Competitive Advantage by Safety CAFE Viestintäsuunnitelma 2011 2013 1 /10
1. Yleistä Meriturvallisuuden ja -liikenteen tutkimuskeskus Merikotka on meriliikenteen, meriturvallisuuden ja meriympäristön tutkimuskeskus, joka yhdistää poikkitieteellisesti johtavien suomalaisten korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten osaamisen. Tutkimuskeskuksen perustana ovat tutkimusryhmät, jotka kuuluvat Helsingin yliopistoon, Aalto-yliopistoon, Turun yliopiston Merenkulkualan koulutus- ja tutkimuskeskukseen ja Kymenlaakson ammattikorkeakouluun. Competitive Advantage by safety (CAFE) -hankkeen toteutuksesta vastaavat Meriturvallisuuden ja -liikenteen tutkimuskeskus Merikotka, Turun yliopisto Merenkulkualan koulutus- ja tutkimuskeskus, Aalto-yliopisto, Kymenlaakson ammattikorkeakoulu ja Turun ammattikorkeakoulu. 2. Tavoitteet CAFE-hankkeen tavoitteena on lisätä kansalaisten, päättäjien ja alan toimijoiden tietoisuutta meriturvallisuuden merkityksestä onnettomuuksien ja vahinkojen ehkäisemisessä. Tavoitteena on myös edistää Itämeren alueen asiantuntijoiden ja tutkijoiden kansainvälistä yhteistyötä meriturvallisuuden parantamiseksi. 3. Strategia ja visio 3.1 Visio CAFE-hanke on huomioitu laajalti Itämeren alueella merenkulun turvallisuuden tutkimushankkeena. 3.2 Strategia 1. Luodaan verkosto tai liitytään jo alueella olevaan meriturvallisuuden tutkijoiden ja asiantuntijoiden verkostoon. 2. Tutkimus on laaja-alaista ja korkeatasoista yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. 3. Tavoitetaan ydinviestillä päättäjät, alan toimijat ja kansalaiset. 4. Tulokset ovat sovellettavissa yritysten käyttöön kansainvälisesti. 2 /10
4. Kohderyhmät 4.1 Ulkoinen viestintä Viestinnällisiä kohderyhmiä ovat kansalaiset, yritykset, päättäjät ja tutkijat. Kohderyhmä vaihtelee vuosittain projektin edetessä (Taulukko 1). Kansalaisten tavoittaminen on tärkeää yleisen meriturvallisuustietoisuuden lisäämisen kannalta. He ovat myös viimekädessä hankkeen rahoittajia. Sidosryhmille on olennaista kirkastaa turvallisuuteen panostamisen tärkeyttä. Se, että asiat tehdään alusta alkaen toimiviksi havaittujen käytäntöjen mukaan, lisää turvallisuutta ja tuottaa kilpailuetua. Asiantuntijoille viestitään tutkimustyön menetelmistä ja tulosten sovellettavuudesta. Eräs CAFE-hankkeen tavoite myös osoittaa tälle kohderyhmälle, miten tutkimusten tuloksia voidaan ottaa toimialalla käyttöön. Viesti päättäjille on kertoa tutkimuksen hyödystä turvallisuuden parantamiseksi. Ennaltaehkäisy on kannattavaa, sillä arvioiden mukaan yli 80 % merionnettomuuksista on inhimillisen tekijän aiheuttamia. 4.2 Sisäinen viestintä Osatoteuttajat: Hankkeen sisäisessä viestinnässä käytetään pysyvänä alustana www-sivuja. Sivulle koostetaan päätökset, kokouspöytäkirjat, viestintään liittyvät asiat, suunnitelmat, julkaisut jne. Lisäksi muuttuvana viestintämuotona ovat mm. projektipalaverit ja sähköposti. Rahoittajat: Hankkeen rahoittajat voivat seurata hankkeen toteutusta pääviestimen eli www-sivujen kautta. Suurin osa rahoittajista kuuluu myös hankkeen ohjaus- tai Advisory Board -ryhmään. Ohjausryhmä: Ohjausryhmälle jaetaan hankkeen toteutuksesta ja tuloksista tietoa ohjausryhmän kokouksissa. Ohjausryhmä vastaavasti ohjaa hankkeen toteutusta, jotta hankkeessa saavutettaisiin paras mahdollinen lopputulos. Ohjausryhmä koostuu hankkeen toteuttajista, rahoittajista ja kohderyhmistä. Advisory Board: Hankkeen Advisory Board eli sisällöllinen tukiryhmä on toteutuksen tukena. Hankkeen suunnitelmista ja tuloksista viestitään Advisory Boardille järjestettävissä tilaisuuksissa sekä kerätään toteutuksen etenemisen kannalta tärkeää tietoa Advisory Boardin jäseniltä. Advisory Boardiin kuuluu toteuttajien lisäksi hankkeen kohderyhmien edustajia. 3 /10
5. Markkinointi ja näkyvyys CAFE-hankkeen markkinoinnissa käytettävät ydinviestit ovat: 1. Merenkulun turvallisuuden kehittäminen Itämeristrategian mukaisesti. 2. Aito turvallisuusjohtaminen on operatiivisen turvallisuuden lähtökohta. 3. Merenkulun turvallisuustiedon keräämistä on tehostettava kansainvälisellä yhteistyöllä. 4. Työturvallisuuden edistäminen on osa kilpailukykyä. 5. Yhteiskuntavastuu on osa liiketoimintaa. 6. Kanavat 6.1 Lehdistö Lehdistöä käytetään viestittäessä laajalle yleisölle yleistajuisin kirjoituksiin sekä markkinoitaessa tietoisuutta hankkeesta. Eri lehtiin voidaan hankkia ilmoitustilaa, jotta hankkeessa saavutetut tulokset saadaan kohderyhmien tietoisuuteen. Lehdistötiedotteita julkaistaan seminaarien ja muiden tapahtumien kynnyksellä ja niiden jälkeen. Laajemmista tuloksista tiedotetaan erityisesti valtakunnallisissa ja muissa aikakausilehdissä. Lisäksi hanke pyrkii julkaisemaan alakohtaisissa lehdissä sekä Etelä-Suomen alueen organisaatioiden, liittojen tai järjestöjen lehdissä artikkeleita koostetusti kaikkien työpakettien tuloksista. Kiinnostusta pyritään herättämään selkeillä tapahtumien aiheista nousevilla teemoilla. Näitä nostoja ovat muun muassa: meriturvallisuus, kilpailukyky, itämeristrategia, kansainvälisyys ja yhteiskuntavastuu. 4 /10
6.2 Sähköinen tiedotus Hankkeessa saaduista päätuloksista tai väliraporteista tehdään tiedotteet, jotka jaetaan esim. sähköisessä muodossa (e-mail) kohderyhmille ja lehdistölle. Uutis-, tapahtuma-, ilmoitus- ja tulostiedotteita voidaan lähettää arviolta 2 4 viikon välein sähköpostin liitteeksi luotavalla uutiskirjeellä. Sosiaalista- ja uutta mediaa käytetään tiedotettaessa eri kohderyhmille. LinkedIn:iin luodaan aiheeseen liittyvä profiili, jossa tiedotetaan hankkeeseen liittyvistä ajankohtaisista asioista ja jossa niistä voi keskustella. Lisäksi hankkeessa voidaan luoda tarpeen mukaan Facebook- tai Twitter- sivustot. 6.3 Seminaarit ja workshopit Tiiviit asiantuntijaworkshopit sekä laajemmat seminaarit tuottavat tietoutta hankkeen tuloksista sekä mahdollistavat hankeen etenemisen kannalta tärkeiden kommenttien saamisen. Workshopit tuovat yhteen alan asiantuntijoita ja tapahtumat ovat osa tiedonkeruuta ja tiedonvaihtoa. Seminaarit ovat suunnattu myös laajemmalle yleisölle ja niiden tarkoituksen on viestiä tutkimuksen tuloksista. 6.4 Luennot, tilaisuudet, kokoukset, tapahtumat Eri tapahtumilla voidaan saavuttaa kohderyhmäkohtaista vastavuoroista viestintää. Hankkeen toteutuksen kannalta on tärkeä saavuttaa alan toimijoita niin alussa kuin lopussakin. Pienimuotoiset tapahtumat (esim. kokoukset) ovat hankkeen sisällön kannalta viestinnän peruspilareita. 6.5 Sidosryhmät Hankkeen sidosryhmien (ohjausryhmä, rahoittajat, Advisory Board) kautta viestitään hankkeen etenemisestä, tavoitteista ja tuloksista. Sidosryhmien kautta on mahdollisuus levittää tietoa laajemmalle sekä suoraan kohderyhmille. 5 /10
7. Tapahtumat 7.1 Luentosarjat Hankkeen aikana järjestetään joko yleisöluentosarja tai yritys- ja yhteistyökumppaniluentoja, joissa hankkeen eri osatoteuttajat kertovat omista osuuksistaan ja tuloksistaan projektin edetessä. 7.2 Verkostoituminen CAFE-hankkeessa toteutetaan yhteistyössä muiden kanssa kansallisen ja kansainvälisen verkoston kartoitusta ja yhteydenpitoa. Merikotkan aiempia projekti- ja yhteistyökumppaneita käytetään verkostoitumisen perustana. Kansainvälisen verkoston toiminnasta pyritään luomaan vuorovaikutteinen yhteisö ja pitkäaikainen yhteystyöalusta. 7.3 Seminaarit ja workshopit Tiiviit asiantuntijaworkshopit sekä laajemmat seminaarit tuottavat tietoutta hankkeen tuloksista sekä mahdollistavat hankeen etenemisen kannalta tärkeiden kommenttien saamisen. Workshopit tuovat yhteen alan asiantuntijoita ja tapahtumat ovat osa tiedonkeruuta ja tiedonvaihtoa. Seminaarit on suunnattu myös laajemmalle yleisölle ja niiden tarkoituksen on viestiä tutkimuksen tuloksista. 7.4 Tilaisuudet Päättäjille järjestetään hankkeeseen liittyvä toiminnallinen tilaisuus, jossa esimerkiksi simulaattorin avulla konkretisoidaan meriturvallisuutta käytännössä. Tämä voisi tapahtua jossakin tutkimusyksikössä tai yhteistyökumppanin tiloissa. Kokemuksellinen tapahtuma toimii sekä osallistujien houkuttimena että havainnollistaa meriturvallisuutta ja sen tutkimusta. 6 /10
8. Materiaalit 8.1 Markkinointimateriaalit Hankkeelle tehdään oma esite, juliste sekä muita tarvittavia markkinointivälineitä, esimerkiksi kyniä viestintästrategian pohjalta. 8.2 Tietokeskus Hankkeen aikana järjestettävistä seminaareista/workshopeista ja hankkeen päättyessä sen tuloksista tiedotetaan kootusti. Seminaarit ja workshopit tarjoavat Etelä-Suomen suuralueen kohderyhmän toimijoille mahdollisuuden osallistua ja hyödyntää hakkeessa saavutettuja tuloksia. Merikotka toimii tietokeskuksena eri toimijoille: verkostoitumiskumppanit, viranomaiskumppanit, kohderyhmät (muun muassa varustamot, osaamiskeskittymät, yliopistot ja korkeakoulut), Euroopan unioni, kansalaiset ja rahoittajat. Se myös mahdollistaa Itämeren turvallisuuden parissa toimivien yhteistyön. Kansainvälisen yhteistyön ja yhteydenpidon välineeksi luodaan keskeisistä Itämeren hyväksi työtä tekevistä toimijoista kattava selvitys ja sen perusteella tiedonvaihtoon ja tietoisuuteen perustuva alusta (esim. verkkosivut). 7 /10
9. Tulosten julkistaminen 9.1 Seminaarit Projektin tuloksien esittelyä ja kansainvälistä verkostoitumista varten järjestetään seminaari/ workshop, joihin kutsutaan myös projektin tärkeimmät yhteistyötahot sekä teemaan soveltuvasti kaikki kohdeyritykset ja muut merenkulun kohderyhmään kuuluvat tahot. Lisäksi voidaan järjestää erillisiä kutsuseminaareja eri kohderyhmille, esimerkiksi viranomaisille, varustamoille, yliopistoille ja yritysryhmille. 9.2 Päättäjien tavoittaminen Hankkeen loppupuolella luodaan päättäjille (esim. poliittiset päättäjät) tietoiskukampanja. Kampanjassa tuodaan esille saavutetut tulokset selkeänä kokonaisuutena. Tavoitteena on saada korkean profiilin vaikuttaja julkilausumaan projektin päätulokset. Mahdollinen henkilö voi olla esimerkiksi ministeri, kansainvälisen merenkulkuorganisaation jäsen tai muu korkea-arvoinen viranhaltija. 9.3 Artikkelit Hankkeesta tehdään artikkeli/artikkeleita tieteellisiin julkaisuihin tai tieteellisiin seminaareihin, joihin myös osallistutaan. Hanke tekee yhteistyötä muiden hankkeiden kanssa siten, että sopivien aihepiirien yhteydessä voidaan järjestää yhteisseminaareja ja muuta yhteistyötä toisten hankkeiden kanssa. 9.4 Raportit Hankkeesta tehdään raportteja, jotka ovat ladattavissa hankkeen www-sivuilla. Lisäksi raportit jaetaan painettuina ja sähköisesti kohderyhmille. 9.5 Media Hankkeen tuloksista tehdään lehdistötiedotteita ja järjestetään lehdistötilaisuuksia. Tiedotteiden ja lehdistötilaisuudet painottuvat hankkeen päätuloksiin ja tapahtumiin. 8 /10
10. Mittaaminen Viestinnän tehoa voidaan seurata useilla erilaisilla mittareilla. CAFE-hankkeen yhteydessä käytetään seuraavia mittareita: 1. Seminaareihin ja tilaisuuksiin osallistuneiden määrää verrataan lähetettyjen kutsujen määrään. 2. Tiedotteiden julkaisemista eri tiedotusvälineissä seurataan. 3. Hankkeen www-sivujen kävijämääriä seurataan. 4. Seurataan kävijäliikennettä ja keskusteluvilkkautta hankkeen profiileissa. Esimerkiksi LinkedIn:n synnyttämää keskustelua voidaan seurata aiheittain. 5. Hankkeeseen liittyvät uutiset arkistoidaan ja tilastoidaan. Tulokset kootaan aiheittain raportteihin ja viestintäanalyysiin. 11. Aikataulu ja vastuut Taulukossa 1 (ks. sivu 10) on kuvattu hankkeen päätapahtumien viestinnälliset aikataulut, teemat, kohderyhmät, kanavat ja vastuutahot. Taulukossa kuvattujen tapahtumien lisäksi voidaan järjestää muita viestinnällisiä tapahtumia tutkimuksen kulun mukaan. 9 /10
Viestintätaulukko - CAFE (A31436) Tapahtuma Ajankohta Teema Kohderyhmä Kanavat Vastuutaho Advisory Board 12.5.2011 CAFE avaus/incident reporting suuri yleisö Merikotkan tiedotuskanavat Merikotka Kirjallisuuskatsaus 5 8/2011 Turvallisuus merenkulkualan asiantuntijat Navigator, NORDICUM MKK Kirjallisuuskatsaus 5 8/2011 Vastuullinen liiketoiminta yritykset Varustamosäätiö, Suomen Varustamot ry KyAMK/soster Tieteellinen artikkeli 9 12/2011 Poikkeamaraportointi tutkijayhteisö Tiedelehti Aalto Kirjallisuuskatsaus 9 12/2011 Työturvallisuus työturvallisuustoimijat Työturvallisuuskontaktit TurkuAMK Vastuullisen liiketoiminnan teoria 9 12/2011 CSR -theory tutkijayhteisö Tiedeuutiset/YLE MKK Workshop 1 1. 2.9.2011 Poikkeamaraportointi merenkulkualan asiantuntijat, DP Sähköposti, Linkedin, www, seminaari Aalto, KyAMK/meri Workshop 2 1 4.2012 Työturvallisuus viranomaiset ja vakuutusyhtiöt sidosryhmät TurkuAMK, KyAMK/meri Advisory Board 1 4.2012 Työturvallisuus Advisory Board tilaisuus Merikotka Baltic Sea Actors 1 4.2012 Itämeren toimijat Itämeren toimijat www, linkedin Merikotka Vastuullisen liiketoiminnan toimintatavat 5 8/2012 Yhteiskuntavastuu yritykset tilaisuus MKK Tilastojen soveltuvuus 5 8/2012 Incident raportoinnin suositukset viranomaiset ja yritykset Aalto yliopiston tiedotus Aalto INSJÖ-opetuspaketti 9 12/2012 Läheltäpiti-tilanteet oppilaitokset oppilaitosviestimet MKK Workshop 3 9 12/2012 Turvallisuusjohtaminen ja kansainvälisyys asiantuntijat workshop KyAMK/meri Vastuullinen liiketoiminta 1 4/2013 CSR-toimintamalli tiedeyhteisö artikkeli KyAMK/soster Johdon huippuseminaari 1 4/2013 CAFE-tulokset merenkulkuala tiedote, tiedotustilaisuus Merikotka Tutkijakoulu 1 4/2013 Tutkijoiden osaaminen tutkijayhteisö tiedeviestimet, sähköposti, www MKK, KyAMK/meri, TurkuAMK, Aalto Poliittinen tietoisku 1 4/2013 merenkulun turvallisuus poliittiset päättäjät www, tiedote, tilaisuus Merikotka Verkostoituminen 5 8/2013 Discussion forum asiantuntijat linkedin KyAMK/meri Työturvallisuus 5 8/2013 Työturvallisuussuositukset yritykset raporttilevitys TurkuAMK Turvallisuusjohtamisen vaikutukset / AB 5 8/2013 Suositukset Bayes mallin perusteella viranomaiset ja yritykset raporttilevitys Aalto Vastuullinen liiketoiminta 5 8/2013 CSR merenkulkualalla suuri yleisö artikkeli lehteen KyAMK/soster 10 /10