SONET Vuodenvaihteen ohjeellinen työjärjestys 2014 2014 CGI 1 (19)
SISÄLLYSLUETTELO 1 Vuodenvaihteen 2014 2015 muistilista 3 1.1 _ Verokorttipyyntö... 3 1.2 _ Muuta huomattavaa vuodenvaihteessa... 3 1.3 _ Matkalaskujen siirto palkanlaskentaan... 3 2 Hoidettava ennen ensimmäisiä palkka-ajoja 4 3 Tammikuun aikana hoidettava 5 4 Vuodenvaihteen toiminnot 6 4.1 _ Avataan uudet kalenterivuodet ajoryhmittäin... 6 4.2 _ Avataan uudet verokaudet ajoryhmittäin... 6 4.3 _ Avataan uusi porrasverokausi ajoryhmittäin... 7 4.4 _ Perustetaan uudet kalenterit... 8 4.5 _ Varmistushakemisto... 9 4.6 _ Verottomat korvaukset, aikaan sidotut... 10 4.7 _ Yhteiset a-hinnat... 11 4.8 _ Palkansaajien muuttuvat luontoisetutiedot.... 11 4.9 _ Muutokset verosääntöjen ylläpitoon... 12 4.10 TyEL prosentti muutokset... 14 4.11 Kirjanpidon laskennalliset viennit... 14 4.12 Työnantajan sosiaaliturvamaksut... 15 4.13 Ay liittojen ja ay-osastojen prosenttien muutokset.... 16 4.14 Tapaturmavakuutus koodien prosenttimuutokset... 16 5 Vuodenvaihteen jälkeen suoritettavat toimet 17 5.1 _ Uusi verokausi... 17 5.2 _ Uusi lomavuosi huhtikuun alussa... 19 2014 CGI 2 (19)
1 Vuodenvaihteen 2014 2015 muistilista 1.1 Verokorttipyyntö Tehdään verokorttipyyntö verottajalle vuoden loppuun mennessä. Lisätietoja aikataulusta www.vero.fi. 1.2 Muuta huomattavaa vuodenvaihteessa Sotu-% sekä sosiaalikuluprosentteja koskevat muutokset tehdään, kun vuoden 2014 Viimeiset palkka-ajot on viety kirjanpitoon Kaikki tarvittavat tiedostosiirrot on tehty Kausiveroilmoitukset ja tilitykset on tehty kaikkien ajoryhmien ja yritysten osalta 1.3 Matkalaskujen siirto palkanlaskentaan Mikäli käytössä matkalaskusovellus tehdään matkalaskujen siirto palkanlaskentaan verottajan vuosi-ilmoitusta varten, jos näitä ei ole siirretty kuukausittain. Siirto tehdään uudelle palkkakaudelle esimerkiksi 20141250. Huom! Siirto on tehtävä ennen kuin vaihdat vuosiparametrit. Matkalaskujen siirto: Palkkakauden toiminnot Tapahtumien muodostus Tapahtumien luonnit Matkalaskut Siirto voidaan tehdä myös valinnalla Matkalaskut poiminnalla. Tässä voidaan valita (maalata), mitkä laskut siirretään kyseessä olevalle palkkakaudelle. 2014 CGI 3 (19)
Tulosta palkkatapahtumien listaus ja tee tarkistus (myös kirjanpitoon). Varmistus ja kumulointi kyseessä olevalle matkalaskujen palkkakaudelle. Siirto tehdään vähintään kerran vuodessa. 2 Hoidettava ennen ensimmäisiä palkka-ajoja o Vuosiparametrit (kalenterivuosi, verokaudet, muut tarvittavat kaudet) o Kalenterit (TY-, LO-, ÄI- kalenterit) o Varmistushakemisto(t) (varmistus, siirto, tilastot,..) o Aikaan sidotut korvaukset / verottomat korvaukset o Yhteiset á-hinta muutokset o Kiinteät palkkaustiedot Luontoisetu muutokset (auto-, puhelin-, ravinto- ja muut edut ) o Verosäännöt vuodelle 2015 (työttömyysvakuutusmaksu, savamaksut, päivärahamaksut) o Eläkelaki muutokset (TyEL -tiedot yrityksittäin, prosentit työnantaja / työntekijä, vakuutusnumero, vakuutusyhtiö ja ilmoitustekniikka) o Automaattisten kirjanpitovientien laskennanohjauksen mahdolliset prosenttimuutokset (työttömyysvakuutusmaksu, tapaturma ja ryhmähenkivakuutus yms. sosiaalikulumaksut) o Sotumaksun muutokset (soturyhmien ylläpito, maksuvapautus) o Ay-maksu- % muutokset 2014 CGI 4 (19)
3 Tammikuun aikana hoidettava 1. Verottajan vuosi-ilmoitus (tarkista ohjaukset, mm. yhteenvetotietojen ohjaus) 2. Palkkakortit. Palkkakorteille summat kerätään kausikumuloista. Näiden yhteissumma pitää täsmätä verottajan vuosi-ilmoitusten yhteensä summiin. 3. Lakisääteinen tapaturmavakuutusilmoitus 4. TyEL ja Keva työsuhdeilmoitus 5. Eläkelaitoksen vuosiansioilmoitus 6. Muut tarvittavat vuodenvaihteenlistat päättyneeltä vuodelta 7. Työttömyysvakuutusrahastoilmoitus Eläkeilmoituksista huomattavaa Mikäli olette vuosi-ilmoittaja, ajetaan ensin työsuhdeilmoitukset siltä ajalta, jolta ne on ajamatta. Eläkeilmoitukset kannattaa ajaa vasta sen jälkeen kun loppuvuodesta päättyneiden palvelussuhteiden viimeiset ansiot on maksettu. Näin päättymisilmoitukselle tulostuvat erikseen päättymisvuoden aikana ja uuden vuoden puolella maksetut ansiot. 2014 CGI 5 (19)
4 Vuodenvaihteen toiminnot 4.1 Avataan uudet kalenterivuodet ajoryhmittäin Vuodenvaihteen toimenpiteet Vuosiparametrit Vuosiparametrien ylläpito 01 = Kalenterivuosi 1. Valitaan kehotteelta kumulointikausi 01 = Kalenterivuosi 2. Valitaan kehotteelta vanha voimassaoleva vuosi (merkitty A:lla) ja poistetaan voimassaolo. 3. Avataan uusi vuosi 2015 ja merkitään se voimaan. 4.2 Avataan uudet verokaudet ajoryhmittäin Vuodenvaihteen toimenpiteet Vuosiparametrit Vuosiparametrien ylläpito 05 = Verokausi. Vanhalta vuodelta poistetaan voimassaolo ja avataan uusi vuosi voimaan. Kaudelle merkitään kumulointivuoden alku- ja loppupäivämäärä. Vuoden ensimmäinen verokausi on 20151 1.1.2015-31.1.2015. Uudet ennakonpidätystiedot otettaneen käyttöön 1.2.2015, jolloin otetaan käyttöön myös uusi verokausi (20152 käytössä 1.2.2015 31.12.2015). 2014 CGI 6 (19)
Verokausi vaihdetaan myös, jos käytössä on kausikohtainen verotus (ajoryhmän verotustapatieto on 1). 4.3 Avataan uusi porrasverokausi ajoryhmittäin Vuodenvaihteen toimenpiteet Vuosiparametrit Vuosiparametrien ylläpito 06 = Porrastetun laskennan kausi. Vanhalta vuodelta poistetaan voimassaolo ja avataan uusi vuosi voimaan. Vuoden vaihteessa vaihdetaan ainakin 01, 05 ja 06 kumulointikaudet vastaamaan uuden vuoden tietoja. Tarkistettava myös muut kumulointikaudet, jos käytössä (esimerkiksi 03 kilometrien kausi). 2014 CGI 7 (19)
Jotta muutokset tulevat voimaan (luetaan koneen muistiin) on tehtävä Ajoryhmän vaihto toiminto, vuosiparametrien vaihdon jälkeen. Polku: Sovellustoiminnot Ajoryhmän vaihto. Tämän jälkeen voit halutessasi avata palkkakaudet tammikuun maksupäiville. 4.4 Perustetaan uudet kalenterit Polku: Sovellustoiminnot Ohjaustiedot Perustiedot Perustiedot Kalenterit, Ylläpito TY = Työpäiväkalenteri vuodelle 2015 / 2016 LO = Lomapäiväkalenteri vuodelle 2015 / 2016 ÄI = Äitiyspäiväkalenteri vuodelle 2015 / 2016 (jos käytössä) Kaikki käytössä olevat kalenterit pitää avata. Kalenterit kannattaa perustaa myös vuodelle 2016. lma käyttää tulevan vuoden kalenteria tilanteissa, joissa kirjataan tapahtuma pidemmälle ajanjaksolle, esimerkiksi yli vuodenvaihteen 2015-2016 olevat poissaolot. TY kalenteri. LO kalenteri. x (pieni x) on työpäivä. x (pieni x) on lomapäivä. Lomasuunnitelma, poissaolot ja palkkatapahtumien kirjaus käyttävät kalenteria. 2014 CGI 8 (19)
4.5 Varmistushakemisto Jos perustetaan uusi varmistushakemisto palkkakauden varmistuksia varten palvelimen/verkon tai työaseman levylle, avataan kyseinen hakemisto myös Sonetin ohjauksiin. Hakemistopolku voi olla kaikkien yritysten ja ajoryhmien yhteinen. Hakemistot voivat olla myös yrityskohtaisia. Tätä ominaisuutta voidaan tarvita esimerkiksi TYVI lähetysten kannalta (OneWay). 1. Tarkista nykyisen varmistushakemiston sijainti Sonetin palkoista Polku: Sovellustoiminnot Ohjaustiedot Käyttöä ohjaavat tiedot Oletushakemistot: Varmistukset. Hakemiston sijainto voi olla esimerkiksi c:\sonet\varm2014\ 2. Perusta uusi hakemisto (folder) resurssien hallinnan kautta palvelimen / verkon tai työaseman levylle. Pyydä tarvittaessa apua omalta mikrotukihenkilöltäsi. Suositus hakemiston nimeksi on varm2015. 3. Muuta Sonetin palkkoihin uusi hakemistopolku Polku: Sovellustoiminnot Ohjaustiedot Käyttöä ohjaavat tiedot Oletushakemistot HUOM! Hakemistopolku päättyy aina, \ -merkkiin. 2014 CGI 9 (19)
Jos, Palkkakauden toiminnot Palkka-ajo toimet Palkka-ajon varmistus toiminnossa, saat ilmoituksen tarkoittaa se sitä, että olet muuttanut hakemistopolun oletushakemistoihin, mutta et ole perustanut hakemistoa koneen levylle. Virhe ilmoitus poistuu hakemiston perustamisen jälkeen. 4.6 Verottomat korvaukset, aikaan sidotut Polku: Sovellustoiminnot Ohjaustiedot Perustiedot Yhteiset a-hinnat Aikaan sidotut korvaukset Ylläpito Korvausten a-hinnoille määritellään voimassaolo. Avataan vuoden 2015 uudet verottomat korvaukset. 2014 CGI 10 (19)
Jos a-hinta pysyy samana, voit jatkaa loppupäivä tietoa vuodella eteenpäin tai voit avata uuden rivin vuodelle 2015. Täällä voi olla myös muita asiakaskohtaisia km, päiväraha tai lisien hintoja. Matkalaskut ohjelmisto käyttää näitä verottomien korvausten hintoja. Muuta myös Matkalasku ohjelman ulkomaan päiväraha summat. Polku: Matkalaskut Ohjaustiedot Matkakaavat ja hinnat Ulkomaan päivärahat 4.7 Yhteiset a-hinnat Polku: Sovellustoiminnot Ohjaustiedot Perustiedot Yhteiset a-hinnat Yhteiset a-hinnat Ylläpito Tällä ruudulla on usein muun muassa palkan lisiin tai ruokailuihin liittyviä a-hintoja, lounassetelien hinnat, erilaisia palkkioita yms. Tiedot ovat sääntöryhmäkohtaisia. Esimerkiksi lounassetelien hinnat voivat vaihtua kesken vuoden. Työaikalisien hinnat muuttuvat usein uuden työehtosopimuksen voimaantulon yhteydessä. 4.8 Palkansaajien muuttuvat luontoisetutiedot. Lähinnä auto-, puhelin-, ravinto- ja asuntoedun verotusarvo tiedot. Tee muutokset palkansaajien palkkaustietoihin. Polku: Palkansaajan perustiedot Palkansaajatiedot Kiinteät palkkaustiedot 2014 CGI 11 (19)
Luontoisetu rivien summat muutetaan, mikäli tiedot muuttuvat. Esimerkki: Ota autopuhelinetu rivi alas, anna uusi alkupäivämäärä, muuta summa halutuksi ja tallenna enterillä. Toimi samoin muiden muuttuvien kiinteiden palkanerien osalla. Kun palkansaajan kaikki tarvittavat rivit on muutettu, paina enter. Kyseessä on historia tieto, alkupäivämäärä on 1.1.2015. HUOM! Ei laiteta loppupäivämäärä tietoja vuoden 2014 riveille, vaan ohjelma tekee ne automaattisesti. lmallisesti voidaan laskea autoedun verotusarvo. Autoedun arvon laskennasta on oma erillinen ohje. Puhelinetu summan muutoksen voi tehdä myös Kiinteän palkan korotus toiminnolla. HUOM! Määrätty palkkalaji: tee ensin kiinteiden ja yksikköpalkkojen varmistus. 4.9 Muutokset verosääntöjen ylläpitoon Polku: Sovellustoiminnot Ohjaustiedot Perustiedot Verotustiedot Verosäännöt Annetaan vuodelle 2015 tiedot. 2014 CGI 12 (19)
2014 CGI 13 (19)
4.10 TyEL prosentti muutokset Sovellustoiminnot Ohjaustiedot Perustiedot Eläketiedot Eläkelait Ylläpito 4.11 Kirjanpidon laskennalliset viennit Polku: Sovellustoiminnot Ohjaustiedot Käyttöä ohjaavat tiedot Autom. kp-vientien laskennan ohjaus Tiedot ovat yritys- / ajoryhmäkohtaisia. 2014 CGI 14 (19)
4.12 Työnantajan sosiaaliturvamaksut Polku: Sovellustoiminnot Ohjaustiedot Perustiedot Perustiedot Soturyhmät Ylläpito 2014 CGI 15 (19)
4.13 Ay liittojen ja ay-osastojen prosenttien muutokset. Polku: Sovellustoiminnot Ohjaustiedot Perustiedot Ay-tiedot Ay-liitot 4.14 Tapaturmavakuutus koodien prosenttimuutokset Polku: Sovellustoiminnot Ohjaustiedot Perustiedot Tilastotiedot Tapaturmavakuutuskoodit, Ylläpito 2014 CGI 16 (19)
5 Vuodenvaihteen jälkeen suoritettavat toimet 5.1 Uusi verokausi Uusi verokausi helmikuun alusta, kun 2015 vuoden uudet verokortit tulevat voimaan Vuodenvaihteen toimenpiteet Vuosiparametrit Vuosiparametrien ylläpito 05 = Verokausi Vanhalta vuodelta poistetaan voimassaolo ja avataan uusi vuosi voimaan. Vuoden toinen verokausi on 20152 1.2.2015 31.12.2015. 2014 CGI 17 (19)
Määritys on yritys-/ ajoryhmäkohtainen. Muista tehdä ajoryhmän vaihto muutoksen jälkeen, jotta muutos tulee voimaan koneen muistissa. Uusien verokorttitietojen päivityksestä palkansaajille on erillinen ohje. Nyt voit tehdä palkkakaudet valmiiksi maaliskuun loppuun. Tämä tehdään myös, jos käytössä on palkkakausikohtainen verotus. 2014 CGI 18 (19)
5.2 Uusi lomavuosi huhtikuun alussa Tämän määrityksen mukaan kerrytetään tuntipalkkaisten lomavuosiansio ja kuukausipalkkaisilla lomapalkan lisät. Vaihto tehdään, kun päättyvän lomanmääräytymisvuoden viimeinen palkkakausi on tehty loppuun. Huomioi vaihto vuosittain samaan aikaan siten, että kerryttäviä jaksoja ja/tai kuukausia on sopiva määrä. Polku: Vuodenvaihteen toimenpiteet Vuosiparametrit Vuosiparametrien ylläpito 02 = Lomavuosi Vanhalta vuodelta 2014 poistetaan voimassa olo ja avataan uusi kumulointivuosi voimaan (2015). Määritys on yritys- / ajoryhmäkohtainen. Muista tehdä Ajoryhmän vaihto muutoksen jälkeen, jotta muutos tulee voimaan koneen muistissa. Nyt voit halutessasi perustaa palkkakaudet vuoden loppuun asti. 2014 CGI 19 (19)