Toimintakertomuksen laatiminen -ohje

Valtiokonttori Ohje 1 (18) Hallinnon ohjaus 30.11.2010 Dnro VK 510/03/2010 Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Toimintakertomuksen laatiminen Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 62 :n 2 momentin (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarvittavat ohjeet kirjanpitoyksikköjen tilinpäätöksistä sekä niiden liitteistä ja laadinnasta. Valtiokonttori on antanut tänään liitteenä olevan ohjeen kirjanpitoyksikön ja rahaston toimintakertomuksen laatimisesta. Voimaantulo Lisätietoja Tämä ohje tulee voimaan välittömästi. Tällä ohjeella kumotaan Valtiokonttorin 13.11.2009 antama Toimintakertomusohje (571/03/2009). Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Hallinnon ohjauksesta puh. (09) 77 251 tai sähköpostitse osoitteesta ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta Keskuskirjanpitopäällikkö Maileena Tervaportti Liite 1: Tiedoksi: Toimintakertomuksen laatiminen -ohje Valtiontalouden tarkastusvirasto Valtiovarainministeriö, valtiovarain controller -toiminto Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 18, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) 7725 744, www.valtiokonttori.fi

2 (18) LIITE 1 Toimintakertomuksen laatiminen Sisältö 1 Yleistä toimintakertomuksen laatimisesta... 3 1.1 Tilinpäätös ja toimintakertomus... 3 1.2 Määräajat ja jakelu... 3 1.3 Toimintakertomusta koskevat säädökset, määräykset, ohjeet ja suositukset... 3 2 Toimintakertomuksen rakenne... 4 2.1 Kirjanpitoyksikön tilinpäätös (sisältää toimintakertomuksen)... 4 2.2 Talousarvion ulkopuolisen valtion rahaston tilinpäätös (sisältää toimintakertomuksen)... 5 3 Toimintakertomuksen sisältö... 6 3.1 Johdon katsaus... 6 3.2 Vaikuttavuus... 7 3.3 Toiminnallinen tehokkuus... 8 3.4 Tuotokset ja laadunhallinta... 11 3.5 Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen... 12 3.6 Tilinpäätösanalyysi... 14 3.7 Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma... 16 3.8 Arviointien tulokset... 17 3.9 Yhteenveto havaituista väärinkäytöksistä... 17 4 Tilinpäätöksen allekirjoittaminen... 18

3 (18) 1 Yleistä toimintakertomuksen laatimisesta 1.1 Tilinpäätös ja toimintakertomus Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot laativat tilinpäätöksen, johon sisältyy toimintakertomus. Kirjanpitoyksikön toimintakertomuksessa tiedot raportoidaan niin, että tuloksena on oikeat ja riittävät tiedot ja oikea ja riittävä kuva jokaisen kirjanpitoyksikköön kuuluvan viraston tai laitoksen toiminnasta ja taloudesta. Koska kaikkien kirjanpitoyksikköön kuuluvien virastojen ja laitosten päälliköt allekirjoittavat tilinpäätöksen omalta osaltaan, tulee kunkin osuus selvitä toimintakertomuksesta. Kirjanpitoyksiköille, virastoille, laitoksille tai rahastoille ei ole säädetty velvollisuutta julkaista erillistä vuosikertomusta toiminnastaan. Jos vapaamuotoinen vuosikertomus julkaistaan, tällä ei korvata toimintakertomusta tai tilinpäätöstä. Toimintakertomuksen laatimista koskevat säädökset, määräykset ja ohjeet on lueteltu jäljempänä luvussa 1.3. 1.2 Määräajat ja jakelu Tilinpäätös (sisältää toimintakertomuksen) Laatimisen ja hyväksymisen määräaika: - viimeistään varainhoitovuotta seuraavan maaliskuun 15. päivänä Jakelun laajuus: - (tulosohjaava) ministeriö, Valtiontalouden tarkastusvirasto ja Valtiokonttori Jakelutavat: - Jollei ministeriön tai Valtiontalouden tarkastusviraston antamista ohjeista muuta johdu, tilinpäätös lähetetään ministeriön ja Valtiontalouden tarkastusviraston kirjaamoihin sekä sähköisessä muodossa että paperikopiona. Tilinpäätöstä ei erikseen lähetetä Valtiokonttorille, vaan tilinpäätös liitteineen julkaistaan kirjanpitoyksikön/talousarvion ulkopuolella olevan valtionrahaston omalla suunnittelun ja seurannan asiakirjasivulla (nk. Netra-sivu). Jakelun määräaika: - ministeriölle ja Valtiontalouden tarkastusvirastolle viipymättä tilinpäätöksen hyväksymisen jälkeen. Tilinpäätös on julkaistava kirjanpitoyksikön/talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston omalla Netra-sivulla viikon kuluessa tilinpäätöksen hyväksymisestä. Kirjanpitoyksikkö ja talousarvion ulkopuolella oleva valtion rahasto huolehtii siitä, että sen Netra-sivu on oikein linkitetty Valtiokonttorin ylläpitämässä Netra-palvelussa. Mikäli organisaation Netra-sivun osoite muuttuu, on tästä ilmoitettava viipymättä Valtiokonttorille. 1.3 Toimintakertomusta koskevat säädökset, määräykset, ohjeet ja suositukset Lainsäädäntö: - Laki valtion talousarviosta (423/1988; 15, 21, 21 a ) - Asetus valtion talousarviosta (1243/1992; 55, 61 63, 65, 65 b, 69 )

4 (18) Määräykset: - Suunnittelun ja seurannan asiakirjojen sekä tuloksellisuustietojen julkaiseminen Valtionhallinnon internetraportoinnissa (Netra) - Maksullisen toiminnan ja yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmien laatiminen 2 Toimintakertomuksen rakenne Ohjeet: - Toimintakertomuksen laatiminen [tämä ohje] - Henkilöstötilinpäätöksen tiedot: Henkilöstövoimavarojen hallintajärjestelmä, Valtion työmarkkinalaitos 3/2001 Suositukset: - Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma: Valtion viraston ja laitoksen sekä rahaston sisäinen valvonta ja riskienhallinta Valtionhallinnon hyvä käytäntö ja sen toteutumisen arviointi, Valtiovarainministeriö, Valtiovarain controller -toiminto, 2005. Tämän luvun alakohdissa kerrotaan, mitä rakennetta noudatetaan kirjanpitoyksiköiden ja talousarvion ulkopuolisten valtion rahastojen toimintakertomuksissa. Luvuissa 2.1-2.2 esitettyä rakennetta voidaan soveltaa seuraavasti: - Vaikuttavuuteen, toiminnalliseen tehokkuuteen, tuotoksiin ja laadunhallintaan sekä henkisten voimavarojen hallintaan ja kehittämiseen liittyvistä tavoitteista raportoiminen voidaan ryhmitellä tehtäväkokonaisuuksien mukaisesti (asetuksessa käytetään nimityksiä tehtäväalue, toimintokokonaisuus ja politiikka-alue kuvaamaan erityyppisiä tehtäväkokonaisuuksia). On myös mahdollista raportoida vaikuttavuuteen sekä henkisten voimavarojen hallintaan ja kehittämiseen liittyvät tulokset koko virastoa koskevina koontitietoina ja ryhmitellä toiminnalliseen tehokkuuteen sekä tuotoksiin ja laadunhallintaan liittyvät tulokset tehtäväkokonaisuuksittain. - Näin meneteltäessä tulee tehtäväkokonaisuuksia käsittelevissä toimintakertomuksen osissa käyttää edellä mainittuja tulosprisman osia tehtäväkokonaisuuden alaotsikoina (vaikuttavuus, toiminnallinen tehokkuus, tuotokset ja laadunhallinta, henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen). - Tehtäväkokonaisuuksien mukainen raportointi on perusteltua silloin, kun toiminta koostuu useista toiminnallisesti itsenäisistä tai sisällöltään erilaisista tehtäväkokonaisuuksista. 2.1 Kirjanpitoyksikön tilinpäätös (sisältää toimintakertomuksen) Valtion kirjanpitoyksiköt julkaisevat toimintakertomuksensa osana tilinpäätöstä. Toimintakertomus muodostaa tällöin tilinpäätöksen ensimmäisen luvun. Kirjanpitoyksikön tilinpäätös ja sen osana julkaistava toimintakertomus laaditaan seuraavaa rakennetta noudattaen:

5 (18) Asiakirjan nimi/otsikko: [Viraston nimi] tilinpäätös vuodelta 20XX 1. Toimintakertomus 1.1 Johdon katsaus 1.2 Vaikuttavuus 1.2.1 Toiminnan vaikuttavuus 1.2.2 Siirto- ja sijoitusmenojen vaikuttavuus 1.3 Toiminnallinen tehokkuus 1.3.1 Toiminnan tuottavuus 1.3.2 Toiminnan taloudellisuus 1.3.3 Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus 1.3.4 Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus 1.4 Tuotokset ja laadunhallinta 1.4.1 Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet 1.4.2 Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu 1.5 Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen 1.6 Tilinpäätösanalyysi 1.6.1 Rahoituksen rakenne 1.6.2 Talousarvion toteutuminen 1.6.3 Tuotto- ja kululaskelma 1.6.4 Tase 1.7 Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma 1.8 Arviointien tulokset 1.9 Yhteenveto havaituista väärinkäytöksistä 2. Talousarvion toteutumalaskelma 3. Tuotto- ja kululaskelma 4. Tase 5. Liitetiedot 6. Allekirjoitus 2.2 Talousarvion ulkopuolisen valtion rahaston tilinpäätös (sisältää toimintakertomuksen) Jollei laista muuta johdu, talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston tilinpäätös laaditaan seuraavaa rakennetta noudattaen: Asiakirjan nimi/otsikko: [Rahaston nimi] tilinpäätös vuodelta 20XX 1. Toimintakertomus 2. Tuotto- ja kululaskelma 3. Tase 4. Rahoituslaskelma 5. Liitetiedot 6. Allekirjoitus Talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston tilinpäätökseen sovelletaan kirjanpitoyksikön tilinpäätöksestä säädettyä rakennetta ja ohjeistusta. Rahaston tilinpäätöksen toimintakertomus-osioon sisällytetään ne tiedot, jotka ovat rahaston luonteesta riippuen raportoitavissa. Esimerkiksi katsaus rahaston toimintaan on suositeltava. Samoin tehdyistä rahastoa koskevista arvioinneista on raportoitava.

6 (18) 3 Toimintakertomuksen sisältö Luvuissa 3.2-3.5 mainitut asiat muodostavat viraston toiminnan tuloksellisuuden kuvauksen. Tuloksellisuuden kuvauksen tehtävänä on antaa viraston tuloksellisuudesta oikea ja riittävä kuva. Siinä esitetään tärkeimmät tiedot viraston tai laitoksen (myös ministeriön virastona) toiminnan tuloksellisuudesta ja se on kuvaus (raportti) virastolle tai laitokselle vahvistettujen tulostavoitteiden toteutumisesta (tulossopimuksen toteutuminen). Kuvauksessa keskitytään olennaisimpiin ja tärkeimpiin tietoihin siten, että kaikki toiminnan olennaiset osa-alueet tulevat kuvauksessa katetuiksi. Kuvauksen tulee olla tiivis. Samoin kuvauksessa tulee kiinnittää huomiota siihen, että siitä muodostuu kattava ja ymmärrettävä kuva kokonaistuloksellisuudesta. Tuloksellisuuden kuvauksessa kaikkein olennaisimpia ja tärkeimpiä ovat tiedot niiden tulostavoitteiden toteutumisesta, jotka ministeriö on virastolle vahvistanut. Lisäksi muita tärkeitä tietoja voivat olla sellaiset strategian toteuttamisen kannalta olennaiset tiedot, jotka eivät välttämättä sisälly ministeriön vahvistamiin tulostavoitteisiin. Tärkeitä ovat aina myös sellaiset tuloksellisuustiedot, jotka kertovat virastoille lakisääteisesti kuuluvien tehtävien (jokapäiväinen toiminta) hoidon tuloksellisuudesta ja joihin käytetään merkittävä osa resursseista (henkilötyövuosista). Näiden tehtävien hoitoa koskevia tulostavoitteita tulisi luonnollisesti olla myös tulossopimuksissa. Myös merkittävimmät tukitoimintojen tuloksellisuutta kuvaavat tiedot esitetään tuloksellisuuden kuvauksessa. Tuloksellisuutta tulee mitata mittareiden ja indikaattoreiden avulla. Siksi tunnuslukujen käyttö tuloksellisuuden esittämisessä on suotavaa. Tunnuslukujen sisältöä on hyvä selittää auki, jotta lukijalle muodostuu käsitys mitä kukin tunnusluku tarkoittaa ja mitä sillä mitataan. Tunnuslukujen sisältämää informaatiota voi myös täydentää sanallisten kuvausten ja arviointien avulla. Toimintakertomuksessa esitetään tulostavoitteiden saavuttamisen lisäksi aina vertailutieto kahdelta edelliseltä vuodelta sekä tulosanalyysi. Tuloksia analysoitaessa on syytä muistaa, että analyysillä tarkoitetaan ensisijaisesti sen kertomista, miksi tavoite on saavutettu (jopa ylitetty) tai jäänyt saavuttamatta. Lisäksi analyysissa on hyvä käsitellä tuotettujen suoritteiden ja julkishyödykkeiden määrän ja laadun suhdetta käytettyihin resursseihin sekä toiminnan vaikuttavuuden (toiminnan vaikutukset yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehitykseen) suhdetta käytettyihin resursseihin. Seuraavat luvut sisältävät tarkemman ohjeistuksen toimintakertomuksen sisällöstä 3.1 Johdon katsaus Tämä luku sisältää viraston tai laitoksen johdon katsauksen päättyneen vuoden toimintaan. Katsaus on tiivis, pituudeltaan noin 1-2 sivua ja luonteeltaan arvioiva. Siinä keskitytään tärkeimpiin toiminnan tuloksiin sekä toimintaympäristössä tapahtuneisiin muutoksiin. Johdon katsauksessa ei esitellä organisaation tehtäviä, visiota, missiota tai arvoja, ellei näissä ole toimintavuoden aikana tapahtunut merkittäviä muutoksia.

7 (18) Johdon katsauksessa arvioidaan toiminnan tuloksellisuutta ja siinä varainhoitovuoden aikana tapahtunutta kehitystä. Katsauksessa tulee ottaa kantaa päättyneen vuoden toiminnan onnistumiseen. Johdon katsauksessa arvioidaan myös, miten hyvin tuloksellisuus on viimeksi kuluneiden vuosien aikana kehittynyt ja miten tuloksellisuuden uskotaan kehittyvän lähivuosien aikana. Lisäksi katsauksessa käsitellään toiminnassa, taloudessa ja toimintaympäristössä tapahtuneet merkittävimmät muutokset sekä muutokset, joiden odotetaan tapahtuvan lähivuosien aikana. Merkittäviä muutoksia ovat esim. viraston yhdistäminen toiseen virastoon, siirto toiselle hallinnonalalle tai toiminnan osan siirto talousarviotalouden ulkopuoliseen yhteisöön. Virastojen johdon tulee katsauksissaan erityisesti keskittyä toiminnallisen tehokkuuden, laadunhallinnan ja henkisten voimavarojen hallinnan ja kehittämisen tarkasteluun. Ministeriöiden johdon katsauksissa voidaan enemmän painottaa toiminnan vaikuttavuutta. 3.2 Vaikuttavuus Vaikuttavuudesta raportoiminen jaetaan mahdollisuuksien mukaan kahteen alalukuun, joita ovat: Toiminnan vaikuttavuus ja Siirto- ja sijoitusmenojen vaikuttavuus. 3.2.1 Toiminnan vaikuttavuus Tämän luvun tarkoituksena on myös kytkeä toimialan yhteiskunnalliset vaikuttavuustulokset ja virastojen toiminnalliset tuloksellisuustiedot yhteen. Laaja-alaisesta yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta raportoiminen kuuluu pääasiallisesti ministeriöiden vastuulle. Ministeriöt raportoivat toimialansa yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehityksestä ensisijaisesti valtion tilinpäätöskertomuksen osana olevassa ministeriön toimialan tuloksellisuuden kuvauksessa. Virastojen ja laitosten tulee raportoida oman toimintansa vaikuttavuudesta. Toisin sanoen tässä kohdin ilmaistaan, miten viraston tai laitoksen (myös ministeriön virastona) toiminta on tukenut toimialan yhteiskunnallisten vaikuttavuustavoitteiden saavuttamista. Vaikuttavuustiedot ovat olennaisia ministeriöiden lisäksi myös joillekin tutkimuslaitoksille sekä sellaisille virastoille, jotka jakavat huomattavia summia siirtomenoina. Tässä luvussa esitetään: - ministeriön vahvistamat tulostavoitteet sekä muut tärkeimmät tulostavoitteet [koskien toiminnan vaikuttavuutta] - tulostavoitteiden toteumatiedot - toteumatietojen vertailutiedot kahdelta edelliseltä vuodelta - lyhyt tulosanalyysi erikseen jokaisesta tulostavoitteesta/ toteumatiedosta Mikäli toiminnan vaikuttavuudelle ei ole erikseen asetettu tulostavoitteita, voidaan toiminnan vaikutuksista yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehitykseen raportoida vapaamuotoisesti. Raportoinnin tulee olla tiivistä ja tärkeimpiin toiminnan vaikutuksiin keskittyvää.

8 (18) 3.2.2 Siirto- ja sijoitusmenojen vaikuttavuus 3.3 Toiminnallinen tehokkuus Tässä luvussa esitetään: - ministeriön vahvistamat tulostavoitteet sekä muut tärkeimmät tulostavoitteet [koskien siirto- ja sijoitusmenojen vaikuttavuutta] - tulostavoitteiden toteumatiedot - toteumatietojen vertailutiedot kahdelta edelliseltä vuodelta - lyhyt tulosanalyysi erikseen jokaisesta tulostavoitteesta/ toteumatiedosta mikäli siirto- ja sijoitusmenojen vaikuttavuudelle ei ole erikseen asetettu tulostavoitteita, voidaan vaikuttavuudesta raportoida vapaamuotoisesti. Luvussa esitetään tärkeimmät tiedot kirjanpitoyksikön valtionapujen sekä muiden valtiontukien ja vastaavien siirtomenojen sekä kirjanpitoyksikön toimeenpanemien sijoitusmenojen vaikuttavuudesta. Tässä luvussa esitetään toiminnallista tehokkuutta kuvaavat tavoite- ja toteumatiedot. Tiedot esitetään seuraavissa alaluvuissa: Toiminnan tuottavuus, Toiminnan taloudellisuus, Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus ja Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus. Toiminnallisen tehokkuuden tarkastelussa osoitetaan, miten tehokkaasti viraston tai laitoksen toiminta on organisoitu ja miten tehokkaasti se toimii. Tarkastelussa tavoitteet ja aikaansaannokset suhteutetaan käytettyihin voimavaroihin. Olennaista on selvittää voimavarojen käytön ja kohdentamisen tehokkuus. Toiminnallista tehokkuutta kuvataan taloudellisuus- ja tuottavuusmittarein. Taloudellisuuden ja tuottavuuden täsmällinen mittaaminen on helpointa, jos toiminta on pystytty tuotteistamaan. Tuotteistamisella tarkoitetaan sitä, että määritetään toiminnassa syntyvät aikaansaannokset eli suoritteet, jotka voivat olla tuotteita tai palveluja. Suoritteet tai suoriteryhmät syntyvät prosessien tai toimintojen aikaansaannoksena (tuotoksina). Taloudellisuuden ja tuottavuuden kehitystä voidaan kuvata myös sijaissuureiden avulla, jos toimintaa ei sen luonteesta johtuen pystytä tuotteistamaan tai jos tuotteistamisesta aiheutuisi suuria kustannuksia saavutettaviin hyötyihin nähden. Sijaissuureita käytettäessä taloudellisuutta ja tuottavuutta ei siis tarkasti mitata, eikä laskennan kohteena ole suorite tai suoriteryhmä, vaan esimerkiksi tehtäväalue-, prosessi-, toiminto- tai politiikka-alue, joiden kustannusten (henkilötyövuosien) ja kustannusten kehityksen avulla ilmaistaan tiedot toiminnan kustannus- ja henkilötyövuosikehityksestä. Esimerkiksi ministeriöissä voivat pääprosessit tai päätehtävät muodostaa ne seurattavat kohteet, joiden htv- ja kustannuskehityksestä raportoidaan. Maksullisen toiminnan ja yhteisrahoitteisen toiminnan toiminnallista tehokkuutta kuvataan kannattavuus- ja kustannusvastaavuustiedoilla. Niistä raportoidaan aina, ellei maksullinen tai yhteisrahoitteinen toiminta ole niin vähäistä, että tiedot voidaan tällä perusteella jättää esittämättä.

9 (18) 3.3.1 Toiminnan tuottavuus 3.3.2 Toiminnan taloudellisuus Tässä luvussa esitetään: - ministeriön vahvistamat tulostavoitteet sekä muut tärkeimmät tulostavoitteet [koskien toiminnan tuottavuutta] - tulostavoitteiden toteumatiedot - toteumatietojen vertailutiedot kahdelta edelliseltä vuodelta - lyhyt tulosanalyysi erikseen jokaisesta tulostavoitteesta/ toteumatiedosta Tuottavuus tarkoittaa tuotosten ja panosten välistä suhdetta. Esimerkiksi työn tuottavuus on suoritteiden lukumäärän suhde suoritteiden tuottamiseen käytettyihin henkilötyövuosiin (suoritelukumäärä/htv). Jos työvoima on merkittävin panostekijä, olennaisinta on raportoida nimenomaan työn tuottavuudesta. Joskus viraston tai laitoksen toiminnan luonteesta ja esimerkiksi sen pääomavaltaisuudesta johtuen kokonaistuottavuuden tai pääoman tuottavuuden ilmaiseminen voi olla perusteltua. Kokonaistuottavuutta mitattaessa suoritteiden lukumäärä suhteutetaan kaikkiin niiden tuotannossa käytettyihin panoksiin (esim. kaikkien käytettyjen panosten kustannukset). Pääoman tuottavuutta mitattaessa suoritteiden lukumäärä suhteutetaan niiden tuottamisessa käytettyyn pääoman määrään (esim. sitoutuneen pääoman tai nettokäyttöpääoman määrä). Tuottavuutta mitattaessa on huomioitava myös tuotteiden ja palvelujen laatuun liittyviä kysymyksiä. Tuotokset/palvelut, joihin panosten käyttöä suhteutetaan, tulee olla toiminnan tavoitteiden ja päämäärien kannalta oleellisia sekä asiakkaiden tarpeiden mukaisia. Tässä luvussa esitetään: - ministeriön vahvistamat tulostavoitteet sekä muut tärkeimmät tulostavoitteet [koskien toiminnan taloudellisuutta] - tulostavoitteiden toteumatiedot - toteumatietojen vertailutiedot kahdelta edelliseltä vuodelta - lyhyt tulosanalyysi erikseen jokaisesta tulostavoitteesta/toteumatiedosta Taloudellisuuden mittaamissa panostekijät muutetaan rahamääräisiksi. Tämän jälkeen lasketaan suoritteiden aikaansaamisessa syntyneet kustannukset, joiden perusteella saadaan laskettua yksikkökustannukset (euroa/suorite). Kustannukset tulisi esittää suoritteittain tai suoriteryhmittäin. Joissakin tapauksissa (ks. luvussa 4.3 mainittu sijaissuureiden käyttö) kustannukset voidaan esittää myös toiminnoittain tai tehtävittäin. Myös taloudellisuuden muutosprosentti voidaan ilmoittaa. Taloudellisuuden mittaamisessa on olennaista se, että kustannukset ovat ajallisesti oikein kohdistettuja ja sisältävät kaikki aiheutuneet kustannukset. Kassamenopohjaiset tiedot eivät ole riittäviä, vaan taloudellisuutta koskevien tietojen tulee perustua kustannustietoihin.

10 (18) 3.3.3 Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Tässä luvussa esitetään: - ministeriön vahvistamat tulostavoitteet sekä muut tärkeimmät tulostavoitteet [koskien maksullisen toiminnan tulosta ja kannattavuutta]. Jos tulostavoitteita ei ole asetettu, se on erikseen todettava tässä luvussa. - tulostavoitteiden toteumatiedot - toteumatietojen vertailutiedot kahdelta edelliseltä vuodelta - lyhyt tulosanalyysi erikseen jokaisesta tulostavoitteesta/toteumatiedosta; sekä - maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelma Maksullisen toiminnan kannattavuutta mitataan suoritteista saatujen myyntituottojen ja tuotannontekijöiden käytöstä aiheutuneiden kustannusten erotuksena (kustannusvastaavuus) ja suhteena (kustannusvastaavuusprosentti). Kustannusvastaavuuslaskelma laaditaan Valtiokonttorin määräyksen mukaisesti. Tavoitteiden ja tulosten analyysissa esitetään perustelut tulostavoitepoikkeamille. Olennaiset maksullista toimintaa ja/tai hinnoittelua koskevat kehittämistarpeet kuvataan. Silloin, kun toiminta on niin vähäistä, että maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmia ei määrätä esitettäväksi toimintakertomuksessa, tulee tuloksia kuitenkin esitellä ja analysoida tiivistetysti. 3.3.4 Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus Tässä luvussa esitetään: - kuvaukset yhteisrahoitteisista hankkeista - ministeriön vahvistamat tulostavoitteet sekä muut tärkeimmät tulostavoitteet [koskien yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuutta]. Jos tulostavoitteita ei ole asetettu, se on erikseen todettava tässä luvussa. - tulostavoitteiden toteumatiedot - toteumatietojen vertailutiedot kahdelta edelliseltä vuodelta - lyhyt tulosanalyysi erikseen jokaisesta tulostavoitteesta/toteumatiedosta; sekä - yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelma Yhteisrahoitteisessa toiminnassa tiedot kustannusvastaavuudesta kertovat, paljonko toimintaan on saatu rahoitusta muilta virastoilta ja talousarviotalouden ulkopuolisilta rahoittajilta ja paljonko viraston tai laitoksen omarahoitusosuus on ollut. Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelma laaditaan Valtiokonttorin määräyksen mukaisesti. Silloin, kun toiminta on niin vähäistä, että yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmaa ei määrätä esitettäväksi toimintakertomuksessa, tulee tuloksia kuitenkin esitellä ja analysoida tiivistetysti. Hankkeiden hyödyt viraston toiminnalle tulee esitellä erityisesti silloin, kun kustannusvastaavuus on alle 100 %.

11 (18) 3.4 Tuotokset ja laadunhallinta Tässä luvussa esitetään tuotoksia ja laadunhallintaa kuvaavat tavoite- ja toteumatiedot. Tiedot esitetään seuraavissa alaluvuissa: Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet ja Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu. Tuotokset ja laadunhallinta -luvussa esitetään tärkeimmät tiedot viraston tai laitoksen tuottamista suoritteista (tuotteista tai palveluista), julkishyödykkeistä (kaikille jakamattomasti tuotettavat hyödykkeet), niiden määristä ja määrien kehityksestä. Lisäksi tässä luvussa esitetään tiedot viraston palvelukyvystä ja suoritteiden ja julkishyödykkeiden laadusta. Perustietoihin palvelukyvystä kuuluvat myös tiedot asiakastyytyväisyydestä (tai koettu asiakaslaatu). 3.4.1 Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Tässä luvussa esitetään: - ministeriön vahvistamat tulostavoitteet sekä muut tärkeimmät tulostavoitteet [koskien suoritteiden määriä ja aikaansaatuja julkishyödykkeitä] - tulostavoitteiden toteumatiedot - toteumatietojen vertailutiedot kahdelta edelliseltä vuodelta - lyhyt tulosanalyysi erikseen jokaisesta tulostavoitteesta/toteumatiedosta - tärkeimpien suoritteiden lukumäärät ja vertailutiedot kahdelta edelliseltä vuodelta on esitettävä, vaikka suoritteiden lukumäärille ei olisi asetettu tavoitteita. Suoritemäärien selvittämisen edellytyksenä on toiminnan tuotteistaminen ja tuotettujen suoritteiden määrien rekisteröiminen. Jos tuotettujen julkishyödykkeiden (kaikille jakamattomasti tuotettavat hyödykkeet, kollektiivihyödykkeet) määriä ei kaikissa tapauksissa pystytä lukumäärinä ilmoittamaan, käytetään soveltuvia sijaissuureita, joiden avulla ilmaistaan aikaansaatujen julkishyödykkeiden määrää. Sijaissuureena on käytetty esimerkiksi merenkulussa ylläpidettyjä väyläkilometrejä tai rajavalvonnassa partiointi- ja valvontatuntien lukumäärää. 3.4.2 Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Tässä luvussa esitetään: - ministeriön vahvistamat tulostavoitteet sekä muut tärkeimmät tulostavoitteet [koskien palvelukykyä sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatua] - tulostavoitteiden toteumatiedot - toteumatietojen vertailutiedot kahdelta edelliseltä vuodelta - lyhyt tulosanalyysi erikseen jokaisesta tulostavoitteesta/toteumatiedosta Palvelukyvyllä tarkoitetaan viraston tai laitoksen kykyä palvella yhteiskuntaa ja asiakkaitaan. Siihen sisältyy asiakkaiden tyytyväisyys viraston tuottamiin tuotteisiin ja palveluihin sekä asiakkaiden tyytyväisyys viraston kykyyn palvella asiakkaitaan (asiakaspalvelu). Yleisemmin voidaan puhua viraston kyvystä täyttää asiakkaidensa odotukset. Lisäksi palvelukykyä voidaan arvioida myös asiakasvaikuttavuuden näkökulmasta, jolloin arvioidaan toiminnan kykyä saavuttaa asiakkaiden sille asettamat tavoitteet.

12 (18) Palvelukykyyn liittyvien tietojen esittämisen edellytyksenä on asiakkaiden tunnistaminen. Asiakas voi olla yksittäinen henkilö, jolle tuotettu tuote tai palvelu tehdään. Asiakkaita voivat olla myös kansalaiset tai veronmaksajat yleisesti. Useissa tapauksissa (erityisesti julkishyödykkeet) palvelukykyä on hyvä pyrkiä selvittämään sekä hyödykkeiden käyttäjien näkökulmasta (koettu laatu) että kansalaisen/veronmaksajan näkökulmasta. Palvelukyvyn mittaaminen voi perustua esimerkiksi asiakkaille määräajoin tehtäviin asiakastyytyväisyyskyselyihin, asiakkailta saataviin suoriin palautteisiin palvelutilanteissa, erilaisten palautekanavien (esimerkiksi internet) kautta saatavaan informaatioon, asiakashaastatteluihin ym. Olennaista on, että käytettävien menetelmien avulla saadaan kattava tieto viraston kyvystä palvella asiakkaitaan ja vastata sille asetettuihin odotuksiin. Tulokset on hyvä esittää tunnuslukujen avulla, joita voi tarvittaessa täydentää sanallisin kuvauksin. Laadunhallinnassa voidaan esittää myös tärkeimmät tiedot toimintaprosessien laadusta. Toimintaprosessien laadusta kertovat esimerkiksi läpimenoajat, toimitusajat tai käsittelyajat (odotusajat) sekä tuotettujen suoritteiden virheettömyys. Myös prosessien laadusta kertovia tietoja, esim. laatupalkintokriteeristöjen tai laatustandardien (EFQM-, CAF- tai ISO-standardit) avulla, voidaan esittää tässä kohden. Laatupalkintokriteeristöillä tehtyjen arviointien tuloksina voidaan esittää esimerkiksi eri arviointialueista saadut pisteet ja niiden kehitys, jos arviointi on tehty useana vuotena. 3.5 Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tässä luvussa esitetään: - ministeriön vahvistamat tulostavoitteet sekä muut tärkeimmät tulostavoitteet [koskien henkisten voimavarojen hallintaa ja kehittämistä] - tulostavoitteiden toteumatiedot - toteumatietojen vertailutiedot kahdelta edelliseltä vuodelta - lyhyt tulosanalyysi erikseen jokaisesta tulostavoitteesta/toteumatiedosta Lisäksi esitetään henkisten voimavarojen hallintaan ja kehittämiseen liittyvät tärkeimmät tunnusluvut ja näiden vertailutiedot kahdelta edelliseltä vuodelta. Henkisten voimavarojen hallinnalle ja kehittämiselle erikseen asetettujen tulostavoitteiden ja niiden toteumatietojen lisäksi tässä luvussa esitetään tärkeimmät tunnusluvut, joiden määritelmät ja standardit löytyvät valtion henkilöstötilinpäätöksen käsikirjasta (Henkilöstövoimavarojen hallintajärjestelmä, Henkilöstötilinpäätös, Käsikirja valtion organisaatioille, Valtion työmarkkinalaitos 3/2001). Tiedot esitetään toimintakertomuksessa, vaikka ne eivät olisikaan erikseen tulostavoitteiksi vahvistettuja. Esitettävät tiedot ovat samoja tunnuslukuja, jotka kerätään henkilöstötilinpäätökseen. Tunnusluvuista, jotka suositellaan esitettävän sukupuolen mukaan, on maininta (n/m) tunnusluvun perässä. Henkilöstömääristä, henkilöstörakenteesta ja henkilöstökuluista on hyvä esittää seuraavat tiedot: - henkilöstön lukumäärä ja sen muutosprosentti (n/m) - henkilötyövuodet - keski-ikä (n/m)

13 (18) - ikäjakauma - koulutustaso, indeksiluku (n/m) - vakinaiset, määräaikaiset (n/m), lukumäärä ja prosenttiosuus - kokoaikaiset/osa-aikaiset (n/m), lukumäärä ja prosenttiosuus - tehdyn työajan osuus säännöllisestä vuosityöajasta (n/m)%, - kokonaistyövoimakustannukset /vuosi - tehdyn työajan palkat, prosenttiosuus palkkasummasta - välilliset työvoimakustannukset ja niiden osuus tehdyn työajan palkoista (n/m) Työhyvinvoinnista on hyvä esittää seuraavat tiedot: - työtyytyväisyysindeksi (n/m) - lähtö- ja tulovaihtuvuus (% henkilöstöstä) - työkyvyttömyyseläkkeelle siirtyminen (% henkilöstöstä) - sairauspoissaolot, pv/htv - työterveyshuolto (euroa/htv) - työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen (euroa/htv) Osaamisesta ja muusta aineettomasta pääomasta on hyvä esittää seuraavat tiedot: - koulutus ja kehittäminen (euroa/htv ja työpäivät/htv) - henkilöstön arvo (euroa)1 - Tunnuslukutietoja on osin saatavissa Tahtin ja Netran raporteilta. Poikkeuksina ovat seuraavat tunnusluvut - työtyytyväisyysindeksin arvo (n/m) - tehdyn työajan osuus säännöllisestä vuosityöajasta (n/m), % - välilliset työvoimakustannukset ja niiden osuus tehdyn työajan palkoista (n/m) - kokonaistyövoimakustannukset, /vuosi - tehdyn työajan palkat, prosenttiosuus palkkasummasta - työterveyshuolto (euroa/htv) - työkunnon ja työtyytyväisyyden edistäminen (euroa/htv) - koulutus ja kehittäminen (euroa/htv ja työpäivät/htv) - henkilöstön arvo (euroa), joiden tietolähteenä ovat viraston omat järjestelmät. Toiminnan uusiutumisesta selvitetään merkittävimmät uudistukset toiminnassa ja toimintatavoissa ja arvioidaan niiden vaikutukset toiminnan tuloksellisuuteen. 1 Henkilöstön arvo tiettynä vuonna voidaan laskea kunkin vuoden vuositason tiedoista (henkilöstötilinpäätöksen käsikirjassa on tarkempi kaava, jota ei ole välttämätön tässä käyttää) seuraavasti: lasketaan henkilöstön keskimääräinen eläkkeellesiirtymisikä (vuotta, mukana kaikki eläkelajit) vähennetään luvusta henkilöstön keski-ikä kerrotaan saatu luku henkilötyövuosien lkm:llä kerrotaan saatu luku tehdyn työajan keskimääräisellä vuosipalkalla (euroa/htv, tehdyn työajan palkat saadaan vähentämällä kokonaispalkkasummasta välilliset palkat) saatuun lukuun lisätään vuositason investoinnit työtyytyväisyyteen, työkuntoon, henkilöstökoulutukseen ja muuhun osaamisen kehittämiseen sekä terveydenhoitoon

14 (18) 3.6 Tilinpäätösanalyysi Tilinpäätösanalyysi jaetaan seuraaviin alalukuihin: Rahoituksen rakenne, Talousarvion toteutuminen, Tuotto- ja kululaskelma ja Tase. Lisäksi rahastojen toimintakertomuksessa esitetään tässä luvussa Rahaston rahoituslaskelma. Muualla tilinpäätöksessä esitettäviä laskelmia ei kopioida tähän toimintakertomuksen osaan, vaan laskelmat esitetään niille osoitetuissa tilinpäätöksen luvuissa. Tarvittaessa tässä luvussa voidaan esittää tarkentavia laskelmia. Tilinpäätösanalyysissa selvitetään tilinpäätöslaskelmiin sisältyviä seikkoja talouden kehityksestä ja rakenteesta sekä talouden ja tuloksellisuuden välisistä yhteyksistä. Luvussa analysoidaan, miten rahaa on käytetty ja mihin sitä on käytetty. Analyysin tulee olla ytimekäs ja sen tulee keskittyä toiminnallisesti ja taloudellisesti merkittäviin eriin ja keskittyä näissä tapahtuneisiin muutoksiin. Analyysillä tarkoitetaan ensisijaisesti sen kertomista, miksi luvut ovat muuttuneet, eikä niinkään sitä, kuinka paljon luvut ovat muuttuneet. Tilinpäätöslaskelmien analyysissa on tärkeätä keskittyä olennaisten tekijöiden ja erien tarkasteluun. Tilinpäätösanalyysiin liittyvien laskelmien tarkoituksena on tukea muualla tilinpäätöksessä esitettäviä havaintoja ja johtopäätöksiä toiminnan tuloksellisuuden ja talouden kehityssuunnista. 3.6.1 Rahoituksen rakenne 3.6.2 Talousarvion toteutuminen Tämä luku sisältää kirjanpitoyksikön tai talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston rahoituksen rakennetta käsittelevän sanallisen analyysin. Rahoituksen rakenneanalyysissa tulisi keskittyä talousarvion kautta tulevan rahoituksen ja muun rahoituksen (kuten maksullinen toiminta ml. palvelutoiminnan veloitukset toisilta virastoilta ja yhteisrahoitteinen toiminta) erittelyyn ja analysointiin. Kirjanpitoyksikön osalta analyysi sisältää myös selvityksen siitä, miten kirjanpitoyksikön vastuulla olevat jakamattomat määrärahat on kohdennettu eri kirjanpitoyksiköiden käytettäväksi. Tämä luku sisältää talousarvion toteutumisen sanallisen analyysin. Talousarvion toteutumisen sanallisessa analyysissa tulisi keskittyä esimerkiksi seuraaviin asioihin: - Budjetointitavan muutos - Muutokset virastolle tai tehtäväalueelle osoitetuissa määrärahoissa ja tuloarvioissa - Alkuperäisen talousarvion toteutuminen (myös tuloarviot), lisäbudjeteissa talousarvioon (myös tuloarvioihin) tehdyt muutokset ja niiden toteutuminen - Määrärahojen käyttö, siirtäminen ja säästö - Siirrettyjen määrärahojen käyttö ja muutokset siirrettyjen määrärahojen määrässä - Määrärahojen ylitystarpeet ja syyt ylitystarpeisiin - Valtuuksien käyttö, käyttämättä jääneet valtuudet, uusitut ja perutut valtuudet Mikäli toimintamenoista on siirretty merkittäviä summia seuraavalle vuodelle tai mikäli talousarvion toteutuman vertailu talousarvioon osoittaa merkittäviä poikkeamia, esitetään myös näiden syyt.

15 (18) 3.6.3 Tuotto- ja kululaskelma Tämä luku sisältää tuotto- ja kululaskelman sanallisen analyysin. Tuottojen ja kulujen sanallisessa analyysissa tulisi keskittyä esimerkiksi seuraaviin asioihin: Tuotto- ja kululaskelman lukujen vertailuun tavoitteeseen, kun se on mahdollista, ja edelliseen vuoteen. - Merkittäviä poikkeamia ja muutoksia tulee analysoida ja eritellä. Vertailu tavoitteeseen tehdään sekä tuottojen että kulujen osalta. Laskelmien tarkastelu voi kohdistua tuotto- ja kululaskelman tiliryhmittäiseen summatietoon, jota on toisinaan syytä tarkentaa (esimerkiksi liiketaloudellisin perustein hinnoiteltujen suoritteiden ja julkisoikeudellisten suoritteiden osalta) jakamalla ne edelleen tarkoituksenmukaisiin suoriteryhmiin. Tuottojen ja kulujen sisällön yksityiskohtaisempi erittely. - Kaikki virastot käyttävät tuotto- ja kululaskelmassa valtion kirjanpidon yhteisiä tiliryhmäkohtaisia nimiä. Kirjanpitoyksikön toiminnan ominaispiirteiden takia tuotto- ja kulutilien sisältöä on toisinaan tarpeen analysoida tätä yksityiskohtaisemmin. Erien tarkastelussa pyritään muodostamaan käsitys siitä, mistä eri erät koostuvat ja mikä niiden merkitys on. - Esimerkkinä tarkempaa analysointia vaativista tuotoista ja kuluista voivat olla: o o o o muut toiminnan tuotot satunnaisiin tuottoihin ja kuluihin sisältyvät olennaiset erät olennainen varaston muutos, josta voidaan eritellä epäkurantin varaston osuus tieto siitä, mihin tase-erään olennainen valmistus omaan käyttöön on aktivoitu. Tuotto- ja kulurakenteen yksikkökohtainen, tehtäväalueittainen tai asiakasryhmittäinen (segmenttikohtainen) erittely ja/tai vertailu. - Kirjanpitoyksikön tilinpäätöslaskelmissa on toisinaan yhdistetty usean laitoksen ja viraston sekä näiden toimintayksikköjen kirjanpitotapahtumat. Virastot jäsentävät usein toimintaansa myös esimerkiksi tehtäväalueittain. Näiden tekijöiden tarkastelussa pyritään muodostamaan käsitys niiden merkityksestä ja kehityksestä. Toisinaan tuotto- ja kulurakenteen erittely määrärahoittain on paikallaan. - Tavoitteena on nostaa esiin lisäinformaatiota viraston toiminnan tuloksellisuudesta ja taloudesta sekä näiden kehityssuunnista. 3.6.4 Tase Tämä luku sisältää taseen sanallisen analyysin. Taseen sanallisessa analyysissa tulisi keskittyä esimerkiksi seuraaviin asioihin: Tase-erien vertailu edellisvuoteen sellaisenaan tai tase-erien suhteellisina osuuksina. Joidenkin erien osalta saattaa esimerkiksi yksiköittäin (laitos,

16 (18) 3.6.5 Rahaston rahoituslaskelma virasto tai näiden toimintayksikkö) tai tehtäväalueittain vertailu tuottaa olennaista lisätietoa. Olennaisten saatavien ja velkojen sisällön yksityiskohtaisempi erittely ja kehityksen analysointi. Esimerkkinä tarkempaa erittelyä vaativista taseeristä voivat olla: - myyntisaamisiin ja muihin saataviin sisältyvät hitaasti kiertävät erät; - siirtosaamisiin ja -velkoihin sisältyvät poikkeuksellisen suuret tai muutoin huomiota ansaitsevat erät, jos on esimerkiksi tehty saatavien tileistäpoistoja; - merkittävien käyttöomaisuuden muutosten erittely sekä selvitys, mitä valmistettiin, hankittiin, myytiin tai romutettiin (poistettiin käytöstä), hallinnansiirrot ja omaisuuden luovutus apporttina, miksi ja mihin arvonkorotuksia tehtiin (erityisesti niiden olennaisuuden ja pysyvyyden perusteet, koska arvonkorotus on aina poikkeusmenettely) ja miksi poistot poikkesivat suunnitelmasta (kirjanpitoyksikön tilinpäätöksen liite 7, kansallis- ja käyttöomaisuuden sekä muiden pitkävaikutteisten menojen poistot, tietojen analysointi); - poistojen määrän kehitys suhteessa korvausinvestointeihin; - vaihto-omaisuuden arvon merkittävän muutoksen syyn selvitys eriteltynä varastojen lisäyksistä, vähennyksistä tai hallinnansiirroista aiheutuneisiin vaihto-omaisuuden muutoksiin. Tämä luku sisältää vain rahastolla olevan rahoituslaskelman analyysin. Rahoituslaskelman sanallisessa analyysissa voi keskittyä esimerkiksi käyttösuunnitelman toteutumisen analysointiin. 3.7 Sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma Tämä luku sisältää viraston tai laitoksen sisäisen valvonnan ja siihen liittyvän riskienhallinnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä tehdyn arvioinnin johtopäätökset ja viraston tai laitoksen lausuman sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilasta. Lausumaan sisällytetään arvioinnissa tunnistetut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiskohteet. Lausuma sisäisen valvonnan tilasta ja olennaisimmista kehittämiskohteista (sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma) on viraston tai laitoksen johdon kannanotto sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilaan ja tästä mahdollisesti johtuviin kehittämistarpeisiin. Lausumassa viraston tai laitoksen johto ottaa kantaa siihen, miltä osin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelyt ovat riittäviä ja täyttävät niille asetetut tavoitteet. Lausumassa esitetään myös mahdolliset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan olennaiset puutteet (kehittämiskohteet). Lausuma koskee asioiden tilaa tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen antamishetkellä. Lausuman tulee perustua todelliseen, järjestelmälliseen ja riittävän kattavaan sisäisen valvonnan tilan arviointiin. Lausuman taustalla olevan arvioinnin tulisi olla dokumentoitu ja perustua soveltuvaan ja yleisesti hyväksyttyyn sisäisen valvonnan viitekehykseen.

17 (18) 3.8 Arviointien tulokset 3.9 Yhteenveto havaituista väärinkäytöksistä Perusteena tehtävälle arvioinnille ja annettavalle lausumalle ovat sisäiselle valvonnalle ja riskienhallinnalle talousarvioasetuksen 69 :ssä säädetyt tavoitteet. Tehdystä arvioinnista esitetään keskeisimmät havainnot ja johtopäätökset. Lausuman valmistelussa suositellaan käytettävän valtiovarainministeriön julkaisemaa suositusta valtion viraston, laitoksen ja rahaston sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan lähestymistavoista ja arvioinnista sekä suositukseen sisältyvää arviointikehikkoa ja arviointikehikon käyttöohjeita. Arviointikehikosta on laadittu suppea malli, jota voidaan harkinnan mukaan käyttää esimerkiksi pienissä virastoissa laajemman kehikon sijaan. Arviointikehikon käyttö ei ole pakollista, vaan muitakin yleisesti hyväksyttyjä sisäisen valvonnan viitekehyksiä voi käyttää. Tässä luvussa esitellään organisaatiosta ja sen toiminnasta tehtyjen tuloksellisuuden ja toiminnan vaikuttavuuden kokonaisarviointien keskeisimmät tulokset. Luvussa voidaan esitellä sekä ulkopuolisten suorittamien arviointien että organisaation itsensä suorittamien arviointien (esim. CAF, EFQM) tuloksia. Arvioinnit täydentävät vuotuisen raportoinnin sisältämää tietoa ja antavat tietoa vaikuttavuuden, tehokkuuden ja palvelujen laadun kehittämistä varten. Arviointien avulla saadaan tietoa toimenpiteiden vaikutuksista, vuorovaikutussuhteista sekä rakenteellisista vaikuttavuuden kehitykseen ja tehokkuuteen vaikuttavista seikoista. Arvioinneilla voidaan myös tarkastaa strategioita ja strategisia suunnitelmia sekä jo tehtyjen strategisten valintojen osuvuutta. Arvioinneissa pyritään vastaamaan mm. seuraaviin kysymyksiin: - Miten tuloksellista toiminta on ollut, vastaako toiminnan ja tuotosten laatu myös kansainvälistä tasoa? - Ovatko toiminnan visiot, strategiat ja tehtävät perusteltuja, vastaavatko ne yhteiskunnan tarpeisiin ja toimintaympäristön muutokseen? - Onko voimavaroja käytetty mahdollisimman tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti? Tuloksissa esitetään tehdyn arvioinnin tavoitteet, keskeisimmät huomiot ja kehittämisehdotukset. Tässä luvussa esitetään yhteenvetotiedot havaituista väärinkäytöksistä ja rikoksista. Toimintakertomuksessa esitetään yhteenvetotiedot havaituista väärinkäytöksistä ja rikoksista sekä esitutkinnasta ja oikeudenkäynneistä ja mahdollisista muista käynnistetyistä toimenpiteistä, jotka johtuvat väärinkäytöksistä ja rikoksista. Tähän lukuun kuuluu myös yhteenveto takaisinperinnöistä. Tarkoitus ei siis ole esittää tietoja yksittäisistä tapauksista, vaan yhteenvetotietoja. Toimintakertomuksen lisäksi väärinkäytöksistä ilmoitetaan aina niille viranomaisille, jotka tarvitsevat tietoja Suomen kansainvälisten velvoitteiden tai niille kuuluvien tehtävien hoitamiseksi. Niistä ilmoitetaan myös ao. ministeriölle ja VTV:lle (Laki valtiontalouden tarkastusvirastosta 16, 17 ). Toimintakertomuksessa esitetään tilinpäätösvelvollisen yksikön hoitamiin tai vastattavina oleviin varoihin tai omaisuuteen (mukaan lukien EU-varat) kohdistuneet, toimenpiteisiin johtaneet väärinkäytökset ja rikokset. Rikosepäilystä raportoidaan ensimmäistä kertaa silloin, kun asiasta on tehty rikosilmoitus.

18 (18) Raportoinnissa esitetään tiedot mahdollisesti jo syntyneistä tai arvio myöhemmin syntyvistä välittömistä ja välillisistä vahingoista. Raportoinnissa ei tule esittää sellaisia tietoja, joiden perusteella väärinkäytöksestä epäillyn henkilön/henkilöiden henkilöllisyys on tunnistettavissa. EU-rahoitukseen liittyvät säännönvastaisuudet ilmoitetaan erikseen. Säännönvastaisuus ilmoitetaan siinä vaiheessa, kun tarkastuksessa tai muussa valvonnassa esille tulleen epäillyn säännönvastaisuuden olemassaolosta ja jatkotoimista on tehty päätös. Tällainen päätös voi olla esimerkiksi: a) päätös tuen maksatuksen keskeyttämisestä b) päätös maksettavan tuen osittaisesta tai täydellisestä pidättämisestä c) päätös tuen osittaisesta tai täydellisestä oikaisemisesta eli kuittaamisesta tulevista maksatuksista tai takaisinperintäpäätös. Toimintakertomuksessa annetaan selvitys tilikaudella meneillään olevista takaisinperinnöistä. Selvityksessä annetaan yhteenvetotiedot tilinpäätösvuoden aikana tehdyistä takaisinperintää koskevista päätöksistä sekä päätösten lukumäärä. Lisäksi ilmoitetaan yhteenvetotiedot näihin tehtyihin päätöksiin liittyvistä onnistuneista takaisinperinnöistä. Lisäksi annetaan tiedot takaisinperinnöistä, jotka on toteutettu ilman takaisinperintäpäätöstä vähentämällä ne muista maksusuorituksista. Aikaisempien vuosien takaisinperinnöistä ei tässä yhteydessä raportoida. Takaisinperinnöistä raportoi välittävä viranomainen. Jos lopullinen edunsaaja on kirjanpitoyksikkö, myös kirjanpitoyksikkö raportoi takaisinperinnästä. 4 Tilinpäätöksen allekirjoittaminen Kirjanpitoyksiköt sekä talousarvion ulkopuoliset valtion rahastot julkaisevat toimintakertomuksensa tilinpäätösasiakirjan osana. Toimintakertomusta ei erikseen allekirjoiteta, vaan tilinpäätös kokonaisuudessaan (liitteineen) allekirjoitetaan. Kirjanpitoyksikön tilinpäätöksen hyväksyvät ja allekirjoittavat kirjanpitoyksikköön kuuluvien virastojen ja laitosten päälliköt kukin omalta osaltaan. Jos virastolla tai laitoksella on hallitus tai muu vastaava monijäseninen toimielin ylintä johtoa ja päätöksentekoa varten, myös tämä hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen asianomaisen viraston tai laitoksen osalta. Ministeriön tilinpäätöksen hyväksyy ja allekirjoittaa ministeriön päällikkönä toimiva ministeri ministeriön kansliapäällikön tehtäviä hoitavan esittelystä. Jos ministeriön toimialan asioita käsittelemään on määrätty myös muu ministeri, hän hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen oman tehtäväalansa osalta. Tilinpäätöksen/toimintakertomuksen allekirjoitussivulla tulee olla maininta tilinpäätöksen/toimintakertomuksen hyväksymisestä sekä se, minkä viraston tai laitoksen tiedot kukin allekirjoittaja vahvistaa ja hyväksyy. Lisäksi allekirjoitussivulta tulee ilmetä paikka, aika ja allekirjoittajan (tai allekirjoittajien) nimenselvennys.