SKANNAUSVINKKEJÄ. Skannausasetukset:

Transkriptio

1 SKANNAUSVINKKEJÄ Tämä skannausohje on tarkoitettu täydentämään Yliopistopainon Xerox-käyttöohjetta ( ei korvaamaan sitä. Yliopistopainon ohje on kattava, tämä ohje sisältää hyväksi havaittuja käytännön ohjeita ja vinkkejä. Skannausasetukset: Skannaus työnkulkuun -pääsivu: o Yleensä kannattaa valita Scanjobs: Skannattu tiedosto on omalla U-asemallasi sijaitsevassa Scanjobs-kansiossa ja yleensä myös omalla työpöydälläsi yliopistoverkon tietokoneilla. Vinkki: Scanjobs-kansion voi raahata Windowsissa vasemman alakulman Startvalikkoon, niin sen löytää helposti sieltä, ei tarvitse aina erikseen mennä U-asemalle. o Jos kuitenkin valitset USB-tikun, ota huomioon, että monen kymmenen sivun skannauksissa saattaa kestää varsin kauan. o 1-/2-puolinen skannaus riippuen skannattavasta materiaalista. 2-puolisissa tiedostoissa voi valita kääntääkö kone automaattisesti toisen sivun 180 astetta, mutta tämänkin voi tehdä jälkikäteen pdf-tiedostoa muokkaamalla. o Muihin asetuksiin ei yleensä tarvitse tällä näytöllä koskea, jos skannaa kirjoja tai artikkeleita. Kuvien tapauksissa voi vaihtaa originaalin tyyppiä. Lisäasetukset: o Tällä sivulla voit säätää kuvan tummuutta, kontrastia jne. Yleensä näihin ei tarvitse puuttua.

2 o o Käsinkirjoitettua tekstiä skannattaessa kannattaa laatu ja tiedostokoko säätää maksimiin. Tarkkuudenkin voi lisätä 600 dpi asti. Tällöin esimerkiksi lyijykynän viivoista saa paremmin selvää. Samoin kuvia skannatessa laatua ja tarkkuutta kannattaa korottaa, jos haluaa tarkkoja kuvia eikä suurella tiedostokoolla ole väliä. Esimerkiksi A4-kokoinen testikuva vei normaaliasetuksilla PDF:nä tilaa 116 kb, 600 dpi parhaalla laadulla 683 kb, normaaliasetuksilla JPEG 1976 kb, 600 dpi parhaalla laadulla jpg 6724 kb. Järkevimmältä vaihtoehdolta vaikuttaa siis PDF, 600 dpi, paras laatu. Asettelu: o Originaalin suunta kannattaa määritellä tässä, niin ei tarvitse enää käännellä pdf- tai kuvatiedoston sivuja käsin tietokoneella. o Koko: Yleensä paperit ovat A4-kokoa. Tällöin joko automaattinen tunnistus tai esiasetetut koot (A4 pysty/vaaka). Yleensä kannattaa asettaa valmiiksi A4, koska automaattista tunnistusta käytettäessä kone saattaa ilmoittaa kesken skannauksen ettei enää tunnista originaalin kokoa. o Reunahäivytys pois päältä, jos paperin reunoilla on tekstiä tai kuvia. Kaikkiin reunoihin 0 mm.

3 Tallennusasetukset: o Tiedoston nimeä voi muokata, mutta automaattisessa nimessä on se hyvä puoli, että tiedostojen järjestys säilyy selkeänä. Tiedostot voi sitten kopioida Scanjobsista omaan kansioon ja nimetä siellä uudelleen. o Tiedostomuoto: Yleensä kannattaa skannata PDF hakukelpoiseksi. Tekstintunnistus tosin hidastaa tiedostojen siirtymistä Scanjobs-kansioon. Jos skannaat suuria määriä, voit skannata pelkiksi kuviksi ja laittaa OCRtekstintunnistuksen jälkeenpäin PDF-editorilla. Muista: kuvia, käsikirjoituksia tai esimerkiksi vanhaa fraktuura-fontilla painettua tekstiä skannatessa tekstintunnistus on hyödytön. Työ-valikko: Työ-valikosta löytyvällä koostetyöllä on mahdollista skannata useammat sivut esimerkiksi kirjasta samaan pdf-tiedostoon. Osien välillä on mahdollista muuttaa asetuksia. 1. Valitse skannauksen Työ-valikosta Koostetyö 2. Valitse Koostetyö-valikosta Kyllä. 3. Syötä skannattava sivu laitteeseen päällä olevasta syöttölaitteesta tai aseta se valotuslasille. 4. Käynnistä skannaus vihreästä käynnistyspainikkeesta. 5. Kun Koostetyö on valittuna, voit jatkaa skannausta, ja kaikki sivut liittyvät samaan tiedostoon. 6. Halutessasi tehdä säätöjä esim. erikokoisten sivujen takia, valitse Ohjelmoi seuraava työ ja tee tarvittavat muutokset. 7. Kun työ on valmis, valitse Lähetä työ. Koostetyö -valinta lähtee pois päältä.

4 Kirjan skannaus: Kannattaa asettaa itse originaalin aukeaman koko, niin ei tule ongelmia automaattisessa koon tunnistuksessa, välillä laite saattaa nimittäin kesken työn yhtäkkiä lakata tunnistamasta sivujen kokoa. Valotuslasin yläreunassa on millimetrimitat, joiden mukaan kirjan koko on helppo mitata. Aukeaman koko kannattaa mitata keskiaukeamasta, ei ensimmäisestä tai viimeisestä sivusta (keskiaukeama on leveämpi, muuten skannausalue saattaa jäädä kirjan keskeltä liian kapeaksi). Jos skannaat esimerkiksi 300-sivuisen kirjan, on järkevämpää skannata noin 50 aukeamaa tai esimerkiksi pari kirjan lukua kerrallaan yhteen koostetyöhön, painaa sen jälkeen Lähetä työ painiketta ja jatkaa loppujen sivujen skannaamista uuteen koostetyöhön. Voit yhdistää pdf-tiedoston myöhemmin yhdeksi dokumentiksi PDF-editorilla. Tällöin myöhempien sivujen skannauksessa mahdollisesti sattuvat ongelmat eivät vaikuta aiempiin töihin ja OCR-tekstintunnistus toimii nopeammin, koska monitoimilaite prosessoi lähettämiäsi ensimmäisiä töitä jo kun skannaat loppuja sivuja. Läpisyötön erityisvinkkejä: Skanneriin ei kannata laittaa liian paksua nippua kerralla. Noin 50 lehteä menee vielä hyvin. Läpisyöttöön ei voi laittaa kartonkia tai paksua paperia, ne pitää skannata lasilla. (Huom. Koostetyö mahdollistaa lasilla ja läpisyötöllä skannattujen paperien yhdistämisen samaan dokumenttiin). Läpisyöttö saattaa jumiutua, jos paperi on ohutta, ryppyistä tai sen reunassa on useita rei ityksiä. Rei itetyissä tapauksissa kannattaa nippu skannata ylösalasin ehjä sivu edellä ja kääntää oikein päin PDF-editorilla. Jos paperinippua skannatessa laite menee jumiin, avaa kansi, poista jumittunut paperi ja aseta sen jälkeen KOKO NIPPU takaisin skanneriin ja paina Jatka -painiketta. Jos sinulla on koostetyö johon olet esimerkiksi skannannut 300 sivua papereita, ja läpisyöttö menee jumiin aivan lopussa ryppyisen paperin kohdalla, et voi suoraan poistaa viimeisiä papereita nipusta ja skannata nippua ilman niitä, koska monitoimilaite ilmoittaa, että originaalien määrä on liian pieni. Et luultavasti halua skannata kaikkia sivuja uudestaan: voit pelastaa työn alkupään asettamalla viimeisen nipun pohjalle puhtaita A4-tulostuspapereita, ne menevät läpisyötöstä varmasti läpi. Turhat sivut voi poistaa jälkeenpäin PDF-editorilla, ja läpisyötöllä skannaamatta jääneet ryppyiset sivut voit skannata yksi kerrallaan lasilla läpisyötön sijaan ja lisätä ne PDF-editorilla dokumenttiin. Skannattujen tiedostojen muokkaus: Kaikilla yliopiston koneilla ei ole Adobe Acrobatista Professional-versiota joka mahdollistaa tiedostojen muokkaamisen. Sen sijaan yliopiston koneille saa ladattua PDF-XChange editorin, joilla pdf-tiedostoja voi muokata. Ohjelma mahdollistaa sivujen poistamisen, lisäämisen, kääntämisen ym. tarvittavat toiminnot.

5 Mikrofilmien ja -korttien skannaus Mikrofilmejä ja -kortteja voi skannata yliopiston kirjaston 3. kerroksessa. Skanneri löytyy samasta paikasta kuin mikrofilmien lukulaitteet. Skannereita on kuitenkin vain yksi ja työ on erittäin aikaa vievää, joten kannattaa käydä varaamassa kone varauskirjasta. Kirja löytyy koneen lähettyviltä. Jotta skanneri toimisi, tulee kirjaston alakerran palvelupisteeltä hakea käyttöön objektiivi. Objektiiveja on kahdenlaisia, joten muista mainita skannaatko mikrofilmejä vai mikrokortteja. Objektiivin luovutuksen yhteydessä pistät nimesi lainakirjaan. Objektiivia ei saa jättää laitteeseen ja se palautetaan aina käytön jälkeen palvelupisteeseen. Ohjeet skannerin käyttöön löytyvät laitteen vierestä. Jos tarvitset enemmän ohjeistusta, hae apua Kirjavitriinistä, jolloin saat henkilön matkaasi auttamaan sinua.