EURA 2007 EU:N RAKENNERAHASTOJEN HALLINTAJÄRJESTELMÄ. Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen täyttäminen

Transkriptio

1 EURA 2007 EU:N RAKENNERAHASTOJEN HALLINTAJÄRJESTELMÄ Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen täyttäminen Käyttöohje projektien toteuttajille

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 Yleistä järjestelmästä Järjestelmän käytön tekniset vaatimukset Tietoturvallisuus Ketkä käyttävät palvelua Yleistä Kirjautuminen järjestelmään Maksatushakemus-osion päänäyttö Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen rakenne ja toiminnot Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen täyttöohjeet Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen sisältö Käsittelevä viranomainen Koskee maksatuskautta Järjestysnumero Onko kyseessä projektin viimeinen maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake? Projektin perustiedot Projektin toteuttajan tiedot Toteuttajan nimi Y-tunnus Taloushallinnon vastuuhenkilön nimi Sähköpostiosoite Puhelinnumero Pankkiyhteys Tilinumero Toteuttajan kirjanpidossaan käyttämä koodi Lomakkeen täyttäjän tiedot Rahoitustietojen koonti Hyväksytty projektisuunnitelma Tällä maksatuskaudella toteutuneet kustannukset/rahoituserät Aikaisemmin jätetyt maksatushakemukset yhteensä Tämä ja aiemmat kaudet yhteensä Maksuun haettava EU- (EAKR/ESR) ja kansallinen rahoitusosuus Lisätiedot Liitteet ja allekirjoitus Pakollinen liite Paperimuodossa toimitettava pakollinen liite Sähköisessä muodossa toimitettava pakollinen liite Muut liitteet Allekirjoitustiedot Maksatushakemuksen ja rahoitusseurannan taustalomakkeet Toteuttajan projektikirjanpitoon tulleet kustannukset Muut rahoituserät ja erikseen raportoitavat kustannukset Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen tietojen tarkastaminen

3 6 Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen esikatselu Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen tulostaminen Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen jättäminen viranomaiskäsittelyyn Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen muistio Viranomaisen toteuttajalle täydennettäväksi palauttama maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake EURA järjestelmällä toteuttajalle lähetetyt sähköposti-ilmoitukset Järjestelmästä poistuminen Lomakkeen viranomaiskäsittely

4 1 Yleistä järjestelmästä EURA 2007 on Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ja Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) ohjelmakaudella osarahoittamien projektien hallinnointiin tarkoitettu selainpohjainen tietojärjestelmä. Järjestelmällä hoidetaan mm. projektihakemusten, projektipäätösten, maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeiden, maksatuspäätösten, indikaattoriseurantalomakkeiden, väliraporttien ja loppuraporttien toimittaminen ja hallinnointi sekä rakennerahastotoiminnan toteutumista kuvaavien raportointitietojen tuottaminen sekä kansallisiin tarkoituksiin että Euroopan komissiolle. Kaikki EURA järjestelmän projektien hakijoille ja toteuttajille tarkoitetut palvelut löytyvät päävalikosta osoitteesta Järjestelmää käytettäessä tulee lähteä liikkeelle aina päävalikosta, ei esim. suosikkeihin lisätystä linkistä, joka vie suoraan johonkin järjestelmän osioon. Jokaisen järjestelmän osion käyttämistä varten on oma käyttöohje. Tässä käyttöohjeessa opastetaan maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen täyttämistä. Maksatushakemusja rahoitusseurantalomakkeesta käytetään järjestelmässä lyhyempää muotoa maksatushakemus. Ohje kannattaa lukea huolellisesti kokonaan läpi ennen kuin alkaa täyttää lomaketta järjestelmään. Kuva 1. Hakijan ja toteuttajan palveluiden päävalikko 4

5 1.1 Järjestelmän käytön tekniset vaatimukset Järjestelmä toimii selainpohjaisesti internetissä, eikä se vaadi mitään ohjelmien asennusta tms. omalle työasemalle. Järjestelmä toimii kaikilla yleisimmillä selaimilla (Internet Explorer, Netscape, Mozilla Firefox), joissa on huomioitu seuraavat vaatimukset: 1.2 Tietoturvallisuus - selaimessa sallitaan evästeiden (cookie) käyttö - selaimessa sallitaan Javascriptin käyttö - selaimessa sallitaan ponnahdusikkunoiden (pop-up) käyttö - työasemassa on Adobe Acrobat Reader -ohjelma lomakkeiden tulostamista varten. Järjestelmällä on virallinen sertifikaatti ja se käyttää 128 bittistä SSL-salausta. Projektien hakijat ja toteuttajat käyttävät järjestelmää hakemuskohtaisella hakemusnumerolla ja itse keksimällään salasanalla, joiden turvallisesta käytöstä ja säilytyksestä vastaa toteuttaja. Mikäli hakemus hyväksytään rahoitettavaksi projektiksi, käytetään samaa hakemusnumeroa ja salasanaa mm. maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeiden, indikaattoriseurantalomakkeiden, väliraporttien ja loppuraportin toimittamiseen sekä projekti- ja maksatuspäätösten katseluun järjestelmän välityksellä. Hakija ja toteuttaja voi vaihtaa projektikohtaista salasanaansa järjestelmän yhteystietojen ylläpito-osiossa. 1.3 Ketkä käyttävät palvelua EURA järjestelmän välityksellä voidaan täyttää maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake ohjelmakauden EU:n rakennerahastoprojektille, joka on perustettu EURA järjestelmässä. Tällaisella projektilla täytyy olla EURA järjestelmän antama hakemusnumero sekä salasana. Mikäli projektin toteuttaja on täyttänyt projektihakemuslomakkeen EURA järjestelmään, on hakemusnumero ja salasana saatu jo projektihakemuksen täyttämistä varten. Näillä samoilla tunnuksilla kirjaudutaan järjestelmään täyttämään myös maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake. Mikäli salasana on kadonnut, voidaan se hakemusnumeron perusteella tilata sähköpostitse järjestelmän kadonnut salasana -toiminnolla. Järjestelmä lähettää salasanan siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on ilmoitettu projektihakemusta täytettäessä kohdassa hakemusvaiheen yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Ainoastaan projektin varsinainen toteuttaja (se, joka on merkitty hyväksyttyyn projektihakemukseen projektin hakijaksi) täyttää maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen EURA järjestelmään. Mikäli projektilla on varsinaisen toteuttajan lisäksi osatoteuttajia, nämä eivät täytä maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeita EURA järjestelmään. Osatoteuttajat sopivat tilitysten toimittamisesta varsinaisen toteuttajan kanssa, joka täyttää maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeet kootusti EURA järjestelmään. EURA järjestelmän välityksellä EI voida osoittaa maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomaketta EAKR-yritystukiprojektille, jotka on perustettu Tuki järjestelmässä. Näiden projektien rahoittajia voivat olla TE-keskukset, Tekes tai Finnvera Oyj. 5

6 Näiden projektien maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeiden täyttämisestä antaa lisätietoja kyseisen projektin rahoittajaviranomainen. EURA järjestelmän maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakeohjelma on täyttäjää neuvova ja opastava palvelu. Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake tulee täyttää aina suoraan EURA järjestelmään, sillä - järjestelmä ohjaa lomakkeen täyttöä automaattisesti - järjestelmä hakee projektin perustiedot automaattisesti järjestelmästä - järjestelmä antaa täyttöohjeet kuhunkin kysymykseen - kukin tieto tallennetaan lomakkeeseen vain yhden kerran - järjestelmä laskee automaattisesti kaikki summatiedot - järjestelmä tarkistaa automaattisesti mahdolliset virheelliset ja puutteelliset tiedot - lomakkeen viranomaiskäsittely ja maksatuspäätöksen teko nopeutuvat huomattavasti Yleistä EURA järjestelmän maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake on pyritty suunnittelemaan rakennerahastoprojektin toteuttajalle mahdollisimman helppokäyttöiseksi ja yksinkertaiseksi työkaluksi. Projektikohtaisen hakemusnumeron ja salasanan perusteella järjestelmä tunnistaa automaattisesti kyseisen projektin ja hakee kaikki järjestelmässä jo valmiina olevat projektin tiedot lomakkeen pohjaksi. Käyttöliittymä ja lomakkeen rakenne muistuttavat hyvin läheisesti EURA järjestelmän projektihakemuksen täyttämistä. Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomaketta voi täyttää EURA järjestelmässä vähän kerrallaan, tallentaa tiedot, poistua järjestelmästä ja jatkaa täyttämistä myöhemmin. Lomakkeen täyttäminen järjestelmään vaatii kuitenkin aina avoinna olevan internet-yhteyden. Lomaketta EI voi täyttää järjestelmän ulkopuoliselle, esim. Word-pohjaiselle lomakkeelle ja siirtää siitä tietoja kokonaisuudessaan EURA järjestelmään. Yksittäisten tekstikenttien kopiointi manuaalisesti leikepöydän kautta on kuitenkin mahdollista. Jokaisen kysymyksen otsikon vieressä on keltapohjainen ohjepainike (kysymysmerkki), josta saa sisällöllisiä täyttöohjeita kyseiseen kysymykseen vastaamisen avuksi. Tarkempia sisällöllisiä täyttöohjeita saa tarvittaessa projektin vastuuviranomaiselta. Lomakkeen tietojen tallentaminen on mahdollista missä vaiheessa täyttämistä tahansa. Tiedot tulee muistaa tallentaa riittävän usein, esim. vähintään 5 10 minuutin välein. Lomake ei tallenna tietoja automaattisesti. Lomakeohjelma antaa huomautuksia mahdollisista puutteellisista ja virheellisistä tiedoista. Tietojen oikeellisuuden voi tarkistaa missä vaiheessa täyttöä tahansa järjestelmän Tarkista-painikkeella. 2.2 Kirjautuminen järjestelmään EURA järjestelmään kirjaudutaan syöttämällä projektihakemuksen täyttöä varten sähköpostissa saatu hakemusnumero ja salasana päävalikon oikeassa yläreunassa sijaitseviin kenttiin ja klikkaamalla Kirjaudu-painiketta. 6

7 Huom! Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen täyttämistä varten kirjaudutaan järjestelmään tunnuksilla, jotka on alun perin saatu projektihakemuksen täyttämistä varten. Älä tilaa uusia tunnuksia maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen täyttämistä varten järjestelmän Tilaa uusi hakemusnumero -toiminnolla. Tätä toimintoa käytetään ainoastaan, kun halutaan täyttää uusi projektihakemus. Mikäli alkuperäinen salasana on kadonnut, voidaan se hakemusnumeron perusteella tilata sähköpostitse järjestelmän kadonnut salasana -toiminnolla. Järjestelmä lähettää salasanan siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on ilmoitettu projektihakemusta täytettäessä kohdassa hakemusvaiheen yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Kuva 2. Kirjautuminen EURA järjestelmään Kirjautumisen jälkeen avautuu järjestelmän aloitussivu. Hakemusnumero, jolla järjestelmään on kirjauduttu, näkyy oikeassa ylälaidassa. 7

8 Kuva 3. EURA järjestelmän hakijan ja toteuttajan palveluiden aloitussivu Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen täyttöön päästään klikkaamalla Maksatushakemus-välilehteä. Valittu osio (välilehti) ilmaistaan violetilla värillä. Kuva 4. Maksatushakemusosio, kun projektilla ei ole aiemmin tallennettuja lomakkeita 2.3 Maksatushakemus-osion päänäyttö Uuden maksatushakemuksen täyttöön päästään klikkaamalla Täytä uusi lomake -painiketta. Mikäli projektilla on jo aiemmin täytettyjä maksatushakemuslomakkeita, esitetään nämä otsikon alla olevassa taulukossa. Aiemmin täytetyn lomakkeen saa auki klikkaamalla Avaa-painiketta. 8

9 Kuva 5. Maksatushakemusosio, kun projektilla on aiemmin tallennettuja lomakkeita 2.4 Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen rakenne ja toiminnot Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen ensimmäinen sivu avautuu täyttämistä varten. Lomakkeen sivulta toiselle siirrytään näytön vasemmassa marginaalissa olevista linkeistä. Valittu sivu esitetään lihavoidulla tekstillä harmaalla pohjalla. Käytettävissä olevat toimintopainikkeet näkyvät harmaana violetinvärisellä pohjalla. Koska maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeella esitettävät kysymykset vaihtelevat rahaston mukaisesti, eivät tässä käyttöohjeessa esitetyt ohjelman näyttöjen kuvat ja niissä näkyvät yksittäiset kysymykset välttämättä vastaa hakijalla täytettävänä olevaa lomaketta! Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeella on aina jokin tietty käsittelyn tila. Uuden täytettävänä olevan lomakkeen tila on keskeneräinen siihen saakka, kunnes lomake jätetään viranomaiskäsittelyyn. Tila esitetään näytöllä lomakkeen 1. sivulla oikeassa laidassa. Lomake voidaan tallentaa missä vaiheessa täyttämistä hyvänsä toimintopainikerivin Tallennapainikkeella. Onnistuneesta tallennuksesta järjestelmä antaa hakemus tallennettu -kuittauksen. Muista tallentaa tiedot riittävän usein, esim minuutin välein. 9

10 Kuva 6. Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen rakenne ja toiminnot 2.5 Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen täyttöohjeet Jokaisen kysymyksen otsikon vieressä olevasta kysymysmerkkipainikkeesta avautuu täyttöohjeikkuna, jossa annetaan sisällöllisiä ohjeita kysymykseen vastaamista varten. Ohjeen voi myös tulostaa ikkunan Tulosta-painikkeella. Ohje avautuu koko näytön kokoiseksi tuplaklikkaamalla ikkunan sinistä yläpalkkia. Tarkempia sisällöllisiä täyttöohjeita voi tarvittaessa tiedustella projektin vastuuviranomaiselta. 10

11 Kuva 7. Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen täyttöohjeikkuna 3 Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen sisältö 3.1 Käsittelevä viranomainen Tämä on sama kuin projektin vastuuviranomainen. Järjestelmä antaa tiedon automaattisesti sisään kirjautuneen projektin mukaisesti. Viranomaiskäsittelyyn jätetty tulostettu ja allekirjoitettu maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake lähetetään liitteineen tälle viranomaiselle. 3.2 Koskee maksatuskautta Tähän syötetään päivämäärät, joiden välistä ajanjaksoa maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake koskee. Projektin vastuuviranomainen on antanut projekti- ja rahoituspäätöksessä ohjeet maksatuskausien pituudesta. Järjestelmä antaa aina automaattisesti maksatuskauden aloituspäivämäärän. Ainoastaan maksatuskauden päättymispäivämäärä on syötettävä tieto. Ensimmäisen maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen aloituspäivämäärä on sama kuin projektisuunnitelmassa ilmoitettu projektin aloituspäivämäärä. Seuraavan maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen aloituspäivämäärä on automaattisesti edellisen maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen päättymispäivämäärää seuraava päivämäärä. Esim. jos projektin ensimmäinen maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake tehdään ajalta , alkaa seuraava maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake automaattisesti päivämäärästä Maksatushakemus- ja 11

12 rahoitusseurantalomakkeet muodostavat näin ollen katkeamattoman ketjun koko projektin suunnitelman mukaisesta ajasta. Väliin ei jää päivänkään aukkoa. Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeet tulee täyttää ja jättää viranomaiskäsittelyyn kronologisessa järjestyksessä projektin alusta alkaen Järjestysnumero Järjestelmän automaattisesti antama tieto siitä, kuinka mones projektin maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake (maksatuskausi) on kyseessä/kuinka monta maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomaketta projektilla on järjestelmässä yhteensä Onko kyseessä projektin viimeinen maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake? Mikäli projektin toiminta jatkuu edelleen, ja tarkoitus on lähettää maksatushakemuksia myös täytettävänä olevan maksatushakemuksen jälkeen, valitaan vaihtoehto Ei. Mikäli projektin toiminta päättyy, eikä täytettävänä olevan maksatushakemuksen jälkeen enää lähetetä uusia maksatushakemuksia, valitaan vaihtoehto Kyllä. 3.3 Projektin perustiedot Kuva 8. Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen kohdat 1 ja 2 Järjestelmä hakee kaikki tämän kohdan tiedot automaattisesti hyväksytystä projektihakemuksesta, eli projektisuunnitelmasta. Tietoja ei voi muuttaa. 12

13 3.4 Projektin toteuttajan tiedot Kuva 9. Projektin perustiedot Toteuttajan nimi Järjestelmä hakee tämän tiedon automaattisesti projektisuunnitelmasta. Tietoa ei voi muuttaa Y-tunnus Järjestelmä hakee tämän tiedon automaattisesti projektisuunnitelmasta. Tietoa ei voi muuttaa Taloushallinnon vastuuhenkilön nimi Järjestelmä hakee tämän tiedon automaattisesti projektisuunnitelmasta. Tietoa ei voi muuttaa Sähköpostiosoite Taloushallinnon vastuuhenkilön sähköpostiosoite. Järjestelmä hakee tämän tiedon automaattisesti projektisuunnitelmasta. Tietoa ei voi muuttaa. 13

14 3.4.5 Puhelinnumero Taloushallinnon vastuuhenkilön puhelinnumero. Järjestelmä hakee tämän tiedon automaattisesti projektisuunnitelmasta. Tietoa ei voi muuttaa Pankkiyhteys Järjestelmä hakee tämän tiedon automaattisesti projektisuunnitelmasta. Mikäli pankkiyhteys on muuttunut, voidaan tieto muuttaa Tilinumero Järjestelmä hakee tämän tiedon automaattisesti projektisuunnitelmasta. Mikäli tilinumero on muuttunut, voidaan tieto muuttaa Toteuttajan kirjanpidossaan käyttämä koodi Toteuttajan kirjanpidossa käytetty koodi tms. yksilöivä tieto, jonka perusteella projektin tiedot voidaan erottaa muusta kirjanpitoaineistosta. Tämä tieto on aina pakollinen, mikäli projektin toteuttaja on ns. valtiototeuttaja. 3.5 Lomakkeen täyttäjän tiedot Kuva 10. Projektin toteuttajan tiedot Lomakkeen täyttäjän nimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Lomakkeen käsittelijä voi lähettää järjestelmän välityksellä täyttäjän sähköpostiosoitteeseen käsittelyä koskevia tietoa tai lisäkysymyksiä, joten sähköpostiosoitteen ajantasaisuuteen, toimivuuteen ja oikeinkirjoitukseen tulee kiinnittää erityistä huomiota. 14

15 3.6 Rahoitustietojen koonti Kuva 11. Lomakkeen täyttäjän tiedot Rahoitustietojen koontitaulukoihin ei syötetä tietoja. Ainoa syötettävä tieto tällä näytöllä on sivun alaosassa oleva maksuun haettava rahamäärä. Projektin kustannus- ja rahoituslajit esitetään koonnissa vastaavalla rakenteella kuin projektisuunnitelmassa. Koontitaulukossa on neljä saraketta: Hyväksytty projektisuunnitelma Tässä sarakkeessa esitetään hyväksytyn projektihakemuksen eli projektisuunnitelman mukaiset kustannukset ja rahoituserät Tällä maksatuskaudella toteutuneet kustannukset/rahoituserät Tässä sarakkeessa esitetään kootusti summatasolla ne tiedot, jotka syötetään maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen taustalomakkeisiin (alin linkki vasemmassa linkkisarakkeessa) Aikaisemmin jätetyt maksatushakemukset yhteensä Tässä sarakkeessa esitetään projektin aikaisemmissa maksatushakemuksissa ilmoitetut kustannus- ja rahoitustiedot kumulatiivisesti. Tieto on siis toteuttajan aiemmilla maksatushakemuksilla ilmoittama tieto, ei rahoittajaviranomaisen lopullisesti maksama tai hyväksymä tieto. Mikäli rahoittaja on tehnyt aiemmista maksatushakemuksista hylkäyksiä tai vähennyksiä, tieto ei sisälly tämän sarakkeen tietoihin Tämä ja aiemmat kaudet yhteensä Tässä sarakkeessa esitetään tämän maksatuskauden ja aikaisempien maksatushakemusten summat yhteensä Maksuun haettava EU- (EAKR/ESR) ja kansallinen rahoitusosuus Ensin täytetään maksatushakemuksen taustalomakkeet, josta summatason tiedot siirtyvät rahoitustietojen koontiin. Tämän jälkeen tähän kenttään syötetään maksuun haettava rahamäärä. Tieto syötetään senttitarkkuudella (kaksi desimaalia) ilman välilyöntejä. 15

16 Kuva 12. Rahoitustietojen koonti 16

17 3.7 Lisätiedot Tähän kenttään voi kirjoittaa maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomaketta koskevia vapaamuotoisia lisätietoja enintään 3000 merkin verran. Kuva 13. Lisätiedot 17

18 3.8 Liitteet ja allekirjoitus Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen liitteeksi vaaditaan tiettyjä asiakirjoja. Tiedot näistä syötetään maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen näytöllä 8. Samalla näytöllä syötetään myös allekirjoittajan/allekirjoittajien tiedot. Kuva 14. Liitteet ja allekirjoitus Pakollinen liite Oikeaksi todistettu tositekohtainen kirjanpidon raportti ja tarvittaessa erillinen kustannuslajien mukainen lajittelu/pääkirjan avain on kaikille projekteille pakollinen liite. Liite tulee toimittaa aina paperimuodossa allekirjoitettuna rahoittajalle maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen yhteydessä, mutta se voidaan liittää järjestelmään myös PDF-muotoisena liitetiedostona. 18

19 3.8.2 Paperimuodossa toimitettava pakollinen liite Mikäli liite toimitetaan vain paperilla, valitaan vaihtoehto paperilla. Liite toimitetaan tällöin rahoittajalle allekirjoitettuna paperimuodossa allekirjoitetun maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen mukana. Kuva 15. Paperilla toimitettava pakollinen liite Sähköisessä muodossa toimitettava pakollinen liite Mikäli liite liitetään myös sähköisessä muodossa, valitaan ensin vaihtoehto sähköisenä. Tämän jälkeen haetaan liitettävä liite oman työaseman hakemistosta Selaa-painikkeella. Liitettävän liitteen tulee olla PDF-muotoinen. Liite liitetään hakemukseen Lisää-painikkeella. Lisätty liite tiedostonimineen näkyy lisäämisen jälkeen kohdassa Liitetiedosto. Liitetty liitetiedosto voidaan poistaa hakemuksen yhteydestä klikkaamalla Poista-painiketta. Liitetty liitetiedosto voidaan avata klikkaamalla Avaa-painiketta. Pakollinen liite tulee aina toimittaa rahoittajalle allekirjoitettuna paperimuodossa allekirjoitetun maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen mukana, vaikka se olisi liitetty myös sähköisessä muodossa järjestelmään. Pelkkä sähköisessä muodossa järjestelmään tallennettu liite ei siis yksistään ole riittävä. 19

20 3.8.4 Muut liitteet Kuvat Sähköisen liitteen lisääminen Rahoittava viranomainen voi edellyttää hakijalta oikeaksi todistetun tositekohtaisen kirjanpidon raportin ja tarvittaessa erillisen kustannuslajien mukaisen lajittelun/pääkirjan avaimen lisäksi myös monia muita esim. alla lueteltuja liitteitä. - Selvitys projektihenkilöstöstä ja palkoista - Työajanseurantalomakkeet - Tilintarkastajan lausunto, jos edellytetty rahoituspäätöksessä 20

21 - Tositekopiot matkustus-, edustus- ja tiedotuskustannuksista (tai erillinen selvitys/erittely) - Selvitys sisäisistä/välillisistä kustannuksista - Hankintasopimus (pienhankinnoissa muu selvitys ja kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta kaikki hankinta-asiakirjat) - Selvitys erikseen raportoitavista kustannuksista - Tiivistelmä maksatuskauden toiminnasta Näistä liitteistä antaa tarkempia tietoja rahoittava viranomainen. Maksatushakemuksen mukana toimitettavat pakolliset liitteet on saatettu mainita myös projektipäätöksessä. Toteuttaja voi oman harkintansa mukaan liittää maksatushakemukseensa myös kohtuullisen määrän muita tarpeelliseksi katsomiaan liitteitä. Muut liitteet voivat olla joko paperimuotoisia tai sähköisessä muodossa olevia PDF-liitetiedostoja. Mikäli liitteitä toimitetaan paperimuodossa, kirjoitetaan paperiliitteen nimi Paperiliitteen nimi - kenttään ja klikataan Lisää-painiketta. Tämä annettu nimi näkyy tulostetussa lomakkeessa Muut liitteet -otsikon alle. Liitteiden nimiä voidaan antaa haluttu määrä. Liitteen nimi poistetaan laittamalla ensin rasti poistettavan liitteen nimen eteen ja sen jälkeen klikkaamalla Poista valitut - painiketta. Kuva 20. Muun paperiliitteen lisääminen Mikäli maksatushakemuksen yhteydessä halutaan toimittaa hakijan omia sähköisessä muodossa olevia PDF-liitetiedostoja, kirjoitetaan ensin liitteen nimi Liitteen nimi -kenttään. Liitteelle annettava nimi voi siis olla muu kuin itse liitetiedoston nimi. Tämän jälkeen sähköinen liite liitetään hakemukseen vastaavalla tavalla kuin on opastettu ohjeen kohdassa Sähköisessä muodossa toimitettava pakollinen liite. Kuva 21. Muun sähköisen liitteen lisääminen Kaikki projektin rahoittaja- ja maksajaviranomaisen edellyttämät muut liitteet täytyy aina toimittaa myös tulostettuna ja allekirjoitettuna tulostetun ja allekirjoitetun maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen yhteydessä, tai mikäli ne liitetään vain sähköisenä liitetiedostona, tulee liitteen olla skannattu alkuperäisestä asiakirjasta, jossa allekirjoitustiedot näkyvät. 21

22 Vapaaehtoisesti toimitettavat maksatushakemuksen liitteet voidaan liittää pelkästään sähköisessä muodossa eikä niissä tarvitse näkyä allekirjoitustietoja Allekirjoitustiedot Syötä allekirjoituspäivämäärä, allekirjoittajan nimi ja allekirjoittajan asema organisaatiossa -tiedot ao. kenttiin. Tämän jälkeen klikkaa Lisää allekirjoittajan tiedot -painiketta. Allekirjoittajia voi tarpeen mukaan lisätä useita. Allekirjoittajan tiedot voi poistaa klikkaamalla rivin päässä olevaa Poista-painiketta. Allekirjoitustiedot tallentuvat lomakkeeseen vasta klikkaamalla toimintopainikerivin Tallennapainiketta. Kuvat 22. ja 23. Päivämäärä- ja allekirjoitustiedot 4 Maksatushakemuksen ja rahoitusseurannan taustalomakkeet Kaikki projektin tiedot toteutuneista kustannuksista ja rahoituksesta syötetään maksatushakemuksen taustalomakkeisiin. Maksatushakemusta ei voi jättää viranomaiskäsittelyyn, mikäli taustalomakkeiden tietoja ei ole täytetty. Taustalomakkeisiin syötetyt tiedot siirtyvät summatasolla automaattisesti rahoitustietojen koontiin maksatushakemuksen kohtaan 6. Rahatietokenttiin tieto syötetään senttitarkkuudella (kaksi desimaalia) ilman välilyöntejä. Järjestelmä laskee kaikki rivi- ja sarakesummat automaattisesti. Maksatusta voi hakea ainoastaan hyväksytyssä hakemuksessa eli projektisuunnitelmassa ilmoitettuja kustannuksia vastaan. Mikäli kyseistä kustannuslajia ei projektisuunnitelmassa ole, ei kyseiseen lajiin voi syöttää kustannuksia. Tällöin ko. lajin taulukko näkyy 22

23 taustalomakkeessa harmaana. Kustannusten on myös oltava tukikelpoisia kyseisen rakennerahasto-ohjelman mukaisesti. Tämän käyttöohjeen kuvissa on mallina käytetty ESR-projektin maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen taustalomakkeita. Tietojen syöttäminen EAKR-projektin taustalomakkeisiin tapahtuu teknisesti vastaavalla tavalla, vaikka kustannus- ja rahoituserittely on hieman erilainen kuin ESR-lomakkeessa. Kuva 24. Maksatushakemuksen ja rahoitusseurannan taustalomakkeet (kuva ESR-lomakkeesta) 4.1 Toteuttajan projektikirjanpitoon tulleet kustannukset Tähän kohtaan syötetään toteuttajan projektikirjanpitoon tulleet kustannukset. Maksatusta voi hakea ainoastaan hyväksytyssä hakemuksessa eli projektisuunnitelmassa ilmoitettuja kustannuksia vastaan. Mikäli kyseistä kustannuslajia ei projektisuunnitelmassa ole, ei kyseiseen lajiin voi syöttää kustannuksia. Tällöin ko. lajin taulukko näkyy taustalomakkeessa harmaana. Kustannusten on myös oltava tukikelpoisia kyseisen rakennerahasto-ohjelman mukaisesti. Tieto siitä, jääkö arvonlisävero hakijan lopulliseksi kustannukseksi siirtyy projektisuunnitelmasta. Tietoa ei voi maksatushakemuksella muuttaa. Mikäli arvonlisävero jää hakijan lopulliseksi kustannukseksi, tulee ilmoitettaviin kustannuksiin sisällyttää alv. Mikäli arvonlisävero ei jää hakijan lopulliseksi kustannukseksi, tulee kustannukset ilmoittaa verottomina. Kunkin kustannuslajin tietojen syöttöön päästään klikkaamalla kustannuslajin taulukon päässä olevaa Lisää rivi -painiketta. 23

24 Kuva 25. Kustannustietojen syötön aloittaminen Tämän jälkeen syötetään kustannukselle riviotsikko kustannuslajin mukaisesti. Lisätietoja-kenttään voi kirjoittaa enintään 150 merkin pituisen lisätiedon kyseisestä kustannuksesta. Kun yhden kustannuksen rivitiedot on syötetty, klikataan Lisää-painiketta Kuva 26. Valmiin kustannusrivin kuittaus Uuden kustannusrivin syöttöön päästään klikkaamalla Lisää rivi -painiketta. Kuva 27. Uuden kustannusrivin lisäys Kustannusrivin tietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla Muokkaa tietoja -painiketta. Koko rivin voi poistaa klikkaamalla rivin päässä olevaa Poista rivi -painiketta. Kuva 28. Kustannusrivin muokkaus ja poistaminen Henkilökustannuksia syötettäessä valitaan ensin tieto, onko henkilö osa- vai kokoaikainen. Tämän jälkeen syötetään henkilön työaika maksatuskaudella henkilötyökuukausina. Henkilön nimi - sarakkeeseen kirjoitetaan henkilön nimi ja Tehtävä-sarakkeeseen kirjoitetaan henkilön tehtävä. 24

25 Kuva 29. Henkilöstökustannusten syöttö EAKR-projektin maksatushakemuslomakkeessa tulot ilmoitetaan kohdassa 10. Järjestelmä vähentää tulot projektin kokonaiskustannuksista, jolloin jäljelle jäävät rahoitettavat kustannukset yhteensä. Kuva 30. EAKR-maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen tulot 4.2 Muut rahoituserät ja erikseen raportoitavat kustannukset Vastaavalla tavalla täytetään kaikki kohdan kustannus- ja rahoitustaulukot. ESRmaksatushakemuksen taustalomakkeen kohdissa 6.B, 6.C ja 6.D riviotsikot ovat vakiomuotoisia (EAKR:ssä kohta 6.B), eikä niitä voi muokata tai poistaa. Tietojen syöttöön päästään klikkaamalla Muokkaa tietoja -painiketta. 25

26 Kuva 31. ESR-maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen vakiomuotoinen rahoitustaulukko Taustalomakkeiden tiedot tallentuvat järjestelmään vasta kun koko maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake tallennetaan klikkaamalla ylhäällä olevan toimintapainikerivin Tallenna-painiketta. Tiedot tulee muistaa välitallentaa riittävän usein! 5 Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen tietojen tarkastaminen EURA järjestelmän maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeessa on lukuisia tarkistussääntöjä, jotka ohjaavat toteuttajaa ja auttavat täyttämään maksatushakemuslomakkeen teknisesti oikein. Tarkistustoiminto ilmoittaa mahdollisista puuttuvista pakollisista tiedoista ja virheellisesti syötetyistä luvuista. Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen tiedot voidaan tarkistaa missä vaiheessa täyttöä tahansa klikkaamalla järjestelmän Tarkista-painiketta. Järjestelmä tarkastaa lomakkeen automaattisesti siinä vaiheessa, kun toteuttaja jättää lomakkeen järjestelmän välityksellä viranomaiskäsittelyyn. 26

27 Kuva 32. Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen tarkistaminen Järjestelmä antaa listauksen mahdollisista puutteellisista ja virheellisistä tiedoista. Virhekohtaan voidaan siirtyä suoraan klikkaamalla virheilmoituksessa esitettyä kysymystä. Kuva 33. Virheilmoitus puutteellisista tiedoista Mikäli tarkistuksessa ei löydy teknisiä puutteita, järjestelmä antaa asiasta ilmoituksen. 27

28 Kuva 34. Vahvistus teknisesti oikein täytetystä lomakkeesta 6 Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen esikatselu Koska maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen täyttönäytöllä kukin kysymys esitetään erillisellä selaimen sivulla, saattaa koko lomakkeen sisällön tarkasteleminen olla hankalaa. Koko lomakkeen tarkastelua varten on järjestelmään rakennettu Näytä koko lomake -toiminto, joka esittää kaikki maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen kysymykset ja vastaukset yhtenä kokonaisuutena. Käyttämällä tätä toimintoa voidaan maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake lukea kokonaisuudessaan läpi ilman, että lomaketta tarvitsisi kokonaisuudessaan tulostaa. Lomake voidaan esikatsella klikkaamalla vasemman marginaalin Näytä koko lomake -linkkiä. Kuva 35. Koko lomakkeen esikatselu Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomaketta ei ole tarkoitettu tulostettavaksi esikatselunäytön kautta. Esikatselutila suljetaan klikkaamalla Sulje ikkuna -painiketta, jolloin päästään takaisin lomakkeen täyttötilaan. 28

29 Kuva 36. Lomake esikatselutilassa 7 Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen tulostaminen Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake voidaan tulostaa missä vaiheessa lomakkeen täyttämistä tahansa. Tulostaminen tapahtuu PDF-muodossa Acrobat Reader -ohjelman kautta, joten tulostavassa työasemassa tulee olla asennettuna Acrobat Reader -ohjelma. Mikäli käyttäjän koneella ei tätä ohjelmaa ole, voidaan se asentaa veloituksetta esim. järjestelmän Käyttöohjeet-sivulla olevan linkin kautta. 29

30 Kuva 37. Lomakkeen tulostaminen Tulostuksen valintanäytöllä voidaan valita, halutaanko tulostaa varsinainen maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake vai rahoitustietojen taustalomakkeet. Oletuksena on valinta molemmissa. Yleensä kannattaa tulostaa aina kaikki kohdat. Rahoittajalle lähetettävissä versioissa tulee aina olla sekä varsinainen maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake että taustalomakkeet. Kun tulostettavat tiedot on valittu, klikataan Luo tulostettava lomake -painiketta. Takaisin lomakkeen täyttöön päästään klikkaamalla Palaa takaisin lomakkeen täyttöön -painiketta. Kuva 38. Tulostettavien tietojen valinta Lomake avautuu tulostusta varten PDF-muodossa. Lomake voidaan tulostaa ja tarvittaessa myös tallentaa omalle työasemalle PDF-muodossa Acrobat Reader -ohjelman avulla. Tulostettava lomake suljetaan sulkemalla ikkuna klikkaamalla oikeassa yläkulmassa olevaa rastia. Tulostetun lomakkeen ensimmäisen sivun oikeassa yläkulmassa näkyvä rahoittavan viranomaisen logo määräytyy projektin vastuuviranomaisen mukaan. 30

31 Kuva 39. Tulostettava PDF-muotoinen maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake 8 Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen jättäminen viranomaiskäsittelyyn Kun maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake on täysin valmiiksi täytetty ja sen sisältö on huolellisesti tarkastettu, jätetään hakemus EURA järjestelmän välityksellä viranomaiskäsittelyyn. Tämän jälkeen maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake ja taustalomakkeet tulostetaan ja lähetetään allekirjoitettuna liitteineen projektin vastuuviranomaiselle. Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen viranomaiskäsittelyyn jättämisen jälkeen toteuttaja ei voi enää muuttaa maksatushakemuksen tietoja EURA järjestelmässä ilman viranomaisen toimenpiteitä. Toteuttajan kannattaakin tulostaa lomake myös ennen viranomaiskäsittelyyn jättämistä, jolloin mahdolliset virheet on helppo havaita ja korjausten tekeminen on vielä mahdollista. Lopullinen allekirjoitettava viranomaiselle lähetettävä lomake tulostetaan vasta sen jälkeen, kun lomake on järjestelmän välityksellä jätetty viranomaiskäsittelyyn. 31

32 Kuva 40. Lomakkeen jättäminen viranomaiskäsittelyyn Järjestelmä esittää varmistuskyselyn. Mikäli kaikki tiedot ovat teknisesti oikein, jätetään lomake viranomaiskäsittelyyn klikkaamalla Jätä viranomaisen käsittelyyn -painiketta. Mikäli lomakkeessa on edelleen puutteita tai virheitä, järjestelmä ilmoittaa niistä, eikä viranomaiskäsittelyyn jättäminen ole mahdollista ennen kuin puutteet ja virheet on korjattu. Kuva 41. Lomakkeen viranomaiskäsittelyyn jättämisen varmistuskysely Järjestelmä antaa vahvistuksen onnistuneesta viranomaiskäsittelyyn jättämisestä. Tämän jälkeen lomake täytyy tulostaa ja lähettää allekirjoitettuna projektin vastuuviranomaiselle. Lomakkeen hallinnollinen tila on nyt Jätetty viranomaiskäsittelyyn, mikä näkyy lomakkeen täytöllä kohdassa 1 sekä tulostetussa lomakkeessa. Lomakkeen täyttökentät näkyvät nyt harmaina, eikä lomakkeen tietoja enää voi muuttaa. Kuva 42. Lomakkeen viranomaiskäsittelyyn jättämisen vahvistus 32

33 Kuvat 43. ja 44. Viranomaiskäsittelyyn jätetyn lomakkeen tilan esitys 9 Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen muistio Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen yhteyteen on mahdollista tallentaa muistilapputyyppinen tieto. Muistio avataan klikkaamalla Muistio-painiketta. Kuva 45. Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen muistio 33

34 Muistioon kirjoitettu tieto tallentuu hakemuksen yhteyteen. Viranomainen voi katsella muistiota ja halutessaan kirjoittaa muistioon omat kommenttinsa. Muistioon tallennettuja tietoja ei voi jälkikäteen muuttaa tai poistaa. Muistio on tarkoitettu vain lyhyitä merkintöjä varten. Siihen ei tule kirjoittaa esim. sen tyyppisiä asioita, joita maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeeseen liittyen voidaan tarvittaessa ilmoittaa erillisellä lomakkeen yhteydessä toimitettavalla liitteellä. Kuva 46. Muistion tietojen tallentaminen 10 Viranomaisen toteuttajalle täydennettäväksi palauttama maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake Viranomainen voi palauttaa toteuttajan viranomaiskäsittelyyn jättämän maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen täydennyksiä tai korjauksia varten. Täydennettäväksi palautettu maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake täytetään aivan samalla tavalla kuin uusi maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake. Tällöin hakijan tulee tehdä korjaukset järjestelmässä olevaan maksatushakemukseen viranomaisen ilmoittamaan päivämäärän mennessä sekä jättää korjausten jälkeen maksatushakemus järjestelmän välityksellä uudestaan viranomaiskäsittelyyn. Mikäli toteuttaja ei tee korjauksia ja jätä maksatushakemusta uudestaan viranomaiskäsittelyyn annettuun päivämäärään mennessä, palautuu maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake takaisin alkuperäistiedoilla viranomaiskäsittelyyn, eikä tietoja tämän jälkeen enää voi muuttaa. Palauttaessaan maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen täydennettäväksi viranomainen voi lähettää järjestelmän välityksellä asiasta sähköpostitiedotteen lomakkeen täyttäjälle. Viranomainen voi kirjoittaa täydennyspyynnön lomakkeen muistioon tai ilmoittaa täydennystarpeesta muulla tavoin. 34

35 Kuva 47. Viranomaisen täydennettäväksi palauttama maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake Kun maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeeseen on tehty tarvittavat korjaukset ja täydennykset ja se on jätetty uudelleen viranomaiskäsittelyyn, tulee muutetut tiedot sisältävä lomake rahoitustietotaustalomakkeineen tulostaa ja lähettää allekirjoitettuna viranomaiselle. Tunniste-kohdassa ilmaistaan projektikoodin yhteydessä, kuinka mones viranomaiskäsittelyyn jätetty versio on kyseessä, esim. S Kuvat 48. Täydennettävänä olleen ja viranomaiskäsittelyyn uudelleen jätetyn lomakkeen tila 35

36 Kuva 49. Täydennettävänä olleen ja viranomaiskäsittelyyn uudelleen jätetyn lomakkeen uusi tunniste tulosteessa 11 EURA järjestelmällä toteuttajalle lähetetyt sähköposti-ilmoitukset Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen käsittelyn (kirjattu saapuneeksi, otettu käsittelyyn, jne.) yhteydessä viranomainen voi lähettää EURA järjestelmän välityksellä sähköpostiviestejä lomakkeen täyttäjälle, jonka sähköpostiosoite ilmoitetaan hakemuslomakkeen kohdassa 5. Lomakkeen täyttäjän tiedot. Lähettäjänä näissä viesteissä on aina EURA järjestelmä. Näihin sähköpostiviesteihin ei voi vastata. Kaikki rahoittajaviranomaiset eivät välttämättä lähetä sähköpostiviestejä EURA järjestelmän välityksellä vaan pitävät yhteyttä toteuttajaan muulla tavoin. 12 Järjestelmästä poistuminen Kuva 50. EURA järjestelmällä lähetetty sähköpostiviesti Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen käsittely tulee lopettaa klikkaamalla näytön oikeassa yläkulmassa olevaa Kirjaudu ulos -linkkiä. Kuva 51. Poistuminen EURA järjestelmästä 36

37 13 Lomakkeen viranomaiskäsittely Maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen käsittely aloitetaan projektin vastuuviranomaisessa sen jälkeen, kun tulostettu ja allekirjoitettu maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomake liitteineen on vastaanotettu. Saapuneeksi kirjaamisen ja käsittelyyn oton jälkeen lomake etenee tukikelpoisuustarkastukseen. Lomake voidaan käsittelyn missä vaiheessa tahansa palauttaa takaisin toteuttajalle täydennettäväksi tai korjattavaksi lisäselvityksiä varten. Kun maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen käsittely on täysin valmis, maksajaviranomainen tekee maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomaketta koskevan maksatuspäätöksen, joka toimitetaan allekirjoitettuna projektin toteuttajalle. Maksatuspäätöksen voi avata PDF-muodossa katselua varten myös EURA järjestelmän maksatuspäätösosiossa. 37