Opas pk-yritykselle Ekokompassiympäristöjärjestelmän toteuttamiseen ja ylläpitoon Sovelluksia
1. Johdanto... 3 2. Ekokompassi-järjestelmän toteuttaminen yrityksessä... 4 3. Ekokompassi-kriteerit selityksineen... 6 4. Ekokompassin rakentaminen yrityksessä... 10 4.1 Lähtötilanteen kartoitus... 10 4.2 Neuvojan tuki järjestelmän rakentamisessa... 11 4.2.1 Ensimmäinen tapaaminen Ekokompassi-neuvojan kanssa... 11 4.2.2 Ekokompassi-koulutukset... 11 4.2.3 Toinen tapaaminen Ekokompassi-neuvojan kanssa... 11 4.2.4 Kolmas tapaaminen Ekokompassi-neuvojan kanssa... 12 5. Ympäristöjärjestelmän juurruttaminen arkeen... 13 6. Ekokompassi-järjestelmän auditointi ja siihen valmistautuminen... 14 6.1 Seurantaraportti... 14 6.2 Auditointi... 14 7. Mitä auditoinnin jälkeen... 15 8. Ekokompassin hyödyntäminen markkinoinnissa... 16 8.1 Miksi kertoa yrityksen ympäristötyöstä?... 16 8.2 Markkinointi ennen auditointia... 17 8.3 Markkinointi hyväksytysti läpäistyn auditoinnin jälkeen... 17 8.4 Miten kertoa ympäristötyöstä ulospäin?... 17 9. Lisätietoa ympäristöasioista... 18 10. Liitteet... 19
1. Johdanto Ekokompassi on pk-yrityksille soveltuva kevennetty ympäristöasioiden hallintaa ja johtamista helpottava järjestelmä. Ekokompassin avulla kokoat yrityksessäsi mahdollisesti jo toteutettavat ympäristötoimet yhteen ja kehität ympäristöasioiden hallintaa järjestelmällisesti. Työsi palkinnoksi saat onnistuneesti läpäistyn todennuksen (auditoinnin) jälkeen Ekokompassi-todistuksen sekä oikeuden käyttää Ekokompassi-logoa yrityksesi markkinoinnissa. Tämän oppaan ja Ekokompassi-neuvojan konsultaatiokäyntien avulla rakennat järjestelmän yritykseesi helposti. Myöhemmin, mikäli näet tarpeelliseksi, Ekokompassista on kätevää myös edetä ISO 14001 - tai EMAS-järjestelmiin. Ekokompassi-järjestelmää hallinnoi Helsingin seudun ympäristöpalvelut HSY:n asiantuntijaorganisaatio Ilmastoinfo, joka tukee ja neuvoo pääkaupunkiseudun asukkaita ja yrityksiä ilmastoystävälliseen toimintaan. Ilmastoinfon toimintaa rahoittavat Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupungit, Helsingin Energia, Helsingin seudun liikennelaitos HSL sekä Helsingin seudun ympäristöpalvelut HSY. Ekokompassi on saatavilla pääkaupunkiseudun sekä Hyvinkään alueella toimiville pk-yrityksille. Yritys ilmoittaa halukkuudestaan lähteä rakentamaan Ekokompassiympäristöjärjestelmää ilmoittautumislomakkeella. Ekokompassi-järjestelmän rakentamisesta sovitaan yrityksen ja HSY:n välisellä sopimuksella. Sopimuksella yritys sitoutuu noudattamaan Ekokompassin sääntöjä sekä hyväksyy Ekokompassin maksut: liittymismaksun ja vuosimaksun. Yritys sitoutuu nimeämään yhden tai useampia ympäristövastaavia, jotka käyvät Ekokompassi-koulutuksen. He ovat avainhenkilöitä järjestelmän rakentamisessa ja myöhemmin ylläpitämisessä. Ennen Ekokompassiin liittymistä yrityksen tuleekin varmistua siitä, että ympäristötyöhön on irrotettavissa riittävät resurssit. Kun yritys on toteuttanut Ekokompassi-järjestelmäänsä noin puoli vuotta, puolueeton todentaja auditoi järjestelmän. Läpäistyn todennuksen jälkeen yritys maksaa HSY:lle vuosimaksua ja sitoutuu lähettämään Ekokompassille vuosittaisen seurantaraportin. 3
Kuva: Helsingin kaupungin ympäristökeskus / Pira Cousin 2. Ekokompassi-järjestelmän toteuttaminen yrityksessä Aloita lukemalla tämä opas huolella. Ekokompassi-järjestelmä rakennetaan yritykseen Ekokompassi-neuvojan konsultaatiokäyntien ohjaamana. Neuvoja tapaa yritystä kolme kertaa. Yrityksen työtä helpottamaan on kehitetty myös työkaluja kuten mallilomakkeita. Työ kannattaa aloittaa lukemalla tämä opas huolellisesti, niin yrityksessä saadaan hyvä kuva sekä Ekokompassi-järjestelmästä kokonaisuudessaan että sen rakentamiseen ja ylläpitoon vaadittavasta työstä. Käytännön työ aloitetaan alkukartoituslomakkeen täyttämisellä (ks. lomakkeista tarkemmin jäljempänä). Tämän jälkeen Ekokompassi-neuvoja tapaa yrityksen edustajat ensimmäisen kerran, jolloin mahdollisesti täydennetään alkukartoituksen tietoja sekä laaditaan yritykselle projektisuunnitelma Ekokompassi-järjestelmän toteuttamiseen. Ensimmäisellä tapaamisella neuvoja esittelee lisäksi Ekokompassi-kriteerit yksityiskohtaisemmin. Toisella tapaamisella Ekokompassi-neuvojan kanssa tehdään yrityksen ympäristövaikutusten arviointi sekä aloitetaan ympäristöpolitiikan ja -ohjelman sekä lakilistan, jätehuoltosuunnitelman ja mahdollisen kemikaaliluettelon laatiminen. Tapaamisen jälkeen yritys suunnittelee ympäristötyötään ja viimeistelee valmiiksi yllä mainitut dokumentit. Viimeisellä tapaamisella hyväksytään ympäristöohjelma sekä sovitaan tunnusluvut, joita yritys alkaa seurata. Lisäksi yritys saa ohjeet jatkosta. Ekokompassi-järjestelmän suositeltava rakentamisaika on noin 4 kuukautta. Valmista järjestelmää ja ympäristökäytäntöjä yrityksen tulee toteuttaa toiminnassaan noin puoli vuotta ennen kuin järjestelmän todennus (auditointi) voidaan tehdä. Auditointi tarkoittaa, että ulkopuolinen auditoija katsastaa yrityksen ympäristöjärjestelmän sekä siihen liittyvät käytännöt ja dokumentit. Auditoinnissa tarkistetaan, että Ekokompassi-kriteerit täyttyvät ja että yritys noudattaa ympäristöohjelmaansa ja politiikkaansa kirjattuja tavoitteita. Läpäistystä todennuksesta yritys saa Ekokompassi-todistuksen. Edellytyksenä todistuksen voimassaololle on, että yritys noudattaa Ekokompassi-kriteerejä ja toimittaa vuosittain Ekokompassille seurantaraportin ympäristötoimistaan. Myös yrityksen ympäristö ohjelma tulee päivittää vuosittain. Ekokompassi-järjestelmän auditoidaan kolmen vuoden välein. 4
Ekokompassi-järjestelmän rakentaminen ja ylläpito yrityksessä Yritys täyttää alkukartoituksen, nimeää ympäristövastaavan ja tutustuu Ekokompassi-oppaaseen 1. neuvojatapaaminen Käydään läpi kriteeristö Tarkistetaan ja täydennetään alkukartoitus Tehdään projektisuunnitelma Yritys pitää sisäisen Ekokompassi-infon Avainhenkilöiden koulutus 2. neuvojatapaaminen Ympäristövaikutusten arviointi Ympäristöpolitiikka Ympäristöohjelma ja liitteet Henkilökunnan Ekokompassi-koulutus 3. neuvojatapaaminen Ohjelma valmiiksi Sovitaan tunnusluvut Ohjeet jatkosta Ohjelmaa toteutetaan vähintään puoli vuotta Seurantaraportti Auditointi 3 vuoden välein Ekokompassi-todistus Vuosittain ympäristöohjelman päivitys ja seurantaraportointi 5
3. Ekokompassi-kriteerit selityksineen 6 Ekokompassissa on 10 kriteeriä, jotka sisältävät Ekokompassi-järjestelmän yleisiä vaatimuksia sekä yrityksen toimia ympäristövaikutusten pienentämiseksi. Kriteerit ovat myös liitteessä no 1. Kriteerit 1 8 tulee täyttää Ekokompassi-järjestelmän rakennusvaiheessa soveltuvin osin (esim. jos yrityksessä ei käytetä kemikaaleja, sitä ei koske kemikaaliluettelon laatimisvelvollisuus). Kriteereissä mainittujen lomakkeiden ajantasaisuus tarkistetaan jatkossa tarpeen mukaan, ja viimeistään aina ympäristöohjelmaa päivitettäessä. Kriteeri 9 koskee ympäristöohjelman sisältöä. Ympäristöohjelmaan valitaan kerrallaan kaksi osa-aluetta, joille asetetaan tavoitteita ympäristövaikutusten pienentämiseksi ja määritetään toimenpiteitä tavoitteisiin pääsemiseksi. Ohjelman toimenpiteet päivitetään vuosittain ja tarvit taessa sen tavoitteita tarkistetaan. Uudet kehittämiskohteet (osaalueet) valitaan vähintään kolmen vuoden välein. Kriteeri 10 koskee yritykseltä vaadittavaa vuosittaista seurantaraporttia. 1. Yritys toimii ympäristöä koskevien lakien ja säädösten mukaisesti. Yksi ympäristöjohtamisjärjestelmän keskeinen periaate on, että yritys on kartoittanut sitä koskevat ympäristölainsäädännön velvoitteet. Tämä tehdään Ekokompassin mallilistan avulla. Yrityksen tulee myös seurata lainsäädännön kehitystä, sekä tarkistaa lakilistansa ajantasaisuus säännöllisesti. Lainsäädännön seurannassa voi käyttää hyväksi sähköisiä tietokantoja, joita ovat esim. Valtion säädöstietopankki Finlex. Muita hyödyllisiä tiedonlähteitä ovat Yritys- Suomi ja ympäristöhallinto. Lainsäädännön muutoksista saa tietoa myös oman toimialan edunvalvontajärjestöiltä. 2. Yrityksellä on nimetty ympäristövastaava. Yrityksen tulee nimetä yksi tai useampia ympäristövastaavia (ympäristötiimi). Ympäristövastaava voi olla kuka tahansa johdon tehtävään asettama työntekijä. Jos yrityksellä on monia osastoja ja/tai paljon henkilökuntaa, on järkevää nimetä ympäristötiimi, jonka jäsenet voivat keskittyä oman osastonsa asioihin. Ympäristövastaavan tai -tiimin tehtävänä on yhdessä yritysjohdon kanssa huolehtia, että yrityksen ympäristötyö etenee ja ympäristöohjelmaa noudatetaan. Käytännön ympäristötyön tekeminen ei kuitenkaan saa olla pelkästään ympäristövastaavan tai -tiimin harteilla. Ympäristöasioiden edistäminen kuuluu jokaiselle yrityksessä työskentelevälle. 3. Yritys on tehnyt ympäristökatselmuksen, josta selviää sen merkittävimmät ympäristövaikutukset ja ympäristöriskit. Ekokompassin ympäristökatselmus sisältää ympäristöasioiden lähtötilanteen kartoituksen alkukartoituslomakkeen avulla sekä ympäristövaikutusten arvioimisen. Ekokompassi-neuvoja auttaa lomakkeiden täytössä. 4. Yrityksellä on ympäristöpolitiikka, joka on perusta ympäristötavoitteille. Ympäristöpolitiikka on yrityksen julkinen kannanotto sitoutumisestaan ympäristötyöhön ja ympäristövaikutustensa vähentämiseen. Se on lyhyt ja ytimekäs. Ennen politiikan laatimista on hyvä miettiä yrityksen tahtotila ympäristöasioissa: miksi olemme rakentamassa Ekokompassijärjestelmää ja mitä haluamme tällä saavuttaa. Ympäristöpolitiikan voi laittaa näkyville nettisivuille ja vaikka esille yrityksen tiloihin. 5. Yrityksen nimeämät ympäristöasioiden avainhenkilöt käyvät Ekokompassiympäristö koulutuksen. Avainhenkilöt ohjeistavat muun henkilökunnan ottamaan ympäristö asiat huomioon toiminnassaan. Ekokompassi järjestää yleisiä ympäristökoulutuksia. Koulutukseen tulee osallistua vähintään yhden yrityksen avainhenkilöistä. Avainhenkilöt kouluttavat muun henkilökunnan Ekokompassin koulutuskalvojen avulla. Myös jokin muu ympäristöaiheinen koulutus voidaan hyväksyä avainhenkilöiden koulutukseksi. Tästä sovitaan Ekokompassin kanssa erikseen. Vaihtoehtoisesti Ekokompassilta voi myös kysyä maksullista, yrityksessä paikan päällä toteutettavaa henkilökunnan koulutusta. Koulutus räätälöidään mahdollisuuksien mukaan yrityskohtaisesti. 6. Yrityksellä on jätehuoltosuunnitelma. Jätteet lajitellaan ainakin paikallisten jätehuoltomääräysten mukaisesti. Toimiva jätehuolto on oleellinen osa järjestelmällistä ympäristötyötä. Toimivuutta helpottaa kun yrityksen jätehuoltoasiat kirjataan yhteen kokonaisuuteen, jätehuoltosuunnitelmaan. Ekokompassissa on tähän oma mallilomake. Suunnitelmaan kirjataan, mitä jätteitä yrityksessä tällä hetkellä lajitellaan, kuinka paljon jätteitä syntyy, kuka jätehuollosta vastaa yrityksen sisällä, kuinka usein astiat tyhjennetään sekä mikä jätehuoltoyhtiö yrityksellä on kumppanina. Suunnitelmaan on hyvä lisätä myös
kehitys ehdotuksia lajittelun suhteen. Jätehuoltosuunnitelman ajantasaisuus tulee tarkistaa vuosittain. Yrityksessä tulee myös lajitella vähintään jätehuoltomääräyksissä tai kiinteistön omissa määräyksissä mainitut jakeet. Pääkaupunkiseutua koskevat HSY:n jätehuoltomääräykset. 7. Yritys pitää kirjaa vaarallisista jätteistään, varastoi ne turvallisesti ja toimittaa asianmukaiseen käsittelyyn. Lain mukaan vaaralliset jätteet on aina erotettava muusta jätteestä, ja niitä tulee säilyttää suljetussa tilassa. Vaarallisista jätteistä on lisäksi pidettävä kirjaa. Ekokompassilla on oma vaarallisen jätteen kirjanpitolomake, johon kirjataan jätteen laji, laatu, määrä, alkuperä ja jätteen toimituspaikka. Jos yrityksessä syntyy vaarallisia jätteitä vain pieniä määriä, ne voidaan kirjata myös osaksi jätehuoltosuunnitelmaa. Tyypillisiä yrityksissä syntyviä vaarallisia jätteitä ovat muun muassa loisteputket, energiansäästölamput, paristot, akut, maalit, lakat, öljyt, liuottimet ja aerosolit. Käytetyt sähkö- ja elektroniikkalaitteet (ns. SER) tulee toimittaa omaan erilliskeräykseensä. Vaaralliset jätteet tulee luovuttaa vain niiden kuljettamiseen luvan saaneelle taholle tai viedä vastaanottopisteeseen vähintään kerran vuodessa. Kun vaarallinen jäte luovutetaan kuljetusyhtiölle, siirrosta tulee saada ns. siirtoasiakirja, jolla vastuu jätteestä luovutetaan vastaanottajalle. Siirtoasiakirjaa on säilytettävä kolme vuotta. Yritysten vaarallisia jätteitä pääkaupunkiseudulla ottaa vastaan Kivikon Sortti-asema. Pieniä määriä voi toimittaa myös muihin kotitalouksille tarkoitettuihin pisteisiin. 8. Yrityksellä on luettelo käyttämistään kemikaaleista. Käyttöturvallisuustiedotteet ovat henkilökunnan saatavilla ja työntekijöitä on opastettu kemikaalien turvalliseen käyttöön. Yritys varastoi kemikaalinsa määräysten mukaisesti. Työnantajalla on lain määräämä velvoite huolehtia, että kemikaaleja varastoidaan ja käsitellään turvallisesti. Vaarallisten kemikaalien merkintöjen tulee olla kunnossa, ja kemikaaleista on pidettävä ajantasaista luetteloa. Luettelo ja kemikaalien käyttöturvallisuustiedotteet tulee säilyttää työntekijöiden nähtävillä. Ekokompassilla on mallilomake luettelon tekemiseen. Käyttöturvallisuustiedote (KTT) on määrämuotoinen asiakirja, josta selviää muun muassa kemikaalin vaaraominaisuudet sekä toimenpiteet, joilla altistukselta ja muulta vaaralta voidaan välttyä. Tavarantoimittaja on velvollinen luovuttamaan käyttöturvallisuustiedotteen ensimmäisellä kemikaalin toimituskerralla ja aina tietojen muuttuessa. Yleensä käyttöturvallisuustiedotteet löytyvät myös isompien toimittajien verkkosivuilta. Kemikaalien säilytyksestä on rajoituksia kemikaalilainsäädännössä ja kuntakohtaisissa ympäristönsuojelumääräyksissä. Tutustu kuntasi ympäristönsuojelumääräyksiin sekä Turvallisuus- ja kemikaaliviraston (Tukes) ohjeisiin. Kemikaalien säilytystilan tulee olla asianmukaisesti merkitty ja allastettu tai vuoto viemäriin muuten estetty, ja siellä tulee olla varalla imeytysmateriaalia. 9. Yritys laatii vuosittain ympäristöohjelman. Yritys valitsee alla olevista osa-alueista kaksi, joille se asettaa tavoitteita ja kirjaa toimenpiteitä ympäristöohjelmaansa. Valittavien tavoitteiden tulee pohjautua yrityksen olennaisten ympäristövaikutusten vähentämiseen. Osa-alueet valitaan uudelleen vähintään kolmen vuoden välein. Osa-alueet ovat: a. Jätteiden määrän vähentäminen b. Energiansäästö ja vihreään sähköön siirtyminen c. Hankintojen ohjaaminen ympäristömyötäiseen suuntaan d. Ympäristöasioiden huomioiminen alihankintana ostetuissa tuotteissa ja palveluissa e. Materiaalitehokkuuden parantaminen tuotekehityksessä, tuotteen valmistuksessa tai palveluprosessissa f. Logistiikan ja työmatkaliikkumisen tehostaminen g. Ympäristöviestintä tai jokin muu Ekokompassin kanssa sovittu osa-alue Ympäristöohjelma tehdään Ekokompassin lomakepohjaan. Ympäristöohjelmassa asetetaan tavoitteet yrityksen ympäristövaikutusten pienentämiselle pohjautuen yrityksen tahtotilaan ja ympäristöpolitiikkaan. Kerrallaan keskitytään kahteen osa-alueeseen. Valituille osa-alueille määritetään yrityksen tavoitteet ympäristövaikutusten pienentämi selle. Tavoitteiden tulee olla numeerisia (mitattavia) aina kun mahdollista. Ensimmäiseksi kannattaa miettiä, kuinka kauan tavoitteiden realistinen saavuttaminen kestää (1 3 vuotta). Maksimissaan tavoitteet asetetaan kolmivuotiskaudelle. Ympäristöohjelma kuitenkin päivitetään vuosittain, joten toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiselle asetetaan aina 7
vuodeksi kerrallaan. Toimenpiteille kirjataan vastuuhenkilöt, aikataulut sekä mittarit, joiden avulla tavoitteeseen pääsyä seurataan. Ohjelman ajantasaisuus tarkistetaan vuosittain, tällöin siis tarkistetaan tavoitteita ja kirjataan uusia toimenpiteitä. Uudet kaksi osa-aluetta valitaan kolmen vuoden välein. Siihen mennessä saavutetut tavoitteet muuttuvat hallintatavoitteiksi, eli niiden osalta pyritään pitämään vähintään saavutettu taso. Ensimmäistä ohjelmaa tehtäessä Ekokompassineuvoja ohjaa yritystä tavoitteiden asettamisessa ja toimen piteiden valinnassa. Seuraavassa on esitetty suuntaviivoja toimenpiteistä eri osa-alueilla. a. Jätteiden määrän vähentäminen Jätteen synnyn ehkäisyllä tarkoitetaan niitä toimenpiteitä, joiden ansioista jätettä ei synny lainkaan tai sitä syntyy vähemmän. Tärkein keino on turhan kulutuksen välttäminen. Myös lajittelu ja hyötykäyttö säästävät luonnonvaroja, koska osa lajitellusta jätteestä voidaan käyttää uudelleen raaka-aineena. Suosi kestohyödykkeitä kertakäyttöisten sijaan; esimerkiksi kankaista käsipyyhettä ja uudelleen käytettäviä kuljetuspakkauksia. Luovu kertakäyttöastioiden käytöstä. Ota pakkausmateriaalit ja -koot huomioon tavaroita tilatessasi. Suosi vuokrausta tai yhteiskäyttöä. Käytä uudelleen aina kun mahdollista. Suosi sähköistä asiointia ja vähennä paperin käyttöä. Kierrätä ja lajittele. Lisätietoa HSY:n järjestämästä jätehuollosta ja lajitteluvelvoitteista saat HSY:n verkkosivuilta. Jätteiden vähentämiseen tähtäävät toimenpiteet tuovat sekä rahallista säästöä että vähentävät suoraan yrityksen ympäristökuormitusta. b. Energiansäästö ja vihreään sähköön siirtyminen Energiansäästöllä tarkoitetaan sähkön, lämmön, polttoaineiden ja lämpimän veden käyttöön liittyviä säästöjä. Energiansäästöön liittyvien toimenpiteiden kirjo on laaja. Ne voivat liittyä käyttötottumusten muutoksiin (muistetaan sammuttaa laitteet ja valot) tai olla investointeja vaativia toimia (hankitaan kellokytkimiä tai energiatehokkaampia laitteita). Energiankatselmukset ovat hyvä työkalu kiinteistön ja prosessilaitteistojen energiansäästömahdollisuuksien selvittämisessä. Energiakatselmuksien avulla analysoidaan kokonaisenergian käyttö, selvitetään energiansäästöpotentiaali ja esitetään säästötoimenpiteet ja niiden kannattavuuslaskelmat. Vihreää sähköä tuotetaan uusiutuvista energia lähteistä, joita ovat muun muassa tuuli- ja vesivoima. Siirtymällä vihreään sähköön yrityksen hiilijalanjälki voi pienentyä huomattavasti. Vihreä sähkö ei välttämättä ole normaalisähköä kalliimpaa. Hinnoittelussa ja saatavuudessa on kuitenkin isoja yhtiökohtaisia eroja, joten hintavertailu ja kilpailuttaminen ovat välttämättömiä toimenpiteitä. Kilpailutus on tarpeen tehdä muutaman vuoden välein. Ekokompassin verkkosivuilta löytyy vinkkejä kilpailutuksen tekemiseen. Ekokompassi-yrityksillä ei aina ole omaa sähkösopimusta. Tällöin yritys voi tehdä aloitteen kiinteistön omistajalle vihreään sähköön liittymisestä. On tärkeää, että yrityksellä olisi kuitenkin mahdollisuus nähdä todellinen sähkönkulutuksensa omasta mittarista, vaikka sähkö kuuluisikin vuokraan. c. Hankintojen ohjaaminen ympäristömyötäiseen suuntaan. Hankinnoilla on suuri välillinen vaikutus ympäristöön. Jokainen ostettu tuote on valmistushetkellä kuluttanut raaka-aineita ja energiaa, ja päätyy käytön jälkeen usein jätteeksi. Hankintoja suunniteltaessa on tärkeää pitää mielessä kestävän kehityksen periaatteet, eli harkita hankintaa huolellisesti ja suosia ekotehokkaita, ympäristömerkittyjä ja pitkäikäisiä tuotteita. Suosimalla kierrätysmateriaalista valmistettuja, ympäristö- tai energiamerkittyjä tuotteita, suurpakkauksia tai kierrätystavaraa yritys voi helposti vaikuttaa ympäristökuormitukseensa. Elintarvikkeissa kannattaa suosia reilun kaupan tai luomutuotteita. Ympäristöystävällisten vaihtoehtojen löytäminen voi kuitenkin joskus olla vaikeaa, sillä tuotteiden koko elinkaari tulisi ottaa huomioon. Elinkaariarvio sisältyy virallisten ympäristömerkkien (kuten Joutsenmerkin ja EU-Kukan) arviointimenettelyyn. Usein hankintoja viherrytetään tuote tai palvelu kerrallaan d. Ympäristöasioiden huomioiminen alihankin tana ostetuissa tuotteissa ja palveluissa Alihankkijoilla tarkoitetaan niitä toimijoita, joiden kanssa Ekokompassi-yrityksellä on sopimuksilla määriteltyä yhteistyötä. Tyypillisesti alihankintasopimuksia tehdään siivous-, kiinteistönhuolto- ja jätehuoltoyhtiöiden kanssa. Alihankintaa on myös laitteiden tai kulkuvälineiden leasing-palvelut. 8
Tässä osa-alueessa alihankittaviin tuotteisiin (esim. painotuotteet) tai palveluihin (esim. kuljetuspalvelut) asetetaan samanlaisia ympäristökriteerejä kuin suoraan hankittaville tuotteille. Yrityksen tulee varmistua alihankkijoiden ympäristöasioiden hallinnan tasosta. Tämän voit tehdä kirjallisella kyselyllä (esimerkkimalli liitteessä 11) tai osana sopimusneuvotteluita, jolloin toimittajan tärkeimmät ympäristövaikutukset ja mahdollisuudet vähentää niitä käydään keskustellen läpi. Tällä tavalla alihankkijoille viestitään yrityksen arvoista. Tässä osa-alueessa yritys luo itselleen mallin, jolla ympäristöasiat otetaan huomioon sen tekemissä tarjouspyynnöissä ja kilpailutuksissa. e. Materiaalitehokkuuden parantaminen tuotteen valmistuksessa tai palveluprosessissa Materiaalitehokkuus tarkoittaa toimia, joilla vähemmästä saadaan enemmän. Näin säästetään luonnonvaroja ja vähennetään päästöjä sekä jätteitä. Parhaimmillaan yrityksen toiminta tehostuu, rahaa säästyy ja kilpailukyky paranee. Yrityksen tulee tässä miettiä, miten se voisi parantaa materiaalitehokkuuttansa. Se voi toimialasta riippuen tarkoittaa esim. prosessin materiaalinkulutuksen pienentämistä, tarvikkeiden hankkimista käytettyinä, jätemateriaalin uudelleenkäyttömahdollisuuksien keksimistä tai tuotteen korvaamista osittain tai kokonaan palvelulla. Materiaalitehokkuus on tärkeää huomioida tuotekehityksen ohella myös muissa toiminnoissa. f. Logistiikan ja työmatkaliikkumisen tehostaminen Kestävät liikkumistavat kattavat toisaalta hyötyliikunnan (kävely, pyöräily), joukkoliikenteen sekä ekotehokkaan autonkäytön. Toisaalta kestävää liikkumista edistää myös logistiikan tehostaminen sekä matkustustarpeen vähentäminen etätyön ja sähköisen asioinnin avulla. Logistiikka on hyvä jakaa eri osa-alueisiin: yrityksen toimintaan liittyvä logistiikka (= työasiamatkat), työntekijöiden liikkuminen työpaikalle ja työpaikalta (= työmatkat) ja asiakkaiden matkat yrityksen toimipisteisiin. Logistiikkaansa kehittäessään yritys kirjaa aluksi ylös logistiikkatarpeensa (autojen lukumäärä, reititys, pudotusten määrä, ajetut kilometrit vuosittain) ja miettii miten esimerkiksi reititystä voisi tehostaa tai yhdistää kuljetuksia tehokkaammin. Yrityksen kannattaa myös harkita, voisiko se kurssittaa kuljettajiaan taloudelliseen ja turvalliseen ajotapaan. Uutta kuljetuskalustoa hankkiessaan yrityksen tulee kiinnittää huomiota polttoaineen kulutukseen ja päästöihin. Leasing-ajoneuvojen hankinnassa tulee asettaa CO 2 - päästörajat ja/tai kannustimet pienipäästöisten autojen käyttöön sekä rajata etu vain niille, joille auton käyttö on työn luonteen vuoksi välttämätöntä. Kestävän työmatkaliikkumisen tehostaminen tarkoittaa esimerkiksi työntekijöiden kannustamista julkisen liikenteen käyttöön työmatkoillaan (vaikkapa työsuhdematkalipun avulla) sekä riittävien suihku- ja säilytystilojen tarjoamista työmatkaansa pyöräileville tai lenkkeileville. Työmatkaliikkumissuunnitelma on konkreettinen työkalu päästötavoitteiden saavuttamiseksi ja kustannussäästöjen aikaansaamiseksi. Kulkutapavalinnat vaikuttavat myös työntekijöiden terveyteen ja hyvinvointiin. Yritykset voivat tilata työmatkaliikkumissuunnitelman HSL:n yhteistyökumppaneilta tai ottaa käyttöön aikataulunäytöt aulatiloissa. HSL tarjoaa räätälöityä neuvontaa Ekokompassiyrityksille ja voi järjestää esimerkiksi henkilöstölle infotilaisuuden tai tarjota henkilökohtaista opastusta sähköisten palveluiden käyttöön. HSL auttaa myös valitsemaan yrityksen toimipaikalle sijainnin hyvien liikenneyhteyksien varrelta. Lisätietoja HSL:n yrityspalveluista ja työsuhdelipuista löytyy HSL:n verkkosivuilta. g. Ympäristövestintä Ympäristöasioista viestiminen asiakkaille, yhteistyökumppaneille tai omalle henkilöstölle on tärkeä keino vaikuttaa. Yritykset toimivat verkostoissa, joissa jokaisella on mahdollisuus sitouttaa omia sidosryhmiään arvoihinsa. Viestintä voi tarkoittaa esimerkiksi asiakkaisiin kohdistuvaa markkinointiviestintää, yrityksen tahtotilan viestintää yhteistyökumppaneille tai oman henkilöstön koulutusta. 10. Yritys raportoi Ekokompassille vuosittain tavoitteidensa toteutumisesta sekä yrityksen ympäristötoimintaa kuvaavista tunnusluvuista. Seurantaraportti on yrityksen henkilökunnan saatavilla. Raportointi tehdään valmiin lomakkeen avulla. Ensimmäisenä vuonna seurantaraportti täytetään noin kuukautta ennen auditointia, tämän jälkeen kalenterivuosittain maalis kuun loppuun mennessä. Seurantaraportissa yritys mm. kertoo kuluneen kauden ympäristötavoitteidensa saavuttamisesta sekä raportoi tunnusluvuistaan. Tunnusluvut sovitaan erikseen yrityksen kanssa ympäristöohjelman laadinnan yhteydessä. Seurantaraportti tulee esitellä henkilökunnalle. 9
Kuva: HSY / Jenni-Justiina Niemi 4. Ekokompassin rakentaminen yrityksessä 10 Kun yritys on ottanut yhteyttä Ekokompassiin, neuvojan kanssa sovitaan ensimmäisen tapaamisen ajankohta. Samalla neuvoja ohjaa alkukartoituslomakkeen täyttämisessä. Helposti lähestyttävää ja räätälöityä palvelua yrityksen omista lähtökohdista. 4.1 Lähtötilanteen kartoitus Ekokompassin rakentaminen aloitetaan täyttämällä ympäristöasioiden alkukartoituslomake (liite 2). Yritys täyttää lomakkeen ensin itsenäisesti mahdollisimman huolellisesti, minkä jälkeen lomake käydään läpi Ekokompassi-neuvojan kanssa ensimmäisessä tapaamisessa. Alkukartoituslomakkeen tarkoituksena on antaa kuva ympäristöasioiden nykytilasta yrityksessä. Alkukartoitusta käytetään pohjana mietittäessä merkittäviä ympäristönäkökohtia sekä tavoitteita ja parantamismahdollisuuksia. Kysymyksiin kannattaa vastata huolellisesti, kaunistelematta ja kattavasti, koska muut Ekokompassin vaiheet nojautuvat pitkälti alkukartoituslomakkeeseen kerättyihin tietoihin. Tarkoituksena on siis selvittää yrityksen ympäristö asioiden lähtötaso, jota ryhdytään ympäristöohjelman avulla parantamaan.
Lomakkeessa pyydetään kuvaamaan lyhyesti yrityksen toimintaa ja ympäristöasioiden hallintaa yleensä sekä kysy tään tietoja jätehuollosta, energiankäytöstä, hankinnoista, kemikaalien käytöstä, liikkumisesta sekä alihankkijoista. Suositeltavaa olisi, että esim. jäte- ja energian kulutustiedot pohjautuisivat laskuihin ja palvelun tuottajalta saatuihin raport teihin. Jos yrityksellä ei kuitenkaan ole tarkkaa tietoa, on käytettävä omaa arviota. Jos alkukartoitus lomakkeessa ei ole kysytty tai huomioitu jotain yritystäsi olennaisesti koskevaa ympäristöasiaa, sen voi lisätä lomakkeen kohtaan Muuta. Alkukartoituksen yhteydessä löydät tietoa muun muassa alla luetelluista dokumenteista, joista kannattaa arkistoida kopiot Ekokompassi-kansioon. Sähkö-, lämmitys- ja vesilaskut Jätehuoltolaskut Polttoainelaskut Merkittävimpien hankintojen ja tilauksien ostolaskut Kemikaalien käyttöturvallisuustiedotteet Ajoneuvojen rekisteriotteet Kun alkukartoituslomake on yrityksen osalta huolellisesti täytetty, se lähetetään Ekokompassi-neuvojalle hyvissä ajoin ennen ensimmäistä tapaamista. 4.2 Neuvojan tuki järjestelmän rakentamisessa 4.2.1 Ensimmäinen tapaaminen Ekokompassi-neuvojan kanssa Tapaamisen aiheita ovat alkukartoituslomakkeen läpikäynti ja mahdollinen täydentäminen sekä Ekokompassin kriteerien tarkempi esittely. Tapaamisen aikana laaditaan myös yritykselle aikataulu Ekokompassi-järjestelmän toteuttamiseen (liite 3). Projektisuunnitelma auttaa etenemisen ja ajankäytön hahmottamisessa. Tapaamisiin Ekokompassi-neuvojan kanssa on hyvä varata aikaa noin kolme tuntia. Ensimmäisellä kerralla varataan tausta-aineistoksi samoja dokumentteja, joita hyödynnettiin alkukartoituslomakkeen täyttämisessä. Ennen tapaamista tulee lukea Ekokompassi-kriteerit läpi (tämän oppaan sivut 6 9) ja miettiä myös alustavasti keitä ovat yrityksesi ympäristövastaavat ja avainhenkilöt ympäristöasioissa (liite 4). Ekokompassi-järjestelmää rakennet taessa on alusta asti hyvä pitää mielessä mitä järjestelmällä halutaan saavuttaa. Ensimmäisen neuvojatapaamisen jälkeen kannattaa pitää myös yrityksen sisäinen Ekokompassi-info, jossa esitellään Ekokompassi-järjestelmää ja kerrotaan projektin toteuttamisen aikataulusta. Henkilökunnan sitouttaminen asiaan on tärkeää alkuvaiheesta lähtien. Ekokompassin etenemistä kannattaa jatkossakin pitää säännöllisesti esillä henkilökuntapalavereissa, sekä kerätä henkilökunnalta ideoita esim. ympäristöohjelmaa varten. 4.2.2 Ekokompassi-koulutukset Ekokompassi järjestää avainhenkilöiden ympäristökoulutuksia. Yrityksen koosta riippuen vähintään yhden henkilön osallistuminen koulutukseen on pakollista. Tilaisuudet pyritään räätälöimään toimialakohtaisesti. Koulutuksen käytyään avainhenkilöt kouluttavat itse yrityksen muun henkilökunnan Ekokompassilta saatavan materiaalin avulla (henkilökunnan koulutuspaketti). Myös jokin muu ympäristöaiheinen koulutus voidaan hyväksyä avainhenkilöiden koulutukseksi. Tästä sovitaan Ekokompassin kanssa erikseen. Ekokompassilta voi myös tilata yritykselle räätälöityjä ympäristökoulutuksia tai työpajoja. Niistä sovitaan erikseen. 4.2.3 Toinen tapaaminen Ekokompassi-neuvojan kanssa Toisen tapaamiskerran aiheita ovat yrityksen ympäristövaikutusten arviointi sekä ympäristöpolitiikan ja -ohjelman laatimisen aloittaminen. Ekokompassi-neuvoja ohjeistaa myös jätehuoltosuunnitelman, vaarallisen jätteen kirjanpidon, lakilistan ja kemikaaliluettelon tekemisessä. Ympäristövaikutusten arviointi tehdään Ekokompassi-neuvojan avulla (liite 5). Neuvoja auttaa huomioimaan yrityksen toimialan ja muut erityispiirteet. Arvioin nissa käydään läpi yrityksen toiminta ympäristönäkökulmasta ja kartoitetaan ympäristöön kohdistuvat vaikutukset. Kunkin toiminnon ympäristövaikutus ja toisaalta yrityksen mahdollisuudet tämän vaikutuksen pienentämiseen arvioidaan erikseen. Arvioinnin asteikko on 1 5, jossa 1 = ei vaikutusta, 2 = vähäinen, 3 = kohtalainen, 4 = suuri, 5 = erittäin suuri. Pisteytyksen perusteella valitaan kaksi merkittävintä osa-aluetta ympäristöohjelmaan. Toisella tapaamiskerralla aloitetaan myös yrityksen ympäristöpolitiikan laatiminen ja mietitään ympäristöohjelman sisältöä. Ympäristöpolitiikka on lyhyt ja tiivis selonteko siitä, miksi yritys näkee ympäristöasiat tärkeiksi ja millaisia 11
tavoitteita se asettaa ympäristövaikutustensa vähentämiselle. Pohjana politiikan laatimiselle toimii ympäristövaikutusten arviointi ja yrityksen tahtotilan määrittäminen. Ympäristöpolitiikka on julkinen, ja se laitetaan yleensä näkyville esimerkiksi yrityksen verkkosivuille. Politiikkaa tulee aika ajoin uudistaa, kun yrityksen ympäristötyö etenee ja tavoitteet uudistuvat. Ympäristöohjelma on yrityksen toimintasuunnitelma ympäristövaikutustensa järjestelmälliseen vähentämiseen (liite 6). Ympäristöohjelmaan valitaan kerrallaan kaksi Ekokompassi-kriteerissä no 9 määriteltyä osa-aluetta, joissa yritys asettaa ympäristötavoitteita. Osa-alueiden valintajärjestys pohjautuu ympäristövaikutusten arvioinnin tuloksiin. Tavoitteiden tulee olla vaikuttavia mutta kuitenkin realistisia niin, että ne voidaan saavuttaa 1 3 vuodessa. Tavoitteiden asettamisen jälkeen mietitään konkreettiset toimenpiteet, joilla tavoitteisiin päästään. Toimenpiteet kirjataan kuitenkin aina vuodeksi kerrallaan, sillä ympäristöohjelmaa tulee päivittää vuosittain. Toimenpiteille kirjataan vastuuhenkilöt, aikataulut sekä mittarit, joiden avulla tavoitteeseen pääsyä seurataan. Kokonaan uudet osa-alueet valitaan ympäristöohjelmaan vähintään kolmen vuoden välein. Toisella tapaamisella Ekokompassi-neuvojan kanssa käsitellään lisäksi vielä lakilista (liite 7), jätehuoltosuunnitelma (liite 8), vaarallisen jätteen kirjanpito (liite 9), ja kemikaaliluettelo (liite 10). Tapaamisen jälkeen yritys työstää käsitellyt dokumentit valmiiksi ja lähettää ne Ekokompassi-neuvojalle tarkistettaviksi. Yritys valitsee yhdessä Ekokompassi-neuvojan kanssa seurattavat tunnusluvut sen mukaan, mitkä näkö kohdat ympäristövaikutusten arvioinnissa ovat nousseet merkittävimmiksi. Tunnusluvut liittyvät kiinteästi yrityksen toimintaan ja kuvaavat sen ympäristösuorituskykyä. Riippuen yrityksen toimialasta tunnusluvut valitaan esimerkiksi seuraavista: Raaka-aineiden tai kemikaalien käyttö Hankinnat (esim. ympäristömerkittyjen tuotteiden) Sähkön, lämmön ja veden kulutus Kuljetusten polttoaineen kulutus Jätemäärät Matkustaminen (esim. lentokilometrit tai työsuhdeautojen ajokilometrit) Valitut tunnusluvut nimetään yrityksen ympäristöohjelmaan. Tunnuslukujen numeeriset arvot (esim. tuotetun sekajätteen määrä kiloina tai tonneina) kirjataan seurantajärjestelmään säännöllisesti, mielellään joka kuukausi. Ne laskut ja raportit, joista tunnusluvut kerätään, kannattaa arkistoida Ekokompassi-kansioon. Tunnusluvuista voi myös halutessaan laskea vuosittaisen hiilidioksidipäästön. Tämä käy helpoiten syöttämällä tunnusluvut Ilmastolaskuriin. Muista kuitenkin, että tulos kuvaa ainoastaan laskuriin syötettyjen tunnuslukujen (esimerkiksi sähkönkulutuksen, jätteiden ja logistiikan / matkustamisen tuottamia) hiilidioksidipäästöjä, ei siis koko yrityksen toiminnan tuottamia päästöjä. 4.2.4 Kolmas tapaaminen Ekokompassi-neuvojan kanssa Kolmannella tapaamisella voidaan vielä viimeistellä yrityksen ympäristöohjelmaa niin, että se täyttää Eko kompassin asettamat kriteerit. Ekokompassi-neuvoja hyväksyy ohjelman lopullisen version. Tapaamisen toinen tärkeä aihe liittyy tunnuslukuihin, joita yritys alkaa jatkossa seurata. Tunnuslukujen on tarkoitus toimia apuvälineinä ja mittareina yrityksen ympäristötavoitteisiin pääsemisessä. Yritys voi käyttää seurantaan jo olemassa olevia tietolähteitään ja keinojaan. Tarvittaessa yritykselle tarjotaan Excel-pohjainen seurantatyökalu EMS Light Nordic (liite 12), jonka käyttöön tapaamisen aikana tutustutaan. 12
Kuva: HSY / Hannu Bask 5. Ympäristöjärjestelmän juurruttaminen arkeen Kolmen Ekokompassi-tapaamisen jälkeen yrityksen ympäristöjärjestelmä on valmiina ja alkaa tärkeä vaihe: järjestelmän jalkauttaminen luontevaksi osaksi yrityksen toimintaa. Järjestelmän tulee nivoutua yrityksen arkeen käytännön toimiksi, eikä olla kasa paperinmakuisia dokumentteja, jotka muistetaan kerran vuodessa. Johdon sitoutuminen ja henkilökunnan osallistaminen ovat kulmakiviä ympäristöjärjestelmän jalkauttamisessa. Henkilökuntaa on tärkeätä motivoida kertomaan omia näkökulmiaan ja parannusehdotuksiaan. Ehkä voisi jopa miettiä jonkinlaista palkitsemisjärjestelmää hyvin tehdystä ympäristötyöstä tai uusista parannusideoista. Koko henkilökunnan tulee olla tietoinen yrityksen tavoitteista ja niiden vaikutuksista omiin tehtäviinsä. Ympäristöasioita ja tavoitteiden etenemistä tulee pitää säännöllisesti esillä henkilökuntapalavereissa. Lisäksi voi olla hyvä laatia joitakin työohjeita (esim. tehtäväkohtaisia ohjeita tai lajittelua koskevia ohjeita). Myös uusien työntekijöiden perehdytykseen on syytä lisätä Ekokompassi-osio. Ympäristövastaavan tai -tiimin sekä johdon edustajan olisi hyvä yhdessä seurata ympäristöohjelman etenemistä ja tunnuslukujen kehitystä kuukausittain tai vähintään neljännesvuosittain, jotta asiat pysyisivät elävinä ja osana yrityksen arkea. 13
Kuva: HSY / Suvi-Tuuli Kankaanpää 6. Ekokompassi-järjestelmän auditointi ja siihen valmistautuminen Se, mikä on ekotehokasta, on usein taloudellista. Auditointi tarkoittaa ulkopuolisen asiantuntijan suorittamaa yrityksen Ekokompassi-järjestelmän todentamista. Auditoinnilla tarkastetaan, että yritys täyttää Ekokompassi-kriteerit ja noudattaa ympäristöohjelmaansa. 6.1 Seurantaraportti Toteutettuaan ympäristöohjelmaansa noin puolen vuoden ajan yritys on valmis auditointiin. Ekokompassi-neuvoja lähettää yritykselle seurantaraportin, joka tulee palauttaa kuukauden sisällä. Seurantaraportissa yritys kuvaa lyhyesti ympäristötoimiensa etenemistä sekä raportoi seuraamistaan tunnusluvuista. Kun hyväksytysti täytetty seurantaraportti on palautettu, Ekokompassi-neuvoja ilmoittaa auditoijalle yrityksen valmiudesta todennukseen. 6.2 Auditointi Auditoija sopii todennuspäivän yrityksen kanssa ja pyytää lähettämään Ekokompassiin liittyviä dokumentteja jo etukäteen tutustumista varten. Hän myös ohjeistaa tarkemmin auditoinnin kulusta. Todennukseen varataan yleensä noin 4 tuntia aikaa. Ympäristövastaavan ja johdon edustajan tulee olla paikalla koko todennuksen ajan. Ekokompassin ohje auditointiin valmistautumiseen (liite 13) tulee lukea huolellisesti hyvissä ajoin ennen todennusta. Lisäksi tulee tarkistaa, että yrityksen Ekokompassikansiossa on helposti löydettävissä kaikki tarvittavat dokumentit. Todennuksen tarkoituksena on tarkistaa kunkin Ekokompassi-kriteerin täyttyminen. Auditoija käy läpi yrityksen dokumentteja, haastattelee johtoa sekä muuta henkilökuntaa ja tekee kierroksen yrityksen tiloissa. Lopuksi todentaja laatii yhteenvedon auditoinnin tuloksesta. 14
Todennuksen tuloksena voi olla: A B C Hyväksytty D Hyväksytty Hyväksytty korjaavin toimenpitein Kaikki kriteerit eivät ole täyttyneet vaaditulla tavalla ja yrityksen tulee toteuttaa korjaavia toimenpiteitä kuukauden sisällä auditoinnista. korjaavin toimen pitein ja edellyttäen Ekokompassineuvojan tarkastuskäyntiä Yrityksen tulee tehdä korjaavat toimenpiteet kuukauden sisällä, jonka jälkeen Ekokompassi-neuvoja vielä tarkastaa tilanteen paikan päällä. Hylätty Auditoijan havaitsemat poikkeamat Ekokompassi-kriteereistä ovat niin suuria, ettei auditointia voida hyväksyä edes korjaavin toimenpitein. Uusinta-auditointi on mahdollinen aikaisintaan kolmen kuukauden päästä edellyttäen, että yritys saattaa ympäristötoimensa vaadittavalle tasolle. Uusinta-auditointi ei kuulu Ekokompassi-maksuun, vaan yritys maksaa sen itse. Auditoija kirjoittaa todennuksesta raportin ja toimittaa sen Ekokompassi-neuvojalle ja yritykselle. Tarvittaessa Ekokompassineuvoja antaa ohjeet jatkotoimenpiteistä. 7. Mitä auditoinnin jälkeen? Hyväksytysti läpäistyn auditoinnin jälkeen yritys saa oikeuden käyttää Ekokompassi-logoja. Yritys saa käyttöönsä myös ns. väliaikaisen Ekokompassi-todistuksen. Varsinainen todistus jaetaan kaikille auditoiduille yrityksille vuosittain järjestettävässä todistustenjakotilaisuudessa. Auditoinnin jälkeen on tärkeää, ettei ympäristötyö vähitellen kuihdu. Juuri sen takia säännöllinen tavoitteiden ja asetettujen mittarien seuranta sekä asian esillä pitäminen henkilökunnan kesken on hyvin oleellista. Ajatus toiminnan jatkuvasta parantamisesta on aina kiinteästi mukana niin laatu- kuin ympäristöjärjestelmissä. Ekokompassijärjestelmässä tämä toteutuu muun muassa vuosittain tarkistettavien sekä vähintään kolmen vuoden välein lisättävien uusien tavoitteiden avulla. Ekokompassi-järjestelmä auditoidaan kolmen vuoden välein. Ekokompassi järjestää yrityksille vuosittain verkostotilaisuuden ja toimittaa uutiskirjeen neljästi vuodessa. Tarkoituksena on auttaa verkostoitumisessa ja kokemusten vaihdossa sekä tarjota ajantasaista tietoa Ekokompassista ja ympäristöasioista. Ekokompassi-järjestelmä auditoidaan 3 vuoden välein. Välivuosina toimitetaan seurantaraportti ja päivitetään ympäristöohjelma. 15
Välitämme ympäristöstä Rakennamme parhaillaan Ekokompassi-ympäristöjärjestelmäämme. 8. Ekokompassin hyödyntäminen markkinoinnissa 16 8.1 Miksi kertoa yrityksen ympäristötyöstä? Ympäristö on asia, joka yhdistää meitä kaikkia. Joka kunnioittaa ympäristöä, kunnioittaa yhteistä hyvää. Siksi myös ympäristöstä huolehtivia yrityksiä arvostetaan. Tuotteen kemikaalittomuus tai ympäristöystävällisyys sinetöi usein asiakkaan ostopäätöksen, joka on syntymässä laadun ja hinnan perusteella. Ympäristötoimista kannattaa siis viestiä ulospäin. Yrityksen omista ympäristötoimenpiteistä tiedottaminen on osa hyvää asiakaspalvelua. Hyvä markkinointi ja tiedotus auttavat asiakasta tekemään sen pohjalta valintoja. Yrityksen toiminnan ilmastovaikutuksia voi havainnollistaa esimerkiksi Ilmastolaskurin avulla saaduilla tuloksilla. Jotta ympäristötavoitteisiin päästäisiin, ympäristötyön etenemisestä tulee kertoa aktiivisesti myös sisäisesti omalle henkilökunnalle. Seurattavia tunnuslukuja kannattaa pitää säännöllisesti esillä palavereissa, sisäisessä viestinnässä tai nostaa esille esimerkiksi tempauksissa, joissa etsitään uusia ideoita tai palkitaan henkilökuntaa vaikkapa ahkerasta lajittelusta. Ympäristötyön suunnittelu ja toteutus yhdessä on oiva keino sitouttaa omia työntekijöitä mukaan toimintaan. Järjestelmällisellä ympäristötyöllä voidaan vastata asiakkaiden vaatimuksiin ja erottua kilpailutilanteissa. Kolmannen osapuolen valvoma ympäristöjärjestelmä on luotettava tapa osoittaa yrityksen toiminnan vastuullisuus. Usein ympäristöjärjestelmä on ehtona myös yhteistyön muodostumiselle. Julkisissa hankinnoissa ympäristöasioiden huomioimiseen ohjataan sekä valtion että EU:n tasolta. Isoilla yrityksillä on puolestaan omat vastuullisuusohjelmansa ja siksi paine sitouttaa myös yhteistyökumppaneitaan tavoitteisiinsa koko arvoketjussa. Ympäristötyö on yhä enemmän yhteistyötä, ja eri vastuullisuusstandardit ja -sertifikaatit ohjeistavat ulottamaan ympäristötoimintaa yhteistyökumppaneille, alihankkijoille ja asiakkaille asti. Yhteistyö avaa uudenlaisia mahdollisuuksia muuttaa yritysten toimintaa laajemmassa perspektiivissä. Asiakkaiden, yhteistyökumppanien ja muiden sidosryhmien osallistamisen mukaan ympäristötoimintaan voi aloittaa jo järjestelmän suunnitteluvaiheessa ja tiedustella, millaisia toiveita heillä on yrityksen ympäristötyöstä. Kysely on hyvä keino herätellä muita mukaan uudistuksiin. Lisäksi se voi mahdollistaa yhteistyötä ja toimenpiteitä, joita itse ei olisi tullut ajatelleeksi. 8.2 Markkinointi ennen auditointia Ekokompassin rakennusvaiheessa yritys ei vielä saa hyödyntää Ekokompassi-logoja. Kehitystyöstä ja yrityksen ympäristötavoitteista kannattaa kuitenkin kertoa muilla tavoin esimerkiksi yrityksen nettisivuilla erillisessä osiossa. Lisäksi Ekokompassi-huoneentaulu kannattaa asettaa näkyvälle paikalle toimistossa tai aulassa. Myös nettisivuilla
saa käyttää samaa tekstiä kuin huoneentaulussa tai huoneentaulun kuvapohjaa kokonaisuudessaan. Nettisivuilla on selkeiden ympäristötavoitteiden lisäksi suositeltavaa esitellä myös yrityksen ympäristöpolitiikka eli johdon oma lausunto ympäristötavoitteisiin sitoutumisesta. Jo hyvissä ajoin ennen auditointia kannattaa suunnitella sitä, kenelle ja miten asiasta kerrotaan sekä miten Ekokompassi-logoa käyttää yrityksen nettisivuilla tai asiakas lehdissä. Onko nettisivuilla esimerkiksi sivupalkki, jonne logon voi sijoittaa? 8.3 Markkinointi hyväksytysti läpäistyn auditoinnin jälkeen Ekokompassi-logojen käyttöoikeus myönnetään, kun yritys on läpäissyt auditoinnin hyväksytysti. Ekokompassi lähettää yritykselle logot sekä graafiset ohjeet niiden käytöstä. Ekokompassi-logo toimii leimana yrityksen tekemästä ympäristötyöstä markkinointimateriaaleissa kuten markkinointikirjeissä, mainoksissa ja nettisivuilla. Lisäksi Ekokompassi tarjoaa yrityksen käyttöön mallipohjat, joita voi käyttää erilaisissa kirjeissä asiakkaille ja yhteistyökumppaneille sekä kilpailutuksissa. 8.4 Miten kertoa ympäristötyöstä ulospäin? Markkinoinnissa kannattaa tarkastella sitä, millaisen kokonaiskuvan yritys antaa ympäristöasioiden hoidosta. Ympäristömarkkinoinnissa on erityisen tärkeää, että markkinoidaan todellista ympäristöhyötyä eikä anneta katteettomia lupauksia. On syytä välttää epämääräisiä ilmauksia kuten vihreä, eko tai kestävä, jos niitä ei pystytä hyvin perustelemaan. Muuten vaarana voi olla viherpesuun syyllistyminen eli pinnallinen ympäristöystävällisyys, joka ei ulotu mainontaa syvemmälle. Kuluttajavirasto on antanut tarkat ohjeet ympäristöväittämien käyttöön markkinoinnissa, joihin kannattaa tutustua. Esimerkiksi yksittäisen tuotteen ympäristöystävällisyyttä ei saa mainostaa, ellei tuotteelle ole myönnetty ympäristömerkkiä tai muuten selvitetty sen koko elinkaaren ympäristövaikutuksia. Hyviä ympäristömarkkinoinnin keinoja ovat kolmannen osapuolen todentaman järjestelmämerkin, kuten Ekokompassi-logon hyödyntäminen. Luotettavan tahon myöntämä logo toimii takuuna yrityksen laadukkaasta ympäristötoiminnasta. Ekokompassi-logoa ei kuitenkaan saa käyttää tuotemerkkinä vaan se kertoo yrityksen ympäristöjärjestelmästä. Ekokompassia ei tule käyttää esimerkiksi seuraavasti: meiltä saat Ekokompassi-sertifioidut tuotteet tai Ekokompassi-lounas on vastuullinen valinta. Sen sijaan toimimme Ekokompassi-järjestelmän mukaisesti tai yrityksemme on saanut Ekokompassisertifikaatin ovat esimerkkejä Ekokompassi-sertifikaatin oikeasta markkinoinnista. Kuluneiden ilmaisujen sijaan markkinoinnissa on tehokkaampaa kertoa tuloksista käytännönläheisesti ja suhteuttaa esimerkiksi säästettyä veden määrää johonkin yleisesti tuttuun, vaikkapa uima-altaaseen. Omista ympäristötoimenpiteistä viestittäessä on hyvä miettiä esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: Kuinka paljon olemme säästäneet energiaa? Mitä se mahdollisesti tarkoittaa ympäristön kannalta eli mitä säästetyllä energialla voisi tehdä? Olemmeko vaihtaneet energialähteitä fossiilisista uusiutuvaan energiaan? Miten se säästää ympäristöä? Kuinka paljon jätteen määrämme on vähentynyt ja miksi? Millaisia hankintoja olemme Ekokompassin myötä tehneet? Miten hankinnat säästävät luontoa? Miten ympäristöasiat näkyvät toiminnassamme muuten? Koulutammeko työntekijöitämme tai yhteistyökumppaneitamme? Markkinoinnissa toimii parhaiten älykäs, mutta henkilökohtainen ja empaattinen puhuttelutyyli. Siksi asiasta tiedottaessa kannattaa pohtia myös sitä, mitä muutokset tarkoittavat asiakkaan kannalta. Tarjotaanko asiakkaalle esimerkiksi mahdollisuutta jätteiden lajitteluun, laajempaa tuotevalikoimaa tai kenties tarkemmin valikoituja, parempia raaka-aineita? Jos tarjontaa on supistettu, esimerkiksi haitallisista kemikaaleista tai uhanalaisista kalalajeista luopuminen on hyvä perustella asiakkaalle. Viralliset ympäristömerkit ovat osoitus sertifioidusta laadusta ja luotettavuudesta. Kuluttajat myös tunnistavat ne, joten jos yritys käyttää ympäristömerkittyjä, luomutuotteita tai reilun kaupan tuotteita, sitäkin kannattaa tuoda markkinoinnissa esille. Eri vaihtoehtojen esittely ja valikoiman muuttuminen on myös osa asiakkaan palvelua. Myös erilaisiin haasteisiin tai tapahtumiin osallistumalla yritys voi saada näkyvyyttä ympäristötyölleen. Tällaisia ovat esimerkiksi Earth Hour ilmastotempaus, Maailman ympäristöpäivä, energiansäästöviikko tai Itämerihaaste. Parhaiten tieto Ekokompassiin liittyvistä toimenpiteistä löytyy yrityksen verkkosivuilta. Suositeltavaa on, että ainakin ympäristöpolitiikka olisi helposti löydettävissä verkko sivuilta, joko omana osionaan tai osana yrityksen laatusivuja. Ympäristöpolitiikan tarkoituksena on kertoa asiakkaille ja yhteistyökumppaneille lyhyesti ja ytimekkäästi yrityksen toiminnasta ympäristön hyväksi. Tätä osiota kannattaa jakaa yrityksen sosiaalisen median sivuilla. Kuvaava otsikointi, laadukas sisältö ja linkitykset muilta sivuilta auttavat hakukoneissa kuten Googlessa näkymisessä. 17
9. Lisätietoa ympäristöasioista ekokompassi.fi Pääkaupunkiseudun ympäristöviranomaiset: Helsinki: hel.fi/ymk Vantaa: vantaa.fi > ympäristö ja luonto > ympäristökeskus Espoo: espoo.fi > asuminen ja ympäristö Kauniainen: kauniainen.fi > Palvelut ja lomakkeet > Ympäristö Yrityksen yleiset ympäristöasiat: Yritys-Suomi: yrityssuomi.fi > Yrityksenä toimiminen > Ympäristötieto Ympäristöhallinto: ymparisto.fi > Asiointi ja luvat Suomen Riskienhallintayhdistys: pk-rh.fi > Riskien luokittelu > Vahinkoriskit > Ympäristö riskit Valtion säädöstietopankki: finlex.fi Jätehuolto: HSY: hsy.fi > Jätehuolto Ympäristöhallinto: ymparisto.fi > Kulutus ja tuotanto > Jätteet ja jäte huolto Kierrätyspisteet: kierratys.info Vinkkejä jätteiden vähentämiseen: hsy.fi/fiksu Jätelajihaku Jätkä: hsy.fi/jatelajihaku Vaaralliset jätteet: vaarallinenjate.fi Energiansäästö: www.motiva.fi energiatehokkuussopimukset.fi energiansaastoviikko.fi Liikenne ja liikkuminen: hsl.fi > Ohjeita ja tietoja > Kestävät kulkutavat > Työnantajille energiatehokkuussopimukset.fi > Sopimusalat > Tavarankuljetus ja logistiikka autoliitto.fi > Tietopankki www.kilometrikisa.fi Kemikaalit: Kansainväliset kemikaalikortit: kappa.ttl.fi/kemikaalikortit/ Turvatekniikan keskus TUKES: tukes.fi Stoffenmanager-ohjelma: stoffenmanager.nl REACH-, CLP- ja Biosidiasetus: kemikaalineuvonta.fi Työterveyslaitos: ttl.fi/fi/kemikaaliturvallisuus Työsuojeluhallinto: tyosuojelu.fi Pelastuslaitokset: Helsingin kaupungin pelastuslaitos, hel.fi/pel/ Espoo ja Kauniainen: Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos, lup.fi Vantaa: Keski-Uudenmaan pelastuslaitos, ku-pelastus.fi Hankinnat ja materiaalitehokkuus: Kuluttajavirasto: kuluttajavirasto.fi/fi-fi/eko-ostaja/ Ympäristömerkintä: ymparistomerkki.fi Motiva: motiva.fi/yritykset/hankinnat Luomuinstituutti, Luomuliitto ja Pro Luomu: luomu.fi Portaat Luomuun -ohjelma ammattikeittiöille: portaatluomuun.fi WWF paperituotteiden tietokanta (englanninkielinen): checkyourpaper.panda.org WWF kalaopas: wwf.fi/kalaopas Reilu Kauppa: www.reilukauppa.fi Tuottajavastuu ymparisto.fi > Kulutus ja tuotanto > Jätteet ja jätehuolto > Tuottajavastuu Tuottajavastuu koskee seuraavien tuotteiden valmistajia ja maahantuojia: henkilöautoja, pakettiautoja ja niihin rinnastettavia muita ajoneuvoja moottorikäyttöisen tai muun ajoneuvon ja laitteen renkaita sähkö- ja elektroniikkalaitteita paristoja ja akkuja sanomalehtiä, aikakauslehtiä, toimistopaperia ja muita näihin rinnastettavia paperituotteita pakkauksia. Huom. Muista poiketen pak kaus ten tuottajavastuussa ovat pakkaajat ja pakattujen tuotteiden maahantuoja. pyr.fi Ympäristöväittämät markkinoinnissa: kuluttajavirasto.fi > Yritykselle > Markkinointi ja mainonta > Ympäristöväittämät 18 Ilmastolaskuri: WWF: www.ilmastolaskuri.fi
10. Liitteet Ekokompassi-oppaan liitteet löytyvät osoitteesta ekokompassi.fi > Järjestelmä > lomakkeet 1. Ekokompassi-kriteerit 2. Alkukartoituslomake 3. Projektisuunnitelma 4. Ympäristövastaavan tai -tiimin toimenkuvalomakkeet 5. Ympäristövaikutusten arviointi 6. Ympäristöohjelma 7. Lakilista 8. Jätehuoltosuunnitelmat 9. Vaarallisten jätteiden kirjanpito 10. Kemikaaliluettelo 11. Alihankkijakysely 12. Ohje EMS Light Nordic -seurantatyökalun käytöstä 13. Ohje auditointiin valmistautumiseen
ekokompassi.fi