Prometheus-leirin tuki ry:n syyskokous Aika: 7.11.2009 Paikka: Jakomäen nuorisotalo, Huokotie 3, Helsinki Läsnä: Anna Vuorjoki, Helsinki; Visa Kurki, Helsinki; Leo Pääkkönen, Helsinki; Anni Klemola, Helsinki; Heta Hölttä, Helsinki; Riikka Utriainen, Helsinki; Tuija Savolainen, Helsinki; Aapeli Juote, Vihti; Sanna Korhonen, Helsinki; Asta Salomaa, Helsinki; Juha-Matti Ranta, Helsinki; Saara Kemppainen, Helsinki; Sarri Nironen, Helsinki; Ada Saarinen, Kuopio; Minna Ranta, Lappeenranta; Satu Hokka, Espoo; Jesse Örö, Helsinki; Kimmo Väärisköski, Pudasjärvi; Jaakko Hammarsten, Helsinki; Fanny Malinen, Helsinki; Kaisa Teperi, Espoo; Jaana Oikkonen, Helsinki; Heini Oikkonen, Helsinki; Miikael Saaristo, Jyväskylä; Matti Koskinen, Tampere; Daniel Helander, Tampere; Henna Ruohonen, Helsinki; Senja Ruohonen, Helsinki; Aatu Komsi, Helsinki; Matti Mäkelä, Vantaa; Sari Santala, Helsinki; Ville Eklund; Anna- Marja Ilola, Turku; Juuso Kähönen, Helsinki; Emilia Lehtinen, Helsinki; Santeri Laurila, Helsinki; Maija Maronen, Helsinki; Otto Forsberg, Helsinki; Marika Talvela; Aliisa Peltoniemi; Sandra Hanana; Pyry von Bach; Volo Mykhalevych; Veikko Kultamaa; Iida-Maria Onnukka, Kuopio; Riina Arffman, Helsinki (sihteeri); Jaakko Tiinanen, Helsinki (pj). 1. Yhdistyksen puheenjohtaja Anna Vuorjoki avasi kokouksen 10.44. 2. Puheenjohtajan, sihteerin, pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta 2.1 Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin yksimielisesti Jaakko Tiinanen. 2.2 Kokouksen sihteeriksi valittiin yksimielisesti Riina Arffman. 2.3 Kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi valittiin yksimielisesti Kimmo Vääriskoski ja Jesse Örö. 2.4 Ääntenlaskijat Aatu Komsi esitti, että laskennan helpottamiseksi valitaan neljä ääntenlaskijaa. Jaakko Tiinanen vastusti ja totesi tämän olevan muodollisesti ongelmallista. Molempia esityksiä kannatettiin, mutta Aatu Komsi veti esityksensä pois. Valittiin yksimielisesti ääntenlaskijoiksi Aatu Komsi ja Riikka Utriainen. 3. Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden 4. Liittymis- ja jäsenmaksun suuruuden päättäminen vuodelle 2010 Yhdistyksen taloudenhoitaja Sari Santala esitteli hallituksen esityksen jäsenmaksujen suuruudeksi vuodelle 2010: nuorisojäseneltä 17 euroa, aikuiselta 25 euroa, perhejäseniltä 45 euroa ja yhteisöjäseniltä 150 euroa. Jäsenet esittivät joitakin kysymyksiä jäsenmaksujen perusteluista. Todettiin, että kaikkien henkilöjäsenten maksuja on nostettu esityksessä suhteellisesti suunnilleen yhtä paljon. Yhteisöjäsenmaksua ei ole nostettu, mutta yhteisöjäseniä on vähän ja heidän merkitys on yhdistykselle muu kuin taloudellinen. Jäsenmaksuja ei ole nostettu useaan vuoteen. Jäsenmaksujen nostaminen nyt johtuu siitä, että taloudellinen tilanne
on tiukka ja vuodelle 2009 on tulossa huomattavasti tappiota. Jäsenmaksuja korottamalla tilannetta voidaan melko helposti paikata. Vaikka jäsenmaksun korotus on prosentteina huomattava, kyse ei kuitenkaan kerran vuodessa maksettavana ole suuresta rahasummasta. Hallituksessa on myös katsottu, että halutaan mieluummin nostaa jäsenmaksuja kuin vapaaehtoisilta perittäviä osallistumismaksuja tai nostaa leirimaksuja vielä suunniteltua enemmän. Hallituksen esitys jäsenmaksun suuruudeksi vuodelle 2010 hyväksyttiin yksimielisesti. 5. Toimintasuunnitelman ja talousarvion vahvistaminen vuodelle 2010 5.1 Toimintasuunnitelma. Anna Vuorjoki esitteli hallituksen esityksen yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi vuodelle 2010. 5.1.1 Osallistujat esittivät toimintasuunnitelmasta joitakin kysymyksiä, joihin hallituksen jäsenet vastasivat. Lisäavustukset olisivat tervetulleita. Tärkeimmän rahoittajan opetusministeriön kanssa avustuksen kasvattamisesta on keskusteltu ja ensi vuodelle toivotaankin suurempaa avustusta. Toisaalta toiminta myös kasvaa koko ajan, ja siten avustusten määrällinen kasvu ei välttämättä kasvata niiden suhteellista osuutta yhdistyksen budjetista. Pienempiä rahoittajia selvitetään ja lisäavustuksia haetaan, kun mahdollista. Seniorileirien määrä on suunniteltu lisättäväksi yhdellä leirillä. Vuonna 2009 seniorileirien koulutiedotus jäi viime tippaan, mutta loppukesän leirit saatiin silti hyvin täyteen. Nyt on perustettu erillinen työryhmä kehittämään seniorileiritoimintaa ja hoitamaan tiedotusta jos hyvissä ajoin. Siten tavoite yhdestä uudesta seniorileiristä on realistinen. Vuonna 2008 toimineen rekrytoinninuudistamistyöryhmän ehdotukset näkyvät toimintasuunnitelmassa kouluttajien ja rekrytoijien yhteistyön ja itsearvioinnin hyödyntämisen kehittämisenä. Www-uudistus on myöhästynyt alkuperäisestä aikataulusta. Tämä johtuu osaksi siitä, että yhdistyksen käyttöön on päätetty hankkia reskontraohjelma sen jälkeen, kun uudistuksesta päätettiin. Matkan varrella on myös ollut joitakin tiedonkulun ongelmia ja epäselvyyksiä siitä, mitä kaikkea Protu tarvitsee ja miten uudistus on tarkoitus toteuttaa. Tuotiin myös esille, että koulutusjaoston tarvitsemien järjestelmien vaihtaminen kesken koulutuskauden ei ole mahdollista. Jos vaihtaminen ei onnistu muutaman viikon kuluessa, mikä ei vaikuta todennäköiseltä, uuden järjestelmän käyttöönotto tältä osin siirtyy ensi kesään. Tiedusteltiin mahdollisuutta saada yhteistyökumppanilta Prometheus Sverigeltä ruotsintaitoisia apuohjaajia ensi kesänä. Asiasta on keskusteltu ja vielä ensi vuonna tämä ei ole mahdollista, koska Protus haluaa alkuvaiheessa kasvattaa toimintaansa nopeasti ja tarvitsee kaikki apuohjaajat omille leireilleen. Tulevaisuudessa tämä kuitenkin on tavoitteena.
5.1.2 Aatu Komsi esitti, että rekrytointia koskevaan toimintasuunnitelman osioon 6.4 korjataan apuohjaajien olevan 15-19 vuotiaita hallituksen esityksessä mainitun ikäjakauman 15-18 vuotta sijaan. Jälkimmäinen ikäjakauma vastaa todellisuutta ja on sama kuin kohdassa 4.1.3 (leirien sisältö). Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. 5.1.3 Päätettiin korjata kansainvälistä toimintaa koskevassa osiossa 9 oleva vuosilukuvirhe ja toiminnan rviointia koskevassa osiossa 13 oleva kirjoitusvirhe. 5.1.4 Kokoukselle annettiin tiedoksi, että Helsingin nuorisoasiankeskus on perustanut toimintakeskus Hapen Sörnäisiin. Protu on ilmaissut, että on kiinnostunut toimintatiloista keskuksessa. Näin siksi, että nykyiset toimistotilat ovat liian ahtaat ja Happi tarjoaa hyviä yhteistyömahdollisuuksia. Itse asiassa yhteistyösopimus on edellytys tiloihin muuttamiselle. Jos uusiin tiloihin muutetaan, se tapahtuu ensi vuonna. Ei kuitenkaan ole vielä mitään tietoa siitä, milloin asia varmistuisi. Yhteistyö olisi samantyyppistä toimintaa kuin mitä yhdistys muutenkin järjestää, mutta avointa muillekin kuin jäsenille. Kahvila Soihdun kohtalosta ei ole vielä tarkemmin keskusteltu. On täysin mahdollista, että Kipinä säilyy Protun tilana ja Soihdun toiminta alivuokralaisena voi jatkua kuten ennenkin. Keskusteltiin siitä, olisiko toimistotilojen vaihtamiseen varautuminen syytä kirjata myös toimintasuunnitelmaan. Kimmo Väärisköski esitti, että toimintasuunnitelman yhteistyökappaleeseen kirjataan mahdollisuus avata tilaisuuksia yleisölle. Heini Oikkonen vastusti sillä perusteella, että tämä ei ole kovin pian ajankohtaista, eikä yhteistyö alkuvaiheessa edellytä toimintatapojen suuria muutoksia. Jaakko Tiinanen esitti, että mahdollisuus vaihtaa toimistotiloja kirjataan toimintasuunnitelmaan. Riikka Utriainen esitti lisäystä yhteistyöstä Helsingin kaupungin nuorisotoimen kanssa. Päätettiin tehdä tästä muotoilu kokoustauon aikana. 5.1.5 Päätettiin yksimielisesti tehdä toimintasuunnitelmaan seuraava lisäys: Lisäys toimintasuunnitelmaan 2010, luku 12.3 Muu yhteistyö kotimaassa Mikäli vuonna 2009 alkaneet yhteistyöneuvottelut johtavat myönteiseen ratkaisuun, yhdistys aloittaa yhteistyön Helsingin nuorisoasiainkeskuksen toimintakeskuksen Hapen kanssa. Yhteistyö sisältäisi muun muassa sen, että yhdistyksen toimisto siirtyisi toimintakeskus Hapen tiloihin ja todennäköisesti että yhdistys järjestäisi Hapen tiloissa myös muille kuin jäsenille avointa toimintaa. 5.1.7 Hyväksyttiin yksimielisesti hallituksen esitys vuoden 2010 toimintasuunnitelmaksi kokouksessa päätetyin korjauksin ja lisäyksin. 5.2 Budjetti ja talousarvio 5.2.1 Sari Santala esitteli vuoden 2009 päivitetyn budjetin kokoukselle tiedoksi. Jäsenet esittivät joitakin kysymyksiä, joihin hallituksen jäsenet vastasivat.
Tappioon on muitakin syitä kuin www-uudistus. Yhdistyksen talous kestää vuodelta 2009 odotettavissa olevan tappion. On selvitetty, että www-uudistuksen jaksottaminen useammalle vuodelle ei välttämättä kirjanpidollisesti mahdollista eikä muutenkaan mielekästä. Www-uudistus tulee luultavasti kokonaisuudessaan vuoden 2009 budjettiin, mutta loppulasku voi tulla myös vasta ensi vuoden puolella, jos järjestelmän käyttöönotto viivästyy. On valmisteltu rahainhankintakeräystä. Tähän tarvitaan Lääninhallituksen lupa. Hakemus on juuri lähdössä. Tavoitteena on saada joitakin tuhansia euroja jäseniltä. Myös muilta kuin jäseniltä voidaan kerätä rahaa, kunhan ei sekoiteta varainkeruuta ja jäsenhankintaa toisiinsa. Tämä rahankeräys on harjoituskierros ja jatkossa osataan paremmin. Huomionarvoista on myös, että rahat saa käyttää vasta keräyksen päätyttyä, eli keräys ei varsinaisesti koske vuotta 2009. 5.2.2 Talousarvio 2010 Sari Santala esitteli vuoden 2010 budjetin. Hän esitteli myös hallituksen säästökohteiksi, jos avustusta saadaan odotettua vähemmän. esityksen Osallistujat esittivät joitakin kysymyksiä talousarviosta, ja hallituksen jäsenet vastasivat niihin. Keskusteltiin lehdestä säästämisestä. Se merkitsee käytännöstä säästämistä värien käytössä ja sivumäärässä sekä yhden kaksoisnumeron julkaisemista. Lehden sisällöstä käytettävissä olevien resurssien puitteissa kuitenkin vastaa päätoimittaja. Palkkakuluista säästäminen tarkoittaa, että työntekijät eivät saa tehdä ylitöitä eikä lisätyövoimaa toimistolla ole mahdollista käyttää. Keskusteltiin siitä, millainen varovaisuus budjetissa on tarpeen. Matti Mäkelä totesi, että 40 000-50 000 euron puskuri maksukyvyn säilyttämiseksi on suhteellisen pieni. Varovaisuus on järkevää taloudenpitoa ja suorastaan välttämätöntä toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi, ei voitontavoittelua. Vuosittaisen budjetin nollaaminen ei ole välttämätöntä tai edes järkevää, vaan turvallisuusmarginaali on syytä pitää. Hän totesi kuitenkin myös, että budjetti on huolellisesti valmisteltu ja perusteltu, eikä siis esittänyt budjetin muuttamista. Tulevina vuosina kannattaisi hänen mielestään kuitenkin pyrkiä parempaan tulokseen. Tosin nykyinenkin budjetti on tehty varovaisesti ja jos kaikki menee hyvin, voittoa tulee hieman. Todettiin, että edellisen vuoden tappion sisällyttämistä taseeseen tulisi selvittää vielä lisää. Hallituksen esitys vuoden 2010 talousarvioksi ja ensisijaisiksi säästökohteiksi hyväksyttiin yksimielisesti. 12.25 puheenjohtaja jätti kokouksen tauolle. Puheenjohtaja päätti kokoustauon 13.34.
6. Hallituksen puheenjohtajan ja ja jäsenten valinta erovuoroisten ja eronneiden jäsenten tilalle 6.1 Puheenjohtajan valinta Puheenjohtajaehdokas Anna Vuorjoki esittäytyi. Vaalivaliokunnan edustajat esittivät hänelle vaalivaliokunnan valmistelemia sekä kokouksen osanottajien tauolla jättämiä kysymyksiä. Muita ehdokkaita ei ollut. Anna Vuorjoki valittiin yksimielisesti yhdistyksen puheenjohtajaksi seuraavaksi kahdeksi vuodeksi. 6.2 Hallituksen jäsenten valinta erovuoroisten jäsenten tilalle Hallituksen jäsenehdokkaat esittäytyivät tai heidät esiteltiin. Ehdolle olivat asettuneet Jaakko Hammarsten, Alexander Holst (ei paikalla, esittelijänä Fanny Malinen), Matti Koskinen, Juuso Kähönen, Jaana Oikkonen, Leo Pääkkönen, Henna Ruohonen, Iivari Savolainen (ei paikalla, esittelijänä Riikka Utriainen) ja Kaisa Teperi. Paikalla olevat hallitusehdokkaat osallistuivat vaalivaliokunnan valmistelemiin ja vetämiin akvaariokeskusteluihin. Pidettiin vaalipaneeli, jossa esitettiin vaalivaliokunnan laatimia ja yleisön tauon aikana kirjoittamia kysymyksiä. Jokainen ehdokas sai myös vastata vaalivaliokunnan valmistelemaan henkilökohtaiseen kysymykseen. Luettiin myös poissaolevien ehdokkaiden vastaukset vaalivaliokunnan etukäteen miettimiin kysymyksiin. Lopuksi kaikki ehdokkaat pitivät noin 30 sekunnin pituisen loppupuheenvuoron. Puheenjohtaja kertasi yhdistyksen sääntöjen mukaisen vaalikäytännön. Anna Vuorjoki halusi vielä selventää käytäntöä. Hänen ehdotuksensa oli, että kaikille riveille ei ole pakko kirjoittaa kenenkään nimeä, mutta samaa nimeä ei saa kirjoittaa useammalle riville. Tästä oltiin yksimielisiä. Pidettiin suljettu lippuäänestys. 16.33 ääntenlaskijat ilmoittivat äänestyksen tulokset. Hallitukseen erovuoroisten jäsenten tilalle valittiin eniten ääniä saaneet ehdokkaat Jaana Oikkonen, Kaisa Teperi, Juuso Kähönen, Leo Pääkkönen, Alexander Holst, Juuso Kähönen, Jaakko Hammarsten ja Iivari Savolainen. 6.3 Hallituksen jäsenen valinta eronneen jäsenen tilalle Jaakko Tiinanen esitti, että hallitusvaalissa seuraavaksi eniten ääniä valittujen ehdokkaiden jälkeen saanut Henna Ruohonen valitaan hallituksesta eronneen Vappu Raution tilalle. Hyväksyttiin esitys yksimielisesti. Henna Ruohosen kausi alkaa välittömästi. 7 Sääntömuutokset Anna Vuorjoki esitteli hallituksen esitykset yhdistyksen sääntöjen muuttamiseksi.
7.1 Ehdotus lisäykseksi lukuun 1: Yhdistyksen pöytäkirjakieli on suomi. Hallituksen esittämä lisäys hyväksyttiin yksimielisesti. 7.2 Ehdotus sääntöjen luvun 2 (yhdistyksen tarkoitus) täsmentämiseksi Käytiin keskustelua tarkoituspykälän sisällöstä. Jaakko Tiinanen esitti, että yleiskokous velvoittaisi hallituksen valmistelemaan tarkoituspykälän uudelleenmuotoilua seuraavaan yhdistyksen kokoukseen mennessä. Anna Vuorjoki teki vastaesityksen, että hallitukselle annettaisiin tehtävään enemmän aikaa. Esitystä kannatettiin. Jaakko Tiinanen veti esityksensä pois Hyväksyttiin hallituksen esittämät muutokset yksimielisesti. Lisäksi hallitus selvittää tarkoituspykälän muuttamista. 7.3 Muutokset lukuun 3 (jäsenet) Käytiin keskustelua perhejäsenyyden määrittelystä ja tarkoituksesta. Hyväksyttiin hallituksen esittämät muutokset yksimielisesti. 7.4 Muutokset lukuun 4 (yhdistyksen kokoukset) Riikka Utriainen esitti täsmennystä suljetun lippuäänestyksen edellytyksiin: lauseessa olisi sana tai, ei sekä, eli kumpi tahansa mainituista edellytyksistä riittäisi suljetun lippuäänestyksen järjestämiseen. Riikka Utriaisen esitys hyväksyttiin äänin 33-1. Aatu Komsi esitti muotoilua myös muista kuin esityslistalla mainituista asioista voidaan tehdä päätöksiä. Aatu Komsin esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Hyväksyttiin hallituksen esitys muilta osin yksimielisesti. 7.5 Muutokset lukuihin 5 (kevätkokouksessa) ja 6 (syyskokouksessa) ja lukunumeroinnin muuttaminen Keskusteltiin siitä, tulisiko maininta muiden kokouskutsussa mainittujen ja kokoukselle esitettyjen asioiden käsittelystä säilyttää. Sulkeeko hallituksen esittämä muotoilu pois muiden asioiden käsittelyn? Anna Vuorjoki esitti, että lisätään kokouksissa käsiteltävien asioiden käsitellään muut kokouskutsussa mainitut ja kokoukselle esitetyt asiat. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. luetteloon Hallituksen esittämät muutokset hyväksyttiin muilta osin yksimielisesti. Todettiin, että lukujen 5 ja 6 yhdistäminen lukuun 4 edellyttää lukunumeroinnin muuttamista. 7.6 Muutokset lukuun 7 (hallitus) Hyväksyttiin hallituksen esittämät muutokset yksimielisesti. 7.7 Muutokset lukuun 9 (ohjesäännöt) Aatu Komsi esitti lyhennettäväksi luettelon muiden toimihenkilöiden, valiokuntien, jaostojen ja pysyvien työryhmien muotoon toimihenkilöiden ja toimielinten.
Hyväksyttiin hallituksen esitys Aatu Komsin muutosesityksellä täydennettynä äänin 29-1. 7.8 Muutokset lukuun 11 (yhdistyksen nimen kirjoittaminen) Hyväksyttiin hallituksen esittämät muutokset yksimielisesti. 7.9 Muut muutokset Todettiin, että numerointi on pielessä. Muutettuihin sääntöihin luvut numeroidaan järjestyksessä yhdestä eteenpäin. Luvussa 7 (hallitus) on ylimääräinen kaksoispiste puheenjohtajien tehtävien jälkeen, ennen luetteloa. Heini Oikkonen esitti kaksoispisteen poistamista. Heini Oikkosen esitys hyväksyttiin yksimielisesti. 8 Tilintarkastajien ja henkilökohtaisten varamiesten valinta Anna Vuorjoki kertoi, että nykyinen tilintarkastaja Annikki Paulomäki ja varatilintarkastaja Arja-Leena Lahtinen ovat edelleen käytettävissä. Pasi Purasta ja Suomen Tilintarkastajaverkosto Oy:tä ei tavoitettu, mutta oletettavasti he ovat halukkaita jatkamaan. Riikka Utriainen esitti edellämainittuja tilintarkastajiksi vuodelle 2010. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti. 9 Puheenjohtaja päätti kokouksen 17.36. Paikka ja päiväys Jaakko Tiinanen kokouksen puheenjohtaja Paikka ja päiväys Kimmo Vääriskoski pöytäkirjantarkastaja Paikka ja päiväys Jesse Örö pöytäkirjantarkastaja