Konica Minolta Unity Document Suite Tehokas ja integroitu asiakirjojen käsittely Asiakirjojen skannaus ja jakelu Unity Document Suite
Unity Document Suite, asiakirjojen skannaus ja jakelu Asiakirjojen järkeistetty ohjaus suoraan työasemilta Runsas paperidokumenttien ja sähköisen informaation päivittäinen käsittely lisäävät henkilöstön työkuormitusta monilla toimialoilla. Näiden haasteellisena tavoitteena on luoda toimintavarma, yksilöllinen ja joustava asiakirjojen hallintajärjestelmä, jolla dokumentit voitaisiin skannata, järjestää, muokata sekä jaella tehokkaasti. Useimmat monitoimilaitteiden yrityskäyttäjät haluavat virtaviivaistaa asiakirjojensa prosessoinnin ja parantaa näin tuottavuutta ja tehokkuutta sekä säästää kustannuksia. Heille Unity Document Suite tarjoaa ihanteellisen asiakirjahallintasovelluksen työpöytäsovelluksena, sillä se sisältää asiakirjojen kaikki skannaus-, jäsentely-, hakuja arkistointitoiminnot, joita tarvitaan asiakirjojen kattavaan hallinnointiin. n Unity Document Suite on helppokäyttöinen ohjelmistokokonaisuus, joka integroituu saumattomasti nykyisiin sovelluksiin ja liiketoimintaprosesseihin. Yksilöllisesti mukautettu skannausalusta antaa valmiudet asiakirjojen joustavaan skannaukseen, muokkaukseen, reititykseen ja hallintaan suoraan Konica Minoltan bizhub-monitoimilaitteelta. n Unity Document Suite n käyttäjät voivat luoda ja muuntaa PDF-tiedostoja, yhdistää kaikentyyppisiä asiakirjoja, hyödyntää OCR-tekstitunnistusta, lisätä tiedostoihin huomautuksia sekä muokata kuvia. Unity Document Suite sisältää seuraavat ominaisuudet: n Tukee PDF-tiedostojen luomista mistä tahansa sovelluksesta, joten käyttäjät voivat koostaa PDF-asiakirjoja yksinkertaisesti vetämällä ja pudottamalla valitut kohteet. n Muuntaa paperidokumentit ja PDF-tiedostot suoraan muokattaviksi Microsoft Officetiedostoiksi. n Skannaa ja muuntaa asiakirjat XML-, PDF- ja TIFF-tiedostoiksi ja muihin formaatteihin. n Yksinkertaistaa hakukelpoisten PDF-tiedostojen luomista, paikallistaa skannatut asiakirjat, arkistoi sähköiset tiedostot, jakelee asiakirjat sähköpostitse ja paljon muuta.
Täydellinen asiakirjahallintaratkaisu, jolla käyttäjät voivat tehokkaasti hyödyntää bizhubmonitoimilaitteiden ominaisuuksia. Unity Document Suite: n Tukee bizhub-järjestelmien skannaustoimintoja ja mahdollistaa skannattujen asiakirjojen sekä Microsoft Office- ja PDF-tiedostojen muuntamisen, editoinnin, järjestämisen, yhdistelyn, haun ja jakelun. n Muodostaa bizhub-monitoimilaitteiden ja työpöytäsovelluksien välille helposti omaksuttavan ja selkeän käyttöliittymän sekä tarjoaa yritysasiakirjojen ja niiden sisällön hallintajärjestelmän, jolla käyttäjät voivat optimoida päivittäisten asiakirjojensa skannaus-, jatkokäsittely- ja jakelumenettelyt. n On luotettava ja varmistaa tiedostojen yhteensopivuuden ja tietoturvan. n Unity Document Suite voidaan liittää toimintaympäristöön joko SMB-palvelimen tai erityisen Scan-to-Unity Connectorlisätuotteen avulla (katso sivu 7). Ohjelmisto integroituu asiakirjojen nykyisiin skannaus- ja jakelutyönkulkuihin ja sitä voidaan hallita suoraan monitoimilaitteen valintapaneelilta. Työnkulku Skannaus Työasemat Tuotanto Skannaus sähköpostiin Skannaus FTP-palvelimelle Työpöydän hallinta Haku Virtuaaliset kansiot Manuaalinen vedä ja pudota -jakelu Tulostus Skannauspainikkeen asetusten määrittely Skannaus SMB-palvelimelle best-sovelluksen integrointi (optio) työnkulun synkronointi kansioiden synkronointi ecopy ShareScan -palvelin Unity Connectorilla OCR Asiakirjojen muuntaminen ja OCR 127 OCR -kieltä Tiedostomuotoon vieminen Tekstin automaattinen ja manuaalinen korjaus PDF PDF-tiedostojen hallinta ja prosessointi PDF-tiedostojen muokkaus Yhdistäminen ja jakaminen Sivujen poisto Työnkulkujen räätälöinti Skannauslähde Muuntaminen ja prosessointi Tuotanto, jakelu ja tulostus Tallennus Lähetys Sharepoint ERP-järjestelmä FTP-palvelin Verkko
Unity Document Suite, asiakirjojen skannaus ja jakelu Tehokkuutta ja joustavuutta päivittäisiin tehtäviin Unity Document Suite -ohjelmisto vapauttaa organisaatiot hankalista ja aikaa vievistä paperiasiakirjojen käsittelyvaiheista ja korvaa ne virtaviivaisilla ja huipputehokkailla sähköisillä työnkuluilla. Henkilöstö hyötyy oikein mitoitetusta ja joustavasta asiakirjojen hallintajärjestelmästä, joka mukautuu yksilöllisiin vaatimuksiin, on luotettava ja tietoturvallinen. Paperiasiakirjat ja PDF:t muokattaviksi ja hakukelpoisiksi tiedostoiksi Unity Document Suite muuntaa paperiasiakirjat sähköisiksi tiedostoiksi, joiden sisältöön käyttäjä voi kohdistaa hakuja ja joita on helppo muokata. Unity-ohjelman monipuolinen OCR-tekstitunnistus säilyttää muunnetun asiakirjan palstat, sarakkeet, taulukot, luettelomerkit ja grafiikan täysin alkuperäistä vastaavina eikä käyttäjän tarvitse tehdä erillisiä korjailuja. Unity Document Suite antaa seuraavat valmiudet: n muuntaa paperi- ja PDF-asiakirjat Microsoft Office- ja Corel WordPerfect-tiedostoiksi. n korjata kirjoitusvirheet ja muuttaa tekstin väriä, kirjasinta ja kirjasinkokoa. n etsiä skannatun ja muunnetun asiakirjan sisällöstä kohteita tekstihaun tai alfanumeerisen kaavan avulla. n hyödyntää Logical Form Recognition -sovellusta ja muuntaa paperilomakkeet täydennettäviksi PDFlomakkeiksi tai Microsoft Word-tiedostoiksi. n kopioida grafiikkaa, kaavioita ja tekstiä PDF-tiedostoista ja liittää ne Microsoft Office-asiakirjoihin. n poimia PDF-lomakkeelta tai tulostetulta lomakkeelta tietoja ja liittää ne taulukkoon tai tietokantaan. n muuntaa paperiasiakirjat ja PDF-tiedostot.WAVaudioformaattiin. Standardin mukaiset PDF-tiedostot Unity Document Suite -ohjelmalla voidaan mistä tahansa PC-sovelluksesta luoda täysin alan standardin mukaisia ja katseltavia PDF-tiedostoja mukaan lukien kaikki PDF- ja PDF/A-versiot ja näin vältetään yhteensopivuusongelmat, jotka heikentäisivät tuottavuutta. Windowsin Microsoft Office-asiakirjojen ja muiden dokumenttien muuntaminen PDF-tiedostoiksi tapahtuu yhdellä hiiren klikkauksella. Unity Document Suite sisältää myös työkalut PDFtiedostojen virheettömään muuntamiseen XPS-, Corel WordPerfect - ja Office-tiedostoiksi. Tuki Windows 7:n pikaluetteloille mahdollistaa viimeksi käytettyjen tiedostojen nopean avaamisen sekä PDF-tiedostojen luomisen ja konvertoinnin. Unity Document Suite n käyttäjä voi esimerkiksi: n luoda katseltavia PDF-tiedostoja. n liittää skannattuja kohteita ja valokuvia tekstinkäsittely-, taulukko- ja esitysohjelmilla luotuihin tiedostoihin ja muuntaa ne suoraan PDFtiedostoiksi. n yhdistää kaikki PDF:n sivut yhdeksi Microsoft Excel -työkirjaksi.
Tehokasta ja tietoturvallista yhteistyötä Kollegojen välinen viestintä ja yhteistyö laajenevat aivan uusiin mittoihin. Unity Document Suite n lukuisilla kommentointityökaluilla käyttäjät voivat nopeasti ja vaivattomasti ehdottaa muutoksia, vaihtaa ideoita ja ohjeistaa toisiaan. Kommentointipaneeli on kätevä tapa katsella, järjestää, priorisoida ja päivittää kaikki huomautukset käyttäjäkohtaisesti. Käyttäjä voi: n lisätä viestejä, huomautuksia, leimoja, vesileimoja ja Bates-indeksointinumeroita. n muokata tai korostaa tärkeää tietoa. n suojata asiakirjat salasanalla ja digitaalisella allekirjoituksella. Joustavasti mukautuvat työnkulut Unity Document Suite n käyttäjät voivat nyt räätälöidä monitoimilaitteen skannausosoitteita ja määrittää asiakirjan tiedostomuodot suoraan työasemalta. Kirjauduttuaan monitoimilaitteelle käyttäjälle avautuu yksilöllinen asetusvalikoima. Hänen tarvitsee vain painaa skannausnäppäintä ja asiakirjat muuttuvat sähköisiksi tiedostoiksi ja tallentuvat välittömästi työpöydän kansioon tai ohjautuvat esimerkiksi verkkokansioon, sähköpostiin, FTP-palvelimelle tai organisaation asiakirjahallintajärjestelmiin käyttäjän valitsemassa muodossa. Toimenpide on nopea, tietoturvallinen ja ehdottoman luotettava. Tiedostomuodot, jakeluosoitteet ja muut skannausasetukset voidaan tallentaa monitoimilaitteen pikapainikkeeseen, jolloin työskentely nopeutuu ja laitteiden kuormitus vähenee. Unity Document Suite n käyttäjä voi: n määrittää tai muuttaa skannausominaisuuksia kuten tiedostomuotoa ja tiedoston vastaanottajia suoraan työasemalta. n lähettää skannatut tiedostot välittömästi työpöydän kansioon, josta ne löytyvät helposti. n mukauttaa skannausasetuksia ja monitoimilaitteen pikapainikkeita.
Unity Document Suite, asiakirjojen skannaus ja jakelu Monipuoliset ominaisuudet palvelevat jokaista käyttäjää Unity Document Suite n mittavat ominaisuudet virtaviivaistavat ja vauhdittavat koko henkilöstön työskentelyä. Ohjelmasta hyötyvät yhtälailla niin IT-asiantuntijat, järjestelmänvalvojat kuin yksittäiset käyttäjätkin. Yritysjohto puolestaan antaa arvoa työyhteisön parantuneelle tehokkuudelle ja tuottavuudelle! Ominaisuuksia n Helppo asennus ja käyttöönotto n Yhteensopiva useiden asiakirjatyyppien ja yleisimpien sähköisten tiedostomuotojen kanssa n Yritystason PDF-sovellus - Monipuoliset toiminnot PDF-tiedostojen luomista, muokkausta ja muuntamista varten. - Helppo luoda täydennettäviä PDF-lomakkeita ja koostaa PDF-portfolioita. n Asiakirjojen nopea yhdistäminen - Kaikentyyppisten sähköisten asiakirjojen yhdistely vedä & pudota -toiminnolla. - Sähköisten ja paperiasiakirjojen liittäminen virtuaalisiin kansioihin. n Optinen tekstitunnistus (OCR) - Paperidokumenttien ja PDF-tiedostojen muuntaminen sähköisiksi asiakirjoiksi, joiden sisältöön voidaan kohdistaa hakuja ja joita voidaan muokata sivuasettelut säilyttäen. - Lakikielen, terveydenhoito- ja rahoitusalan sanastot skannatun tekstin virheettömyyden tarkistamiseen. - Asiakirjojen etsintä sisällön tai hakusanojen avulla. n Muuntamis- ja skannaustyönkulkujen yksilöllinen räätälöinti n Valintapaneelin integrointi best OpenAPI -yhteensopiviin bizhub-malleihin Scan-to-Unity Connector-laajennuksella Etuja n Ohjelmisto kattaa useita sovelluksia, jotka yleensä on hankittava ja asennettava erikseen. n Asiakirjojen nopea muuntaminen muokattaviksi tiedostoiksi sekä sähköisten tiedostojen ja paperidokumenttien näppärä siirto virtuaalisiin kansioihin nostaa tehokkuutta ja suorituskykyä. n Asiakirjahallinnan integrointi työnkulkuihin säästää aikaa ja rahaa, sillä paperidokumentit ja PDFtiedostot on helppo konvertoida muokattavaan muotoon, kaikentyyppiset asiakirjat voidaan vaivattomasti yhdistää ja jaella ne sähköisesti. n Tarkka ja luotettava optinen tekstintunnistus minimoi muunnosvirheet. n Kollegojen välinen yhteistyö sujuu tehokkaasti, luotettavasti ja tietoturvallisesti. n Lisää käyttäjien riippumattomuutta antamalla heille mahdollisuuden omien asiakirjojensa hallintaan, niiden yksilölliseen muokkaukseen ja jakelukohteiden valintaan. n Maksimoi laiteinvestointien hyödyt.
Saumaton integrointi Scan-to-Unity-komponentilla Unity Document Suite n käyttäjät, jotka haluavat virtaviivaistaa ja tehostaa asiakirjojen skannausta Konica Minoltan monitoimilaitteelta suoraan Unity Document Suite -työpöytäsovellukseen, voivat toteuttaa toiveensa Scan-to-Unity-lisäkomponentilla. Sen ja palvelimen välityksellä käyttäjät pystyvät helposti siirtämään omat asetuksensa työasemalta monitoimilaitteelle. n Scan-to-Unity-komponentti on räätälöity yhdyskäytävä, joka mahdollistaa asiakirjojen joustavan skannauksen, muuntamisen, reitityksen ja hallinnan sovellukseen integroidulta bizhubmonitoimilaitteelta. Tämä Nuance ecopy ShareScan -alustalle pohjautuva Unity Document Suite n komponentti asennetaan käyttäjän toimitiloissa sijaitsevalle palvelimelle. n Tämä tehokas yhdyskäytävä on kehitetty erityisesti Konica Minoltan monitoimilaitteiden integrointiin. Helppokäyttöinen lisämoduuli tukee bizhub-laitteen skannausvalmiuksia ja käyttäjä voi käynnistää asiakirjojen skannauksen, muuntamisen, optisen tekstitunnistuksen (OCR) ja tallennuksen asiakirjahallintajärjestelmiin. n Scan-to-Unity-komponentti sallii käyttäjien yksilöidä asiakirjojensa jakelua ja työnkulkuja suoraan työasemalta. Kun käyttäjä on kirjautunut monitoimilaitteelle, hänelle avautuu yksilöllinen asetusvalikko. Hän valitsee oikean lähetyskohteen, painaa skannausnäppäintä ja asiakirjat siirtyvät suoraan työpöydän kansioon tai muuhun määriteltyyn osoitteeseen valitussa muodossa, nopeasti, tietoturvallisesti ja luotettavasti. n Skannattavan dokumentin asetukset, tiedostomuoto ja jakelukohteet voidaan tallentaa monitoimilaitteen pikapainikkeeseen, mikä nopeuttaa työskentelyä ja vähentää laitteiden kuormitusta. Scan-to-Unity -sovelluksen käyttäjä voi: n määrittää sekä muuttaa tiedostomuotoa, tiedoston vastaanottajia ja muita skannausominaisuuksia suoraan työasemalta. n sisällyttää asiakirjan prosessointiin haluamansa OCR-menettelyn. n lähettää skannatut tiedostot välittömästi työpöydän kansioon. n mukauttaa skannausasetuksia ja monitoimilaitteen pikapainikkeita. n ohjata asiakirjat suoraan hallintajärjestelmiin kuten Microsoft SharePoint, Interwoven, Hummingbird ja Open Text, joissa ne ovat koko organisaation käytettävissä. n suojata luottamukselliset asiakirjat salaamalla ja rajaamalla niiden käyttöoikeuksia.
Teknisiä tietoja Järjestelmän vähimmäisvaatimukset Unity Document Suite -ohjelmistokomponenteille: Vähintään Intel Pentium III tai vastaava prosessori. Suosituksena kaksi- tai neliytiminen prosessori. Windows XP 32-bittinen ja SP3 tai uudempi, 400 MHz prosessori Windows Vista 32-bittinen tai 64-bittinen ja SP2 tai uudempi (64-bittinen tukee vain asennusta) Windows 7 32-bittinen tai 64-bittinen ja 1GHz prosessori (64-bittinen tukee vain asennusta) Microsoft Internet Explorer 7 tai uudempi selainversio 512 MT keskusmuisti (RAM), suositus 1 Gt 1.21 Gt vapaata kiintolevytilaa sovellukselle ja mallitiedostoille sekä 70 Mt asennuksen aikaista tilaa. Värinäytön tarkkuus 1 024 x 768 pistettä ja vähintään 16-bittinen näytönohjain Äänikortti tekstin toistamiseen ääneen Windows-yhteensopiva osoitinlaite Vähintään 2 megapikselin digitaalinen kameratarkkuus tekstin skannaamiseen. Yhteensopiva skanneri ja oma ajuri asiakirjojen skannaukseen. Katso tarkemmat tiedot tuetuista skannereista Nuance n verkkosivulta www.nuance.com. Tuotteen rekisteröinti, aktivointi ja Scanner Wizard -tietokannan sekä ohjelman päivitys vaativat verkkoyhteyden. DOCX-, XLSX- ja PPTX-tiedostojen (Microsoft Office 2007 tai 2010 Word, Excel ja PowerPoint) tallennukseen tai XPS-tiedostojen (XML Paper Specification) lataukseen ja tallennukseen vaaditaan Microsoft.NET Framework 3.0. Nuance ecopy ShareScan v5 Server: vähimmäisvaatimukset* Microsoft Windows XP Professional Microsoft Windows Vista Business Edition Microsoft Windows 2003 Server Microsoft Windows Vista Enterprise Edition *Jos ecopy ShareScan Suite on sulautettu laitteisiin, järjestelmävaatimukset riippuvat laitekokoonpanosta. Huomautus: Suorituskyky ja nopeus lisääntyvät, jos tietokoneen prosessori, muisti, ja kiintolevytila ylittävät minimivaatimukset. Parantunut tehokkuus koskee erityisesti suurten PDF-väritiedostojen muuntamista. Hyper-thread -tekniikka tai monisuoritinjärjestelmät voivat myös nostaa suorituskykyä. n 2010 Nuance Communications, Inc. Kaikki oikeudet pidätetään. n Nuance ja Nuance-logo ovat Nuance Communications Inc.-yhtiön ja sen tytäryhtiöiden tuotemerkkejä tai rekisteröimiä tuotemerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa. Muut tuotemerkit tai rekisteröidyt tuotemerkit kuuluvat niiden omistajille. n Ilmoitettujen ominaisuuksien ja toimintojen tuki sekä saatavuus riippuvat käyttöjärjestelmistä, sovelluksista, verkkoprotokollista sekä verkon ja järjestelmien kokoonpanosta. n Jotkut laitepiirrokset sisältävät lisälaitteita. n Ominaisuuksia ja tarvikkeita koskevat tiedot perustuvat esitteen painatushetkellä käytössä olevaan informaatioon ja voivat muuttua ilman ennakkoilmoitusta. n Konica Minolta pidättää oikeuden kaikkiin hintoja ja teknisiä tietoja koskeviin muutoksiin ilman ennakkoilmoitusta. n Microsoft, Windows ja Windows-logo ovat Microsoft Corporationin tuotemerkkejä tai rekisteröimiä tuotemerkkejä Yhdysvalloissa ja muissa maissa. n Muut tuotemerkit tai rekisteröidyt tuotemerkit kuuluvat niiden omistajille. Konica Minolta Business Solutions Finland Oy Puh. vaihde 010 442 9000 ESPOO Keilaranta 10 E 02150 ESPOO JYVÄSKYLÄ Piippukatu 11 40100 JYVÄSKYLÄ OULU Ratakatu 12 90130 OULU ROVANIEMI Vierustie 5 96320 ROVANIEMI SODANKYLÄ Kasarmintie 10 99600 SODANKYLÄ TAMPERE Hatanpäänkatu 1 33900 TAMPERE TURKU Apilakatu 10 20740 TURKU 07/2011 www.konicaminolta.fi