PÖYTÄKIRJA 10/2008 1 (7) KYMENLAAKSON AMMATTIKORKEAKOULU OY:N HALLITUKSEN KOKOUS AIKA klo 8.30 10.50. PAIKKA Kymenlaakson ammattikorkeakoulu Tekniikan, metsä ja liiketalouden toimipiste Rehtorin työhuone Pääskysentie 1, Kotka Osallistujat Päätöksentekijät Marja-Liisa Grönvall puheenjohtaja Timo Tiainen varapuheenjohtaja Matti Koski jäsen Sirkka Kotola jäsen Vesa Rantala jäsen Timo Valtonen varajäsen Muut osallistujat Ragnar Lundqvist, toimitusjohtaja, rehtori Pirkko Rautaniemi, varatoimitusjohtaja, vararehtori Antti Paloneva, talousjohtaja Poissa Leo Jumppanen Allekirjoitukset MARJA-LIISA GRÖNVALL Marja-Liisa Grönvall puheenjohtaja PIRKKO RAUTANIEMI Pirkko Rautaniemi sihteeri Pöytäkirjan tarkastus 4.11.2008 TIMO TIAINEN
PÖYTÄKIRJA 10/2008 2 (7) 1 KOKOUKSEN AVAUS, LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi sen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJAN VALINTA Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkasti Vesa Rantala. Valitaan pöytäkirjantarkastaja. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Timo Tiainen. 3 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN Hyväksytään esityslista. Esityslista hyväksyttiin. 4 SUUNNITELMA SISÄISEN VALVONNAN KEHITTÄMISESTÄ Valmistelu ja esittely rehtori Lundqvist ja talousjohtaja Paloneva päätti 28.5.2008 4, että syksyllä 2008 hallitukselle esitellään suunnitelma sisäisen valvonnan kehittämisestä. Pykälän esittelytekstissä todetaan tilintarkastushavaintojen perusteella mm., että yhtenä kehittämiskohteena olisi voimassa olevan ohjeistuksen läpi käynti ja sen arviointi, miten hyvin ohjeistus palvelee sisäisen kontrollin toimivuutta. Sisäisen valvontajärjestelmän kehittäminen voisi edetä seuraavalla tavalla - mukaan otettavien prosessien valinta ja prosessien läpi käynti haastatteluin ja olemassa olevan materiaalin perusteella - kerätyn tiedon läpikäynti ja analysointi tavoitteena saada aikaan lista mahdollisista kontrollipuutteista - priorisoidaan kontrollien suunnittelu prosesseihin liittyvien riskien perusteella - suunnitellaan tarvittavat kontrollit - otetaan kontrollit käyttöön. Valvontajärjestelmän kehittäminen tulee aloittaa tavoitteiden saavuttamisen kannalta keskeisimmistä asioista. Tällaisia ovat esimerkiksi: - strategioiden jalkauttamisen ja toteutumisen varmistaminen - toimintasuunnitelmassa asetettujen tavoitteiden toteutumisen varmistaminen (BSC-tuloskorttitavoitteiden toteutuminen) - opetuksen suunnittelu ja toteutus sekä henkilökunnan käytön suunnittelu ja työaikasuunnitelmien toteutumiseen liittyvät valvontatarpeet - henkilöstön saatavuuden varmistaminen
PÖYTÄKIRJA 10/2008 3 (7) - riittävät tulostavoitteet ja tulorahoitustavoitteet, tavoitteiden riittävyyden ja tavoitteiden saavuttamisen varmistaminen - varojen hoito, riskien hallinta, rakentaminen ja sen rahoitukseen liittyvät valvontatarpeet. - tietojärjestelmät. Valvontajärjestelmän tulee sisältää arviointeja ja tarkistuspisteitä ammattikorkeakoulun päätöksentekoon ja johtamiseen osallistuvien osalta. Se tulee ulottaa osakeyhtiön ja ammattikorkeakoulun hallitukseen, toimitusjohtajaan/rehtoriin, johtajiin ja päälliköihin ja toiminnan kannalta keskeisessä asemassa oleviin työntekijöihin. Rehtorin päätösehdotus Päätetään, että tehdään suunnitelma ammattikorkeakoulun sisäiselle valvontajärjestelmälle edellä esitettyjen suuntaviivojen mukaisesti niin, että se sisältää toiminnan ja järjestelmän toteutuksen aikataulut. Suunnitelma tuodaan hallituksen hyväksyttäväksi helmi-maaliskuussa 2009. esitys hyväksyttiin. 5 MUUTOS KASARMINMÄEN KAMPUKSEN RAKENTAMISEN LAINOITUKSEEN JA LAINOJEN VAKUUKSIIN Valmistelu ja esittely talousjohtaja Paloneva Hallitus päätti 28.3.2008 6 mm. ottaa Kuntarahoitus Oy:ltä 12 000 000 euron lainat: 4 000 000 euroa 7 vuoden viitekorkoon sidottua lainaa ja 8 000 000 Kuntarahoitus Oy:n 6 kuukauden viitekorkoon sidottua lainaa. Muut ehdot ovat: laina-aika 7 vuotta, luoton nosto 07/2008 alkaen kuukausittain vuoden loppuun, lyhennykset puolivuosittain pääsääntöisesti tasalyhennyksinä, vakuus Kotkan kaupungin (51 %) ja Kouvolan seudun kuntayhtymän (49 %) omavelkainen takaus. Lisäksi päätettiin pyytää takaukset Kotkan kaupungilta ja Kouvolan seudun kuntayhtymältä. Kouvolan seudun kuntayhtymän valtuusto on myöntänyt pyydetyn takauksen 5 880 000 euron lainapääomalle, koroille ja mahdolliselle korkosuojaukselle 28.4.2008. Päätöksessä ei ole lainan nostoihin tai maksuihin liittyviä ehtoja. Kotkan kaupunginvaltuusto on myöntänyt vastaavan takauksen 12.5.2008 77 6 120 000 euron lainoille, laina-aika 7 vuotta, luoton nosto vuoden 2008 aikana, lainan lyhennykset puolivuosittain tasalyhennyksin. Kasarminmäen kampuksen rakentaminen on lykkääntynyt. Helsingin yliopiston konsistori tehnee päätöksen käännöstieteen laitoksen siirtämisestä Kouvolasta Helsinkiin vasta 15.10.2008. Käännöstieteen laitoksen tilat ostetaan tämän päätöksen jälkeen, uudisrakennus Pajan tarjouskilpailun voittaja päätetään ja rakentaminen alkaa aikaisintaan joulukuussa
PÖYTÄKIRJA 10/2008 4 (7) 2008 ja käännöstieteen laitoksen tilojen peruskorjaaminen kilpailutetaan ja rakentaminen pyritään aloittamaan toukokuussa 2009. Lainojen nostot kytketään rakentamisen rahan tarpeeseen. Kuntarahoitus Oy ei anna jo tehtyjen päätösten perusteella siirtää lainan nostoja vuodelle 2009. Nykyisessä rahamarkkinatilanteessa ei ole perusteltua nostaa lainoja etukäteen ja säilyttää tilillä pankissa odottamassa käyttöä. Ehdotan, että hallitus muuttaisi päätöstään 28.3.2008 6 luoton noston osalta (muutettu päätösehdotus kursivoitu) seuraavaksi: 1) Otetaan 12 000 000 euron laina Kuntarahoitus Oyj:ltä seuraavin ehdoin - 4 000 000 euroa pitkä viitekorko, 7 vuotta, korko 3,975 %, 30 päivää/360, korkoindikaatiopäivä 13.3.2008 klo 13.00, luoton korko määräytyy kaksi target-pankkipäivää ennen luoton nostamista. - 8 000 000 euroa vaihtuva viitekorko, Kuntarahoituksen 6 kk viitekorko + marginaali 0,025 %, todelliset päivät/360, korkoindikaatio 13.3.2008 klo 13.00, luoton korko määräytyy kaksi target-pankkipäivää ennen luoton nostamista. - laina-aika 7 vuotta - luoton nosto vuosina 2009 2010 - lyhennykset puolivuosittain pääsääntöisesti tasalyhennyksinä - vakuus Kotkan kaupungin (51 %) ja Kouvolan Seudun kuntayhtymän (49 %) omavelkainen takaus Kasarminmäen rakentamiseen tarvittava loppulainoitus kilpailutetaan ja siihen haetaan takaukset omistajilta myöhemmin. 2) Pyydetään Kotkan kaupunkia muuttamaan takauspäätöstään siten, että takaus mahdollistaa luoton noston vuosien 2009 10 aikana. esitys hyväksyttiin. 6 KASARMIN KAMPUKSEN RAKENNUSBUDJETTI Valmistelu ja esittely rehtori Lundqvist ja talousjohtaja Paloneva Yhtiön hallitus päätti 29.4.2008 ja 13.5.2008 Kasarmin kampuksen rakentamisesta: tarvittavien tonttien vuokraamisesta, tilojen ostamisesta ja saneeraamisesta sekä uudisrakennuksen rakentamisesta. perustui alla olevaan menosuunnitelmaan. Taulukkoon on lisätty arviot jo peruskorjattavina olevien rykmenttisalin ja toimiupseerikerhon rakentamismenoista sekä tämän hetkinen arvio uudisrakennus Pajan menoista. Pajan
PÖYTÄKIRJA 10/2008 5 (7) tarjoukset ovat tarkastettavina ja neuvoteltavina urakkasopimuksen tekoa varten. aika Tila Pinta-ala, htm 2 Arvio 10/2008 menoista Investointi (alv 22%) Muutokset ylläpitoon, e/vuosi, alv 22% Kasarminmäen kampus Menot: ISS PrProkon Markku Toivolan 20.10.2008 2008-09 KTL-tilojen osto ja peruskorjaus 9 620 8 751 000-8 568 000-456 800 2008-10 Uudisrakennus, työpajat 3 200 15 112 000-14 012 000-148 000 2008 Rykmenttisali ja toimiupseerikerho 1 670 3 358 000-4 212 000-64 000 uudet tilat yhteensä 27 224 621-26 792 000-668 800 Korvautuvien tilojen vaikutus ylläpitomenoihin 713 000 2008 Kasarminmäki, yhteensä -26 792 000 44 200 Kouvolan kaupungin pääomalaina 2 500 000 Kuntayhtymän pääomalaina 2 500 000 Kustannukset taulukossa ovat ISSProko Oy:n Markku Toivolan 20.10.2008 antamia. Uudisrakennus Pajan menoina o urakkatarjouksen ja jatkoneuvottelujen summa. KLT-tilojen peruskorjauksen suunnitelma on valmistumassa ja kustannusarvio yllä on Toivolan antama. Uudisrakennuksen ja KLT-tilojen peruskorjauksen luvuissa on mukana kalustaminen (350 000 ja 432 000 euroa). Ehdotan, että Paraatikenttä 7 ja kirjaston korjaustyöt suunnittelutetaan niin, että peruskorjaus kyetään toteuttamaan keväällä hyväksytyn menoarvion puitteissa. Hallitus joutuu ottamaan kantaa tulevaan urakkatarjoukseen, mikäli se ylittää budjetin. esitys hyväksyttiin. 7 KASARMIMÄEN KAMPUKSEN TONTIN VUOKRASOPIMUS Valmistelu ja esittely talousjohtaja Paloneva Kouvolan kaupungin toimialajohtaja Pertti Vanhala lähetti 13.10. uudisrakennus Pajan, KTL-rakennuksen, kirjaston ja parkkialueen tarvitsemista tonteista muodostettavan yhden tontin 2068-1, 15 758 m2 vuokrasopimusluonnoksen ammattikorkeakoululle. Tontin vuosivuokra on aiemmin sovitun mukainen 20 000 euroa (+ elinkustannusindeksin nousu, vertailu indeksiin 12/2007). Ammattikorkeakoululle tulee sopimuksen mukaan oikeus siirtää vuokraoikeus vuokranantajaa kuulematta kolmannelle. Sopimuksen mukaan vuokralainen maksaa tontin lohkomisesta ja rekisteröinnistä aiheutuvat maksut. Samoin vuokralainen maksaa jätevesimak-
PÖYTÄKIRJA 10/2008 6 (7) sulaissa tarkoitetun liittymismaksun sekä tekee veden hankinnasta ja viemäröinnistä sopimuksen Kouvolan veden kanssa. Vuokralainen joutuu antamaan kolmen vuoden vuokraa vastaavan panttioikeuden vuokraoikeuteen ja rakennuksiin. Kouvolan tekninen lautakunta käsittelee sopimuksen 14.10.2008. Sopimuksen tarkempi arviointi on tätä kirjoitettaessa vielä kesken. Arviointi saattaa muuttaa rehtorin päätösesitystä. Sopimusluonnos on liitteenä (Tweb id 13615). Ehdotan, että hallitus määrää rehtorin käymään jatkoneuvotteluja tontin vuokrasopimusluonnoksesta ja tuomaan sen hallituksen hyväksyttäväksi seuraavaan kokoukseen. esitys hyväksyttiin. 8 AMMATTIKORKEAKOULULAKIMUUTOSTA KOSKEVA LAUSUNTOPYYNTÖ Valmistelu ja esittely rehtori Lundqvist Opetusministeriö on kirjeessään 8.10.2008 (Tweb id 13545) pyytänyt lausuntoja ammattikorkeakoululain muutosehdotuksista 7.11.2008 mennessä Luonnos lakimuutoksesta on liitteenä (Tweb id 13547). Lakiehdotus ei sisällä muutosehdotuksia, jotka olisivat Kymenlaakson Ammattikorkeakoulun Oy:n perustuskirjan, osakeyhtiön yhtiöjärjestyksen tai työjärjestyksen vastaisia. Ehdotan, että hallitus keskustelee asiasta ja tekee ehdotuksen lausunnon sisällöstä ja velvoitetaan rehtoria lähettämään lausunto opetusministeriöön määräpäivään mennessä. esitys hyväksyttiin. 9 TIEDOKSI ASIAT Tiedoksi asioita ei ollut. 10 MUUT ASIAT Rehtori kertoi tilanteesta Kaakkois-Suomen korkeakoulutuskokonaisuuden valmistelussa. Senaattikiinteistöjen kanssa tehty kauppakirjasopimusluonnos käytiin läpi ja kauppakirja päätettiin tarkistaa ja hyväksyä hallituksen seuraavassa kokouksessa 13.11.2008. Uudisrakennus Pajan urakkasopimuksesta päätetään seuraavassa kokouksessa 13.11.2008.
PÖYTÄKIRJA 10/2008 7 (7) 11 SEURAAVA KOKOUS Hallituksen seuraava kokous on 13.11.2008 klo. 8.30 Kouvolassa. Asialistalla mm. - Tämän kokouksen 10 käsitellyt asiat - Tiedoksi Kasarmimäen kampuksen havainne kuvat Hallituksen sitä seuraava kokous on 18.12.2008 klo 8.30 11 Kouvolassa. Asialistalla mm. - Toiminta- ja taloussuunnitelma 2009-11 ja talousarvio 2009 - Konsernitilisopimus - kevään kokousaikataulu - Primus High Tech Oy:n tulevaisuus - projekti PR600 loppuraportti 12 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10.50.