kone- ja teknisen kaupan hallintaan

2010 Tehok as ohjelmis tor atkaisu kone- ja teknisen kaupan hallintaan

KONE- J A TEKNISEN K AUPA N KOKON A ISOHJELMIS TO V A L M I I K S I H I O T T U R A T K A I S U K O N E A L A N A M M A T T I L Konekauppa ja huoltotoiminta vaativat tuekseen työkalut tehokkaaseen tiedon hallintaan. Koneiden myynnin lisäksi varaosa- ja huoltopalvelut vaativat suuren määrän nopeasti päivittyvää tietoa. Vaihtokoneiden ja niiden kannattavuuden hallintaan ei monissa yrityksissä ole käytettävissä asianmukaisia työkaluja. Tuote- ja hintainformaation pitää olla reaaliajassa, samoin kuin tilausten ja varastokyselyiden tulee tapahtua ilman välivaiheita. Konealalla eri tuotenimikkeitä on satoja tuhansia, ja niistä varastoitavia voi olla useita tuhansia. Varaosien tuotekoodit muuttuvat usein, ja uusia nimikkeitä tulee kuukausittain. Varaston tehokas ylläpito, inventointi ja epäkuranttien tuotteiden tunnistaminen eivät onnistu ilman tietoa sekä varastosta, tuotteiden ostoista että myynneistä. 2 KoneFutur-ohjelmisto on kehitetty ratkaisemaan toimialan haastavat tarpeet. Konealalla ohjelmisto on käytössä jo yli sadassa yrityksessä. Yhdessä autoalan ohjelmistojen kanssa FuturSoftin ohjelmia käytetään jo yli tuhannessa yrityksessä. KoneFutur on tehty konekaupan erityistarpeisiin Tekniseen alaan erikoistuneella FuturSoft Oy:llä on yli viidentoista vuoden kokemus autoalan ohjelmistoista. Samaa varaosalogistiikan, huoltotöiden hallinnan ja pienyritysten toiminnanohjauksen osaamista on hyödynnetty konekauppaan kehitetyssä KoneFuturissa. Ohjelmisto sisältää kaikki konekauppaa harjoittavan yrityksen yleiset toiminnot, kuten maahantuojien hinnastojen käytön kassajärjestelmän maksukorttijärjestelmän laskutuksen ja myyntireskontran korjaamotoiminnot ja ajanvarauksen ostotilaukset ja varastonvalvonnan ostoreskontran liitännät useisiin kirjanpito-ohjelmistoihin (osa optiotoimintoja)

I L A I S E L L E Kuva: Valttori Oy Integroituna ohjelmana KoneFutur käsittelee kaikkia yrityksen tietoja yhtenä selkeänä ja varmatoimisena kokonaisuutena. Perustoimintojen ohella yrityksen toimintaa voidaan kehittää mm. nopeasti tehtävillä kustannusarvioilla, tilaussopimuksilla ja automaattisilla tekstiviesteillä asiakkaille. Huoltotoiminnassa pystytään hyödyntämään mm. suora ajoneuvotietojen haku AKE:lta, tarkat huoltohistoriat ja täsmälliset työaika- ja varaosatiedot. Kaikissa toiminnoissa on painotettu helppokäyttöisyyttä, jonka vuoksi ohjelma on nopea omaksua. Ohjelmisto on suunniteltu erityisesti: pienkoneliikkeille konekorjaamoille moottoripyörä-, kelkkaja ATV- liikkeille maatalous- ja metsäkoneliikkeille veneliikkeille Ohjelmisto on myös usean merkin sopimushuoltojen käytössä. KoneFuturilla hallitset kokonaisuuden Lähtökohtana on, ettei yritys joudu käyttämään useita ohjelmia eri toimintojensa hallintaan. Erillinen laskutusohjelma, kassakone, maksupääte, huollon varauskirja, tilausvihko, käsilähetteet, Excelhinnastot ja toimittajien netti - tilausjärjestelmät merkitsevät tiedon sirpaloitumista. Lisäksi hinnat eivät useinkaan pysy ajan tasalla, raportointi on hankalaa ja aika menee rutiiniluonteisiin tehtäviin. Sähköiset varaosaluettelot ja hinnastot Taloushallinnon toiminnot Kone- ja varaosamyynti sekä vaihtokonehallinta Korjaamotoiminta ja oman kaluston seuranta Ostot ja yhteydet maahantuojiin 3

KONE- J A TEKNISEN K AUPA N KOKON A ISOHJELMIS TO L A A T U A J A S A U M A T O N T A T O I M I N T A A K O N E K A U P P A A N KONEMYYNTI KoneFutur on laajan käyttäjäkunnan ansiosta kustannustehokas ratkaisu pk-yritykselle. Ohjelmisto on hinnoiteltu joustavasti käyttäjämäärän mukaan, alkaen yhden koneen ratkaisusta. Yritys voi hankkia vain ne toiminnot, joita se omassa toiminnassaan tarvitsee. Kokonaisuutena, verrattuna perinteisiin ratkaisuihin, KoneFuturilla voidaan tuoda yrityksen toimintaan ajansäästöä, vapautua turhista työvaiheista ja saada yrityksen tiedot reaaliaikaiseen yhtenäiseen muotoon. Kauppatapahtumia voi olla hyvin monenlaisia erikokoisissa kaupoissa. Tuotteita voidaan myydä joko suoralla kaupalla tai vaihdokin kanssa, usein varusteineen, joko varastosta tai tehdastilauksina. Kauppatapahtuma voidaan tehdä joko suoraan tai tilauksen ja tarjouksen kautta. Vaihdokeille voidaan tehdä huoltoja ja kirjata kuluja. Näiden perusteella saadaan sekä tietoon vaihtokoneketjujen todelliset katteet että marginaaliverotuksen erittelyt kirjanpitoon. Nämä ja muut konemyynnin toimintatavat onnistuvat KoneFuturilla joustavasti nopeuttaen asiakaspalvelua. KoneFuturin rakenne Taloushallintoyhteydet Kassajärjestelmä Maksukorttijärjestelmä Laskutus ja myyntireskontra AKL-kauppasopimukset Vaihtokoneiden käsittely Ostotilaukset KONEMY YNTI Varastonhallinta 4

VARAOSA- JA VARUSTEMYYNTI Ohjelmistoon voidaan ajaa maahantuojien hinnastot. Näiden avulla omat osto- ja myyntihinnat ovat ajan tasalla ja tuotteet myydään oikealla katteella. Hinnoittelu voidaan tehdä myös omaksi, antamalla halutut katteet tuoteryhmille. Ajan tasalla olevien tuotetietojen ja tilaus - koodien perusteella myös tilaustoiminta auto - matisoituu. Myyjällä on myyntilanteessa aina näkyvissä asiak kaan myyntihistoria hintoineen. HUOLTOTOIMINTA Huoltotilauksissa sovitut asiat voidaan kirjata jo varaushetkellä koneelle, jossa tiedot säilyvät oikeana työn luovutukseen asti. Työlle voidaan korjauksen aikana lisätä helposti tuotteita ja työvaiheita. Ajanvarauksella voidaan puolestaan helpottaa työajan suunnittelua. Kaikki huollot ja korjaukset näkyvät huoltohistoriassa, esimerkiksi seuraavan huollon yhteydessä. Ajankäytöstä ja tehokkuudesta saadaan raportit asentajittain. Myynti nopeutuu ja virheet välttyvät viivakoodeja käyttämällä. Tilaus tarpeet voidaan lisätä tilaus - kantaan myynnin yhteydessä, tai varastoa voidaan pitää yllä ennalta määrättyjen rajojen avulla. VAR AOSA- JA VARUSTE- MY YNTI HUOLTO- TOIMINTA Maahantuojien hinnastojen käsittely Tuoteluetteloiden käsittely Sähköiset tilaukset Korjaamotoiminnot Ajanvaraus Tekstiviestit asiakkaille ja AKE-ajoneuvokysely 5

KONE- J A TEKNISEN K AUPA N KOKON A ISOHJELMIS TO C A S E S N E L L M A N M O T O S P O R T Snellman Motosport on motoalan erikoisliike Porvoossa. Yrityksen edustuksiin kuuluvat uudet Yamaha-moot toripyörät, mopot, mönkijät, kelkat sekä veneilyyn liittyvät tuotteet. Vauhdikasta motokauppaa Itä-Uudellamaalla Snellman Motosportin varuste valikoi ma on myös laaja, ja yrityksellä on myös oma maahantuonti edus- Stus mm. Silkolene-kemikaaleille ja ATV- lisävarusteille. Lisäksi yritys toi mii valtuutettuna Yamahan ja Suzukin moottoripyörien merkki huoltona omalla alueellaan. Toiminnan vetäjinä ovat yri tyk sen omistajat Harry Snellman ja Markus Tiihonen. Nykyisellä konseptil laan Snellman Motosport on toimi nut vuodesta 2004, nykyisin yhteensä kuuden ihmisen voimin. Kartoituksella alkuun Kun toimintaan alettiin panostaa vuonna 2004, tuli eteen myös sopivan paremmin toimintaa ohjaavan tietojärjestelmän kartoitus. Lopulta vuoden lopulla päädyttiin KoneFutur-ohjelmistopakettiin sen parhaimman sopivuuden perustella. Alalla silloin tunnettuja ohjelmistotaloja kävi esittelemässä, mutta tuntui että sopivuus ja hinta eivät olleet kohdallaan, kertoo Markus Tiihonen. Todettiin, että Kone- Futur täyttää meidän vaatimamme tarpeet toimintojensa puolesta. Futursoftin joustava palveluasenne oli kuitenkin päätöksessä silloin ratkaisevaa, toteaa Tiihonen. 6 Snellman Motosportille moottoripyörät ovat tärkein tuoteryhmä Käyttöönotto askel kerrallaan Ohjelmisto otettiin aluksi kolmen koneen verkkokäyttöön kassamyyntiin, ostotilausten tekoon ja toimistokäyttöön. Sillä korvattiin käytännössä aiemmat erilliset laitteet ja ohjelmat, kuten kassakone, laskutusohjelma, korttipääte ja paperiset huoltomuistiot. Toiminnot on opittu suhteellisen helposti ja ohjelmisto on helppokäyttöinen, tilaustoiminnat pelaa ja sähköiset hinnastot tukkureilta on käytössä, kertoo Kris tian Snellman, joka toimii yrityksessä mm. töiden vastaanotossa. Aina toki on erilaista toivomista ohjelmistoissa ja kehitystä tulossa, mutta FuturSoftin kanssa yhteistyö on ollut joustavaa, jatkaa Kristian. Nyt yrityksellä on käytössä ohjelma viidellä työasemalla. Lisäksi järjestelmää voidaan käyttää kotikoneilta etäkäytöllä. Tuotevalikoima laajenee oman maahantuonnin vuoksi, ja siinä on avuksi, että ohjelmaan on saatu myös maahantuonnin toiminnot, ilman usean ohjelman käyttöä, Kristian kertoo. Sujuvuutta huollon toimintaan Huoltokorjaamon toimintoja aluksi jonkin aikaa opeteltiin, mutta pian yritys pääsi sisään niidenkin käyttöön ja lisäkoneita on tullut käyttötarpeen laajentuessa. Toni Tiihonen, joka vastaa korjaamon toiminnasta toteaakin: Saimme juuri sisään ajettua myös sähköisen ajanvaraustoiminnon, ja kaikki varaukset hoidamme sitä kautta. Kaikkinensa korjaamolla ollaan tyytyväisiä huollon vaatimien toimintojen helppouteen. Kehitystä koko ajan Käyttöönoton jälkeen yritys on ottanut käyttöön jo monia tilausliitäntöjä, sitä mukaa kun niitä on tullut saataville. Moniin yrityksen tärkeisiin tavarantoimittajiin yhteydet ovat jo kovassa käytössä, mutta muutamille maahantuojille hankkeet ovat työn alla. Jatkossa myös kyselyt rahoitusyhtiölle on suunnitteilla saada toimintaan suoraan ohjelman kautta. Uusia toimintoja on tullut koko ajan ohjelmaan käyttöönoton jälkeen, ja meidänkin toiveita on kuultu. FuturSoftin tuotekehitys ja tukipalvelut ovat erittäin toimivia ja kokonaisuutena he toimivat kauppiaiden ehdoilla ja oikealla kustannustasolla, Markus toteaa lopuksi.

C A S E K O N E L I I K E O L E N I U S Koneliike Olenius otti Kone- Futur-ohjelmiston käyttöön vuoden 2007 alussa. Perinteikäs, vuonna 1979 perustettu yritys on yksi vanhimmista koneliikkeistä Helsingissä. Se toimii Kehä I:n varrella Pihlajamäessä ja edustaa tunnetuimpia pienkonemerkkejä, kuten Husqvarna, Jonsered ja Honda. Ohjelmiston vaihto pitkän projektin tulos O Ohjelmisto toimii liikkeessä viidellä koneella, ja omistajilla on etäyhteys kotoa. Ohjelmistoa käytetään niin konemyynnissä, huollossa kuin varaosamyynnissäkin. Ostotoiminta ja varasto hallitaan ohjelman kautta. Käytössä ohjelman moduuleista ovat esimerkiksi maksukorttitoiminnot ja langaton tiedonkeruupääte. Yrityksessä ohjelmiston vaihtoa oli mietitty jo muutaman vuoden ajan ennen päätymistä Kone Futuriin. Toiminnan tehostamisen halu ja uudet tarpeet loivat tarvetta uuden ohjelmiston hankintaan. Tärkeää oli saada vähennettyä ohjelmiston avulla ns. ylimääräisiä töitä ja iltatöitä. Myös varastoja huoltotoimintamme tarvitsivat ehdottomasti tätä alaa palvelevan ohjelmiston, kertoo kauppias Kenneth Olenius ja jatkaa. Olimme seuranneet markkinoilla olevia vaihtoehtoja ja kuunnelleet eri käyttäjien mielipiteitä kollegoilta. Näistä osalla oli Kone- Futur käytössä. Nämä suosittelivat, ja halusimme toimia sellaisen ohjelmistotoimittajan kanssa, joka kuuntelee myös meidän toiveita ja tarpeita. Käyttöönotto sopivasti ennen sesonkia Ohjelman käyttöönotto päätettiin to- teuttaa vuoden alussa, kun sesonki ei ole vielä päällä. Ensin asennettiin ohjelmat ja annettiin peruskoulutus. Sen jälkeen annettiin henkilöstön harjoitella, ja käyttöönotto suoritettiin tutustumisjakson jälkeen. Kenneth Olenius oli tyytyväinen käyttöönoton sujuvuuteen. Käyttöönotto hiljaisella ajalla ja kahdessa osassa oli erittäin onnistunut valinta. Tällä lailla saimme harjoitella henkilöstön kanssa ajan ennen kuuminta sesonkia. Käyttöönottoon liittyy aina riskejä, jos projektia ei suunnitella kunnolla. Oleniuksella kaikki sujui suhteellisen moitteettomasti ja omistajan pelkäämiä ongelmia tuli aika vähän. Käyttöönotto sujui yllättävän helposti, pelkäsimme aivan suotta. Henkilökunta on ottanut ohjelman vastaan erittäin hyvin, huomioiden että joukossa on kavereita, jotka eivät ole olleet juurikaan tekemisissä tietokoneiden kanssa. Ohjelmassa on totta kai niin paljon opittavaa ja ominaisuuksia, että opimme niitä päivä päivältä enemmän käyttämään ja hyödyntämään, Kenneth muistelee käyttöönottoa. Tukipalveluita olemme tarvinneet käyttää aika vähän, mutta apua helpdeskistä on aina saatu kun sitä on tarvittu, toteaa Olenius tukipalveluiden käytöstä käyttöönoton jälkeen. Huoltotöiden ja tilausten hallinta helpottunut Koneliike Olenius on merkittävä pienkoneiden huoltaja Helsin gissä. Sen kautta kulkee 2 000 2 500 konetta vuodessa. Tästä syystä myös huoltotöiden helppo hallittavuus ohjelmistolla oli tärkeä kriteeri ohjelmistoa valittaessa. Ohjelma on auttanut ja helpottanut valtavasti tilausten tekoa ja huoltotöiden hallintaa. Töiden valmistumisilmoitukset tekstiviestillä ovat olleet erittäin hyvä toiminto perushuoltotoimintojen lisäksi. Raportointi ja seuranta ovat Puutarhakoneet ovat tärkeässä osassa Koneliike Oleniuksella. myös parantuneet ja helpottuneet verrattuna vanhoihin aikoihin, kommentoi Olenius. Huollossa ovat jääneet pois kyssärit kuten MITÄ TÄS- SÄ LUKEE? ja niin edelleen. Laitteiden luovutus on nopeutunut, ja dokumentit ovat selkeät ja ammattimaiset ja antavat myös asiakkaalle laadukkaan vaikutelman. Viivakoodin lukijat ja tarratulostus ovat olleet myös ahkerassa käytössä, ja helpottaneet myös päivittäisten rutiinien tekoa. Mitä jatkossa? Sesongin jälkeen tulemme ottamaan lisää toimintoja käyttöön, kertoo Olenius ja jatkaa, Kehitystä pitää olla joka asiassa ja odotam me kovasti, mitä seuraava versio tuo mukanaan. On hyvä, että Futur- Soft kuuntelee, ja on halukas vastaamaan myös pienempien käyttäjien toiveisiin ja tarpeisiin. 7

KONE- JA TEKNISEN K AUPAN KOKONAISOHJELMISTO KoneFuturin perusominaisuuksia Kassamyynti Laskutus ja lähetteiden käsittely Myyntireskontra Asiakastilaukset Tarjousten teko Varastonhallinta Ostotilaustoiminta Sähköisten hinnastojen käsittely Vaihtokoneiden ja niiden kulujen hallinta Raportointitoiminnot Asiakaskampanjoiden teko Tuotevertailujen käyttö Liitäntä pankkiohjelmiin Sarjanumeroseuranta Lisätoiminnot Korjaamotoiminnot Ajanvaraus graafisella kalenterilla Maksukorttitoiminnot Tekstiviestitoiminnot työn valmistumisesta tai tilatun tuotteen saapumisesta Kellokorttitoiminnot Ostoreskontra Liitännät useisiin kirjanpito-ohjelmiin Rahtikirjojen tulostus Finvoice-verkkolaskutus ekirje-/ipost-laskutus Tuotetarrojen tulostus, mm. viivakoodein Monimyymälätoiminnot Sisäinen laskutus Monikielitoiminnot Sähköisten tilausten ja vahvistusten käsittely Verkkokauppaliitännät Maahantuontitoiminnot Sähköisten tilausten vastaanotto FuturSoft Oy FuturSoft Oy on teknisen kaupan alan tietotekniikkaan erikoistunut suomalainen ohjelmistoyritys, joka kehittää monipuolisia ohjelmistoratkaisuja ja -palveluita alan tarpeisiin. Tärkeimmät asiakasryhmät ovat varaosaliikkeet, koneliikkeet ja korjaamot. Asiakasketjuja mm. AD, Autoasi, Autofit, Fixus, Husqvarna ja Osaset. Hinnastot luettavissa mm. seuraavilta toimittajilta All Right Agrimarket / JD Agritek Bombardier Brandt Duell Bikecenter Elfving Helkama Husqvarna Isojoen Konehalli Jonsered John Deere Forestry Kaha KTM Koivunen Komatsu Forest Konekesko Maritim Motoral Promotor Sandman & Nupnau S.G. Nieminen Stiga Sumeko Valtra Volvo Penta Wurth Yanmar Örum Näistä usealle myös suora tilaus-, varastokysely- ja varaosaluetteloliitäntä Laitteistovaatimukset Windows Vista Business / XP / 2000 Pentium 2 Ghz > tai vastaava Keskusmuisti 512 MB, suositus min. 2 GB 20 GB vapaata kiintolevytilaa, suositus min. 80 GB FuturSoft Oy Lars Sonckin kaari 16 02600 Espoo Puh. 0207 288 730 www.futursoft.fi Lue lisää: www.futursoft.fi Ota yhteyttä: aspalvelu@futursoft.fi