LOUNAIS-SUOMEN PARTIOPIIRI 1(7) HALLITUKSEN KOKOUS 3 / 2014 Aika Keskiviikkona 5.3.2014 klo 17.30 Paikka: Turun partiotoimisto PÖYTÄKIRJA 3.2.2015 Läsnä Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Jussi Elo viestintäryhmä Laura Kajala koulutusryhmä Inka Lähteenmäki ohjelmaryhmä Anna Nyrhinen talousryhmä Sakari Warro projektitoiminta Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Poissa Maarit Heikkinen alueryhmä 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen toivottamalla läsnäolijat tervetulleeksi kokoukseen. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksytään hallituksen 12.2.2014 pidetyn kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja on toimitettu hallituksen jäsenille sähköpostitse ja julkaistu piirin www-sivuilla. Liite Hyväksyttiin kokouksen 2/2014 pöytäkirja. Liite 1 4. Työjärjestys Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5. Saapunut posti Käsitellään esityslistan liitteenä ollut saapunut posti. Liite kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti pöytäkirjan liitteen 2 mukaisesti tiedoksi. 6. Piirin toimintakertomus 2013 1 Piirin vuosikertomus 2013 Toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila ja piirin varajohtaja Mika Kuusisto esittelevät. Liite kokouksessa Hyväksyttiin pöytäkirjan liitteenä 3 oleva vuosikertomus vuodelta 2013 ja päätettiin esittää se piirin kevätkokoukselle vahvistettavaksi.
2(7) 2 Piirin vuosikirja 2013 Piirinjohtaja Mari Kousa esittelee. Piirinjohtaja Mari Kousa esitteli piirin vuosikirja vuodelta 2013, joka hyväksyttiin. Päätettiin jakaa vuosikirja lippukunnille piirin kevätkokouksessa. Vuosikirja lähtee painoon viikolla 12. 7. Piirin tilinpäätös 2013 Piirin tilinpäätös vuodelta 2013 Talousryhmän puheenjohtaja Anna Nyrhinen ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila esittelevät. Liite kokouksessa. Hyväksyttiin tilinpäätös vuodelta 2013 allekirjoittamalla se. Tilinpäätös päätettiin toimittaa tilintarkastajille tarkastusta varten sekä esittää sitä piirin kevätkokoukselle vahvistettavaksi. (Liite 4) Todettiin, että tilintarkastukset pidetään partioyhteisöissä 11.-12.03.2014. 8. Piirin kevätkokouksen asiat 1 Päätetään kevätkokoukselle tehtävästä jäsenmaksuesityksestä (v.2010-2012 13,50, 2013 15 ja 2014 18 ). 2 esitys Talousryhmän puheenjohtajan Anna Nyrhinen esitti talousryhmän esityksen piirin jäsenmaksuesitykseksi kevätkokoukselle. Käydyn keskustelun jälkeen päätettiin esittää kevätkokoukselle piirin vuoden 2015 jäsenmaksuksi 19 jäsen. Päätetään kevätkokouksen puheenjohtajan kutsumisesta ja mahdollisesta julkilausumasta Piirinjohtaja Mari Kousa esittelee. Päätettiin kutsua Aleksi Heikkilä kevätkokouksen puheenjohtajaksi ja sovittiin että esittelijöiden esittelyt ovat valmiit 24.3.2014. Mahdollisesta julkilausumasta informoidaan syyskokouksessa 2013 sovitun tavan mukaan lippukunnanjohtajia kokousta edeltävänä perjantaina. 9. SP:n kuulumiset Laajennettujen valiokuntien asiat (22.2.2013) Kuullaan ryhmien puheenjohtajien raportit kokouksesta. Laajennettujen valiokuntien kokouksen osallistuivat Inka Lähteenmäki, Anna Nyrhinen, Laura Kajala, Maarit Heikkinen sekä piirinjohtajat Mari Kousa (talous) että Mika Kuusisto (viestintä). Käsiteltiin laajennettujen valiokuntien oleelliset asiat ryhmien puheenjohtajien esittelemänä, joista kirjattiin seuraavaa; Alue: Opuksen osalta alueen vastuulle merkityt asiat taulukko-osuudessa ovat selkeät. Enemmän nousi keskustelua tekstiosiosta ja minkäänlaiseen ristiintarkasteluun ei päästy (esim. lippukunnan itsearviointi ja sen tukeminen ovat kaikki kasvatuksen alla). Järjestöjohtamisen kurssi on kokonaisuutena hyvä (kehittynyt viime vuodesta), mutta vaatii kunnolla tehtynä myös aika paljon panostusta kevään aikana.
3(7) Koulutus: Laajennettu koulutusvaliokunta on nykyään vapaaehtoistuen valiokunta. Sisällön osalta kehittäminen käynnissä niin Pj-kurssien kuin sampo/akela/luotsikurssienkin osalta. SP:ssä on valmisteilla lastensuojeluohje, joka tulee kevään aikana hyväksyttäväksi piireille. Pyritään sellaiseen toimintaan, joka ennaltaehkäisee mahdollisia väärinkäytöksiä. Tiedotus ja koulutus aiheesta (luultavimmin syksyn aikana) tapahtuvat piirin koulutusryhmän kautta. Tällä hetkellä on pohdittu pj-kursseja, lippukuntapäivää, tapahtumatarjotinta jne. Käytiin läpi motivaatiotutkimuksen tuloksia. Mielenkiintoista: aikuiset vastaajat olivat suurimmaksi osaksi lippukuntatoimijoita. Partiossa pitää mukana kaverit, hauskuus ja kiva harrastus. Toisaalta mielenkiintoa vähentää liikaa aikaa vievä partioharrastus. Partion arvomaailma ei vastaa omaani -prosentti on tosi pieni 5/200. Käytiin läpi opus-tekstiä koulutuksen/vapaaehtoistyön osalta. Kouluttajaseminaari on 17.-18.5. Tampereella. Ohjelma: Opusta käsiteltiin pienryhmissä, piirien näkökulmat ovat kovin erilaisia. Huhtikuun laajennetuissa käsittelyä jatketaan. Päätöksentekojärjestelmä ja piirien tuki: suunnitelmat aluillaan, mutta kuulostavat järkevältä. Finnjamboree: Käsiteltiin vain tavoitteita, jotka kuulostavat hyvältä. Ohjelmapainotus: Vuoden 2015 painotus on Kulttuurit kohtaavat. Tulevasta ohjelmapainotuksesta keskustellaan huhtikuun laajennetuissa. Talous: SP:n tilinpäätös Ei ollut nähtävillä. Omavaraisuusaste on nyt noin 600 000, js keskusjärjestön tavoitteena on 1 000 000-1 200 0000. Raportoinnin kehittäminen ajantasaisemmaksi Jäsenmaksuasia: Todennäköisesti SP tekee ainakin indeksikorotukset. Partion yhteinen sähköinen toimintaympäristö Keskusteltiin onko piireillä kiinnostusta. Taustalla keskustelussa oli mm. Teltan toimimattomuus sekä piireille uudesta järjestelmästä mahdollisesti tuleva säästö. Opusta ei ollut korjattu piirien kommenttien pohjalta. Päätettiin esittää, että Opuksen hyväksyminen siirtyy syksyyn. Ei käsitelty talouden osalta yksityiskohtaisesti. Vakuutusasiat: Tulkintakysymyksiä, info lippukuntiin. L-SP luonnostelee seuraaviin valiokuntiin liitteen partiotoiminnaksi katsottavista toimista Viestintä: Useassa piirissä lehti- ja nettisivu-uudistuksia Varovaista kiinnostusta Google Driven käyttöön kaikilla organisaatiotasoilla -> Tästä puhuttiin IT-jaostossa (Google Apps For Nonprofits selvityksessä) Piireihin tulossa Partiomestari-banderollit ja -tehtäväpaketti
4(7) www.parempimaailma.fi ja #parempimaailma Partio-lehden lukijatutkimuksen mukaan lehteä ei ole mitään järkeä siirtää verkkoon. 2 Piirinjohtajien tapaaminen 23.2.2014. Kuullaan piirinjohtajan raportti tapaamisesta Piirinjohtajien tapaamisessa 23.2.2014 käsiteltiin mm. SP:n strategiaa, Finnjamboreen tavoitteita, Opusta (hyväksytään aiemmista suunnitelmista poiketen vasta marraskuun Partioneuvostossa), piirien y-toimintaa ja srk-vaaleja, piirien kasvusuunnitelmia (L-SP:n osalta keskustelua elo-syyskuussa). Päätettiin merkitä tiedoksi Mari Kousan raportti tapaamisesta. 3 Partioneuvostolle 1/2014 tehtävät Piirialoitteet. Piirinjohtaja Mari Kousa esittelee Päätettiin tehdä piirialoite kulujen tasaamisesta SP:n tapahtumissa, aikatauluista SP:n tapahtumissa sekä piirikysymys koskien vaikuttamissääntöjä/ -tapoja, joilla kj:n ja piirien toivotaan toimivan. 10. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat. Uusia ryhmien jäseniä tai jaostojen puheenjohtajia ei esitetty. 11. Piirin toiminnanalojen kuulumiset Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Liitteet Todetaan liitteet ja päätetään merkitä liitteiden mukaan tiedoksi. Kuultiin toiminnanalojen kuulumisia, joista tärkeimpinä; Alue: Y-toimikunnan ja aluetoiminnan/alueohjaajien rajapinta kiinnostaa. Yhteisen asialistan kokoukset pidetään alueilla 15.3. 30.4.2014. Tapahtumatarjotin päivitysten dl 15.3.2014, esittely ohjaajatapaamisessa. Aluejaoston kokous 10.3.2014 (sisut ensimmäistä kertaa mukana), alueryhmä 17.3.2014 Piirun aikataulusta yritetään löytää sopiva ajankohta lippukunnanjohtajatapaamiselle. Aluejaoston rekrytointitilanteessa edelleen haasteita; pj ja alueohjaajia puuttuu. Turun kolmesta alueesta kaksi on tällä hetkellä alueryhmän varassa, Susanna Jussila vielä mukana Porissa. Helpotusta saadaan ehkä uuden tyyppisestä ohjaajapestistä, jota visioitiin toiminnanalojen & kasvun yhteisessä kokouksessa. Koulutus: Kevätmaalinen tulossa 15.-16.3. Pestit, ryhmän tavoitteet ym. KR osallistuu Piirun koulutuspäivään helatorstaina 29.5. Luottissanomien aikataulu kevät 2014: Nro 1/2014: aineistopäivä pe 28.2.2014 Nro 2/2014: aineistopäivä pe 28.3.2014 Aineistot marikki.pappila@gmail.com 13 Ko-Gi -kurssilaista. Ohjaajat jaettu. Untuvikkotapaaminen 6.3. klo 18
5(7) Ohjelma Jaostoilla menee pääsääntöisesti kivasti, muutamat jaostot kaipaavat pikaista lisärekryä (kisa/vaeltaja), KV-aatejaostolta puuttuu PJ, sisujaosto pitää perustaa uudelleen ja muutama jaosto kaipaa ojennusta/uutta suuntaa. SP:n ohjelmaseminaari oli kiva. Sepeli -materiaalipaketti painetaan lippukunnille 150 kpl. Pyritään jakamaan OO:n toimesta aluekokouksissa nimettyinä ja etukäteen informoituna. Ylimääräiset kurssien budjettien kautta jakoon ja myyntiin 5 kpl. L-SP järjestää partio-ohjelman kehityspäivän, teemalla yhteiskunta tarppo 15.3. klo 10-16! Tarpojajaosto on kiinnostunut järjestämään tarpojaleirin (pidennetty vkl) kesällä 2015. LPK-päivästä OR:ssä vastuussa Anne Herkku Toukonen. Ohjelmatoiminnanalan viestintäsuunnitelma on kaikkien jaostojen tiedossa. Tarvittaisiin tukea ulkoiselta viestinnältä. Syksyn 2015 TTP ilman on vielä ilman järjestäjää, taosto selvittelee asiaa. Vaeltajajaosto järjestää syksyllä yleisiä aktiviteetti-iltoja vaeltajille. L-SP osallistuu KV-Kompassi hankkeeseen. Talous Tilinpäätös 2013 Jäsenmaksun korottaminen vuodelle 2015 19 /jäsen Tapahtumien hinnat 2015-2016 valmistelussa Kalenterikampanjan palkitsemistilaisuus järjestettiin 8.3 partiomuseolla. Tapahtumassa palkittiin parhaiten menestyneitä lippukuntia. Kiinteistökartoitus tehdään syksyyn 2014 mennessä. Rahastojen ja säätiöiden kartoitus tehdään syksyyn 2014 mennessä. Alueilla toteutettavat piirin tapahtumat: tapahtuman järjestäjä ottaa yhteyttä talousryhmään (PJ) yhteyshenkilön saamiseksi ja kutsuu yhteyshenkilön staabin ensimmäiseen kokoukseen. Viestintä Ensimmäinen sähköinen Re-posti tuli ja meni monella suoraan roskapostiin, asiaa selvitellään. Piirin nettisivuille on tehty Avoimet pestit pohja, mallisivu valmiina. Ohjelmapainotus 2015 Kulttuurit kohtaavat näkyy Ilmossa. Nettisivukoulutus on siirretty 10.5. Nettisivujen sisältökarttaa mietitään uusiksi lauantaina 29.3. Mukaan toivottaisiin yhtä tai kahta aktiivista kohderyhmän edustajaa. Viville voisi syöttää enemmän graffaustoiveita. http://bit.ly/vivijaosto ja http://www.l-sp.fi/vivijaosto (Ketunkolossa). TVK Suunnitteilla keväälle aluejärjestöjen tapaaminen; Turpa, PoPa, KaaPa, Salo L-S Säätiön hallituksen kokous SP:stä saatiin 3.3. jäsenmäärätilanne piireittäin ja lippukunnittain. L-SP:llä 9703 jäsentä. Osallistutaan 8.3 Vaikuttamisen Inspiraatioon. Lippukuntafoorumi: Ohjelman osalta nimet ovat kasassa. Ensi viikolla lippukunnanjohtajia lähestytään tekstarimuistutuksella ja tsekataan mistä lippukunnista on tulossa osallistujia.
6(7) 12. Piirin projektit 1 Kuullaan projektien valmistelutilanteista. Projektitoiminnasta vastaava Sakari Warro esittelee. Päätettiin merkitä kuulumiset tiedoksi. Kuultiin projektien kuulumisia, joista tärkeimpinä; Kasvulla oli kokous 24.2. listalla kevään tekemiset. Seuraava kokous on alustavasti huhtikuun puolivälissä. Kasvun YYA kokous on 10.3. HuHu 2015: Hakemuksia on leirin johtoon tullut yhteensä 2. Edellisen HuHun johtajat lähestyivät PH:ta ja ovat huolissaan HuHun rekrytilanteesta. Liitteessä 5 on Piirihallituksen vastauskirje edellisen HuHun johtajille. Piiru: Kaikki tuntuvat odottavan ilmotilanteen selkiytymistä, Staabi kokoontuu 9.3. Zoonoosi: Kevätkokoukselle laadittava vastaus Myrskypoikien esittämään toivomusponteen valmistuu lähipäivinä. Varsinainen selvitystyö piirin ohjeistuksen pohjaksi käynnistysvaiheessa 13. Uudet partiojohtajat Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Liite kokouksessa Päätettiin vahvistaa piirinjohtajan myöntämät neljä partiojohtajavaltakirjaa. 14. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry:n hallituksen 7.2.2014 vahvistama A-jäsenten äänimäärät hallinnollisissa kokouksissa, liite 2. Luottissanomien aikataulu on seuraava: Nro 1/2014: aineistopäivä pe 28.2.2014 Nro 2/2014: aineistopäivä pe 28.3.2014 3. TVK teki päätöksen kokouksessaan 25.2.2014 mediaseurannan käytöstä, näin ollen jatkamme STT Mediaseurantaa meneillään olevan alkuvuoden koejakson jälkeen. Mediaseurantatunnuksen hinta on alveineen 25 eur/kk eli jäljellä oleva 10 kk maksaa piirille 250 eur, jatkossa 12 kk puolestaan 300 eur STT:n hinnoittelun pysyessä v. 2015 ennallaan.. Kokonaislasku tulee SP:lle ja he laskuttavat piiriä em. piiriosuuden verran. 4. Partiomyllyn pelastussuunnitelma on päivitetty yhteystietojen osalta. 5. Ami Heikkinen palaa taloussihteerin tehtäviin äitiyslomaltaan 12.5. 2013 6. HuHu 2012 johtajien kirje piirihallitukselle 7. Lounais-Suomen Partiosäätiö tilittää avustuksensa piirille 90.000 kolmessa (3) erässä seuraavasti; 30.000 per 30.04.2014 30.000 per 31.07.2014 30.000 per 28.11.2014. 8. Kevään Luottissanomien aikataulu on seuraava: Nro 1/2014: aineistopäivä pe 28.2.2014 ja nro 2/2014: aineistopäivä pe 28.3.2014 Päätettiin merkitä tiedoksi. 15. ILMOn ja Ilonan tuottaminen Ilmo-työryhmän esittää lakkauttaa Ilonan tuottamisen ja julkaista kaksi Ilmoa vuodessa. Repolaisessa julkaistaisiin silti tapahtumalistaus. Uudella mallilla lippukunnat saisivat kaksi kertaa vuodessa ajankohtaisen tapahtumainfopaketin. Kaikki tapahtumatiedot koottaisiin Tsykli-prosessissa ja tapahtumatekstejä saisi viilata alkuvuodesta ennen toisen Ilmon taittamista. Viestintäsuunnittelijan mukaan Ilonan työstäminen on huomattavasti aikaa vievempää kuin Ilmon taittaminen, koska siinä pitää
7(7) lyhentää kaikki tapahtumatekstit tiiviimpään formaattiin. Uusi malli olisi siis ajankäytöllisesti parempi. Liitteenä on nykyiset painohinnastot ja tarjous uudesta. Uusi malli maksaisi 289 (+ ALV) enemmän, mutta palvelisi paremmin toimintaa. Päätettiin Ilmo-työryhmän esityksen mukaisesti lakkauttaa Ilonan tuottaminen ja julkaista kaksi Ilmoa vuodessa. 16. Muut mahdolliset asiat 1 Toimintaohjesäännön vahvistaminen Päätettiin siirtää seuraavaan kokoukseen 2 Strategia 2018/toimintasuunnitelman painopisteet 2015-2016 Piirinjohtaja Mari Kousa ja varajohtaja Mika Kuusisto esittelevät esitys Käytiin keskustelua SP:n strategian tilasta, piirin kommenteista siihen ja päätettiin kuulla piirin strategiatyöryhmän tuloksia seuraavassa kokouksessa. 17. Seuraavan kokouksen aiheita - strategia - toimintaohjesääntö - Partioneuvostoasiat - Suomiareena 18. Kokouksen päättäminen Viestintäministeri Jussi Elo päätti kokouksen lausumalla kauniin runon kuutista. Pöytäkirjan vakuudeksi Mari Kousa puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri