Liikkuvuushallinnon klinikka käytännöistä Kv-kevätpäivät, Levi Katariina Alava Marika Antikainen Jenni Leinonen
Pitkä liikkuvuus Metropoliassa Lähtevät pitkät 2009 2010 2011 2012 Opiskeluvaihto 261 260 290 276 Harjoitteluvaihto 121 183 172 177 Opettaja- & henkilökuntavaihto 2 3 2 0 Saapuvat pitkät 2009 2010 2011 2012 Opiskeluvaihto 239 288 303 269 Harjoitteluvaihto 25 37 28 23 Opettaja- & henkilökuntavaihto 1 4 3 0
Työkalu liikkuvuuden hallintaan: Mobility-Online Verkkopohjainen liikkuvuudenhallintajärjestelmä Sopimukset allekirjoitettiin SOPin kanssa jouluna 2010 Mobility-Onlinea työstetty omiin tarpeisiin, pitkä kehitystyö Pitkät opiskelijavaihdot käytössä 2012 alkaen Lyhyiden lähtevien vaihtojen apurahalomake otetaan käyttöön syksystä 2013 (-> AMKOTA) Harjoittelijoiden mukaan ottamista selvitetään Opettaja- ja henkilökuntaliikkuvuuksia ei tähän tietoon tulossa mukaan
Prosessien sähköistäminen (opiskelijaliikkuvuus) Mobility-Online käytössä 2012 alkaen pitkissä opiskelijavaihdoissa Kevät / saapuvien päähaku Syksy / lähtevien jälkihaku Järjestelmässä hallinnoidaan kaikkien liikkuvuusohjelmien koko vaihtoprosessi Etenemisen seuranta + muistilista Sopimukset (sopimustiedot, yhteystiedot, yhteistyöhistoria) Tukena Erasmus-raportointiin ja AMKOTA-tilastointiin
Toiminnot (pitkä liikkuvuus/lähtevä) Hakemus opiskelijavaihtoon, liitteet Hyväksymiskirjeiden lähetys, paikan vastaanottovahvistus Orientaatiokutsut Kohdekorkeakoulun hakudokumenttien tallennus Learning Agreement Transcript of Records Apurahahakemus (tietojen täydennys + lomakkeen tulostus) Kohdekorkeakoulun allekirjoittama Learning Agreement Changes to Learning Agreement Letter of Confirmation Transcript of Records kohdekorkeakoulusta Kuittaus vaihtoraportista Palaute Metropolian matka-apuraha maksetaan vasta, kun dokumentaatio kunnossa
Toiminnot (pitkä liikkuvuus/saapuva) Hakemus opiskelijavaihtoon Learning Agreement Transcript of Records Ohjeet asunnon hakemiseen Hyväksymiskirjeiden lähetys, paikan vastaanottovahvistus Allekirjoitetun Learning Agreementin lataus Opintotoimisto lisää opiskelijat Winhaan Käyttäjätunnusten lataus opiskelijalle Changes to Learning Agreement Palaute
Säilytettävät dokumentit - lähtevät Erasmus Mobility-Online: Apurahahakemus Allekirjoitettu Learning Agreement Changes to Learning Agreement Letter of Confirmation Transcript of Records kohdekorkeakoulusta Muualla: Kahdenvälinen sopimus Vaihtoraportti Pankkitosite apurahan maksusta ECTS Label Mobility-Online: Transcript of Records (ennen vaihtoa) Allekirjoitettu Learning Agreement Changes to Learning Agreement Transcript of Records kohdekorkeakoulusta Muualla: Transcript of Records omasta korkeakoulusta vaihdon jälkeen
Säilytettävät dokumentit - saapuvat Erasmus ECTS Label Mobility-Online: Allekirjoitettu Learning Agreement Changes to Learning Agreement Muualla: Kahdenvälinen sopimus Mobility-Online: Allekirjoitettu Learning Agreement Changes to Learning Agreement Muualla: Transcript of Records vaihdon jälkeen Letter of Confirmation?
Hyödyt Sähköinen dokumentaatio Dokumentit koko kv-tiimin saatavilla verkon kautta Opiskelijalla ja koordinaattorilla yhteinen työalusta Tasalaatuisuus, yhtenäiset prosessit ja ohjeet Nopeutuneet käytännöt Automaattiset hyväksymiskirjeet Apurahat Tilastot ja raportit Toimii myös muistilistana Opiskelijalähtöinen toimintamalli
Haasteet Uusien ja yhteisten käytäntöjen neuvottelu ja sisäistäminen kestää Tietojen sähköistäminen ja ylläpito hidasta (erit. sopimukset) Korkeat kustannukset Pitkä ja jatkuva kehitystyö Järjestelmässä rajoituksia, kompromisseja toteutuksiin Riippuvuus pääkäyttäjästä ja järjestelmäntoimittajan tuesta Integraatio muihin järjestelmiin haastavaa
Yhteenvetona Sähköistäminen on auttanut kehittämään laatua Ei kuitenkaan ratkaise kaikkia käytännön ongelmia dokumentaatiossa
KIITOS! www.metropolia.fi www.facebook.com/metropoliaamk etunimi.sukunimi@metropolia.fi