Pöytäkirja 2/2015 1 (20) Johtoryhmä 23.04.2015 Aika 23.04.2015 klo 09:45-12:06 Paikka Videokokous: Kotka BK0022, Kouvola päärakennus 247, Mikkeli H208 Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 13 Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen 3 14 Edellisen kokouksen pöytäkirja 4 15 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 5 16 Budjetti/tulosseuranta 1-3/2015 6 17 Xamk RAKE-hankkeet 2016 7 18 Opetuksen tietojärjestelmän valinta 8 19 XAMK-KYAMK-MAMK toimenpideohjelma vuosille 2014 2016 9 20 Tilinpäätös 2014 10 21 Mamk ja Kyamk henkilötyövuodet 2014 11 22 Henkilöstökertomus 2014 12 23 Kampuskohtaisten turvallisuusryhmien jäsenet 13 24 Kunniamerkkiesitykset 2015 16 25 Muut asiat 17 26 Tiedoksi asiat 18 27 Seuraava kokous 19 28 Kokouksen päättäminen 20
Pöytäkirja 2/2015 2 (20) Johtoryhmä 23.04.2015 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Saastamoinen Heikki toimitusjohtaja, rehtori pj. Heiskanen Marjo hallinnon suunnittelija siht. Jyräs Katja oto. henkilöstöpäällikkö (Xamk) kutsuttuna asiantuntijajäsene nä Niemi Kalevi vararehtori (Mamk) Rautaniemi Pirkko hallintojohtaja (Xamk) Siira Heikki talous- hallintojohtaja (Mamk) Tallinen Tero Toikka Mirja oto. talousjohtaja (Xamk) varatoimitusjohtaja, vararehtori Vänttinen Tuija opetusjohtaja (Mamk) kutsuttuna asiantuntijajäsene nä Allekirjoitukset Heikki Saastamoinen pu heenjohtaja Marjo Heiskanen sihteeri Käsitellyt asiat 13-28 Pöytäkirjan tarkastus Pirkko Rautaniemi hallintojohtaja Pöytäkirja yleisesti nähtävillä Aika Paikka Pöytäkirjan valmistuttua Henkilöstön intranet Staff
Pöytäkirja 2/2015 3 (20) Johtoryhmä 13 23.04.2015 Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen Johtoryhmä 23.04.2015 13 Puheenjohtaja Saastamoinen avasi kokouksen klo 9.45 ja totesi johtoryhmän uuden kokoonpanon. Toimitusjohtaja, rehtori on kutsunut johtoryhmään entisten jäsenten lisäksi opetusjohtaja Tuija Vänttisen ja oto. henkilöstöpäällikkö Katja Jyräksen. Petteri Ikonen on siirtynyt kulttuurin koulutusjohtajan tehtäviin ja ei näin ollen kuulu enää konsernin johtoryhmän kokoonpanoon. Esityslistalla olevien asioiden lisäksi muissa asioissa käsiteltiin konsernin henkilöstöjuhlan järjestäminen.
Pöytäkirja 2/2015 4 (20) Johtoryhmä 14 23.04.2015 Edellisen kokouksen pöytäkirja Johtoryhmä 23.04.2015 14 Merkitään tiedoksi edellisen kokouksen (28.1.2015) pöytäkirja. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyttiin ja merkittiin tiedoksi. Liitteet Liite 1 Konsernin joryn PTK 1/2015, 28.1.2015
Pöytäkirja 2/2015 5 (20) Johtoryhmä 15 23.04.2015 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Johtoryhmä 23.04.2015 15 Aikaisemman käytännön mukaisesti valitaan pöytäkirjan tarkastajaksi hallintojohtaja Pirkko Rautaniemi. Konsernin johtoryhmän pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin hallintojohtaja Pirkko Rautaniemi.
Pöytäkirja 2/2015 6 (20) Johtoryhmä 16 23.04.2015 Budjetti/tulosseuranta 1-3/2015 20/02.02/2015 Johtoryhmä 23.04.2015 16 Esittely talousjohtaja Tero Tallinen Talousjohtaja Tallinen esittelee budjetti/talousseurannan tammi-maaliskuun 2015. Budjetti/talousseuranta merkittiin tiedoksi. Liitteet Liite 2 Rake-kulujen seuranta 2015 Liite 3 Xamk Oy - Tuloseuranta 1.1.-31.3.2015
Pöytäkirja 2/2015 7 (20) Johtoryhmä 17 23.04.2015 Xamk RAKE-hankkeet 2016 18/00.01.05/2015 Johtoryhmä 23.04.2015 17 Esittely talousjohtaja Tero Tallinen Talousjohtaja Tallinen esittelee RAKE-hanke-esitykset 2016-2017. Toimitusjohtaja, rehtori hyväksyi rake-hanke-esitysten rahoitukset hallintojohtaja Rautaniemen ja talousjohtaja Tallisen 20.4.2015 tekemän esityksen mukaisesti poikkeuksena viepa, jonka hankkeelle, Uuden amkin lanseeraus, muutosjohtaminen ja viestintä, myönnettiin esityksestä poiketen 500 000 euron rahoitus. Liitteet Liite 4 RAKE-hanke-esitykset 2016-2017 Liite 5 Yksiköiden RAKE-hanke-esitykset 2016-2017
Pöytäkirja 2/2015 8 (20) Johtoryhmä 18 23.04.2015 Opetuksen tietojärjestelmän valinta 17/07.03/2015 Johtoryhmä 23.04.2015 18 Esittely opetusjohtaja Tuija Vänttinen Opetusjohtaja Vänttinen esittelee asian opetuksen tietojärjestelmän valinta. Opetusjohtaja Vänttisen tilannekatsaus opetuksen suunnittelun ja opetuksen hallinnon järjestelmäintegraatioon merkittiin tiedoksi. Toimitusjohtaja, rehtori päätti, että hankittava tietojärjestelmä kilpailutetaan.
Pöytäkirja 2/2015 9 (20) Johtoryhmä 19 23.04.2015 XAMK-KYAMK-MAMK toimenpideohjelma vuosille 2014 2016 16/00.01/2015 Johtoryhmä 23.04.2015 19 Esittely vararehtori, varatj. Mirja Toikka ja toimitusjohtaja, rehtori Heikki Saastamoinen Staffiin on perustettu työtila Kyamk-Mamk-Xamk toimenpideohjelma 2014 2016, Työtilat otsikon alle. Työtilaan on luotu seuraavat toimenpideohjelman suunnittelupohjat: palvelutoiminta TKI viestintäpalvelut KV-palvelut henkilöstöhallinto tutkintoon johtava koulutus (yhteiset toimenpiteet) laatujärjestelmä tukipalvelut taloushallinto hallintopalvelut Dokumentteihin kootaan tehtäviä tai asioita, joihin on paneuduttava ennen fuusiota. Dokumentteja pääsevät muokkaamaan nimetyt vastuuhenkilöt. Toimenpideohjelmaa käsitellään konsernin johtoryhmän kokouksessa 23.4. Keskustellaan asiasta ja päätetään jatkotoimenpiteistä. Toimitusjohtaja, rehtori päätti, että toimenpideohjelma käydään vielä läpi erikseen määriteltyjen työparien johdolla. Toimenpideohjelmaan jätetään vain ne toimenpiteet, jotka ovat fuusion kannalta tärkeitä toteuttaa vuoden 2015 2016 aikana. Toimenpideohjelmat käsitellään uudelleen konsernin johtoryhmän seuraavassa kokouksessa 12.5.2015.
Pöytäkirja 2/2015 10 (20) Johtoryhmä 20 23.04.2015 Tilinpäätös 2014 9/02.06/2015 Johtoryhmä 23.04.2015 20 Esittely toimitusjohtaja, rehtori Heikki Saastamoinen Toimitusjohtaja, rehtori Saastamoinen esittelee ta se kir jan tilikaudelta 1.1.-31.12.2014. Tasekirja sisältää yhtiön toi min ta ker tomuk sen ja tilinpäätöksen liitetietoineen. Tasekirjan on laatinut Kunnan Taitoa Oy. Esitys Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Liitteet Liite 6 Allekirjoitettu tasekirja 2014
Pöytäkirja 2/2015 11 (20) Johtoryhmä 21 23.04.2015 Mamk ja Kyamk henkilötyövuodet 2014 19/01.00.02/2015 Johtoryhmä 23.04.2015 21 Esittely vararehtori Kalevi Niemi Vararehtori Niemi esittelee Mamkin ja Kyamkin henkilötyövuodet 2014. Tilasto Kyamkin henkilötyövuosista 2011-2014 toimitetaan kokoukseen. Henkilöstöhallinnon tilastointi henkilötyövuosista yhtenäistetään. Oto. henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs vastaa henkilöstötiedonkeruusta vuonna 2015 Xamkissa, Mamkissa ja Kyamkissa. Kokouksessa todettiin, että myös muiden tilastointien osalta tiedonkeruu on yhdenmukaistettava, jotta kerätyt tiedot ovat vertailukelpoisia. Liitteet Liite 7 AMK:jen tiedonkeruu vv. 2011-2014 (henkilötyövuodet Mamk) Liite 8 AMK:jen tiedonkeruu vv.2011-2014 (henkilötyövuodet Kyamk)
Pöytäkirja 2/2015 12 (20) Johtoryhmä 22 23.04.2015 Henkilöstökertomus 2014 14/01/2015 Johtoryhmä 23.04.2015 22 Esittely oto. henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs Oto. henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs esittelee vuoden 2014 henkilöstökertomuksen. Henkilöstökertomus on salassa pidettävä asiakirja sen vahvistamiseen saakka. Henkilöstökertomuksen tunnusluvut on esitelty yhteistoimintaneuvottelukunnan kokouksessa 17.4.2015. Esitys Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Liitteet Liite 9 Henkilöstökertomus 2014
Pöytäkirja 2/2015 13 (20) Johtoryhmä 23 23.04.2015 Kampuskohtaisten turvallisuusryhmien jäsenet 10/09/2015 Johtoryhmä 23.04.2015 23 Esittely hallintojohtaja Pirkko Rautaniemi Hallintojohtaja Rautaniemi esittelee konsernin turvallisuusorganisaation. Turvallisuusryhmän kokoonpano: rehtori turvallisuuspäällikkö turvallisuusvastaavat (4hlöä) kiinteistöpäälliköt (2 hlöä) työsuojeluvaltuutetut tietohallintopäällikkö vararehtori talous- ja hallintojohtaja Turvallisuusryhmän tehtävänä on: - kehittää XAMKin turvallisuuskulttuuria sekä - seurata systemaattisesti turvallisuusstrategiaa ja - turvallisuustoimenpideohjelmaa - ryhmä kokoontuu rehtorin johdolla 2 krt. vuodessa. Mamkin johtoryhmä on kokouksessaan 31.3.2015 nimennyt turvallisuusryhmän jäseneksi hallinto- ja talousjohtaja Heikki Siiran. Kyamkin ja Mamkin johtoryhmät ovat kokouksissaan (Kyamk 1.4.2015 ja Mamk 31.3.2015) käsitelleet ja nimenneet konsernin kampuskohtaiset turvallisuustyöryhmät seuraavasti: Kasarminmäen kampus, Kouvola Turvallisuusvastaava, Teuvo Liikkanen Marja-Liisa Neuvonen-Rauhala, koulutusjohtaja (ensisijaisesti) tarvittaessa Petteri Ikonen koulutusjohtaja Jarmo Herkman, psykologi Jaakko Janhunen, opinto-ohjaaja Päivi Hämäläinen, terveydenhoitaja Riitta Leviäkangas, tiedottaja Juha Pekka Niilola, kiinteistövahtimestari Marko Saxell, työsuojelupäällikkö Metsolan kampus, Kotka
Pöytäkirja 2/2015 14 (20) Johtoryhmä 23 23.04.2015 Turvallisuusvastaava Hannu Salonen Olli Ervaala, koulutusjohtaja (ensisijaisesti) tarvittaessa koulutusjohtaja Päivi Mäenpää tai koulutusjohtaja Seija Aalto Jarmo Herkman, psykologi Anne Vuorivirta, opinto-ohjaaja Vilja Palonen, terveydenhoitaja Marja Metso, viestinnän erityisasiantuntija Marko Saxell, työsuojelupäällikkö Heikki Kalve, kiinteistöpäällikkö Kasarmin kampuksen, Mikkeli Turvallisuusvastaava, Juha Piispanen, kiinteistöpäällikkö, Mamk Timo Leinonen, työsuojeluvaltuutettu, Mamk Mari Rauhala, opintopsykologi, Mamk xx, opiskelijavastaava, Mamk Sirpa Pirskanen, terveydenhoitaja, opiskelijaterveydenhuolto Kati Hoffren, tiedottaja, Xamk Tuija Vänttinen, opetusjohtaja, tai paikalla oleva koulutusjohtaja, Mamk Savonniemen kampus, Savonlinna Turvallisuusvastaava, Tommi Pälli, suunnittelija, Xamk Sirpa Luukkainen, työsuojeluasiamies, Mamk Kirsi Kämäräinen, opiskelijakuraattori, Mamk xx, opiskelijavastaava, Mamk Maija Aalto, terveydenhoitaja, opiskelijaterveydenhuolto Anne Hakkarainen, markkinointisuunnittelija, Xamk Tuija Vänttinen, opetusjohtaja, tai paikalla oleva koulutusjohtaja, Mamk Petteri Paananen, projektipäällikkö, Kuitulaboratorio, Mamk Turvallisuustyöryhmän tehtävänä on ylläpitää ja edistää kampuksen turvallisuuskulttuuria - työryhmä käsittelee tarvittaessa turvallisuuspoikkeamat ja akuutit turvallisuuteen liittyvät tilanteet - pois lukien hätätilanteet 112, joissa ensisijainen toimija on aina viranomainen - työryhmän kehittää osaltaan kampuskohtaista turvallisuutta ja niihin liittyviä asioita - toimii turvallisuusvastaavan tukena turvallisuuteen liittyvissä asioissa - kokoontuu 2 kertaa vuodessa tai tarvittaessa useamminkin. Esitys Todetaan kampuskohtaisten turvallisuustyöryhmien kokoonpanot sekä keskustellaan ja päätetään turvallisuusryhmän kokoonpanosta.
Pöytäkirja 2/2015 15 (20) Johtoryhmä 23 23.04.2015 Todettiin kampuskohtaisten turvallisuustyöryhmien kokoonpanot ja toimitusjohtaja, rehtori päätti seuraavista lisäyksistä: Kasarmin kampus, Mikkeli - työsuojelupäällikkö Marja-Liisa Laitinen ja - opiskelijavastaava Elina Jouppila-Kupiainen Savonniemen kampus, Savonlinna - työsuojelupäällikkö Marja-Liisa Laitinen ja - opiskelijavastaava Pirjo Hartikainen Merkittiin liitteenä oleva turvallisuusorganisaation suunnitelma tiedoksi. Liitteet Liite 10 Xamkin turvallisuusorganisaation suunnitelma
Pöytäkirja 2/2015 16 (20) Johtoryhmä 24 23.04.2015 Kunniamerkkiesitykset 2015 21/01/2015 Johtoryhmä 23.04.2015 24 Esittely oto. henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs Liitteenä on OKM:n lähettämä ohje (9.4.2015) kunniamerkkiesitysten tekemisestä. Asiaa on käsitelty Kyamkin johtoryhmän kokouksessa 15.4.2015. Esitykset merkkien saajista käsitellään Kyamkin johtoryhmän seuraavassa kokouksessa 29.4.2015. Mamkin johtoryhmä on kokouksessaan 31.3.2015 päättänyt ministeriölle tehtävistä kunniamerkkiesityksistä. Toimitusjohtaja, rehtori päätti, että oto. henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs hoitaa kunniamerkkiesitysten tekemisen Xamkin, Mamkin ja Kyamkin osalta keskitetysti. Liitteet Liite 11 Ohje kunniamerkkiesitysten tekemisestä (OKM)
Pöytäkirja 2/2015 17 (20) Johtoryhmä 25 23.04.2015 Muut asiat Johtoryhmä 23.04.2015 25 Konsernin henkilöstöjuhla Toimitusjohtaja, rehtori päätti, että Kyamkin ja Xamkin henkilöstöille järjestetään yhteinen henkilöstöpäivä 21.8.2015 ja Mamk järjestää oman henkilöstöjuhlan erikseen sovittavana päivänä. Todettiin, että keskuskauppakamarin ansiomerkit jaetaan ko. henkilöstöpäivissä.
Pöytäkirja 2/2015 18 (20) Johtoryhmä 26 23.04.2015 Tiedoksi asiat Johtoryhmä 23.04.2015 26 Toimitusjohtaja, rehtori totesi, että konsernin johtoryhmätyöskentely jatkuu toistaiseksi uudella toimitusjohtaja, rehtorin vahvistamalla kokoonpanolla.
Pöytäkirja 2/2015 19 (20) Johtoryhmä 27 23.04.2015 Seuraava kokous Johtoryhmä 23.04.2015 27 Sovitaan seuraavan kokouksen ajankohta. Seuraavat kokoukset pidetään - tiistaina 12.5. klo 9-10, videokokouksena, asialistalla ainoastaan toimenpideohjelmat - keskiviikko 17.6. klo 9-11.30 videokokouksena.
Pöytäkirja 2/2015 20 (20) Johtoryhmä 28 23.04.2015 Kokouksen päättäminen Johtoryhmä 23.04.2015 28 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.06.