1 PIENHANKINTOJEN MENETTELYTAPAOHJE (19.1.2009) Tämän menettelytapaohjeen tarkoituksena on ohjeistaa Rovaniemen kaupungin osastoja pienhankintojen suorittamiseen liittyvissä käytännöissä. Tämä ohje täydentää Rovaniemen kaupungin yleisiä hankintaohjeita. Tämä menettelytapaohje ei koske ns. in house eli sidosyksikköhankintojen kilpailuttamista. Tällaiset hankinnat ovat kaupungin ja sen konserniyhteisöjen välisiä/sisäisiä hankintoja. Myös sosiaalija terveyspalvelut sekä rakennusurakat jäävät tämän menettelytapaohjeen ulkopuolelle niiden erityisluonteen vuoksi. Tällöin sosiaali ja terveyspalveluiden ja rakennusurakoiden pienhankintojen kilpailuttamisesta sovitaan erikseen hankintapalvelut yksikön kanssa. 1. Hankinnoissa sovellettavat periaatteet Kaikissa hankinnoissa on noudatettava hallintolain, kuntalain sekä EY:n perustamissopimuksen mukaisia avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömän kohtelun periaatteita. Kaikissa hankinnoissa on noudatettava myös julkisenhallinnon perusperiaatteita, joita ovat lainmukaisuus, avoimuus, verovarojen tarkoituksenmukainen ja tehokas käyttäminen, syrjimättömyys, tasapuolisuus ja suhteellisuus. Kaikki hankinnat on tehtävä taloudellisesti, tehokkaasti ja tehtyjen päätösten tulee olla avoimesti arvioitavissa. Kaikissa hankinnoissa yleiset periaatteet tarkoittavat mm.: hankinnasta tiedotetaan ja tarvittaessa ilmoitetaan riittävän laajasti hankintamenettelyä koskevia tietoja ei salata kaikki soveltuvat tarjoajat voivat jättää tarjouksen avoimen menettelyn kohdalla tarjousmenettelyyn valitaan riittävä määrä ehdokkaita tarjoajien soveltuvuus arvioidaan hankintaan sopivin menettelyin tarjousmenettelyn kaikissa vaiheissa ehdokkaita ja tarjoajia kohdellaan samalla tavalla tarjouspyyntö vastaa hankinnan kohdetta tarjousten tekemiseen varataan riittävä aika tarjouskilpailun päätöksestä tiedotetaan tarjouskilpailuun osallistuneille hankintaa koskevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia ja tehdyt hankintapäätökset sekä hankintasopimukset pidetään yleisesti saatavana 2. Käsitteet ja vastuunjako hankinnoissa Hankintapalvelut yksikkö kilpailuttaa kaupungin, kaupungin omistamien konserniyhteisöjen ja koulutuskuntayhtymän vuosihankinnat (osastojen tarpeiden mukaan) ohjeistaa, opastaa ja kouluttaa kaupungin osastoja eri hankintojen kilpailuttamisessa Osastot valmistelevat hankintojen kilpailuttamista varten tarjouspyyntöä hankintapalvelut yksikkö laatii tarjouspyynnön ja kilpailuttaa erillishankinnat yhteistyössä osastojen tarpeiden mukaisesti.
2 Vuosihankinta = kaupungin osastojen, konserniyhteisöjen ja koulutuskuntayhtymän tarvitsemat jatkuvat yhteiset tuotteet/palvelut. Erillishankinta = ei kuulu vuosihankintoihin, hankinta yhden osaston tarpeisiin Hankinta = tavara, palvelu, urakka, investointi Hankinnasta vastaava yksikkö = osasto, vuosihankinnoissa hankintapalvelut Optio = lisähankinta, esim. sopimuksen jatkaminen, hankinnan määrän lisähankinta ym. Kilpailuttaminen = kaikki hankkiminen Hankintarengas = vähintään kaksi yhteistä hankintaa kilpailuttavaa tahoa 3. Pienhankintojen määrittely ja kynnysarvot Yleisissä hankinnoissa kansallisia kynnysarvoja on kolme (alv 0 %): 1) tavara ja palveluhankinnoissa kynnysarvo on 15.000 euroa, 2) sosiaali ja terveyspalveluissa 50.000 euroa ja 3) rakennusurakoissa 100.000 euroa. Näiden kynnysarvojen alle jäävät hankinnat ovat ns. pienhankintoja, jotka jakautuvat seuraavasti: 1) Pienhankinnat, joiden arvo alittaa kynnysarvon (ks. kohta 5.1) A) tavarahankinnoissa 15.000, mutta ylittää 3.000 B) palveluhankinnoissa 15.000, mutta ylittää 5.000 2) Arvoltaan vähäiset pienhankinnat (ks. kohta 5.2) A) tavarahankinnoissa alittaa 3.000 B) palveluhankinnoissa alittaa 5.000 Kyseisiin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia. Niissä tulee kuitenkin noudattaa muun lainsäädännön velvoitteita ja hyvän hallinnon yleisiä periaatteita (ks. kohta 1.). 4. Ennen kilpailuttamista huomioitavat asiat Hankinnan suorittavan henkilön/osaston tulee ennen hankinnan kilpailuttamista tarkistaa kuuluuko hankittava tuote/palvelu jo ennalta kilpailutettuihin vuosihankintatuotteisiin. Näiden tuotteiden osalta hankintapaikkaluettelossa olevaa hankintapaikkaa on noudatettava, eikä tällaisia tuotteita saa enää kilpailuttaa. Mikäli hankittava tuote/palvelu ei ole kilpailutettu vuosihankintatuote ja se alittaa kansalliset kynnysarvot (ks. kohta 3), on yksittäinen ja kertaluontoinen, kyseessä on pienhankinta. 4.1 Hankinnan arvon määrittäminen Jotta saadaan selville alittaako hankinta kynnysarvon, on ennen hankintaa määritettävä hankinnan ennakoitu arvo. Sen laskennan perusteena on suurin maksettavaa kokonaiskorvaus ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Arvoa laskettaessa on otettava huomioon hankinnan mahdolliset vaihtoeh
3 toiset toteuttamistavat ja hankintasopimukseen liittyvät optio ja pidennysehdot, sekä ehdokkaille tai tarjoajille maksettavat palkkiot tai maksut. Näistä edellä mainituista asioista muodostuu hankinnan kokonaisarvo. 4.2 Hankintaa ei saa jakaa/pilkkoa Ennakoidun arvon määrittelemisellä pyritään estämään hankintojen jakaminen/pilkkominen ja ilmoitusvelvollisuuksien kiertäminen. Kielto jakaa/pilkkoa hankinta liittyy kansallisen kynnysarvon ylittymisen arviointiin. Vaikka pienhankintoja ei lähtökohtaisesti voi saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, kysymys hankinnan jakamisesta osiin keinotekoisesti ja lain soveltamisen välttämiseksi on markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluva asia. Markkinaoikeuden käsiteltäväksi voidaan saattaa toistuvat pienhankinnat/erillishankinnat, jotka selkeästi ovat jaettuja/pilkottuja. 4.3 Hankintamenettely Hankinnat voidaan suorittaa seuraavilla menettelytavoilla: Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä tarjouksen. Edellytyksenä on ainoastaan, että tarjoaja täyttää tarjouspyynnössä/tarjouslomakkeella mainitut ehdot. Ehtojen tulee olla tasapuolisia ja syrjimättömiä. Puitejärjestely/puitekilpailutus (vain poikkeustapauksissa) on periaatteeltaan ja toteutukseltaan täysin samanlainen kuin avoin menettely. Tämän menettelyn perusteella voidaan kuitenkin tehdä erilainen sopimus eli puitesopimus yhden tai useamman (Mutta ei kahden!) tarjoajan kanssa. Tämä menettely soveltuu esim. kun tarvitaan samaa tavaraa/palvelua usealta toimittajalta. 5. Menettely pienhankinnoissa 5.1 Pienhankinnat, joiden arvo alittaa kynnysarvon A) tavarahankinnoissa 15.000, mutta ylittää 3.000 B) palveluhankinnoissa 15.000, mutta ylittää 5.000 Jos hankinta kokonaisarvoltaan ylittää edellä mainitut hankinta arvot, hankinnat on aina kilpailutettava ja kilpailutuksesta on laadittava kirjallinen tarjouspyyntö. Tarjoukset on pyrittävä pyytämään mahdollisuuksien mukaan vähintään kolmelta (3) mahdolliselta tarjoajalta. Päätöksen ja hankinnan tarjouspyyntöineen tekee osasto. Myös dokumentointi ja arkistointi kuuluvat hankkivalle osastolle. Hankintojen kilpailuttamisessa auttaa ja neuvoo hankintapalvelut yksikkö. Tarjousta pyytävä yksikkö voi halutessaan mahdollisuuksien mukaan hyödyntää valmista pienhankinnat lomaketta, koskien edellä mainittuja hankintoja. Jos lomaketta ei käytetä, tarjouspyynnössä tulee olla seuraavat tiedot: tarjouksen pyytäjän/osaston tiedot kohteen määrittely (tekniset eritelmät, laatuvaatimukset, sopimusaika tai kertahankinta) viittaus hankintailmoitukseen ja julkaisuun tarjousaika ja tarjouksen voimassaoloaika
4 osoite, minne tarjoukset on toimitettava ja aika mihin mennessä tarjoukset on jätettävä lisäksi tiedot, joilla on merkitystä tarjousten tekemisessä: esim. osatarjous, eri vaihtoehtojen sallittavuudesta, maksuaika, toimitusehdot, takuuehdot, kieli valintaperusteet, hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus, konkreettisilla prosenttiarvoilla ilmoitettuna pyytää tarjoajalta verovelkatodistus, ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y tunnus, ja tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta Tarjouspyynnön on oltava niin selvä, että sen perusteella saadaan yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia. Vertailut ja päätöksenteko Hankintapäätöksen mukaisen vertailun tekee tarjouksen pyytävä osasto, jossa hankintapalvelut tarvittaessa auttaa. Hankintapäätöksen tekee se osasto, jolle johtosäännössä (delegointi) tai sen perusteella tehdyllä hallinnollisella päätöksellä on annettu päätösvalta hankinta asioissa. Hankintapäätös on tehtävä viranhaltijapäätöksellä (vips) ja merkittävä diaariin. Lisäksi päätös on saatettava tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintapäätös on laadittava seuraavasti: diaarisointi kilpailutetun tavaran/palvelun yleiskuvaus onko hankittava tavara, palvelu vai rakennustyö käytetty hankintamenettely tarjoavien yritysten nimet ja osoitteet tarjoajien kelpoisuus ja sen toteaminen / mahdollinen hylkääminen ja perusteet tarjoajien mahdolliset poissulkemiset kilpailusta ja perusteet tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus / mahdollinen hylkääminen ja perusteet tarjousten vertailu mahdollisine vertailutaulukoineen (laatu ja hinta) voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen maininta sopimuksen syntymisestä ohjeet oikaisuvaatimuksesta ja toimielin, jolle oikaisuvaatimus osoitetaan (tulee vips:n mukana) Muutoksen haku pienhankintapäätökseen Pienhankinnoista ei voi valittaa markkinaoikeuteen, mutta oikaisuvaatimus on mahdollinen. Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen asianomaiselle toimielimelle. Oikaisuvaatimuksen voi tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen). Muutosta oikaisuvaatimuksen johdosta tehtyyn päätökseen voi hakea hallinto oikeudesta. Kunnallishallinnossa valituksen voi tehdä sillä perusteella, että päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä, päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai päätös on muuten lainvastainen.
5 Hankinnan lainvoimaisuus Hankinta voidaan panna täytäntöön ilman odotusaikaa. Täytäntöönpanoon ei kuitenkaan saa ryhtyä, jos oikaisuvaatimus tai valitus käy täytäntöönpanon johdosta hyödyttömäksi taikka jos oikaisuvaatimuksen käsittelevä toimielin tai valitusviranomainen kieltää täytäntöönpanon. Hankinta asiakirjat Hankinasta syntyneet hankinta asiakirjat säilytetään hankinnan suorittaneella osastolla asian mukaisesti taltioituna. 5.2 Arvoltaan vähäiset pienhankinnat A) tavarahankinnoissa alittaa 3.000 B) palveluhankinnoissa alittaa 5.000 Pienhankintaa, jonka kokonaisarvo jää alle edellä mainittujen hankinta arvojen, kilpailutetaan oheisella vähäisten hankinnat lomakkeella mahdollisuuksien mukaan. Jos lomaketta ei käytä, tulee tarjouspyynnössä kuitenkin olla lomakkeella esitetyt asiat. Tarjoukset on pyrittävä pyytämään mahdollisuuksien mukaan vähintään kolmelta (3) mahdolliselta tarjoajalta. Tarjousasiakirjat valmistelee ja tarjouspyynnöt pyytää sekä arkistoi tavaroita/palvelua tarvitseva osasto. Tarjoukset voi pyytää joko sähköpostilla tai faksilla, vain poikkeustapauksessa puhelimella. Puhelimitse tehtävässä tarjouspyyntökierroksessa hankkivan henkilön on pidettävä käymistään puhelinkeskusteluista riittävällä tarkkuustasolla kirjaa päätöksen tekemistä varten. Päätös hankinnasta toimitetaan joko sähköpostilla, faksilla, tai poikkeustapauksissa puhelimella kaikille tarjoajille. Tällaisista hankinnoista ei tarvitse tehdä viranhaltijapäätöstä. Hankinta voidaan suorittaa heti päätöksen tiedottamisen jälkeen (ei valitus aikaa). 6. Suoraosto (vain erillishankinnoissa ja poikkeustapauksissa) Ennen suoraoston tekemistä, ota yhteys hankintapalvelu yksikköön. Suoraoston kohdalla on ensin tarkistettava kuuluuko hankittava tuote jo vuosihankintoihin (ks. kohta 4). Tällaisten pienostojen osalta on myös huomioitava, että mikäli niiden osalta voidaan ennakoida, että pienostot yhdessä ja jatkuvana hankintana muodostavat laajan kokonaisuuden, on hankinta tällöin kilpailutettava. Suora osto pienhankinnoissa ei ole sama asia kuin hankintalain mukainen suorahankinta, jonka käytölle on hankintalaissa säädetty omat perusteet.