KOKKOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ KOKOUSKUTSU/ASIALISTA 2/2011 Yhteinen kirkkoneuvosto 3.3.2011 1 (14) AIKA Tiistai 8.3.2011 klo 16.30 PAIKKA Taloustoimisto, Kustaa Aadolfinkatu 16 KOKOUSASIAT Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastajien valinta ja pöytäkirjan nähtävillä pitäminen Työjärjestyksen hyväksyminen 30 Seurakuntayhtymän asunto-osakehuoneistot 31 Seurakuntayhtymän myytävät kiinteistöt 32 Seurakuntayhtymän kaavoitetut rantapalstat 33 Avustusanomus / Eläinhoitola Kotipesä ry 34 Päätöksen oikaiseminen / hankintasäännön hyväksyminen 35 Seurakuntayhtymän taloussääntö 36 Talousarvioavustukset 2011 37 Eronpyyntö luottamustehtävästä / Huhtamäki 38 Eronpyyntö vastaanottosihteerin toimesta 39 Kirjanpitäjän viran virkajärjestelyt 40 Yhteistyötoimikunnan kokouksen pöytäkirja 2.2. 41 Tilinpäätösnäkymät 42 Tarjouspyyntö hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista 43 Anomus hautauskulujen poistamiseksi 44 Muut mahdolliset asiat Merk. PETER KANKKONEN puheenjohtaja Vilhelm Kankkonen hallintojohtaja
2 KOKKOLAN SEURAKUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 2/2011 Yhteinen kirkkoneuvosto 8.3.2011 AIKA Tiistai 8.3.2011 klo 16.30 18.15 PAIKKA Taloustoimisto, Kustaa Aadolfinkatu 16 LÄSNÄ x Kankkonen Peter puheenjohtaja x Hautamäki Esko varapuheenjohtaja x Autio Mauri - (Haapalehto Seija) x Hanhikoski Kari - (Pihlajamaa Juha) - Hägg Monica x (Jansson Peter) x Isohanni Irma - (Mehtälä Anja) x Joensuu Erkki - (Kinnunen Erkki) x Kallinen Markku - (Stenberg Marja-Leena) x Lapinoja Antti 36 47 - (Puutio Eeva) x Mård Sanna - (Mutka Seppo) x Pensaari Paula 30 41 - (Rytioja Antti) x Salo Tuula - (Hautala Marja-Helmi) x Stenman Nils-Erik - (Anderson Elisabeth) x Maijala Aimo ykv:n puheenjohtaja 30 43 x Toskala Jouko ykv:n varapuheenjohtaja 30 43 - Harju Veli-Pekka kirkkoherra, Kaustinen ja Ullava - Jukkola Tuomo kirkkoherra, Lohtaja - Niemelä Heikki kirkkoherra, Kälviä x Sirviö Jouni kirkkoherra, Kokkolan suom. x Kankkonen Vilhelm hallintojohtaja - Björkström Aune-Inkeri viestintäpäällikkö x Hanni Eero toimistopäällikkö x Herlevi Susanna pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirja käsittää pykälät 30 47 KOKOUKSEN AVAUS, LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Puheenjohtaja piti alkuhartauden, jonka jälkeen hän avasi kokouksen. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA JA PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Mauri Autio ja Irma Isohanni. Tarkastus on torstaina 10.3.2010 klo 15.00 taloustoimistossa. Tarkastettu pöytäkirja on nähtävillä taloustoimistossa 11.3. 25.3.2011.
3 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslistan mukaiset asiat sekä lisäasioina 1. Sivutoimilupa-anomus / Isohanni 2. Chydenius-pappilan vesikaton kunnostus ja rakennesuunnittelijan nimeäminen 3. Ilmoitusasiat 30 / 11 SEURAKUNTAYHTYMÄN ASUNTO-OSAKEHUONEISTOT Yhteinen kirkkoneuvosto asetti syksyllä 2010 työryhmän kartoittamaan yhtymän kiinteän ja irtaimen omaisuuden mahdollisia myyntikohteita. Työ on käynnistynyt ripeästi ja työryhmän mielestä lähtökohtana pidetään seurakuntatoiminnassa tarvittavien tilojen määrittelyä. Aikanaan sijoitusmielessä ja lähinnä työntekijöitä varten hankittujen asuntoosakkeiden omistaminen ei tänä päivänä ole erityisen kannattavaa eikä tarpeellista. Sen pohjalta näkemys on, että ensi vaiheessa tarjotaan myytäväksi seurakuntayhtymän hallinnassa olevat asunto-osakkeet: Yhtiön nimi osoite osakkeiden pinta-ala numerot As. Oy Vingen Vingenkatu 14 B 306 736 795 60 m 2 As. Oy Skuggan Virkakuja 9 as 10 336 380 65,5 m 2 As. Oy Skuggan, autotalli 929 934 23 m 2 As. Oy Mariankatu 38 Mariankatu 38 C 209 883 996 84 m 2 As. Oy Mariankatu 38, autotalli 1504 1510 19 m 2 As. Oy Lehteri Katariinankatu 15 as 6 4067 4657 34 m 2 As. Oy Kokkolan Länsipuisto Kolumäki 1 B 17 8991 9295 30,5 m 2 Luovutukset käsitellään irtaimen omaisuuden kauppana, koska kyseessä on osakkeiden eikä kiinteistöjen myynti. Päätöstä ei tarvitse alistaa Kirkkohallituksen vahvistettavaksi. Ehdotus Yhteinen kirkkoneuvosto myöntää luvan edellä mainittujen asunto- ja autotalliosakkeiden myyntitoimeksiantoon ja valtuuttaa hallintojohtajan yhdessä toimistopäällikön kanssa allekirjoittamaan kiinteistövälittäjän kanssa toimeksiannon. Välittäjän arvion perusteella neuvosto määrittelee myöhemmin kohteille minimihinnan ja valtuuttaa hallintojohtajan yhdessä toimistopäällikön kanssa allekirjoittamaan osakkeiden luovutusasiakirjat. Keskustelun jälkeen ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.
4 31 / 11 SEURAKUNTAYHTYMÄN MYYTÄVÄT KIINTEISTÖT Kokkolan vanha pappila Katariinankadulla ei ole vuosiin ollut seurakuntatoiminnan käytössä. Seurakunnan nykyisiä ja entisiä työntekijöitä on asunut siinä vuokralla. Arvokkaalla tontilla sijaitseva 650 m 2 :n pappila on rakennettu 1933 ja omaa suojelumerkinnän ulkopuolisilta osiltaan. Lisäksi kiinteistöön kuuluu tyhjä tontti, jolle on laadittu asemakaava 1990-luvulla. Lohtajan pikku-pappila on 450 m 2 :n rivitalotyyppinen kiinteistö keskeisellä paikalla Lohtajalla. Se on rakennettu 1960-luvulla, eikä sen ylläpito ilman perusteellista remonttia ole tarkoituksenmukaista. Alun perin seurakunnan viranhaltijoille rakennettu ja vuokrattu kiinteistö on nykyään vuokrattu muille kuin seurakunnan työntekijöille. Luovutukset ovat kiinteän omaisuuden myymistä ja ne on alistettava kirkkohallituksen vahvistettavaksi. Ehdotus Yhteinen kirkkoneuvosto myöntää luvan edellä mainittujen kiinteistöjen myyntitoimeksiantoon parhaan tuoton edellyttämällä tavalla ja valtuuttaa hallintojohtajan yhdessä toimistopäällikön kanssa allekirjoittamaan kiinteistöjen luovutusasiakirjat. Kaupat tuodaan yhteisen kirkkoneuvoston kautta yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Keskustelun jälkeen ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 32 / 11 SEURAKUNTAYHTYMÄN KAAVOITETUT RANTAPALSTAT Kanta-Kokkolan metsiä sijaitsee Kruunupyyn kunnassa, Alavetelissä. Seurakuntayhtymän palstaan kuuluu Sejsar-järvi, johon on laadittu rantakaava neljää vapaa-ajan asuntoa varten. Tontit ovat kooltaan 2.000 5.000 m 2. Aikoinaan kaavoitus on tähdännyt nimenomaan vapaa-ajan asutuksen laajentamiseen hyvien kulkuyhteyksien varrella oleville erämaajärville. Myyntityöryhmän mielestä tonttien hyödyntäminen olisi nyt ajankohtaista ja palvelisi siten runsasta vapaa-ajan rakentamisen kysyntää. Liite A/ 32 kaavakuva Luovutukset ovat kiinteän omaisuuden myymistä ja ne on alistettava kirkkohallituksen vahvistettavaksi.
5 Ehdotus Yhteinen kirkkoneuvosto myöntää luvan edellä mainittujen rantatonttien myyntitoimeksiantoon parhaan tuoton edellyttämällä tavalla ja valtuuttaa hallintojohtajan yhdessä toimistopäällikön kanssa allekirjoittamaan kiinteistöjen luovutusasiakirjat. Kaupat tuodaan yhteisen kirkkoneuvoston kautta yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Keskustelun jälkeen ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 33 / 11 AVUSTUSANOMUS / ELÄINHOITOLA KOTIPESÄ RY Eläinhoitola Kotipesä on lähettänyt anomuksen rakennuspuista. Eläinhoitola perustaa Kokkolan Hanhinevalle pieneläinten hautausmaan ja kirkon, liite A/ 33. Samanlainen anomus on jätetty Kokkolan kaupungille. Kaupungin päätös saadaan kokoukseen mennessä. Ehdotus: Valtuutetaan toimistopäällikkö Eero Hanni sopimaan Eläinhoitola Kotipesälle annettavista rakennuspuista. Lahjan rahallinen arvo ei saa ylittää 1.000 euroa. Keskustelun jälkeen päätettiin yksimielisesti yhtyä Kokkolan kaupungin päätökseen, jonka mukaan ennen kuin anomukseen otetaan kantaa, tulee hakijan esittää yksityiskohtaiset piirustukset ja selvitykset suunnitelluista rakentamishankkeista sekä hankkeille tarvittavat viranomaisluvat. 34 / 11 PÄÄTÖKSEN OIKAISEMINEN / HANKINTASÄÄNNÖN HYVÄKSYMINEN Yhteinen kirkkoneuvosto ehdotti edellisessä kokouksessa, että yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy seurakuntayhtymän hankintasäännön. Uuden taloussääntömallin mukaan hankintasäännön hyväksyminen kuuluu yhteiselle kirkkoneuvostolle. Ehdotus: Hyväksytään Kokkolan seurakuntayhtymän hankintasääntö otettavaksi käyttöön välittömästi. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.
6 35 / 11 SEURAKUNTAYHTYMÄN TALOUSSÄÄNTÖ Kirkkohallituksen virastokollegio hyväksyi 4.11.2010 seurakuntien taloussääntömallin. Taloussääntömalli on uudistettu edellisen kerran huhtikuussa 2004 ja sen jälkeen on tullut muutoksia mm. kirkkojärjestykseen, kirjanpitolakiin ja hankintalakiin. Myös Kirkkohallituksen ohjeet toiminta- ja taloussuunnitelman sekä tilinpäätöksen laatimiseen on päivitetty sen jälkeen. Kirkkohallitus on antanut seurakunnille kevään 2004 jälkeen kirjanpito-ohjeiden lisäksi ohjeet mm. sisäisestä valvonnasta, suunnitelman mukaisista poistoista, haudanhoitosopimuksista, hankintalain noudattamisesta ja konsernitaseen laadinnasta. Seurakuntien kirjanpitoasioiden neuvottelukunta on valmistellut taloussääntömallin seurakunnille ja Kirkkohallituksen mallisääntötyöryhmä on ottanut siihen kantaa. Taloussääntöön on tehty mm. seuraavat muutosehdotukset: - Kirkkojärjestyksen 15 luvun 10 pykälän muutoksen mukaan kirkkovaltuusto tai yhteinen kirkkovaltuusto valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien tarkastamista varten joko vähintään yhden tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan taikka näiden sijasta tilintarkastusyhteisön. Luottamushenkilötilintarkastajia ja tilintarkastajien puheenjohtajaa ei enää valita valtuustokaudelle 2011 2014. Kiinteän ja irtaimen omaisuuden sekä kassavarojen ja arvopaperien tarkastus hoidetaan osana sisäistä valvontaa ja (ulkoinen) tilintarkastaja tarkastaa ne hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa. Tilintarkastajalta ei edellytetä seurakunnan jäsenyyttä. Seurakuntien tilintarkastuksessa noudatetaan hyvää tilintarkastustapaa ja soveltuvin osin tilintarkastuslakia. - Taloussääntömallissa on pyritty kiinnittämään huomiota vain oleellisiin asioihin ja kirkkoneuvoston asemaa seurakunnan operatiivisena johtajana on korostettu. Kirkkoneuvosto vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja kehittämisestä sekä siitä, että se myös toimii käytännössä. Kirkkoneuvosto vastaa toiminnan ja talouden raportointitapojen kehittämisestä. Kirkkoneuvosto hyväksyy seurakunnan hankintasäännön. Taloussääntömallin mukaan esimerkiksi talousarvion muutosesitykset kirkkovaltuustolle ovat mahdollisia vain tilivuoden aikana, osto- ja myyntilaskujen sekä muiden tositteiden käsittelyyn osallistuu vähintään kaksi henkilöä ja hautainhoitorahastot hoidetaan samojen säännösten, kaavojen ja ohjeiden mukaan kuin seurakunnan kirjanpito. Liite A/ 35 taloussääntö Taloussääntöä ei tarvitse alistaa tuomiokapitulin vahvistettavaksi. Ehdotus: Yhteinen kirkkoneuvosto ehdottaa, että yhteinen kirkkovaltuusto vahvistaa uuden taloussäännön otettavaksi käyttöön 1.5.2011. Keskustelun jälkeen ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.
7 36 / 11 TALOUSARVIOAVUSTUKSET 2011 Tämän vuoden talousarviossa on varattu 20.000 euroa muihin talousarvioavustuksiin kuin lähetystyölle, merimieslähetystyölle ja kansainväliseen diakoniaan. Avustusta ovat anoneet: Anomus TA-avustus 2010 Kokkolan vapaaehtoistoiminnan yhdistys ry 7.500 7.000 Kokkolan ensi- ja turvakoti ry 15.000 15.000 Kokkolanseudun Omaishoitajat ja Läheiset ry 20.000 15.000 Ventuskartano ry 12.000 10.000 Lohtajan kirkkomusiikkijuhlat ry 10.000 5.000 Kokkolan vapaaehtoistoiminnan yhdistys on lopettanut toimintansa tämän vuoden alussa. Ehdotus: Myönnetään talousarvioavustuksina: Kokkolan ensi- ja turvakoti ry Kokkolanseudun Omaishoitajat ja Läheiset ry Ventuskartano ry Lohtajan kirkkomusiikkijuhlat ry 6.600 e 6.600 e 4.400 e 2.400 e Avustuksista käydyn keskustelun aikana Esko Hautamäki ehdotti, että avustuksina myönnettäisiin 18.000 euroa: Kokkolan ensi- ja turvakoti ry Kokkolanseudun Omaishoitajat ja Läheiset ry Ventuskartano ry Lohtajan kirkkomusiikkijuhlat ry 6.000 e 6.000 e 4.000 e 2.000 e Hän ehdotti, että loppuosa eli 2.000 euroa varattaisiin myöhemmin esille tuleviin tarpeisiin. Irma Isohanni ja Nils-Erik Stenman kannattivat ehdotusta. Suoritetussa äänestyksessä esittelijän ehdotus ei saanut yhtään ääntä ja Esko Hautamäen ehdotus sai 12 ääntä. Puheenjohtaja totesi, että Esko Hautamäen ehdotus on tullut hyväksytyksi. Markku Kallinen ilmoitti olevansa Ventuskartano ry:n hallituksen puheenjohtaja ja siten jäävi. Hän poistui asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.
8 37 / 11 ERONPYYNTÖ LUOTTAMUSTEHTÄVÄSTÄ / HUHTAMÄKI Jorma Huhtamäki pyytää eroa yhteisen yhteiskunnallisen työn johtokunnan varajäsenyydestä 1.3.2011 alkaen. Hänet on valittu johtokuntaan Heikki Salon henkilökohtaiseksi varajäseneksi. Ehdotus: Yhteinen kirkkoneuvosto ehdottaa, että yhteinen kirkkovaltuusto 1. myöntää Jorma Huhtamäelle eron yhteiskunnallisen työn johtokunnan varajäsenyydestä 1.3.2011 alkaen, 2. valitsee uuden henkilökohtaisen varajäsenen yhteiskunnallisen työn johtokuntaan vuosiksi 2011 2012. Päätösehdotuksen kohdat 1 ja 2 hyväksyttiin yksimielisesti. 38 / 11 ERONPYYNTÖ VASTAANOTTOSIHTEERIN TOIMESTA / TOLONEN Perheasiain neuvottelukeskuksen vastaanottosihteeri Paula Tolonen pyytää eroa vastaanottosihteerin toimesta 1.11.2011 alkaen jäädäkseen varhennetulle vanhuuseläkkeelle. Paula Tolonen on tullut seurakuntayhtymän palvelukseen 1.1.2001, joten palvelusvuosia on kertynyt lähes 11. Ehdotus: Kiitollisena pitkäaikaisesta palveluksesta myönnetään Paula Toloselle ero vastaanottosihteerin toimesta 1.11.2011 alkaen. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 39 / 11 KIRJANPITÄJÄN VIRAN VIRKAJÄRJESTELYT Irja Kivistö on hoitanut seurakuntayhtymän kirjanpitäjän virkaa 1.6.2010 alkaen ja sitä ennen viransijaisena 1.1.2010 lähtien. Hän on kuitenkin ollut virkavapaalla 4.8.2010 alkaen ja virkavapaa jatkuu 30.6.2011 saakka. Kirjanpitäjän työtehtävät on tällä hetkellä jaettu taloustoimiston muiden työntekijöiden kesken. Lähinnä tehtäviä ovat hoitaneet Carina Holm ja Heidi Kauppinen. Työtehtävien selkeyttämisen vuoksi olisi kuitenkin tarkoituksenmukaista nimetä kirjanpitäjälle viransijainen jäljellä olevalle virkavapaan ajalle. Kirjanpitäjän viran palkka on aikaisemmin määritelty vaativuusryhmän 501 mukaiseksi.
9 Ehdotus: Yhteinen kirkkoneuvosto 1. nimeää Carina Holmin hoitamaan viran tehtäviä viransijaisena 15.3.2011 lähtien ja 30.6.2011 saakka, 2. vahvistaa viransijaisen vaativuusryhmäksi 501. Päätösehdotuksen kohdat 1 ja 2 hyväksyttiin yksimielisesti. 40 / 11 YHTEISTYÖTOIMIKUNNAN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA 2.2. Yhteistyötoimikunta on pitänyt kokouksen 2.2., liite A/ 40. Ehdotus: Merkitään pöytäkirja tiedoksi. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 41 / 11 TILINPÄÄTÖSNÄKYMÄT Vuoden 2010 tilinpäätös alkaa hahmottua. Ohessa on toteutumavertailu ulkoisista menoista ja tuloista, sekä tuloslaskelma, jossa vertailu edellisvuosien ja budjetin vastaaviin eriin, liite A/ 41. Toimintatuotot ovat ylittäneet budjetin, kasvua edellisvuodesta lähes 32 %. Tuottojen kasvu johtuu osittain Kälviän evankeliumijuhlista. Toimintakulut kokonaisuutena ovat pysyneet lähes budjetin raameissa, alitus 0,2 %, kasvua edellisvuodesta 6 %. Henkilöstökulujen toteutuma on 94 %, vähennystä 0,2 %. Toimintakate (toimintatuottojen ja -kulujen erotus) on 93,5 % budjetoidusta, kasvua 3,1 %. Verotulot ylittävät budjetin 3,4 %:lla, laskua edellisvuodesta 1,2 %. Vuosikate -335.000 euroa on n. 957.000 budjetoitua parempi. Se on n. 621.000 edellisvuotta huonompi. Tilikauden tulos on tässä vaiheessa noin 1.015.000 euroa alijäämäinen. Tilinpäätösvaiheessa voi tulla pieniä tulokseen vaikuttavia oikaisu- ja muita kirjauseriä.
10 Lyhyenä yhteenvetona voi tässä vaiheessa todeta, että viime vuosi oli käyttötalouden osalla todella huono. Loppuvuoden maksuvalmiusongelmat pakottivat lainanottoon toimintaa varten. Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Hallintojohtajan selostus tilinpäätösnäkymistä merkittiin tiedoksi. 42 / 11 TARJOUSPYYNTÖ HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA Kirkkojärjestyksen 15 luvun 10 pykälään on tullut muutos, jonka mukaan vain ammattitilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö hoitaa seurakuntien tilintarkastuksen valtuustokaudesta 2011 2014 alkaen. Seurakuntavaaleissa 2010 valittu yhteinen kirkkovaltuusto valitsee vähintään yhden tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan tai näiden sijasta tilintarkastusyhteisön valtuustokauden ajaksi. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla JHTT-, KHT- tai HTM-tilintarkastaja taikka JHTT-, KHT- tai HTM- tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastusyhteisön on määrättävä päävastuulliseksi tilintarkastajaksi JHTT-, KHT- tai HTM-tilintarkastaja. Tilintarkastajalta ei edellytetä seurakunnan jäsenyyttä. Taloussääntömallin mukaan seurakunnan hallinnon ja talouden valvonta järjestetään siten, että ulkoinen valvonta (tilintarkastus) ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Tilintarkastusyhteisönä on kuluneen kauden toiminut Audiator Oy ja vastuullisena tarkastajana JHTT-tarkastaja Asko Vanhatupa. Nyt on tarkoitus pyytää tarjoukset uuden kauden osalta. Kun seurakuntayhtymä kilpailuttaa tilintarkastuksen valtuustokauden 2011 2014 ajalle, hankinnan valintaperusteeksi valitaan kokonaistaloudellinen edullisuus. Seurakuntatalous määrittelee tarjouspyynnössä tärkeysjärjestyksessä tai painoarvot antaen ne valintakriteerit, joita se noudattaa tehdessään päätöstä tarkastuspalvelun hankinnasta. Tällaisia valintakriteerejä ovat tilintarkastajan ja varatilintarkastajan ammattitutkinnon tai ammattitutkintojen lisäksi muun muassa: - tarkastustyön kokonaishinta seurakunnan ilmoittaman päivämäärän mukaan ilman arvonlisäveroa. Kokonaishinta pitää sisällään kirkkojärjestyksen mukaisten tehtävien sekä erikseen määriteltyjen tehtävien tilintarkastuksen yhteensä, - tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön arvio tarkastuspäivien lukumäärästä, - seurakuntien ja koko kirkon toiminnan, hallinnon ja talouden tuntemus, - kokemus julkisen hallinnon ja talouden tarkastamisesta,
11 - tilintarkastajan laadunvarmistusjärjestelmän kuvaus, miten se on järjestetty ja miten sen toimivuutta valvotaan, - tilintarkastusyhteisön työvälineet tilintarkastusta varten ja laadunvalvontajärjestelmän kuvaus, miten se on järjestetty ja miten sen toimivuutta valvotaan, - kuinka usein ja miten tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö kysyy palautetta asiakkaaltaan. Kokonaishintaa lisäkuluineen ei suositella kaikkein painavimmaksi valintakriteeriksi, koska tilintarkastuksen palkkiot ovat pienet seurakunnan muihin hallintomenoihin verrattuna ja koska hyvin hoidettu tilintarkastus on seurakunnan etujen mukaista. Liitteenä on tarkastuspalveluiden hankkimiseksi tarjouspyyntömalli, jota kirkkoneuvosto voi muokata omien tarpeiden ja olosuhteiden mukaiseksi, liite A / 42. Ehdotus: Yhteinen kirkkoneuvosto 1. kilpailuttaa tilintarkastuksen kaudelle 2011 2014, 2. määrittelee ehdotuksen tarvittavien tarkastuspäivien määrästä, valintakriteereistä ja painoarvoista, 3. päättää kenelle tarjouspyyntö lähetetään ja että tarjouspyyntö laitetaan myös HILMAan, 4. hyväksyy tarjouspyyntöehdotuksen ja valtuuttaa hallintojohtajan yhdessä toimistopäällikön kanssa tarkistamaan ja korjaamaan tarjouspyynnön ennen kuin se postitetaan. Keskustelun jälkeen päätettiin yksimielisesti kilpailuttaa hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut kaudelle 2011 2014. Tarvittavien tarkastuspäivien määrä on 15. Valintakriteerinä on hinta ja sen painoarvo on 100 %. Valtuutettiin hallintojohtaja ja toimistopäällikkö valitsemaan ne tilintarkastusyhteisöt, joille tarjouspyyntö lähetetään ja ilmoittamaan hankinnasta julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanava HILMAssa. 43 / 11 ANOMUS HAUTAUSKULUJEN POISTAMISEKSI
12 44 / 11 SIVUTOIMILUPA-ANOMUS / ISOHANNI Kiinteistöpäällikkö Anna-Maria Isohanni anoo sivutoimilupaa yritystoiminnan harjoittamiseen. Liikevaihto tulee olemaan n. 5.000 euroa vuodessa ja työaika noin 80 h / vuodessa. Ehdotus: Myönnetään Anna-Maria Isohannille sivutoimilupaa oman yrityksen harjoittamiseen edellytyksenä, että toiminta pysyy pienimuotoisena. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Sivutoimi ei saa haitata kiinteistöpäällikön viran hoitamista. 45/11 CHYDENIUS-PAPPILAN VESIKATON KUNNOSTUS JA RAKENNESUUNNITTELIJAN NIMEÄMINEN Chydenius-pappila on museoviraston suojelema kohde. Pappilan pannukatto on erittäin heikkokuntoinen ja sen kunnostukseen on varauduttu kuluvan vuoden talousarviossa. Katon kunnostustyöstä pidetään urakkakilpailu. Työn suunnittelusta on pyydetty tarjous viideltä arkkitehtitoimistolta, joilla on riittävä kokemus ja vaadittava rakennustaiteellinen ammattitaito. Määräaikaan mennessä saatiin kolme vastausta, joista yksi hylättiin. Edullisimman tarjouksen 7.380 euroa, sis. alv:n, esitti Arkkitehtitoimisto Klemola & Co Tampereelta, liite A/ 45. Kohteessa tarvitaan myös rakennesuunnittelijaa. Työtehtävän hankalan määriteltävyyden ja ilmeisen vähäisyyden perusteella esitetään tehtävään nimettäväksi tuntilaskutuksella paikallinen rakennesuunnittelutoimisto. Ehdotus Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy edullisimman tarjouksen tehneen Arkkitehtitoimisto Klemola & Co:n Tampereelta kohteen suunnittelijaksi. Yhteinen kirkkoneuvosto antaa kiinteistöpäällikölle luvan tarvittavan rakennesuunnittelun ostamiseen tuntilaskutuksella paikalliselta rakennesuunnittelutoimistolta. Keskustelun jälkeen ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.
13 46/ 11 ILMOITUSASIAT 1. Pirskerin rakennusten purku Seurakuntayhtymä sai kaupungin rakennusvalvonnalta syksyllä 2010 luvat Pirskerin leirikeskuksen päärakennuksen, majoitusrakennuksen ja kolmen mökin purkamiseen ja poissiirtämiseen. Majoitusrakennus on Kälviän Lions Clubin lahjoittama ja pystyttämä, joten sen siirtäminen on sovittu jätettäväksi heidän tehtäväkseen. Myynti-ilmoitus oli Kokkola-lehdessä 16.2. ja tarjousten jättöaika oli 4.3.2011. Määräajassa saatiin kahdeksan tarjousta, joista kuusi koski pelkästään majoitusmökkejä ja kaksi myös päärakennuksen purkutyötä. Mökit myydään korkeimman tarjouksen jättäneelle Jouni Hillille. Hinta on yhteensä 2.850 euroa. Päärakennuksen purkaminen ja poissiirtäminen annetaan Kone-Saloselle hintaan 12.000 euroa (alv 0 %). Salonen siistii tuohon hintaan myös majoitusmökkien pohja-alueet. Siirrot ja purkutyöt on tehtävä 30.6.2011 mennessä. Hirsinen majoitusrakennus siirretään kesän aikana pois Lions Clubin toimesta. Leirikeskuksen alueelle jää vielä rantasauna ja liiteri, sekä huvimaja ja laavu. 2. Luottotappiot Tilinpäätöksen yhteydessä olisi syytä poistaa vanhoja saatavia, joita todennäköisesti ei tulla maksamaan. Neuvosto antaa periaatteet luottotappiokirjauksesta ja päätös tehdään seuraavassa kokouksessa. Tulisiko jatkossa käyttää perintätoimistoa? 3. Bulletlaina Kun valtuusto päätti lainan otosta, päätettiin, että puolet (1,5 milj. euroa) otetaan kiinteällä ja puolet viitekorolla. Laina on nostettu 13.1.2011 jolloin kokonaiskoroksi tuli 3,84 % kymmenelle vuodelle. Lainaa ei lyhennetä vaan se on ns. bulletlaina. 4. Krematorio Prodecon kustannusarvio ja käyttökustannuslaskelmat on saatu. Krematorion info-materiaali on työn alla.
14 Pirskerin rakennusten purku, bulletlaina ja krematorion tilannekatsaus merkittiin tiedoksi. Saatavien poistamisesta päätetään seuraavassa kokouksessa. 47 / 11 OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS SEKÄ KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus ovat pöytäkirjan liitteenä A/ 47. Puheenjohtaja piti loppurukouksen ja päätti kokouksen klo 18.15. Kokouksen puolesta Vakuudeksi Peter Kankkonen puheenjohtaja Susanna Herlevi pöytäkirjanpitäjä Olemme tarkastaneet pöytäkirjan 10. helmikuuta 2011. Mauri Autio Irma Isohanni