Hallituksen kokous 8/2016 Aik a: 5.6.2016 klo 10.00-19.00 Paik k a: RKK:n kolo, Poikluomantie 9, Piispanristi (Kaarina) Läsnä: Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Sanna Ahtiainen kehitysministeri Ida Arminen jäsenhankinta ja markkinointi Maarit Heikkinen alueryhmä Marika Hirvonen ohjelmaryhmä Eeva Kivilä viestintäryhmä Helena Siivonen koulutusryhmä Miikka Sipilä talousryhmä Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri 8/16 1. Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 11.10. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus : Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on piirinjohtaja tai piirin varajohtaja sekä yhteensä enemmän kuin puolet hallituksen kaikista jäsenistä. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1) : 4. Kokouksen esityslista (liite 2) : : 5. Saapunut posti (liite 3) : : Hyväksyttiin hallituksen kokouksen 7/2016 pöytäkirja. toimitetaan piirihallitukselle ja julkaistaan piirin nettisivuilla. Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Käsitellään piirin saapunut posti. Liite 3 kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi. 6. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitettiin: Liisa Pasto, Auran Eräkurjet, Sudenpentujaoston puheenjohtajaksi
7. Piirin toiminnanalojen kuulumiset (liite 4) Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Toiminnanalojen dl:t: piirihallitus keskiviikkona 1.6. klo 22.00 ja toimisto täydentää torstaina 2.6.klo 16.00 mennessä. Liitteet Todettiin piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset, joista tärkeimpinä: Alue Toiminnansuunnittelu vaiheessa: alkuvisiointi tehty 24.5.2016 ja aluejaoston osalta täydennykset tehdään Tammileirillä olevassa kokouksessa, budjetti odottaa ToSu:n valmistumista Tapahtumat ilmoitettu Ilmoon LPKJ-pussukkaprojekti ylittänee budjetin. AR:n kokous oli 2.6.2016; toiminta mietittävä uusiksi syksyllä 2016 SP:n lippukuntatuen uudistus ei herättänyt suurtakaan keskustelua, vaikka muutoksia tuleekin paljon LPK-päivässä aluejaosto toivoo voivansa pitää oman messupisteen, joten lpk-tuesta ajateltua pistettä täytyy pitää jonkun muun Sytytyspaloja tehty, osa alueiden lippukunnista vielä haastattelematta. Homma itsessään on kivaa, mutta vie matkoineen ym. paljon aikaa, joten porukkaan pitäisi saada lisää tekijöitä (lähes) kaikkien toiminnanalojen yhteinen juttu?!? Tiimit tukemaan lippukuntia -puheluita soiteltu Huittisiin Lippukuntajaosto toivoo s elkeyttä tavoitteesta ja vastuunjaosta uusien lippukuntien perustamisesta: Aihe pomppaa esiin satunnaisesti, mutta onko siihen erityinen tarve/tavoite ja kenen vastuulla homma on? Kuka työntekijä vastaa tästä? Pohdinta: Miten tiedottaa evp:ille ja ekaa kertaa isolla leireillä pestiin tulevalle, että hommasta täytyy maksaa? Tiedottaminen ensisijaisesti pestaajan vastuulla, mutta miten se muistettaisiin tehdä kattavasti? Ohjelma Aluejaostossa pohdittua: Onko suunnistuskisojen järkevää olla mukana tapahtumajärjestelylistassa? Voisiko järjestämisen joskus ulkoistaa jollekin suunnistusseuralle? Voisiko kisat pitää joidenkin ilta- tms. rastien yhteydessä? Aluejaostossa pohdittua: Alueiden kuulumisia läpikäydessä lähes kaikilla tuntui olleen/olevan työnalla kisat ja esim. Ka-Tu:lla edelliset juuri saatu alta pois ja seuraavia pitäisi jo miettiä. Kisoja on vaikea saada jaettua, mutta mahdollisuuksien mukaan näitä pitäisi koittaa miettiä vielä tarkemmin (jättää pois päällekkäisiä piiri/sm-kisoja tms.) Ohjelmaryhmän kokous pidettiin Lapin partiotalolla 18.5. jossa käytiin läpi lippukuntatuen uudistuksen tilanne ja mitä laajennetuissa päätettiin. Mitään suuria vastalauseryöppyjä tämä juttu ei nostanut. Moni jaosto innostunut FiSScen-yhteistyöstä. FiSScenillä itsellään on organisaatiomuutos meneillään, joten eivät voineet luvata vielä mitään. Kokoustetaan yhdessä alkusyksystä. Laajennetun ohjelmaryhmän kokous pidettiin Turussa 25.5.Isoina aiheina toiminnansuunnittelu, ilmo, viestintäsuunnitelma ja lippukuntapäivä. Seuraava laajennettu järjestetään syksyllä suvaitsevaisuusteemalla Happy Housessa.
Muutamalla jaostolla toiminnansuunnittelun dokumentointi on vielä tekemättä. Lähes kaikki ovat sitä jo aloittaneet. Joukossa myös helmiä. Jaostoilla on hyvä meininki ja ovat olleet innoissaan toiminnansuunnittelusta. Heitä huolestuttaa kuitenkin jaksaminen ja uusien jaostolaisten löytäminen. Ohjelmaryhmä huilailee Flow Parkissa heinäkuussa. Koulutusryhm ä Toiminnansuunnittelu 2017-2018 ja budjetti vuodelle 2017 tehty ja palautettu Tapahtumanjohtajat ja KO-pestit vuodelle 2017 jaettu Ilmon sisältöjä työstetty yhdessä ja tuotokset palautettu Lpk-päivän koulutukset ja esittelytekstit sovittu ja tehty Kurssi-ilmoittautumisia kaikkiaan melko niukasti. Avattiin linkit vielä ja jo on tullut muutama ilmoittautuminen lisää. Markkinoidaan näitä vielä kesän ja alkusyksyn aikana. Toimintasuunnitelman 2015-2016 liikennevalot ja perustelut päivitetty Aik uis- ja luottisryhmä Tapahtumat - Luottispurjehduksella oli 5 osallistujaa. - ryhmä vastaa Tammileirin johtajahuoltoillan järjestelyistä perjantaina 10.6. Viestintä - Nettisivuilla on Toiminta-valikon alla uusi Luottiksille-sivu - Uusi esite " aikuisena partiossa" : ALR tekee tekstin ja Satu-Maija taittaa, jaossa elokuussa YSP-jaostolle Skanssiin ja muille - Mukana Partiopolku-julkaisussa aikuisnäkökulmasta - Luottissanomat 3/2016 DL 4.9., ilmestyy 6.9. Kehittäminen - Ryhmä teki lippukunnille kyselyn aikuistoiminnasta lpk:issa ja toiveista ALR:ltä - Ryhmä teki kyselyn luottiksille luottistoiminnast a. - Toimintasuunnitelma 2017-18 ja talousarvio 2017 ovat valmiit. - (Pitkän ajan suunnitelmamme löytyy täältä: http://bit.ly/23mw SbM) Yhteistyö muiden tahojen kanssa - Puheenjohtaja osallistui SP: n laajennettuihin valiok untiin 14.- 15.5. - SP:n aikuisryhmälle on toimitettu valmis aikuisluotsin pestikuvaus ja kyselty piirien aikuistoimijoiden yhteistä viestintäkanavaa Talousryhmä Adventtikalenterit ja joulukortit - Adventtikalentereita tilattu 65 000 kpl - 13 000 pkt Mauri Kunnaksen joulukortteja jemmassa Turun toimiston kellarissa - On keskustelu talvi buffien tilaamisesta adventtikalenterien myyntipalkinnoksi (3,60 /kpl sis. alv) n. 700 kpl Viestintäryhmä (+ IT) Käykää läpi Ilmo- ja tapahtumakalenteritekstit. SM tekee kesäkuun aikana Ilmo-teksteistä perinteisen W ordtiedoston PH:lle ja jaostojen puhiksille. Tekstejä pääsee muokkaamaan 29.8. asti, sen jälkeen materiaali lähtee taittoon.
Piirille perustettu lspartiopiiri.kuvat.fi-kuvapankin lisäksi Flickrtili. Jälkimmäiseen enemmän kuvia, edelliseen valikoidusti. Lippukunnilta kysytty ketä järjestää perhepartiota ensi vuonna. Tiedot kerätään pirin nettisivuille ja päivitetään vuosittain. SP puuhaa Lippukuntapostin uudistusta, keräsivät kyselyllä kommentteja ja toiveita. Vielä ei tarkempaa tietoa millaista uudistusta vuodelle 2017 tarjolla. SP infoaa alustavasti Punaisesta Sulasta lippukuntiin vkolla 22. Uudistetut Partion yleisesite ja Partiolaisen kotiin -esite tulossa SP:ltä kesällä. YSP-jaosto Skanssin teemapäivään 13.8. pitämään lapsiparkkia. Skanssi-yhteistyötä myös joulunaikaan. Niko Sjöholm syksystä alkaen loppuvuoden Repolaisen päätoimittajan sijainen. Vaalitoimik unta Ensimmäisessä kokouksessa vain yksi jäsen + Eeva, joten ei mitään kerrottavaa. Jäsenhank inta- ja m ark k inointiryhmä Ready, Study, Go Turku! - opiskelijamessut oli yhteydessä; Ohjelmaryhmä, teillä oli kiinnostus asiaa, toivovat vaeltajatoiminnan esittelyä, ei niinkään yksittäisiä lippukuntia. VIP 17.6.! Hinta 75 e + alv 24%. YSP:t menevät syksyllä yhteistyössä Skanssin kanssa pitämään lapsiparkkia 13.8. & jouluna mahdollisesti vielä jotain. PopUp-kolon ajankohta 22-28.8. Turun kauppatorilla, mahdollisesti lyhyemmän aikaan tuolla viikolla. Varusmiespartiolaiset - Hyvinvointi 2018 - hanke NMKY:n kanssa: L-SP:n alueelta mukana Säkylän varuskunta. Tapaaminen Säkylän Sotilaskodissa 23.8. klo 16.00. Kaikki materiaali mitä tiedossa: http://bit.ly/25y13iq Y -ryhmä Kirkkopäivistä palaveri 2.6 Tammileirin Vipit ok Piirinjohtajat Keskusjärjestöstä tullut toimintasuunnitelmaluonnos 2017 partiopiireille kommentoitavaksi (VIP 31.7.) SP:n tosu-luonnos lisätty toiminnansuunnittelun tukimateriaali - kansioon. Mukana myös tapahtumakalenteri (elää kesän aikana) Satahangan johtaja valittu (Aino Pohjanvirta, J-SP) Myllyn huutokauppa takana. Kiitos kaikille jotka järjestitte tapahtuman. Toiminnansuunnittelu kuukausi takana - vielä puuttuu ToSuja Käydään tässä kohtaa nopea kierros, missä jokainen ministeri voi lyhyesti kertoa oman toiminnanalan toiminnansuunnittelun tilanteesta. Paras vapaaehtoistyökysely on täällä taas :) Vastaathan 12. kesäkuuta mennessä (https://www.webropolsurveys.com/r/9140b4cc73555648.par) Toim innanjohtaja/toimisto Pata/Skagin ja toiminnanjohtajien kokous pidettiin Helsingissä 12.5. o Pata/Skagissa asioina mm. työhyvinvointikyselyn partiotoimihenkilöille, päätettiin toteuttaa kysely 2016 loppuvuodesta
o Toimihenkilöpäivät ja Allianssin risteilyseminaari, merkittiin tiedoksi tapahtumasta kerätty palaute ja todettiin, että koska Allianssin risteilyseminaari järjestetään vain joka toinen vuosi partiotoimihenkilöpäiville 2017 haarukoidaan ajankohta seuraavaan kokoukseen mennessä. Liittoasiat, 24h vuosityöajan pidennys. Seuraavat hallituksen kokoukset: 25.8. 23.9. 21.10. 25.11. o Toiminnanjohtajien kokouksessa mm: Kuulumiset,,13.6. kokous Tallinnassa, Toimihenkilöpäivien palautekyselyn tulokset, O365 tilanne, OKM:n avustusprosessi, Roihun tilanne, yhteistyöasiat Toimistohenkilökunnan kanssa kehityskeskustelut alkaneet Toimistoilla otetaan käyttöön viikkopalaverit maanantaisin aamukahvien aikana (webex/skype) parantamaan informaatioita henkilökunnan kesken Myllyn huutokauppa tuotti 3400,00, joista 314,00 on kioskin tuottoa. Myllyn avaimet on luovutettu 30.5. uusille omistajille, samoin kaikki liittymät muutettu uusien omistajien nimiin. Piirin velvoitteet Myllyä kohtaan ovat päättyneet. 8. Piirin projektit (liite 4) 1 Tammileiri Lieska 2 Merkittiin keskustelu tiedoksi. Leirin loppuraportti pyydetään syykuun piirihallituksen kokoukseen. Toiminnanjohtaja on informoinut Tuija Kankkiota aikataulusta. Partioon -hanke Ida Arminen esittelee Merkittiin hankkeen tilanne tiedoksi 9. Toimintaohjesäännön päivitys (liite 5) Toimintaohjesäännön päivitys Käydään läpi ryhmien päivitys- muutoskohteet. Hyväksyttiin liitteenä oleva toimintaohjesääntö, piirin toimintaohjesäännöksi. 10. SP:n kuulumiset (Liitteet 6 6.2. ja 4) 1 Laajennetut Valiokunnat I/2016 Käsitellään laajennettujen valiokuntien oleelliset asiat, joihin ryhmien puheenjohtajat tekevät päätösesityksen. Ryhmien puheenjohtajat esittelevät asiat, jotka ovat kirjattuina toiminnanalojen kuulumisiin liitteessä 6 Kuultiin ryhmien puheenjohtajien raportit Laajennetut Valiokunnat I/2016 -asioista ja merkitään ne tiedoksi. Raportit liitteenä.
11. Piirin toiminta vuonna 2017 1 Piirin toimintasuunnitelma vuodelle 2017-2018 Varajohtaja Mika Kuusisto esittelee Todettiin valmistelun tilanne. 2 Piirin talousarvioprosessi vuodelle 2017 Talousryhmän puheenjohtaja Miikka Sipilä ja toiminnanjohtaja Kalle- Pekka Mannila esittelevät. Todettiin valmistelun tilanne. 3 ILMO vuodelle 2017. Viestintäministeri Eeva Kivilä esittelee Todettiin valmistelun tilanne. 12. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Partiomyllyn huutokauppa oli sunnuntai 29.5. 2. Työajanseurantatyökalu kellokortti.fi 3. Piiriviisari 4. Satakunnan Partiosäätiön ja Lounais-Suomen partiosäätiön avustukset myönnetty tvk:n esityksen mukaisesti. 5. Halti ja Scandinavian Outdoor tuovat yhdessä Outdoor-maailman Turun ja Tampereen Stockmann-tavarataloihin. 6. Piirin syyskokoukselle varattu tila Porin Yliopistokeskuksesta. Merkittiin tiedoksi. 13. Lounais-Suomen Partiopiirin sääntömuutos (liite 7) päätti kokouksessaan 3/2014 sääntömuutosprosessin aikataulusta mm: 4/2016 PH TVK:n ensimmäiset esitykset PH:n kommenteille - Juttu Repolaiseen - Juttu LPK-postiin - Juttu Blogiin Työstetään sääntömuutosasiaa. Piirinjohtaja Mari Kousa esittelee. Merkittiin käyty keskustelu tiedoksi ja päätettiin toimenpiteistä mm. että jäsenistölle tehdään kysely sääntömuutosehdotuksesta, kunniajäsen maininta esitetään poistettavaksi säännöistä samoin kuin kohta jossa määritellään, että toiminnanalan puheenjohtajana toimii piirihallituksen edustaja.
14. YV-hanke 1 2 Projektiryhmän uusien jäsenten nimeäminen Piirin YV-hankeryhmän kokoonpano Anna Engblom, puheenjohtaja Sofia Engblom, Pauli Engblom, Inna Kulla, Aleksi Mannerjoki, Hilkka Näse, Katariina Ottosson, Niko Sjöholm, Aija Tommila, Anne Tyrmi ja Noora Uotinen Ida Arminen, piirihallituksesta jäsenhankinta- ja markkinointiministeri Leena Hongell, suunnitteluvaiheen työntekijätuki Projektin hankesuunnitelma ja talousarvio Vahvistettiin Piirin YV-hankkeen hankesuunnitelma ja talousarvio liitteen mukaisesti. 15. SP:n lippukuntatuen uudistus SP:n lippukuntatuen uudistus -projekti oli käsittelyssä laajennettujen alue-, kasvatus- ja vapaaehtoistuen valiokuntien kokouksissa 14. - 15.5.2016. Kokouksissa päätettiin lippukunta- ja piiritason pestien käyttöönotosta ja niihin liittyvistä koulutuksista. SP:n alkuperäisiä päätösesityksiä muutettiin piirien yhdessä tekemien muutosehdotusten mukaisesti. Laajennetuissa läpikäyty esittelymateriaali on kokousmateriaalin liitteenä. Lopulliset päätökset olivat: 1. Lippukunnanjohtajan pestin keventämiseksi otamme käyttöön pestijohtajan ja ohjelmajohtajan pestit lippukunnissa. 2. Otamme käyttöön mentorin pestin lippukunnissa. 3. Lippukuntapestien (lippukunnanjohtaja, pestijohtaja ja ohjelmajohtaja) tueksi otamme käyttöön aluetason valmentajapestit piireissä muutosesityksen mukaisesti: Lippukuntavalmentaja, pestausvalmentaja, ohjelmavalmentaja. Muutos alkuperäiseen päätösesitykseen tässä kohdin on siis kasvatusvalmentaja-termin vaihtuminen ohjelmavalmentajaksi. 4. Otamme käyttöön piirin mentorivastaavan pestin. Muutosesityksen mukaisesti tehtiin muutama muutos mentorivastaavan pestikuvaukseen 5. Keskusjärjestö järjestää 2016 syksyllä ja 2017 keväällä yhteensä kolme valmentajapestien pilottikoulutusta. Pilottikoulutusten tavoitteena on tukea piirien kykyä tukea valmentajien osaamista tulevaisuudessa. Lisäksi sovittiin, että projektiryhmä esittelee pilottikoulutusten sisällön ja suunnitelman arvioinnista ja palautekäsittelystä Roihulla. Syksyn laajennetuissa tarkastellaan pilottikoulutusten sisältöjen kehittymistä. 6. Muutosehdotuksen mukaisesti päätettiin, että keskusjärjestö vastaa valmentajakoulutuksen luomisesta ja koulutusten järjestämisestä. Piirit huolehtivat, että heidän valmentajillaan on riittävä osaaminen pestiin keskusjärjestön tuella. Tässä muutoksena siis alkuperäiseen esitykseen se, että valmentajakoulut uksen järjestää jatkossakin keskusjärjestö, ei piiri.
SP:ssa valmistaudutaan vuoden 2016 aikana siihen, että SP on valmis antamaan uudistuksen mukaista tukea vuoden 2017 alusta alkaen. Piirit saavat valmistautua ja ottaa uuden mallin käyttöön omien aikataulujensa mukaan ja SP tarjoaa tukea jalkautussuunnitelmien tekemiseen. SP järjestää aiheesta webinaarin 6.6.2016 ja suunnitelmia on mahdollista tehdä Roihulla. Yleistä materiaalia uudistukseen liittyen löytyy alueviestin blogista: alueviesti.partio.fi/lippukuntatuen-uudistus-2016 Laajennettujen valiokuntien kokousten jälkeen L-SP:n alue-, ohjelma- ja koulutusministerit tekivät alustavan aikatauluehdotuksen uuden mallin käyttöönotosta L-SP:ssä (liitteenä). Merkittiin tiedoksi uudistukseen liittyvät materiaalit sekä käyty keskustelu. Päätettiin uudistuksen käyttöönotosta L-SP:ssä alustavan aikataulun mukaan sekä siitä, että osallistutaan SP:n jalkautukseen liittyviin työpajoihin. Alue -toiminnanalan koordinoi lippukuntatuen uudistusta ja Tarja Nummi toimii työntekijätukena. 16. Syyskauden kokoukset Piirihallituksen ja työvaliokunnan kokousajat elo-joulukuu 2016 Työvaliokunnan esityksen mukaan päätettiin pitää piirihallituksen ja työvaliokunnan kokoukset syyskaudelle 2016 seuraavasti: TVK PH 08.08. 22.8. 08.09. 8.9. (klo 18.00) ja 19.09. 04.10. 11.10. 31.10 8.11. 07.12. 16.12.->perjantai Päätettiin lisäksi, että työvaliokunnan ja hallituksen kokoukset alkavat kello 17.00 alkaen, jollei muuta ilmoiteta 17. Repolainen päätti kokouksessa 5/2016, että Repolaisen ilmestymispäivät ovat esityksen mukaiset. Jäsennumerot ovat nro:t 2, 5 ja 6, jolloin ne tukevat jäsenhankintaa ja uusien jäsenten partiotietouden lisäämistä. Viestintäryhmä esittää, että jäsennumerot olisivatkin numerot 2, 4, ja 5. Ilmo numeroissa 2 ja 5, numero 4 uusille partiolaisille ja markkinointiin suunnattu. Päätettiin viestintäryhmän esityksen mukaisesti jäsennumeroiksi 2,4 ja 5. Ilmo numeroissa 2 ja 5, numero 4 uusille partiolaisille ja markkinointiin suunnattu.
18. Varausehdot Viestintäryhmä esittää, että piirihallituksessa pohditaan korvausvelvollisuuden lisäämisestä tavaroiden varausehtoihin. Tarkoituksena lisätä huolellisuutta tavaroiden kanssa. Jos rikkoutuminen johtuu selvästi huolimattomuudesta eikä normaalista kulumisesta, hankitaan uusi lainaavan jaoston/ryhmän/tapahtuman budjetista. Päätetiin lisätä korvausvelvollisuus varausehtoihin. 19. Vuosikirjan 2016 sisällysluettelo (liite 13) Vuosikirja-valmisteluryhmän esitys vuosikirjan 2016 sisällysluetteloksi Viestintäministeri Eeva Kivilä esittelee. 20. Suurjuhla 2018 21. Seuraavan kokouksen aiheita Vahvistettiin liitteenä oleva sisällysluettelo, vuoden 2016 vuosikirjan sisällysluetteloksi. Porin kaupunki esitti piirinjohtajalle ja toiminnanjohtajalle kutsun tapaamiseen kaupunginhallituksen puheenjohtajan, kaupunginjohtajan sekä Porin Seudun Matkailu Oy:n markkinointijohtajan kanssa. Porin kaupunki haluaisin Piirin järjestävän Porissa ison partiotapahtuman, kuten SP:n seuraavan suurjuhlan vuonna 2018. Keskusteltiin Suurjuhlan hakemisesta jäsenkokouksessa Poriin vuonna 2018. Päätettiin jatkaa keskustelua kaupungin kanssa suurjuhlan hakemisesta Poriin päätetään syyskokouksen koolle kutsumisesta Eeva Kivilän päätös- ja tarjoiluvuoro sidosryhmätapaaminen syksyllä Suurjuhla 2018 kutsutaan piirin Lounais-Suomen Partiosäätiön edustajat Seppo Lahtinen ja Kalle Virtanen kertomaan piirihallitukselle pesteistään säätiön hallituksessa, sekä ajankohtaisista asioista, jotka koskettavat piiriä. 22. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.45 n vakuudeksi Mari Kousa puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri