JOHDA KLUBIASI Rotarysäätiökomitea Painos 2016-19 226E-FI (1015)
Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän oppaan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.
Tämä on vuoden 2015 painos oppaasta Klubisi johtaminen: Rotarysäätiökomitea, käsikirja rotarysäätiökomitean puheenjohtajille, joiden toimikausi on 2016-2017, 2017-2018 ja 2018-2019. Tämän käsikirjan sisältö perustuu Rotaryn järjestysmuotoon ja muihin hallintodokumentteihin. Nämä lähteet löytyvät Rotaryn säännöistä. Muutokset Rotaryn järjestysmuotoihin ja menettelytapaohjeisiin ohittavat tämän julkaisun ohjeet. Oppaan työstämisen ovat suorittaneet Heidi Caven, Heikki Arkela ja Matias Röyttä(pj). Komitea kiittää Rune Eklundia rakentavasta yhteistyöstä. Palautteet ja kehitysideat: matroy@utu.fi.
SISÄLLYSLUETTELO TEHTÄVÄSI KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN PUHEENJOHTAJANA... 1 1 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT... 5 Ole Säätiön puolestapuhuja klubissasi... 5 Rotaryn apurahat... 7 PolioPlus... 8 Rotaryn rauhankeskukset... 9 Toiminta alumnien kanssa... 9 SHARE ja piiriapurahat... 10 Lahjoitukset Rotarysäätiölle... 10 2 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN PUHEENJOHTAJA... 13 Rotarysäätiökomiteasi... 13 Tavoitteiden asettaminen... 14 Budjetti... 14 3 TIETOLÄHTEET... 15 PIIRINEUVOTTELUN KESKUSTELUNAIHEITA... 18
TEHTÄVÄSI ROTARYSÄÄ- TIÖKOMITEAN PUHEENJOHTAJANA Klubin rotarysäätiökomitean puheenjohtajana sinun tulee innostaa klubiasi tekemään lahjoituksia säätiölle ja osallistumaan säätiön toimintoihin. Lisätietoa löytyy julkaisusta Klubisi johtaminen: Rotarysäätiökomitea. TEHTÄVÄT KAIKKI KOMITEAT Osallistu piirineuvotteluun. Valitse ja kouluta komiteasi jäsenet yhdessä tulevan presidentin kanssa. Muodostakaa tarvittaessa alakomiteoita (esim. maailmanlaajuiset apurahat, piiriapurahat, varainkeruu, vuosittaiset lahjoitukset, suurlahjoitukset, Rotaryn rauhantutkimuskeskukset) Kokoontukaa säännöllisesti ja suunnitelkaa toimintaa. Aseta komitean tavoitteet, jotka auttavat klubia saavuttamaan vuositavoitteensa ja valvo, että prosessi etenee suunnitellusti. Seuraa komitean budjettia. Tee yhteistyötä klubin muiden komiteoiden ja vastaavan piirikomitean kanssa kaikissa useampaa klubia koskevassa toiminnassa tai ehdotuksissa. ROTARYSÄÄTIÖKOMITEASI Kerro Säätiön apurahoista ja toiminnasta ja auta jäseniä osallistumaan niihin. Innosta klubisi jäseniä tekemään lahjoituksia Rotarysäätiölle. Osallistu apurahojen hallinnointia koskevaan koulutustilaisuuteen, jotta klubillasi olisi oikeus hakea rotaryapurahoja tai päättäkää yhdessä tulevan presidentin kanssa, kuka klubista lähtee koulutukseen. Valvo prosessia, jolla klubi saa oikeuden hakea Rotaryn maailmanlaajuisia apurahoja. Järjestä innostavia Säätiöön keskittyviä esityksiä klubissa vähintään neljä kertaa vuodessa. Hoida yhdessä rahastonhoitajan kanssa kaikki klubin mahdollisesti saamat apurahat. Kehittele ja rahoita uusia projekteja yhteistyössä palveluprojektikomitean kanssa. Raportoi komitean toiminnasta ja asioiden edistymisestä klubin presidentille, hallitukselle ja koko klubille. Selvitä, mitä muuta klubi odottaa komitean tekevän. 1
VERKOSTOIDU! Tee rotarykokemuksestasi todella kansainvälinen näillä verkostumismahdollisuuksilla! Hanki uusia ystäviä: Rotary Fellowships Jaa palvelusaavutuksesi: Rotary Show Case Rakenna rauhaa ja vahvista suhteita: Intercountry komiteat Tapaa mahdollisia partnereita: Projektitapahtumat Edistä palveluprojekteja: Rotareiden Toimintaryhmät Jaa ammattitaitoasi: Ammattikoulutustiimit KÄYTÄ NETTIÄ Keskustele muiden jäsenten kanssa: Discussion Groups netissä Tee yhteistyötä palveluprojekteissa: Rotary Ideas Koe kansainvälistä vieraanvaraisuutta: Rotaryn Ystävyysvaihto OTA YHTEYTTÄ RYHMIIN Iloitse klubien kumppanuuksista: Ystävyysklubit OTA YHTEYTTÄ HENKILÖ- KOHTAISESTI VAIHDA IDEOITA: www.rotary.org/myrotary
JOHDANTO Jaa kappale 1 komiteasi jäsenille. jotta he tietävät varmasti tehtävänsä. Onnittelut nimityksestäsi Rotarysäätiökomitean puheenjohtajaksi. Tämä opas auttaa sinua asettamaan tavoitteet ja ymmärtämään roolisi klubin tukiessa säätiötä. Siihen sisältyvät menettelytavat ja toimenpiteet, joita kaikkien klubien tulee noudattaa, samoin kuin kaikki mielestäsi hyvät ideat. Tehtäväkuvassa sivulla 1 on lueteltu kaikki tehtäväsi. Lisää tietoa saat piirineuvottelussa, jossa voit verkostoitua ja vaihtaa ajatuksia muiden klubi- ja piirijohtajien kanssa. Käy läpi sivun 18 keskustelunaiheet ennen kokousta. Kysyttävää? Mikäli sinulla on tehtäviäsi koskevaa kysyttävää, ota yhteyttä muihin johtohenkilöihin, joiden kanssa teet yhteistyötä kuten esim. apulaiskuvernööriin tai aiempaan säätiökomitean puheenjohtajaan. Klubin ja piirin tukihenkilö pystyy myös auttamaan. Meiltä saa apua kahdeksalla kielellä osoitteessa Rotary. org sekä myös pääkonttorin ja kansainvälisten toimistojen henkilökunta antaa apua. Lähetä tätä käsikirjaa tai jotain muuta Rotaryn koulutusmateriaalia koskevat kysymykset osoitteeseen learn@rotary.org. INTRODUCTION 3
WHAT ARE YOU WAITING FOR? BE A VIBRANT CLUB Be a Vibrant Club guide includes: A club success story from your region Ideas for your club to try Resources for your club on My Rotary Get your free copy at shop.rotary.org
LUKU 1 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT Rotarysäätiö tarjoaa rotaryapurahoja, joilla rahoitetaan projekteja. Nämä projektit edistävät aikanaan maailmanlaajuista ymmärrystä, hyvää tahtoa ja rauhaa parantamalla terveyttä, tukemalla koulutusta ja lievittämällä köyhyyttä. OLE SÄÄTIÖN PUOLESTAPUHUJA KLUBISSASI Eräs rotarysäätiökomitean tehtävistä on kertoa klubin jäsenille siitä, miten Rotarysäätiö auttaa toteuttamaan palveluprojekteja. Kun jäsenet näkevät rotaryprojektien ja säätiörahoituksen kuuluvan yhteen, he innostuvat lähtemään toimintaan mukaan ja lahjoittamaan säätiölle. KLUBIKOKOUKSET Pyydä neljännesvuosittain puheenvuoroa klubikokouksessa, jotta voit antaa tunnustusta säätiölle lahjoittaneille ja kertoa siitä kuinka jäsenet voivat tehdä lahjoituksia Säätiölle. Kutsu alumneja ja vapaaehtoistyöntekijöitä kertomaan kuinka he ovat saaneet apua Säätiöltä tai kuinka he ovat nähneet muiden saavan apua Säätiöltä. Videoita ja kuvia voi ladata ilmaiseksi osoitteesta shop.rotary.org ja samasta osoitteesta löytyvät esitteet voivat myös tehdä esityksestäsi innostavamman. APURAHOILLA RAHOITETUT TOIMINNOT Ano apurahoja, jotta voitte parantaa klubin projektien laatua ja vaikuttavuutta. Paremmat projektit voivat houkutella klubiinne uusia jäseniä. Ottakaa jäseniä mukaan suunnittelijoiksi ja vapaaehtoistyöntekijöiksi. Kun he ovat nähneet onnistuneen projektin vaikutukset, he innostuvat levittämään sanaa Rotarysta, Säätiöstä ja klubistanne. COMMITTEE ROLE AND RESPONSIBILITIES 5
SÄÄTIÖSEMINAARI Kehota klubin jäseniä osallistumaan piirin säätiöseminaariin niin he saavat lisätietoa Säätiöstä ja siitä, kuinka toimintaan pääsee mukaan. Komiteasi voi järjestää myös klubin säätiöseminaarin. Suunnittelussa voi käyttää apuna julkaisua District Rotary Foundation Seminar Leader s Guide, (Piirin rotarysäätiöseminaarin johtajan opas), piirin rotarysäätiökomitean jäseniä, alueesi rotarysäätiökoordinaattoria ja teidän jälkisäädös/suurlahjoittajaneuvonantajaanne.. ITSENÄISTÄ OPISKELUA Jäsenet voivat mennä Learning Center -sivuille osoitteessa learn. rotary.org hakemaan kursseja, joiden avulla he voivat parantaa rotarytietouttaan. The Rotary Foundation Basics -kurssiin kuuluu PowerPoint esitys eri rotarysäätiöaiheista ja joukko kysymyksiä, joilla testataan opittua. APURAHOJEN HALLINNOINTISEMINAARI Tämä piirin järjestämän seminaarin pääaiheita ovat parhaat käytännöt, joiden avulla varmistetaan, että rotaryapurahojen sponsorit on koulutettu hallinnoimaan apurahavaroja. Jotta klubi on oikeutettu hakemaan rotaryn maailmanlaajuisia apurahoja, ainakin yhden klubin jäsenen - presidentin, sinun tai jokun muun jäsenen - on osallistuttava koultukseen ja allekirjoitettava yhteistyösopimus. 6 LEAD YOUR CLUB: ROTARY FOUNDATION COMMITTEE
Tilaa Giving & Grants newsletter niin saat viimeisimmät Rotaryn apurahoja koskevat tiedot ja vinkit ja resurssit. ROTARYN APURAHAT Rotarysäätiö tarjoaa apurahoja, joilla tuetaan hyvin erilaisia projekteja, stipendejä ja koulutusta, joita jäsenet järjestävät ympäri maailmaa. Apurahoja on kahdenlaisia: piiriapurahat ja maailmanlaajuiset apurahat. PIIRIAPURAHAT Piiriapurahoilla klubit ja piirit voivat tukea pienimuotoisia lyhytkestoisia toimintoja, joilla tuodaan helpotusta välittömiin ongelmiin kotipaikkakunnalla tai ulkomailla ja jotka ovat linjassa Rotarysäätiön päämäärien kanssa. Klubi lähettää projektirahoitusanomuksen piiriin, joka päättää, minkä anomuksen se hyväksyy samoin kuin Säätiöltä anottavan summan suuruuden. Sitten kun apuraha on saatu, piiri maksaa rahat klubeille. Piirillä on oikeus saada yksi piiriapuraha vuodessa. MAAILMALAAJUISET APURAHAT Maailmanlaajuisilla apurahoilla tuetaan suuria kansainvälisiä projekteja ja toimintoja, jolla haetaan ratkaisua ongelmaan, jonka avun saava yhteisö on havainnut ja johon klubin jäsenet ja paikkakuntalaiset osallistuvat aktiivisesti. Maailmanlaajuisilla apurahoilla on kestävä, mitattavissa oleva vaikutus yhdellä tai useammalla Rotaryn keskittämisalueella ja ne on suunniteltu auttamaan paikkakuntaa vielä pitkän aikaa senkin jälkeen, kun rotaryklubi tai -piiri on saattanut työnsä päätökseen. Keskittämisalueet ovat : Rauhantutkimus sekä konfliktien ehkäisy ja sovittelu Sairauksien ehkäisy ja hoito Vesi ja sanitaatio Äidin ja lapsen terveys Peruskoulutus sekä luku- ja kirjoitustaito Taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen. Maailmanlaajuisissa apurahoissa on saatavissa Maailmanrahastosta minimissään USD 15.000 projekteihin, joiden budjetti on vähintään USD 30.000. Tämä Maailmanrahaston avustuksen saannin edellytyksenä on 100 %:n vastine piirirahastosta (DDF) tai 50 %:n vastine käteisenä. Vuodesta 2015 eteenpäin sponsorien tulee lisätä 5 % käteisosuuteen, mikä summa käytetään kattamaan käsittelykustannukset. Maailmalaajuisilla apurahoilla tulee olla kaksi pääsponsoria, jotka voivat olla joko klubeja tai piirejä: isäntäpartneri maassa, jossa toiminta tapahtuu ja kansainvälinen partneri jossain muussa maassa. Maailmanlaajuisten apurahojen hakuprosessi on kaksiportainen. Ensin rotarysponsorit kirjautuvat sivulle grant application tool (apurahaanomustyökalu) ja vastaavat ensimmäisen vaiheen kysymyksiin, joilla varmistetaan, että he ovat valmiit tekemään hakemuksen. Näissä kysymyksissä käydään läpi apuraha saannin edellytykset. Kun sekä isäntäsponsorit ja kansainväliset sponsorit ovat varmoja siitä, että apurahahakemus täyttää kaikki vaatimukset, klubisi tai piirisi voi jättää hakemuksen netissä. Kummankin COMMITTEE ROLE AND RESPONSIBILITIES 7
piirin säätiökomitean puheenjohtajan täytyy hyväksyä hakemus ennen kuin Säätiö käy sen läpi. Käytä online guide -opasta tai kysy neuvoa Rotarysäätiön henkilökunnalta, kun valmistelet hakemusta. Valvonta ja kouluttaminen. Rotarysäätiön varojen eettiseen hallinnoimiseen sitoutumisen osoittamiseksi apurahasponsorien pitää olla piirinsä kouluttamia. Piirisi tulee olla hyväksytty, jotta se voi osallistua näihin apurahoihin ja sen täytyy puolestaan kouluttaa sinun klubisi, mikäli haluatte hakea maailmanlaajuisia apurahoja. Lisätietoa saa julkaisuista Club Memorandum of Understanding Resources. Säätiöllä on kaksi minimivaatimusta, jotta klubi voisi hakea näitä apurahoja: Klubin tuleva presidentti tai klubin nimeämä henkilö osallistuu piirin apurahojen hallinnointia koskevaan seminaariin. Klubin presidentti tai tuleva presidentti allekirjoittaa yhteistyösopimuksen Club Memorandum of Understanding klubin puolesta. Piirilläsi saattaa olla muitakin hyväksyttävyysvaatimuksia. Kun piirisi hyväksyy klubisi, sinä voit hakea maailmanlaajuisia apurahoja. Jos sinulla on kysyttävää hyväksymisprosessista, ota yhteyttä piirin rotarysäätiökomitean puheenjohtajaan. POLIOPLUS Rotaryn tärkein päämäärä on se, että maailma voidaan julistaa poliovapaaksi. Klubilaisten varainhankinnan tuloksena Rotary on pystynyt tukemaan PolioPlus-kampanjaa yli miljardilla dollarilla. Sen lisäksi klubilaiset muodostavat suuren vapaaehtoisten paikallistason verkoston, joka auttaa terveysasemia ja saa ihmiset paikkakunnalla liikkeelle rokotuskampanjoihin tai muihin polion hävittämistoimiin. Klubisi voi auttaa maailmalaajuisessa polion hävittämistavoitteen saavuttamisessa osallistumalla toimintaan kolmella keskeisellä tavalla: Levittäkää sanaa Kutsukaa päättäjiä (kansanedustajia, ministereitä, kehitysapujärjestöjen edustajia) paikallisen klubin kokouksiin puhumaan polionvastaisesta toiminnasta ja siitä kuinka he voivat tehdä historiaa tukemalla polionhävittämisohjelmaa. Kerätkää varoja Järjestäkää varainkeruutapahtuma tai järjestäkää klubikokouksessa polion hävittämistä koskeva esitys. Jakakaa tietoa omissa tuttavapiireissänne ja ottakaa yhteyttä maanne hallitukseen, jotta polion hävittäminen saisi julkista tukea. Lisätkää tietoa Kertokaa klubilaisille, kuinka järjestö on edennyt asiassa ja tähdentäkää kuinka tärkeää on olla toiminnassa mukana niin kauan, että maailma on vapaa poliosta. Jakakaa tietoa paikallisille tiedotusvälineille, jotta nämä voisivat kertoa paikkakuntalaisille siitä työstä, jota klubinne tekee polion hävittämiseksi. Kertokaa esimerkein millaista toimintanne vaikutus on ja antakaa paikallisten rotareiden ja muiden asiaan vihkiytyneiden kertoa omin sanoin kokemuksistaan. 8 LEAD YOUR CLUB: ROTARY FOUNDATION COMMITTEE
Jos klubinne sijaitsee maassa, jossa on kotoperäistä poliota, te voitte: Lähteä toimintaan mukaan Tarjotkaa apuanne valtakunnallisen PolioPlus-komitean puheenjohtajalle rokotuksissa tai tautitilanteen seurannassa. Levittää sanaa Ottakaa yhteyttä maan hallitukseen ja terveydenhuoltoviranomaisiin, jotta voitte olla varmoja heidän sitoutumisestaan polion hävittämiseen maailmasta. Ottakaa myös yhteyttä yhteiskunnallisiin vaikuttajiin ja liikeelämän johtohenkilöihin ja rohkaiskaa heitä tukemaan polion hävittämistoimintaa maassanne. Lisätkää tietoa Kertokaa paikkakunnallanne poliosta, rokotustoiminnasta ja siitä kuinka poliovapaassa maailmassa kaikkien lasten terveys on parempi. Materiaalia näitten toimien tueksi löytyy osoitteesta endpolio.org. Jos sinulla on kysyttävää PolioPlussasta, lähetä sähköpostia osoitteeseen polioplus@rotary.org. ROTARY RAUHANKESKUKSET Rotaryn rauhankeskus-ohjelma antaa stipendejä ammatti-ihmisille, jotka suorittavat tutkintoa joko kansainvälisissä suhteissa, rauhantutkimuksessa, konfliktien sovittelussa tai vastaavissa oppiaineissa tai jotka opiskelevat saadakseen todistuksen ammatillisesta kehityksestään rauhantutkimuksessa ja konfliktien sovittelussa jossain Rotaryn rauhankeskuksessa. Klubisi tulisi lähettää Rotaryn rauhanlähettiläs-stipendianomus piiriinne 31.3. mennessä. Piirin tulee jättää hakemukset Rotarysäätiölle 1.7. mennessä. Ota yhteyttä piirin rotarysäätiökomitean puheenjohtajaan, jotta löydätte alumneja tai vapaaehtoisia kertomaan klubissasi Rotarysäätiön vaikutuksista heidän elämäänsä. Klubinne voi olla mukana toiminnassa usealla eri tavalla: Kutsu nykyisiä tai entisiä rauhanstipendin saajia klubiinne kertomaan kokemuksistaan. Valitkaa kandidaatteja piiriinne valintaa varten. Toimikaa stipendiaattien isäntinä tai neuvonantajina. Mahdollisesti valittavat tai jo valitut kandidaatit voivat saada lisää tietoa käymällä läpi Orientation for Scholars -kurssin, Vocational Training Teams -kurssin ja Peace Fellows -kurssin Rotaryn Learning Center -sivustolla. TOIMIMINEN ALUMNIEN KANSSA Rotaryn alumneja ovat kaikki, jotka ovat osallistuneet johonkin Rotaryn ohjelmaan. Yli 118.000 ihmistä on osallistunut Rotarysäätiön kustantamiin ohjelmiin. Alumnit ovat mahtavia Rotaryn ja Rotarysäätiön mainostajia ja he ovat myös potentiaalisia jäseniä ja COMMITTEE ROLE AND RESPONSIBILITIES 9
lahjoittajia. Alumnit voivat myös auttaa sinun klubiasi monin tavoin: He yhdistävät eri maiden klubeja palvelemisen ja toveruuden merkeissä. He kertovat klubilaisille ja medialle henkilökohtaisista kokemuksistaan siitä, kuinka Rotarysäätiö muuttaa ihmisten elämää. He kertovat ohjelmasta lähipiirissään. He antavat neuvoja kandidaattien valinnassa ja ohjelmaan perehdyttämisessä ja osallistujien isännöinnissä. Heistä tulee klubin jäseniä. Ota yhteyttä piirin jäsenyyskomitean puheenjohtajaan, miten tällainen säätiöalumni saadaan parhaiten mukaan klubin toimintaan. SHARE JA PIIRIRAHASTO SHARE-järjestelmän avulla lahjoitukset Rotarysäätiölle muutetaan apurahoiksi, joilla parannetaan maailmaa ja muutetaan ihmisten elämää. Säätiön hallitus ottaa rotarit ympäri maailman mukaan päätöksentekoon Säätiön apurahoista ja ohjelmista. Jokaisen rotaryvuoden lopussa kaikkien piirin klubien lahjoitukset jaetaan kahteen rahastoonvuosirahasto-share-tilille: 50 % menee Maailmanrahastoon (World Fund) 50 % menee Piirirahastoon (District Designated Fund, DDF) Säätiö käyttää Maailmanrahaston varoja kaikkien piirien haettavissa olevien maailmanlaajuisten ohjelmien rahoittamiseen. Sinun piirisi käyttää DDF-varoja itse määriteltyjen säätiöapurahojen ja -ohjelmien rahoittamiseen. Rotarysäätiö toimii rahoituksessa kolmen vuoden jaksoissa ja antaa näin piireille aikaa suunnitella ja valikoida projekteja ja toimintoja ja se antaa Säätiölle mahdollisuuden maksaa sijoitusten tuotoilla rahaston hallinto- ja kehittämiskustannukset. Piirisi rotarysäätiökomitea päättää yhdessä piirin klubien kanssa, kuinka saatavilla olevat DDF-varat käytetään. Lisätietoa saat ottamalla yhteyttä piirin rotarysäätiökomiteaan. LAHJOITUKSET ROTARYSÄÄTIÖLLE Lahjoitukset Säätiölle voi osoittaa Vuosirahastoon, Pysyvään rahastoon tai PolioPlus-rahastoon. Lähetä lahjoitukset netin kautta osoitteessa Rotary.org klikkaamalla Take Action -painiketta, sitten valitset GIVE NOW. Voit kirjautua My Rotary -tilillesi ja tehdä lahjoituksen klubin jäsenen puolesta ja pääset näkemään klubin säätiöraportit sekä lomakkeet multiple donor form ja individual contribution form. Jos et saa näitä raportteja näkymään, pyydä sihteeriä tai presidenttiä lisäämään nimesi klubivirkailijaluetteloon osoitteessa Rotary.org. 10 LEAD YOUR CLUB: ROTARY FOUNDATION COMMITTEE
POLIOPLUS-RAHASTO Huolimatta jo käytetyistä valtavista rahamääristä, lisää rahaa tarvitaan kiireesti, jotta tavoitetaan kaikki lapset jäljellä olevissa polio-endeemisissä maissa. Klubilaisia pitää rohkaista tekemään lahjoituksia PolioPlus-rahastoon, mikä mahdollistaa rokottamisen jatkamisen siihen asti, kunnes maailma julistetaan poliovapaaksi. Komiteasi voi järjestää varainkeruutapahtumia PolioPlussan tukemiseksi. Tästä rahastosta saaduilla apurahoilla maksetaan valtakunnallisia rokotuspäivätapahtumia ja tautitilanteen seuraamistoimintaa. VUOSIRAHASTO Vuosirahasto on rotaryapurahojen ja toimintojen pääasiallinen lähde. The Every Rotarian, Every Year -aloiteella rohkaistaan jokaista jäsentä ottamaan osaa johonkin säätiöprojektiin ja lahjoittamaan Vuosirahastoon joka vuosi. Sinä voit tukea tätä toimintaa seuraavilla tavoilla: Tee lahjoituksesi rotaryvuoden alussa. Rohkaise jokaista klubin jäsentä tekemään lahjoituksen joka vuosi. Selitä jäsenille, kuinka heidän lahjoituksensa Vuosirahastoon tukevat Säätiön apurahoja ja toimintoja, joille tehdään hyvää maailmassa. Anna tunnustusta niille, jotka tukevat Säätiötä. PYSYVÄ RAHASTO Pysyvän rahaston tarkoitus on turvata Säätiön pitkän aikavälin mahdollisuudet apurahojen jakamiseen ja ohjelmien ylläpitoon. Pysyvään rahastoon tehdyt lahjoitukset sijoitetaan pysyvästi. Tietty prosenttimäärä rahaston arvosta suunnataan vuosittain Säätiön apurahoihin ja ohjelmiin. Lahjoitukset Pysyvään Rahastoon ovat tavallisesti aika huomattavia ja voivat olla käteislahjoituksia, osakkeita ja muita arvopapereita, testamenttilahjoituksia tai elinkoron lahjoitusjärjestelyitä. Klubin jäsen, joka haluaa tukea Rotaryn rauhankeskuksia voi tehdä lahjoituksen tuohon ohjelmaan Pysyvän rahaston kautta. Jos tiedät jonkun klubisi jäsenen haluavan lahjoittaa suuren summan, niin ota yhteyttä alueelliseen rotarysäätiökoordinaattoriin (RRFC) tai apulaiskoordinaattoriin, jonka alueella olet, ja kysy häneltä, miten kyseisenlainen lahjoitus tehdään. COMMITTEE ROLE AND RESPONSIBILITIES 11
LAHJOITUKSET PAIKKAKUNTALAISILTA Vaikka monet lahjoitukset tulevatkin jäseniltämme, niin paikkakunnalta saadaan myös lahjoituksia varainkeruukampanjoilla ja yksityisinä lahjoituksina. Suunnittele varainkeruukampanjoita niin paikkakuntalaisilla on tilaisuus tukea sinun klubiasi ja Rotarya. Lisätietoa saat kappaleesta Varainkeruu julkaisusta Klubisi johtaminen: Palveluprojektikomitea.. TUNNUSTUKSET LAHJOITUSTEN ANTAJILLE Vilpittömän kiitoksen osoittaminen lahjoittajalle on ensimmäinen askel kohti uutta taloudellista tukea. Rotarysäätiö antaa tunnustusta lahjoituksista ja sitoumuksista tuleviin lahjoituksiin. Lisätietoa löytyy osoitteesta Rotary.org ==> Recognition page. ROTARYSÄÄTIÖN TUNNUSTUKSET Tunnustukset yksityishenkilöille Rotary Foundation Sustaining Member Paul Harris Fellow Multiple Paul Harris Fellow Memorial Paul Harris Fellow Certificate Paul Harris Society Certificate of Appreciation (also available to corporations) Benefactor Bequest Society Major Donor Arch Klumph Society Tunnustukset klubeille 100% Rotary Foundation Sustaining Member Club -viiri (annetaan vuosittain) Every Rotarian, Every Year -viiri (annetaan vuosittain) Kolme avokätisintä Vuosirahaston per capita -lahjoittajaklubia, viiri (per piiri; annetaan vuosittain) 100% Paul Harris Fellow Club -viiri (anomuksesta) PolioPlus Certificate of Appreciation (klubeille, jotka antavat USD 1.500 PolioPlus-tilille) 12 LEAD YOUR CLUB: ROTARY FOUNDATION COMMITTEE
LUKU 2 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKO- MITEAN PUHEENJOHTAJA Olet klubin rotarysäätiön puheenjohtaja. Mitä seuraavaksi tapahtuu? Pidä palaveri edeltäjäsi kanssa, käy läpi klubin säännöt ja strategiasuunnitelma ja mieti, kuka muu voisi olla komitean jäsen. Voit myös alkaa miettimään, miten tulet johtamaan komiteaasi. Sen lisäksi että sinusta tulee komiteasi erikoisalan asiantuntija, sinä johdat myös komiteasi jäseniä. ROTARYSÄÄTIÖKOMITEASI Monissa klubeissa jäsenet palvelevat kolme vuotta, joten on todennäköistä, että jotkut nykyisistä jäsenistä ovat mukana komiteassa myös sinun kaudellasi. Jos sinun pitää valita uusia jäseniä poisjäävien tilalle, etsi tulevan presidentin kanssa sellaisia, joilla on kokemusta kansainvälisyydestä, vapaaehtoistyöstä ja varainkeruusta. Puheenjohtajana sinä delegoit tehtäviä, joten sinun pitää miettiä, miten pystyt parhaiten käyttämään hyväksi komitean jäsenten taitoja ja mielenkiinnon kohteita. Voit valmistaa heitä tehtäviin seuraavasti: : Kerrot heille komitean meneillään olevista toimista ja tavoitteista. Anna uusille jäsenille työpariksi kokenut jäsen. Rohkaise heitä olemaan yhteydessä muiden klubien vastaavien komiteoiden jäseniin. Kerro heille piirin toiminnasta ja kokouksista. Jaa tietolähteitä Tee yhteistyötä klubin muiden komiteoiden kanssa, jotta saatte maksimoitua klubin vaikuttavuuden; esimerkiksi seuraavien komiteoiden kanssa: Palveluprojektit; voisiko jotain projekteja rahoittaa rotaryapurahoilla. Suhdetoiminta; voisit kertoa projekteista, varainkeruusta ja jäsenten osallistumisesta Jäsenyys; voisit löytää alumneja ja saada heidät mukaan klubin toimintaan Näitä keskustelua tulisi käydä koko ajan vaikka klubin hallituksen kokouksissa. CLUB ROTARY FOUNDATION COMMITTEE CHAIR 13
TAVOITTEIDEN ASETTAMINEN Puheenjohtajan varmistat sen, että komitea asettaa klubin strategiasuunnitelmaa tukevat vuositavoitteet ja myös saavuttaa ne. Sinä asetat tavoitteet tulevan presidentin ja muiden klubin johtohenkilöiden kanssa piirineuvottelussa. Presidentti tai sihteeri voi syöttää tavoitteet Rotary Club Central -sivustolle. MERKITYKSELLISET TAVOITTEET Varmista, että vuositavoitteissa on otettu huomioon komitean mahdollisuudet ja klubin mielipiteet. Tavoitteiden tulisi olla yhteiset, mitattavissa olevat, haasteelliset, savutettavissa olevat ja niillä on oltava aikataulu. Esimerkiksi: kaikki jäsenet tekevät lahjoituksen Vuosirahastoon 1.1. mennessä. TOIMINTASUUNNITELMA Laadi yhdessä komiteasi kanssa toimintasuunnitelma tai sarja pienempiä tavoitteita tai vaiheita, joiden avulla saavutetaan kukin tavoite. Jokaista vaihetta varten: Aseta aikaraja. Päätä kenen vastuulla on sen toteuttaminen. Päätä, miten edistymistä ja onnistumista mitataan. Mieti, mitä resursseja sinulla on ja hanki ne, joita tarvitset. Arvioi edistymistä jatkuvasti ja mukauta tavoitteita tarvittaessa. MOTIVAATIO Eräs puheenjohtajan tehtävistä on pitää yllä jäsenten motivaatiota. Muista, että komitean jäsenet ovat vapaaehtoisia. Yleisiä motivointikeinoja ovat: Saat heidät vakuutettua, että tavoite on hyödyllinen. Saat heidät uskomaan, että tavoite on saavutettavissa ja se onnistuu. Toiminta antaa mahdollisuuden toveruuteen ja verkostoitumiseen. Tehtävissä hyödynnetään jäsenten asiantuntemusta. Varmistat, että jäsenet nauttivat komiteatyöstään. BUDJETTI Ennen 1.7. päätät yhdessä edeltävän komitean ja klubin rahastonhoitajan kanssa, paljonko rahaa komitea tarvitsee ja että nämä varat ovat mukana klubin budjetissa. Varmista, että mukana ovat kaikki suunnitellut varainkeruutempaukset. Valvo komitean varainkäyttöä, maksuja ja raportteja ja ole selvillä komitean budjetin tilanteessa joka hetki. Kun olet jatkuvasti yhteydessä klubin rahastonhoitajaan, pystyt tarvittaessa reagoimaan ajoissa. LUKU 3 14 LEAD YOUR CLUB: ROTARY FOUNDATION COMMITTEE
TIETOLÄHTEET KLUBIN, PIIRIN JA SIHTEERISTÖN TUKI Piirin rotarysäätiökomitea Valvoo kaikkea rotarysäätiötoimintaa piirissä Alueellinen rotarysäätiökoordinaattori Auttaa piirejä ja klubeja kaikissa Säätiöön liittyvissä asioissa kuten apurahat, niiden hallinnointi, varainkeruu ja ohjelmat kuten esim. PolioPlus ja Rotaryn rauhankeskukset Alueellinen apulaisrotarysäätiökoordinaattori Auttaa varsinaista koordinaattoria, piirejä ja klubeja kaikissa Säätiöön liittyvissä asioissa kuten apurahat, niiden hallinnointi, varainkeruu ja ohjelmat kuten esim. PolioPlus ja Rotaryn rauhankeskukset Jälkisäädöslahjoittaja/suurlahjoittajaneuvoja Auttaa saamaan suurlahjoituksia Pysyvään rahastoon ja avustaa lahjoitusten käytännön toimissa. End Polio Now -koordinaattorit Avustavat johtamisessa ja lisäävät piirien ja klubien tietoa polion hävittämiskampanjasta ja saavat heidät puhumaan asian puolesta ja antamaan sille lisää taloudellista tukea PolioPlus-komiteat Toimivat kansainvälisinä, alueellisina, valtakunnallisina tai paikallisina neuvonantajina Rotaryn osuudesta polion hävittämiseen maailmasta Taloustuki Rotary Internationalin talousosaston jäsen, joka valvoo klubien laskutusta, maksuja, charter-maksuja ja muita talouteen liittyviä kysymyksiä Budjettiasiamiehet Kysy kansainvälisestä toimistostasi, kuka sinun budjettiasiamiehesi on Piirikuvernööri Osaa antaa strategisia neuvoja siihen kuinka tehdä klubista tehokkaampi. Apulaiskuvernööri Käy klubissa vähintään joka kolmas kuukausi ja vastaa kysymyksiin ja antaa neuvoja Toiset klubikomiteoiden puheenjohtajat piirissäsi Ovat uusien ideoiden antajia ja potentiaalisia partnereita klubin aloitteissa Entiset klubikomiteoiden puheenjohtajat johtohenkilöt Antavat neuvoja, kun suunnittelet vuottasi Klubin ja piirin tukihenkilöt Rotaryn pääkonttorin tai kansainvälisen toimiston henkilökunnan jäsen, jolta voi kysyä hallintoon liittyvistä asioista ja joka ohjaa muut tiedustelut asianomaisille RI:n työntekijöille Rotary Support Center Tiimi joka vastaa kysymyksiin; tavoittaa osoitteesta contact.center@rotary.org tai ilmaisesta numerosta (USA:ssa ja Kanadassa) RESOURCES 15
866-9-ROTARY (866-976-8279); Pohjois-Amerikan ulkopuolisten rotarien tulee ottaa yhteyttä omaan kansainväliseen toimistoonsa MENETTELYTAPOJA JA MUITA ASIOITA KOSKEVAT LÄHTEET Käsikirja Rotary Internationalin ja sen Säätiön lainsäätämisjärjestyksessä tehty menettely- ja toimintatapoja koskeva käsikirja, jonka RI:n johtokunta ja Rotarysäätiön johtokunta julkaisee joka kolmas vuosi Sääntövaltuuskunnan jälkeen; sisältää RI:n hallintodokumentit. Rotaryn menettelytapaohjeet ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeet RI:n suosittelemat rotaryklubin mallisäännöt Rotaryklubin järjestysmuoto NETISTÄ LÖYTYVÄT LÄHTEET Rotary.org Rotaryn kotisivut antavat klubin johtohenkilöille sitä tietoa ja niitä lähteitä ja työkaluja, joita he tarvitsevat kaikessa klubitoiminnassa; mene My Rotary -sivulle, niin pääset käsiksi klubitason lähdeaineistoon, joka koskee jäsenistön kehittämistä, tiedotusmateriaalin aikaansaamista, klubin toiminnan pyörittämistä, varainhankintaa ym. KOULUTTAUTUMINEN & TIEDONHAKU Learning Center Käy läpi kursseja kehittääksesi taitoja ja saadaksesi lisää tietoa Rotarysta. Official Directory Sisältää seuraavien henkilöiden yhteystiedot: RI:n ja Säätiön toimihenkilöt, komiteat, avustavat ryhmät ja sihteeristö; maailmanlaajuinen luettelo piireistä ja kuvernööreistä; aakkosellinen luettelo klubeista kussakin piirissä yhteystietoineen; julkaistaan vuosittain. HALLINNOINTI 16 LEAD YOUR CLUB: ROTARY FOUNDATION COMMITTEE
Shop.rotary.org Rotaryn nettikauppa; myynnissä julkaisuja, DVD-levyjä, lomakkeita ja tarvikkeita Club administration Hoida klubin jäsen- ja virkailijaluetteloita, klubitietoja ym. Brand Center Räätälöi klubiesitteesi ja lataa rotarylogoja VIESTINTÄ JA JULKAISUT Eläväisen klubin eväät: Klubin johtosuunnitelma Alueittain muokattu julkaisu; sisältää esimerkkejä siitä, kuinka keskinkertaisista klubeista on tullut eläväisiä Rotarysäätiön käsikirja Yleiskatsaus Rotarysäätiön ohjelmista ja palveluista ja tietoa lisälähteistä. Lahjoitusten hyväksymismenettelyt Yleiskatsaus Rotarysäätiön hyväksymistä lahjoitustyypeistä; sisältää myös lahjoitukset Pysyvään rahastoon. Rotarysäätiö lyhyesti Taskukokoinen esite, jossa on Säätiön uusin tilastotieto. Rotary Annual Report Vuoden lopussa julkaistavat talousluvut ja merkittävimmät ohjelmalliset saavutukset. Giving & Grants Kaksi kertaa kuussa ilmestyvä uutiskirje, jonka sisältämä tieto auttaa sinua tukemaan rotarytyötä lahjoituksin ja apurahoilla tuetun toiminnan avulla. Rotary Leader Kaksi kertaa kuussa ilmestyvä uutiskirje klubien ja piirien johtajille. Rotary-lehdet The Rotarian, Rotaryn virallinen kuukausittain ilmestyvä lehti ja 30 Rotaryn alueellista lehteä 24 eri kielellä. RESOURCES 17
PIIRINEUVOTTELUN KESKUSTELUNAIHEITA Kun mietit näitä kysymyksiä, niin vaihda ajatuksia toimikautensa päättävien ja aloittavien johtajien kanssa. Mitkä ovat rotarysäätiökomitean tehtävät ja mitkä ovat sinun tehtäväsi puheenjohtajana? Mitkä klubin tavoitteet ovat sinun komiteasi vastuulla? Miten sinun komiteasi pystyy innostamaan jäseniä lahjoittamaan Rotarysäätiölle ja auttaa heitä siinä asiassa? Miten sinä tulet toimimaan Säätiön puolesta ja miten innostat jäseniä lahjoittamaan? Mitä asioita delegoit komitean jäsenille ja miten tuet heitä? 18 LEAD YOUR CLUB: ROTARY FOUNDATION COMMITTEE
One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA www.rotary.org 226E-FI (1015)