EURA 2007 EU:N RAKENNERAHASTOJEN HALLINTAJÄRJESTELMÄ Käyttöohje projektien hakijoille ja toteuttajille
SISÄLLYSLUETTELO 1 Yleistä järjestelmästä... 4 1.1 Ruotsinkielisen version käyttäminen... 5 1.2 Järjestelmän käytön tekniset vaatimukset... 6 1.3 Tietoturvallisuus... 6 1.4 Hakemuslomakkeen täyttäminen... 6 2 Hakemusnumeron tilaaminen... 7 3 Hakemuslomakkeen täyttäminen... 9 3.1 Yleistä... 9 3.2 Kirjautuminen järjestelmään... 10 3.3 Hakemuslomakkeen rakenne ja toiminnot... 11 3.4 Hakemuslomakkeen täyttöohjeet... 12 4 Hakemuksen sisältö... 13 4.1 Viranomainen, jolle hakemus osoitetaan... 13 4.2 Projekti, jolle haetaan rahoitusta... 14 4.3 Projektin hakijan tiedot... 14 4.4 Hakijaorganisaation ja yhteistyötahojen kuvaus... 15 4.5 Projektin tarve ja kysyntälähtöisyys... 17 4.6 Projektin toteutusalue ja kohderyhmän kuvaus... 18 4.7 Projektin tavoitteet, tulokset ja vaikutukset... 19 4.8 Projektin toimenpiteiden ja tuotteiden kuvaus... 20 4.9 Projektin toteuttamissuunnitelma... 21 4.10 Tavoitteiden toteutumisen seuranta, raportointi ja toiminnan arviointi... 22 4.11 Tiedotus ja tulosten/hyvien käytäntöjen levittäminen... 23 4.12 Hallintoon liittyvät toimenpiteet projektin päätyttyä... 24 4.13 Kustannusarvion tiivistelmä... 24 4.14 Rahoitussuunnitelman tiivistelmä... 25 4.15 Muu rahoitus... 26 4.16 Liitteet ja allekirjoitus... 26 4.16.1 Paperimuodossa toimitettava pakollinen liite... 27 4.16.2 Sähköisessä muodossa toimitettava pakollinen liite... 28 4.16.3 Muut hakijan omat liitteet... 28 5 Rahoitustietojen taustalomakkeet... 30 5.1 Projektin kustannusarvion alv-valinta ja kustannusmallivalinta... 30 5.1.1 Kustannusmallivalinnan vaikutukset taustalomakkeen toimintaan... 31 5.2 Projektin kustannusarvion täyttäminen... 32 5.3 Projektin rahoitussuunnitelma... 35 2
6 Hakemuslomakkeen tietojen tarkastaminen... 36 7 Koko hakemuksen esikatselu... 38 8 Hakemuslomakkeen tulostaminen... 39 9 Hakemuslomakkeen jättäminen viranomaiskäsittelyyn... 41 10 Hakemuksen kopiointi uuden hakemuksen pohjaksi... 43 11 Hakemuksen peruminen... 43 12 Hakemuksen muistio... 44 13 Viranomaisen hakijalle täydennettäväksi palauttama hakemus... 45 14 EURA 2007 -järjestelmällä hakijalle lähetetyt sähköposti-ilmoitukset... 47 15 Järjestelmästä poistuminen... 47 3
1 Yleistä järjestelmästä EURA 2007 on Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ja Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) ohjelmakaudella 2007-2013 osarahoittamien projektien hallinnointiin tarkoitettu selainpohjainen tietojärjestelmä. Järjestelmällä hoidetaan mm. projektihakemusten, projektipäätösten, maksatushakemusten, seurantalomakkeiden ja loppuraporttien toimittaminen ja hallinnointi sekä rakennerahastotoiminnan toteutumista kuvaavien raportointitietojen tuottaminen sekä kansallisiin tarkoituksiin että Euroopan komissiolle. Kaikki EURA 2007 -järjestelmän projektien hakijoille ja toteuttajille tarkoitetut palvelut löytyvät päävalikosta osoitteesta www.eura2007.fi. Järjestelmää käytettäessä tulee lähteä liikkeelle aina päävalikosta, ei esim. suosikkeihin lisätystä linkistä, joka vie suoraan johonkin järjestelmän osioon. Jokaisen järjestelmän osion käyttämistä varten on oma käyttöohje. Tässä käyttöohjeessa opastetaan projektihakemuslomakkeen täyttämistä. Ohje kannattaa lukea huolellisesti kokonaan läpi ennen kuin alkaa täyttää hakemusta järjestelmään. Kuva 1 Hakijan ja toteuttajan palveluiden päävalikko 4
1.1 Ruotsinkielisen version käyttäminen EURA 2007 -hakijan ja toteuttajan palveluista on käytettävissä myös ruotsinkielinen versio. Ruotsinkieliseen versioon siirrytään ennen kirjautumista yläreunan På svenska -linkistä. Kuva 2 Ruotsinkielisen käyttöliittymän avaaminen Kuva 3 Hakijan ja toteuttajan palveluiden ruotsinkielinen päävalikko 5
1.2 Järjestelmän käytön tekniset vaatimukset Järjestelmä toimii selainpohjaisesti internetissä, eikä se vaadi mitään ohjelmien asennusta tms. omalle työasemalle. Järjestelmä toimii kaikilla yleisimmillä selaimilla (Internet Explorer, Mozilla Firefox), joissa on huomioitu seuraavat vaatimukset: 1.3 Tietoturvallisuus - selaimessa sallitaan evästeiden (cookie) käyttö - selaimessa sallitaan Javascriptin käyttö - selaimessa sallitaan ponnahdusikkunoiden (pop-up) käyttö - työasemassa on Adobe Reader -ohjelma lomakkeiden tulostamista varten. Järjestelmällä on virallinen sertifikaatti ja se käyttää 128 bittistä SSL-salausta. Projektien hakijat ja toteuttajat käyttävät järjestelmää hakemuskohtaisella hakemusnumerolla ja itse keksimällään salasanalla, joiden turvallisesta käytöstä ja säilytyksestä vastaa hakija. Mikäli hakemus hyväksytään rahoitettavaksi projektiksi, käytetään samaa hakemusnumeroa ja salasanaa mm. maksatushakemusten, seurantalomakkeiden ja väliraporttien sekä loppuraportin toimittamiseen järjestelmän välityksellä. Hakija ja toteuttaja voi vaihtaa hakemus-/projektikohtaista salasanaansa järjestelmän yhteystietojen ylläpito -osiossa. 1.4 Hakemuslomakkeen täyttäminen EURA 2007 -järjestelmän välityksellä voidaan täyttää rahoitushakemus ohjelmakaudella 2007 2013 EU:n rakennerahastoprojekteja rahoittavalle viranomaiselle. Lisätietoja meneillään olevista hauista ja hakuajoista sekä hakemuslomakkeen sisällöllisiä täyttöohjeita saa siltä viranomaiselta, jolta rahoitusta aiotaan hakea. EURA 2007 -järjestelmän avulla ei voi hakea ELY-keskusten yritysten kehittämisavustusta tai yritysten toimintaympäristön kehittämisavustusta, Finnveran lainoja ja takauksia eikä Tekesin tutkimus- ja tuotekehitysrahoitusta. Lisätietoja näistä hakumenettelyistä saa ottamalla yhteyttä kyseisiin rahoittajiin. EURA 2007 -järjestelmän hakemuslomakeohjelma on täyttäjää neuvova ja opastava palvelu. Hakemuslomake tulee täyttää aina suoraan EURA 2007 -järjestelmään, sillä - järjestelmä ohjaa lomakkeen täyttöä automaattisesti - järjestelmä esittää täytettäväksi vain ne kysymykset, jotka kyseisen tyyppiselle projektille ovat tarpeen - järjestelmä antaa täyttöohjeet kuhunkin kysymykseen - kukin tieto tallennetaan lomakkeeseen vain yhden kerran - järjestelmä laskee automaattisesti kaikki summatiedot - järjestelmä tarkistaa automaattisesti mahdolliset virheelliset ja puutteelliset tiedot - hakemuksen viranomaiskäsittely ja päätöksenteko nopeutuu huomattavasti. 6
2 Hakemusnumeron tilaaminen Jotta hakija pääsee täyttämään hakemuslomaketta EURA 2007 -järjestelmään, tulee hakijan ensin tilata itselleen järjestelmästä hakemusnumero. Hakemusnumero tilataan klikkaamalla päävalikon Tilaa uusi hakemusnumero -painiketta, jonka jälkeen avautuvaan ikkunaan täytetään hakijan tiedot. Kuva 4 Uuden hakemusnumeron tilaaminen Kuva 5 Uuden hakemusnumeron tilaus -ikkuna 7
Ensin valitaan rahasto (ESR tai EAKR), josta rahoitusta aiotaan hakea. Rahastovalinta määrää hakemuslomakkeen sisällön, joten valinta tulee tehdä oikein. Mikäli hakemusnumeron tilaamisen jälkeen huomataan, että on valittu väärän rahaston hakemus, tulee tilata uusi hakemusnumero oikean rahaston hakemusta varten. Virheellisen hakemusnumeron voi tässä tapauksessa hävittää. Hakemusnumero lähetetään siihen sähköpostiosoitteeseen, joka syötetään ao. kenttään. Sähköpostiosoite tulee kirjoittaa huolellisesti, jotta hakemusnumero saapuu oikeaan osoitteeseen. Hakijan tulee keksiä hakemukselleen myös salasana, jonka tulee olla vähintään 8 merkin pituinen, joista ainakin 3 tulee olla numeroita, esim. 1a2s3dfg. Kun kaikki tiedot on täytetty, klikataan Tilaa hakemusnumero -painiketta, jonka jälkeen saadaan vahvistus hakemusnumeron tilaamisesta. Hakemusnumero saapuu ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen muutaman minuutin kuluessa. Kuva 6 Hakemusnumeron tilauksen vahvistus 8
3 Hakemuslomakkeen täyttäminen 3.1 Yleistä Rakennerahastoprojektien hakemuslomake on laaja, useita kymmeniä kysymyksiä sisältävä kokonaisuus, jonka täyttämiseen tulee perehtyä huolellisesti ja varata riittävästi aikaa. Suositeltavaa onkin tutustua lomakkeen sisältöön ja täyttöohjeisiin etukäteen, ennen kuin aloittaa lomakkeen täyttämisen EURA 2007 -järjestelmään. Tyhjän hakemuslomakkeen ja täyttöohjeen voi tulostaa ennakkotutustumista varten EURA 2007 - järjestelmästä PDF-muodossa päävalikon Tulosta tyhjä hakemus -painikkeesta. Tyhjä lomake sisältää kaikki mahdolliset rakennerahastoprojektien hakemuksessa esitettävät kysymykset. Täytettäessä hakemuslomaketta EURA 2007 -järjestelmään, ohjelma muodostaa lomakkeen dynaamisesti, joten kaikilta hakijoilta ei kysytä kaikkia tyhjässä lomakkeessa esitettyjä kysymyksiä. Lomakkeen sisältöön (esitettäviin kysymyksiin) vaikuttavat mm. rahoittava viranomainen, tavoiteohjelma ja projektityyppi. Kuva 7 Tyhjän hakemuslomakkeen tulostus ennakkotutustumista varten Hakemuslomaketta voi täyttää EURA 2007 -järjestelmässä vähän kerrallaan, tallentaa tiedot, poistua järjestelmästä ja jatkaa täyttämistä myöhemmin. Lomakkeen täyttäminen järjestelmään vaatii kuitenkin aina avoinna olevan internet-yhteyden. Hakemuslomaketta EI voi esim. täyttää PDFmuotoiselle lomakkeelle ja siirtää siitä tietoja kokonaisuudessaan EURA 2007 -järjestelmään. Yksittäisten tekstikenttien kopiointi manuaalisesti leikepöydän kautta on kuitenkin mahdollista. Jokaisen kysymyksen otsikon vieressä on keltapohjainen ohjepainike (kysymysmerkki), josta saa sisällöllisiä täyttöohjeita kyseiseen kysymykseen vastaamisen avuksi. Tarkempia sisällöllisiä täyttöohjeita saa tarvittaessa siltä viranomaiselta, jolle rahoitushakemus osoitetaan. Lomakkeen tietojen tallentaminen on mahdollista missä vaiheessa täyttämistä tahansa. Tiedot tulee muistaa tallentaa riittävän usein, esim. vähintään 10 minuutin välein. Lomake ei tallenna tietoja automaattisesti. Lomakeohjelma antaa huomautuksia mahdollisista puutteellisista ja virheellisistä tiedoista. Tietojen oikeellisuuden voi tarkistaa missä vaiheessa täyttöä tahansa järjestelmän Tarkista-painikkeella. 9
3.2 Kirjautuminen järjestelmään EURA 2007 -järjestelmään kirjaudutaan syöttämällä sähköpostissa saatu hakemusnumero ja salasana päävalikon oikeassa yläreunassa sijaitseviin kenttiin ja klikkaamalla Kirjaudu-painiketta. Kuva 8 Kirjautuminen EURA 2007 -järjestelmään Kirjautumisen jälkeen avautuu järjestelmän aloitussivu. Hakemusnumero, jolla järjestelmään on kirjauduttu, näkyy oikeassa ylälaidassa. Hakemuksen täyttöön päästään klikkaamalla Projektihakemus/-suunnitelma -välilehteä. Valittu osio (välilehti) ilmaistaan violetilla värillä. Huom! Kirjaudu järjestelmään saman istunnon aikana vain yhdellä hakemusnumerolla! Työasemalla ei tule samanaikaisesti pitää auki usean eri projektin lomakkeita (esim. useita hakemuksia selaimen eri välilehdissä), sillä tämä voi aiheuttaa virheitä tietojen tallennukseen. 10
Kuva 9 EURA 2007 -järjestelmän hakijan ja toteuttajan palveluiden aloitussivu 3.3 Hakemuslomakkeen rakenne ja toiminnot Projektihakemuslomakkeen ensimmäinen sivu avautuu täyttämistä varten. Lomakkeen sivulta toiselle siirrytään näytön vasemmassa marginaalissa olevista linkeistä. Valittu sivu esitetään lihavoidulla tekstillä harmaalla pohjalla. Käytettävissä olevat toimintopainikkeet näkyvät harmaana violetinvärisellä pohjalla. Hakemuslomakkeessa esitettävät kysymyksen määräytyvät mm. rahaston (valitaan jo hakemusnumeroa tilattaessa), rahoittavan viranomaisen, tavoiteohjelman, toimintalinjan ja projektityypin sekä projektin kestoajan (vuosien) mukaan. Hakemuslomakkeella esitettävät kysymykset ja täyttökentät muodostuvat dynaamisesti lomakkeen täytön edetessä. Tämän vuoksi kaikkiin lomakkeen kysymyksiin tulee vastata esitysjärjestyksessä alkaen kohdasta 1. Koska hakemuslomakkeella esitettävät kysymykset vaihtelevat, eivät tässä käyttöohjeessa esitetyt ohjelman näyttöjen kuvat ja niissä näkyvät yksittäiset kysymykset välttämättä vastaa hakijalla täytettävänä olevaa lomaketta! Hakemuslomakkeella on aina jokin tietty käsittelyn tila. Uuden hakijan täytettävänä olevan hakemuksen tila on keskeneräinen siihen saakka, kunnes hakemus jätetään viranomaiskäsittelyyn tai perutaan. Tila esitetään näytöllä lomakkeen 1. sivulla oikeassa laidassa. 11
Lomake voidaan tallentaa missä vaiheessa täyttämistä hyvänsä toimintopainikerivin Tallennapainikkeella. Pitkillä sivuilla tallenna-painikkeita on sijoitettu myös alas vasempaan marginaaliin. Lomake voidaan tallentaa klikkaamalla mitä tahansa tallenna-painiketta. Onnistuneesta tallennuksesta järjestelmä antaa hakemus tallennettu -kuittauksen. 3.4 Hakemuslomakkeen täyttöohjeet Kuva 10 Projektihakemuksen rakenne ja toiminnot Jokaisen kysymyksen otsikon vieressä olevasta kysymysmerkkipainikkeesta avautuu täyttöohjeikkuna, jossa annetaan sisällöllisiä ohjeita kysymykseen vastaamista varten. Ohjeen voi myös tulostaa ikkunan Tulosta-painikkeella. Ohje avautuu koko näytön kokoiseksi tuplaklikkaamalla ikkunan sinistä yläpalkkia. Tarkempia sisällöllisiä täyttöohjeita voi tarvittaessa tiedustella siltä viranomaiselta, jolle hakemus osoitetaan. 12
4 Hakemuksen sisältö 4.1 Viranomainen, jolle hakemus osoitetaan Kuva 11 Hakemuslomakkeen täyttöohjeikkuna Valikossa on lueteltu viranomaiset, jotka voivat myöntää rahoitusta Euroopan rakennerahastoprojekteille. Valitaan se viranomainen, jolta rahoitusta haetaan. Vain yksi viranomainen voidaan valita. Valintaa tehdessä tulee ottaa huomioon, että pudotus- eli alasvetovalikosta valittu vaihtoehto jää yhden hiirenklikkauksen jälkeen aktiiviseksi. Tällöin vahingossa tapahtunut hiiren rullan pyöräytys muuttaa valintaa. Klikkaamalla valinnan jälkeen hiirellä valikon ulkopuolella valinta kiinnittyy paikalleen. Valittu viranomainen (ja tämän myötä hallinnonala) ohjaa hakemuslomakkeessa seuraavaksi esitettyjen kysymysten ja valikoissa esitettävien vaihtoehtojen sisältöä, joten viranomainen tulee ehdottomasti valita ennen siirtymistä lomakkeen seuraaviin kysymyksiin. 13
4.2 Projekti, jolle haetaan rahoitusta Annetaan projektille nimi täyttöohjeessa (avautuu kysymysmerkkipainikkeesta) opastetulla tavalla. Valitaan valikoista projektin ohjelma (ESR:ssä aina vakio Manner-Suomen ESR-ohjelma ), ohjelman osio (vain ESR), toimintalinja ja projektityyppi. Valinnat tulee tehdä ylhäältä alaspäin; ylempi valinta määrää alemmassa valikossa esitetyt valintavaihtoehdot. Syötetään suunniteltu projektin aloitus- ja päättymispäivämäärä. Hakemuksen vuosittain esitettyjen tietojen syöttökentät määräytyvät tässä ilmoitettujen päivämäärien (vuosien) mukaan, joten päivämäärät tulee ehdottomasti syöttää ennen siirtymistä lomakkeen seuraaviin kohtiin. 4.3 Projektin hakijan tiedot Kuva 12 Hakemuslomakkeen kohdat 1 ja 2 Täytetään projektin hakijan tiedot täyttöohjeessa (avautuu kysymysmerkkipainikkeesta) opastetulla tavalla. Hakija(organisaatio)tyyppi valitaan pudotusvalikosta. Syötetään hakijaorganisaation Y-tunnus täsmälleen oikeassa muodossa. Kentän vieressä on linkki YTJ-tietopalveluun, mistä tunnus voidaan tarvittaessa tarkastaa. Mikäli hakija on yksityishenkilö (vain EAKR), syötetään hakijan henkilötunnus. Kaikki punaisella tähdellä merkityt kohdat ovat pakollisia hakemusvaiheessa ilmoitettavia tietoja. Kaikki hakemusvaiheessa tapahtuva sähköinen yhteydenpito hakijan ja viranomaisen välillä sekä järjestelmän tuottamat sähköposti-ilmoitukset lähetetään hakemusvaiheen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen, joten tämä sähköpostiosoite tulee kirjoittaa erityisen huolellisesti ja varmistua siitä, että se on oikein! 14
Kuva 13 Projektin hakijan tiedot 4.4 Hakijaorganisaation ja yhteistyötahojen kuvaus Valitaan hakijaorganisaation osuus ja tehtävät projektin toteutuksessa täyttöohjeessa (avautuu kysymysmerkkipainikkeesta) opastetulla tavalla. Kohdat ovat valintapainikkeita ja tekstikenttiä. Tekstikentän yläpuolella vasemmassa reunassa oleva merkkilaskuri ilmaisee kenttään mahtuvien merkkien enimmäismäärän. Tekstikenttien täytössä voidaan käyttää normaaleja leikepöytätoimintoja. Tekstikenttiin ei voi liittää taulukoita, kuvia tms. normaalista tekstistä poikkeavia objekteja. 15
Kuva 14 Hakijaorganisaation ja yhteistyötahojen kuvaus Mikäli projektissa on osatoteuttajia, täytetään jokaisesta osatoteuttajasta nimi, Y-tunnus sekä sanallinen kuvaus toteutusosuudesta kohtaan 4.1.1. Osatoteuttajien tietojen tallentaminen on mahdollista vain, mikäli kohdassa 4.1 on valittu osatoteuttajan sisältävä vaihtoehto. Muussa tapauksessa kysymystä 4.1.1 ei esitetä lainkaan. Osatoteuttajan tietojen syöttöön päästään klikkaamalla Lisää osatoteuttaja -painiketta. Kuva 15 Osatoteuttajan lisääminen 16
Syötetään osatoteuttajan nimi ja Y-tunnus (Y-tunnuksen voi tarkastaa YTJ-tietopalvelusta) sekä kirjoitetaan sanallinen kuvaus toteutusosuudesta. Kun tiedot ovat valmiit, klikataan Valmispainiketta. Kuva 16 Osatoteuttajan tietojen syöttäminen Uuden osatoteuttajan tiedot syötetään vastaavalla tavalla klikkaamalla ensin Lisää osatoteuttaja - painiketta. Osatoteuttajan tietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla Muuta osatoteuttaja - painiketta. Osatoteuttajan tiedot poistetaan klikkaamalla Poista osatoteuttaja -painiketta. Nämä painikkeet ovat näkyvissä vain, mikäli osatoteuttaja on ensin lisätty hakemukseen. Kuva 17 Valmiit osatoteuttajan tiedot Osatoteuttajien tiedot tallentuvat lomakkeelle vasta kun koko hakemuslomake tallennetaan klikkaamalla Tallenna-painiketta. Tiedot tulee muistaa välitallentaa riittävän usein! 4.5 Projektin tarve ja kysyntälähtöisyys Täytetään projektin tarvetta ja kysyntälähtöisyyttä koskevat kysymykset täyttöohjeessa (avautuu kysymysmerkkipainikkeesta) opastetulla tavalla. Kohdat ovat tekstikenttiä. Tekstikentän yläpuolella vasemmassa reunassa oleva merkkilaskuri ilmaisee kenttään mahtuvien merkkien enimmäismäärän. Tekstikenttien täytössä voidaan käyttää normaaleja leikepöytätoimintoja. Tekstikenttiin ei voi liittää taulukoita, kuvia tms. normaalista tekstistä poikkeavia objekteja. 17
Kuva 18 Projektin tarve ja kysyntälähtöisyys 4.6 Projektin toteutusalue ja kohderyhmän kuvaus Täytetään projektin toteutusaluetta ja kohderyhmää koskevat kysymykset täyttöohjeessa (avautuu kysymysmerkkipainikkeesta) opastetulla tavalla. Valitaan ensin projektin maantieteellisen kohdealueen mukaiset maakunta-, seutukunta- ja kuntaalueet. Valinnat tulee tehdä ylhäältä alaspäin; ylempi valinta määrää alemmassa valikossa esitetyt valintavaihtoehdot. Valinta siirretään vasemmasta valintaruudusta oikealle ruutujen välissä olevalla Lisää-painikkeella. Useita vaihtoehtoja voidaan valita kerralla pitämällä Ctrl-näppäin pohjassa valintojen aikana. Valinta poistetaan siten, että valitaan ensin oikealla oleva poistettava vaihtoehto ja klikataan Poista-painiketta. Kaikki valinnat voidaan poistaa klikkaamalla Poista kaikki -painiketta. Mikäli projektia toteutetaan useamman maakunnan alueella, laitetaan ensin rasti ruutuun kohtaan "Ylimaakunnallinen projekti". Vain tässä tapauksessa voidaan valita useita maakuntia. Muut kysymykset tässä kohdassa ovat joko tekstikenttiä tai lukumääräkenttiä. Tekstikentän yläpuolella vasemmassa reunassa oleva merkkilaskuri ilmaisee kenttään mahtuvien merkkien enimmäismäärän. Tekstikenttien täytössä voidaan käyttää normaaleja leikepöytätoimintoja. Tekstikenttiin ei voi liittää taulukoita, kuvia tms. normaalista tekstistä poikkeavia objekteja. Lukumääräkenttiin syötettävien lukujen täytyy olla kokonaislukuja (ei desimaaleja). Kaikki lukumääräkentät ovat pakollisia täyttää. Mikäli ilmoitettavaa tietoa ei ole, merkitään nolla. 18
Kuva 19 Projektin toteutusalue ja kohderyhmän kuvaus 4.7 Projektin tavoitteet, tulokset ja vaikutukset Täytetään projektin tavoitteita, tuloksia ja vaikutuksia koskevat kysymykset täyttöohjeessa (avautuu kysymysmerkkipainikkeesta) opastetulla tavalla. Kohdat ovat tekstikenttiä, lukumääräkenttiä ja valintaruutuja (EAKR). Tekstikentän yläpuolella vasemmassa reunassa oleva merkkilaskuri ilmaisee kenttään mahtuvien merkkien enimmäismäärän. Tekstikenttien täytössä voidaan käyttää normaaleja leikepöytätoimintoja. Tekstikenttiin ei voi liittää taulukoita, kuvia tms. normaalista tekstistä poikkeavia objekteja. Lukumääräkenttiin syötettävien lukujen täytyy olla kokonaislukuja (ei desimaaleja). Kaikki lukumääräkentät ovat pakollisia täyttää. Mikäli ilmoitettavaa tietoa ei ole, merkitään nolla. 19
Kuva 20 Projektin tavoitteet, tulokset ja vaikutukset 4.8 Projektin toimenpiteiden ja tuotteiden kuvaus Täytetään projektin toimenpiteitä ja tuotteiden kuvausta koskevat kysymykset täyttöohjeessa (avautuu kysymysmerkkipainikkeesta) opastetulla tavalla. Kohdat ovat tekstikenttiä ja lukumääräkenttiä (ESR). Tekstikentän yläpuolella vasemmassa reunassa oleva merkkilaskuri ilmaisee kenttään mahtuvien merkkien enimmäismäärän. Tekstikenttien täytössä voidaan käyttää normaaleja leikepöytätoimintoja. Tekstikenttiin ei voi liittää taulukoita, kuvia tms. normaalista tekstistä poikkeavia objekteja. Lukumääräkenttiin syötettävien lukujen täytyy olla kokonaislukuja (ei desimaaleja). Kaikki lukumääräkentät ovat pakollisia täyttää. Mikäli ilmoitettavaa tietoa ei ole, merkitään nolla. 20
4.9 Projektin toteuttamissuunnitelma Kuva 21 Projektin toimenpiteiden ja tuotteiden kuvaus Täytetään projektin vuosittainen toteuttamissuunnitelma täyttöohjeessa (avautuu kysymysmerkkipainikkeesta) opastetulla tavalla. Kohdat ovat tekstikenttiä. Tekstikentän yläpuolella vasemmassa reunassa oleva merkkilaskuri ilmaisee kenttään mahtuvien merkkien enimmäismäärän. Tekstikenttien täytössä voidaan käyttää normaaleja leikepöytätoimintoja. Tekstikenttiin ei voi liittää taulukoita, kuvia tms. normaalista tekstistä poikkeavia objekteja. Vuosikohtaisten kenttien määrä kohdassa 9.1 riippuu projektin kestoajasta, mikä ilmoitetaan hakemuslomakkeen kohdassa 2. Mikäli hakemus hyväksytään projektiksi, kohdan 9.2 tiivistelmän teksti julkaistaan internetissä rakennerahastotietopalvelussa juuri siinä muodossa kuin se on kyseiseen kenttään kirjoitettu. 21
Kuva 22 Projektin toteuttamissuunnitelma 4.10 Tavoitteiden toteutumisen seuranta, raportointi ja toiminnan arviointi Täytetään tavoitteiden toteutumisen seurantaa, raportointia ja toiminnan arviointia koskevat kysymykset täyttöohjeessa (avautuu kysymysmerkkipainikkeesta) opastetulla tavalla. Kohdat ovat tekstikenttiä. Tekstikentän yläpuolella vasemmassa reunassa oleva merkkilaskuri ilmaisee kenttään mahtuvien merkkien enimmäismäärän. Tekstikenttien täytössä voidaan käyttää normaaleja leikepöytätoimintoja. Tekstikenttiin ei voi liittää taulukoita, kuvia tms. normaalista tekstistä poikkeavia objekteja. 22
Kuva 23 Tavoitteiden toteutumisen seuranta, raportointi ja toiminnan arviointi 4.11 Tiedotus ja tulosten/hyvien käytäntöjen levittäminen Täytetään tiedotusta ja hyvien käytäntöjen levittämistä koskevat kysymykset täyttöohjeessa (avautuu kysymysmerkkipainikkeesta) opastetulla tavalla. Kohdat ovat tekstikenttiä. Tekstikentän yläpuolella vasemmassa reunassa oleva merkkilaskuri ilmaisee kenttään mahtuvien merkkien enimmäismäärän. Tekstikenttien täytössä voidaan käyttää normaaleja leikepöytätoimintoja. Tekstikenttiin ei voi liittää taulukoita, kuvia tms. normaalista tekstistä poikkeavia objekteja. Kuva 24 Tiedotus ja tulosten/hyvien käytäntöjen levittäminen 23
4.12 Hallintoon liittyvät toimenpiteet projektin päätyttyä Täytetään hallintoon liittyviä toimenpiteitä koskevat kysymykset täyttöohjeessa (avautuu kysymysmerkkipainikkeesta) opastetulla tavalla. Kohdat ovat tekstikenttiä. Tekstikentän yläpuolella vasemmassa reunassa oleva merkkilaskuri ilmaisee kenttään mahtuvien merkkien enimmäismäärän. Tekstikenttien täytössä voidaan käyttää normaaleja leikepöytätoimintoja. Tekstikenttiin ei voi liittää taulukoita, kuvia tms. normaalista tekstistä poikkeavia objekteja. 4.13 Kustannusarvion tiivistelmä Kuva 25 Hallintoon liittyvät toimenpiteet projektin päätyttyä Tähän kohtaan ei täytetä lainkaan tietoja. Kustannusarvion tiedot täytetään kustannusarvion taustalomakkeeseen, joka avautuu vasemman marginaalin Taustalomakkeet-linkistä. Taustalomakkeeseen voidaan siirtyä myös kustannusarvion tiivistelmätaulukon otsikkoriviä klikkaamalla. Taustalomakkeiden täyttäminen on opastettu tämän käyttöohjeen kohdassa 5. Rahoitustietojen taustalomakkeet. Kun kustannusarvion tiedot on tallennettu taustalomakkeeseen, siirtyvät summatiedot tiivistelmän taulukkoon automaattisesti. 24
4.14 Rahoitussuunnitelman tiivistelmä Kuva 26 Kustannusarvion tiivistelmä Tähän kohtaan ei täytetä lainkaan tietoja. Rahoitussuunnitelman tiedot täytetään rahoitussuunnitelman taustalomakkeeseen, joka avautuu vasemman marginaalin Taustalomakkeet-linkistä. Taustalomakkeeseen voidaan siirtyä myös rahoitussuunnitelman tiivistelmätaulukon otsikkoriviä klikkaamalla. Taustalomakkeiden täyttäminen on opastettu tämän käyttöohjeen kohdassa 5. Rahoitustietojen taustalomakkeet. Kun rahoitussuunnitelman tiedot on tallennettu taustalomakkeeseen, siirtyvät summatiedot tiivistelmän taulukkoon automaattisesti. Kuva 27 Rahoitussuunnitelman tiivistelmä 25
4.15 Muu rahoitus Täytetään muun kuin tällä hakemuksella haetun EU:n rakennerahasto- ja valtion rahoituksen järjestämistä koskevat kysymykset täyttöohjeessa (avautuu kysymysmerkkipainikkeesta) opastetulla tavalla. Kohdat ovat tekstikenttiä. Tekstikentän yläpuolella vasemmassa reunassa oleva merkkilaskuri ilmaisee kenttään mahtuvien merkkien enimmäismäärän. Tekstikenttien täytössä voidaan käyttää normaaleja leikepöytätoimintoja. Tekstikenttiin ei voi liittää taulukoita, kuvia tms. normaalista tekstistä poikkeavia objekteja. 4.16 Liitteet ja allekirjoitus Kuva 28 Muu rahoitus Hakemuksen liitteet voidaan toimittaa joko paperilla tai liittää sähköisessä muodossa hakemuslomakkeen yhteyteen, jolloin liitteet tallentuvat EURA 2007 -järjestelmän palvelimelle ja viranomainen voi avata sähköisessä muodossa olevan liitteen suoraan järjestelmästä käsitellessään hakemusta. Kauppa-, yhdistys- tai säätiörekisteriote ja verovelkatodistus ovat pakollisia liitteitä kaikille hakijoille (pl. välittävien toimielinten itse toteuttamat projektit). Lisäksi kaikkien hakijoiden (myös välittävien toimielinten itse toteuttamat projektit) osalta on pakollista toimittaa selvitys toteuttajaorganisaation nimenkirjoitusoikeuksista sekä projekti- että maksatushakemuksen osalta, mikäli selvitys ei sisälly toimitettuun kauppa-, yhdistys- tai säätiörekisteriotteeseen. 26
Hakemusta ei voi jättää viranomaiskäsittelyyn, mikäli valinta on toimittamatta. Ensin täytyy valita toimitetaanko liite paperilla vai sähköisessä tiedostomuodossa. Kuva 29 Liitteet ja allekirjoitus 4.16.1 Paperimuodossa toimitettava pakollinen liite Mikäli liitteet toimitetaan paperilla, valitaan vaihtoehto paperilla. Liitteet toimitetaan tällöin rahoittajalle paperimuodossa allekirjoitetun hakemuslomakkeen mukana. Kuva 30 Paperilla toimitettavat liitteet 27
4.16.2 Sähköisessä muodossa toimitettava pakollinen liite Mikäli liitteet liitetään sähköisessä muodossa, valitaan ensin vaihtoehto sähköisenä. Tämän jälkeen haetaan liitettävä liite oman työaseman hakemistosta Selaa-painikkeella. Liitettävän liitteen tulee olla PDF-muotoinen. Liite liitetään hakemukseen Lisää-painikkeella. Lisätty liite tiedostonimineen näkyy lisäämisen jälkeen kohdassa Liitetiedosto. Liitetty liitetiedosto voidaan poistaa hakemuksen yhteydestä klikkaamalla Poista liite palvelimelta - painiketta. Liitetty liitetiedosto voidaan avata klikkaamalla Avaa-painiketta. Kuva 31 Sähköisen liitteen hakeminen 4.16.3 Muut hakijan omat liitteet Kuva 32 Sähköisen liitteen lisääminen Pakollisten liitteiden lisäksi hakemuksen yhteydessä voidaan toimittaa myös muita liitteitä. Nämä voivat olla joko paperimuotoisia tai sähköisessä muodossa olevia PDF-liitetiedostoja. Mikäli liitteitä toimitetaan paperimuodossa, kirjoitetaan paperiliitteen nimi Paperiliitteen nimi -kenttään ja klikataan Lisää-painiketta. Tämä annettu nimi tulostuu hakemuslomakkeeseen kyseiseen kenttään. Liitteiden nimiä voidaan antaa haluttu määrä. Liitteen nimi poistetaan laittamalla ensin rasti poistettavan liitteen nimen eteen ja sen jälkeen klikkaamalla Poista-painiketta. 28
Kuva 33 Hakijan oman paperiliitteen lisääminen Mikäli hakemuksen yhteydessä halutaan toimittaa hakijan omia sähköisessä muodossa olevia PDFliitetiedostoja, kirjoitetaan ensin liitteen nimi Liitteen nimi -kenttään. Liitteelle annettava nimi voi siis olla muu kuin itse liitetiedoston nimi. Tämän jälkeen sähköinen liite liitetään hakemukseen vastaavalla tavalla kuin on opastettu ohjeen kohdassa 14.6.2 Sähköisessä muodossa toimitettava pakollinen liite. Allekirjoituspäivämäärä on päivämääräkenttä. Kuva 34 Hakijan oman sähköisen liitteen lisääminen Allekirjoittajan nimi ja asema organisaatiossa ovat tekstikenttiä. Kuva 35 Allekirjoitustiedot 29
5 Rahoitustietojen taustalomakkeet Projektin kustannusarvio- ja rahoitussuunnitelmatiedot täytetään rahoitustietojen taustalomakkeisiin. Niitä ei siis voi syöttää kohdissa 13. ja 14. näytettäviin tiivistelmätaulukoihin. Tiivistelmätaulukoiden tiedot päivittyvät automaattisesti taustalomakkeisiin syötettyjen tietojen mukaan. Kaikki rahoitustiedot ilmoitetaan vuosittain, mikä edellyttää, että projektin aloitus- ja päättymispäivämäärä on ensin tallennettu kohtaan 2. "Projekti, jolle haetaan rahoitusta". Kaikki rahamäärät syötetään kokonaisina euroina (ei senttejä). Järjestelmä laskee automaattisesti kaikki rivi- ja sarakesummat. Taustalomakkeisiin syötetyt tiedot tallentuvat, kun hakemuslomake tallennetaan klikkaamalla Tallenna-painiketta. Kuva 36 Rahoitustietojen taustalomakkeet 5.1 Projektin kustannusarvion alv-valinta ja kustannusmallivalinta Valitaan ensin, jääkö arvonlisävero hakijan lopulliseksi kustannukseksi. Mikäli arvonlisävero jää hakijan lopulliseksi kustannukseksi, tulee ilmoitettaviin kustannuksiin sisällyttää alv. Mikäli arvonlisävero ei jää hakijan lopulliseksi kustannukseksi, tulee kustannukset ilmoittaa verottomina. ESRprojektihakemuksessa alv:n kokonaismäärä esitetään erikseen kohdassa 13.A.7, mikäli kustannukset ilmoitetaan verottomina. Valitaan, ilmoitetaanko välilliset kustannukset prosenttimääräisenä (ns. flat rate -kustannusmalli), ilmoitetaanko kaikki kustannukset todellisiin kustannuksiin perustuen vai onko kyseessä kertakorvaus (ns. lump sum) -projekti. Pääsääntöisesti suositellaan välillisten kustannusten ilmoittamista prosenttimääräisenä tai käyttämään kertakorvausmallia, sillä nämä mallit yksinkertaistavat projektin taloushallintaa ja nopeuttavat maksatusta. Valinnalla on vaikutusta taustalomakkeen toimintaan. 30
Mikäli projektihakemus hyväksytään rahoitettavaksi projektiksi, valittua kustannusmallia ei voi projektin toteutusaikana enää muuttaa. Kun välilliset kustannukset ilmoitetaan prosenttimääräisenä, järjestelmä laskee automaattisesti ilmoitettujen henkilöstökustannusten mukaan välillisten kustannusten määrän. Mikäli projektissa ei ole lainkaan henkilöstökustannuksia, ei välillisiä kustannuksia voi ilmoittaa prosenttimääräisenä. Kertakorvausmallissa kaikki kustannukset ilmoitetaan lajissa muut kustannukset. 5.1.1 Kustannusmallivalinnan vaikutukset taustalomakkeen toimintaan ESR Flat rate ESR-hakemuksen taustalomakkeen kustannusarvion kenttiin 13.A.1 Aineet, tarvikkeet ja tavarat ja 13.A.4 Matkakustannukset ei voi syöttää lukuja. Kenttään 13.A.6 Välilliset kustannukset jokaiseen vuosikohtaiseen sarakkeeseen lasketaan automaattisesti 17 %:n suuruinen tulo henkilöstökustannusten vuosikohtaisista kokonaissummista (kustannuslaji 13.A.2 Henkilöstökustannukset * 17 %). Todelliset kustannukset Jos kyseessä on ennen flat rate -kustannusmallin käyttöön ottoa perustettu projekti tai uusi projektihakemus, jossa kaikki kustannukset ilmoitetaan todellisiin kustannuksiin perustuen, Välilliset kustannukset -kustannuslajiin ESR-hakemuslomakkeessa ei lasketa mitään lukuja, vaan tiedot ovat syötettäviä. Lump sum Mikäli lump sum -kustannusmalli on valittu, voidaan tietoja syöttää ainoastaan taustalomakkeen kohtiin: 13.A.5 Muut kustannukset, 13.A.7 Arvonlisävero (mikäli kustannukset kohdissa 1-6 on ilmoitettu verottomina, ilmoitetaan alv:n määrä), 14.A.1 Haettava ESR- ja valtion rahoitus, 14.A.2 Kuntien rahoitus, 14.A.3 Muu julkinen rahoitus, 14.A.4 Yksityinen rahoitus ja 14.A.5 Projektin tulot. EAKR Flat rate EAKR-hakemuksen taustalomakkeen kustannusarvion kenttiin 13.3 Matkakustannukset, 13.6 Vuokrakustannukset ja 13.7 Toimistokulut ei voi syöttää lukuja. Kenttään 13.10 Välilliset kustannukset jokaiseen vuosikohtaiseen sarakkeeseen lasketaan automaattisesti 20 %:n suuruinen tulo henkilöstökustannusten vuosikohtaisista kokonaissummista (kustannuslaji 13.1 Henkilöstökustannukset * 20 %). 31
Todelliset kustannukset Jos kyseessä on ennen flat rate -kustannusmallin käyttöön ottoa perustettu projekti tai uusi projektihakemus, jossa kaikki kustannukset ilmoitetaan todellisiin kustannuksiin perustuen, Välilliset kustannukset -kustannuslaji ei ole EAKR-hakemuslomakkeessa täytettävissä eikä siihen lasketa mitään lukuja. Lump sum Mikäli lump sum -kustannusmalli on valittu, voidaan tietoja syöttää ainoastaan taustalomakkeen kohtiin: 13.8 Muut kustannukset, 13.11 Tulot, 14.1 Haettava EAKR- ja valtion rahoitus, 14.2 Kuntien rahoitus, 14.3 Muu julkinen rahoitus ja 14.4 Yksityinen rahoitus 5.2 Projektin kustannusarvion täyttäminen Kunkin kustannuslajin tietojen syöttöön päästään klikkaamalla kustannuslajin taulukon alla olevaa Lisää rivi -painiketta. Kuva 37 Rahoitustietojen syötön aloittaminen Tämän jälkeen syötetään kustannukselle riviotsikko kustannuslajin mukaisesti. Kun yhden kustannuksen rivitiedot on syötetty, klikataan Valmis-painiketta Kuva 38 Valmiin kustannusrivin kuittaus Uuden kustannusrivin syöttöön päästään klikkaamalla Lisää rivi -painiketta. 32
Kuva 39 Uuden kustannusrivin lisäys Kustannusrivin tietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla Muokkaa tietoja -painiketta. Koko rivin voi poistaa klikkaamalla rivin päässä olevaa Poista rivi -painiketta. Kuva 40 Kustannusrivin muokkaus ja poistaminen Henkilökustannuksia syötettäessä valitaan ensin tieto, onko henkilö osa- vai kokoaikainen. Tämän jälkeen syötetään henkilön henkilötyökuukausien määrä. Tehtävät-sarakkeeseen kirjoitetaan henkilön tehtävät. 33
Kuva 41 Henkilöstökustannusten syöttö Vastaavalla tavalla täytetään kaikki kohdan 13. kustannusarviotaulukot. Välilliset kustannukset lasketaan automaattisesti, mikäli on valittu prosenttimääräinen ns. flat rate - vaihtoehto. Muussa tapauksessa tietoja voi syöttää ainoastaan ESR-projektiin, jossa kaikki kustannukset ilmoitetaan todellisiin kustannuksiin perustuen. Kuva 42 Prosenttimääräiset välilliset kustannukset lasketaan ESR-projektihakemuksessa automaattisesti Kuva 43 Jos kaikki kustannukset ilmoitetaan todellisiin kustannuksiin perustuen, ESR-projektihakemukseen voi syöttää välillisiä kustannuksia Kuva 44 Prosenttimääräiset välilliset kustannukset lasketaan EAKR-projektihakemuksessa automaattisesti Kuva 45 Jos kaikki kustannukset ilmoitetaan todellisiin kustannuksiin perustuen, ei EAKR-projektihakemukseen voi syöttää lainkaan välillisiä kustannuksia 34
ESR-hakemuksen kustannustaulukoissa kohdissa 13.B ja 13.C riviotsikot ovat vakiomuotoisia, eikä niitä voi muokata tai poistaa. Kustannusten syöttöön päästään klikkaamalla Muokkaa tietoja - painiketta Kuva 46 ESR-hakemuksen vakiomuotoinen kustannustaulukko EAKR-projektihakemuslomakkeessa tulot ilmoitetaan kustannusarvion kohdassa 13.11. Tulot vähennetään kokonaiskustannuksista, jolloin esitetään jäljelle jäävät nettokustannukset. Kuva 47 EAKR-hakemuksen tulotaulukko Kustannusarviotaulukoiden tiedot tallentuvat järjestelmään vasta kun koko hakemuslomake tallennetaan klikkaamalla Tallenna-painiketta. Tiedot tulee muistaa välitallentaa riittävän usein! 5.3 Projektin rahoitussuunnitelma Kunkin rahoituslajin tietojen syöttöön päästään klikkaamalla rahoituslajin taulukon alla olevaa Muokkaa tietoja -painiketta. Kaikki rahoitussuunnitelmataulukoiden riviotsikot ovat kiinteitä, eikä niitä voi muuttaa. 35
Kuva 48 Rahoitussuunnitelmatiedon syötön aloittaminen Kun rahoitustietorivin tiedot ovat valmiit, kilkataan Valmis-painiketta. Kuva 49 Valmiin rahoitussuunnitelmarivin kuittaus Valmiin rahoitussuunnitelmarivin tietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla jälleen Muokkaa tietoja -painiketta. Kuva 50 Valmis rahoitussuunnitelmarivi Rahoitussuunnitelmataulukoiden tiedot tallentuvat järjestelmään vasta kun koko hakemuslomake tallennetaan klikkaamalla Tallenna-painiketta. Tiedot tulee muistaa välitallentaa riittävän usein! 6 Hakemuslomakkeen tietojen tarkastaminen EURA 2007 -järjestelmän hakemuslomakkeessa on lukuisia tarkistussääntöjä, jotka ohjaavat hakijaa ja auttavat täyttämään hakemuslomakkeen teknisesti oikein. Tarkistustoiminto ilmoittaa mahdollisista puuttuvista pakollisista tiedoista ja virheellisesti syötetyistä luvuista. Hakemuslomakkeen tiedot voidaan tarkistaa missä vaiheessa täyttöä tahansa klikkaamalla järjestelmän Tarkista-painiketta. Järjestelmä tarkastaa lomakkeen automaattisesti siinä vaiheessa, kun hakija jättää lomakkeen järjestelmän välityksellä viranomaiskäsittelyyn. 36
Kuva 51 Hakemuslomakkeen tarkistaminen Järjestelmä antaa listauksen mahdollisista puutteellisista ja virheellisistä tiedoista. Virhekohtaan voidaan siirtyä suoraan klikkaamalla virheilmoituksessa esitettyä kysymystä. Kuva 52 Virheilmoitus puutteellisista tiedoista Mikäli tarkistuksessa ei löydy teknisiä puutteita, järjestelmä antaa asiasta ilmoituksen. Kuva 53 Vahvistus teknisesti oikein täytetystä lomakkeesta 37
7 Koko hakemuksen esikatselu Koska hakemuslomakkeen täyttönäytöllä kukin kysymys esitetään erillisellä selaimen sivulla, saattaa koko hakemuksen sisällön tarkasteleminen olla hankalaa. Koko hakemuksen tarkastelua varten on järjestelmään rakennettu Näytä koko hakemus -toiminto, joka esittää kaikki hakemuslomakkeen kysymykset ja vastaukset yhtenä kokonaisuutena. Käyttämällä tätä toimintoa voidaan hakemus lukea kokonaisuudessaan läpi ilman, että lomaketta tarvitsisi kokonaisuudessaan tulostaa. Hakemus voidaan esikatsella klikkaamalla vasemman marginaalin Näytä koko hakemus -linkkiä. Kuva 54 Koko hakemuksen esikatselu Hakemusta ei ole tarkoitettu tulostettavaksi esikatselunäytön kautta. Esikatselutila suljetaan klikkaamalla Sulje ikkuna -painiketta, jolloin päästään takaisin hakemuksen täyttötilaan. Kuva 55 Hakemus esikatselutilassa 38
8 Hakemuslomakkeen tulostaminen Hakemuslomake voidaan tulostaa missä vaiheessa lomakkeen täyttämistä tahansa. Kuitenkin lomakkeen kohtien 1 ja 2 tiedot, jotka määräävät hakemuslomakkeen sisällön tulee olla täytettyinä ennen lomakkeen tulostamista. Tulostaminen tapahtuu PDF-muodossa Acrobat Reader -ohjelman kautta, joten tulostavassa työasemassa tulee olla asennettuna Acrobat Reader -ohjelma. Mikäli käyttäjän koneella ei tätä ohjelmaa ole, voidaan se asentaa veloituksetta esim. järjestelmän Käyttöohjeet-sivulla olevan linkin kautta. Kuva 56 Hakemuslomakkeen tulostaminen Tulostuksen valintanäytöllä voidaan valita, halutaanko tulostaa varsinainen hakemuslomake vai rahoitustietojen taustalomakkeet. Oletuksena on valinta molemmissa. Yleensä kannattaa tulostaa aina kaikki kohdat. Rahoittajalle lähetettävissä versioissa tulee aina olla sekä varsinainen hakemuslomake että taustalomakkeet. Kun tulostettavat tiedot on valittu, klikataan Luo tulostettava lomake -painiketta. Takaisin lomakkeen täyttöön päästään klikkaamalla Palaa takaisin lomakkeen täyttöön -painiketta. Kuva 57 Tulostettavien tietojen valinta Lomake avautuu tulostusta varten PDF-muodossa. Lomake voidaan tulostaa ja tarvittaessa myös tallentaa omalle työasemalle PDF-muodossa Acrobat Reader -ohjelman avulla. Tulostettava lomake 39
suljetaan sulkemalla ikkuna klikkaamalla oikeassa yläkulmassa olevaa rastia. Tulostetun lomakkeen ensimmäisen sivun oikeassa yläkulmassa näkyvä rahoittavan viranomaisen logo määräytyy kohdassa 1. valitun viranomaisen mukaan. Kuva 58 Tulostettava PDF-muotoinen hakemuslomake Mikäli esiin jää tulostettavan lomakkeen sulkemisen jälkeen tyhjä selaimen sivu, suljetaan tämä klikkaamalla oikeassa yläkulmassa olevaa rastia. Kuva 59 PDF-muotoisen lomakkeen sulkemisen jälkeen mahdollisesti näkyvä tyhjä sivu 40
9 Hakemuslomakkeen jättäminen viranomaiskäsittelyyn Kun hakemuslomake on täysin valmiiksi täytetty ja sen sisältö on huolellisesti tarkastettu, jätetään hakemus EURA 2007 -järjestelmän välityksellä viranomaiskäsittelyyn. Tämän jälkeen hakemus ja rahoitustietojen taustalomakkeet tulostetaan ja lähetetään allekirjoitettuna mahdollisine liitteineen sille viranomaiselle, jolta rahoitusta haetaan. Hakemuslomakkeen viranomaiskäsittelyyn jättämisen jälkeen hakija ei voi enää muuttaa hakemuksen tietoja EURA 2007 -järjestelmässä ilman viranomaisen toimenpiteitä. Hakijan kannattaakin tulostaa lomake myös ennen viranomaiskäsittelyyn jättämistä, jolloin mahdolliset virheet on helppo havaita ja korjausten tekeminen on vielä mahdollista. Lopullinen allekirjoitettava viranomaiselle lähetettävä lomake tulostetaan vasta sen jälkeen, kun hakemus on järjestelmän välityksellä jätetty viranomaiskäsittelyyn. Kuva 60 Hakemuksen jättäminen viranomaiskäsittelyyn Järjestelmä esittää varmistuskyselyn. Mikäli kaikki tiedot ovat teknisesti oikein, jätetään hakemus viranomaiskäsittelyyn klikkaamalla Jätä viranomaisen käsittelyyn -painiketta. Mikäli hakemuksessa on edelleen puutteita tai virheitä, järjestelmä ilmoittaa niistä, eikä viranomaiskäsittelyyn jättäminen ole mahdollista ennen kuin puutteet ja virheet on korjattu. Kuva 61 Hakemuksen viranomaiskäsittelyyn jättämisen varmistuskysely Järjestelmä antaa vahvistuksen onnistuneesta viranomaiskäsittelyyn jättämisestä. Tämän jälkeen hakemus täytyy tulostaa ja lähettää allekirjoitettuna sille viranomaiselle, jolta rahoitusta haetaan. 41
Hakemuksen hallinnollinen tila on nyt Jätetty viranomaiskäsittelyyn, mikä näkyy lomakkeen täytöllä kohdassa 1 sekä tulostetussa lomakkeessa. Lomakkeen täyttökentät näkyvät nyt harmaina, eikä hakemuksen tietoja enää voi muuttaa. Kuva 62 Hakemuksen viranomaiskäsittelyyn jättämisen vahvistus Kuva 63 Viranomaiskäsittelyyn jätetyn hakemuksen tilan esitys näytöllä Kuva 64 Viranomaiskäsittelyyn jätetyn hakemuksen tilan esitys tulosteessa 42
10 Hakemuksen kopiointi uuden hakemuksen pohjaksi EURA 2007 -järjestelmään täytetty hakemus voidaan myös kopioida uuden hakemuksen pohjaksi. Tällöin kaikki kopioitavan hakemuksen tiedot lukuun ottamatta kohdan 16. Liitteet ja allekirjoitus tietoja kopioituvat uuteen hakemukseen. Uusi hakemus saa uuden hakemusnumeron, jonka jälkeen sitä täytetään samalla tavalla kuin mitä tahansa hakemusta. Kopioiminen aloitetaan kopioitavan hakemuksen ollessa auki klikkaamalla Kopioi uuden hakemuksen pohjaksi -painiketta. Kuva 65 Hakemuksen kopiointi uuden hakemuksen pohjaksi Tämän jälkeen avautuu uuden hakemusnumeron tilausikkuna, joka täytetään vastaavalla tavalla kuin on opastettu tämän ohjeen kohdassa 2. Hakemusnumeron tilaaminen. Järjestelmän lähettämällä hakemusnumerolla avattu uusi hakemus sisältää kaikki alkuperäisestä hakemuksesta kopioidut tiedot. 11 Hakemuksen peruminen Hakija voi perua EURA 2007 -järjestelmään tekemänsä hakemuksen missä vaiheessa tahansa ennen hakemuksen hyväksymistä tai hylkäämistä. Hakemuksen perumistoimintoa tulee käyttää vain siinä tapauksessa, että hakija on ehdottoman varma hakemuksensa perumisesta. Perumisen jälkeen viranomainen lopettaa kaikki hakemuksen käsittelyyn liittyvät toimenpiteet. Hakemus perutaan hakemuksen ollessa auki klikkaamalla Peru hakemus -painiketta. Kuva 66 Hakemuksen peruminen Järjestelmä avaa ikkunan, johon hakijan tulee kirjoittaa perumisen selite yms. tietoa hakemuksensa perumisesta. Tämä tieto tallentuu perumisen yhteydessä hakemuksen muistioon. Kun seliteteksti on valmis, klikataan Jatka-painiketta. 43
Kuva 67 Hakemuksen perumisen selite Kuva 68 Hakemuksen perumisen varmistus Hakemuksen perumisesta järjestelmä lähettää automaattisesti sähköpostiviestin hakemusvaiheen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. 12 Hakemuksen muistio Hakemuslomakkeen yhteyteen on mahdollista tallentaa muistilappu-tyyppinen tieto. Muistio avataan klikkaamalla Muistio-painiketta. Kuva 69 Hakemuksen muistio Muistioon kirjoitettu tieto tallentuu hakemuksen yhteyteen. Viranomainen voi katsella muistiota ja halutessaan kirjoittaa muistioon omat kommenttinsa. Muistioon tallennettuja tietoja ei voi jälkikäteen muuttaa tai poistaa. Muistio on tarkoitettu vain lyhyitä merkintöjä varten. Siihen ei tule kirjoittaa esim. sen tyyppisiä asioita, joita hakemukseen liittyen voidaan tarvittaessa ilmoittaa erillisellä hakemuksen yhteydessä toimitettavalla liitteellä. 44
Kuva 70 Muistion tietojen tallentaminen 13 Viranomaisen hakijalle täydennettäväksi palauttama hakemus Viranomainen voi palauttaa hakijan viranomaiskäsittelyyn jättämän hakemuksen täydennyksiä tai korjauksia varten. Täydennettäväksi palautettu hakemus täytetään aivan samalla tavalla kuin uusi hakemus. Tällöin hakijan tulee tehdä korjaukset järjestelmässä olevaan hakemukseen viranomaisen ilmoittamaan päivämäärän mennessä sekä jättää korjausten jälkeen hakemus järjestelmän välityksellä uudestaan viranomaiskäsittelyyn. Mikäli hakija ei tee korjauksia ja jätä hakemusta uudestaan viranomaiskäsittelyyn annettuun päivämäärään mennessä, palautuu hakemus takaisin alkuperäistiedoilla viranomaiskäsittelyyn, eikä tietoja tämän jälkeen enää voi muuttaa. Palauttaessaan hakemuksen täydennettäväksi viranomainen voi lähettää järjestelmän välityksellä asiasta sähköpostitiedotteen hakemusvaiheen yhteyshenkilölle. Viranomainen voi kirjoittaa täydennyspyynnön hakemuksen muistioon tai ilmoittaa täydennystarpeesta muulla tavoin. 45
Kuva 71 Viranomaisen täydennettäväksi palauttama hakemus Kun hakemukseen on tehty tarvittavat korjaukset ja täydennykset ja se on jätetty uudelleen viranomaiskäsittelyyn, tulee muutetut tiedot sisältävä hakemuslomake rahoitustietotaustalomakkeineen tulostaa ja lähettää allekirjoitettuna viranomaiselle. Lomakkeen tila -kohdassa ilmaistaan suluissa, kuinka mones viranomaiskäsittelyyn jätetty hakemusversio on kyseessä. Kuva 72 Uudelleen viranomaiskäsittelyyn jätetyn hakemuksen tila näytöllä Kuva 73 Uudelleen viranomaiskäsittelyyn jätetyn hakemuksen tila tulostusnäkymässä 46
14 EURA 2007 -järjestelmällä hakijalle lähetetyt sähköposti-ilmoitukset Hakemuksen käsittelyn (kirjattu saapuneeksi, otettu käsittelyyn, hakemus hylätty, hakemus hyväksytty jne.) yhteydessä viranomainen voi lähettää EURA 2007 -järjestelmän välityksellä sähköpostiviestejä hakemusvaiheen yhteyshenkilölle, jonka sähköpostiosoite ilmoitetaan hakemuslomakkeen kohdassa 3. Projektin hakijan tiedot. Lähettäjänä näissä viesteissä on aina EURA 2007 - järjestelmä. Näihin sähköpostiviesteihin ei voi vastata. Kaikki rahoittajaviranomaiset eivät välttämättä lähetä sähköpostiviestejä EURA 2007 -järjestelmän välityksellä vaan pitävät yhteyttä hakijaan muulla tavoin. 15 Järjestelmästä poistuminen Kuva 74 EURA 2007 -järjestelmällä lähetetty sähköpostiviesti Hakemuslomakkeen käsittely tulee lopettaa klikkaamalla näytön oikeassa yläkulmassa olevaa Kirjaudu ulos -linkkiä. Kuva 75 Poistuminen EURA 2007 -järjestelmästä Mikäli hakemuslomakkeessa on tallentamattomia tietoja, järjestelmä huomauttaa asiasta. Kuva 76 Tallennusmuistutus poistuttaessa järjestelmästä 47