YLEISKUVAUS OpusCapita Payments
Sisällysluettelo 1. Johdanto... 3 2. Maksujenkäsittelyprosessin hallinta... 5 3. Suorat pankkiyhteydet... 7 4. Maksujen ja erien käsitteleminen... 8 5. Globaalien maksujen hallinta... 10 6. Hyödyt... 11 2
1. Johdanto OpusCapita Payments on dynaaminen maksuliikenteen hallinnointiin tarkoitettu sovellus, jolla on helppo kontrolloida yrityksen kaikkia maksutapahtumia. Sovellus voidaan kytkeä suoraan yrityksen taloushallinnon järjestelmiin, jolloin maksujen ja erien käsittely tapahtuu keskitetysti riippumatta maksujen tyypistä tai alkuperästä. Sovelluksesta on suorat ja kattavat yhteydet pankkeihin, ja se pystyy käsittelemään suuriakin aineistomassoja tehokkaasti ja sujuvasti. Lisäksi se soveltuu millä tahansa alalla toimiville yrityksille. Pitkälle automatisoitu OpusCapita Payments vähentää huomattavasti maksuprosessien manuaalisia työvaiheita. Rutiinitehtävät sujuvat aiempaa nopeammin, ja säästyneen ajan voi käyttää tuottavampaan työhön. Tarvittaessa maksuja voi lisätä ohjelmaan myös manuaalisesti. OpusCapita Payments on erittäin helppokäyttöinen ohjelma. Käyttöliittymä on mukautuva ja intuitiivinen, mikä nostaa käyttökokemuksen aivan uudelle tasolle. Näkymiä voi esimerkiksi muokata monin tavoin, niin että kaikki oleellinen tieto näkyy yhdellä silmäyksellä. Kukin käyttäjä voi muun muassa itse päättää, mitä sarakkeita näytetään ja missä järjestyksessä tiedot näissä sarakkeissa ovat. Lisäksi näkymiä voi jakaa muiden käyttäjien hyödynnettäväksi. Ohjelmassa on myös kätevä hakutoiminto ja selkeät käyttöohjeet. 3
OpusCapita Payments -ohjelman voi laajentaa kokonaisvaltaiseksi Payment Factory -ratkaisuksi, jolla yritys voi tehokkaasti hallita kaikkia globaaleja maksuja. Kattavien automatisoitujen maksuprosessien lisäksi ratkaisuun voidaan sisällyttää muitakin palveluja, kuten tilien hallinta, sisäinen pankki tai kassavirtojen hallinta ja ennustaminen. Suurilla konserneilla on eri maissa yleensä useita tytäryhtiötä, joilla puolestaan voi olla monia ulkoisia järjestelmiä. Kun tällainen konserni käyttää lukuisten eri maksujensa käsittelemiseen eri pankkiyhteyksiä, kokonaiskuvan saaminen konsernin taloustilanteesta voi olla vaikeaa. OpusCapita Payments tarjoaa tähän ratkaisun sovellus luo selkeät ja keskitetyt maksuprosessit kaikille tytäryhtiöille ja käyttäjille, vaikka nämä sijaitsisivat maantieteellisesti eri paikoissa. Samalla konsernin likviditeetti pysyy paremmin treasuryn hallinnassa. Uusia pankkiyhteyksiä myös kehitetään jatkuvasti. OpusCapitalla on pitkä kokemus kassanhallintasovellusten kehittämisestä. Automatisoitujen maksusovellusten edelläkävijänä se on hoitanut SEPAan (Single Euro Payment Area) siirtymisen hyvissä ajoin: OpusCapita Payments on kokonaan SEPA-yhteensopiva. Jos sovellus esimerkiksi liitetään järjestelmiin, jotka eivät vielä pysty tuottamaan SEPA- tai C2B-maksuaineistoa, se muuntaa maksutiedostot pankkikohtaisiin SEPA-tiedostomuotoihin. OpusCapita tukee myös kaikkia pohjoismaisia maksuformaatteja. Sovellus pystyy esimerkiksi automaattisesti muuntamaan pohjoismaisen maksun sopivaan ISO 20022 XML -formaattiin. Yhtenäisten pankkipalautteiden ansiosta XML:n käytöstä on aineistojen muunnon lisäksi hyötyä myös palautteiden analysoinnissa. OpusCapita Payments -ohjelmasta on saatavilla kolme eri toimitustapaa ja laajuusvaihtoehtoa, jotka vastaavat maksujenkäsittelyn tarpeisiin eri tasoilla. Seuraavissa luvuissa esitellään ohjelman keskeiset ominaisuudet yleisellä tasolla. Olipa kyseessä sitten pieni, paikallisella tasolla toimiva yritys tai suuri, kansainvälinen konserni, OpusCapita Payments pystyy vastaamaan sen maksujenkäsittelyn tarpeisiin. 4
2. Maksujenkäsittelyprosessin hallinta OpusCapita Payments -ohjelmalla voi seurata ja hallita maksuprosesseja joustavasti ja luotettavasti. Sovellus pystyy prosessoimaan lukuisia eri tapahtumatyyppejä kotimaanmaksuista ulkomaanmaksuihin ja kauppasuorituksista konsernimaksuihin. OpusCapita Payments kerää maksutiedot keskitetysti eri taloushallinnon järjestelmistä. Kun maksut on tuotu ohjelmaan tai lisätty manuaalisesti, ne hyväksytetään halutuilla käyttäjillä. Erät voidaan hyväksyä joko kerran tai kahdesti, jonka jälkeen maksut lähetetään pankkiin. OpusCapita Payments -ohjelmalla maksuerien käsittely on hyvin suoraviivaista. Erät hyväksytään joko kerran tai kahdesti, jonka jälkeen ne lähetetään pankkiin. Lopulta kaikki lähettämiseen liittyvä tieto on näkyvillä Historiaruudulla ja lokitiedostossa. Useat Payments-ohjelman keskeisistä toiminnoista voidaan automatisoida. Esimerkiksi erien hyväksyntä ja lähetys voidaan automatisoida. Mikäli hyväksyntä tai kaksoishyväksyntä suoritetaan automaattisesti, maksut ovat valmiita lähetettäväksi heti sen jälkeen, kun ne on tuotu ohjelmaan. Vaikka koko lähetysketju olisi automatisoitu, näkyvyys maksuprosessiin säilyy: sovelluksen historiatietoihin jää jälki kaikista toiminnoista, ja pankkien palautteesta muodostetaan selkokielinen erien lähetyksen jälkeen. Jotta käyttäjät pysyisivät ajan tasalla, sovellus voidaan asettaa lähettämään sähköposti-ilmoituksia, esimerkiksi muistutuksia hyväksyntää odottavista maksueristä. Mikäli kaksoishyväksyntä on käytössä, ensimmäisestä hyväksynnästä voidaan lähettää sähköposti seuraavalle hyväksyjälle. Sähköpostiviestit ovat käteviä, koska niiden ansiosta aikaa ei tarvitse kuluttaa jatkuvasti tapahtumien tarkkailuun sovelluksessa tai lokilla. Sovellus ilmoittaa automaattisesti, jos jotain poikkeuksellista tapahtuu, jolloin asiaan on helppo reagoida heti tarpeen niin vaatiessa. 5
OpusCapita noudattaa tarkasti yleisiä suoja- ja salausstandardeja sekä -käytäntöjä, joita kukin maa ja pankki vaatii. Kattavat käyttöoikeudet ovat keskeinen osa Payments-sovelluksen tietoturvaa. Käyttöoikeuksia rajoittamalla voidaan kontrolloida, kuka pääsee käsiksi maksutietoihin ja voi suorittaa maksutoimintoja. Vain tietyt käyttäjät voidaan esimerkiksi valtuuttaa hyväksymään koko konsernia koskevia maksutiedostoja. Myös erien kaksoishyväksyntä parantaa tietoturvaa ja lisää läpinäkyvyyttä. Käyttäjätietoja voidaan hallita tehokkaammin helposti perustettavien käyttäjäryhmien avulla. Kun käyttäjäryhmään esimerkiksi lisätään uusi käyttäjä, annetaan tälle ryhmälle määritellyt yleiset käyttöoikeudet automaattisesti. Ennen kuin mitkään muutokset tulevat voimaan, toisen käyttäjän täytyy yleensä hyväksyä ne. Tämä on varotoimenpide, joka osaltaan lisää kokonaistietoturvaa. Kaikki prosesseihin liittyvät tiedot tallentuvat lokille, mikä takaa täyden läpinäkyvyyden. Jokaisen maksun ja erän historiaa voi myös tarkastella helposti samassa käyttöliittymässä. Valitun maksun tai erän historia näkyy Historia-ruudulla samassa käyttöliittymässä. 6
3. Suorat pankkiyhteydet OpusCapita Payments -ohjelmasta on suorat pankkiyhteydet kaikkiin suomalaisiin ja lähes kaikkiin pohjoismaisiin pankkeihin. EBICS-pankkiyhteysstandardin ansiosta pankkiyhteys voidaan muodostaa myös valtaosaan keskieurooppalaisista pankeista. Näiden lisäksi ohjelmasta on yhteys ruotsalaiseen Bankgirot-clearingjärjestelmään. Mikäli tarvitaan globaaleja pankkiyhteyksiä, OpusCapita Payments voidaan yhdistää SWIFTiin. Uusia pankkiyhteyksiä myös kehitetään jatkuvasti. Jotta OpusCapita Payments -ohjelmalla pääsisi käsiksi kaikkiin kansainvälisen konsernin tileihin, ohjelma tukee Single Point of Entry -yhteyksiä useisiin pankkiryhmiin. Single Point of Entry on pankkiyhteys, jonka kautta on mahdollista käyttää yhtiön tietyn pankkiryhmän kaikkia tilejä, vaikka ne sijaitsisivat eri maissa. Tämän ansiosta on helppo käsitellä paikallisia maksuja ja käyttää paikallisia tilejä ja viitteitä silloinkin, kun käsittely suoritetaan toisessa maassa. Lisäksi Single Point of Entry -yhteyksiä käyttämällä hyödytään paikallisista maksutyypeistä, samoin tapahtumien nopeudesta ja alemmista kustannuksista. Erillistä pankkiyhteyttä kuhunkin maahan ei siis tarvita. OpusCapita Payments -ohjelman pankkiyhteyksiä voidaan käyttää myös suorasiirtoihin. Aineistoja voidaan siirtää ohjelmalla esimerkiksi ERP-järjestelmistä suoraan pankkeihin. Suorasiirrot sopivat erityisen hyvin suurille aineistoerille, jotka eivät enää vaadi mitään käsittelyä. Ne sopivat myös luottamuksellisille maksuille, joita kukaan OpusCapita-käyttäjä ei saa nähdä. Tiedot toteutuneista suorasiirroista on nähtävissä lokilla. Näin laajan pankkiyhteysvalikoiman sekä maksutapahtumien systemaattisen käsittelyn ansiosta OpusCapita Payments voidaan ottaa käyttöön myös suurissa kansainvälisissä konserneissa. Kun kassavirtaprosessit on automatisoitu ja keskitetty, konserni säästää aikaa ja myös maksujenkäsittelykustannukset pienenevät mutta näkyvyys säilyy. Pankkien vaihtaminen ja uusien pankkien lisääminen on helppoa, eikä se vaadi ohjelmassa järjestelmätason muutoksia. Tämän ansiosta yritys voi valita sopivimman pankin jokaisessa maassa tai kullakin markkina-alueella. 7
4. Maksujen ja erien käsitteleminen OpusCapita Payments -sovelluksessa voidaan tarkastella ja käsitellä kaikenlaisia maksutyyppejä pankista ja maasta riippumatta. Maksuja ja eriä voi tarkastella näkymittäin, yrityksittäin ja tileittäin. Näkymästä toiseen pääsee siirtymään nopeasti yhdellä napsautuksella, ja näkymän nimen perässä kerrotaan, montako maksua tai erää näkymään sisältyy. Näkymiä voi myös luoda tarpeen mukaan lisää. Käytettävissä olevat tilit on ryhmitelty yrityksittäin, ja käyttäjä voi tarkastella esimerkiksi vain haluamalleen tilille kohdistettuja maksuja. Valittavissa ovat aina ne yritykset ja tilit, joihin käyttäjällä on oikeus. Tilit yrityksittäin -valikosta on valittu yksi Group Treasuryn tili. Tälle tilille on kohdistettu kolme lähettämätöntä erää. Maksuja ja eriä voi ryhmitellä esimerkiksi saajan tai eräpäivän perusteella. Lisäksi suodatustoiminnolla voi määritellä tarkemmin, millaisia maksuja tai eriä haluaa tarkastella. Käyttöliittymää voi myös muokata kuhunkin käyttötilanteeseen sopivaksi. Kukin käyttäjä voi esimerkiksi laittaa sarakkeet haluamaansa järjestykseen ja määritellä, missä järjestyksessä rivit näytetään. 8
Myös hakutoiminto voi huomattavasti helpottaa työrutiineja. Kun halutaan löytää esimerkiksi maksu tai erä, jonka kokonaissumma on tiedossa, kyseisen summan voi kirjoittaa vasemman yläkulman hakukenttään. Tällöin sovellus hakee automaattisesti valitun näkymän sellaiset maksut tai erät, joissa numerosarja esiintyy. Modernin käyttöliittymän ansiosta maksukäytännöt ovat yksinkertaisia; tavallisesti yhteen toimintoon tarvitaan vain muutama napsautus. Intuitiiviset kuvakkeet kertovat käyttäjälle erän tilan, ja lisäksi sovellus opastaa käyttäjää prosessin aikana aktivoimalla ne painikkeet, jotka ovat käytettävissä prosessin kussakin vaiheessa. Kaikki tämä helpottaa ja nopeuttaa maksujen ja erien tarkastelua ja käsittelyä. Kun valittuna on hyväksytty erä, hyväksynnänperuutus- ja eränlähetyspainikkeet aktivoituvat työkalurivillä. Osittain hyväksyttyjen erien käsittely on myös helppoa: epäonnistuneet maksut voi kätevästi poimia uuteen erään, muokata ja lähettää uudelleen peruuttamatta koko prosessia. Automatisoidun sisäänluvun lisäksi ohjelmaan voi lisätä maksuja manuaalisesti. Sovelluksessa on erilliset, helppokäyttöiset maksupohjat SEPA-maksuille, sisäisen pankin maksuille ja cross border -maksuille sekä ruotsalaisille, norjalaisille ja tanskalaisille maksuille. Kaikki toistuvat tiedot voidaan tallentaa sovellukseen. Esimerkiksi nimiä ja tilinumeroita ei siis tarvitse kirjoittaa joka kerta uudestaan. Jo syötettyjä maksutietoja voi muokata, kopioida ja poistaa, kunhan siihen on tarvittavat käyttöoikeudet. Lisäksi maksut voi määrittää toistumaan säännöllisin väliajoin. Eräraporttien tulostaminen on myös mahdollista, ja tulostus voidaan automatisoida tapahtumaan esimerkiksi joka kerta kun erä on luotu. 9
5. Globaalien maksujen hallinta Kun konserni haluaa keskittää ja automatisoida kansainväliset maksuprosessinsa, voidaan OpusCapita Payments laajentaa Payment Factoryksi, joka on globaalien maksujen käsittelyjärjestelmä. Näin pystytään luomaan yksi keskitetty maailmanlaajuinen maksuprosessi, jolla konsernitason tulot ja menot saadaan hallintaan kokonaisvaltaisesti. Payment Factory voidaan edelleen laajentaa kassavirran hallintatyökaluksi toisin sanoen likviditeetinhallintaa helpotetaan kohdistamalla maksuja asiaankuuluviin kassavirtakategorioihin. Payment Factoryyn voidaan yhdistää OpusCapitan In-House Bank -sovellus. Tällöin tytäryhtiöiden väliset maksut voidaan suorittaa ilman pankkikuluja ja arvopäivämenetyksiä, koska tapahtumat hoidetaan konsernin sisäisessä pankissa. Konserninsisäiset tapahtumat siirtyvät sisäisen pankin tileille automaattisesti ja välittömästi. Tapahtumat ovat myös heti näkyvissä ja tilinomistajien käsiteltävissä. Maksut keskitetyille, ulkoisille pankkitileille voidaan myös kohdistaa välittömästi oikeille In-House Bankin jäsentileille. Kaiken lisäksi useat ulkoiset tilit muuttuvat tarpeettomiksi: ihannetapauksessa yksi ulkoinen pankkitili kutakin valuuttaa kohti riittää. Kaiken kaikkiaan konsernin maksutapahtumien hallinnasta tulee Payment Factoryn ansiosta entistä yksinkertaisempaa, läpinäkyvämpää ja kustannustehokkaampaa. Maksuvirtojen keskittäminen on etu myös pankkien kanssa neuvoteltaessa. Lisäksi sovellus minimoi manuaalisen työn määrän, jolloin aikaa säästyy tuottavampaan työhön. Lyhyesti sanottuna Payment Factory mahdollistaa kaikkien globaalien maksujen kokonaisvaltaisen ja kustannustehokkaan hallinnan. 10
6. Hyödyt OpusCapita Payments -sovelluksella maksuprosesseja ja -tapahtumia voi hallinnoida tehokkaasti ja systemaattisesti pankeista ja maista riippumattomasti. Maksujen hoito on kustannustehokasta, koska kaikki maksuihin liittyvä tieto käsitellään yhden sovelluksen kautta. Uusimpaan teknologiaan ja prosessikeskeiseen toimintatapaan perustuva OpusCapita Payments nostaa käyttökokemuksen aivan uudelle tasolle ja auttaa säästämään aikaa. Sovelluksesta on suorat, kansainväliset pankkiyhteydet, ja sillä voi käsitellä kaikkia maksutyyppejä. Uusien pankkien lisääminen on vaivatonta. OpusCapita Payments voidaan laajentaa kattavammaksi Payment Factory -kokonaisuudeksi, joka on pitkälle automatisoitu globaalien maksutapahtumien hallintajärjestelmä. Sisäisen pankin palvelut ja likviditeetinhallinnan prosessit voidaan sisällyttää Payment Factoryyn Tuotelaajuudet mahdollistavat sen, että käytössä on yritykselle sopivat ja tarpeelliset toiminnallisuudet. Lue myös seuraavat yleiskuvaukset: OpusCapita Liquidity OpusCapita Accounts OpusCapita Invoices. 11