YLEISOHJE/ESITTELY 11.7.2012 LUKIEN

Valtiokonttori Ohje 1 (19) Tahti 11.7.2012 YLEISOHJE/ESITTELY 11.7.2012 LUKIEN

2 (19) MUUTOKSET Muutoksen kuvaus Muutospäivä Sivu- /kappalenumero Tehty pieniä stilistisiä korjauksia 23.1.2007 kappaleet 1, 3.2 ja 7 Rekisteriseloste siirretty erilliseksi dokumentiksi 23.1.2007 kappale 5 Vaihdettu kirjautumiseen liittyvät näytönkuvat uuden 29.7.2009 kappaleet 3 ja 4 tunnistuspalvelun mukaisiksi Poistettu selainvarmenteen asennusohje 8.6.2010 kappale 3.11 Muutettu VK:n graafisen ilmeen mukaiseksi 11.7.2012 koko asiakirja

3 (19) SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ... 4 1.1 Tahtin toimijat (VK:n, VM:n ja virastojen roolit Tahti-käyttäjinä)... 4 1.2 Tietojen ilmoittaminen (viraston ilmoitukset 12 kertaa vuodessa ja kerran vuodessa) 4 1.3 Maksullisuuden periaatteet... 4 2 TAHTIN TIETOTURVA JA KÄYTTÖOIKEUDET... 5 2.1 Tietoturvallisuus... 5 2.1.1 Turvatoimien päämäärät... 5 2.2 Käyttöoikeudet... 5 2.3 Turvallisuutta ohjaavaa lainsäädäntöä... 6 3 KÄYTETTY TEKNIIKKA... 8 3.1 Tekniset edellytykset Tahtin käytölle... 8 3.1.1 Ponnahdusikkunoiden asetukset... 8 3.2 Uusi käyttäjä... 12 4 TAHTIIN KIRJAUTUMINEN... 13 4.1 Vahva tunnistautuminen (toimikortti)... 13 4.2 Käyttäjätunnus ja salasana... 14 5 REKISTERISELOSTE/KUVAUS... 15 6 KÄYTTÖLIITTYMÄN KUVAUS... 16 6.1 Yhteystiedot... 16 6.2 Palautteet (palautelomake)... 17 6.3 Ohjeet... 17 7 ETUSIVU... 18 7.1 Koulutus... 18 7.2 VTML:n julkaisut / analyysit... 18 7.3 Keskustelut... 18 7.4 Tilauslomakkeet... 18 7.4.1 Nimikekoodin tilauslomake... 18 7.4.2 YK-palkkatekijän tilauslomake... 18 7.4.3 Uuden käyttäjän ilmoituslomake... 18 7.4.4 Pääkäyttäjälomake... 18 7.4.5 Työnantajaedustajan käyttöoikeuslomake... 19 7.4.6 Simuloinnin käyttöoikeuslomake... 19

4 (19) 1 YLEISTÄ Kaikki Tahtin palvelut kuten ohjeet, julkaisut, tiedotus ja keskusteluryhmät yms. yhteydenpidot virastojen, Palkeiden ja Valtiokonttorin välillä toteutetaan pääosin Tahtin kautta. Henkilötietolain (523/1999) 3 :n mukainen Tahtin rekisterinpitäjä on valtiovarainministeriö. Rekisteri on tarkoitettu tilasto- ja tutkimuskäyttöön, jota tarvitaan valtion työnantajatoiminnan ja henkilöstöhallinnan tiedonhallinnassa. Tietoturvasta on lain mukaan huolehdittava ja siksi Tahtin käyttö edellyttää vahvaa tunnistautumista eli PKI -toimikortin käyttöä Tahtiin sisään kirjautumisessa. Toimikortin käyttö on ehdotonta, silloin kun käyttäjällä on oikeus käsitellä henkilötason tietoja. Muu Tahtin käyttö ei välttämättä edellytä toimikorttia, mutta sen käyttöä suositellaan, koska se on tietoturvallinen tapa käsitellä Tahtin palveluja. Sähköisen PKI toimikortin myöntää väestörekisterikeskus ja Tahtin käyttäjätunnuksen Valtiokonttori. Tahti-käyttäjän oikeudet ovat aina henkilökohtaiset. Tämä ohje sisältää keskeistä tietoa kaikille käyttäjälle Tahtin palveluiden sisällöistä ja niiden käytöistä. Ohjeen sisältämät kuvat Tahtin näytöistä on otettu Tahtin testipuolelta. Kuvien tarkoituksena on havainnollistaa Tahtin sivujen näyttöjä mutta niiden sisältämät tiedot eivät vastaa todellisia tapauksia. Tahtin ohjeet löytyvät Tahtista käyttöliittymän oikeassa yläreunassa olevan Ohjeet-linkin takaa. Ohjeisiin saattaa tulla muutoksia, joten niiden ajantasaisuutta voi seurata kunkin ohjeen etusivulla olevasta päivämäärästä, joka kertoo viimeisen muokkausajankohdan. Ohjeiden alussa ylläpidetään taulukkoa muutostiedoista. 1.1 Tahtin toimijat (VK:n, VM:n ja virastojen roolit Tahti-käyttäjinä) Valtiovarainministeriö omistaa rekisterin ja edustaa työnantajatahoa, jonka tehtävänä on ylläpitää koko valtion kattavaa henkilörekisteriä. Valtiokonttorin tehtävänä on koota tieto rekisteriin, tarkastaa rekisterin oikeellisuutta, opastaa virastoja tietojen korjauksessa sekä huolehtia tietojen raportoitavuudesta. Virastoilla ja muilla tiedontoimittajilla (kuten palvelukeskuksilla) on velvollisuus toimittaa tietoa Tahtiin. 1.2 Tietojen ilmoittaminen (viraston ilmoitukset 12 kertaa vuodessa ja kerran vuodessa) Kuukausittaisessa tiedonsiirtoprosessissa korostuu virastojen vastuu tiedon oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Tahtissa virheellistä tietoa ei korjata vaan virheellinen tieto palautetaan korjattavaksi henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmiin. Operatiivisissa järjestelmissä korjattu tieto siirretään Tahtiin, jossa se käy läpi tarkastus- ja jalostusprosessin, jonka jälkeen tieto julkaistaan ja on käyttäjien raportoitavissa. Kuukausittaisen tiedon osalta virastojen on toimitettava tiedot Tahtiin viimeistään seuraavan kuukauden ensimmäisen työpäivän kuluessa. Kuukauden ensimmäisenä päivänä lähtee virastojen tiedontoimittajille automaattinen sähköpostimuistutus Tahti-tietojen lähettämisestä siinä tapauksessa, että tietoja ei ole vielä saatu Tahtiin. 1.3 Maksullisuuden periaatteet Tahtin pääperiaatteena on tiedon toimittaminen konsernipalveluna virastojen käyttöön maksutta. Maksuttoman palvelun piiriin kuuluvat tiedon toimitus, tiedon tarkastus, virheraportointi ja loppukäyttäjien valmisraportit. Maksullisia ovat lisäpalvelut, kuten simulointivälineen käyttö sekä siihen liittyvät koulutukset.

5 (19) 2 TAHTIN TIETOTURVA JA KÄYTTÖOIKEUDET 2.1 Tietoturvallisuus Tahti-palvelussa käsitellään työnantajatoimintaan tarkoitettua henkilöstötietoa. Kaikki Tahtin käyttö on tunnistautumisen takana eikä palvelua ole siis suunnattu viraston työntekijöille eikä kansalaisille. Tahtin käytön toivotaan olevan aktiivista ja palvelun tuottama tieto kaikkien niiden ulottuvilla, jotka tietoa työssään tarvitsevat. Tahtin käyttäjiä ovat myös ylin johto sekä esimiehet viraston päättämässä laajuudessa. Tietoturvan ja siihen liittyvän käyttöoikeushallinnan merkitys korostuu Tahtin kaltaisessa järjestelmässä, jonka tietokannassa tiedot ovat henkilötasolla. Tilastoetiikka: Tahtin raportointi tehdään henkilörekisteristä, jonka käyttötarkoitus on tilasto- ja tutkimuskäyttö. Tästä johtuen raportointi noudattaa rekisterin omistajan määrittelemiä seuraavia tilastoeettisiä periaatteita: Raporteilla ei näytetä sellaisia ansioita kuvaavia tietoja, joista käy ilmi yksittäisen henkilön ansiotiedot. Havaintojoukon on oltava vähintään 3, jotta havaintojoukon ansiotieto näytetään. Jos ansioita raportoidaan vertailutietona, on vertailutiedon havaintojoukon oltava vähintään 3 yksikköä (=virastoa ja henkilöä). (Poikkeus: hallinnonaloilla havaintojoukon alaraja on 2 virastoa). Lukumääräraporteilla ko. rajausta ei ole. Henkilötason tiedon käsittely: Oikeus henkilötason tiedon käsittelyyn on mahdollisimman rajatulla henkilöjoukolla. Virastoissa tällaisia henkilöitä ovat kuukausittaisesta tiedontoimittamisesta ja tietojen oikeellisuudesta vastaavat Tahtin käyttäjät. Henkilötason tiedon käsittely edellyttää vahvaa tunnistautumista (toimikortti) käyttäjän kirjautuessa Tahtiin. Henkilötason tiedon käsittelystä jää lokimerkintä Tahtiin. 2.1.1 Turvatoimien päämäärät Turvatoimien tärkeimmät päämäärät Tahtissa ovat: - Varmistaa, että Tahti tuottaa päätöksenteon tueksi luotettavaa tietoa valtionhallinnon sopimusneuvotteluihin. Erityisesti huolehditaan tietojen käytettävyydestä neuvottelujen aikana ja välittömästi niitä ennen. - Suojata järjestelmässä olevat henkilötiedot luvattomalta käsittelyltä. - Estää tietojen oikeudeton muuttaminen ja muut tietojen eheyttä vaarantavat tekijät. Tahtin tietoturvallisuuden valvonta perustuu osin suoriin tietoturvallisuutta valvoviin komponentteihin, osin epäsuoraan valvontaan. Suoraan tietoturvallisuutta valvovat komponentit käsittävät käyttäjätunnistuksen, palomuurin, käyttöjärjestelmien lokit, käytettyjen tuotteiden turvallisuuteen liittyvät vakio-ominaisuudet sekä muut vastaavat käyttöpalvelun järjestelmään kohdistuvat valvontapalvelut. Epäsuoran valvonnan kohteena Tahtissa ovat tiedostooperaatiot (tietojen lataus, siirto ja suuret muutokset) sekä käyttäjätunnuksiin liittyvä valvonta. 2.2 Käyttöoikeudet Tahtissa tietojärjestelmä päättelee käyttäjän käyttöoikeudet annetun roolin/roolien sekä rooliin liittyvien organisaatioiden perusteella. Käyttäjän rooli kertoo, millaisia asioita tai toimintoja käyttäjällä on oikeus tehdä Tahtissa. Rooliin liitetty organisaatiotieto kertoo, minkä virastojen tietoja käyttäjällä on oikeus käsitellä. Kaikilla käyttäjärooleilla on pääsy Tahtin sivustolle sekä vakioraportointiin.

Virastoissa käytössä olevat Tahtin käyttäjäroolit ja niihin liittyvät oikeudet ovat seuraavat 1 : - viraston pääkäyttäjä: *valmisraporttien käyttö *tiedon lähettäminen (kk-tiedonkeruu ja www-lomakekyselyt), virasto- ja virhepalautteiden käsittely, koodistojen selaus * viraston käyttäjien hallinnointi - viraston tiedontoimittaja: *valmisraporttien käyttö (vain tiedon toimittamiseen liittyvät raportit) *tiedon lähettäminen (kk-tiedonkeruu ja www-lomakekyselyt), virasto- ja virhepalautteiden käsittely, koodistojen selaus - viraston/hallinnonalan peruskäyttäjä *valmisraporttien käyttö - ministeriön ylin johto *valmisraporttien käyttö (erityisesti ylimmälle johdolle suunnatut raportit) * ansiot ministeriöissä kuution käyttö - työnantajaedustaja *valmisraporttien käyttö *työnantajaedustajille suunnattu osa sivustoa (Työnantajafoorumi, joka pitää sisällään työnantajakeskustelun ja työnantajamateriaalin) Rooliin voidaan liittää Tahtin virastokoodistosta yksittäisiä VHS-virastoja, hallinnonala/-aloja tai muita virastotasoja hallinnonalan ja VHS-viraston välillä 2. 6 (19) Kuva 1. Käyttäjäroolit ja käyttöoikeudet Käyttäjäroolit eivät ole toisiaan poissulkevia, vaan niitä voidaan tarpeen mukaan yhdistellä siten, että käyttäjällä voi olla yhtäaikaisesti useampi rooli. 2.3 Turvallisuutta ohjaavaa lainsäädäntöä - Suomen perustuslaki (731/1999) 2.luku 10 : Yksityiselämän suoja ja luottamuksellisen viestin salaisuus - Suomen perustuslaki (731/1999) 2.luku 12 : Viranomaisten hallussa olevien asiakirjojen ja tallenteiden julkisuus 1 Listasta puuttuu simulointisovellukseen liittyvät roolit. 2 Tiedon toimittajaan ja pääkäyttäjään liitetään myös tieto aineistotunnuksesta.

- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) - Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) - Valtion virkamieslaki (750/1994) 17 : Säädös valtion virkasuhteesta - Valtioneuvoston periaatepäätös valtionhallinnon tietoturvallisuudesta (VM0024:00/02/99/1998) - Arkistolaki (831/1994): Asiakirjojen laatiminen, säilyttäminen ja käyttö - Henkilötietolaki (523/1999): Henkilötietojen käsittelyä koskevat yleiset periaatteet - Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003): Tietoturvallisuus asioinnissa ja viranomaisten keskinäisessä tietojenvaihdossa - Laki sähköisistä allekirjoituksista (14/2003) - Sähköisen viestinnän tietosuojalaki (516/2004): Sähköisen viestinnän luottamuksellisuus ja yksityisyyden suoja - Tilastolaki (280/2004) Tietojen käsittely ja tilastojen laatiminen. Tilastotarkoituksiin kerättyjen tietojen luovuttaminen. 7 (19)

8 (19) 3 KÄYTETTY TEKNIIKKA 3.1 Tekniset edellytykset Tahtin käytölle Tahti on selainpohjainen palvelu, joka toimii ensisijaisesti Internet Explorerilla 6 SP2 versiolla. Netscape-selaimesta suositellaan käytettäväksi versiota 7.2, mutta sekin saattaa asettaa joitain rajoituksia omaehtoisen raportoinnin toimivuudelle. 3 Tahtin käyttö ei edellytä työasema-asennuksia (pl. simulointisovelluksessa on työasemalle asentuva/asennettava komponentti). Työasemavaatimukset ovat nykyaikainen PC, jossa on muistia 256 MB, vapaata levytilaa vähintään 50 MB ja käyttöjärjestelmänä Windows NT4/2000/XP. Osa Tahtin toiminnallisuudesta edellyttää käyttäjältä vahvaa tunnistautumista kirjauduttaessa palveluun, osalle toimintoja riittää Tahtin käyttäjätunnus ja salasana. Mikäli käyttäjällä ei ole vielä ennestään käytössä toimikorttia sekä siihen liittyvää lukijaa ja työasemaohjelmistoa, tulee viraston hankkia ne käyttäjälle. Tunnistautuminen on kuvattu omana kokonaisuutena Tahtin ohjeistuksessa. Lisäksi virastoille on lähetetty kirje, jossa ohjeistetaan toimikortin hankinnassa tilanteessa, jossa virastolla ei ole vielä toimikortit käytössä. Toimikorttien hankinta sekä toimikorttien käyttöön liittyvä lukija ja työasemaohjelmisto ovat viraston vastuulla. Samoin toimikortin uusiminen, katoamisen ilmoittaminen sekä kortin käytön ohjeistus ovat viraston vastuulla. Kortti on ehdottomasti henkilökohtainen ja kadonnut kortti tulee välittömästi ilmoittaa Väestörekisterikeskukseen sulkulistalle. Mikäli virastollanne ei ole toimikortteja käytössä, pystyy virastonne hankkimaan Valtiokonttorin ja Väestörekisterikeskuksen välisellä sopimuksella perustetun toimikorttityypin mukaisia kortteja henkilöstölleen. 3.1.1 Ponnahdusikkunoiden asetukset Tietoturvasyistä selaimen ponnahdusikkunoiden oletusasetukset saattavat rajoittaa Tahtin käyttöä esimerkiksi estämällä jonkin raportin näytön, jos se on toteutettu ns. pop-uptekniikalla. Näiden asetusten työasemakohtaisista muutoksista on syytä keskustella viraston oman it-tuen kanssa. Internet Explorer selaimella ponnahdusikkunoiden asetukset voi tarkistaa valitsemalla Työkalut -> Ponnahdusikkunoiden estot -> Ponnahdusikkunoiden asetukset..., jolloin aukeaa luettelo sallituista ponnahdusikkunasivustoista. 3 Käytettävissä olevien selainten määrä on normaalia www-sivuston käyttöä rajallisempi johtuen käytössä olevista raportoinnin Cognos-välineistä.

9 (19) Kuva 2. Ponnahdusikkunoiden eston asetukset Jotta Tahtissa voi tarkastella esimerkiksi tiedon toimitukseen liittyvää Aineiston poikkeamat -raporttia henkilötasolla, on ponnahdusikkunat sallittava vähintään tilapäisesti kyseisellä sivustolla. Tämä tapahtuu seuraavasti:

1. Valitaan ja suoritetaan Aineiston poikkeamat raportti. Kun raportti aukeaa, valitaan joku TM-koodi 10 (19) Kuva 3. Aineiston poikkeamat raportti 2. Järjestelmä antaa virheilmoituksen: Kuva 4. Virheilmoitus aineiston poikkeamat -raportilla

3. Suljetaan Tietopalkkiin liittyvä huomautus valitsemalla OK ja valitaan selaimen toimintonäppäinpalkkien ja Tahtin näytön välissä olevasta keltaisesta Tietopalkista joko Salli ponnahdusikkunat tilapäisesti tai Salli aina tämän sivuston ponnahdusikkunat... 11 (19) Kuva 5. Ponnahdusikkunan salliminen Ponnahdusikkunoiden tilapäinen salliminen on voimassa kyseisen Tahti-istunnon ajan. Pysyvän sallimisen valinta sen sijaan kirjoitetaan muistiin selaimen oletusasetuksiin ja näin ollen valintaa ei tarvitse tehdä uudelleen seuraavassa Tahti-istunnossa. 4. Jälkimmäinen valinta johtaa vielä vahvistusilmoitukseen: Kuva 6. Vahvista ponnahdusikkunan salliminen 5. Kun ponnahdusikkunat on päätetty hyväksyä, antaa selain ilmoituksen: Kuva 7. Ponnahdusikkunan vahvistus 6. Kun tämän ilmoituksen hyväksyy Yritä uudelleen-painikkeesta, niin Tahti palaa takaisin aiemmin valitulle Aineiston poikkeamat raportille ja porautumisraportti TM-koodista täytyy suorittaa tarvittaessa uudelleen.

12 (19) 3.2 Uusi käyttäjä Uuden käyttäjän perustamisesta vastaa Valtiokonttori. Päätös uuden käyttäjän perustamisesta sekä vastuu käyttäjätietojen ajantasaisuudesta ja käyttäjän passivoimisesta (=poistamisesta) on virastossa. Virastossa nämä tehtävät hoitaa Valtiokonttorin suuntaan viraston/palvelukeskuksen Tahti-pääkäyttäjä. Uutta käyttäjää perustettaessa on lähetettävä Valtiokonttorille seuraavat tiedot Tahtista löytyvällä lomakkeella: - viraston nimi - henkilön nimi - osoite - sähköpostiosoite - puhelinnumero (myös mahdollinen matkapuhelinnumero, johon lähetetään salasana tekstiviestinä) - käyttäjärooli/-roolit - kuhunkin rooliin liittyvät VHS-virastot sekä tarvittaessa aineistotunnus (liittyy kuukausittaisen siirtotiedoston lähetykseen) - toimikortin numero, mikäli käyttäjällä on toimikortti 4 - viraston johdon allekirjoitus Kun uusi käyttäjä on perustettu Tahtiin, lähetetään käyttäjälle käyttäjätunnus käyttäjän henkilökohtaiseen sähköpostiin ja salasana tekstiviestinä käyttäjän henkilökohtaiseen puhelimeen. Mikäli käyttäjällä ei ole matkapuhelinta, ilmoitetaan hänelle salasana puhelimitse tai postitse. 4 Jos virastossa käytössä oleva toimikortti ei ole julkisessa hakemistossa eikä kortin päällä lue kortin numeroa niin ota yhteys organisaatiosi It-tukeen. He antavat ohjeen kuinka kortin numero voidaan lukea työasemassa.

13 (19) 4 TAHTIIN KIRJAUTUMINEN Kirjautuminen Tahtiin tapahtuu Valtiokonttorin tunnistuspalvelun kautta. Jos käyttäjällä on oikeudet useampaan Valtiokonttorin tunnistuspalvelua edellyttäviin järjestelmiin, pääsee käyttäjä niihin kaikkiin. Tahtissa on käytössä kaksi eri kirjautumistapaa: käyttäjätunnus ja salasana vahva tunnistautuminen Suosittelemme käyttämään kirjautumisessa vahvaa tunnistautumista, joka perustuu toimikortin käyttöön. Tämä kirjautumistapa on tietoturvallisempi ja käytettävämpi (ei käyttäjätunnusta eikä vaihtuvaa, monimutkaista salasanaa, vaan ainoastaan korttiin liittyvä PIN-koodi). Kirjautuminen Tahtiin tapahtuu kirjoittamalla selaimeen seuraava osoite: https://tunnistus.valtiokonttori.fi Sisäänkirjautumisen jälkeen istunto vanhenee, jos käyttäjä ei ole käyttänyt palvelua neljään tuntiin. Tahtin käyttö lopetetaan klikkaamalla Tahtin käyttöliittymässä Kirjaudu ulos painiketta, joka sulkee yhteyden Tahtiin. Tämän jälkeen on vielä suljettava yhteys tunnistuspalveluun sisäänkirjautumissivulla olevasta linkistä. Muista tyhjentää koneen välimuisti ja selaimen sivuhistoria uloskirjautumisen jälkeen. 4.1 Vahva tunnistautuminen (toimikortti) Kuva 8. Kirjautuminen Tahtiin Suurin osa Tahtin käyttäjistä pystyy käyttämään Tahtia kirjautumalla palveluun käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Vahva tunnistautuminen on kuitenkin edellytyksenä silloin, kun käyttäjällä pitää olla oikeus käsitellä henkilötason tietoa.

14 (19) 4.2 Käyttäjätunnus ja salasana Kuva 9. Kirjautuminen käyttäjätunnuksella ja salasanalla Ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä järjestelmä pyytää vaihtamaan salasanan. Salasanan tulee olla vähintään 8 merkkiä pitkä ja sen pitää täyttää vähintään kolme neljästä ehdosta (iso kirjain, pieni kirjain, numero, erikoismerkki). Salasanassa sallitut merkit ovat: ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÅÄÖ abcdefghijklmnopqrstuvwxyzåäö 1234567890! #$%& ()*+,-./:;?@[\]^_`{ }~ ½ Salasana vanhenee kerran kuukaudessa. Järjestelmä pyytää vaihtamaan vanhentuneen salasanan. Mikäli käyttäjällä on käytössä salasanatunnistautuminen, mutta salasana on unohtunut, käyttäjä voi itse käydä resetoimassa salasanansa Valtiokonttorin verkkosivuilla olevan ohjeen mukaisesti.

15 (19) 5 REKISTERISELOSTE/KUVAUS Tahti-järjestelmän rekisteriseloste löytyy Tahtista käyttöliittymän oikeassa yläreunassa olevan Ohjeet-linkin takaa.

16 (19) 6 KÄYTTÖLIITTYMÄN KUVAUS Kirjautuminen Tahtiin tuo käyttäjän automaattisesti palvelun Etusivulle. Kuva 10. Tahtin Etusivu Tahti koostuu viidestä toiminnallisesta kokonaisuudesta, jotka näkyvät käyttöliittymässä erillisinä välilehtinä. Nämä välilehdet ovat: Etusivu: uutiset ja tiedotus, ohjeet ja muu materiaali, keskusteluryhmät, työnantajafoorumi, palautelomake, nimikkeen tilauslomake, YK-palkkatekijän tilauslomake, käyttöoikeustilauslomakkeet Raportointi: kaikki raportointiin liittyvä toiminnallisuus Tiedon toimitus kuukausittainen ja vuosittainen tiedontoimitus, virastopalautteet, lomakekyselyt, koodistot Simulointi tiedonsiirto, kustannuslaskenta ja ennakointi Ylläpito (vain keskustason käytössä) koodistojen ylläpito, tiedonkeruun valvonta, lokit Näiden välilehtien avulla käyttäjä pääsee siirtymään palvelun toiminnallisesta kokonaisuudesta toiseen. Käyttäjälle näkyvät vain ne välilehdet, joihin hänellä on käyttöoikeus. Vasemman laidan navigointipalkin sisältö vaihtuu sen mukaan, mikä välilehdistä on valittu. Hakutoiminnolla voi hakea aktivoidun välilehden sisällä olevia asioita. Raportointivälilehdellä ei ole käytössä vasemman reunan navigointia. Käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa Kirjaudu ulos toiminnon alapuolella on kolme kaikilla välilehdillä näkyvää linkkiä: Yhteystiedot, Palaute ja Ohjeet. 6.1 Yhteystiedot Tahtiin liittyvissä kysymyksissä voi ottaa yhteyttä joko Tahtin yleiseen sähköpostiosoitteeseen (tahti@valtiokonttori.fi) tai puhelinnumeroon, joita tällä sivulla ylläpidetään. Myös säh-

köpostitse esitettyihin kysymyksiin pyritään vastaamaan mahdollisimman pian. Lisäksi sivulta löytyy muita Tahti yhteystietoja. 6.2 Palautteet (palautelomake) Tahtin palautelomakkeen välityksellä käyttäjät voivat antaa Tahtiin liittyvää palautetta, esittää kysymyksiä tai kehitysehdotuksia. Yhteystiedot täyttämällä annettuun palautteeseen vastataan sähköpostitse. Palautteen voi antaa myös nimettömänä. Palauteviestille on suotavaa antaa jokin otsikkotieto. Palautelomakkeen tiedot välittyvät tahti@valtiokonttori.fi sähköpostiosoitteeseen. 17 (19) Kuva 11. Palautelomake 6.3 Ohjeet Ohjeet julkaistaan Tahtissa PDF-muotoisina tiedostoina. Ohjeen etusivulla oleva päivämäärä kertoo viimeisen muokkausajankohdan. Ohjeen alussa ylläpidetään taulukkoa muutostiedoista. Kun ohje muuttuu merkittävästi eli kirjoitetaan uudelleen, edellä mainittu taulukko tyhjennetään.

18 (19) 7 ETUSIVU Tahtin etusivulla näkyvät toiminnot ovat kaikkien käytettävissä. Ainoan poikkeuksen muodostaa työnantajaryhmille tarkoitettu keskustelufoorumi ja työnantajamateriaali, joiden käyttöoikeudet ovat vain työnantajaedustajilla. Etusivulla näkyvät tuoreimmat uutiset. 7.1 Koulutus Koulutus-osiosta löytyvät tiedot tulevista koulutusajankohdista ja käyttäjäpäivistä. Koulutusmateriaalit päivitetään koulutus-osioon koulutusten jälkeen. 7.2 VTML:n julkaisut / analyysit Osiosta löytyvät linkit Valtion työmarkkinalaitoksen tuottamiin tutkimuksiin ja selvityksiin sekä valmiisiin julkaisuihin. Uusien julkaisujen valmistumisesta mainitaan mahdollisuuksien mukaan myös Etusivulla. Säännöllisesti seurataan mm. työvoimakustannuksia, henkilöstön tilaa ja vaihtuvuutta, palkkauksen muutoksia ja palkkausuudistuksen etenemistä sekä valtiotyönantajan kilpailukykyä. 7.3 Keskustelut Tahtin keskustelufoorumi on tarkoitettu kaikille Tahtin käyttäjille. Viestin yhteyteen voi halutessaan oheistaa myös liitetiedoston. Tahtin ylläpitäjät seuraavat myös foorumilla käytävää keskustelua ja osallistuvat siihen tarvittaessa. Keskusteluja voi käydä myös nimimerkillä. Työnantajafoorumi on tarkoitettu henkilöille, joilla on käyttäjärooli työnantajaedustaja. 7.4 Tilauslomakkeet 7.4.1 Nimikekoodin tilauslomake Uutta nimikettä perustettaessa tarkista Tahtin virka- ja ammattinimikekoodistosta, onko nimike jo käytössä. Jos nimikettä ei löydy koodistosta, täytyy uusi nimikekoodi tilata Tahtissa olevalla tilauslomakkeella. 7.4.2 YK-palkkatekijän tilauslomake Kun virasto ottaa käyttöön uuden palkanerän, tilataan sille YK-palkkatekijän tilauslomakkeella palkanerää vastaava YK-palkkatekijä. YK-palkkatekijän tilauslomake täytetään ja lähetetään liitteineen sähköpostilla lomakkeessa olevaan osoitteeseen. 7.4.3 Uuden käyttäjän ilmoituslomake Kun virastoon tulee uusi Tahti-käyttäjä, ilmoittaa viraston pääkäyttäjä uuden käyttäjän tiedot ja tarvittavat käyttöoikeudet/roolit Valtiokonttoriin uuden käyttäjätunnuksen avausta varten. Uuden käyttäjätunnuksen avauksesta lähetetään tieto sähköpostitse sekä viraston pääkäyttäjälle että asianomaiselle käyttäjälle itselleen. Viraston pääkäyttäjä vastaa viraston käyttäjätunnusten ja roolien sekä käyttöoikeuksien ajantasaisuudesta. 7.4.4 Pääkäyttäjälomake Viraston pääkäyttäjäoikeuksia haetaan viraston hallintojohtajan tai vastaavan allekirjoittamalla pääkäyttäjälomakkeella.

19 (19) 7.4.5 Työnantajaedustajan käyttöoikeuslomake Työnantajaedustajarooli avaa oikeudet Tahtin Työnantajafoorumiin. Rooli on tarkoitettu ylimmälle johdolle ja työnantajaryhmän varsinaisille sekä varajäsenille, jotka toimivat työnantajavirkamiehinä. Virastojen vastuulla on katsoa, että käyttäjäkunta on työnantajavirkamiehiä, koska työnantajamateriaali on luottamuksellista eikä sitä tule jakaa eteenpäin. Työnantajaedustajan käyttöoikeuksia haetaan viraston ylimmän johdon allekirjoittamalla lomakkeella. 7.4.6 Simuloinnin käyttöoikeuslomake Tahtin simulointioikeudet avataan, muutetaan ja poistetaan Valtiokonttorissa viraston allekirjoittaman lomakkeen perusteella.