UUDENMAAN VIRKISTYSALUEYHDISTYS RY FÖRENINGEN NYLANDS FRILUFTSOMRADEN RF Valtuuskunta Delegationen KOKOUSKUTSU / MÖTESKALLELSE Aika/ Tid: Keskiviikko/Onsdag 29.4.2015 klo. 9.00 Aamukahvi/Morgonkaffe klo. 8.30-9.00?Ii 3 i 44. ges 94F PaikkalPlats: Käsiteltävät asiat/ärenden Eteran auditorio, Pasilankatu 4 B, 3. krs. Helsinki Eteras auditorium, Bölegatan 4 B, 3. vån., Helsingfors (Kartta kääntöpuolella/karta på baksidan) 1 Kokouksen avaus/mötets öppnande 2 Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen/konstater aäd -säv? mätetr lagenlighet och beslutsförhet. 3 Kanden pöytäkirjantarkastajan sekä kanden ääntenlaskijan valinta/va/ av två protokolljusterare samt två rösträknare. 4 Vuoden 2014 toimintakertomksen hyvä ksyminen/godkännande av verksamhetsberättelse för år 2014. 5 Vuoden 2014 tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja muille tilivelvollisille/godkännande av bokslut för år 2014 och beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen och de andra räkenskapsskyldiga 6 Ohjeellinen taloussuunnitelma vuosille 2016-2020 sekä taloudelliset suuntaviivat vuoden 2016 talousarvion pohjaksi/en riktgivande ekonomiplan för åren 2016-2020 samt de ekonomiska riktlinjema tili grund för 2016 års budget. 7 Ilmoitusasiat/ Anmälningsärenden 8 Muut esillle tulevat asiat/övriga ärenden 9 Kokouksen päättäminen/mötets avslutande HELSINGIN KAUPUNGIN KIRJAAMO HELSINGFORS STADS REGISTRATORSKONTOR Saapunutilnkommit Drl alrnr 1 5, 0 2015_ vrio Leena Niinimaa Valtuuskunnan puheenjohtaja Delegationens ordförande Kokousasiakirjat liitteinä Möteshandlingarna som bilagor
UUDENMAAN VIRKISTYSALUEYHDISTYS RY ESITYSLISTA 1/2015 FÖRENINGEN NYLANDS FRILUFTSOMRÄDEN RF Valtuuskunnan kokous Aika: Keskiviikko 29.4.2015 klo. 9.00 Aamukahvi 8.30-9.00 Paikka: Eteran auditorio Pasilankatu 4 B, 3. krs. Helsinki 1 KOKOUKSEN AVAUS Kokouksen avaa ja puhetta johtaa valtuuskunnan puheenjohtaja Leena Niinimaa. Läsnäolijat:Todetaan läsnä olevat kuntajäsenten edustajat, tukijäsenten edustajat, hallituksen jäsenet, toimiston edustajat ja muut läsnäolijat. 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kutsu yhdistyksen valtuuskunnan kokoukseen, ilmoitus kokouksen ajasta ja paikasta sekä käsiteltävistä asioista on toimitettu jäsenkunnille ja valtuuskunnan jäsenille kirjeessä tai sähköpostissa15.4.2015. Kutsu on lähetettävä vähintään 14 päivää ennen kokousta. Päätösvaltaisuudesta ei ole säännöksiä. Todetaan, että kokous on kutsuttu koolle sääntöjen edellyttämällä tavalla ja että se on päätösvaltainen. 3 KAHDEN PÖYTÄKIRJANTARKASTAJAN SEKÄ KAHDEN ÄÄNTENLASKIJAN VALINTA Valitaan kaksi valtuuskunnan jäsentä pöytäkirjantarkastajiksi sekä valitaan kaksi valtuuskunnan jäsentä ääntenlaskijoiksi.
4 VUODEN 2014 TOIMINTAKERTOMUKSEN HYVÄKSYMINEN Hallitus 24.2.2015 4 Vuosi 2014 oli yhdistyksen 26. toimintavuosi. Yhdistyksen strategia päivitettiin kevätkokouksessa. Yhdistyksen pitkäaikainen asiamies/huoltopäällikkö jäi eläkkeelle ja hänen tilalleen valittiin keväällä yhdistykselle uusi maastomestari. Edellisenä vuonna käynnistetty melonta- ja soutukartastohankkeen ensimmäinen vaihe saatiin päätökseen kun toukokuussa julkaistiin Läntisen Uudenmaan melonta- ja soutukartasto paperi-, netti- ja mobiiliversiona. Syksyllä tehtiin maanvaihto Suomen valtion kanssa, jossa yhdistys sai viisi saarta Inkoon saaristossa Gölisnäsin virkistysalueen lähellä sekä rantatilan Mäntsälässä sijaitsevan Keranvanjärven pohjoisrannalta. Vuoden suurin investointi oli Kopparnäsin Kestikievarin suurehkon asunnon peruskorjaus. Gölisnäsin poijujen uusiminen oli myös merkittävä investointi. Vuoden 2014 toimintakertomus on liitteenä 3/ 4. Hallitus päättää hyväksyä vuoden 2014 toimintakertomuksen valtuuskunnalle esitettäväksi. Ehdotus hyväksyttiin. Valtuuskunta 29.04.2015 4: Toiminnanjohtaja kertoo kokouksessa vuoden 2014 toiminnasta. Esityslistan liitteenä 1/ 4 on hallituksen hyväksymä ehdotus toimintakertomukseksi. Valtuuskunta hyväksyy liitteen 1 mukaisen vuoden 2014 toimintakertomuksen. Valmistelija: Henrik Sandström, puh 050-5942745 5 VUODEN 2014 TILINPÄÄTÖKSEN VAHVISTAMINEN JA VASTUUVA- PAUDEN MYÖNTÄMINEN HALLITUKSELLE JA MUILLE TILIVELVOLLI- SILLE Hallitus 24.2.2015 3: Toimintavuoden tulos on negatiivinen: -96 960,27, joka on selvästi huonompi kuin budjetoitu -59 676. Taseessa on aikaisemmilta vuosilta 23 392,80 :n positiivinen toimintapääoma, joka nyt muuttuu 73 567,47 :n alijäämäksi. Vuosi 2014 oli budjetoitu alijäämäiseksi poikkeuksellisen isojen palkkakulujen takia. Tälle vuodelle on budjetoitu n. 12 500 :n ylijäämä. Tuottojen puolella palvelumaksut ovat toteutuneet tarkasti budjetin mukaan. Vuokratuotot ja luonnonhoidon tuotot alittivat budjetin - yhteensä n. 40 000. Kopparnäsin kestikievarin vuokralaisen vaihdosta ja siihen liittyvästä
3 asuntoremontista johtuen muutaman kuukauden vuokrat jäivät saamatta. Huonon talven takia luonnonhoidon tuotot jäivät selvästi budjetoitua pienemmiksi. Yhteensä tulojen alitus oli noin 12 200 (1,6 %). Tulojen alitus kompensoitui melontakarttaprojektin avustuksilla (22 700 ) ja budjetoitua isoimmilla rahoitustuotoilla (19 700 ). Menojen puolella toimiston kulut nousivat n.456 533 :oon. Budjetin ylitys oli 20 533 (4,7 %). Suurin osa ylityksestä johtui melontakartan kuluista. Toimiston kulut laskevat selvästi kuluvana vuonna. Hallinnon alitus oli 10 118 eli 22,9 %. Alueiden ylläpitokulut ylittivät talousarvion 29 603 Ella (8,0 %). Menojen kokonaissumma oli 402 580, joka oli n. 38 000 vähemmän kuin vuonna 2013. Ylitys johtui pääasiassa isoista myrskytuhojen raivauksista usealla virkistysalueella, mutta pieniä ylityksiä tapahtui melkein joka tilillä. Alueilla oleviin rakennuksiin ja rakennelmiin sekä kalustoon investoitiin vuoden aikana 136 483. Käyttötalouden alijäämästä huolimatta yhdistyksen taloudellinen tilanne on hyvä. Sijoitus- ja pankkisaamisia oli vuoden vaihteessa yhteensä 509 030, joka on n. 94 000 enemmän kuin vuosi sitten. Ero johtuu siitä, ettei vuoden aikana käytetty rahaa uusien virkistysalueiden hankintaan. Vuoden 2014 tasekirja on liitteenä 1/ 3. Tilitoteutuma vertailulla edelliseen vuoteen sekä budjettivertailulla on liitteenä 2/ 3. Hallitus hyväksyy vuoden 2014 tilinpäätöksen ja esittää valtuuskunnalle, että vuoden 2014 alijäämä 96 960,27 siirretään toimintapääomatilille. Ehdotus hyväksyttiin. Lisäksi todettiin, että toiminnanjohtaja on oman harkintansa mukaan jättänyt osan Kopparnäsin kestikievarin alkuvuoden 2014 vuokrasta laskuttamatta kievarin pitäjän vaihdon takia. Valtuuskunta 29.04.2015 5: Esityslistan liitteenä 2/ 5 on tilintarkastuskertomus. Vuoden 2014 tasekirja on liitteenä 3/ 5, tase-erittely liitteenä 4/ 5 ja tilikohtainen toteutuma on liitteenä 5/ 5. Valtuuskunta päättää että: 1) tilinpäätös vahvistetaan ja tilikauden 2014 alijäämä kirjataan toimintapääomatilille, 2) merkitään tiedoksi tilintarkastuskertomus sekä 3) otetaan käsiteltäväksi vastuuvapauden myöntäminen hallituksen jäsenille ja muille tilivelvollisille
4 Valmistelija. Henrik Sandström, puh 050-5942745 6 OHJEELLINEN TALOUSSUUNNITELMA VUOSILLE 2016-2020 SEKÄ TALOUDELLISET SUUNTAVIIVAT VUODEN 2016 TALOUSARVION POH- JAKSI Hallitus 24.2.2015 5 Yhdistyksen perussäännön mukaan valtuuskunnan kevätkokouksessa käsitellään seuraavan vuoden talousarvion suuntaviivoja sekä ohjeellinen seuraavaa viisivuotiskautta koskeva suunnitelma ja syyskokouksessa vahvistetaan seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja budjetti. Kokonaismaksutaso (0,54 /asukas/vuosi) oli sama vuosina 1997-2009, mikä inflaatiokehityksen ja kustannustason nousun huomioon ottaen, merkitsi tulojen pienentymistä n. 14 Alla samalla kun huollettavien alueiden määrä kaksinkertaistui. Vuonna 2010 palvelumaksua korotettiin 0,04 /asukas/vuosi. Vuosina 2011 ja 2012 investointimaksua korotettiin asteittain yhteensä 0,06 /asukas. Näiden korotusten jälkeen kuntien maksuosuus on pysynyt samalla tasolla kuin 10 vuotta sitten vallinnut rahoitustaso. Tämän jälkeen on kuitenkin hankittu Kopparnäs, Störsvik ja viimeksi Myllyjärven alue. Maakunnan väestönkasvu on varsin voimakas ja maakuntakaavoissa on paljon toteutumattomia virkistysaluevarauksia, joiden toteuttaminen on jäsenkuntien ja yhdistyksen tehtävänä. Yhdistyksen pitkäjänteinen toiminta maanhankinnassa on erittäin tärkeää tulevaisuudessakin. Maakunnan taajamaväestö kasvaa ja virkistysalueita tarvitaan entistä enemmän, joten riittävän investointimaksun kerääminen on edelleen hyvin tärkeää. Myös alueiden varustaminen ja kehittäminen edellyttää, että saadaan varoja investointirahastoon. On kuitenkin lähdetty siitä, että strategiassa esitettyjä aluehankintoja voidaan toteuttaa ilman investointimaksun korotusta. Samaan johtopäätökseen on myös päädytty syksyllä 2011 hyväksytyssä aluehankintastrategiassa. Henkilöstökulujen osalta on lähdetty siitä, että yhdistyksellä on toiminnanjohtajan, suu nnittelupäällikön ja maastomestarin lisäksi jatkossakin palkattuina yksi ympärivuotinen huoltomies sekä 1-3 kuukauden kesäapulainen. Sen lisäksi yhdistys palkkaa 2-3 osapäiväistä aluevalvojahuoltajaa keskimäärin 5-6 kk/vuodesta sekä tarvittaessa muita projektihenkilöitä. Taloussuunnitelmakaudella ei esitetä korotuksia nykyisiin maksuihin, eli palvelumaksu on 0.44 /asukas ja investointimaksu 0.20 /asukas vuosina 2015-2019. Koska vuoden 2014 jälkeen toimintapääoma on 73 500 alijäämäinen esitetään vuosille 2016-2020 pieni vuosittainen ylijäämä, yhteensä 94 000. Myös kuluvalle vuodelle on esitetty pieni ylijäämä. Taloussuunnitelma vuosille 2016-2020 on liitteenä 4/ 5.
Hallitus hyväksyy liitteen mukaisen ohjeellisen taloussuunnitelman vuosille 2016-2020 valtuuskunnalle hyväksyttäväksi. Taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi hyväksytään vuoden 2016 talousarvion pohjaksi. Ehdotus hyväksyttiin niin täydennettynä, että taloussuunnitelmataulukon henkilöstökuluista osa kohdistetaan virkistysalueille. Valtuuskunta 29.04.2015 6: Hallituksen hyväksymään taloussuunnitelmaan 2016-2020 on tehty hallituksen päättämä muutos ja suunnitelma ovat liitteenä 6/ 6. Muutoksen johdosta 40 % henkilöstökuluista on budjetoitu jatkossa virkistysalueille. Valtuuskunta hyväksyy taloussuunnitelman vuosille 2016-2020 liitteen 6 mukaan ja päättää, että vuoden 2016 talousarvio laaditaan taloussuunnitelman pohjalta. Valmistelija: Henrik Sandström, puh 050-5942745 7 ILMOITUSASIAT Yhdistys on ollut esillä sekä matka-, vene- että GoExpo-messuilla. Yhdistyksen uudet virkistysalueet ovat Keravanjärvi Mäntsälässä, Andö ja Hankelö Inkoossa sekä Antiaisenkannas Lohjalla. Kolme ensimainittua saatiin vaihdossa Suomen valtion kanssa. jossa yhdistys luopui Fiskträskin virkistysalueesta, joka liitettiin Sipoonkorven kansallispuistoon. 8 MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT 9 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN LEENA NIINIMAA Valtuuskunnan puheenjohtaja