TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 1 (5) TOIMIJAREKISTERIN TOTEUTUKSEN JA YLLÄPIDON HANKINTA - HANKINNAN YKSI- LÖINTI HUOM! Tällä liitteellä yksilöidään hankinnan kohteen ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia, jotka järjestelmän tulisi mahdollisimman kattavasti täyttää, jotta järjestelmä palvelisi parhaiten hankintayksikön hankintatarvetta. Tällä liitteellä ei luetella hankinnan kohteelta vaadittavia ominaisuuksia tai toiminnallisuuksia. Tarjottavaa järjestelmää koskevat ehdottomat kelpoisuusvaatimukset ovat lueteltu tyhjentävästi liitteellä 3. Taustaa Espoon kaupungissa on käynnistynyt vuonna 2010 sähköisen asioinnin hanke. Sähköisen asioinnin hankkeen ensimmäisessä vaiheessa otetaan käyttöön tulevaisuuden vaatimukset täyttävä sähköisen asioinnin alusta, rakennetaan sille ensimmäiset sähköiset palvelut ja luodaan malli alustan kehittämiselle. Hankkeessa syntyvän sähköisen asiointialustan avulla mahdollistetaan palvelutuotannon prosessien sähköistäminen ja siten tuottavuuden kasvu tulosyksiköissä. Yhteisenä, asiointialustan palveluja tukevana ominaisuutena, on tunnistettu tarve asiakasrekisterille. Koska rekisteröityneet voivat toimia palvelukohtaisesti eri rooleissa, on kohteen nimeksi päätetty vaihtaa toimijarekisteri. Toimijatietoja käytetään sähköisten asiointipalvelujen lomakkeiden esitäyttötietoina sekä tavoitettavuus- ja yhteystietoina. Toimijatiedot ovat sekä henkilö- että yritys- ja yhteisötietoja. Toimijatietoja käyttäviä asiointipalveluja ovat esim. avustus- ja lupahakemukset, resurssien (aika, kurssi ym.) varaaminen. Tietoja käytetään myös yhteys- ja tavoitettavuustietoina sekä kuntalaisportaali OmaEspoon käyttäjätietoina. KUVA 1. Asiakastiedon hallintamalli ja asiakkaan perustiedot (lähde KuntaIT)
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 2 (5) Hankittava kokonaisuus Kuvassa 1. on tuotu esiin asiakastiedon hallintamalli. Nyt kohteena oleva toimijarekisteri toteuttaa Asiakkaan perustiedot - osan tehtävää. Vuoden 2011 aikana on tehty toimijarekisterin määrittely (liite 1a). Liitteen sisältämän määrittelyn on tarkoitus olla lähtökohta jota tarkennetaan itse projektin määrittelyosuudessa. Määrittely sisältää seuraavat osuudet; - Asiakasrekisterin toiminnallinen määrittely o Dokumentaatio: asiakasrekisterin käsitteellinen konsepti (mm. mistä osista koostuu, mitä toiminnallisuutta tarjoaa, mitä tietoja liikkuu, miten tietoja ylläpidetään) ja prosessikuvaukset perustuen konseptiin ja haluttuihin toiminnallisuuksiin - Espoon kaupungin asiakasrekisterin arkkitehtuurin tavoitetilan kuvaus o Dokumentaatio: eri järjestelmät, niiden tietosisältö, roolit ja rajapinnat. - Asiakasrekisterin tekninen määrittely o Dokumentaatio: käyttötapauskuvaukset, käyttötapauksiin liittyvät vaatimukset, muut yleiset vaatimukset, käsitteellinen tietomalli, rajapintojen vaatimukset Toimijarekisterin käyttöä on tarkoitus laajentaa tulevaisuudessa niin että tietoa käytetään Espoon kaupungin ympäristössä ydintietona (Master Data). Toimijarekisterissä tullaan käsittelemään n. 300 000 henkilön ja 10 000 organisaation yhteys- ja tavoitettavuustietoja. Tarjouksen liitteenä pyydetään toimittamaan edellä kuvattua sisältöä vastaava projektisuunnitelma toteutuksesta, järjestelmäkuvausdokumentti ja kehittämisen palvelukuvaus. Projektisuunnitelma suositellaan laadittavan liitteessä 8 esitetyn rakenteen mukaisesti. Edellä mainittuja dokumentteja käytetään hinnan ja asiakastyytyväisyyskyselyn lisäksi tarjousten vertailuperusteina. Kilpailutuksen kohteena olevaan toteutukseen, ylläpitoon ja kehitykseen sisältyvät seuraavat asiat. TOTEUTUS Käynnistys o Tarjouksen liitteenä olevan projektisuunnitelman tarkennus Määrittelyn tarkennus o Tarjouspyynnön liitteenä olevan määrittelyn tarkennus Tekninen suunnittelu
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 3 (5) Toimijarekisterin toteutus o Tietokanta o Käyttäjähallinta o Testaus ja käyttöönotto Koulutus o Järjestelmän pääkäyttäjien koulutus toimittajan toimesta 1 htp:n tilaisuus, maksimissaan 10 osallistujaa o Koulutusmateriaalin ja ohjeiden laatiminen Projektinhallinta o Käynnistykseen, määrittelyyn, tekniseen suunnitteluun ja toimijarekisterin toteutukseen liittyvä projektinhallinta sisältäen dokumentoinnin. Tarjoajan on tarjottava projektihallintaan wikipohjainen yhteistyön hallintaväline. Projektisuunnitelma arvioidaan osana laatuvertailua (kts. liite 4). Laatuarvioinnissa menestyksekkään projektisuunnitelman tulee tuoda selkeästi esiin millaista vaiheistusta tarjoaja tarjoaa edellä mainittuihin toteutukseen liittyviin osiin, projektin aikataulutus, resursoinnin riittävyys, resurssitarve Espoon kaupungin puolelta ja projektinhallintamenetelmät. Espoon tavoite on saada toimijarekisterijärjestelmä tuotantokäyttöön mahdollisuuksien mukaan jo vuonna 2012. Erityisesti vertailussa arvostetaan projektisuunnitelmassa esiin tuotua toiminnan läpinäkyvyyttä, reagointia muutoksiin ja laadunhallintaa. Laatuvertailussa arvostetaan myös projektin aikataulutuksen ja resursoinnin realistisuutta. Toimittajan tulee laatia toteutuksen aikana vähintään seuraavat dokumentaatiot suomen kielellä: o Toteutuksen sisältöä vastaava tarkennettu projektisuunnitelma o Tarkennettu määrittely o Projektin loppuraportti Järjestelmädokumentaatiot: o Järjestelmäarkkitehtuurin dokumentaatio o Järjestelmän asennusdokumentaatio o Järjestelmän toteutusvaiheen aikainen testaussuunnitelma ja testausdokumentaatio o Järjestelmän tekninen dokumentaatio o Tietokannan rakenteen dokumentointi o Rajapintadokumentaatio o Ohjeet integroitavien palvelujen liittämisestä järjestelmään
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 4 (5) o Käytetään JHS 179:n suosituksen mukaisia kuvausstandardeja Käyttäjädokumentaatiot o Käyttöohje suomeksi o Ylläpidon käyttöohje suomeksi järjestelmän ylläpitäjille ja erikseen pääkäyttäjille Projektisuunnitelman lisäksi pyydetään tarjoajaa tarjouksen liitteenä olevassa erillisessä järjestelmäkuvausdokumentissa tuomaan esiin miten järjestelmässä on toteutettu seuraavat ominaisuudet: Tiedon hallintavälineet Teknologiakomponentit (palvelimet yms.) ja niiden vaatimukset Integraatioperiaatteet Tiedon synkronisointipalvelut Tiedon laadun hallinta Tietoturvan hallinta Hierarkioiden hallinta Versionhallinta Skaalautuvuus Työnkulun hallinta Käyttäjähallinta Myös tietomallin laajennettavuus esimerkiksi asiakkuudenhallintaan ja muun ydintiedon hallintaan tulee tuoda esille. Toteutus on tarkoitettu ensin palvelemaan sähköistä asiointia mutta sen käyttö tullee laajenemaan yleisesti ydintiedon hallintaan. Tarjoajan pyydetään huomioimaan, että järjestelmäkuvausdokumentissa tulee ilmoittaa ainoastaan tarjoukseen sisältyvät palvelut ja ominaisuudet. Tarjoajan tulee sitoutua tarjoamaan kaikki järjestelmäkuvausdokumentissa mainitut ominaisuudet ja palvelut hintaliitteessä ilmoitetulla hinnalla. Järjestelmäkuvausdokumentti arvioidaan osana laatuvertailua (kts. liite 4). Laatuarvioinnissa menestyksekäs järjestelmäkuvausdokumentti sisältää tiedon siitä miten edellä mainittuja ominaisuuksia hyödynnetään. Erityisesti arvostetaan järjestelmän ominaisuutta laajentua käsittelemään muitakin ydintiedon osa-alueita, kykyä hallita monimutkaisiakin hierarkioita sekä muutosten ja historiatiedon hallintaa.
TARJOUSPYYNTÖ / LIITE 1 5 (5) KEHITTÄMINEN Kehittämisellä tarkoitetaan järjestelmän muuttamista tai lisärakentamista. Toimenpiteillä saattaa olla vaikutusta koko järjestelmäkokonaisuuteen joten niiden huolellinen valmistelu edellyttää enemmän aikaa kuin pienkehittämiseen liittyy. Toimenpiteitä voidaan myös niputtaa niin että kehittämisen tulos on uusi versio. Kehittämisen työmäärä on pääsääntöisesti enemmän kuin muutama henkilötyöpäivä. Kehittämistoimenpiteet ovat pääsääntöisesti myös projektoituja mm. toimenpiteiden, vastuiden, resurssiarvion ja aikataulun osalta. Kehittämisessä toistuvat pienemmässä mittakaavassa samat vaiheet kuin toteutusprojektissa Määrittely Määrittelyn voi tehdä Espoo itsenäisesti toisen toimittajan avustuksella tai toimittajan avulla. Määrittelyn jälkeen arvioidaan sen vaikutukset järjestelmään. Tekninen suunnittelu Tekninen toteutus Projektinhallinta sisältäen dokumentoinnin Kehittäminen edellyttää henkilökohtaisia tapaamisia Espoossa. Espoo vastaa lähdejärjestelmien rajapinnan määrittelyssä erikseen lähdejärjestelmän toimittajalta hankittavasta konsulttityöstä. Kehittämisen palvelukuvaus arvioidaan osana laatuvertailua (kts. liite 4). Laatuarvioinnissa menestyksekkään palvelukuvauksen tulee tuoda selkeästi esiin minkälaisia työmenetelmiä sovelletaan ja miten jatkuvan kehittämisen menetelmiä käytetään. Erityisesti vertailussa arvostetaan palvelukuvauksessa esiin tuotuja vastuurajapintoja toimittajan, kolmannen osapuolen (esim. viranomaisrekisterit) ja asiakkaan organisaatioiden välillä. Vastuurajapintojen tulisi tuoda esille em. organisaatioiden valta- ja vastuusuhteet ja tehtäväkuvaukset niihin liittyen. Myös palvelun muokattavuutta, eli toimittajan reagointikykyä muuttuviin palvelutarvemääriin sekä järjestelmän laajennettavuuden että kalenteriaikaan sidotun palvelutarvemäärän kasvun suhteen, arvostetaan. Tarjoajan on tarjottava kehittämiseen wiki-pohjainen yhteistyön hallintaväline.