Taloushallinto verkkoliiketoiminnassa Terhi Kivinen 21.10.2014
Esityksen sisältö Sähköinen taloushallinto mitä ja miksi? Verkkokaupan liittäminen taloushallintoon Reskontra ja kirjanpito Ohjelmistointegraatioiden haasteita Loppusanat
Sähköinen taloushallinto mitä ja miksi? Sähköinen taloushallinto on Perinteinen vs. sähköinen taloushallinto Sähköisen taloushallinnon hyödyt
Sähköinen taloushallinto on
Sähköinen taloushallinto on + paljon muutakin kuin verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottoa + kokonaisuus, johon kuuluu esimerkiksi: myynti- ja ostolaskujen käsittely matka- ja kululaskut sekä palkanlaskenta viranomaisilmoitukset ja maksuliikenne kirjanpito, sisäinen laskenta ja raportointi
Perinteinen vs. sähköinen taloushallinto
Sähköisen taloushallinnon hyödyt + Poistaa päällekkäistä työtä ja tehostaa ajankäyttöä + On kustannustehokasta + Mahdollistaa ajantasaisen reskontran ja kirjanpidon + Helpottaa viranomaisilmoitusten lähettämistä
Myyjäyritys Ostajayritys Myyntilasku Tulostus, kuoritus, postitus = manuaalityötä Ostolasku Manuaalinen tallennus tai skannaus = työtä ja virheitä Jopa 80 % taloushallinnon työstä koostuu myynti- ja ostolaskuista
Verkkolasku Myyjäyritys Ostajayritys Myyntilasku Tulostus, kuoritus, postitus = manuaalityötä Ostolasku Manuaalinen tallennus tai skannaus = työtä ja virheitä Automaatio tehostaa toimintaa ja tuo säästöjä
Tositteet paperilla tai sähköpostissa Asiakasyritys Tilitoimisto Raportit paperilla tai sähköpostissa Samat tiedot tallennetaan kahdesti Raportoinnissa on pitkät viiveet Perinteinen kirjanpitotyö perustuu pitkälti tallentamiseen
Jaetut tiedot pilvipalvelussa Asiakasyritys Tilitoimisto Laskut syötetään vain kerran Kirjanpito automatisoituu Sähköiset pankkiyhteydet Samat tiedot tallennetaan kahdesti Raportoinnissa on pitkät viiveet Sähköinen taloushallinto tehostaa prosesseja ja parantaa palvelua
Verkkokaupan liittäminen taloushallintoon Integraation suunnittelu Integraation toteutus Verkkokauppa & taloushallinto Esimerkki tiedonsiirtotekniikasta
Integraation suunnittelu + Käytössä olevan verkkokauppasovelluksen ja toiminnanohjaus-/taloushallintojärjestelmän integrointi tehostaa taloushallinnon prosesseja merkittävästi + Kuinka isosta projektista on kyse ajallisesti ja euroina? + Nopeimmillaan kyse voi olla valmiin integraation käyttöönotosta + ja toisaalta edessä saattaa olla hyvinkin työläs projekti
Integraation toteutus Yritys perustaa verkkokaupan Rajapintojen avaus taloushallintoohjelmistosta Laajennuksen aktivointi verkkokaupassa
Verkkokauppa & taloushallinto Verkkokauppa-ohjelmisto Tuote- ja asiakasrekisterit Ostoskori, tilaaminen ja maksutavat Tilaustietojen siirto taloushallintoon Palautusten ja reklamaatioiden käsittely Taloushallinto-ohjelmisto Myyntilaskujen automaattinen muodostus Laskutus ja reskontra Kirjanpidon ja reskontran automaattinen päivittäminen Optiona reskontratiedon siirto takaisin verkkokauppaan
Esimerkki tiedonsiirtotekniikasta Verkkokauppa -ohjelmisto 1) Tilauksen vastaanotto 2) Finvoice- XML-pohjaisen siirtotiedoston muodostus 3) Tiedoston SFTP-siirto taloushallintoohjelmiston palvelimelle Taloushallintoohjelmisto 4) XMLtiedoston sisäänluku 5) Laskujen tallentaminen reskontraan ja kirjanpitoon 6) Laskujen jatkokäsittely
Reskontra ja kirjanpito Verkkokaupasta kirjanpitoon Monta maksutapaa Maksutavoissa huomioitavaa
Verkkokaupasta kirjanpitoon Tilaustiedot verkkokaupasta, myyntilasku taloushallintoon Viitemaksut noudetaan pankista ja kohdistetaan reskontraan Raportointi ja viranomaisilmoitukset Myyntilasku avoimena reskontraan Automaattinen kirjanpito laskulle Viitemaksu kuittaa laskun maksetuksi Poikkeustapausten käsittely Raportointi, ilmoitukset Kirjanpito automaattisesti oletustiliöintien perusteella Esim. viitteettömät, maksut, maksumuistutukset ja perintään siirto
Monta maksutapaa + Verkkokaupoissa käytetään monia maksutapoja Esim. lasku, postiennakko, luottokortti, verkkopankki, Paypal, maksupalveluoperaattorit, + Yhä useampi verkkokauppias tarjoaa useita maksuvaihtoehtoja palvellakseen asiakkaita aina vain paremmin + Käytettävät maksutavat vaikuttavat reskontranhoidon ja kirjanpidon prosessiin
Prosessi 1: Pankin verkkomaksu Asiakas Pankki 1 2. Maksu Pankki 2 1. Tilaus Pankki 3 4. Tiliote (ja viite) Verkkokauppa 3. Tilaustiedot Taloushallintoohjelmisto Kirjanpito ja reskontra
Prosessi 2: Laskulla maksaminen Asiakas 4. Viitemaksu Pankki 3. Lasku 1. Tilaus 5. Tiliote ja viite Verkkokauppa 2. Tilaustiedot Taloushallintoohjelmisto Kirjanpito ja reskontra
Prosessi 3: Maksupalveluoperaattori Asiakas Maksupalveluoperaattori Pankki 1 2. Maksu Pankki 2 (4. Maksutieto) 1. Tilaus Pankki 3 6. Tiliote ja viite Verkkokauppa 3. Tilaustiedot Taloushallintoohjelmisto Kirjanpito ja reskontra
Maksutavoissa huomioitavaa + Yleistä Mitä maksutapoja tarjotaan asiakkaille? Millä tavalla maksutapahtumat kohdistuvat myyntitapahtumaan? Saadaanko kohdistumiseen viitetieto mukaan? Jos laskulla maksamista tarjotaan, saadaanko laskut lähtemään automaattisesti? + Tilitykset erikseen vain könttänä? Jos könttänä, tehdäänkö kirjanpitokin koontina? Erittelystä tulee selvitä alv-prosentit sekä ulkomaan kauppa erillään kotimaan kaupasta. + Tilitykset bruttona vai nettona? Jos on myyty 100 eurolla, saadaanko tilille koko summa vai onko siitä vähennetty esim. maksupalveluoperaattorin provisiot? Jos nettona, miten kirjataan kulujen veloitukset? Kirjanpidosta täytyy näkyä sekä tuotot että kulut.
Ohjelmistointegraatioiden haasteita Vaihtojen ja palautusten käsittely Valuutat ulkomaille myytäessä Alv-käsittely ulkomaille myytäessä B-to-C verkkokauppa ulkomaille B-to-B verkkokauppa ulkomaille
Vaihtojen ja palautusten käsittely + Tuotevaihto / Tuotepalautus /Osapalautus + Huomioitavaa Logistiikka Varastosaldojen päivitys Maksutapahtumien hyvitys tai osahyvitys + Erikoistilanteista tulee siirtyä tieto reskontraan ja kirjanpitoon
Valuutat ulkomaille myytäessä + Myynti asiakkaan valuutassa + Rahat pankkitilille euroissa Seurauksena valuuttakurssieroja Täsmääkö reskontra + Kirjanpito aina euroissa
Alv-käsittely ulkomaille myytäessä + Huomioitavaa Kohdemaa ja myyntimaa? Kuluttaja vai yritys? Tavara vai palvelu? + Vaatimukset verkkokaupan ja taloushallinnon integraatiolle + Arvonlisäveron ilmoittaminen kausiveroilmoituksella sekä yhteenvetoilmoituksella
B-to-C verkkokauppa ulkomaille + B-to-C-kaupassa EU-alueella myytäessä hinnat sisältävät arvonlisäveron + Muistakaa tarkistaa alv-säännökset myytäessä EU-alueen ulkopuolelle
B-to-B verkkokauppa ulkomaille + Ostolaskuille vaaditut yleiset laskumerkintävaatimukset koskevat myös nettikauppaa Yrityksen on ostoista aina saatava lasku, missä arvonlisäverotiedot ovat oikein Yleiset laskumerkintävaatimukset ovat samat kaikissa EUmaissa. + Yhteisökaupan laskuihin on muiden yleisten laskumerkintöjen lisäksi merkittävä myyjän ja ostajan ALV-numerot sekä myynnin verottomuus, esimerkiksi: FI08369224 VAT 0%, Intra-community sales of goods
Loppusanat
Loppusanat + Verkkokaupan integrointi taloushallintoon on hyvä suunnitella tarkkaan alusta alkaen + Onnistunut integraatio Alentaa kustannuksia Vapauttaa aikaa tuottavampaan työhön Mahdollistaa tietojen ajantasaisen seurannan
Kiitos! Tack så mycket! Tusen takk! Mange tak! Thank you! Terhi Kivinen terhi.kivinen@procountor.com puh 040 7675 047