Sisäinen auditointi osa Oamkin ympäristöohjelmatyötä 11.05.2009 2. Päivä Sisäinen auditointi Luovassa (1.6.09) Etätehtävien purku Auditoinnin suunnittelu ja menetelmät Poikkeamat Auditoinnin raportointi Hyvän auditoijan ominaisuudet Harjoituksia
Auditoinnin suunnittelu Auditointi on Järjestelmällinen suoritetaan ohjeiden mukaisesti Dokumentoitu tehdään auditointiraportti Säännöllinen suoritetaan sovitun aikataulun mukaisesti Objektiivinen riippumaton, puolueeton auditoija Todentava tutkitaan, noudatetaanko vaatimuksia
Objektiivinen tarkastelu Todennetaan, että standardin vaatimukset täyttyvät Miten sovitut toimintatavat ja sitoumukset käytännössä toteutuvat? Kirjatut ohjeet, menettelyt Ympäristöpolitiikka, päämäärät, tavoitteet, ympäristöohjelma Ympäristövastuut Lait, asetukset, viranomaismääräykset, lupaehdot
Kehittämisnäkökulma - 1 Auditoija antaa palautetta toiminnan vahvuuksista ja kehittämiskohteista Auditoijien tulisi saada selville organisaation toiminnan kehityksen esteitä
Kehittämisnäkökulma - 2 Selvitetään, miten hyvin Päämäärät ja tavoitteet on saavutettu Ympäristöpolitiikan merkitys on sisäistetty omassa toiminnassa Ongelmiin on etsitty tehokkaita ratkaisuja Tiedonkulku toimii Ennakoiva reagointi toimii Ongelmat ja puutteet on kerralla eliminoitu
Auditointivaiheet Auditoinnin valmistelu Auditointitoiminnot Auditoinnin jälkeiset toiminnot
Auditoinnin valmistelu sovitaan soveltamisala luodaan arviointimenetelmät valitaan auditoijat katselmoidaan lyhyesti dokumentoitu ympäristöjärjestelmä ja muut taustatiedot suunnitellaan auditointi (tarkastuslistat ym.)
Auditointisuunnitelma arvioinnin kohde arvioinnin laajuus arvioinnin tavoitteet arviointiperusteet aikataulu arvioijien työnjako arvioinnin kohteen edustajat
Auditointitoiminnot Avauskokous Dokumenttien katselmointi Haastattelut Näyttöjen kerääminen / toimipaikan tarkastus Raportin valmistelu Päätöskokous
Tarkastuslistat ja ohjelma Ohjaa auditoijaa varmistaa kattavuuden ja painopisteen Lisää auditoitavan luottamusta looginen eteneminen Varmistaa perusteellisuuden auttaa muistamaan kaikki aiheet Avustaa ajan hallinnassa tehtävien koordinointi arvioijien kesken Helpottaa raportointia sisältää tietoa tuloksista ja alueista
Todentamisen tapoja Dokumentti Ks. Standardin vaatimukset Haastattelu Ennakolta sovittavat, satunnaisesti valitut Havainnointi Tee muistiinpanoja
Milloin voi kirjata poikkeaman? Poikkeama = vaatimuksen jääminen täyttämättä Huomioi ennen kirjaamista vaatimus vaatimuksen täyttymättä jääminen objektiivinen todisteaineisto
Milloin voi kirjata poikkeaman? Vaatimus voi tulla eri lähteistä, esim. lainsäädäntö ja asetukset sovellettu ympäristöjärjestelmästandardi ympäristökäsikirja menettelyohje työohje
Milloin voi kirjata poikkeaman? Objektiivisena todisteaineistona voi toimia esim. auditoijan tekemät selkeät näköhavainnot kohteen asiakirjojen ja tallenteiden tiedot vastuuhenkilöiden antamat lausunnot
Poikkeamien luokittelu Vakava poikkeama jokin arviointiperusteiden vaatima toimintatapa puuttuu tai ei toimi lainkaan myös useat havainnot yhdessä voivat osoittaa, että ei toimita vaatimusten mukaisesti
Poikkeamien luokittelu Lievä poikkeama toimintatapa tms. ei joltakin osin ole arviointiperusteiden vaatimusten mukainen toimintatapa tms. ei ole käytössä niin laajasti kuin arviointiperusteet ja/tai toiminnan kuvaukset sitä edellyttävät
Kommentit Kehut, kehitysideat ja havainnot, jotka eivät vaadi välittömiä toimenpiteitä Havainto Parannusmahdollisuus Positiivinen havainto
Poikkeamien käsittely arvioinnissa tehtyjen poikkeamahavaintojen on johdettava korjaaviin toimenpiteisiin korjaukset pitää todentaa, esim.: yksitellen erikseen sovitun aikataulun mukaan seuranta-auditoinnilla kohteen seuraavan arvioinnin yhteydessä
Päätöskokouksen asiat Yleisarvio kohteen ympäristöjärjestelmästä Yhteenveto arvioinnissa havaituista puutteista Kohteen edustajien kysymykset Yhteenvedon allekirjoitus Korjaavien toimien aikataulu Seuranta-arvioinnin tarve ja aikataulu
Auditoinnin raportointi Arvioinnin tavoitteet Arvioinnin kohteet ja laajuus Arvioinnin toimeksiantaja, pääarvioija ja arvioijat Arvioinnin päivämäärät ja suorituspaikat Käytetyt arviointiperusteet Yleisarvio kohteen ympäristöjärjestelmästä
Auditoinnin raportointi Havainnon kirjaaminen raporttiin Kirjoita täsmällinen kuvaus havainnostasi kokonaisena lauseena Perustele, miksi olet luokitellut havainnon vahvuudeksi/poikkeamaksi jne. Jos kirjaat poikkeaman, viittaa siihen arviointiperusteen kohtaan, jota vastaan poikkeama on
Poikkeamaraportti -1 Poikkeamat voidaan dokumentoida joko arviointiraporttiin tai erillisiin poikkeamaraportteihin, joissa yleensä raportin tunnistetiedot ja arviointiperusteiden kohta, josta poikettu (arvioija kirjaa) poikkeaman kuvaus ja mahdollinen luokittelu (arvioija kirjaa)
Poikkeamaraportti - 2 korjaavat toimenpiteet (arvioitava laatii) arvioidun kohteen / toiminnan vastuuhenkilön kuvaus korjaavista ja ehkäisevistä toimenpiteistä arvioijan vahvistus toimenpiteen toteuttamisesta
Onnistunut auditointi Hyvin suunniteltu ja valmisteltu Keskittyy oleellisiin asioihin On vuorovaikutteista On oppimista ja toiminnan kehittämistä Edistää hyvien käytäntöjen jakamista