Organisaatiouudistus uusien työtapojen mahdollistajana Hannu Lappi johtaja Tulli 9.12.2014 1
Tullin organisaatio Hallintopalvelut: Henkilöstö-, talous- ja materiaalihallinto järjestelmät ja veroreskontra Työnantaja- ja tukipalvelut
Tullitoimipaikat Tullissa työskenteli vuoden 2013 lopussa 2 319 henkilöä. Suomen tulli edistää tavarakaupan sujuvuutta ja varmistaa sen oikeellisuuden kantaa tehokkaasti tavaraverot tarjoaa palveluita asiakaslähtöisesti suojaa yhteiskuntaa, ympäristöä ja kansalaisia
Tullin veronkanto Kokonaiskanto 10,3 miljardia Arvonlisävero 2,4 miljardia Valmisteverot 6,6 miljardia - Energiaverot 4,2 miljardia - Alkoholijuomavero 1,3 miljardia - Tupakkavero 0,9 miljardia Autovero 0,9 miljardia
Tullin rooli valvontayhteistyössä VM Verohallinto, Tilastokeskus Vientivalvonta, yritystarkastus, harmaa talous, tilastoyhteistyö SM Poliisi, Rajavartiolaitos PTR, Rikostorjunta, aseet, käteinen raha, passintarkastus, tietojärjestelmät LVM Trafi, Viestintävirasto MMM Evira, Mavi Raskaan liikenteen valvonta, satamissa noudatettavat turvatoimet, radio- ja telepäätelaitteet Feoga, elintarvikkeet, kasvi- ja eläintaudit UM Tal.ulkosuht.osasto, poliittinen osasto Kaksikäyttötuotteet ml. joukkotuhoaseet, kansainvälisen kaupan säädökset (esimerkiksi tullausarvo ja alkuperä) STM Fimea, Valvira, STUK OKM Tekijänoikeusjärjestöt, Museovirasto Huumeet, lääkkeet, alkoholi, tupakka, säteilevät aineet Tekijänoikeudet, kulttuuriesineet YM Syke, Öljysuojarahasto Jätteet, kemikaalit, CITES, öljysuojamaksu TEM Tukes, Patentti- ja rekisterihallitus PLM Puolustusministeriö Kemikaalit, kulutustavarat, räjähdysaineet, teollisoikeudet Puolustustarvikkeet OM Valtakunnansyyttäjänvirasto Esitutkinta ja syyteasiat
Toimitilamenojen kehitys Toimitilamenot ovat kasvaneet noin 3,7 me eli 33,5% vuosina 2006 2013. Pasilan monitilahanke tuottaa n. 0,5 M vuotuiset säästöt 2014-2015 alkaen 6
p.k.vvvv Tilaisuus / Tekijä 7
p.k.vvvv Tilaisuus / Tekijä 8
p.k.vvvv Tilaisuus / Tekijä 9
Pasila- toimistotyöympäristökonsepti 10
pohjoinen C B A Pasila N. 750 henkilöä muuttaa 10 eri osoitteesta Pasilaan: Toimistotilat 6 kerroksen B-siivissä ja 7. ja 8. kerroksen B- ja C-siivissä, erityis- ja sosiaalitiloja kellarikerroksissa 2. kerroksessa asiakaspalvelutilat ja kokouskeskus Sekä tilat että toimintatavat muuttuvat Oleellista on toiminnan tukeminen kehittämällä uutta työympäristöä (sijainti, sisäilma, akustiikka, yhteistilat ) Mahdollistetaan uudet työn tekemisen muodot (monitilaympäristö, langaton verkko, riittävät kokoustilat ) Säästö n. 0,5 M /vuosi + tukitoiminta- ja logistiikkahyödyt etelä 11
Tullin toimitilastrategiaa kehitetään valtion uuden toimitilastrategian pohjalta Sovelletaan 21.4.2012 valmistunutta Pasilatoimistotyöympäristö-konseptia (ks. Intra / ilmoitustaulut / Pasila-hanke) Pasilassa on toimistotilaa 17,65 m2 / työpiste Tämä vastaa valtion toimitilastrategian tavoitetta Vastaavia konseptiratkaisuja on eri hallinnonaloilla Yhdessä ydintoiminnan kanssa kehitettävät konseptiratkaisut, suunnitteluohje ja mittarit vähentävät virheriskejä ja selkeyttävät tilojen hankintaprosesseja Työympäristöä kehitetään yhdessä henkilöstö-, tieto- ja toimitilahallinnon sekä viestinnän kanssa 12
Ennustamisen vaikeus ja muuntojoustavuuden merkitys Minkälainen on palveluverkosto 5 vuoden kuluttua? Paljonko on henkilöstöä, asiakkaita, sähköistä asiointia, etätyötä? Miten luovutaan tilasta paikkakunnalla, josta kaikki muutkin lähtevät? Miten laajennat jos yhtäkkiä kaikki onkin toisin Työympäristöratkaisuihin ja -sopimuksiin liittyvän muuntojoustavuuden merkitystä ei voi liikaa korostaa, kun jo parissa vuodessa organisaatiomuutos vanhentuu ja uusi on ovella. Ratkaisujen pitää olla yhteiskuntavastuullisia elinkaaren aikana, mutta elinkaari saattaa olla lyhyt, investointia ei pystytä kuolettamaan ja huolella räätälöidyt tilaratkaisut erikoisdetaljeineen menettävät merkityksensä 13
Tietohallinnon merkitys irti paikasta Maksamme yhtaikaa perinteisistä tiloista ja laadukkaasta mobiili- ja virtuaaliympäristöstä Henkilöstöhallinnon ja johtamisen käytännöt eivät ole vielä muuttuneet, vaikka tekniikka antaa siihen mahdollisuudet Sähköinen asiointi, liikkuva työympäristö ja toimivat verkkoyhteydet mahdollistavat palveluiden tarjoamisen myös harva-alueille Autot jo nyt toimistotilana, tarvitaan luotettavat yhteydet ja toimivat tietohallinnon järjestelmät Pääkaupunkiseudun työssäkäyntialue on jo laajentunut n. 2 tunnin säteelle miten määritellään tulevaisuudessa liikkuvan työn työmatka, päivärahat, työajan seuranta, vakuutukset, tietoturva 14
Henkilöstöhallinnon merkitys Johdon sitoutuminen ja osallistuminen on välttämätöntä työympäristömuutosten onnistuneelle läpiviennille. Saavutetun edun menetys arvioidaan suuremmaksi riskiksi kuin tulevan potentiaalin käyttämättä jättäminen se mitä ei ole vielä edes saanut ei tunnu menetyksenä kovinkaan raskaalta. On vaikea uskottavasti etukäteen kuvata työhön ja työympäristöön liittyvien muutosten etuja. Ne täytyy itse kokea. Oman huoneen menetys on edelleen suurin pelon aihe siihen tottuneille. Tiloihin liittyy myös vahva hierarkinen lataus. Yhä useammat asettavat fyysisen ympäristön edelle hyvin toimivat yhteydet ja laadukkaat mobiililaitteet. Hajautuneen tiimin johtaminen edellyttää uutta osaamista. 15
Valtion uusi toimitilastrategia Ehdotuksessa valtion uudeksi toimitilastrategiaksi on kuvattu toimitilojen strateginen merkitys. Uusi työympäristö tukee muuttuvia toimintatapoja kuten monipaikkaista työtä ja sähköisiä työtapoja. Teknologiaratkaisujen, langattoman verkkoyhteyden ja siirrettävien työasemien merkitys ja yhteys toimitilaratkaisuihin on tunnistettu. Toimintaa tukeva, taloudellinen ja energiatehokas toimistotyöympäristö on mahdollista saada esitetyllä muuntojoustavalla monitilaratkaisulla. Toimistotilan määrittely helpottaa ja yhdenmukaistaa tunnuslukujen laatimista. Ehdotuksessa on hyvin kuvattu tarve luoda mittarit ja konseptit myös erityistiloille vastaavien hyötyjen aikaansaamiseksi. Ehdotus painottaa tilankäytön tehostamista ensisijaisena toimenpiteenä tilakustannusten hallitsemiseksi. Myös käyttöasteen merkitystä ja sen mittareita on kuvattu. 16
Mahdollisuudet Työympäristön muutoksen hallinnan osaaminen kehittyy onnistuneiden pilottiratkaisujen myötä Pasilan I vaiheen kokemusten hyödyntäminen Konseptiratkaisut keventävät prosesseja ja vähentävät virheriskejä Talouden tiukat reunaehdot pakottavat uuteen ajatteluun ja yhteistyöhön Yhteiset kilpailutukset, synergiahankkeet ja asiantuntijaverkostot johtavat parempaan tiedonkulkuun ja onnistumisten hyödyntämiseen Jo tehdyt ratkaisut ovat tuottaneet hyviä tuloksia, ja kehittämismahdollisuuksia löytyy edelleen. Osaamisen ja kokemusten pohjalta kyetään hallitsemaan kustannuksia, asettamaan tavoitehinta, sitoutumaan kiinteään vuokraan, sijoittamaan hankeriski oikein. 17
Kiitos! 18