Kansalliskomiteoiden toimintatukijärjestelmä Ohjeita kansalliskomiteoiden toimintatukiin, raportointiin ja tietokannan käyttöön Tiedeakatemiain neuvottelukunta 12.8.2015
Sisällysluettelo Tuet kansalliskomiteoiden toimintaan... 2 1. Tukimuodot... 2 1.1. Vuosittaiset toimintatuet... 2 1.2. Tuki asiantuntijatehtäviin kansainvälisissä kattojärjestöissä... 4 1.3. Kansainvälisten kattojärjestöjen jäsenmaksut... 4 1.4. Vuosittainen lisähaku... 4 2. Raportointiperiaatteet... 4 2.1. Vuosiraportointi... 4 2.2. Toimintatukien ylijäämien kartoitus ja palauttaminen ennen vuoden loppua... 5 3. Haku- ja raportointikäytännöt... 6 3.1. Haku- ja raportointilomake sekä tunnukset... 6 3.2. Hakemuksen ja raportin liitteet... 6 4. Toimintatukijärjestelmän vuodenkierto... 7 5. Haku- ja raportointineuvonta... 7 Hakemus- ja raportointitietokanta: tekninen ohjeistus... 8 Tietokantaan kirjautuminen... 8 Yhteystietojen tarkistaminen... 8 Hakemuksen luominen... 9 Hakemuksen tietojen täyttäminen... 10 Hakemuksen liitteet... 11 Hakemuksen lähettäminen... 12 Hakemuksen ja raportin tulostaminen... 13 Raportointi... 14 Raportin tietojen täyttäminen... 15 Tuet kansalliskomiteoiden toimintaan 1. Tukimuodot Neuvottelukunnan tukimuodot kansalliskomiteoille ovat: vuosittainen toimintatuki tuki asiantuntijatehtäviin kansainvälisissä kattojärjestöissä kansainvälisten kattojärjestöjen jäsenmaksut 1.1. Vuosittaiset toimintatuet Pääasiallinen kansalliskomiteoiden tukimuoto on vuosittainen toimintatuki, jota haetaan rahoitusvuotta edeltävän vuoden lokakuussa. Toimintatukipäätöksiä valmisteltaessa etusijalle asetetaan kansainvälisten kattojärjestöjen hallinnollinen yhteistyö, kuten yleiskokoukset sekä kulut kansainvälisen järjestön luottamustehtävissä toimimisesta. 2
Vuosittaista toimintatukea myönnetään: matka- ja majoituskuluihin, jotka liittyvät kansainvälisten kattojärjestöjen kanssa tehtävään hallinnolliseen yhteistyöhön.! Hyväksyttyjä kuluja ovat kansalliskomiteoiden jäsenten matkat kansainvälisten tieteenalakohtaisten kattojärjestöjen hallinnollisiin kokouksiin.! Nuorten tutkijoiden osallistumista hallinnollisiin kokouksiin kannustetaan ja siihen voidaan myöntää tukea. Tukea ei voida myöntää opinto- tms. matkoihin.! Järjestöjen yleiskokoukset ovat etusijalla kohdennettaessa käytettävissä olevaa määrärahaa.! Mikäli yleiskokousedustajien lukumäärää ja käytettävissä olevien äänien määrää ei ole määritelty suuremmaksi, neuvottelukunnan tuella yleiskokoukseen voi lähettää maksimissaan kaksi edustajaa.! Tukea ei voida myöntää pelkästään tieteellisiin konferensseihin osallistumiseen.! Matka- ja majoituskulut sekä päivärahat maksetaan valtion matkustussäännön mukaan. kansalliskomiteoiden kokouskuluihin Suomessa! Komitean jäsenten matkakuluja kansalliskomitean kokouksiin voidaan korvata pitkämatkalaisten osalta.! Voidaan kattaa kokoustiloista ja kahvitarjoiluista aiheutuvia kuluja. seminaarien ja symposiumien järjestämiseen silloin, kun tilaisuus tukee kansainvälistä yhteistoimintaa ja suhteita kansainvälisiin kattojärjestöihin.! Esimerkiksi kansainvälisten järjestöjen puheenjohtajiston vierailut Suomeen voivat kuulua tuen piiriin.! Voidaan kattaa kokoustiloista ja kahvitarjoiluista aiheutuvia kuluja.! Tukea ei myönnetä tiedettä popularisoiville tilaisuuksille. muihin kansalliskomitean toiminnasta aiheutuviin kuluihin! Tukea voidaan myöntää kohtuullisessa määrin tiedotus-, postitus, pankki- ja toimistokuluihin.! Tukea painatuskuluihin sekä mittavampiin tiedotuskuluihin myönnetään harkinnanvaraisesti.! Tieteellisten seurojen yhteydessä toimivien kansalliskomiteoiden hallinnollisiin kuluihin myönnetään tukea vain, mikäli on osoitettavissa, että kulut ovat aiheutuneet kansalliskomiteana toimimisesta.! Kansalliskomiteoiden jäsenet toimivat tehtävässään luottamustoimisesti. Osallistumisesta luottamus- tai asiantuntijatehtäviin ei makseta palkkaa tai palkkiota.! Laitehankinnat eivät kuulu toimintatuen piiriin. Kansalliskomitea voi tarpeen vaatiessa, esimerkiksi suunnitellun matkan peruuntuessa, kohdentaa tuen toisin kuin alustavassa käyttösuunnitelmassa on määritelty. Tällöinkin tuki on käytettävä neuvottelukunnan linjausten mukaiseen toimintaan. Mikäli kansalliskomitea haluaa muuttaa tuen käyttökohdetta, komiteaa pyydetään olemaan yhteydessä neuvottelukunnan sihteeristöön. 3
1.2. Tuki asiantuntijatehtäviin kansainvälisissä kattojärjestöissä Ympärivuotisesti haettavissa oleva asiantuntijatehtäviin myönnettävä tuki on tarkoitettu kesken rahoitusvuoden ilmeneviin luottamustehtäviin kansainvälisissä kattojärjestöissä. Etukäteen tiedossa oleviin luottamustehtäviin haetaan tukea vuosittaisen toimintatukihakemuksen yhteydessä. Kansainvälisiin asiantuntijatehtäviin suunnatun tuen myöntämisessä noudatetaan samoja periaatteita kuin vuosittaisen toimintatuen myöntämisessä. 1.3. Kansainvälisten kattojärjestöjen jäsenmaksut Tiedeakatemiain neuvottelukunta vastaa kansalliskomiteajärjestelmään kuuluvien katto- organisaatioiden jäsenmaksuista kansalliskomiteoiden puolesta. On suositeltavaa, että kansainvälisen katto- organisaation vuosittainen lasku ohjataan suoraan Tiedeakatemiain neuvottelukunnan osoitteeseen. Vaihtoehtoisesti kansalliskomitea voi lähettää laskun edelleen neuvottelukunnalle sähköisessä muodossa. Jäsenmaksujen osuutta ei sisällytetä toimintatukena haettavaan tai raportoitavaan summaan. Jäsenmaksun suuruus kuitenkin ilmoitetaan hakemuksen yhteydessä. 1.4. Vuosittainen lisähaku Tiedeakatemiain neuvottelukunta järjestää vuosittain lokakuussa lisähaun, jossa kansalliskomiteoilla on mahdollisuus hakea täydentävää tukea kuluvan vuoden toimintaansa. Lisätukina jaettavat varat kertyvät kansalliskomiteoiden toimintatuen ylijäämistä, joiden palauttamisesta muut kansalliskomiteat ovat ilmoittaneet lokakuun loppuun mennessä. Lisätukena myönnetty summa tulee käyttää saman kalenterivuoden aikana toteutuvaan toimintaan. 2. Raportointiperiaatteet 2.1. Vuosiraportointi Toimintatukiin liittyvä raportointi on kaksivaiheinen. Vuosittaisen tukikauden loppupuolella lokakuussa kansalliskomiteoita pyydetään ilmoittamaan mahdollisista tukien ylijäämistä, jotta ne voidaan jakaa edelleen täydentävää tukea tarvitseville kansalliskomiteoille. Varsinainen vuosiraportointi tehdään sähköiseen hakemus- ja raportointitietokantaan tukikautta seuraavan maaliskuun loppuun mennessä. Mikäli päivämäärä osuu viikonloppuun tai pyhäpäivään, on määräaika seuraava arkipäivä. Maaliskuun loppuun mennessä tulee myös palauttaa loput käyttämättä jääneistä toimintatuista. Sähköisessä hakemus- ja raportointitietokannassa on säilöttynä kaikki kansalliskomitean saamat toimintatuet. Jokaisesta vuoden aikana saadusta myöntöpäätöksestä täytetään oma raportointilomakkeensa. Vuosiraportoinnin yhteydessä kansalliskomiteat raportoivat sekä taloudestaan että toiminnastaan. 4
Talousraportointi Toimintatuen käytön raportoinnin tulee perustua kansalliskomiteassa pidettyyn kirjanpitoon ja sen pohjalta tehtyyn tilinpäätökseen. Tilinpäätöstietojen lisäksi raportin liitteenä toimitetaan erittely kaikista kansalliskomitean kuluista. Tositteita ei toimiteta Tiedeakatemiain neuvottelukuntaan, vaan kansalliskomitean itsensä tulee säilyttää tositteet 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Tositteiden tulee olla tarkistettavissa pyydettäessä. Raportoinnin päätyttyä neuvottelukunta valitsee vuosittain sattumanvaraisesti muutamia kansalliskomiteoita tositteiden pistotarkistukseen. Tieteellisen seuran yhteydessä toimivan kansalliskomitean talouden tulee olla selkeästi eriytettävissä seuran taloudesta. Seuran yhteydessä toimivia kansalliskomiteoita pyydetäänkin perustamaan kansalliskomitean toimintatuelle oma kustannuspaikka. Erillinen kustannuspaikka helpottaa sekä kulujen seuraamista ja kohdentamista että toimintatuesta tehtävää raportointia. Toimintatuki on käytettävä sen kalenterivuoden aikana, jolle se on myönnetty. Tätä periaatetta tulkitaan tiukasti. Täten esimerkiksi tilanne, jossa matka on maksettu joulukuussa ja se toteutuu vasta tammikuun alussa, ei ole hyväksyttävä. Niiden matkojen ja kokousten, joiden kulut aiotaan kattaa toimintatuella, on myös toteuduttava samana vuonna kuin mille toimintatuki on myönnetty. Mikäli toimintatukea ei ole kokonaisuudessaan käytetty sen vuoden aikana, jolle toimintatuki on myönnetty, palautetaan yli jäänyt osa Tiedeakatemiain neuvottelukunnalle (Tieteellisten seurain valtuuskunnan tili: FI75 8000 1400 4937 56, BIC on DABAFIHH) seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Kaikki 10 euroa suuremmat ylijäämät tulee palauttaa kokonaisuudessaan. Viitteeksi palautukseen merkitään sen toimintatukisopimuksen numero, jota palautus koskee. Raportointi toiminnasta Toimintatuen tilitysraportoinnin lisäksi kansalliskomiteoilta tarvitaan vuosittain selvitys toiminnasta. Tiedeakatemiain neuvottelukunta on kansalliskomiteoita koordinoiva elin. Tämän vuoksi toiminnasta tulee raportoida, vaikka kansalliskomitea ei olisi kyseisenä vuonna hakenut tai saanut toimintatukea. Toiminnasta raportoidaan liittämällä kansalliskomitean toimintakertomus raportointilomakkeeseen. Mikäli komitealle on myönnetty toimintatukea matkoihin, liitetään lomakkeeseen myös matkakertomukset. 2.2. Toimintatukien ylijäämien kartoitus ja palauttaminen ennen vuoden loppua Kun toimintatukien vuosittainen haku syksyisin avataan, kansalliskomiteoita pyydetään samalla arvioimaan kuluvan vuoden talouttaan ja ilmoittamaan mahdollisista sataa euroa suuremmista toimintatuen ylijäämistä lokakuun loppuun mennessä. Näillä ylijäämillä, joiden palauttamiseen kansalliskomiteat ilmoituksellaan sitoutuvat, rahoitetaan lokakuussa auki oleva lisätoimintatukien haku. Yli 100 euron ylijäämät pyydetään palauttamaan marraskuun puoliväliin mennessä. Palautusta maksettaessa viitetiedoksi lisätään myöntöpäätöksessä oleva TANK- alkuinen päätösnumero. 5
3. Haku- ja raportointikäytännöt 3.1. Haku- ja raportointilomake sekä tunnukset Kaikkien tukimuotojen hakemukset tehdään neuvottelukunnan verkkosivuilla olevaan sähköiseen haku- ja raportointitietokantaan, jonka käyttö vaatii komiteakohtaisen käyttäjätunnuksen. Toimintatukien ja lisätoimintatukien haku on auki lokakuun ajan. Kansainvälisten asiantuntijatehtävien hakuaika on jatkuva. Kaikki raportointi tehdään samoin sähköiseen haku- ja raportointitietokantaan kansalliskomiteakohtaisia tunnuksia käyttäen. Tietokantaan kirjautumalla pääsee myös päivittämään kansalliskomitean yhteystietoja. Päivittäminen on mahdollista ympäri vuoden. Tietokantaan tallennetut tiedot pyydetään tarkistamaan ainakin kerran vuodessa hakemuksen tai raportin yhteydessä. Jokaisella kansalliskomitealla on yhteyshenkilö, joka vastaa hakemusten ja raporttien täyttämisestä, ja jolle hakemukseen tai raportointiin liittyvät yhteydenotot suunnataan. Mikäli käyttäjätunnukset ovat kadonneet, ne lähetetään edelleen komitealle määritellyn yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. 3.2. Hakemuksen ja raportin liitteet Hakemukseen liitetään kansalliskomitean toimintasuunnitelma ja alustava käyttösuunnitelma haettavalle summalle. Suunnitelmaan eritellään kansainvälisiin matkoihin sekä kotimaiseen toimintaan ja mahdollisiin hallintokuluihin haettava osuus. Matkoihin käytettävän tuen osalta pyydetään määrittelemään matkakohde, matkan kesto, osanottajien nimet ja lukumäärä sekä erittelemään matkakustannukset. Matkojen osalta tulee myös selvittää, millä tavoin kyseiset matkat liittyvät kansalliskomitean omien yhteistyöjärjestöjen toimintaan ja mikä rooli matkustajilla on. Raportin liitteinä toimitetaan tilinpäätöstä vastaavat tiedot eli tulot, menot ja tase erittely kaikista kansalliskomitean kuluista toimintakertomus matkakertomukset niistä matkoista, jotka on tehty neuvottelukunnan myöntämän toimintatuen turvin Raportoinnin liitteet ovat pakolliset eikä raporttia voi lopullisesti vahvistaa ilman niitä. Toimintakertomus vaaditaan vuosittain myös niiltä kansalliskomiteoilta, joille ei ole myönnetty tai jotka eivät ole hakeneet vuosittaista toimintatukea. Tässäkin tapauksessa raportointi tapahtuu sähköisen tietokannan kautta. 6
4. Toimintatukijärjestelmän vuodenkierto Tammikuu neuvottelukunta tekee tammikuun loppupuolella päätökset kansalliskomiteoiden toimintatuista kuluvalle vuodelle Helmikuu helmikuun kahden ensimmäisen viikon kuluessa päätökset toimintatuista lähetetään eteenpäin kansalliskomiteoille toimintatukien maksatus alkaa allekirjoitettuja sopimuksia vastaan heti kun sopimus on palautettu neuvottelukunnalle Maaliskuu maaliskuun 31. päivä on raportoinnin ja toimintatukien ylijäämien palauttamisen määräpäivä. Kaikki yli 10 euroa suuremmat ylijäämät tulee palauttaa. Elokuu elokuun puoliväliin mennessä neuvottelukunnan seuraavan vuoden budjetin raamit on viimeistelty mahdollisista tulossa olevista muutoksista, joilla on budjettivaikutuksia (lähinnä kattojärjestöjen jäsenmaksut), tulisi tiedottaa neuvottelukuntaa tuohon mennessä Lokakuu seuraavan vuoden toimintatukien hakuaika avautuu kuukauden ensimmäisenä arkipäivänä ja sulkeutuu lokakuun viimeisenä arkipäivänä kuluvan vuoden lisätoimintatukien hakuaika avautuu kuukauden ensimmäisenä arkipäivänä ja sulkeutuu lokakuun viimeisenä arkipäivänä kansalliskomiteoita pyydetään ennakkoraportoimaan yli 100 euron ylijäämistä lokakuun loppuun mennessä Marraskuu toimintatuen yli 100 euron ylijäämät palautetaan marraskuun 15. päivään mennessä päätökset kuluvalle vuodelle myönnettävistä lisätoimintatuista tehdään kuun puoliväliin mennessä lisätoimintatukipäätökset postitetaan hakijoille marraskuun puolivälissä lisätoimintatuet maksetaan tuen saajille allekirjoitettua sopimusta vastaan marraskuun kuluessa 5. Haku- ja raportointineuvonta Yhteydenotot mieluiten sähköpostilla info[at]academies.fi puh. 044-7624454 (tiedesihteeri) 7
Hakemus- ja raportointitietokanta: tekninen ohjeistus Tietokantaan kirjautuminen Tietokannan osoite on: https://pro.tsv.fi/juva/taj_hakemus/index.php Hakemus- ja raportointitietokannan käyttö edellyttää, että selain tukee javascriptiä ja sallii evästeet sekä ponnahdusikkunat. Kirjaudu sisään kansalliskomiteakohtaisilla tunnuksilla. Tunnukset ovat kansalliskomiteakohtaisia, eivät henkilökohtaisia, joten useat henkilöt voivat valmistella hakemuksia ja raportointia. Yhteystietojen tarkistaminen Tarkista, että kansalliskomiteasi yhteystiedot ovat ajan tasalla Käyttäjän tiedot välilehdellä. Yhteystietojen ajantasaisuus on tärkeää, sillä myöntöpäätös toimitetaan tietokannassa olevaan osoitteeseen. 8
Hakemuksen luominen Uusi hakemus luodaan Luo uusi hakemus/raportti - otsakkeen kohdalta. Valitse pudotusvalikosta oikea hakemuksen tyyppi ja paina Luo: o Päähaku: haet vuosittaista toimintatukea seuraavalle vuodelle (hakuaika lokakuussa) o Lisähaku: haet lisätoimintatukea loppuvuodelle (hakuaika lokakuussa) o Asiantuntijahaku: haet tukea kansainväliseen asiantuntijatoimintaan (hakuaika jatkuva) Uusi hakemuspohja ilmestyy alimmaiseksi hallintalaatikoksi Viimeisin toimintatukihakemus ja raportti - otsikon alle. Vanhat hakemukset ja raportit näkyvät Hakemukset ja raportit - välilehdellä. Hakemukset erotat toisistaan varmimmin hakemusnumerolla. Uutta hakemuspohjaa pääsee täyttämään Muokkaa - painikkeen takaa. 9
Hakemuksen tietojen täyttäminen Uutta hakemusta pääsee täyttämään Muokkaa - painikkeen takaa. Kun olet lopettanut hakemuspohjan täyttämisen paina Tallenna. Lomake tallentuu tietokantaan, ja voit halutessasi muokata hakemuksen tietoja myöhemmin. 10
Kansainvälisten jäsenmaksujen summat ilmoitetaan lomakkeella, mutta niitä ei sisällytetä hakusummaan. Jäsenmaksun määrän ilmoittaminen on erityisen tärkeää, jos siihen on tullut/tulossa muutoksia. Kun hakemus on kokonaisuudessaan valmis - muista ensin lisätä liitteet-, painetaan Vahvista - painiketta (Tallenna - painikkeen oikealla puolella). Vahvistamisen jälkeen hakemusta ei voi enää muokata. Kukin kansalliskomitea voi lähettää vain yhden varsinaiseen toimintatukeen kohdistuvan hakemuksen sekä yhden lisätukihakemuksen hakukautta kohden. Asiantuntijahakemusten määrää ei ole rajoitettu. Hakemuksen liitteet Muista tallentaa hakemus ennen liitteiden lisäämistä, mutta älä vahvista. Paina Valitse tiedosto ja valitse omalta koneeltasi tiedosto, jonka haluat ladata. Paina sitten Lataa, jolloin liitetiedosto latautuu tietokantaan. Jos haluat ladata useampia tiedostoja, toista toimenpiteet. Sallitut tiedostomuodot ovat.doc,.docx,.pdf,.rtf,.txt,.odt,.xls,.xlsx. Älä käytä tiedostojen nimissä ääkkösiä, pisteitä, pilkkuja tai välilyöntejä. 1 2 Hakemuksen liitteenä on toimitettava kansalliskomitean toimintasuunnitelma ja haetun summan käyttösuunnitelma ja perustelut: o Kansainväliset matkat, kotimainen toiminta ja hallintokulut merkitään kaikki erikseen o Matkoihin varattujen summien osalta tulee määritellä " matkakohde " matkan kesto 11
" osanottajien nimet ja heidän roolinsa matkalla " kustannukset eriteltyinä " merkitys kansalliskomiteatoiminnan kannalta Hakemuksen lähettäminen Kun hakemuksesi on valmis (muistithan liitteet), paina hakemuksen hallintanäkymässä vahvista nappulaa. Muista tätä ennen myös tallentaa hakemus ja lisätä liitteet. Vahvistamisen jälkeen hakemusta ei voi enää muuttaa eikä liitteitä lisätä tai poistaa. Jos haluat muokata lomaketta myöhemmin, ainoastaan tallenna se, älä vahvista. Vahvista hakemus vasta, kun se on täysin valmis. Vahvistamisen jälkeen yhteyshenkilöksi merkitty henkilö saa automaattisen sähköpostiviestin hakemuksen vastaanottamisesta. 12
Hakemuksen ja raportin tulostaminen Hakemuksen ja raportin voi tulostaa itselleen hakemustietokannan etusivulta, kyseisen hakemuksen hallintalaatikon Tulosta hakemus - panikkeesta. 13
Raportointi Raportointi tapahtuu hakutietokannan kautta samoilla kansalliskomiteakohtaisilla tunnuksilla. Kun raportoit myönnetyn toimintatuen käytöstä, tarkista sen hakemuksen hakemusnumero, jonka haluat raportoida. Paina Raportoi, jolloin raportointilomake avautuu. Vaikka kansalliskomitealle ei olisi myönnetty toimintatukea edelliselle vuodelle, toiminnasta on raportoitava vuositasolla. Jos raportoit vain toiminnasta, valitse pudotusvalikosta Uusi raportti ilman toimintatukimyöntöä ja Luo. Vanhat hakemukset ja raportit näkyvät Hakemukset ja raportit - välilehdellä. Raportit erotat toisistaan varmimmin hakemusnumerolla. Huom: ne raportit, joissa on raportoitu vain toimintaa, näkyvät oman otsakkeen alla. 14
Raportin tietojen täyttäminen Täytä lomakkeelle summat ja muut puuttuvat tiedot. Raportointilomakkeen voi välitallentaa samoin kuin hakemuksen. Valmis raportointilomake tulee vahvistaa valmiiksi. Liitteet (tilinpäätöstä vastaavat tiedot, eritellyt kulut, matkakertomukset, toimintakertomus) lisätään raportointitietokantaan samoin teknisin ohjeistuksin kuin hakemuslomakkeessa. Liitteet ovat pakollisia eli raporttia ei voi lähettää ilman niiden lataamista. 15