OptiInno PEREHDYTTÄMISEN ABC
Sisällysluettelo Johdanto................................................................................ 3 1. Perehdyttämisopas.................................................................... 1.1 Yleiset säännöt....................................................................... 1.2 Pedagoginen, eettinen ja moraalinen perehdyttäminen............................... 3 3 4 2. Työpaikkaohjaajan tehtävät............................................................ 7 3. Miten laaditaan virtuaaliaineistoa uuden työntekijän tai opiskelijan tueksi............... 3.1 Esimerkkejä esitykseen sopivista ohjelmista............................................. 3.2 Sovellusesimerkkejä.................................................................. 8 9 10 Yhteenveto.............................................................................. 11
PEREHDYTTÄMISEN ABC Johdanto Tämä käsikirja on laadittu osana EAKR-rahoitteista OptiInno-hanketta. Vuosina 2009-2012 toteutettu hanke on pitkälti keskittynyt kehittämään työpaikkaa oppimisympäristönä - ei pelkästään koulutuksen vaan myös työelämän näkökulmasta. Oppiminen on jatkuva prosessi eikä se lopu koulunkäynnin päättymiseen. Työelämässä tapahtuva oppiminen muuttuu usein hiljaiseksi osaamiseksi. Sitä pitäisi tehdä näkyväksi, ottaa talteen ja välittää eteenpäin. Kun uuden työntekijän perehdyttäminen suunnitellaan hyvin ja myös vanhat työntekijät sitoutetaan uuden ohjaajiksi, hiljainen osaaminen voi muuttua julkilausutuksi osaamiseksi. Tällä tavoin voidaan edistää henkilöstön ja sitä kautta myös työpaikan kehittämistä. Se, miten uusi työntekijä tai opiskelija perehdytetään työhönsä, on erittäin tärkeää hänen viihtyvyydelleen ja osallisuuden tunteelleen. Työsuojelu (www.tyosuojelu.fi) tarjoaa tietoa asioista, jotka on lain ja turvallisuuden näkökulmasta otettava huomioon uuden työntekijän perehdyttämisessä työhönsä. Olemme laatiessamme tätä Perehdyttämisen ABC -käsikirjaa sen sijaan halunneet keskittyä tarjoamaan ohjausta työnantajan keinoihin rakentaa ja kehittää uusien työntekijöiden perehdyttämistä tehtäviinsä pedagogisesta, eettisestä ja moraalisesta näkökulmasta. 1. Perehdyttämisopas 1.1 Yleiset säännöt Uudessa työpaikassa aloittaessaan työntekijällä on usein runsaasti erilaisia odotuksia. Ehkä työntekijällä on tietty kuva työpaikasta jo ennalta tai sitten hän ei tiedä siitä juuri mitään. Eri ihmisten ennakkotiedoissa voi olla suurta vaihtelua heidän aloittaessaan työn. On muistettava, että uudella, uraansa aloittelevalla työntekijällä esittää harvemmin vaatimuksia työnantajalleen. Työntekijä ei ehkä uskalla esittää vaatimuksia pelätessään joutuvansa irtisanotuksi. Kaikilla uusilla työntekijöillä on työsopimuslain mukaan koeaika. Työnantaja ja työntekijä voivat sopia enintään neljän kuukauden koeajasta. Alle kahdeksan kuukauden työsopimussuhteessa koeaikaa saa olla enintään puolet. Kumpikin osapuoli voi koeaikana purkaa työsopimuksen, mutta ei epäasiallisin perustein. Koeajasta sovitaan työsopimuksen solmimisen yhteydessä. Koeaika voidaan poikkeuksellisesti liittää työsopimukseen myöhemmin, mikäli työtehtävät muuttuvat olennaisesti. Jos työhön sisältyy keskeytymättä yli neljä kuukautta kestävää koulutusta (tässä ei tarkoiteta tavanomaista perehdyttämiskoulutusta), koeaika voi kestää enintään kuusi kuukautta. Työnantajan on tarkasti kerrottava työntekijälle tämän oikeudet ja velvollisuudet. Työnantajan on annettava työntekijälle kirjallisen selvitys keskeisistä työehdoista, mikäli niitä ei ole määritelty työsopimuksessa. Selvitys annetaan ensimmäisellä palkkakaudella. 3
1.2 Pedagoginen, eettinen ja moraalinen perehdyttäminen 4
Perehdyttäminen ei mielellään saisi kestää yli neljää tuntia. Siihen lasketaan myös tiloihin tutustuminen. Aluksi uusi työntekijä toivotetaan tervetulleeksi. Perehdyttämisestä vastaava henkilö ottaa uuden työntekijän vastaan. Mikäli käytätte tietokonetta, projektoria ja fläppitaulua, tarkistakaa että ne ovat saatavilla ja toimivat. Tilaisuuden aluksi kaikki esittäytyvät ja yrittävät luoda turvallista ja luottamusta herättävää ilmapiiriä. Käytä mielellään tarkistuslistaa, jossa luetellaan käsiteltävät asiat. Tarkistuslistaa laatiessasi on erittäin tärkeää ottaa huomioon juridiset, laadulliset ja työympäristöön liittyvät seikat (katso esim. ISO 9001, OHSAS 18001 ja IIP) ja huolehdi, että ne käydään tarkasti läpi työntekijän kanssa. Tarkistuslista voi mielellään sisältää myös esim. seuraavat seikat: 1. Toiminnan esittely Millainen työpaikka on, lyhyt historia, tuotteet, alat, markkinat, taloudellisesti tärkeät virstanpylväät, johtamisjärjestelmä, organisaatio, kehitysmahdollisuudet, kulttuuri, bonusjärjestelmät. 2. Yleiset säännöt Työajat, palkat, loma, poissaolo, vakuutukset, vaitiolovelvollisuus ja mahdollisen salassapitosopimuksen allekirjoittaminen. 3. Työympäristö Ateriajärjestelyt, työterveydenhuolto, ergonomia ym. 4. Vapaa-ajantoiminta Työpaikan tukema vapaa-ajantoiminta, työnantajan järjestämät juhlat jne. 5. Muut henkilöstöasiat Tiedotustoiminta eli miten ja minkä kanavien kautta tiedotus hoidetaan sisäisesti, työyhteisössä (esim. kokoukset, s-posti, intranet, uutiskirjeet). 6. Luottamusmiesorganisaatio Luottamusmiehet ja heidän toimintansa. 7. Työsuojelu Turvallisuusasiat käydään läpi ja kerrotaan työvaatetuksesta, vastuista ja velvollisuuksista. 8. Tietoa kiertokävelyn yhteydessä Uudelle työntekijälle esitellään työpaikkaa kiertokävelyn aikana, hänet esitellään kollegoille, hän tutustuu sosiaalitiloihin jne. Jos uusi työntekijä työskentelee tuotannossa, hänelle on korostettava turvallisuuden merkitystä. Lisäksi laatu, motivaatio, osallisuus, johtaminen, tavoitteellisuus, pätevyys ja henkilökohtainen kehittyminen on tärkeitä esiin nostettavia seikkoja. Hyvällä perehdyttämisellä voi toiminnasta luoda myönteistä kuvaa uudelle työntekijälle. Sillä poistetaan tarpeetonta stressiä ja epävarmuutta jo heti ensimmäisenä päivänä. Pian varsinaisen perehdyttämisen jälkeen, mielellään jo seuraavana päivänä, työntekijän kanssa tulee käydä läpi muu tehtävään liittyvä koulutus. Perehdyttämisestä vastaava voi lisäksi toimia uuden työntekijän mentorina ensimmäisen kuukauden ajan. 5
Jos yrityksessä on työpaikk avat työte täviin k ty tekijän v katsoa ävän niistä itsenäisesti s. k 2 työpaikk te tävät). Tämä k voi v k viikkoa. työntek k tenkin tarjota teeseen toimintaan, k työpaikk oppineen tietyt kykenev r te tävistä itsenäisemmin. Käytä per k ja jos niitä on saata Tämän käsikirjan tetään miten esitt yaineistoa pystyy yvin atimaan t v kin v Koska yvän k van antaminen työpaikasta k on tärkeää, per vastaava ja työpaikk kannattaa v Jonas Sandlin OY KWH MIRKA AB 2. Työpaikkaohjaajan tehtävät työpaikan k ria ja ajatt Se on tärkeä te tävä ja voi vaik työtek ty kän aikaa. Työpaikkaohjaajana sinun pitää tuntea: työpaikan toiminta, tavoitteet ja työprosessit. työpaikan säännöt ja määräykset, esim. ). ja miksi. Työpaikkaohjaajana sinun pitää: se vittää työn. 7
Eivor Romar, Åbo Akademi/Kasvatustieteen tiedekunta ja Lena Nyman-Lehtinen, Optima 3 Miten laaditaan virtuaaliaineistoa uuden työntekijän tai opiskelijan tueksi mitä, miksi ja miten Sisällön suunnittelu = mitä: Sisällön perustelut = miksi: 8
Menetelmien selventäminen = miten: Kenelle Milloin 3.1 Esimerkkejä esitykseen sopivista ohjelmista Powerpoint 9
Prezi - http://prezi.com/ Prezi on esitysten laadintaan tarkoitettu ilmainen internet-pohjainen ohjelma. Sen sijaan että sivut rakennettaisiin erikseen kuten esim. Powerpointissa, Prezissä työskennellään yhdellä ainoassa suurella arkilla. Siihen kirjoitetaan teksi, lisätään kuvat ja filmipätkät, zoomataan pienemmäksi ja suuremmaksi, käännetään ja kierretään, siirretään ja skaalataan aineisto ja lopuksi aineisto linkitetään esitysjärjestykseen. Kun Prezi on valmis, se tallennetaan verkkoon, josta sen voi helposti taas poimia esiin. Voit myös ladata esityksesi erilliseksi tiedostoksi, jolloin voit esittää sen myös ilman internet-yhteyttä. Mitä kannattaa muistaa Prezi-esitystä laadittaessa: sen jälkeen aineisto haluamallasi tavalla. pitkiä matkoja. näytöt ovat nykyään usein laajakuvaformaattia, kun taas videoprojektorit käyttävät usein vanhaa 4:3-formaattia. Se voi vaikuttaa esityksesi lopulliseen ulkoasuun. 3.2 Sovellusesimerkkejä neistoa lähinnä verkkoon tai intranettiin. ispring Free - http://www.ispringsolutions.com/ Virtualisoi jo olemassa olevan tai uuden Powerpoint-esityksen julkaistavaksi verkkoon tai intranettiin. Esityksestä tulee interaktiivinen filmi, joka sisältää esim. ääntä, kuvaa ja animaatioita. Käyttäjä voi itse siirtyä eteenpäin omaa vauhtia ja tarvittaessa katsoa uudelleen tietyt jaksot tai koko esityksen. Quick Publish tai Publish. Valitse, mihin haluat tallentaa esityksen. 10
Screencast-O-Matic - http://www.screencast-o-matic.com/ Näytön tapahtumien tallennusohjelmalla, esim. Screencast-O-Maticilla, voi nauhoittaa tietokonenäytön tapahtumia, laatia ns. ruutukaappausvideoita. Videoon voi liittää myös kertojan äänen ja selventäviä tekstejä. Tällainen nauhoitus voi havainnollistaa tietokoneella, miten eri työvaiheet tehdään sen sijaan, että ne kuvattaisiin sanallisesti. Fredrik Åman ja Andreas Sundstedt, Åbo Akademi/Kasvatustieteen tiedekunta Yhteenveto Tämän käsikirjan tarkoituksena on tarjota yleisiä vinkkejä ja ideoita, jotka voivat auttaa tarjoamaan uusille työntekijöille hyvän alun ja osallisuudentunteen. Laadi omat tarkistuslistat oman toimintasi pohjalta helpottamaan työpaikkaasi perehdyttämistä. Käy mielellään uuden työntekijän kanssa seurantakeskustelu jonkin ajan kuluttua (n. 6 kuukautta) ja käytä hyväksesi häneltä saamasi palaute perehdyttämisen kehittämiseksi edelleen. Seurantakeskustelussa voi käsitellä esimerkiksi seuraavia asioita: Mitä paremmin työntekijät tuntevat työpaikan kulttuurin, työtoverinsa ja työnantajan tavoitteet, sitä paremmat edellytykset hyvinvoivan työyhteisön saavuttamiseen ovat. Työyhteisönsä osaksi itsensä tuntevat työntekijät, jotka toimivat yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi, ovat kehitystä edistävä voimavara. 11
www.optimaedu.fi/optiinno 06/2012