Piirihallitus Pöytäkirja 1 (12) Hallituksen kokous 7/2016 Aika: tiistai 10.5.2016 klo 17.20 Paikka: Turun partiotoimisto Läsnä: Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Sanna Ahtiainen kehitysministeri Ida Arminen jäsenhankinta ja markkinointi Maarit Heikkinen alueryhmä Marika Hirvonen ohjelmaryhmä Eeva Kivilä viestintäryhmä Helena Siivonen koulutusryhmä Miikka Sipilä talousryhmä Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Pöytäkirja 7/16 1. Kokouksen avaaminen Varapuheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.20 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus : Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on piirinjohtaja tai piirin varajohtaja sekä yhteensä enemmän kuin puolet hallituksen kaikista jäsenistä. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1. ja 1.1.) : 4. Kokouksen esityslista (liite 2) : : 5. Saapunut posti (liite 3) : Hyväksyttiin hallituksen kokousten 5/2016 ja 6/2016 pöytäkirja. Pöytäkirja toimitetaan piirihallitukselle ja julkaistaan piirin nettisivuilla. Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Käsitellään piirin saapunut posti. Liite 3 kokouksessa : Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi.
Piirihallitus Pöytäkirja 2 (12) 6. Talous (liite 4 ja 5) 1: Talouskatsaus tammi-helmikuu 2016. Liite 4 Talousministeri Miikka Sipilä ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Manila esittelevät : Päätettiin merkitä talouskatsaus tiedoksi. 2: : Piirin tilaisuuksien osanottomaksut ym. piirin perimät maksut seuraavalla toimikaudella. Liite 5 2017 vuoden talousarvion hinnastosta poistetaan majoituspaikat ja niistä on tehty työntekijöiden toimesta oma hinnasto. 2017 tapahtumien hinnoissa mennään +/-0 linjauksilla, koska ei ole mahdollista myllyn vaikutuksia vielä arvioida. Talousministeri Miikka Sipilä Päätettiin talousryhmän esityksen mukaisesti 3 Adventtikalenteripalkinnot, liite 5 Talousryhmän esitys palkinnoista ja tilausmääristä Ruokailuväline palkintoa jaettiin 497 kpl ja jokainen Kalenterikettu (114kpl) sai palkinnon myöhemmin 2016 vuoden palkinnon hinta per kpl pitäisi olla noin 5 sis. ALV Palkinnon saannin raja nostetaan takaisin 25 kalenteriin Palkintoja tilataan n.700 kappaletta jolloin pystymme jakamaan kalenteriketuille palkinnon, jos menekki jää alle 580kpl : Päätetään talousryhmän esityksen mukaisesti: Adventtikalenteri myyntipalkinnon myyntimääräksi päätetään 25 kpl ja palkinnon arvo on max 5 /kpl sis alv. Palkintoja tilataan 700 kpl. 4 Joulukortit Liite 5. Hämeen Partiopiiri on tarjonnut piirille Mauri Kunnas joulukortti paketeilla, joiden paketti hinta on 0,60 /paketti. Ulosmyyntihinta on 5. Paketti sisältää 6 joulukorttia. Joulukortteja Hämeellä olisi kaupata n.13.000. Joulukortit pyritään integroimaan Adventtikalenteri kampanjaan ja saada lippukunnat ottamaan kortit ja kalenterit myyntiin samassa käynnissä. Kortteihin ei tehdä mitään palautusrajaa vaan pyritään saamaan lippukunnat ottamaan itselleen suoraan sopivia määriä ja hakemaan lisää, jos syntyy tarve. Myös lippukunnat saavat itse pohtia mikä on heidän tapansa lisätä kortit omaan myyntiin. Kaikki ehjät korttipakkaukset saa palauttaa ja lippukuntia laskutetaan vain myytyjen korttien perusteella. Taloudellista jakoa talousryhmä on pohtinut 1,5 lippukunnalle ja loput piirille. : Päätettiin tilataan Hämeeltä 13000 joulukorttipakettia a 0.60 /pkt. Markkinoidaan lippukunnille adventtikalenterikampanjan yhteydessä. Mahdollisuuksien mukaan markkinoidaan korttia myös yrityksille tms. Lippukuntien osuudeksi piirihallitus päätti 2.0 /paketti.
Piirihallitus Pöytäkirja 3 (12) 7. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Kokoukselle ei esitetty nimettäviä. 8. Piirin toiminnanalojen kuulumiset (liite 6) Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Toiminnanalojen dl:t: piirihallitus sunnuntaina 8.5. klo 22.00 ja toimisto täydentää maanantaina 9.5.klo 16.00 mennessä. Liitteet Alue Ohjelma Todettiin piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset, joista tärkeimpinä: AR:n kokous oli 26.4.2016, paikalla vain aluetoiminnan ihmiset Luottisseminaarissa ja ohjaajatapaamisessa 7 alueohjaajaa TOSU:a tehdään kiinnostuneiden porukalla 26.5.2016 ja aluejaoston kanssa 11.6.2016 Sytytyspalojen kanssa ollut ruuhkaa, monta haastattelusessiota osunut muutaman viikon jaksolle Tiimit tukemaan lippukuntia -mallin ekat puhelut (MPY) tehty hyvällä fiiliksellä, asiaa käsitelty toimistopalaverissa ja Huittisten alueen puhelut tarkoitus tehdä toukokuun aikana Lippukuntien tukemisesta (aluetyö, Sytytyspalat, puhelut) juttu seuraavassa Repolaisessa, täytyy muistaa pitää esillä jatkossakin Viime PH:ssa ideoitu LPKJ:n tervetulopaketti piiristä otettu työn alle, sisältöä pohditaan jaoston seuraavassa kokouksessa (lpkvastaavat 18.5.2016), samoin pohditaan yhden illan ULIjatkokoulutuksia Ohjaajatapaamiseen osallistui 5 ohjelmaohjaajaa. Lippukuntatuen uudistus puhututti ja pohditutti eniten. Ohjelmaryhmän kokous oli paraatin jälkitunnelmissa 25.4.2016 TOSUn työstäminen käynnissä; sovittu yhteistyöjaostot ikäkausi- ja taitojaostojen kesken otetaan yhteyttä FiSSceniin ja keskustellaan tosissaan yhteistyön aloittamisesta -> ensi vuonna täkytapahtumia ohjelmapainotus 2017: Suomi 100 metsäteemalla (päätetään laajennetuissa) jokaiseen jaostoon viestinnästä ja markkinoinnista vastaava henkilö Pohdittiin taas, millä löydetään ne opiskelujen perässä piirin alueelle muuttaneet vaeltajat mukaan piirin toimintaan. Ohjelmaryhmässä on hyvä fiilis. Sovittiin kesärentoutus ja kaikki syksyn kokoukset. Laajennetun ohjelmaryhmän kanssa on suunnitteilla syksyn kokouksen yhteyteen suvaitsevaisuusaktiviteettia. Seuraava ohjelmaryhmän kokous on 18.5.2016 Lapin partiotalolla. Laajennettu ohjelmaryhmä 25.5.2016 Turun toimistolla. Tällöin yritetään sumplia 2017 tapahtuma-aikatauluja, jotta ei olisi päällekkäisyyksiä.
Piirihallitus Pöytäkirja 4 (12) Koulutus (Koulutusryhmä) Toiminnansuunnittelu meneillään. Vuoden 2017 vastuita ja tapahtumanjohtajuuksia työstetty viime kokouksessa. Budjetista ensimmäinen versio tehty. Jatkokäsitellään KR:n 11.5. kokouksessa tarkemmin. Syksyn pj-kurssien 1. osien uudet paikat etsinnässä Partiomyllyn myynnin vuoksi. Kurssit järjestetään muutoin ilmoitettuina viikonloppuina, ainoastaan 1. osien paikat vaihtuvat SP:n osaamismerkkikyselyyn vastattu. L-SP haluaa myöntää omat merkit itse, ja käsittelijänä toimisi työntekijä, Riikka. Haluaisimme kehitellä itse jotakin omaa osaamismerkkiä. Osaamismerkkikoulutusta/esittelyä pohditaan esim. lpk-päivään riippuen siitä, minkälaisia vastauksia saamme. (KR+OR+Riikka pohtineet) Ohjaajatapaaminen 16.4.: osallistujia 19, käytiin läpi vuoden 2015 ohjaajatapaamisessa esiin nousseita asioita ja mitä niille on tehty vuoden aikana, pohdittiin akela-, sampo- ja luotsikurssien tulevaisuutta, yleisesti tapahtumien markkinointia (Himellä jotain materiaaleja tästä?), tutustuttiin pestiavaimen päivitettyyn versioon sekä SP:n lippukuntatuen uudistamismateriaaleihin Valmentajatyöpaja 28.4. etänä Turussa: pohdittiin lpkj:n, pestijohtajan ja ohjelmajohtajan osaamista sekä valmentajataitoja Laajennettuihin lähdössä Helena, Eveliina & Stefan (ALR). Koulutus (Aikuis ja luottisryhmä) Tapahtumat - Rekrykoulutus luottiksille peruttiin vähäisen osallistujamäärän vuoksi; rekrykoulutusta lippukunnille on Lippukuntapäivässä - Luottisseminaari siirrettiin osallistujamäärän vuoksi Sauvon Ahtelasta Partiotoimistolle ja pidettiin yksipäiväisenä 16.4. Suurin osa n. 40 osallistujasta oli tulossa ohjaajatapaamiseen. Tilaisuus toimistolla oli onnistunut, mutta Luottisseminaarin konseptia pitää pohtia ensi vuodeksi Kehittäminen - Aikuisluotsin pestin lanseeraaminen jatkuu Lippukuntapäivässä, jossa on aikuisluotseille oma rupeama - Aikuisrekryvastaavien tekemä kysely aikuisten tukemisesta on lähetetty kaikille piirin lippukunnille, ja vastausaika päättyy 20.5. - Aikuisrekryvastaavat ovat mukana tekemässä Partiopolkujulkaisua aikuisnäkökulmasta - Ryhmä teki kyselyn luottiksille luottistoiminnasta, johon voi vastata 20.5. asti. Löytyy Luottissanomista ja tulee myös luottisten fb-sivulle - Seuraavan mentorointikierroksen alkamista lykättiin elokuuhun (aktoreita on 7 kpl) - Luottissanomat 2/2016 ilmestyi 4.5.; LS 3/2016 DL 4.9., ilmestyy 6.9. Yhteistyö muiden tahojen kanssa - ALR:n laajennettu kokous 5.4. oli onnistunut tilaisuus, läsnä oli ministereitä ja muuta edustusta. Saimme arvokasta tietoa toiveista ja yhteydet on nyt avattu. Laajennetulle kokoukselle on tarvetta ainakin kerran vuodessa ennen toimintasuunnitelman tekoa. Seuraava laajennettu kokous pidetään jo elokuussa, jolloin tarkistetaan tehtäviä. Toimintasuunnitelman valmistelu Valmistelemme toimintasuunnitelmaa ja pidämme sitä varten
Piirihallitus Pöytäkirja 5 (12) Talous ylimääräisen kokouksen toukokuussa. Lisää aineksia tulee laajennetuista valiokunnista 14.-15.5. - Adventtikalentereita tilattu 65 000 kpl (viime vuonna 60 000 kpl + 3000 kpl) - Mauri Kunnaksen joulukortteja tilattu Hämeeltä 13 000 pkt Opas lippukunnan taloudenhoitajalle. Mari Rannikon opinnäytetyö. Taloudenhoidon perusteet. Sopii aloittelijoille. Re-postiin ja Fb:iin. - Päädyimme kokouksessa, että emme ala tällä porukalla vielä tekemään talousryhmän vuosikelloa. Miikka tekee Drive tiedoston jossa alamme pohtia tavanomaisia prosesseja joihin Talousryhmä ottaa kantaa ja valmistelee. - Keskustelimme Piirin leirien laskutuksesta ja siitä miksi sitä ei voida hoitaa nykyisen ohjelman puitteissa samalla tavalla, kun Roihua. Lasku leiristä lähtisi suoraan leiriläiselle ja perinnän/luottotappion hoitaisi piiri. Kuksalla pystytään nykyisellään se hyvin helposti hoitamaan. Lippukunnille se tuottaa turhaa työtä ja se ei palvele ketään. Lippukunta pystyisi halutessaan sen pyörittämään oman kirjanpidon kautta mikäli jokin avustus tai muu sen vaatisi. Viestintä (IT-Vaalit) Ei löydetty luottiksen vuosikelloa SP:n viestinnältä: Polku-elementin käyttäminen punaisena tuo vahvoja mielleyhtymiä Punaiseen Ristiin. Tästä syystä toivomme, että polkua ei käytetä punaisena, vaan muissa ilmeen väreissä. Kuvapankin rinnalla nyt myös Flickr www.flickr.com/photos/lspartiopiiri. Flickrin ensisijainen kohderyhmä oma väki, kuvapankin ulkopuoliset. Flickriin saa laittaa kuvia runsaammin ja vapaammin kuin kuvapankkiin. Kuvapankkiin vain parhaat mediaa varten. Sometunnarit jaettu ph:lle ja vr:lle Office 365 -projektissa todettu, että Sulavan tähän mennessä tarjoama malli piirien intraneteille ei ole toteutuskelpoinen ja työ tältä osin aloitetaan alusta. Tämän vuoksi piireille tarjottavat työtilat intra-/extranettejä varten eivät ole käytössä huhtikuussa. Pohdittiin lainattaville tavaroille joku vastuu lainaajalle, esim. osa uuden hankintahinnasta tapahtumalta/ryhmältä, jos tavara menee rikki. Tehdään tästä esitys seuraavaan ph:n kokoukseen. Paraatista monta juttua Turun alueella (ainakin Turun Sanomat 16.4., 23.4. ja 25.4., Turkulainen, Aamuset). Myös Yle Turku ja Yle Pori huomioineet paraatin. Repolaisen päätoimittaja lähtee ulkomaille. Valitaan syksyksi 2016 sijainen toimitusjaostosta. Uuden päätoimittajan hakuilmoitus Repolaisessa 6/16, aloittaa 1.1.2017. Repolaiset 2017: PH:ssa päätettiin, että jäsennumerot ovat nro:t 2, 5 ja 6. Viestintäryhmä toivoo, että jäsennumerot olisivat nro:t 2, 4 ja 5. Tehdään tästä esitys seuraavaan ph:n kokoukseen. Vaalitoimikunnan kokous 31.5. klo 18. Tehdään vaaliasioille oma dia, kun on enemmän kerrottavaa
Piirihallitus Pöytäkirja 6 (12) Jäsenhankinta ja markkinointi - Lippukuntiin laitettu kirjettä lpk-postin yhteydessä, liittyen syksyn aloituskampanjaan. - Pop-up-kolon/kolojen suunnittelu etenee hyvää vauhtia YSPvetoisesti. - Varusmiespartiolaisten hyvinvointihanke: L-SP:n alueelta Porin Prikaatin Säkylän varuskunta. Vk 33-34 tapaamiset varuskunnalla. (Paikalle NMKY, VMTK, L-SP:n edustjat; työntekijä ja luottis? Syyskuun alussa startti ensimmäisellä tapahtumalla. NMKY hoitaa käsikirjoituksen ensimmäiseen tapaamiseen ja alun yhteydenotot sotilaskoteihin. Pilottihanketta olisi kaksi saapumiserää eli II/2016 ja 1/2017. Tarvitaan se henkilö joka nämä tapaamiset menee varuskunnalle pitämään. - Kirkkopäivät-tapaaminen. - Partiopolku-lehti kirjoitusvaiheessa. Materiaalit valmiit kesäkuun alussa. Y-t Kirkkopäivät Rekry-verkot tuottaneet tulosta Piirinjohtajat Luottistapaaminen o Samassa toiminnansuunnittelun käynnistäminen Toiminnansuunnittelu käynnissä o Aikaa tämä kuukausi o Luottiksilta ei kysymyksiä aiheesta. o PH:n mietittävä seuraavassa kokouksessa isoa kuvaa tuleville vuosille. Paraati - Kiitos PH:lle pestien hoitamisesta! Ajatuksia piirin kysymyksiksi Paras vapaaehtoistyö -kyselyyn -dl 13.5. (nämä jo mukana) Laitoin myös aikuis- ja luottisryhmälle kyselyä/mari o Minulla on mahdollisuus vaikuttaa koko piirin kehittämiseen. o Saan riittävästi tietoa piirin luottiksia koskevista tärkeistä asioista ja muutoksista. Toiminnanjohtaja/Toimisto Suomen itsenäisyyden satavuotisjuhlavuosi 2017 Satakunnassa, palaveriin osallistuttu 15.4. -> kokousliitteissä pdf SP:n suunnitelmista Suomi100 vuodelle Toiminnanjohtaja kävi tutustumassa 20.4. Örön saareen metsähallituksen kutsumana. Örön linnakesaari on ollut sata vuotta suljettuna ensin venäläisten ja sittemmin Suomen Puolustusvoimien rannikkolinnakkeena. Saari siirtyi Metsähallitukselle ja osaksi Saaristomeren kansallispuistoa 1.1.2015 ja se avattiin yleisölle 1.6.2015. Entisestä linnakesaaresta Metsähallitus työstää luontomatkailukeskusta tukeutuen saaren kulttuurihistoriaan ja luontoarvoihin. Saarella on rakennuksia kuutisenkymmentä ja se on Museoviraston suojelema rakennettu kulttuuriympäristö. Örö on suuri saari, yli 200 hehtaaria ja luonnoltaan aivan poikkeuksellinen, linnakehistoria on läsnä koko ajan bunkkereineen ja tykkeineen. www.luontoon.fi/örö Metsähallitus otti yhteyttä piiriin syystä, että saarella on 6
Piirihallitus Pöytäkirja 7 (12) tuuman kasarmialue, minne he haluaisivat rakentaa teemalla NP4J ( national park for juniors ) Camp Örön, joka voisi palvella luontokouluja, nuorisoryhmiä, partiolaisia. Meiltä he halusivat näkemystä miltä näyttää luontoleiritoiminta kymmenen vuoden päästä, millaista infraa tarvitaan, miten MH ja partiopiiri voi tuottaa yhdessä luontoelämyksiä, -seikkailuja. Mahdollista piirileiri-, alueleiri-, lippukuntaleirialuetta Öröseen. Veteraanipäivään osallistui piiristä lippuvartiolippukunta, ensi vuonna viimeinen nykymuotoinen veteraanipäivän juhla Turussa. Tiistaina 3.5. pidettiin toimistokokous Turussa. Tämän vuoden kehityskeskustelut alkavat 10.5. ja päättyvät ennen kesälomia Partiotyönantajien ja toiminanjohtajien kokous to 12.5. Helsingissä K-P lomalla 13.5-18.5. 9. Piirin projektit (liite 7) 1 Tammileiri Lieska Leiri suht hyvällä mallilla Ilmoittautuneita n. 2800 Alaleirinjohtajia puuttui muutama (tilanne paraatin aikaan) Kokous 11.5 klo 18 toimistolla Leirikirja melkein valmis. Kohta painoon ja kaikille ilmoittautuneille postiin. Merkitään keskustelu tiedoksi 2 Tules2016 -loppuraportti, liite 7 3 4 Kuultiin Tules2016 leirin johtajan Johannes Perkkolan raportti leiristä. Merkitiin liitteenä oleva hankkeen loppuraportti tiedoksi Partioon -hanke Ida Arminen esittelee Merkitään hankkeen tilanne tiedoksi Vaalitoimikunta Piirin kevätkokouksessa vaalitoimikuntaan valittiin Jyri-Petteri Paloposki ja Aleksi Ojanperä. Vaalitoimikunta valtuutettiin myös täydentämään itse itseään. Vaalitoimikuntaan on kevätkokouksen jälkeen lupautunut myös Mikaela Savolainen. Eeva Kivilä kutsuu toukokuun aikana vaalitoimikunnan kokoon ja käy heidän kanssaan läpi toimeksiannon. Toimikunta pyrkii täydentämään itse itseään ennen kesää, apunaan mm. somemarkkinointi. Merkittiin tiedoksi vaalitoimikunnan tilanne
Piirihallitus Pöytäkirja 8 (12) 10. Uudet partiojohtajat (liite 8) Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Liite kokouksessa Päätettiin vahvistaa piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat 7 kpl. 11. Toimintaohjesäännön päivitys (liite 9) Toimintaohjesäännön päivitys Käydään läpi ryhmien päivitys- muutoskohteet. Käytiin läpi tämänhetkinen tilanne päivitysten osalta ja todettiin että Piirinjohtajat jatkavat kohdan 3.8. päivittämistä. Kohdat 3.11. ja 3.12 siirretään otsikon 5 alle. Kehitysministeri päivittää kohdat 5.6. ja 5.7. ja lisää Y-toiminanna Otsikon 5 alle. Piirinjohtajat päivittävät kohdan 8.1. toiminnanjohtaja kohdan 8.3. ja alueministeri kohdan 8.4. Päivitysten DL o 25.5. 12. Lippukuntapäivä 2016 Salossa (Liite 10) Lippukuntapäivä 2016 valmistelutilanne. Lippukuntapäivä Salossa Moision koululla. Koulu ja tarjoilut ovat varattu toiminnanjohtajan toimesta. Ensimmäinen info-kirje ryhmien, jaostojen ja toimikuntien puheenjohtajille lähtee viikolla 19. Liitteessä 9 esitys Merkitään tiedoksi Lippukuntapäivän valmistelutilanne ja päätetään varajohtajan ja toiminnanjohtajan vastaavan päivän järjestelyistä. 13. SP:n kuulumiset (Liite 6 ja 11) 1 Partioneuvosto I/2016 9. 10.4.2016 päätökset. Liite 11 Partioneuvos Mika Kuusisto esittelee Käsitellään partioneuvostossa päätetyt asiat. Kuultiin partioneuvoksien raportti neuvoston 1/2016 asioista ja merkittiin ne tiedoksi. 2 Laajennetut Valiokunnat I/2016 Käsitellään laajennettujen valiokuntien oleelliset asiat, joihin ryhmien puheenjohtajat tekevät päätösesityksen. Ryhmien puheenjohtajat esittelevät asiat, jotka ovat kirjattuina toiminnanalojen kuulumisiin liitteessä 6 Päät Merkittiin tiedoksi oleellisimmat asiat, liite 6
Piirihallitus Pöytäkirja 9 (12) 14. Piirin toiminta vuonna 2017 1 Piirin toimintasuunnitelma vuodelle 2017-2018 Varajohtaja Mika Kuusisto esittelee Todettiin valmistelun tilanne, ohjeet on lähteneet luottiksille ja vastauksia odotetaan toukokuun aikana 30.5. mennessä. 2 Piirin talousarvioprosessi vuodelle 2017 Talousryhmän puheenjohtaja Miikka Sipilä ja toiminnanjohtaja Kalle- Pekka Mannila esittelevät. Todettiin valmistelun tilanne, ohjeet on lähteneet luottiksille ja vastauksia odotetaan toukokuun aikana 30.5. mennessä. 3 ILMO vuodelle 2017. Viestintäministeri Eeva Kivilä esittelee Todettiin valmistelun tilanne, ohjeet on lähteneet luottiksille ja vastauksia odotetaan toukokuun aikana 30.5. mennessä. 15. Partiotaitokilpailuiden palkinnoista Lounais-Suomen Partiopiirin kilpailujaosto on lähestynyt piirihallitusta seuraavan laisella esityksellä: Lounais-Suomen Partiopiirin järjestämiä vuosittaisia partiotaitokilpailuja ovat piirin talvimestaruuskilpailut, kevätmestaruuskilpailut sekä syysmestaruuskilpailut. Talvimestaruuskilpailuissa kisataan oranssissa, vihreässä, sinisessä, punaisessa, ruskeassa ja harmaassa sarjassa, kevätmestaruuskilpailuissa oranssissa ja vihreässä sarjassa ja syysmestaruuskilpailuissa sinisessä, punaisessa, ruskeassa ja harmaassa sarjassa. Lisäksi ruskeassa ja harmaassa sarjassa on erikseen vaeltajasarjat. Kilpailujaoston tavoitteena on, että jokaisen kilpailun mitalit mitalisijoille sijoittuneille vartioille jaettaisiin jo kilpailupäivänä kilpailupaikalla. Lisäksi vartiot saavat kilpailun jälkeen plakaatit, joissa on vartion nimi, sarja, sijoitus, kilpailun nimi, tyyppi, ajankohta ja kilpailuvartion jäsenten nimet. Näiden lisäksi voittajavartioiden on ollut tarkoitus saada seuraavaan vastaavaan kisaan asti kiertopalkinto kololle. Yhteensä kiertopalkintoja on siis jokaisen kilpailun jokaisen sarjan voittajalle, eli yhteensä 16 palkintoa. Lounais-Suomen Partiopiiri on ollut olemassa vasta vajaa seitsemän vuotta ja jo tänä aikana kiertopalkinnot ovat osoittautuneet hankaliksi. Palkintoja ei ole saatu edellisen vuoden voittajilta ajoissa palkintojenjakotilaisuutta ja uuden voittajan tietojen kaiverrusta varten. Tälläkin hetkellä suurin osa kiertopalkinnoista on kadoksissa. Esimerkiksi syyskilpailujen 2015 kiertopalkinnot oli tarkoitus jakaa piirin syyskokouksen yhteydessä, mutta paikalla ei ollut yhtään syyskilpailujen kiertopalkintoa. Lisäksi palkintojen jakoon sopivaa tilaisuutta on ollut vaikea löytää. Jako piirin kokousten yhteydessä on hankalaa muun muassa siksi, että kokoukset ovat melko pitkän ajan päästä kisojen jälkeen, kokousten alussa käsiteltävien asioiden lista
Piirihallitus Pöytäkirja 10 (12) on muutenkin pitkä ja kokoukset eivät ole tarkoituksenmukainen paikka nuorimpien sarjojen edustajille. Lounais-Suomen Partiopiirin kilpailujaosto ehdottaakin palkinnoista ja niiden jaosta jatkossa seuraavaa toimintamallia: 1. Lakkautetaan kiertopalkintosysteemi. Nykyiset kiertopalkinnot etsitään, niihin kaiverrutetaan puuttuvat voittajat ja tämän jälkeen palkinnot lahjoitetaan Partiomuseoon 2. Jatkossa mitalit (kulta, hopea, pronssi) kaikista kilpailun sarjoista toimitetaan kilpailun nimellä ja ajankohdalla kaiverrettuina viimeistään viikkoa ennen kilpailua kilpailun järjestäjille. Nämä jaetaan kilpailupäivänä kilpailupaikalla tulosten valmistuttua 3. Plakaatit mitalisijoille sijoittuneille vartioille toimitetaan yllä mainituin tiedoin kaiverrettuina vartion edustamalle lippukunnalle viimeistään kahden viikon kuluttua lopullisten tulosten julkaisemisesta. Lippukunta järjestää plakaatin annon vartiolle parhaaksi katsomallaan tavalla esimerkiksi lippukunnan omassa juhlavassa tilaisuudessa Päätettiin päätösesityksen mukaisesti. 16. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Satakunnan Partiosäätiö on korvannut Partiomyllyn sähkökulut vesivahingon kuivauksen ajalta 2. Raision lukioon harkitaan partiolinjan perustamista 3. OKM- yleisavustuksen raportti partiopiirin osalta lähetetty Suomen Partiolaisille 4. TVK on esikäsitellyt Lounais-Suomen partiosäätiölle ja Satakunnan Patiosäätiöille anomukset apuahoista ja ne on toimitettu 12.4. 5. Adventtikalentereja tilattu 65ooo kpl 6. Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymälle on toimitettu vuoden 2015 avustusta koskeva selvitys ja jätetty vuoden 2016 avustus anomus. 7. Niko Sjöholm on Turun toimistolla harjoittelijana 21.6. saakka 8. Työvalokunta on vahvistanut toiminnanjohtajan esityksestä kopiokoneiden uudet leasingsopimukset Canonin kanssa seuraavat 60kk 9. Toiminnanjohtaja kävi tutustumassa Örön linnakesaareen metsähallituksen kutsumana. 10. Turun kaupungin ja Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän Reformaation merkkivuoden info- ja keskustelutilaisuuteen to 26.5. klo 14-16, osallistuu Leena Hongell. 11. Lippukuntafoorumin palaute Merkitään tiedoksi 17. Lounais-Suomen Partiopiirin sääntömuutos (liite 12) Piirihallitus päätti kokouksessaan 3/2014 sääntömuutosprosessin aikataulusta mm: 4/2016 PH TVK:n ensimmäiset esitykset PH:n kommenteille - Juttu Repolaiseen - Juttu LPK-postiin - Juttu Blogiin Työstetään sääntömuutosasiaa.
Piirihallitus Pöytäkirja 11 (12) Piirinjohtaja Mari Kousa esittelee. Käytiin läpi toiminnanjohtajan koostama dokumentti ja sovittiin sen kommentoinnista 26.5. tvk:n kokoukseen mennessä. 18. Muut mahdolliset asiat 1 Henkilöstöasiat, henkilökunnan lomat Toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila esittelee Päätettiin esityksen mukaan 2 Toimiston kesän aukioloajat 2016 : Toimistot siirtyvät kesäaukioloaikoihin ja ovat avoinna 23.5. -26.8. Ma To klo 10-16 ja pe klo 10-14. Toimistot ovat suljettuna 4.7. 29.7. Tarkemmin aukioloajat löytyvät: www.lounaissuomenpartiopiiri.fi 19. Organisaatiomuutoksen arviointi 1 Lounais-Suomen Partiopiirissä toteutettiin vuoden 2015 aikana organisaatiomuutos. Päätetään organisaatiomuutoksen arvioinnista. Mari Kousa esittelee 2 Siirrettiin seuraavaan kokoukseen Työajan resursoinnin seuranta Toiminnanjohtaja on selvitellyt muilta piireiltä, millaisia seuranta työkaluja heillä on. Vain PäPa:lla on käytössä on EmCe-liitännäisenä sovellus, PARM. PARM on hinnaltaan n. 10 /kk/käyttäjä. PARM on käytännössä projektinhallintaohjelma ja näin ollen erittäin laaja partion käyttötarkoitukseen. Suomen Partiolaiset ovat hankkimassa mahdollisesti hankkimassa työajan resursoinnin seuranta ohjelmaa, mutta kevyempää versiota. Kyseinen softa olisi myös halvempi käytössä. SP tilaa esittelyn softalle parin viikon päästä, johon kannatta meidänkin piiristä osallistua. PäPa on myös valmis vaihtamaan tähän kevyempään versioon. Tämä sovellus olisi todennäköisesti käytössä heti elokuussa kesälomien jälkeen Toiminnanjohtaja tutustuu ohjelmaan ja esittelee hankintaehdotuksen seuraavassa kokouksessa. 20. Partiomylly (liite 13) Satakunnan Partiosäätiö on myynyt Kiukaisten Alhonkulmalla sijainneen Partiomyllyn. Partiomylly siirtyy yksityiselle omistajalle, ilmeisemminkin heidän yksityisasunnokseen. Omistajan vaihdos tapahtuu 30.5.2016. Partiomyllyn irtaimiston omistaa Lounais-Suomen Partiopiiri ja suurin osa irtaimistosta tulee tarpeettomaksi Partiomyllyn myynnin jälkeen.
Piirihallitus Pöytäkirja 12 (12) Päätettiin informoida lippukuntia Partiomyllyn myynnistä, Liitteen 13 pohjalta. Päätettiin Partiomyllyn irtaimiston myynnistä 29.5. järjestettävässä huutokaupassa. Kalle Virtanen on lupautunut meklariksi ja Sanna Ahtiainen ja Marika Hirvonen on lupautuneet pitämään puffettia. Ida Arminen ja Eeva Kivilä ovat myös huutokaupassa mukana Suomen Partiomuseoon lahjoitetaan sen haluavat esineet ja materiaalit. 21. SP:n lippukuntatuen uudistus Käydään läpi SP:n lippukuntatuen uudistus -projektin tämän hetkinen tilanne, tiedossa olevat SP:n suunnitelmat projektin aikataulusta sekä laajennetuille valiokunnille aiheesta lähetetty piirikysymys. Merkittiin tiedoksi aiheesta käyty keskustelu. Piirihallitus päättää kesäkuun kokouksessa miten mahdollista muutosta käsitellään ja työstetään L-SP:ssä vuoden 2016 aikana ja miten se huomioidaan toiminnansuunnittelussa vuosina 2017-2018. 22. Piirin ylimääräinen kokous 23. Seuraavan kokouksen aiheita Käynnissä oleva sääntömuutos prosessin ( 17) takia kutsutaan kokoon piirin ylimääräinen kokous. Päätetään kutsua piirin ylimääräinen kokous 25.9. Lippukuntapäivän yhteyteen Saloon. Kokouskutsut julkaistaan Repolainen 4/2016 ja 5/2016 Kesäkuun TVK: Toiminnansuunnittelu 2017, välitarkastus toimintasuunnitelma 2016, painotukset, isot projektit, yhteiskuntasuhde- ja projektiministeri kutsuttuna mukana Marika Hirvonen päätös- ja tarjoiluvuoro 24. Kokouksen päättäminen Maarit Heikkinen päätti kokouksen Pöytäkirjan vakuudeksi Mika Kuusisto puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri