Kati Mattinen. Työmatkakustannukset. käytännönläheisesti. Helsingin seudun kauppakamari

Transkriptio

1 Kati Mattinen Työmatkakustannukset käytännönläheisesti Helsingin seudun kauppakamari

2 Taitto Heljä Silvennoinen Kansi Heljä Silvennoinen Kannen kuva istockphoto ja Shutterstock Helsingin seudun kauppakamari / Helsingin Kamari Oy ja Kati Mattinen ISBN Edita Prima 2010

3 Alkusanat Työmatkoista johtuvat kustannukset ja niistä maksettavat korvaukset aiheuttavat paljon kysymyksiä ja tulkintaongelmia niin verotuksen kuin työoikeudenkin kannalta. Tämä kirja on syntynyt käytännön neuvontatyöni ja pitämäni koulutuksen pohjalta. Olen koonnut kirjaan paljon oikeustapauksia, poiminut otteita työehtosopimuksista sekä kirjoittanut esimerkkejä, jotka selventävät säännösten soveltamista käytännön tilanteisiin. Kirjoittamiseen olen saanut paljon tukea verohallinnon erinomaisista ohjeista sekä ystävällisestä neuvonnasta. Lämmin kiitos myös kollegoilleni arvokkaasta avusta. Toivon kirjasta olevan käytännön hyötyä kaikille, jotka työskentelevät näiden asioiden parissa. Helsingissä heinäkuun 16. päivänä 2010 Kati Mattinen

4 Sisällys Johdanto 9 1 Yleistä työstä aiheutuneiden kustannusten korvaamisesta Työstä välittömästi aiheutuneet kustannukset Hyvittämistavat Esimerkkejä erilaisista kustannuksista Työvälinekulut Edustuskulut Työasu Koulutus 14 2 Työmatkakustannusten korvaamisen perusteista Verohallinnon kustannuspäätös ja työehtosopimukset Työpaikan käsitteitä 18 3 Varsinainen työpaikka Varsinaisen työpaikan muodostuminen Kodin ja varsinaisen työpaikan väliset matkakustannukset Pääsääntönä veronalaisuus Yhteiskuljetus Hälytysluonteiset käynnit Kustannusten vähentäminen työntekijän verotuksessa Liikenteenharjoittajan palveluksessa olevat Työsuhdematkalippu Työasuntovähennys Muuttokustannukset 29 4 Toissijainen työpaikka Toissijaisen työpaikan muodostuminen Matkakustannusten korvaukset Varsinainen vai toissijainen työpaikka 34 5 Työmatka Työmatkan alkaminen ja päättyminen Viikonloppumatka Komennusluonteinen työ, jossa ei ole varsinaista työpaikkaa 38

5 5.4 Komennusluonteinen työ, jossa on varsinainen työpaikka Tilapäinen työskentely Määritelmä lainsäädännössä Määräajan laskemisesta Pääasiallinen työskentelypaikka Kahden vuoden määräaika Kolmen vuoden määräaika Työskentelyn jatkuminen ennakoimattomista syistä Määräajan laskeminen alusta Erityiset alat Etätyö Koulutustilaisuuteen liittyvät matkat Terveystarkastukset 52 6 Matkakustannusten korvaukset Matkustamiskustannusten korvaukset Yleistä matkustamiskustannuksista Kilometrikorvaukset Autoetu ja kilometrikorvaukset Päiväraha Päivärahan maksamisedellytykset Aterioiden vaikutus päivärahaan Koulutusristeily Päiväraha matkalaskulla Ulkomaan päiväraha Päivärahojen vahvistaminen Ulkomaanpäivärahan määräytyminen Aterioiden vaikutus ulkomaanpäivärahaan Rajanylitysraha Ateriakorvaus Majoittumiskustannukset ja yömatkaraha 65 7 Matkakustannusten korvaukset muussa kuin työsuhteessa Yrittäjät ja palkkionsaajat Työhaastattelu Työharjoittelu Työkorvaus Freelancer Yleishyödylliset yhteisöt 70

6 8 Ulkomaantyöskentelyyn liittyvät korvaukset Ulkomaantyötulon verotuksesta Matkakustannukset Muuttokustannukset, tavanomainen lasten koulutus ja palveluhenkilöstö Passi ja viisumi Rajoitetusti verovelvolliset Suomessa 76 9 Selvitykset matkakustannuksista Matkalasku Vuosi-ilmoitus Työmatkan ja muun matkan rajanvetoa Työmatka vai virkistysmatka Puolison matka Lahjaksi annettu matka Yleistä työnantajalta saadun lahjan veronalaisuudesta Työnantajalta saatu lahjamatka Edustus- ja kongressimatka Veronalaiseksi tuloksi katsottavia korvauksia Bonuspisteet Sakko Verotarkastus ja seuraamukset Verotuksen oikaisemisesta Luottamuksensuojasta Palkanlaskennan erityiskysymyksiä Työpaikalle paluun estyminen Palkan ulosmittaus ja kuittaus Ulosmittaus Kuittaus Onko kyseessä eläketyöansio? Korvausten vanheneminen Matka-ajan korvaus Tapaturma työmatkalla Liite 1 Vuosi-ilmoitus Liite 2 Verohallinnon päätös verovapaista matkakustannusten korvauksista

7 Johdanto Työmatkakustannukset käytännönläheisesti -teos on nimensä mukaisesti tarkoitettu käytännönläheiseksi apuvälineeksi sekä työmatkakustannusten korvausten saajille että maksajille. Kirjassa keskitytään erityisesti työmatkakustannusten verotuskohtelun selvittämiseen, mutta huomioon otetaan myös työoikeudellinen ja palkkahallinnon näkökulma. Kirjassa on paljon esimerkkejä ja oikeustapauksia, jotka auttavat selventämään osin monimutkaisiakin asioita. Alussa käydään yleisesti läpi, millaisia työstä aiheutuneita kustannusten korvauksia työnantaja voi maksaa. Tämän jälkeen selvitetään, mihin työmatkakustannusten korvaaminen perustuu. Luvussa kolme käsitellään varsinaisen työpaikan muodostumista ja kodin ja varsinaisen työpaikan välisten matkojen korvaamista. Pääsääntöisesti työnantaja ei voi korvata niitä verovapaasti, mutta voi esimerkiksi järjestää yhteiskuljetuksen työpaikalle tai antaa työntekijälle työsuhdematkalipun. Luvussa käydään myös lyhyesti läpi matkakustannusten vähentäminen työntekijän omassa verotuksessa. Neljännessä luvussa selvitetään toissijaisen työpaikan käsitettä ja korvauksia. Viidennessä luvussa perehdytään erilaisiin työmatkoihin, tilapäisen työskentelyn määrittelyyn sekä tiettyihin erityistapauksiin, kuten etätyöhön. Kuudennessa luvussa käsitellään yksityiskohtaisesti erilaisia matkakustannusten korvauksia. Luku sisältää paljon esimerkkejä varsinkin päivärahojen laskemisesta. Vaikka kirjassa puhutaan yleensä yksinkertaisuuden vuoksi työntekijästä, työmatkakustannuksia voidaan korvata myös eräille muille palkan- tai palkkionsaajille näitä tapauksia käsitellään luvussa seitsemän. Kahdeksannessa luvussa keskitytään ulkomaantyöskentelyyn liittyviin korvauk siin. Luvun alussa käydään lyhyesti läpi ulkomaantyötulon verotusta ja tämän jälkeen erilaisia työmatkaan liittyviä korvauksia, kuten muuttokustannuksia ja passin hankkimista työntekijälle työmatkaa varten. Luvussa yhdeksän käsitellään työmatkakustannuksiin liittyvää dokumentaatiota eli matkalaskua ja verottajan vuosi-ilmoitusta. Kirjassa käydään läpi myös työmatkan ja muun matkan rajanvetoa sekä eräitä erityistapauksia, kuten työmatkasta kertyneiden bonuspisteiden käyttämistä työntekijän lomamatkoihin. Omassa luvussaan selvitetään vielä virheellisin perustein verovapaasti maksettujen kustannusten oikaisemista verotarkastuksen seurauksena. Kirjan loppuosassa luvusta 13 lähtien keskitytään muihin kuin verotukseen liittyviin aiheisiin. Työntekijä saattaa jumiutua poikkeuksellisen luonnontapahtuman vuoksi työmatkalle ulkomaille, jolloin joudutaan miettimään, makse taanko 9

8 Johdanto työntekijälle palkkaa ja korvataanko hänelle aiheutuneita ylimääräisiä kustannuksia. Palkanlaskennassa voi tulla vastaan tilanne, että työntekijän palkkaa ulosmitataan ja joudutaan selvittämään, miten matkakustannusten kanssa toimitaan. Työmatkasta aiheutuneiden kustannusten korvaamisen lisäksi työntekijälle saatetaan maksaa matka-ajalta palkkaa, vaikka pääsääntöisesti varsinainen matkustamisaika ei ole työaikaa. Lopuksi perehdytään vielä työntekijälle työmatkalla sattuneisiin tapaturmiin. Oikeuskäytännön avulla selvitetään, milloin kyseessä on työnantajan ottaman tapaturmavakuutuksen perusteella korvattava työtapaturma ja milloin tapaturman katsotaan sattuneen työntekijän vapaa-aikana. 10