SMS-FOORUMI 12.11.2014 SMS-IMPLEMENTOINNISTA, VALVONNASTA JA VÄHÄN MUUSTAKIN. Markus Bergman Vastuullinen liikenne. Yhteinen asia.
Pari kertausjuttua SMS:stä Turvallisuuden hallinta, eli SMS ei korvaa entistä laatujärjestelmää, eli compliance monitoring -toimintoa: ORO.GEN.200(a)(6). Trafi on edelleen vaatimustenmukaisuusviranomainen. Riskiperusteinenkin toimintatapa pitää sisällään compliancen valvonnan, niin lupia myönnettäessä, käsikirjoja hyväksyttäessä kuin valvonnassakin. Compliance, eli määräysten noudattaminen on tähän saakka pääosin vastannut turvallisuudesta, mutta SMS:llä haetaan turvallisuuden parantumista sekä vaatimustenmukaisuuden sisä- että ulkopuolelta. Nykyilmailu on niin monimutkaista, että kaikelle ei voida laatia määräyksiä performance based määräykset SMS pyrkii tuomaan ennakointia turvallisuuden hallintaan. 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 2
Pari muuta kertausjuttua SMS:stä SMS:n kehittämisessä ja käytössä tulisi katsoa myös viranomaismääräysten ulkopuolelle ja toiminnassa tulisi olla valmis ylittämään pakolliset vähimmäisvaatimukset. Huom. nykyisessä regulaatiossa on jo performance based osia, joissa sanotaan, mitä pitää saavuttaa ja jätetään keinot tarkasti määrittämättä. Trafi keskittyy valvonnassa aiempaa enemmän organisaatioiden hallintojärjestelmien suorituskykyyn ja tehokkuuteen. SMS:n ei tarvitse olla vaikeaa: SMS on ajattelutapa mukana kaikessa toiminnassa SMS on joukko käytännöllisiä toimintoja ja prosesseja SMS antaa nimen ja muodon monille jo käytössä olleille asioille 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 3
Muutama uudempi asia SMS:stä 1 Fatigue on keskeinen uhkien aiheuttaja ilmailussa. Toimijoiden tulee huomioda Fatigue SMS:n kautta FRMS (hyväksytty järjestelmä) on eri asia kuin Fatigue Management SMS:n kautta Nykyisten tai uusien määräysten (esim.ftl) noudattaminen ei riitä, vaan Fatigue Management on oltava osana EASA Management Systeemiä jo nyt Fatigue-asioille olisi syytä luoda omia turvallisuusindikaattoreita (SPI) ja niitä vastaavia tavoitteita (SPT), jotta väsymykseen liittyvä seuranta muuttuu systemaattiseksi ja tavoitteelliseksi Fatigue-asioiden ymmärtämiseen ei riitä pelkkä SMSkoulutus 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 4
Muutama uudempi asia SMS:stä 2 Asiakasorganisaatioiden tekemien riskiarviointien arviointi Trafissa Uutta asiaa viranomaisellekin. Viranomaispuolella, kuten riskiarvion tekijälläkin, tarvitaan riskinhallintaosaamisen lisäksi myös substanssiosaaminen riskiarvion alueelta Työohje Trafissa on jo olemassa tai tekeillä (organisaatioluvat?) Määräyspohja riskiarvioille asetettaville vaatimuksille mm.: AMC2 ARO.GEN.300(a);(b);(c) Oversight SMS-auditoinneissa riskienhallinta sisältyy keskeisenä osana Phase 2 -työkaluun 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 5
Muutama uudempi asia SMS:stä 3 SMICG Paljon hyvää materiaalia, joka löytyy osoitteesta: http://www.skybrary.aero/index.php/safety_management_in ternational_collaboration_group_(sm_icg) SMICG:n ensisijainen tarkoitus on edistää yhdenmukaista käsitystä turvallisuudenhallintajärjestelmän (SMS) periaatteista ja edellytyksistä näiden käyttöönoton helpottamiseksi koko ilmailualalla maailmanlaajuisesti. HUOM! Multimodaalisen Trafin Auditointiosastoa johtava Heidi Niemimuukko hyväksyttiin Trafin edustajana SMICG:n ydinryhmään! 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 6
Muutama uudempi asia SMS:stä 4 Olemme kääntäneet SMS-ohjeistusta ja työkaluja suomeksi Vähitellen Trafin nettisivuille ilmestyvät mm: Yleinen SMS-ohjeistus Non-Complex ohjeistus Implementointityökalut Phase 1 ja Phase 2 sekä Complex että Non-Complex organisaatioille Valittuja SMICG:n dokumentteja Samalla poistetaan jo vanhentuneita alkuperäiskielisiä dokumentteja netistä 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 7
SMS:n kaksivaiheinen implementointi SMS Phase 1 hyväksyntä tarkoitti SMS-käsikirjan / vastaavan dokumentaation hyväksyntää, ei vielä koko SMS-järjestelmän hyväksyntää. Trafin Phase 1-hyväksynnän jälkeen siirryttiin Phase 2:een, jossa organisaation piti käynnistää SMS-käsikirjassa kuvatut prosessit ja toiminnot käytännössä. Hyväksyntävaiheessa toimitettu Phase 2 työkalu toimi hyväksyntään liittyvän SMS-auditoinnin pohjana. Mikäli Phase 2 hyväksyntä tehtiin kirjoituspöytätarkastuksen perusteella, Trafi pyytää toimittamaan päivitetyn Phase 2:n ennen ensimmäistä SMS-auditointia. 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 8
SMS-implementoinnin tilanne tänään Phase 1 Hyväksytty AOC + ATO (= ent. JAR FTO + JAR TRTO) Kaikki, pl. mahdolliset uudet organisaatiot Phase 2 AOC + ATO (= ent. JAR FTO + JAR TRTO) Hyväksytty Kaikki, rajoituksetta voimassa olevan luvan haltijat, pl. mahdolliset uudet organisaatiot 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 9
Trafin SMS-valvonta tästä eteenpäin Ennen kutakin SMS-auditointia organisaatiota pyydetään toimittamaan päivitetty SMS-itsearviointityökalu Trafiin Auditissa käydään kulloinkin soveltuvat osat tarkastuslistasta läpi show-me -periaatteella. Auditteihin otetaan jatkossa mukaan myös Phase 1, eli käsikirja-asiaa (vrt. esim. ORO.GEN.200 a) 7) asiat) ja ajankohtaisia turvallisuusteemoja Jokaisen auditin yhteydessä päivitetään Trafin näkemys organisaation turvallisuudenhallintajärjestelmän osien ja kokonaisuuden toimivuudesta ja tehokkuudesta. SMS:n toimivuus ja tehokkuus ovat keskeisimmät tekijät Trafissa ylläpidettävissä organisaatioprofiileissa valvontatoimien laajuus, syvyys ja frekvenssi. SMS-auditoinnit pyritään tekemään osana koko hallintojärjestelmän auditointia, joka puolestaan sisältyy käytännössä kuhunkin Trafin auditointiin. 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 10
A Harmonised European Approach to a Performance Based Environment, 1.8.2014: Proposal for the key definitions 1 Prescriptive Regulation: A regulation that specifies requirements for mandatory methods of compliance. Safety Performance Indicator (SPI): A data-based parameter used for monitoring and assessing safety performance. (Sources: ICAO) Performance-Based Regulation (PBR): A regulatory approach that focuses on desired, measurable outcomes. Performance-Based Environment (PBE): An environment based on safety performance indicators (SPIs) on which safety assurance and promotion as well as performance based regulation and performance based oversight can be built. 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 11
A Harmonised European Approach to a Performance Based Environment, 1.8.2014: Proposal for the key definitions 2 Oversight: The function by means of which a competent authority, ensures that the applicable requirements are met by regulated entities. Risk-based Oversight (RBO): A way of performing oversight, where planning is driven by the risk profile and execution, besides ensuring compliance, focuses on the management of operational risks. Risk profile (of the organisation): Includes: the specific nature of the organisation; the complexity of its activities; the results of past certification and/or oversight; and the operational risks. 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 12
SMS Phase 2 työkalun käyttö SMS:n 3-tasoinen arviointi: 1. Organisaatio arvioi ja perustelee kaikki 12:n ICAOn Key-elementin sisällä olevat yksittäiset indikaattorit Trafi tarkastaa ainakin pistokokein (show me). 2. Trafi arvioi jokaisen ICAOn 12:sta elementistä kokonaisuutena 3. Trafi arvioi tasojen 1 ja 2 tulosten perusteella ICAO SMS:n neljän pääosan ja lisäksi koko SMS:n toiminnan tason ja tehokkuuden Lisäksi: - Phase 2 työkalussa on organisaation turvallisuuskulttuuria mittaavia kysymyksiä, joiden perusteella Trafi muodostaa kokonaisarvion asiasta. - Phase 2 työkalussa on organisaation itsensä tunnistamien ja FASP:n määrittämien keskeisimpien riskien luettelot 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 13
Havaintoja implementoinnista Phase 1 + käsikirjat Suurin osa toimijoista on ottanut uuden asian tosissaan ja tuloksena on sopiva käsikirja, jonka sisällön oma väki tuntee Osa toimijoista on varsin onnistuneesti ulkoistanut SMS käsikirjan kirjoittamisen sekä Phase 1:n ja onnistunut saavuttamaan hyvän lopputuloksen säästäen samalla omia resurssejaan Osa ulkoistajista ei ole nähdäkseni oikein onnistunut saamaan vastinetta rahoilleen : Vaikka Phase 1 hyväksyntä on saatu melko vaivattomasti, ongelmia on jo ilmennyt Oma väki ei tunne omaa käsikirjaansa, eikä ole vielä oppinut SMS-asioita SMS hyllyllä, tavoite saavutettu??? 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 14
Havaintoja implementoinnista Phase 2, eli SMS:n toiminta Suurin osa toimijoista on onnistunut SMS:n toiminnan todellisessa käynnistämisessä, huolimatta tiukasta aikataulusta SMS-implementoinnin osin ulkoistaneet ja toki muutamat muutkin toimijat eivät ole oivaltaneet SMS Phase 2:n tarkoitusta: Kyse ei ole Phase 1 käsikirjaviittausten toistamisesta Kyse ei ole itselle ja viranomaiselle uskottelemisesta, että kaikki toimii ja vieläpä tehokkaasti Ei ole ymmärretty, että Phase 2 rakentuu Phase 1:n ja toimijan oman, itselle kirjoitetun käsikirjan tekstien ja prosessien varaan on jatkettu kuten aiemminkin, noudattamatta omia SMS-menettelyjä 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 15
Muutama muu huomio 1 SMS:n kypsyminen mature -vaiheeseen kestää vuosia, eli ei ole syytä huoleen, vaikka kaikki osat ja toiminnot eivät vielä hetikään toimi tehokkaasti Prosessit ja koulutukset jne. pitää kuitenkin saada viipymättä pyörimään, koska SMS ei toimi ja kehity itsestään Mikäli organisaatio muuttuu syystä tai toisesta Non- Complexista Complexiksi, tulee muutos huomioida myös hallintojärjestelmässä esim. SMS-käsikirjaan voidaan tarvita muutoksia ja SMS-auditointeja varten tulee täyttää Complex Phase 2 ja myös compliance monitoring muuttuu vaativammaksi. 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 16
Muutama muu huomio 2 Non-Complex Phase 2 työkalu on osoittautunut viranomaisen näkökulmasta katsottuna hankalaksi arviointiasteikko harvempi vähemmän kysymyksiä Key-Elementtien arvioimiseksi vaatimukset tulkinnanvaraisempia? Vaarana on mm. vaatia liikaa Non-Complex organisaatioilta Organisaatioiden ja viranomaisen pitää ymmärtää Phase 2 tavoitteet ja arviointiperusteet kullekin Key- Elementille Jos on tullut kirjoitettua liian raskas SMS-käsikirja, tulee tämän menettelyjä noudattaa tai revisioida kirja vastaamaan toimijan tarpeita 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 17
Ehkäpä ei tällä erää muuta Oma roolini ATO ja AOC SMS-hyväksyntäprojektissa on päättynyt asetusten siirtymäaikojen umpeuduttua, mutta jatkan saman aihepiirin parissa valvonnan puolella Vastaan edelleen mielelläni kysymyksiin, jotka liittyvät: toteutettuun SMS-implementointiin SMS-auditointiin nyt ja lähitulevaisuudessa Käytettäviin Phase 2 työkaluihin, joita pitäisi nyt ryhtyä nimittämään SMS-arviointityökaluiksi tms. KIITOKSET! 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 18
Liikenteen turvallisuusvirasto Kumpulantie 9, 00520 Helsinki PL 320, 00101 Helsinki Puhelin 029 618 500 www.trafi.fi Vastuullinen liikenne. Yhteinen asia.
ICAO SMS:n neljä pääosaa ja niiden 12 elementtiä Safety risk management Hazard identification Safety risk assessment and mitigation Safety assurance Safety performance monitoring and measurement The management of change Continuous improvement of the SMS Safety policy and objectives Management commitment and responsibility Safety accountabilities Appointment of key safety personnel Coordination of emergency response planning SMS documentation Safety promotion Training and education Safety communication. 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 20
Arviointitaso 1 PSOE määritelmät yksittäisille indikaattoreille (organisaatio täyttää ja Trafi arvioi / varmistaa): Present Indikaattori löytyy selvästi organisaation SMS-käsikirjasta. Suitable Indikaattori on sopiva organisaation toiminnan laajuus, luonne, monimutkaisuus ja riskitaso huomioiden. Operating On näyttöä, että indikaattori on käytössä ja tuottaa tulosta. Effective On näyttöä, että indikaattori saavuttaa tehokkaasti sille asetetut tavoitteet ja tulokset. 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 21
Arviointitaso 2 ICAOn 12:n SMS-elementin arvioinnin määritelmät (Trafi arvioi): Effectiveness Not Achieved Elementin tehokkuutta ei ole Effectiveness Achieved Trafille hyväksyttävä taso?? Kaikki compliance + performance indikaattorit ovat vähintään operating-tasolla ja elementin kokonaistehokkuus on saavutettu kuvatusti. Signs of Excellence Tehokkuus on saavutettu kuten yllä ja lisäksi lähes puolet excellence and best practices indikaattoreista on vähintään tasolla operating Excellence Tehokkuus on saavutettu kuten yllä ja vähintään puolet excellence and best practices indikaattoreista on tehokkaita 21.11.2014 Liikenteen turvallisuusvirasto 22