työmatkan luonteeseen. 2.1.4 Ulkopuolisten kustantamat matkat Muilla kuin Lapin AMKn varoilla rahoitettavan matkan vastaanottaminen ei ole suotavaa. Se on kuitenkin poikkeus tapauksissa mahdollista, jos matka ei vaaranna puolueettomuutta ja riippumattomuutta työtehtävien hoidossa. 4 2.2 Tavanomaisiin työtehtäviin liittyvä matkustaminen (kululasku) Tavanomaisiin työtehtävien hoitamiseen liittyvillä matkoilla tarkoitetaan Lapin AMKin eri toimipaikkojen (Kemin, Rovaniemen ja Tornion kaupunkien alueet) välillä tapahtuvaa, kulukorvausperusteista liikkumista. Tavanomaisiin työtehtävien hoitamiseen liittyvien matkojen työntekijälle aiheuttamat kulut korvataan pääsääntöisesti julkisen kulkuneuvon halvimman taksan mukaan. Ensisijaisia kulkuneuvoja ovat talon omat autot ja vuokra-autot. Tavanomaisiin työtehtävien hoitamiseen liittyvän matkustamisen kustannukset korvataan työntekijälle syntyneiden lisäkustannusten mukaisena. Kulujen laskuttaminen ei edellytä matkasuunnitelmaa, mutta oman auton käyttö edellyttää esimiehen antamaa kirjallista lupaa. Esimiehen lupa voi olla matka-/tapauskohtainen, määräaikainen tai pysyvä. Lupa oman auton käyttöön täytyy ilmetä myös matkalaskusta. Kulut laskutetaan epopulus matkahallinto-ohjelman kautta matkalaskuna. Mikäli laskutukseen sisältyy esimiehen hyväksymiä oman auton käytöstä aiheutuneita kuluja, matkalasku tehdään epopulus- matkahallinto-ohjelman sähköisen ajopäiväkirjaliitteen kautta. Kodin ja työpaikan väliset matkat eivät ole työnantajan tässä tarkoitettuja kulukorvauksien piiriin kuuluvia matkoja. Mikäli henkilö joutuu tavanomaisissa työtehtävissä lähtemään tai palaamaan toissijaiseen työnsuorittamispaikkaan, korvataan hänelle se osuus, josta syntyy lisäkustannus (kodin ja ensisijaisen työnsuorittamispaikan ja toissijaisen työnsuorittamispaikan välinen ero). Jos matka toissijaisesta toimipisteestä kotiin on lyhyempi kuin varsinaisesta toimipisteestä, ei matkaa korvata vaan se rinnastetaan tavanomaiseen kodin ja työpaikan väliseen matkaan. Saman kaupungin alueella olevat ammattikorkeakoulun toimipisteet muodostavat yhden työnsuorittamispaikan. Jos työntekijä käy työpäivän aikana saman kaupungin sisällä olevissa ammattikorkeakoulun toimipisteissä, hänelle ei voida korvata verovapaasti näiden toimipisteiden välisiä matkoja, koska ne eivät ole matkoja toissijaiselle työntekemispaikalle. Työntekijä saa kuitenkin vähentää koulujen välisten matkojen kustannukset tulon hankkimisesta aiheutuneina menoina (KHO 1982/3990). 3. MATKAN JÄRJESTELYT 3.1 Matkan varaaminen Matkan varaaminen ja muut matkajärjestelyt voidaan tehdään vasta matkasuunnitelman hyväksymisen jälkeen (Esimiehen määräykseen perustuva työmatka). Lapin AMKin matkat varataan pääasiassa sopimusmatkatoimiston kautta. Jokaiselle yksikölle on nimetty matkustusasioiden yhteyshenkilö, joka vastaa yksikkönsä/yksiköidensä matkavarauksien koordinoinnista ja varausjärjestelmien käyttäjien hallinnasta ja tuesta.
5 Matkustusasioiden yhteyshenkilöt 1.4.2014 alkaen (päivitetty 26.9.2014): Hyvinvointipalveluiden osaamisala: Merja Ylipulli Kaupan ja kulttuurin osaamisala: Katja Mattila Matkailupalveluiden osaamisala: Leena Inkeröinen Teollisuuden ja luonnonvarojen osaamisala: Miia Pohjola Opetuksen kehittäminen: Sanna Uutela TKI-palvelut: Sonja Kuha Yhteiset hallintopalvelut (tietohallinto ja IT, HR-palvelut, hankinta- ja kiinteistöpalvelut): Paula Nevala Talouspalvelut, suunnittelu ja yleishallinto: Kristiina Hintikka-Kukkola Huom! Saatuasi matkalipun muista tarkistaa, että siinä on oikeat, tilauksen mukaiset päivämäärät ja aikataulut, lentojen numerot ym. 3.2 Matkaennakko Matkustaja voi hakea matkaennakkoa, mikäli matkustaja joutuu maksamaan itse matkaan liittyviä huomattavan suuria maksuja matkalla ollessaan tai ennen matkaa. Hyväksymällä matkasuunnitelman, esimies hyväksyy samalla kertaa myös matkaennakon. Matkaennakkoa haetaan matkaohjelman kautta viimeistään kaksi viikkoa ennen matkalle lähtöä. Matkaennakko maksetaan hakijan pankkitilille 3-5 päivää ennen matkan alkua. Liikaa maksettu ennakko peritään matkustajalta takaisin palkan yhteydessä. 3.3 Matkan peruuntuminen Mikäli matka peruuntuu tai matkan aikataulu muuttuu, matkustajan tulee ilmoittaa asiasta viipymättä yksikkönsä matkustusasioiden yhteyshenkilölle sekä Henkilöstöpalveluihin sähköpostitse: hr@lapinamk.fi, jotta hyväksytty matkasuunnitelma voidaan perua/poistaa epopulus-matkahallinto-ohjelmasta. Matkustaja puolestaan vastaa yhdessä varauksia tehneen tuen kanssa varaamaansa matkaan liittyvien palveluiden peruuttamisesta. 3.4 Matkavakuutus Lapin AMKn henkilökunnalla on matkavakuutus, joka on voimassa työmatkan aikana kaikkialla maailmassa. Matkavakuutus sisältää matkustaja-, matkatavara- ja matkavastuuvakuutukset Yli 3 kk:n mittaisen matkan vakuutusturvasta on neuvoteltava etukäteen Lapin AMKn vakuutusyhteyshenkilön kanssa jotta saadaan vakuutusyhtiön kanta kyseiseen matkaan. 4. MATKAN JÄLKEEN 4.1 Matkalasku Matkalasku tehdään epopulus -matkahallinto-ohjelmalla. Mikäli matka on edellyttänyt matkasuunnitelmaa, kopioidaan matkasuunnitelma matkalaskun pohjaksi. Matkan alkamis- ja loppumisajankohdat tarkistetaan ja matkasta aiheutuneet todelliset kustannukset päivitetään. epopuluksen matkalaskut kiertävät tarkastettavana ja hyväksynnässä asiatarkastajilla, lähiesimiehillä ja hyväksyjillä ennen maksua.
Matkalasku tehdään viimeistään 2 kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Määrä-ajan jälkeen tulleita matkalaskuja ei käsitellä ilman perusteltua syytä viivästymiselle. Matkalaskua voi täydentää, mikäli kaikki tarvittavat dokumentit eivät ole käytettävissä edellä mainitun 2 kk:n sisällä. Poikkeuksen matkalaskun jättämisaikaan muodostaa vuodenvaihde sekä hankkkeiden loppumispäivämäärä. Tuolloin matkalaskut tehdään välittömästi matkan päättymisen jälkeen, jotta kulut saadaan kirjattua oikealle tilikaudelle ja hankkeelle. 4.2 Tositteiden toimittaminen Matkaan liittyvät alkuperäiset tositteet, kuitit, ohjelmat ja matkaliput sekä kv-työhon liittyvässä matkustamisessa matkaraportti liitetään epopulus-matkanhallinto-ohjelmassa matkalaskuun. Muiden kuin ruotsin-, saksan- tai englanninkielisten tositteiden mukana on toimitettava suomenkielinen selvitys tositteiden sisällöstä. 4.3 Muuta matkustamisesta Matka-aikaa ei lasketa työajaksi. Poikkeuksen tähän muodostaa seuraavat kolme erityistapausta, joissa matka-aika lasketaan työaikaan: 1) matkaa on samalla pidettävä työsuorituksena, tai 2) kyseessä on työpäivän kuluessa työntekopaikasta toiseen matkustaminen, tai 3) kyseessä on kulkeminen tai kuljetus esimiehen määräämästä lähtöpaikasta työtehtävän suorituspaikkaan ja sieltä lähtöpaikkaan. Kolmannen kohdan mukaisesti Lapin ammattikorkeakoulun omia autoja käytettäessä työaikaan laskettava matka-aika alkaa työntekijän aloittaessa matkan talon autolla. Matkalaskuun tulee kirjata kunkin matkan todellinen, tarkka alkamis- ja päättymisaika. Jos työntekijä on käyttänyt matkustamiseen omaa autoa ilman esimiehen antamaa lupaa, kulut voi laskuttaa julkisen kulkuneuvon kulujen mukaan. Laskuttajan on esitettävä matkalaskussaan tarkka arvio kuluista, jotka olisivat aiheutuneet julkisia kulkuneuvoja käytettäessä. Luottokortilla maksetuista kustannuksista on liitettävä maksukuitti matkalaskun liitteeksi. Työntekijän kerryttäessä henkilökohtaisen kanta-asiakkuutensa pistetiliä Lapin AMKin maksamilla matkoilla/hotelliyöpymisillä/polttoainekustannuksilla tms. ja käyttää saatua etua yksityiskäyttöönsä, tulkitsee verohallinto sen verotettavaksi eduksi. Kyse on palvelussuhteessa saadusta edusta ja se on Ennakkoperintälain (EPL) 13 :n mukaista palkkaa. Menettelyohjeen soveltamista Kemi-Tornion alueella on täsmennetty erillisellä intrasta löytyvällä liitteellä. Oman auton käyttömääriä ja käyttölupia tullaan seuraamaan työyksikkötasolla, jotta varmistutaan yhdenvertaisuuden toteutumisesta. 6