UUDENKAUPUNGIN KAUPUNKI Tarkastuslautakunnan arviointikertomus 2020 Kuva: Jani Virtanen Kaupunginvaltuusto 14.6.2021
SISÄLLYSLUETTELO 1. PUHEENJOHTAJAN KATSAUS... 1 2. TARKASTUSTOIMINTA... 2 2.1. Tarkastuslautakunnan tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Tarkastuslautakunnan kokoonpano... 3 2.3. Tilintarkastajat... 4 2.4. Tarkastuslautakunnan työskentely... 4 3. SIDONNAISUUSILMOITUKSET... 6 4. TARKASTUSLAUTAKUNNAN HAVAINTOJA... 7 4.1. Kaupungin taloudellisesta tilanteesta... 7 4.2. Valtuustokauden tilastoja... 8 4.3. Muut havainnot... 11 4.4. Edellisten vuosien arviointikertomusten pohjalta tehtyjen toimenpiteiden arviointi... 12 5. TOIMENPIDE-EHDOTUKSET... 13 6. ALLEKIRJOITUKSET... 14
1. PUHEENJOHTAJAN KATSAUS Taas on kulunut vuosi, ja on aika tarkastuslautakunnan puheenjohtajana kirjoittaa muutama lause menneestä ja vähän tulevastakin. Kulunut tarkastelukausi on ollut mielenkiintoinen, monenlaisia asioita olemme käsitelleet yhdessä lautakunnan jäsenten kanssa. Arviointikertomuksessa näistä käsitellyistä ja aihetta antaneista aiheista lähemmin. Lautakunnassa on ollut kuultavina eri hallintoalojen virkamiehiä. Heiltä olemme saaneet arvokasta ja ajankohtaisista tietoa oman sektorinsa asioista. Kysymyksiimme on jokainen vastannut kiertelemättä, vaikka välillä on tuntunut siltä, että kysymys ei oikein miellyttänyt vastaajaa. Tulevaisuudesta sen verran, että olen huolissani, miten selviämme suuresta velkataakasta. Miten kantokykymme kestää, jos ei saada lisää maksajia? Olisiko syytä keskittyä rakentamaan "pala" kerrallaan, aloittaen kouluista... Haluan lausua kiitokset koko nelivuotiskaudesta jokaiselle lautakunnan jäsenelle. Te olette tehneet sen, etten ole joutunut viettämään unettomia öitä puheenjohtajuuteni takia. Olette todella asianne osaavia ihmisiä. Moni varmaan luulee, että lautakuntatyöskentely on totista puurtamista? Onhan se sitäkin, mutta minusta tuntuu, että meillä on ollut aika kivaakin, asioiden vakavuudesta huolimatta. KIITOS teille jokaiselle. Kiitos Jenni Teuri, sihteerimme. Ilman sinua tämä arviointikertomus ei olisi nähnyt päivänvaloa. Osasit meidän rönsyilevistä keskusteluista poimia juuri sen oleellisen. KIITOS. Kiitos tilintarkastaja Sinikka Niitynperä. Olet oman alasi kokenut ammattilainen. Toivotan kaikille kaupungin virkamiehille ja työntekijöille hyvää ja virkistävää kesää. Veera Kaitanen Tarkastuslautakunnan pj. Kaupunginvaltuutettu 1
2. TARKASTUSTOIMINTA 2.1. Tarkastuslautakunnan tehtävät ja tavoitteet Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on: 1) valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat; 2) arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla; 3) arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää; 4) huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta; 5) valvoa kuntalain 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi; 6) valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Lautakunta voi antaa valtuustolle muitakin tarpeellisina pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista. Kunnanhallitus antaa valtuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta. Sen lisäksi mitä kuntalain 121 :ssä säädetään, tarkastuslautakunnan on Uudenkaupungin kaupungin hallintosäännön (voimaan 1.1.2021) 92 :n mukaan: - seurattava tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurattava tilintarkastajan tehtävien suorittamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi, - huolehdittava, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa sekä, - tehtävä aloitteita ja esityksiä tarkastuslautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen tarkastuksen tehtävien yhteensovittamisesta mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. Arvioinnin tulokset raportoidaan vuosittain valtuustolle annettavassa arviointikertomuksessa. Ennen arviointikertomuksen valmistumista tarkastuslautakunta voi antaa valtuustolle tarpeelliseksi katsomiaan selvityksiä. Tarkastuslautakunta voi raportoida tilikauden aikana valtuustolle myös muista merkittävistä havainnoista. - lisäksi voidaan tarkentaa arviointikertomuksen antamisen aikataulua ja sitä, miten arviointikertomuksen havaintoihin/suosituksiin reagoidaan, - lisäksi voidaan määrätä arviointisuunnitelman antamisesta valtuustolle tiedoksi. 2
2.2. Tarkastuslautakunnan kokoonpano Jäsen Veera Kaitanen, pj Veli-Matti Virtanen, vpj Leena Anto Jouko Antola Pertti Haverinen Tarmo Kangas Eija Maikola Varajäsen Anja Savolainen Hannu Heikkilä Pirkko Soini Pirjo Oksa Yrjö Rosendahl-Gadolin Kari T. Vainio Merikki Jäntti Kuvassa Uudenkaupungin tarkastuslautakunta vasemmalta oikealle lukien: Jouko Antola, Sinikka Niitynperä (tilintarkastaja), Eija Maikola, Veera Kaitanen (pj), Veli-Matti Virtanen (vpj), Leena Anto, Tarmo Kangas, Jenni Teuri (lautakunnan sihteeri) ja Pertti Haverinen Kuva: Jani Virtanen 3
2.3. Tilintarkastajat Kaupunginvaltuusto on 10.12.2018 96 päättänyt hankkia tilintarkastuspalvelut tilivuosille 2019-2022 BDO Audiator Oy:lta. BDO Audiator Oy:n määrämänä kuntalain 122 :n mukaisena vastuunalaisena tilintarkastajana toimii JHT, HT Sinikka Niitynperä. 2.4. Tarkastuslautakunnan työskentely Tarkastuslautakunta kokoontui tilikauden aikana 12 kertaa. Tarkastuslautakunta on laatinut työtään varten arviointisuunnitelman ja työohjelman. Lautakunta on tutustunut arviointivuoden talousarvioon, tilinpäätöskirjaan, toiminnan ja talouden raportteihin, tilintarkastusraportteihin, tilintarkastuskertomukseen, henkilöstöraporttiin sekä muihin kaupungin toiminnan kannalta olennaisiin tietoihin ja kuullut kokouksissaan eri hallinnonalojen virkamiehiä. Tilintarkastaja on raportoinut tarkastuksista säännöllisesti sekä kirjallisesti että suullisesti kokouksissa. 4
Tarkastuslautakunnan kokoukset Päivämäärä Aihe 6.2.2020 Tarkastustoiminnan käyttösuunnitelma vuodelle 2020 Tarkastuslautakunnan työohjelma kevätkaudelle 2020 Tilintarkastajan raportointi: - SiHy:n valmistelukustannusten 2017-2019 tarkastus - hankintalainsäädännön noudattaminen ja talousarvion toteuma oppimateriaali- ja koulukalustohankinnoissa 23.3.2020 Uudenkaupungin Satama Oy:n tilinpäätös Tilinpäätösarvio 2019/ kaupunki ja liikelaitokset Tilannekatsaus koronaviruspandemian vaikutuksista Tilintarkastajan raportointi: kaupunkisuunnittelun ulkomaanmatkat 9.4.2020 Tilinpäätös 2019 Henkilöstöraportti 2019 Tilintarkastajan raportointi: palveluiden ostot Arviointikertomuksen valmistelu 24.4.2020 Kaupungin kiinteistöjen remontit ja sisäilmaongelmat Arviointikertomuksen valmistelu 8.5.2020 Tilintarkastusmuistio ja tilintarkastuskertomus Arviointikertomuksen valmistelu 20.5.2020 Kaupunginhallituksen arvio talouden ja strategian toteutumisesta 2019 Sidonnaisuusilmoitukset Arviointikertomuksen hyväksyminen 10.6.2020 Tarkastuslautakunnan katselmuskäynnit Kalannin kouluihin ja Kalantitaloon 21.8.2020 SiHy-hanke Tilintarkastuksen työohjelma 2020 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma/ työohjelma vuonna 2020 25.9.2020 Kaavoitus, rakentaminen ja myytävät kiinteistöt Tarkastustoimen talousarvio 2021 ja taloussuunnitelma 2021-2023 23.10.2020 Koronapandemian vaikutukset terveydenhuollon yhteistoiminta-alueella Tilintarkastajan raportointi: hallinnon tarkastus 20.11.2020 Vuoden 2021 talousarvio ja vuosien 2021-2023 taloussuunnitelma 2019/ kaupunginhallituksen lausunto toimenpiteistä 18.12.2020 Rakentaminen ja rakennusvalvonta Uudenkaupungin Satama Oy Ympäristönsuojelu Tilintarkastajan raportointi: syksyn 2020 aikana toteutetut tarkastukset Kuultavat Talousjohtaja Anne Takala Talousjohtaja Anne Takala Henkilöstöjohtaja Piia Syvänen Kiinteistöpäällikkö Rami Arola Rehtori Salme Tuokila Tekninen johtaja Jari Nikkari Kaupunginarkkitehti Leena Arvela-Hellén Johtava ylilääkäri Pia Lahtinen talousjohtaja kaupunginjohtaja opetustoimenjohtaja tekninen johtaja kaupunginarkkitehti elinkeinojohtaja Rakennustarkastaja Mika Pihlajaniemi toimitusjohtaja Teemu Vaahtera Vs.ympäristönsuojelupäällikkö Seija Niskala 5
3. SIDONNAISUUSILMOITUKSET Kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Ilmoitusvelvollisia luottamushenkilöitä ovat kunnanhallituksen jäsenet, valtuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat, maankäyttö- ja rakennuslain tarkoittamia tehtäviä hoitavan toimielimen jäsenet ja varajäsenet. Viranhaltijoista ilmoitusvelvollisia ovat kunnanjohtaja sekä kunnanhallituksen ja lautakuntien esittelijät. Jokainen ilmoitusvelvollinen on itse vastuussa sidonnaisuusilmoituksensa tekemisestä ja sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset on ilmoitettava viivytyksettä. Tarkastuslautakunta valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tietoon. Tarkastuslautakunta voi tarvittaessa kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa. Ilmoitusvelvollisia luottamushenkilöitä ja viranhaltijoita on toukokuussa 2021 pyydetty tarkistamaan ilmoituksensa. Tarkastuslautakunta antaa ilmoitukset tiedoksi valtuustolle kesäkuun kokouksessa. 6
4. TARKASTUSLAUTAKUNNAN HAVAINTOJA 4.1. Kaupungin taloudellisesta tilanteesta Vuoden 2020 tilinpäätös oli taloudelliselta tulokseltaan erinomainen, ylijäämää syntyi 4.987.565 ja taseen kertynyt ylijäämä on sen jälkeen 14.547.258 valtion kertaluonteisesta 5 miljoonan euron koronatuesta ja yhteisöveron jako-osuuden korotuksesta johtuen. Talouden tunnusluvut Uusikaupunki 2020 Uusikaupunki 2019 Asukasmäärä 15 377 15 515 Vuosikate % poistoista 185,1 54,6 Vuosikate /asukas 844,18 233,3 Lainakanta (milj. ) 44 43 Lainat / asukas 2 839 2 768 Omavaraisuus % 60,9 58,6 Suhteellinen velkaantuneisuus 47 45 % Verotulot / asukas 4 318 4 169 Valtionosuudet / asukas 2 080 1 534 Toimintakate / asukas -5 621-5 544 Tilikauden tulos /asukas 352-194 Kertynyt ylijäämä / asukas 946 616 7
4.2. Valtuustokauden tilastoja Verotulot ja asukasmäärä Hyvä työllisyystilanne ja uudet työpaikat ovat pitäneet Uudenkaupungin verotettavien tulojen kasvun/asukas viime vuosina koko maan ja vertailuryhmien tasolla. Asukasmäärän kohdalla tavoitteet eivät ole toteutuneet, vaan se on edelleen laskusuuntainen. Verotulot 67 000 000 19 000 66 000 000 18 500 Euroa 65 000 000 64 000 000 63 000 000 62 000 000 61 000 000 60 000 000 18 000 17 500 17 000 16 500 16 000 15 500 15 000 Asukasmäärä 59 000 000 2017 2018 2019 2020 14 500 Verotulot Asukasmäärä 31.12. Valtionosuudet Valtionosuuksien kasvu vuonna 2020 johtui valtion koronatuesta. Valtionosuudet 35 000 000 18 000 30 000 000 17 500 Euroa 25 000 000 20 000 000 15 000 000 10 000 000 17 000 16 500 16 000 15 500 Asukasmäärä 5 000 000 15 000 0 2017 2018 2019 2020 14 500 Valtionosuudet Asukasmäärä 8
Palvelujen ostot Palvelujen ostot vähentyivät edelliseen vuoteen verrattuna, mikä johtui suurelta osin erikoissairaanhoidon kulujen laskusta. Erikoissairaanhoidon kulut Erikoissairaanhoidon kulut ovat kääntyneet laskuun viime vuosien aikana. Suotuisaan kehitykseen on vaikuttanut ennen kaikkea pitkäjänteinen kehittämistyö ja yhteistyö erikoissairaanhoidon kanssa. Vuoden 2020 luvuissa näkyy osin myös koronapandemian aiheuttamaa hoitovajetta. Erikoissairaanhoidon käyntejä on jonkin verran peruutettu ja siirretty. 23 000 000 22 500 000 22 000 000 21 500 000 Erikoissairaanhoidon kulut Euroa 21 000 000 20 500 000 20 000 000 19 500 000 19 000 000 18 500 000 2017 2018 2019 2020 9
Henkilöstön määrä ja henkilöstökulut Henkilöstökulujen laskuun vuonna 2020 vaikutti muun muassa. se, että uusia perustettuja vakansseja (yht. 21 kpl) ei täytetty heti alkuvuodesta, jolloin palkkauskustannuksista tuli säästöjä. Lisäksi ulkopuolisten sijaisten käytön ohessa pystyttiin hoitamaan sijaisuuksia myös sisäisillä järjestelyillä. Henkilöstö Euroa 52 000 000 51 000 000 50 000 000 49 000 000 48 000 000 47 000 000 46 000 000 45 000 000 2017 2018 2019 2020 1 500 1 450 1 400 1 350 1 300 1 250 1 200 1 150 1 100 1 050 1 000 Määrä Kulut Henkilöstömäärä Henkilöstön poissaolot Henkilöstön terveysperusteiset poissaolot ovat vähentyneet. Tätä selittää tehokas ennaltaehkäisevä työ aktiivisen tuen mallin mukaisesti. Vuonna 2020 koronapandemian vaatimien suojatoimien ansiosta muut hengityselinsairauksien aiheuttamat poissaolot vähenivät. Poissaolot 25 000 900 Terveysperusteiset, päiviä 20 000 15 000 10 000 5 000 800 700 600 500 400 300 200 100 Tapaturmapoissaolot, päiviä 0 2017 2018 2019 2020 0 Terveysperusteiset Tapaturmapoissaolot 10
4.3. Muut havainnot Koronavuoden haasteet Kaupungin henkilöstö sopeutui olosuhteisiin nähden joustavasti koronavuoden haasteisiin. Etätyöhön, etäkokouksiin, etäkouluun ja etänä tarjottaviin palveluihin kyettiin siirtymään hyvin lyhyellä varoitusajalla. Sähköinen allekirjoitus otettiin kaupungissa käyttöön. Kaupungin tietohallinnolla on ollut hyvät valmiudet toteuttaa tilanteen vaatima digiloikka. Ikäihmisten palvelut Ikäihmisten palveluissa tehdyt organisaation muutokset ovat vaikuttaneet positiivisesti. Sairaspoissaolot ovat vähentyneet ja työtyytyväisyys lisääntynyt. Kaupungin liikelaitokset Liikelaitokset ovat tehneet erittäin hyvää tulosta. Sivistys- ja hyvinvointikeskushanke SiHy-hanke on edennyt valtuuston päätösten mukaisesti. Sekä päättäjiä että kuntalaisia on informoitu hankkeesta varsin kattavasti. Kiinteistöjen myynti Pitkään suunnitelmissa ollut kaupungin omistamien vanhojen kiinteistöjen myynti on käynnistynyt. Kaupungilla on kuitenkin omistamistaan rakennuksista korjausvelkaa yli 40 miljoonaa euroa. Tilintarkastuksessa esiin nousseet asiat Tilinpäätöksen laadinnassa ei ole kaikilta osin kiinnitetty riittävää huomiota rahastosijoitusten arvostamiseen hankintahintaan. Tilintarkastuksessa asiasta on huomautettu jo vuoden 2019 tarkastuksessa. Asia tulee ehdottomasti huomioida seuraavan tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä. Lahjoitusvarojen arvopapereiden sisältö on epäselvä, asiasta on huomautettu jo vuoden 2019 tilintarkastuksessa. Asia tulee selvittää nopeasti. Puutteellinen valitusosoitus SiHy-hanketta koskevien valitusten yhteydessä ilmeni, että kaupungin käyttämä valtuuston kokousten pöytäkirjoihin liitettävä valitusosoitus oli puutteellinen, mistä Turun hallinto-oikeus päätöstensä yhteydessä kaupunkia huomautti. Valitusosoitusta on tämän jälkeen täsmennetty. Kaavoitus Vanhentuneet yleiskaavat tulisi saattaa ajan tasalle ja alueet, joilla yleiskaavaa ei vielä ole, tulisi saattaa yleiskaavan piiriin. SiHy:n kohdalla asemakaavamuutos olisi tullut tehdä jo hyvissä ajoin ennen hankintapäätöstä. Teollisuusjätevesisopimukset Alueelliset teollisuusjätevesisopimukset eivät ole edenneet toivotulla tavalla. 11
Sisäilmaongelmat Sisäilmaongelmat aiheuttavat edelleen terveyshaittoja kaupungin kiinteistöissä. Lisämäärärahat investoinneille Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota toimintatapaan, jossa investoinneille haetaan lisämäärärahoja lisätalousarviossa, vaikka talousarviossa myönnetyt rahat olisivat vielä käyttämättä. Kiinteistöyhtiöiden vastavakuudet Kuntalain 129 :ssä on säädetty lainan taikka takauksen tai muun vakuuden antamisesta. Kuntalain mukaan kunnan myöntämä laina, takaus tai muu vakuus ei saa vaarantaa kunnan kykyä vastata sille laissa säädetyistä tehtävistä. Kunta ei saa myöntää lainaa, takausta tai muuta vakuutta, jos siihen sisältyy merkittävä taloudellinen riski. Kunnan edut tulee turvata riittävän kattavilla vastavakuuksilla. Tilintarkastajan suorittamassa tarkastuksessa on käyty läpi kaupungin saamia pantteja ja todettu, että on epäselvää, onko vastavakuuksia kaupungin myöntämille lainoille tai lainan takauksille saatu. Saadut pantit niihin liittyvine kaupunginvaltuuston päätöksineen tulee jatkossa dokumentoida, niin että ne ovat löydettävissä ja on seurattava, että vaaditut vastavakuudet myös saadaan. Valtuustoaloitteiden valmistelun hitaus Keskeneräisiä aloitteita on 8 kpl, vanhin peräti vuodelta 2010. Kaupunginhallituksen päätöksessä sen informoidessa vuosittain valtuustoa edellisvuoden ja sitä vanhempien aloitteiden käsittelystä on hallintokunnille kehotus kiirehtiä keskeneräisten aloitteiden käsittelyä. Tarkastuslautakunta ehdottaa määräajan asettamista aloitteiden käsittelylle. 4.4. Edellisten vuosien arviointikertomusten pohjalta tehtyjen toimenpiteiden arviointi Kaupungin strategia Strategiaa ei ole päivitetty tarkastuslautakunnan huomautuksista ja toimintaympäristössä tapahtuneista muutoksista huolimatta. Kalannin koulut Vakavien sisäilmaongelmien aiheuttama tilanne Kalannin kouluissa on jatkunut kohtuuttoman pitkään. Panostuksista huolimatta asiaa ei ole saatu kuntoon, vaan tilanne on ajoittain pahentunut. Onko korjaussuunnitteluun ja korjaustöiden valvontaan panostettu riittävästi? Sekä oppilaat että henkilökunta ovat kärsineet sisäilmaongelmien seurauksista. Terveyskeskus A-sairaalan ja ns. vihreän talon remontti on valmistunut hitaammin kuin odotettiin. Muutto on viivästynyt ja henkilökunta kärsii edelleen tilojen terveyshaitoista. Remonttien kustannukset ovat nousseet suunnitellusta. 12
5. TOIMENPIDE-EHDOTUKSET Tarkastuslautakunta toimittaa arviointikertomuksensa valtuustolle tiedoksi ja toimenpiteitä varten sekä viittaa edellä mainituissa tarkastuslautakunnan havaintoja -kohdassa mainittuihin huomautuksiin ja kommentteihin. 13
fatd UUSIKAUPUNKI 6. ALLEKIRJOITUKSET 21. 5:2021,^'^X-^'/^L- Veera Kattanen y.^ Veli-Matti Virtanen [LSL^T^- ^J-C' Leena Anto.^ Jouko Antola '~,^/lf y ^ Pertti Haverinen ^ /^-. ^A Eija Maikola